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Les étapes pour rédiger un courriel professionnel

Basé sur 100 e-mails professionnel pour bien communiquer, (2016, Nishimata, A.)

Table des matières

A. La structure des e-mails : (deux possibilités) ........................................................................................... 2
B. L’appellation ......................................................................................................................................... 2
Les situations de communication pour votre introduction (1) ........................................................................... 2
Les situations de communication du développement (2). ................................................................................. 3
Les situations de communication des 5 formules de conclusion (3)................................................................... 3
C. Exemples : ............................................................................................................................................. 3
Prospection ............................................................................................................................................... 3
Lancer un appel d’offres .................................................................................................................................... 3
Demander une documentation .......................................................................................................................... 4
Répondre à une demande de renseignements .................................................................................................. 4
Demander une facture pro forma ...................................................................................................................... 5
Commande ............................................................................................................................................... 5
Passer une commande ....................................................................................................................................... 5
Accuser la réception d’une commande .............................................................................................................. 6
Modifier une commande ................................................................................................................................... 6
Annoncer une rupture de stock ......................................................................................................................... 7
Livraison ................................................................................................................................................... 7
Informer d’une livraison non conforme ............................................................................................................. 7
Demander le remplacement d’articles défectueux ............................................................................................ 8
Répondre favorablement à une réclamation ..................................................................................................... 8
Informer le fournisseur du retard de livraison ................................................................................................... 8
Réclamer auprès du transporteur ...................................................................................................................... 9
S’excuser du retard de livraison ......................................................................................................................... 9
S’informer sur les délais de livraison ................................................................................................................. 9
Facturation ............................................................................................................................................. 10
Accuser réception d’une facture ...................................................................................................................... 10
Contester une facture ...................................................................................................................................... 10
Règlement .............................................................................................................................................. 11
Demande le paiement d’une facture : relance 1 .............................................................................................. 11
Rappeler le paiement de facture : relance 2 .................................................................................................... 11
Rembourser des frais ....................................................................................................................................... 11

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A. La structure des e-mails : (deux possibilités)

- E-mail de prise de contact ;
- E-mail de suivi de dossier.

Les structures ci-dessous vous permettront de rédiger courriel correctement.

étapes e-mail de prise de contact e-mail de suivi d’un dossier

1. Introduction Premier contact donc : Suivi donc un rappel du passé :
De quoi s’agit-il ? Que s’est-il passé avant cet e-mail ?
De quoi s’agit-il ?

2. Développement L’objectif de mon e-mail ?

1. Qu’est-ce que je propose ?
2. Que suis-je décidé à accepter ?
3. Qu’est-ce que je refuse ?
4. Qu’est-ce que je demande ou rappelle au destinataire de l’e-mail ?
5. Quelle concession vais-je faire ?
6. Quels détails aimerais-je communiquer ?
3. Formule de conclusion Quel est le message ultime que je souhaite transmettre à mon
destinataire ?
4. Formule de politesse Quelle est la formule de politesse la mieux adaptée à mon
destinataire ?
5. Signature Prénom ; Nom ; Service ; Société ; etc.

B. L’appellation
Pour la plupart des e-mails l’appellation suivante est conseillée : Madame, Monsieur. Cependant, selon le lien
que vous avez avec votre destinataire et selon les circonstances, vous pouvez commencer votre e-mail par des
formules plus adaptées aux contexte :

Madame, Cher Monsieur,

Monsieur, Chère Madame,
Mesdames, Monsieur le directeur,
Messieurs, Madame la directrice,
Bonjour Madame, Monsieur le président,
Bonjour Messieurs, Madame la présidente,

Les situations de communication pour votre introduction (1)

1. Accuser réception - Nous accusons réception de votre demande dont nous vous
remercions.
- Nous avons bien reçu votre documentation dont nous vous
remercions.
- Nous avons pris note/connaissance de votre courrier en date du
2 mars 2020 relatif à votre commande.
2. Informer - Nous avons le plaisir de vous faire parvenir notre dépliant.
- Nous avons le plaisir de vous annoncer que … .
- Suite à votre demande, nous avons le plaisir de vous
faire parvenir notre offre commerciale.
3. Demander - Serait-il possible de me confirmer le rendez-vous ?
- Pourriez-vous nous expédier la commande suivante … ?
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- Nous vous serions reconnaissants(tes) de bien vouloir nous

faire parvenir une documentation détaillée de vos produits ainsi
que vos tarifs.
4. Rappeler - Nous sommes étonnés de n’avoir pas reçu le règlement de
notre facture.
5. Confirmer Nous vous confirmons notre rencontre du … .

Les situations de communication du développement (2).

1. Demander Vous serait-il possible de nous accorder un délai de paiement ?
2. Expliquer En effet, nous sommes en rupture de stock et nous sommes
momentanément dans l’impossibilité …
3. Justifier Nous ne pouvons pas respecter les délais parce que …
4. Proposer Nous vous proposons une remise de …

Les situations de communication des 5 formules de conclusion (3).

La conclusion est souvent une répétition de ce qui a été avancé dans le développement (2).

1. Accepter Nous acceptons votre proposition dont nous vous remercions.

2. Remercier Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre
demande.
3. Demander Nous vous demandons de prêter attention aux conditions de
livraison.
4. Rappeler une demande Nous vous rappelons que nous souhaitons la livraison dans les
meilleurs délais.
5. S’excuser Nous vous prions de nous excuser de ce
contretemps/empêchement (indépendant de notre volonté).

Nous restons à votre disposions pour tout renseignement complémentaire / supplémentaire.

Au moindre souci, n’hésitez pas à prendre contact avec …

C. Exemples :

Prospection
Lancer un appel d’offres

Figure 1 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer. P10.

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Demander une documentation

Figure 2 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer. P10.

Répondre à une demande de renseignements

Figure 3 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer. P10.

4
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Demander une facture pro forma

Figure 4 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer. P10.

Commande
Passer une commande

Figure 5 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.14-16.
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Accuser la réception d’une commande

Figure 6 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.14-16.

Modifier une commande

Figure 7 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.14-16.

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Annoncer une rupture de stock

Figure 8 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.14-16.

Livraison
Informer d’une livraison non conforme

Figure 9 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.17-20.

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Demander le remplacement d’articles défectueux

Figure 10 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.17-20.

Répondre favorablement à une réclamation

Figure 11 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.17-20.

Informer le fournisseur du retard de livraison

Figure 12 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.17-20.

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Réclamer auprès du transporteur

Figure 13 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.17-20.

S’excuser du retard de livraison

Figure 14 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.17-20.

S’informer sur les délais de livraison

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Figure 15 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.17-20.

Facturation
Accuser réception d’une facture

Figure 16 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.21.

Contester une facture

Figure 17 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.22.

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Règlement

Demande le paiement d’une facture : relance 1

Figure 18: Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.25.

Rappeler le paiement de facture : relance 2

Figure 19: Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.25.

Rembourser des frais

Figure 20 : Nishimata A. (2016), 100 e-mails professionnels pour bien communiquer, p.27.

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