Cours de correspondance

L’accusé réception de la demande de documentation

La réponse à la demande de documentation peut être le point de départ
d’une affaire avec le client. Il convient donc d’être rapide pour n’est pas être
devancé par un concurrent.

I- L’objet de la lettre :
La lettre de réponse à la demande d’information doit comporter le plus de
détail possible. Les précisions relatives au prix et aux conditions de vente
doivent être donnés.

II- Le cadre juridique :

L’ensemble des modalités d’exécution fixées par le fournisseur constitue les
vraies conditions de vente. Ces conditions de vente regroupent les
réductions sur les prix, les conditions de paiement et les conditions de
livraison. Il est obligatoire de préciser le lieu, la date, les modes de paiement
(au comptant, à crédit) et les moyens de payement (en espèce, par chèque
ou par autre effet de commerce).

III- Le plan de la lettre : La lettre comprend

- La reprise des termes de la lettre en rappelant la date d’envoi,
- La présentation de l’objet,
- Se mettre à la disposition du client pour tous renseignements
complémentaires.
- La formule de politesse.

Exercice : vous travaillez à la société Maiga SA Koutiala, BP 418, tél :

21646065, télex 415, Fax 265, RC 288, CB BDM 79. Ce jour, votre directeur
Kalifa Koné vous charge d’envoyer un catalogue à la société Coulibaly et
Frères, Grand marché de Bamako. BP 217, tél : 20191918 sur les céréales
vendues, en réponse à la lettre du 25/10/2017.
TAF : Rédigez la lettre sachant que l’envoi dernier portait le n° 80.
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SOCIETE MAIGA S.A

KOUTIALA
BP 418 Tél : 21646065
RC 298 Fax 265
CB BIM 79

COULIBALY
Grand Marché
BP 217
BAMAKO

V/R :
CGM
N/R : KOUTIALA, le 24 Novembre 2017
SM/82
Objet :
Accuse de réception
PJ : Annexe
Messieurs,
Nous avons bien reçu votre lettre en date du 25/10/16 relative aux produits
céréaliers et nous vous en remercions.
Nous vous envoyons notre dernier catalogue comportant nos prix et conditions
de vente ainsi que les couts de remise. Nous pouvons vous assurer que nos produits
sont d’une excellente Qualité. Nous sommes à votre disposition pour tout
renseignement complémentaire.
Nous vous prions d’agréer Messieurs, nos salutations distinguées.
Directeur General
SIAKA TRAORE
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LA COMMANDE

La commande est un contrat dans lequel le client s’engage à payer les

marchandises commandées et le fournisseur s’engage à livrer ces
marchandises au client. On peut faire une commande soit par un bon de
commande ou soit par un bulletin de commande ou soit par une lettre de
commande.
La lettre de commande énumère les articles commandés et précise les
conditions de réduction, de livraison et de paiement.

I- L’objet de la lettre :
Il s’agit d’une décision d’achat bien arrêté que le client porte à la
connaissance du fournisseur. Cette lettre est très importante car elle fait
naitre des obligations à la charge des parties : le fournisseur doit livrer les
marchandises commandés dans les conditions indiquées et le client aura à
prendre possession et à payer le prix.

II- Le cadre juridique :

Le contrat de vente existe dès que le fournisseur accepte et exécute la
commande client.
La commande précise les marchandises commandées : les marchandises la
quantité, les références le prix unitaire et l’unité.

III- Le Plan de la Lettre :

 Annoncer la commande en énumérant les marchandises la quantité,
les références le prix unitaire et l’unité.
 Indiquer le délai de livraison souhaité
 Rappeler les conditions de vente
 La formule de politesse

IV- Les conseils de rédaction :

 Nous vous passons commande des articles ci-dessous : …
 Nous aimerions bénéficier de vos meilleures conditions de paiement

Exercice d’application : CAP 2015

Mme Sow est le responsable de la cantine scolaire de l’école fondamentale
BAH Aminata Diallo de Baguineba. Elle veut acheter :
30 sacs de riz de 50kg,
15 sacs de mil de 100kg
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5 sacs de fonio de 100kg.

Pour l’aider dans le choix d’un meilleur fournisseur, elle reçoit les offres des
3 fournisseurs A, B, C dans le tableau ci-dessous indiquant leurs conditions
de vente.
Fournisseurs Fournisseur A Fournisseur B Fournisseur C
Sacs de riz de 50kg 12000F/sac 12500F/sac 12500F/sac
Sacs de mil de 10500F/sac 11000F/sac 10000F/sac
100kg 27000F/sac 27000F/sac 27000F/sac
Sacs de fonio de
100kg
Transport à la Remise de 5% Port gratuit si
Conditions charge du client sur le montant le montant de
à raison de de la commande. la commande
100F/sac Port forfaitaire est supérieur
de 4500F à 550000F,
sinon Forfait
de 300F
Mme SOW vous demande de chiffrer dans chacun des cas le montant à
payer et de lui dire quel fournisseur a choisi. Le fournisseur que vous avez
choisi est identifié comme suite société « Grenier vert » route de Ségou
BP2401 Bamako.
TAF : adressez à ce fournisseur à la date du 4/06/2015. La lettre de
commande des céréales dont Mme SOW a besoin demander une livraison
sous huitaine. La dernière lettre envoyée portait la référence : MS/67.

CANTINE SCOLAIRE DE L’ECOLE FONDAMENTALE

BAH AMINATA DIALLO
BAGUINEDA

SOCIETE LE GRENIER
Route de Ségou
BP 2401
BAMAKO

V/R :
SG
N/R : BAGUINEDA, le 24 Novembre 2017
MS/67
Objet :
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Accuse de Réception de la Commande sans litige ( sans Problème)

Dès la réception de la commande, le fournisseur procède la vérification des
stocks s’il n’Ya pas de problème, il accuse de réception de la commande au
client.

I- Objet de la lettre :
Le fournisseur averti le client avec l’accusé de réception que la commande
est bien enregistrée.

II- Le cadre juridique :

Le contrat est réellement conclu au moment où le fournisseur accepte la
vente par l’intermédiaire de l’accuse de réception de la commande.

III- Le plan de la lettre :

La lettre comprend :
- Accuser de réception de la commande avec remerciement ;
- Rappeler le détail des marchandises,
- Rappeler les conditions de livraison et de paiement
- Retenir la volonté de donner satisfaction au client.
- La formule de politesse
IV- Les formules des types :
 Nous accusons réception de la commande citée en référence et nous
vous en remercions.
 Nous avons bien reçu votre commande du … et nous vous en
remercions
 Nous vous remercions de votre commande du …
 Nous procédons à la date prévue en expédition de toute article
 Nous vous rappelons que le règlement est à effectuer par chèque
bancaire à la réception de la facture.

Exercice : vous travaillez à la société grenier vert Bamako BP 2406 tél :

20334200 RC 349, Fax 2842 Cb BNDA N° 87. Le 15 novembre 2016, vous
avez reçu la commande de la cantine scolaire de Koutiala BP 239tél :
21643948 relative aux articles suivants :
- 30 sacs de riz de 50 kg à 16500 F/Sac
- 20 sacs de mil de 100kg à 11500 F/sac
- 15 sacs de Fonio de 50 kg à 29000F/sac Ce jour, votre directeur
général Moussa CAMARA vous demande d’accuse de réception de
la lettre de commande et donne l’assurance d’une exécution.
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TAF : Rédigez la lettre, dernier chrono 38.

SOCIETE GRENIER VERT

BAMAKO
BP 2406 Tél : 20334200
RC 349 Fax 2842
CB BDM 87

CANTINE SCOLAIRE
BP 239
KOUTIALA

V/R :
CS
N/R : BAMAKO, le 24 Novembre 2017
SGV/39
Objet :
Accuse de réception de la commande sans litige
PJ : Annexe
Messieurs,
Nous avons bien reçu votre lettre en date du 25/10/16 relative aux produits
céréaliers et nous vous en remercions.
Nous vous envoyons notre dernier catalogue comportant nos prix et conditions
de vente ainsi que les couts de remise. Nous pouvons vous assurer que nos produits
sont d’une excellente Qualité. Nous sommes à votre disposition pour tout
renseignement complémentaire.
Veuillez agréer Messieurs, nos salutations dévouées.
Directeur General
MOUSSA CAMARA
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La Modification ou l’Annulation de la commande

Le client qui vient d’adresser une commande à l’un de ses fournisseurs peut
le regretter et désire l’annulée toute ou une partie de cette commande. Il a
reçu entre temps soit une offre intéressante d’un autre fournisseur ou des
informations nouvelles d’une baisse centaine soit il a commandé avec trop
de chute plus d’article qu’il ne pourrait vendre ou utilisé. Il lui adresse alors
une modification de la commande
I- L’Objet de la lettre :
La rédaction de cette lettre est délicate car le client revient sur démission
ferme prise librement. Il ne peut donc exiger le fournisseur l’annulation de
l’ordre passé mais seulement tente d’obtenir son accord. Il s’agit ici d’un cas
de force majeur qui pourrait lui délier de ses obligations. Les faits sont
exposés simplement et le client doit se forcer de prouver que l’erreur
commise résulte des circonstances imprévisibles.
II- Cadre juridique :
Comme d’un cas de force majeur, c’est au fournisseur appartient la prise de
décision. Il est prudent d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de
réception pour trouver que la 1ère lettre a été expédiée, érigée cette décision
peut être positif ou négatif.
III- Le plan de la lettre
 Rappeler les termes et de la commande et de la date.
 Annoncer la modification souhaitée
 L’exposition des raisons pour motivant cette modification
 L’espoir d’obtenir l’accord du correspondant et remerciement
anticipé.
 La formule de politesse.

Exercice :
Vous travaillez à la SOTEX de Koutiala, BP 205, Tél : 20 29 48 52, RC 104, CB
BNDA 010, après avoir passé commande le 10 Décembre 2017 au Mali
Elégance BP 45 Kati des articles suivants :
90 pulls over à 4500F l’un,
20 chemises manches courtes à 5000F l’une,
60 débardeurs à 75 000F le tout,
50 chemises baudis à 3500F l’une,
Ce jour, votre directeur général Youssouf SOGOBA vous demande
d’adresser au Mali Elégance l’annulation de la dernière lettre.
TAF : rédige la lettre sachant que le dernier chrono est 46
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SOTEX
KOUTIALA
BP 205 Tél : 20294852
RC 104 CB BNDA 010

MALI ELEGANCE
BP 45
KATI
V/R :
ME
N/R : KOUTIALA, le 11 Décembre 2017
S/47
Objet :
Modification de la commande
PJ : Annexe
Messieurs,
Comme suite à notre commande du 10 Décembre 2017 relative aux article suivants :
 90 pulls over à 4 500F l’un,
 20 chemises manches courtes à 5 000F l’une,
 60 débardeurs à 75 000F le tout,
 50 chemises baudis à 3 500F l’une,
Nous avons le plaisir de vous demander l’annulation totale de cette commande.
Les raisons motivant cette modification sont les suivantes : l’existence de stock assez
important et la hausse des prix sur le marché.
Dans l’espoir d’une suite favorable, nous vous remercions d’avance pour la
considération que vous portez à notre demande.

Veuillez agréer Messieurs, l’expression de nos sentiments dévouées.

Directeur General

Youssouf SOGOBA
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La livraison des marchandises :

(Avis d’expédition ou confirmation de la livraison)

Au moment de l’exécution de la commande, le fournisseur a la possibilité

d’envoyer à son client en avis d’expédition de la date de livraison prévue, le
nom du transporteur responsable du cheminement des marchandises et si
possible le mode d’utilisation de chaque article.
I- Objet de la lettre :
La lettre d’avis d’expédition, est une lettre d’information du client de
l’expédition des marchandises qu’il a commandées. Elle est indispensable
dans toute les cas où le client a intérêt à être prévenu de l’arrivée de ses
marchandises afin qu’il puisse prendre des dispositions.
II- Le plan de la lettre :
- Annoncer de l’expédition en précisant les dates d’expédition, de
livraison prévue et le nom du transporteur.
- Assurer que le plus grand soin sera accordé à la préparation de
l’avoir exprimé, l’espoir que le client sera satisfait.
- Faire connaître s’il y’a lieu de mode règlement.
- Souligner la nécessité de vérifier la livraison du transporteur et
respecter le mode d’emploi de chaque article.
- Formule de politesse

Exercice :
Vous travaillez à la société grenier vert BAMAKO, BP2306, tél : 20334200,
RC 349. Le 20 janvier 2017, vous avez réussi le CANTI scolaire de Koutiala,
BP 239, Tél : 21643948, RC 4025, CB BMS 19 des articles suivants :
 35 sacs de riz de 50 kg à 16 500 F/Sac
 20 sacs de mil de 100kg à 12 500 F/sac
 15 sacs de Fonio de 50 kg à 29 000F/sac
Ce jour, le 26 janvier 2017, votre directeur général Amadou CISSOUMA vous
demande d’envoyer un avis d’expédition en rappelant la compagnie de
transport « DIARRA TRANSPORT » et la vérification des marchandises à
l’arrivée.
TAF : rédige la lettre sachant que l’avant dernier chrono est 35, Vos Réf :
CS/10 ; Nos Réf : AC/CGV/37.
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SOCIETE GRENIER VERT

BAMAKO
BP 2306 Tél : 20334200
RC 349

CANTINE SCOLAIRE
BP 239
KOUTIALA

V/R :
CS/10
N/R : BAMAKO, le 26 janvier 2017
AC/SGV/37
Objet :
Avis d’expédition
PJ : Annexe

Messieurs,
Les articles que vous avez commandé le 20 janvier 2017 seront expédiés le 27
janvier 2017 et la livraison le 29 janvier 2017. Ils vous seront livrés par les soins de la
compagnie « DIARRA TRANSPORT ». Nous avons porté toutes les soins nécessaires à
l’exécution de cette commande et nous espérons qu’elle vous donnera entière
satisfaction. Vous pouvez régler par tout moyen à votre convenance.

Nous attirons votre attention sur le fait que nos articles voyagent au risques et
périls du transporteur. Dans le cas où vous constaterez une avarie ou un manquant,
mentionnez vos réserves sur le bon de réception.

Veuillez agréer Messieurs, nos salutations dévouées.

Directeur General
MOUSSA CAMARA
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Réclamation pour incident de règlement

Lors du paiement par le client, le fournisseur peut faire passer à certains
incidents : un chèque mal rempli, un chèque incomplet, une lettre impayée
etc.
I- Le paiement par chèque bancaire :
1. L’objet de la lettre :
Quand on constate une erreur sur le chèque envoyé par son client : un oubli
de signature, un oubli de montant, le nom du bénéficiaire, le numéro du
compte postal ou d’une erreur de rature important. Il envoie un courrier
pour demander soit de compléter le chèque ou soit de refaire le chèque qu’il
retour.
2. Le plan de la lettre :
 Accuser de réception de règlement et remerciement,
 Informer de l’erreur recouvrit
 Demander un nouveau titre de paiement conformément à la facture.

II- Le paiement par lettre d’échange :

1. L’objet de la lettre :
Après avoir reçu de sa banque un avis d’impayé spécifique ou sinon de
motif du refuse. Le fournisseur va se mettre en rapport avec son débiteur
pour obtenir le règlement de la facture dans le plus bref délai. La demande
de règlement portera sur la principale à augmenter les frais du retour de
l’effet. Le contenu et le temps de la lettre varient selon qu’il s’agit d’un
débiteur qui a été toujours ponctuelles dans ses règlements. Les motifs de
non payement les plus souvent rencontrés sont une gêne passagère de
trésorerie, une négligence ou encore la mauvaise foi du débiteur.
2. Le cadre juridique :
Lorsque le débiteur accepte l’effet de commerce, il s’engage à
approvisionner son compte à la date de l’échéance. En plus il doit prévenir
sa banque avant l’échéance que la banque du bénéficiaire lui réclame le
payement de l’effet.
3. Le plan de la lettre d’échange :
- Informer du retour de l’effet impayé,
- Exprimer la surprise posée par le retour,
- Demander le payement immédiat et l’espoir de recevoir le règlement
attendu,
- La formule de politesse.