CHAPITRE III:

ANALYSE DES BESOINS

1) Etude de l’existant
Consiste à étudier le domaine de travail concerné par l'étude pour bien
comprendre comment ça fonctionne, en interviewant tous les responsables et employés
occupant les postes de travail au sein de champs d'étude, pour recenser et décrire toutes
les tâches exécutées par chaque poste de travail, et préciser: les événements
qui les déclenchent, les périodicités et les durées de leur exécution, les données
manipulées et leur volume, les règles appliquées pour exécuter le travail. Et en
observant la circulation des informations entre les différents postes de travail ainsi que
vers ou depuis l'extérieur, principalement à travers les documents, et on tiendra
en compte aussi les autres moyens de communications tel que: les appels téléphoniques,
la messagerie électronique, ... etc.
Donc dans cette partie de mémoire, vous allez établir des fiches descriptives pour chaque
poste de travail, et pour chaque document. Ensuite vous allez construisez un diagramme
tâches-documents qui va visualiser l'enchaînement des tâches à travers les documents
qui les déclenchent et ceux qu'elles produisent.
1.1) Etude des postes de travail
Un poste de travail possède une responsabilité au sein de l'entreprise,
et des tâches qu'il effectue à des fréquences bien déterminées
1.1.1) Liste des postes de travail
1.1.2) Description des postes de travail
Etablir des fiches descriptives qui précisent le rôle de chaque poste de travail
qui appartient au champ d’étude.
Exemple :Fiche descriptive de poste: Assistant commercial

Gestion commerciale Fiche d’étude du poste de travail Fiche n°:04

Intitulé du poste : Assistant commercial
Structure à laquelle est rattaché le poste : Département commercial.
Effectif : 01
Responsabilités du poste: S’occupe du suivi des opérations commerciales
Tâche Fréquence
-Réceptionner et distribuer le courrier des clients Aléatoire
-Accueillir et informer les clients Aléatoire
-Réceptionner les bons de commande clients Aléatoire
-Etablir les bons de livraison Aléatoire
-Etablir les factures pro formats, les bons de livraison et Aléatoire
les factures clients -Tenir à jour les registres des clients et
des crédits -Faire le suivi des règlements
Moyens techniques utilisés:
Matériel : Ordinateur.

1.2) Etude des documents

 Un document est un support d’information, il faut présenter une fiche
de description pour chaque document.
Il existe 2 types de documents :
Document interne : créé au niveau du domaine d’étude .
Exemple : Bon de livraison (en cas de vente).
Document externe : créé par une structure externe au domaine d’étude.
Exemple : Facture (en cas d’achat).
1.2.1) Liste des documents
Exemple :
Référenc Code du document Désignation du document Nature
e
D1 DA Demande Approvisionnement Externe/Interne
D2 CON Contrat Externe/Interne
D3 BL Bon de livraison Externe/ Interne
D4 DE Décharge Inerne

1.2.2) Description des documents

De la même façon que les postes de travail, établir des fiches descriptives
qui décrivent chaque document utilisé dans le champ d’étude.
Comme dans l'exemple ci-dessous, cette fiche doit décrire les données que contient
le document. Pour chaque donnée vous proposez un identifiant abrégé et vous précisez
son type et sa longueur (cette étape est très importante pour établir le dictionnaire
de données que vous allez l'utiliser pour établir le modèle conceptuel de données)

Exemple : Fiche descriptive de document: Bon de livraison.

Fiche d’étude de document CODE_BL
Code : BL.
Désignation : Bon de livraison.
Nature : Externe/ Interne.
Nombre d’exemplaire : 02.
Origine : Fournisseur.
Destination finale : Direction d'achat et logistique.
Rôle : Répertorie le produit par le fournisseur suite à une acquisition.
Code Rubriques Type Longueur Observation
N_BL Numéro du bon de livraison N 07
NOM_CLT Nom du client A 25
AD_ CLT Adresse du client AN 50
N_CON Numéro du contrat AN 21
DATE_CON Date du contrat AN 10 JJ/MM/AAAA
OBJ_BL Objet bon de livraison A 20
REF-PROD Référence produit N 04
DESIG_PROD Désignation produit AN 60
UN_PROD Unité de mesure du produit AN 04
QTE_PROD_L Quantité produit livrée N 04
/ Signature du client / / Signature
/ Visa du client / / visa
/ Signature du fournisseur / / Signature
/ Visa du fournisseur / / Visa
Edraw UML Diagram