La lettre administrative

Il existe deux sortes de lettre:

- Lettre informelle (familière/ familiale ou amicale).
- Lettre formelle (administrative/commerciale).
 
 On écrit une lettre informelle ou familière pour s'adresser à sa famille ou à
ses amis pour différentes occasions telles que : souhaiter un anniversaire, raconter
ses vacances ou simplement pour donner de ses nouvelles.
 On parle d'une lettre formelle ou administrative quand on écrit à une
personnalité juridique, administrative, politique, etc., pour des raisons de service,
d'emploi, etc. 

Pour rédiger correctement une lettre administrative, il faut avant tout bien
déterminer ce qu'on souhaite demander ou déclarer. Il faut surtout aller à l'essentiel
en évitant d'exposer des éléments qui n'auraient rien à voir avec votre affaire. Donc
pour être sûr d'être compris du premier coup, faites simple !

Ensuite, on va organiser la lettre en quatre parties comme ceci :

- L’entête : il doit comporter vos coordonnées et celles de votre destinataire, et
l'objet.
- L'introduction : exposez votre situation en une phrase maximum. Elle va amener
votre demande, donc ne parlez que de ce qui a un rapport direct avec votre
demande.
- Le développement : écrivez ici votre demande sans rappeler la situation que vous
vivez et que vous avez déjà expliquée dans l'introduction. Vous pouvez aussi indiquer
dans ce paragraphe les pièces que vous joignez à votre demande si c'est nécessaire.
- La formule de politesse : employez une formule simple et directe.

Les caractéristiques :
Dans une lettre personnelle, le style est personnel, c'est-à-dire que chacun l’écrit à sa
façon : on peut même utiliser des mots ou des expressions en anglais, en espagnol
ou en italien. Mais quand on rédige une lettre administrative on est obligé de
respecter un certain nombre de règles d’expression :
- Le niveau est soutenu, les phrases doivent être stéréotypées, ramassées avec des
expressions de convention toutes faites.
- La présentation de la lettre administrative doit être soignée, pas de rature ni de
fautes d’orthographe, de syntaxe ni de conjugaison : c’est une lettre officielle, le
lexique doit être bien choisi.
- L’écriture doit être manuelle et lisible avec un style clair, précis et bien concis (pas
de longueur).

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- L’objet de la correspondance doit être unique: on n’écrit pas pour plusieurs
objectifs mais d’un seul et unique but qui sera affiché avant la formule d’appel.
- La feuille doit être blanche, pas de recto verso, écrite avec un stylo noir ou bleu.

Modèle standard de la lettre administrative

Votre identité. Le lieu et la date.

Votre adresse.
Votre téléphone.
+/- Votre e-mail.

A (le destinataire).
Son grade.
Son adresse.

Objet : une phrase pour résumer le sujet de votre demande.

Monsieur le (+ le grade) ;

J’ai l’honneur de solliciter votre bienveillance pour … (votre demande).

Exposer les motivations de votre demande.

Dans l’attente de votre réponse, veuillez (je vous prie de) recevoir (agréer,
croire, accepter), Monsieur (+le grade), +formules de politesse (l’expression de : mon
profond respect ; mes sentiments distingués ; ma considération distinguée);
(l’assurance de : mes sentiments dévoués ; ma profonde gratitude…etc.).

L’intéressé(e) ou bien Nom+Prénom

Signature.

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