Cours : communication interne

Mme meriem

La communication écrite

La forme du message :
Le document professionnel écrit doit communiquer des informations.
La forme du message ( le langage utiliséé et la qualité de la presentación ) est donc aussi
importante que le contenu.

Caractéristiques des écrits professionnels

´   Emploi d'un vocabulaire propre a chaque profession
´   Rédaction claire et structurée a partir d'un plan
´   Vocabulaire adapte au destinataires: le langage diffère selon que l'entreprise s'adresse a
d'autres entreprises ou a des particuliers, ses cadres ou ses ouvriers.
´   Cadre de référence : le contexte clairement préciséé, indication de l´objet ou du titre.

Communication écrite et relation interpersonnelles

´   Communication = un sens, une direction, une liaison
Un sens: verticale, horizontale, transversale
´   Une direction:
•   Unique ou unidirectionnelle : lettre d'un fournisseur a son client
•   Multiple ou pludirectionnelle : lettre circulaire adressée par un fournisseur a tous les
clients
•   Réciproque : fax
´   Une liaison : hiérarchique , fonctionnelle

Les situations de communication

´   La communication interpersonnelle et de groupe:

•   Interpersonnelles s'établit dune personne a une autre, elle est directe lorsque les
personnes sont face a face et médiatisée lorsque les personnes sont éloignées .
•   De groupe s'établit dune personne a un groupe ou bien entre groupes, elle est directe
lorsque les interlocuteurs sont présents et médiatisée lorsque les personnes sont
éloignées
´   Les communication unidirectionnelles:
Elles se produisent essentiellement dans des situations de communication écrite:
•   Communication interne: pour informer, donner un ordre , pour fournir un travail
demande…..
•   La communication externes : avec les partenaires

Messagerie électronique

´   la messagerie électronique (ou e-mail en anglais) demeure l’application la plus

utilisée. La messagerie permet à un utilisateur d’envoyer des messages à d’autres
utilisateurs selon un mode de fonctionnement très proche du courrier classique.
Ex: jacques_durand@hotmail.com
jacodurand@yahoo.fr
salutjack@gmail.com
´   Une adresse de messagerie se compose ainsi :
NomUtilisateur@domaine.extension
´   Le Nom d’utilisateur est choisi par la personne qui crée le compte. Parfois le choix est
automatique (par les fournisseurs d’accès à Internet par exemple), parfois le choix est
dirigé par le nombre de demande sur le même nom (auquel cas, un nombre de variantes
est souvent proposé : jdurand047, j_durand, j.durand...)
´   Le @ (arrobase, ou « à commercial », « at », est le symbole qui sépare et indique
l’adresse du fournisseur de messagerie.
C’est ce qui fait la différence entre une adresse de messagerie et l’adresse d’un site.
´   Le nom de domaine et l’extension correspondent au « code postal » et indiquent le
fournisseur de messagerie.
Le fournisseur : (homail, yahoo, laposte...), L’extension peut être une précision géographique
(hotmail.com ou .fr, .nl, .de...).

Le courrier électronique (courriel ou mail en anglais) permet d’entrer en relation avec un

correspondant proche ou très éloigné́ .
Il consiste en l’ échange de messages contenant originellement du texte; chaque message est en
fait un fichier informatique texte, codé, de manière à être lu par tous les ordinateurs.
Les messages peuvent maintenant contenir également des fichiers images. ou avoir des fichiers
joints qui peuvent être de toutes natures informatiques.

Principe :

´   Expéditeur : qui est le nom de la personne qui vous envoie le message.

´   Destinataire : qui est la personne ou le groupe de personne recevant le message. Les
adresses de toutes les personnes recevant le même mail apparait dans la ligne «
Destinataire ».

Les emails disposent de trois champs d’adresse différents

•   À : ici, il suffit d’entrer l’adresse du ou des destinataires. Même lorsque vous écrivez à
plusieurs destinataires, vous ne devez pas les entrer dans Cc. Chaque personne à laquelle
vous vous adressez directement dans le courrier électronique a sa place dans le premier
champ d’adresse
•   Cc: Lorsque vous entrez une adresse mail dans le champ "Cc", qui signifie d'ailleurs
"copie carbone", cela signifie que vous mettez la personne en copie du mail. Ce champ
différencie les destinataires "premiers" et "secondaires" en quelque sorte. Ce sont les
personnes dont on n'attend pas forcément une attente particulière, mais que l'on souhaite
avoir dans une correspondance. Les destinataires premiers du mail pourront voir les
personnes en copie comprises dans le champ "Cc".
•   Cci : cet acronyme signifie « Copie carbone invisible » et fait allusion au fait que les
destinataires en « Cci » n’apparaissent pas dans l’email reçu par les autres destinataires
en « A » et « Cc ». Dans ce cas de figure-ci, aucune réponse n’est attendue non plus des
destinataires en « Cci ». Le champ « Cci » est souvent utilisé pour des raisons de
protection des données ,
´   Objet : le sujet du message.
´   Message : le texte même du mail, dans lequel peuvent aussi apparaitre des
images,des liens Internet...
 ´   Répondre : permet de renvoyer un message à la même personne d’où vient le mail.
L’objet du message sera alors modifié en « RE : objet initial », RE signifiant « réponse à ».
L’option « répondre à tous » fait en sorte que le message parvienne à tous les destinataires du
message initial.
´   Transférer : fait suivre un message à un autre destinataire, avec la possibilité́ de
rajouter du texte. L’objet du message sera alors modifié en «TR: objet initial», TR
signifiant «transfert de» (ou parfois FW signifiant « forward »).
´   Supprimer : envoie le mail vers la poubelle des éléments supprimés.
La signature

Beaucoup ne consacrent que peu d’attention à la signature de l’email professionnel ou bien

l’emploie mal. Pourtant, pour des raisons relatives à l’étiquette de l’email mais aussi en raison
des conditions générales légales, il est extrêmement important d’en créer une. La signature
devrait donner les informations suivantes au destinataire :
´   Le nom complet de l’expéditeur
´   Poste au sein de l‘entreprise
´   Adresse
´   Numéro de téléphone

Intranet
´   L'Intranet est un réseau d'entreprise (privé) qui utilise les technologies de l'Internet
´   Son rôle est avant tout de permettre le partage de l’information et la communication au
sein de l’entreprise.
´   Un intranet est un réseau privé, similaire à internet, mais accessible uniquement à
certaines personnes. L’intranet est utilisé par une entreprise pour publier et stocker de
l’information utile aux employés pour les aider dans leurs tâches quotidiennes. Un
intranet moderne permet aussi aux salariés de travail sur leur propre plateforme et de
créer, utiliser et partager des documents de tous types.
Pourquoi un Intranet est important pour une Entreprise ?

´   Un gain de temps
Un intranet peut faire gagner du temps de différentes manières. Il permet de réduire le nombre
de déplacements entre les différentes structures de l’entreprise, de réduire la durée des réunions,
d’améliorer la recherche de documents et il peut aider à planifier les projets et la charge de
travail des salariés.
´   Economie de coûts:
Un intranet à des coûts d’exploitation et de mise en service assez bas, et il doit géré par un
spécialiste informatique (ou via un prestataire externe pour les petits entreprises). Les frais de
personnel sont moindre car l’intranet permet de travailler plus facilement à distance.
´   L’engagement et l’implication des employés:
Par définition, l’intranet favorise une meilleure implication des employés. L’accès aux
informations de l’entreprise, le partage d’informations et l’interaction facilité avec les autres
salariés donnent aux employés un sentiment d’appartenance.
´   L'Intranet social :
L’intranet social et collaboratif joue un rôle dans la participation et la communication. Au delà
du simple outil, il s’agit d’un espace de travail numérique où les employés peuvent
communiquer et socialiser.
 ´   Le partage d’avis et d’opinions:
Nous en avons parlé, un intranet d’entreprise va améliorer les communications interne. Mais il
va surtout permettre de renforcer la participation, incitant les salariés à parler, partager leurs
idées et donner leurs opinions plus facilement.
Par exemple:
si vous avez besoin de testeurs lors du lancement d’un nouveau produit, une simple publication
sur l’intranet permettra de définir un groupe de personnes prêt à participer très rapidement.
C’est bien souvent plus rapide et moins couteux que de trouver des candidats externes, de les
tester et de les inviter à participer.

Il permet:
´   aux utilisateurs de produire et de diffuser facilement l'information
´   une transformation majeure des flux d’informations au sein de l’entreprise.
´   Communiquer plus facilement entre les services et les individus,
´   Raccourcir les processus décisionnels, améliorer les délais,
´   Réduire considérablement la quantité́ de papiers accumulés,
´   Répondre aux questions techniques des clients, etc...
´   il est administré et contrôlé́ par une entité́ qui a pouvoir sur le débit octroyé́ aux
communications et les droits accordés aux utilisateurs,
´   le navigateur autorise l'accès à l'ensemble des systèmes de l'entreprise (messagerie,
forums de discussion, transactions ou consultation d'applications ou de bases de
données, etc.).