DOCUMENTATION QUI PRECEDE LA COMMANDE

Le commerçant doit être exactement informé sur les produits qu’il est susceptible
d’acquérir selon la diversité de renseignements qui lui sont utiles, voire indispensables. Les
renseignements peuvent concerner :

• La nature des marchandises : (Demande de catalogue, c’est-à-dire un recueil des

produits fabriqués par le fournisseur)
• La qualité des marchandises : (Demande d’échantillon)
• La valeur des marchandises : (Demande de tarif ou prix)

ILLUSTRATION DE DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS : La demande d’échantillon

Objet : Demande d’échantillon

Monsieur,

Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous faire parvenir, dès que possible,
les échantillons de parfums « Yves Saint Laurent ».

Notre clientèle intéressée par ces parfums, nous apprécierons par ces échantillons la
qualité du produit.

Avec nos remerciements anticipés, recevez nos sentiments distingués.

Le Directeur commercial

La réponse ou accusé de réception

Objet : Votre demande

Monsieur,

Nous vous accusons réception de votre lettre citée en référence et vous adressons par le
même courrier les échantillons de nos dernières fabrications. Nous nous permettons d’attirer
votre attention sur la qualité de nos produits et vous assurons une livraison rapide pour une
commande éventuelle.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments dévoués.

Le Fournisseur X
 Les expressions techniques pour rédiger la lettre de
commande

Commande

− Je vous serais obligé (de bien vouloir) m’envoyer sur la base de vos conditions générales
de vente, les articles suivants : … ;
− Je vous prie de bien vouloir m’envoyer à titre d’essai les produits suivants : … .
Qualité des marchandises

− J’attache le plus grand prix à des articles de 1ère qualité ;

− Nous vous prions de veiller à ce que tous les articles commandés correspondent en tout
point aux récents échantillons ;
− Nous accordons une grande attention aux produits de 1er choix.
Délai

− En raison des demandes pressantes de notre clientèle, nous aimerions que la livraison
se fasse au plus tard le…… ;
− En raison de la demande accrue de notre clientèle, nous souhaiterons être en possession
de la marchandise « sous huitaine » ;
− Nous vous prions de bien vouloir prendre toutes les dispositions en vue d’observer
rigoureusement les délais impartis ;
− Le délai que nous avons fixé nous est imposé par des contrats dont le respect ne saurait
admettre aucune dérogation.
Mode de transport
Veuillez nos envoyer les articles :

− En régime ordinaire, en régime accéléré, par express ;

− Par le mode habituel.
Mode de paiement

− Pour couvrir le montant de votre facture, nous vous adressons un chèque d’un montant
de … sur ... (Banque) ;
− En règlement de votre facture, nous procèderons par virement à votre CCB n°
001245595 SGBS ;
− Pour solde de votre facture, veuillez tirer sur nous une traite à 30 jours fin de mois de
livraison.

Demande de confirmation d’ordre et espoir d’une bonne livraison

− Une prompte exécution de cette commande nous obligerait et inciterait à vous confier
nos ordres ultérieurs (commandes factures) ;
− Je vous serais obligé de bien vouloir me confirmer que la présente commande pourra
être suivie d’une livraison dans les conditions et délai indiqués.
 Formules usitées pour ces 2 types de lettres : lettres de
confirmation et d’avis d’expédition

Accusé de réception de la commande

Nous avons pris note de votre commande que nous vous confirmons comme suit : … .

Avis d’expédition

En exécution de votre ordre numéro 034 dont nous vous remercions, nous vous
adressons ce jour même, les articles commandés à savoir : … .

Indication concernant le transport

− Ainsi que votre commande le précisant, nous avons expédié les articles en régime
accéléré ;
− A défaut d’indication précise de votre part, nous avons cru bon de vous adresser les
marchandises en régime ordinaire.

Facture et mode de règlement

− Vous trouverez ci-joint la facture s’élevant à 750000f CFA, somme pour laquelle je
vous prie de m’adresser un chèque certifié ;
− Nous acceptons votre règlement au comptant sans réduction de 2% d’escompte ;
− Selon vos instructions, nous avons disposé du montant, pour votre compte, sur Mr.
OUSMANE DIOP par une traite à « à jours fin de mois de réception des marchandises.

Espoir de commandes ultérieures

− J’espère que cette 1ère livraison répondra à votre attente et vous déterminera à nous
réserver la faveur de vos prochaines commandes ;
− Soyez rassuré que nous vous ferons toujours un plaisir de vous servir au mieux de vos
intérêts.
 L’ACCUSE DE RECEPTION OU LA REPONSE DU
FOURNISSEUR
Lorsque la commande peut être exécutée par le fournisseur, il adresse dans un premier
temps une lettre de confirmation comme le client le lui avait demandé, pour assure la faisabilité
de la commande. Et après expédition de la marchandise, le fournisseur envoie un lettre d avis
d’expédition dans laquelle il avise le client que ladite marchandise a été expédiée et
accompagnée de la facture de l’envoi.

Plan et rédaction des deux lettres du fournisseur

A- Lettre de confirmation

Plan

- Rappel succinct ou détaillé de l’ordre reçu.

- L’affirmation que l’ordre sera exécuté avec soin.
- Formule de remerciement à l’endroit de l’acheteur.
- Formule de politesse.

Rédaction de la lettre

Objet : Acceptation de commande

Monsieur,

Votre commande n°420 du 05 courant a retenu toute notre attention et nos services
apporteront tous les soins à sa bonne exécution.

Les conditions exprimées dans votre lettre seront rigoureusement suivies :

- Référence 124 : tissu wax 1200m

- Référence 610 : tissu Bazin 12 rouleaux
- Livraison franco-domicile par voie ordinaire le 20 mai 2020.
- Règlement par lettre de change à 60jours date de livraison.

Nous vous remercions d’avoir bien voulu nous favoriser de votre ordre, et soyez rassuré
que votre clientèle sera satisfaite de la qualité de nos tissus.

Nous vous prions d’agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments dévoués.

Le Fournisseur
NB : Dans la lettre de confirmation, les marchandises ne sont pas encore envoyées, le
fournisseur prend toutes les dispositions pour effectuer la livraison.

B- Lettre d avis d’expédition

Cette lettre est adressée après l’envoi des marchandises. Elle contient la facture de cet envoi et
confirme au client les modalités de règlement.

Plan

- Remerciement pour la commande reçue.

- Aviser le client de l’expédition de la marchandise.
- Envoi de la facture et faire connaitre le moyen de règlement par le client.
- Espoir d’avoir donné entière satisfaction.
- Formule de politesse.

Rédaction de la lettre

Objet : Avis d’expédition.

Monsieur,

J’ai pris bonne note de votre commande adressée par lettre du 20 mai et je vous en
remercie.

Je m’empresse de vous aviser de l’expédition faite, ce jour, à votre adresse en régime

ordinaire des produits qui en font l’objet.

Veuillez trouver sous ce pli la facture de cet envoi qui s’élève à 500 000 Fcfa, somme
dont je me couvrirai par une traite à 30 jours fin de mois livraison. Les meilleurs soins ont
apporté à cette livraison. Aussi j’espère que vous en serez satisfait et que vous voudrez bien me
réserver vos commandes futures.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments dévoués.

NB : Dans cette lettre d avis d’expédition, les marchandises ont été envoyées. Le fournisseur
avise donc le client de l’expédition des marchandises + la facture de l’envoi.