LA PRESENTATION DU COURRIER

A) LE PAPIER A LETTRE :

 Dans l’entreprise :
On adopte un papier, en général, à lettre blanc, dont l’en-tête est particulièrement étudié,
car il contribue à donner une bonne image de l’entreprise.

Le nom de l’entreprise est inscrit suivant un graphisme sobre et original. Il est souvent
complété par le logo de l’entreprise, il permet une identification rapide de l’émetteur.

 Dans les Administrations :

Le graphisme, reste en général, très strict, mais quand l’Administration a avec les administrés
des relations commerciales et doit donc soigner son image de marque, les considérations esthétiques
apparaissent.

 Pour les particuliers :

Le papier utilisé, est en principe, un papier blanc non ligné, sans en-tête imprimée.

L’émetteur inscrit son nom et son adresse en général en haut et à gauche de la feuille.

Attention :

Une personne ne doit pas se désigner par Monsieur, Madame…, mais uniquement par son
prénom et son nom.

Exemple :

Yasmine MOURADI

n° 28 avenue Hassan II

MOHAMMEDIA

B) LA DISPOSITION DU TEXTE :
La présentation normalisée (normes NFZ1101. Format A4)
 LA PRESENTATION DE LA LETTRE COMMERCIALE

Zone 1 :
C’est une zone réservée à l’en-tête. Elle doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

 Nom, raison sociale ou dénomination commerciale.

 Adresse, N° de téléphone, N° de Fax, adresse e-mail.
 Forme juridique.
 Montant du capital social.
 N° de souscription au registre de commerce.
 N° compte CCP (compte courant postal).
 N° de compte bancaire.
Ces mentions peuvent éventuellement être reportées à la zone 6 pour alléger la zone 1
(l’en-tête).

Zone 2 :
C’est une zone facultative qui complète l’information sur l’activité de l’entreprise. Elle a un objectif
souvent publicitaire.

Exemple :

- Spécialité
- Dessin
- Logo
- Heures d’ouverture…

Zone 3 :
C’est une zone de suscription. Elle indique le nom du destinataire, le titre de sa fonction ainsi que
l’adresse complète : voie et ville.

Zone 4 :
C’est une zone des références, de l’objet et des pièces-jointes ; de la ville et de la date de départ.

 Vos références : il s’agit des références de la lettre à laquelle on répond.

 Nos références : il s’agit des références de la lettre que nous écrivons. Elles se composent
des initiales du rédacteur de la lettre et les initiales de la secrétaire suivi d’un N° d’ordre
de la lettre dans le jour.
 L’objet : il permet au destinataire de se référer directement au dossier de l’affaire
évoquée. C’est le fait qui motive la lettre.
 Les pièces-jointes : ce sont les documents qui accompagnent la lettre. Au-delà de 3, il
faut les reporter juste au dessus de la zone 6.
 La ville et la date d’envoi de la lettre.
Zone 5 :
Le corps de la lettre : c’est le message proprement dit, présenté de la façon la plus claire et la plus
agréable possible : (alinéas, interlignes entre les paragraphes, mise en valeur des points importants).

La zone 5 commence toujours par :

 Le titre de civilité (appellation ou interpellation) : c’est la manière d’interpeler la

personne à qui on adresse la lettre.
 Le texte.
 La signature : elle comporte en principe 3 éléments :
o Le nom du signataire (initiale du prénom. NOM). Ex : L. BAHYAOUI
o Sa fonction. Ex : Directeur Commercial
o Son paraphe.

Zone 6 :
Elle sert à alléger la zone 1.
 BIBLE DE PARAGRAPHES AIDANT A LA REALISATION
DE LA LETTRE COMMERCIALE

A) APPELATION :

SUSCRIPTION APPELATION

 Monsieur le Directeur de…………………………… - Monsieur le Directeur,

 Monsieur Alaoui………………………………………. - Monsieur,
 Madame Soulami…………………………………….. - Madame,
 Etablissement HATIM………………………………. - Messieurs,
 Univers Bus……………………………………………… - Messieurs,
 O.C.P……………………………………………………….. - Messieurs,
 Monsieur le Chef du Service Achat………….. - Monsieur le Chef de Service,

B) INTRODUCTION :

1) Confirmer une communication téléphonique :

Nous vous rappelons notre entretien téléphonique du………………………. au cours duquel

vous avez…………………….

2) Réponse à une lettre :

 Nous accusons réception de votre lettre du……………… et vous en remercions.

 Nous avons bien reçu votre lettre du……………… ; nous vous en remercions.

 Votre lettre du……………………, nous est bien parvenue. Nous vous en remercions.

3) Confirmation d’une lettre restée sans réponse :

 Nous vous confirmons notre lettre du……….. , dont ci-joint une copie.

 Nous vous remettons, ci-inclus, une copie de notre lettre du…………… restée sans réponse.
 4) Ecriture pour la première fois :

 Nous vous prions de bien vouloir……………………………………………………..

 Nous vous saurions gré de bien vouloir…………………………………………….

 Nous vous serions obligés de bien vouloir………………………………………..

 Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir……………………………

C) CONCLUSIONS :

Nous espérons qu’il vous sera possible de donner une suite favorable à notre demande
et vous en remercions.

Nous vous remercions de l’attention que vous voudrez bien accorder à notre
demande.

Nous souhaitons que vous puissiez réserver un accueil favorable à notre demande.

Nous espérons que la régularité de nos règlements antérieurs, vous permettra de

répondre favorablement à notre demande et vous en remercions.

En raison de l’ancienneté de nos relations, nous comptons sur votre bienveillante

compréhension et vous en remercions.

Nous vous remercions pour la bienveillance avec laquelle vous examinerez notre
demande.

Nous espérons une réponse rapide et vous en remercions.

Nous restons à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire.

Soyez assurés de nos efforts pour vous donner entière satisfaction.

D) FORMULES DE POLITESSE :

LES DESTINATAIRES LA FORMULE

Un fournisseur  Veuillez agréer, Monsieur, Messieurs, nos
salutations distinguées.

 Agréez, Monsieur, l’expression de nos

sentiments distingués

Un client  Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos

sentiments dévoués.

 Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations

dévouées.

Un bon client  Agréez, Monsieur, l’expression de nos

meilleurs sentiments.
 Veuillez agréer, Messieurs, nos meilleures
salutations.

Une dame  Agréez, Madame, nos respectueuses

Un supérieur hiérarchique
Une personne avec qui on
est en litige
salutations.
 Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, nos
respectueuses salutations.
 Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations.