I.3.

Lettres selon les buts relatifs à la transaction commerciale

1.3.1. L’appel d’offre, commande, annulation de la commande

Les appels d’offres sont devenus une pratique courante de tous les processus de prestations de service
dans le monde. Ils traduisent le poids des directions des travaux et l’intensité de la concurrence. Le
traitement d’un appel d’offre est une opération assez délicate qui nécessite l’art de convaincre son
client pour qu’il porte son choix final sur la proposition faite. Les démonstrations de capacités
administratives, opérationnelles et financières doivent convaincre à l’analyse de l’offre.
Certains cas :
► Avant de passer une commande le client examine/considère la marchandise/le service et s’informe
des conditions de vente. La demande d’offre qu’il adresse au vendeur est brève, s’il connaît la
marchandise/le service et les usages. Quand le client prend contact pour la première fois, il précise
alors les circonstances qui l’ont conduit à solliciter une offre : une annonce, une lettre publicitaire, le
passage d’un représentant, la visite d’une foire, la recommandation d’un partenaire etc. Afin d’inspirer
confiance, le client donne éventuellement des références. Il terminera sa lettre en exprimant des
remerciements anticipés.
En général l’acheteur prie le fournisseur de lui faire parvenir le prix courant, un catalogue, des
échantillons ou des articles au choix. Souvent il sollicite des précisions sur les marchandises désirées :
caractéristiques, quantité livrable dans un délai donné, prix, emballage, mode d’expédition, délai de
paiement, date ou délai de livraison etc.
► Le client recourt à la lettre quand il doit accompagner sa commande de considérations spéciales,
d’indications détaillées, etc. Quel qu’il soit le contenu de la commande, il doit se distinguer par sa
précision et l’ordonnance rationnelle de ses différentes parties. Dans un style concis, le client indique
la quantité et les caractéristiques de la marchandise, la date ou le délai de livraison, il ajoute les
recommandations concernant l’emballage. Le client engage le vendeur, par des mots habillement
choisis, à exécuter ses ordres avec soin. Le cas échéant, il précise qu’il s’agit d’une commande d’essai
et laisse entrevoir des ordres plus importants, voir des relations suivies.
La commande n’est pas toujours précédée d’une offre. Dans ce cas, le client fait connaître au vendeur
les circonstances qui l’ont conduit à solliciter les services. En général il ajoutera des références sur sa
solvabilité, s’il est un inconnu pour le fournisseur et s’il lui remet une forte commande, tout en
demandant des facilités de paiement.
Toute commande appelle un accusé de réception, qu’il convient d’envoyer dans le plus bref délai. Il
arrive que ce message se confonde avec l’avis d’expédition ou que le vendeur ne puisse accepter
toutes les conditions.
Après les remerciements d’usage, si l’ordre est exécutable sans réserves, le vendeur en reproduit
l’énoncé textuel avec l’indication des qualités et les prix. Puis il précise la date ou le délai de livraison
et rappelle les conditions de vente. Il ne manque pas d’exprimer l’espoir que le client sera satisfait.

Exemples de formules et expressions courantes :

Passer une commande/ soumettre une offre/solliciter une offre…………
Veuillez nous soumettre une offre échantillonnée de…/ Veuillez nous envoyer pour examen quelques
échantillons…………
Nous espérons que vous réserverez un bon accueil à notre demande.
Nous accusons réception de…………
Conformément au contrat/ à vos conditions …………
X jours après/ à partir de/ durant les X jours qui suivront/ dans les X jours suivants/ dans un délai
de…………
Au cas où/ En cas d’apparition/ sauf si…………
Nous vous prions de prendre note de la commande…………
Nous commandons les marchandises suivantes pour une prompte livraison et aux conditions de votre
offre.
Nous vous prions de nous livrer les articles suivants, aux conditions habituelles.
Nous vous demandons de nous faire parvenir, conformément aux échantillons reçus, les articles
suivants : …………
Nous attendons une exécution prompte et soignée de notre commande.
Nous tenons à souligner que la marchandise doit être conforme à l’échantillon, dans le cas contraire,
nous serons obligés de refuser la livraison.
Notre ordre n’est valable que si vous pouvez nous garantir une livraison…………
Nous vous prions de nous confirmer cette commande le plus tôt possible.

A.) Modèle de lettre pour proposer ses services:

Julien Legrand et Associés

3 rue de la Laiterie
64000 Obernai, France
Messieurs,

Nous avons appris de nos associés que vous cherchez une agence qui puisse se charger de la
promotion de vos produits dans l’Europe de l’Ouest. Nous pensons que nous pouvons vous aider: nous
avons créé cette agence il y a quelques années et nous posséderons des bureaux à Genève et à Lyon, et
nous avons acquis une certaine expérience de la vente et de la promotion des appareils ménagers
électriques. Nous avons plusieurs entreprises roumaines à relancer leurs ventes à la France et à la
Suisse et nous sommes convaincus que vous aussi, vous pourriez bénéficier de notre expérience.
Notre représentant à Bucarest, Christophe Leroux, se ferait un plaisir de vous rendre visite afin de
discuter en détail de vos besoins. Vous pouvez le contacter au numéro de téléphone suivant
197454732. Il sera dans votre ville la semaine prochaine et il pourra passer vous voir.

Nous vous prions de croire, Messieurs, à l’expression de nos sentiments les plus dévoués.

Julien Legrand

B.) Modèle de lettre pour réponse à l’offre:

Duperrier S.A. Directeur des ventes

24 avenue des Peupliers 12 boulevard
Brignoles Les Cordeliers
65 170 Var 54000
France France

Monsieur Jean Dupont

                                         
 Nancy, le 15 avril 2012                  

Objet : Réponse à l’offre no. 3/1 avril 2012

Monsieur,
Suite à votre offre que nous avons reçue il y a deux semaines sur les emballages en papier que vous
fabriquez, nous avons décidé de collaborer avec vous pour le développement de notre entreprise.

Nous aimerons connaître les conditions des délais de livraison des produits, aussi le montant de la
ristourne que vous pourriez appliquer pour une commande à long terme dans une quantité de 400
boîtes en carton pressé par jour.

Dans l’attente de votre réponse et en vous remerciant d’avance, nous vous prions d’agréer, Monsieur,
l’expression de nos salutations distinguées.

Luc Biset,
Directeur acquisitions

C.) Modèle pour la lettre de commande :

Dupont Bonhomme S.A.

123 avenue des Acacias
14976 Cabourg
France
Cabourg, le 12 mai 2011
Messieurs,

Nous vous remercions de votre catalogue et liste des prix que nous avons étudiés avec intérêt. Pour
l’ensemble de la commande, vous avez à nous fournir un certificat selon lequel la marchandise sera
strictement conforme aux normes en vigueur. Sur la base des prix mentionnés, nous aimerons vous
passer la commande suivante:

50 perceuses, modèle 9234CB

50 tronçonneuses, modèle 8762 CH

La livraison est requise le 09.06.2011 au plus tard, et les articles commandés devraient être livrés dans
notre dépôt se situant à Marseille, 43 rue des Entrepreneurs. Comme convenu, le paiement se réglera
par chèque de banque.
Pénalités pour retard dans la livraison:
La date de livraison étant impérative, nous serons dans l’obligation de vous appliquer les pénalités
suivantes en cas de retard dans la livraison:
- retard de 1 à 2 mois 5%
- retard de 2 à 3 mois 10%
- retard au-delà de 3 mois 15%

Vous voudriez bien nous retourner un exemplaire de la présente lettre, muni de votre signature.

Dans cette attente, veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos salutations distinguées.

Gilbert Bernard,
Service des achats
 D.) Modèle pour annuler une commande

Supermarché Villeneuve
14 boulevard Tisserand
95168 Paris
France                                                                                                  Impex S.A.
                                                  12 rue Bocuir
547000 Obernai
France

Paris, le 22 mai 2011

Objet: changement de commande

Messieurs,

Il y a trois jours que nous avons passé notre commande no. SCC3321/19.05.2011 ayant la facture no.
453/19.05.2011 et il ne s’agit que des produits alimentaires. Tout ce que nous voulons, c’est annuler
de notre commande les boissons non alcoolisées et recevoir en échange 25 boîtes de céréales. Si cet
article est épuisé veuillez nous soumettre vos prix pour des articles de remplacement.

Nous sommes d’accord avec les modifications de la facture et nous payerons la marchandise dès votre
acceptation.

Vous en remerciant par avance, nous vous prions d’agréer, Monsieur, l’expression de nos salutations
distinguées.

Georges Perle,
Services acquisitions

E.) Modèle pour la lettre d’excuse:

Après avoir passé une commande, le client peut se raviser pour différentes raisons: des marchandises
plus avantageuses lui sont proposés, il escompte une baisse prochaine, par suite des circonstances
imprévues il se trouve dans une situation difficile. Dans cette situation il est nécessaire une excuse
pour modifier ou annuler la commande.
Observation : Il est à voir aussi les lettres de réponse pour les réclamations fondées de la section
trouvable au-dessous du texte.

Exemples pour refuser une invitation :

Nous sommes désolés de ne pouvoir accepter votre aimable invitation en raison de………..
Nous vous remercions de votre aimable invitation et nous regrettons de ne pouvoir l’accepter,
d’autres obligations nous tiennent à l’étranger……….
Nous remercions pour l’invitation à la réunion d’affaires et nous regrettons de devoir décliner en
raison d’un engagement préalable.
Madame,
Nous avons bien reçu votre lettre du 21 février et vous en remercions.
Nous avons le regret de devoir vous informer qu’en raison du Salon International de la Mode notre
hôtel sera complet pour les dates que vous nous indiquez.
Nous vous suggérons de vous adresser à l’Hôtel Mara, 3 rue Panduri, Sinaia, tél. 0729 169 399, fax.
0264 364 643, www.marahotel.ro.
Bien que cet hôtel, qui présente le même confort que le nôtre, soit situé dans un quartier plus
aggloméré, nous sommes sûrs que Madame Duval en sera satisfaite de ses chambres et des salles de
conférences bien équipées.
Nous espérons avoir le plaisir d’accueillir les membres de votre société à une autre occasion.

Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos sentiments dévoués.

André Leroy,
Réceptionniste en chef