II.

Informer
Une information peut :
- venir en réponse à une demande.
- émaner de l’émetteur (prévenir, proposer, exprimer un intérêt, etc.)

1- Répondre à une demande :

Répondre revient à :
- informer d’une décision prise par rapport à une demande initiale,
- communiquer des informations ou des documents demandés.
Nous pouvons répondre :
- positivement /
- négativement
- par des informations (ex : état d’avancement)

 Pour commencer : Faire référence aux échanges antérieurs : Rester factuel !

 Une apposition (suivie d’une virgule) puis une phrase :
- Comme convenu lors de notre (vous et moi) rencontre,…
- Lors de nos derniers échanges, …
- Lors de votre appel du …, vous …
- Lors de notre entretien téléphonique du …
- Par votre lettre du…, vous me faites part de votre mécontentement…
- Pour faire suite à notre entretien, …
- Afin de satisfaire votre demande, …
Remarque : « Suite à … », largement utilisé est en réalité incorrect  «Pour faire suite à...»
 Une phrase commençant par un sujet + verbe :

Remarque : Privilégier l’emploi de « vous » (votre, vos) pour montrer à l’interlocuteur qu’on
est concerné par sa requête (ou son dossier) :

- Vous m’avez informé …

- Vous souhaitez connaître …
- Vous souhaitez bénéficier…
- Vous me demandez…
- Vous me proposez de …
- Vous avez été sensible à …
- Vous êtes intéressé par…
- Votre agent/Votre conseiller, M. Y., m’a transmis votre…
- Vous avez manifesté votre désaccord (≠intérêt) sur … (concernant…)
- Vous avez émis un avis favorable (≠ défavorable) sur …
- Vous nous avez donné votre accord sur…
- Votre contrat prévoit …
- Vous avez souscrit un contrat …
 - Vous bénéficiez du contrat «  Idéal  »…
- Vous noterez notre accord sur …
- Vous désirez modifier votre contrat…

Exemples :

- Vous me faites part de votre souhait d’annulation des intérêts perçus le… à la suite d’un
dépassement momentané de votre découvert autorisé.
Pour vous apporter une réponse adaptée, j’ai procédé à une étude attentive de votre
compte.
Préférable à « J’ai pris connaissance de votre courrier du … J’ai procédé à un examen
attentif des faits exposés… »
- Nous avons bien reçu votre dossier. Notre décision sera prise avant le 15 mars 2020.

 Pour conclure :

- Je souhaite avoir ainsi répondu à la confiance que vous nous témoignez.

- Je souhaite avoir ainsi satisfait votre demande (ou répondu à votre attente).

2- Communiquer une information :

Une information peut être:
- positive ou négative, qu’elle vienne en réponse à une demande ou à un échange
préalables ou qu’elle émane directement de l’émetteur.
- factuelle : la transmission de données.
- expressive : par exemple, remercier, présenter des excuses, etc.
Nous pouvons distinguer plusieurs manières d’informer :
 Communiquer une information positive :
 Exprimer sa satisfaction
- Nous sommes ………………….. de vous annoncer qu’une suite …………………….
a été donnée à votre demande.
- J’ai …………………… pouvoir répondre ……………………….. à votre demande.
- J’ai ……………………… de vous informer que votre offre a été ……………….…
 Manifester son intérêt
- Nous (être intéressé)……………………….. ………… votre offre du …
- Nous (s’intéresser) ………………………………………….. votre offre du…
- Votre offre du … nous (intéresser) …………………………………………..
 Accepter
- Nous ……………………………………votre proposition.
- Nous ………………………………………………………………………vous offrir.
  Communiquer une information négative :
 Exprimer un regret
- Nous ……………………….. ne pas pouvoir vous satisfaire
- Je …………………………… ne pas pouvoir vous donner satisfaction.
- J’ai ……………………………. vous annoncer la fermeture de …………….
- Je suis ……………………………….. devoir rejeter votre proposition.
 Exprimer l’obligation
- La crise actuelle nous …………………………………… reporter notre décision.
- Nous sommes ………………………………………….…………… remettre votre
dossier au service du contentieux.
- Nous sommes dans ………………………………………………. remettre votre
dossier au service du contentieux.
 Refuser
- Nous ne pouvons pas vous ………………….. satisfaction.
- Nous ne sommes pas en mesure de vous ……………………………. ce prêt.
- Nous sommes dans l’impossibilité de ………………………………. les délais.
 Faire une contre-proposition
- …………………………………………………………, nous pouvons vous proposer
un nouvel accord.
 Présenter ses excuses
- Nous vous …………………………………………. …….. nos excuses pour ce retard.
- Nous vous prions de nous …………………………………… cet oubli.
- Vous voudrez bien nous ……………………………… vous avoir livré avec retard.
- Avec …………………………………… ce retard.
 Transmettre des informations :

- Nous vous …………………………….. nous acceptons votre demande de prorogation.

- Nous vous ………………………. la modification des horaires d’ouverture de nos
bureaux.
- Nous vous …………………………………...…….. que nous vous paierons par chèque.
- Nous vous …..…………………………………….. des indications/ renseignements/
précisions sur les activités de notre entreprise.
- Veuillez …………………………………….. cette majoration de 5%.
  Transmettre un document 

 S’adresser directement au destinataire pour le pousser à accomplir l’action souhaitée :

- Vous …………………….. ci-joint…
- Veuillez ……………………. ci-joint…
- Pour nous permettre de …, vous nous ……………………..…
- Afin de satisfaire votre demande, veuillez nous ……………………………………
- Je vous ………………….., ci-inclus, la facture n°…
- Je vous …………………..., ci annexé, les attestations demandées.
 Remercier

- Je vous ……………………….. votre aimable invitation …

- Je vous ……………………….. d’avance / par avance …
- Nous vous ………………………………………………… nos remerciements…

III. Vocabulaire

Pour décrire les actions qui peuvent être formulées dans un écrit professionnel, il est
nécessaire d’employer le verbe précis, correctement, et de varier son vocabulaire afin d’éviter
les répétitions.

Exercice : Préciser le vocabulaire 

Trouvez, dans la liste suivante, le verbe convenant à chacune des opérations énumérées :
Fournir, chercher, fixer, coordonner, analyser, gérer, lancer, mettre au point, établir,
maintenir, veiller.
- Il ……………………………. les objectifs commerciaux et financiers à atteindre.
- Il ……………………………. de nouveaux produits.
- Elle ……………………………. aux différents services les équipements nécessaires.
- Il ……………………………. les résultats des enquêtes.
- Elle ……………………………. les activités des différents services de l’entreprise.
- Il ……………………………. les ateliers.
- Elle cherche à ……………………… et à …………………… des relations suivies avec
la clientèle.
- Il ……………………………. à ce que les consignes de sécurité soient bien respectées.
- Elle …………………………….. une campagne publicitaire.
- Il ……………………………. de nouveaux moyens de financement.