CoursL1S1 Enseignante : Imen KARRAY

Écrire une lettre officielle

La lettre officielle obéit à des règles précises qu’il est important de respecter.
A. La situation de communication
La lettre établit une situation de communication. L’émetteur s’adresse à un destinataire, en un
moment et un lieu précis. Tous ces éléments, ainsi que le sujet de la lettre, doivent être
présents dans le texte.
B. L’objet de la lettre
On écrit des lettres officielles pour informer, pour solliciter, pour réclamer, pour protester.
La lettre laisse des traces matérielles, ce qui est indispensable dans les relations d’affaires et
administratives.
C. Le plan de la lettre
pour informer, on suit le plan chronologique : motif de la lettre, description de la situation,
évocation du futur ;
pour une réclamation : résumé de la situation, exposé du problème, exposé de ses attentes.
D. La présentation
Le papier : il vaut mieux utiliser un papier blanc, non ligné, de dimension A4 (21x297 cm)
Présentation type
Lieu, et date

Prénom NOM

Adresse du destinateur

Destinataire

et son adresse

Objet: ……………….

Formule d’appel,

Formule d’introduction

Développement de l’objet

Conclusion

Formule de politesse

Prénom NOM

Signature
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E. La formule d’appel

Elle dépend de la fonction du destinataire et des rapports hiérarchiques entretenus entre ce

dernier et l’expéditeur.
On écrit « Monsieur », « Madame », en toutes lettres, à quelqu’un que l’on ne connaît pas ;
sinon « Cher Monsieur », « Chère Madame », avec des majuscules. On n’écrit jamais * « Ma
chère Madame » ou « Chère madame Martin ».
Formules Destinataires
Monsieur, Cas général : pas de rapport hiérarchique ou bien on
ignore la fonction
Monsieur le Directeur, Société, établissement public, etc.
Maître, Cher Maître Avocats, notaires
Monsieur et cher Maître
Mon Capitaine, Mon Général Officiers
(Capitaine, Colonel, etc.)
Monsieur le Maire, Monsieur le La fonction est jugée importante
Gouverneur, etc.

F. La formule introductive (par ordre croissant de politesse)

Demandes / Accusés de Réclamations / Informations /

Commandes réception Refus Envois
- Je vous prie de … - J’accuse - J’ai le regret de … - J’ai l’honneur de
- Je vous prie de bien réception de … - Je me permets de …
vouloir … - J’ai bien vous signaler … - Vous voudrez
- Je vous serais très reçu… - Je prends bien trouver ci-joint
obligé de bien vouloir - Comme suite à l’initiative de vous …
… votre lettre du signaler que … - J’ai l’honneur de
- J’ai l’honneur de … (Réf. - J’ai l’honneur porter à votre
solliciter de votre 1203VL) … d’attirer votre connaissance …
bienveillance… attention sur …
- J’ai l’honneur de
solliciter de votre haute
bienveillance…

G. La formule finale de politesse

Elle varie selon plusieurs critères :
1. La relation entre expéditeur et destinataire
2. Le type de lettre :
— lettre de demande : Dans l’attente d’une réponse favorable, je vous prie d’agréer…
— lettre de remerciements : Recevez, Monsieur, l’assurance de ma vive reconnaissance.
— lettre de condoléances : Recevez, Monsieur, l’expression de ma plus vive sympathie.
3. Usages et codes sociaux
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En général, « expression » s’emploie d’un inférieur à un supérieur ; « assurance », qui ne

s’emploie pas d’inférieur à supérieur, est le plus en usage dans les lettres professionnelles.
Les verbes « agréer » et « accepter » marquent le respect et s’emploient d’inférieur à
supérieur.
N’écrivez pas « veuillez croire en », qui s’emploie dans le langage religieux, mais « croire
à ».
Une femme adresse ses « salutations » à un homme et non ses « sentiments » ou son
« respect ».
Un homme peut adresser à une femme ses « respectueux hommages ».
« Acceptez mes salutations distinguées » est une formule très impersonnelle vraiment
réservée à des rapports professionnels et commerciaux ;

D’inférieur à supérieur De supérieur à inférieur D’égal à égal

Je vous prie d’agréer Je vous prie de recevoir Je vous prie de

[l’expression de] mon [l’assurance de] ma parfaite recevoir [l’assurance
[profond] respect / de mon considération de] mes salutations
dévouement [respectueux] distinguées / mes
sentiments les
meilleurs

4. Construire la formule de politesse

La formule de politesse doit être cohérente. Sa construction doit respecter certaines structures
d’usages. Le tableau ci-dessous présente quelques constructions.
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