Communication

S52 - La présentation normalisée du courrier

1. Les mentions obligatoires sur les documents commerciaux

1.1 Qu’est-ce qu’un document commercial

Les documents concernés sont mentionnés dans les articles R. 123-237 et R. 123-238 du Code de commerce :

Les factures ;
Les notes de commande ;
Les tarifs ;
Les documents publicitaires (annonces et publications diverses) ;
Les lettres et récépissés concernant l’activité de l’entreprise et signés par elle ;
Les e-mails et autres documents électroniques, sauf s’ils sont envoyés en interne ou s’ils sont d’ordre purement factuel.

1.2 Quelles sont les informations obligatoires ?

Toute personne immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) doit faire figurer les mentions obligatoires
suivantes sur ses documents commerciaux :

Le numéro unique d’identification à 9 chiffres (numéro SIREN) ;

La mention RCS, accompagnée du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ;
Le lieu de son siège social ;
Préciser qu’elle en liquidation, le cas échéant ;
Pour une société commerciale dont le siège est à l’étranger :
La dénomination ;
La forme juridique ;
Le numéro d’immatriculation dans l’Etat où elle est basée.
Mentionner la qualité du locataire-gérant ou de gérant-mandataire, le cas échéant ;
Pour une personne bénéficiaire d’un contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité
économique :
Renseigner la dénomination sociale de la personne morale responsable de l’appui ;
Le lieu de son siège ;
Son numéro SITEN.
Pour un entrepreneur individuel ayant affecté un patrimoine à son activité professionnelle :
Mentionner l’objet de l’activité
La dénomination comportant son nom ou nom d’usage précédé ou suivi immédiatement des mots “Entrepreneur Individuel à
Responsabilité Limitée” ou “EIRL”.
La forme juridique de son entreprise
SNC, SARL, SA, SAS, SCA ou SE)

2. La présentation du courrier
Il existe une norme AFNOR (Association Française de NORmalisation) référencée NF Z 11-001 qu’il convient de
respecter. Mais les entreprises ou toute autre organisation adoptent quelquefois des présentations non conformes à cette norme,
afin de donner un caractère plus personnel.
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Utilisation des zones

Mentions obligatoires concernant l’expéditeur :

Zones
Pouvant être complétées par des informations non obligatoires (exemple : certifications particulières, marque
1 et 3
commerciale...).

Elle comprend :
Les référence : permettant d’identifier la lettre
Vos références ou Vos réf. : Nécessaire en cas de réponse à un courrier référencé
Nos références ou Nos réf. :

Objet : C’est ce qui motive la lettre

Attention : Ne pas confondre avec le sujet de la lettre
Ex : Pour un accusé de réception de commande : V/commande n°...
Pour une réclamation relative à une livraison : V/livraison du ...

P.J. : Les pièces jointes (PJ) sont souvent placées après l’objet car l’indication permet de vérifier
immédiatement l’exactitude du documents joints.

Formule d’appel : Doit être cohérente avec la suscription :

Zone 2 Suscription Formule d’appel
Monsieur le directeur Monsieur le directeur,
Monsieur Albert Monsieur,
Société Gil Messieurs,
La formule d’appel est reprise dans la formule de politesse

Corps de la lettre
Le texte est rédigé en respectant les règles relatives aux écrits professionnels. Conseils :
Faire soit un retrait de paragraphe à la 1ère ligne de chaque paragraphe (usage très français), soit
aucun retrait (présentation à l’américaine) ;
Séparer les paragraphes par un double interligne ;
Justifiez les paragraphes du texte.

La signature : elle se compose :

De la fonction du signataire ;
Du nom et prénom du signataire ;
Le signataire se désigne par son prénom et son nom : il ne s’attribue par le titre de Monsieur, Madame.