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Pour la mise en œuvre d’un projet important, les organisations veulent s’assurer d’avoir le
meilleur accompagnement possible ou le prestataire qui peut produire la meilleure solution.
Cet article va vous présenter une démarche efficace pour répondre à un appel d’offres, en
montant le Dossier de Réponse à l’Appel d’Offre (DRAO).
Sommaire
1
Définition d’un appel d’offres
2
Quelles sont les étapes d’un appel d’offres
3
Comment répondre à un appel d’offres ?
4
Structure du dossier de réponse à l’appel d’offres : 3 composantes clés
5
Conclusion
Définition d’un appel d’offres
Un appel d'offre est une démarche optée par une organisation pour sélectionner la bonne
entreprise qui pourra mieux réaliser un projet donné.
Un appel d’offre peut être assimilé à un concours pour sélectionner le meilleur candidat qui va
exécuter une mission donnée.
Par exemple, si l’État veut construire un pont, il peut recourir à un appel d’offres pour
identifier et évaluer les capacités des entreprises qui peuvent réaliser ce projet.
Il décrit tous les points que doivent développer les soumissionnaires pour répondre à l’appel
d’offre.
Le DAO est rédigé par le donneur d’ordre (ou maître d’ouvrage) et est constitué à minima du
cahier des charges, et des documents constitutifs du dossier : administratifs et financiers
notamment.
Le Cahier des Charges, abrégé en CdC, présente aussi les exigences de tous les autres
contours relatifs à l’exécution du projet : méthodologie, profil des membres de l’équipe projet,
planning, etc.
Une fois le dossier constitué, il est lancé et diffusé auprès des potentiels candidats qui
viendront soumettre leur réponse à l’appel d’offres.
En fait, il y a plusieurs types d’appels d’offres dont les plus notables sont : appel d’offre
ouvert, consultation restreinte, etc.
Ce délai est précisé dans le dossier d’appel d’offres ou dans la lettre de diffusion de ce
dernier.
Les soumissionnaires sont invités à répondre correctement au dossier dans les délais impartis.
Une fois les offres déposées, elles sont soumises à l’analyse du maître d’ouvrage.
Les dossiers soumis sont ouverts par la commission constituée par le maître d’ouvrage.
Le but est d’évaluer dans la forme, la présence de toutes les pièces demandées dans le dossier.
Il arrive que pour des questions de transparence, tous les dossiers soient ouverts en présence
de tous les soumissionnaires.
Le but étant d’évaluer la conformité des pièces administratives, et de faire un premier
classement sur la base des propositions financières.
Les dossiers non conformes sont systématiquement rejetés, si les pièces administratives sont
définies comme éliminatoires.
C’est pourquoi il est très important de produire l’ensemble des pièces administratives
demandées, en marge même des capacités techniques du soumissionnaire.
Sous-étape 2 : Analyse des contenus techniques
C’est l’étape d’analyse de la solution technique apportée par le soumissionnaire aux besoins
exprimés par le donneur d’ordre.
Il s’agit d’évaluer les différentes propositions techniques des soumissionnaires sur la base de
critères prédéfinis.
Les dossiers font l’objet d’évaluations techniques et financières avec une attribution de note
pour chaque dossier.
Ces notes permettent de faire un classement final pour identifier le meilleur dossier.
Le classement est publié, et le soumissionnaire retenu est notifié pour l’attribution du marché.
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Structure du dossier de réponse à l’appel d’offres : 3
composantes clés
D’une façon générale, les trois composantes clés d’un DRAO sont :
Documents administratifs
Offre
Technique
Offre
de prix
Vous pouvez commencer par l’offre financière, ou tout autre composant, et terminer par l’un
ou l’autre.
Mais il est intéressant de présenter les aspects coûts à la fin du dossier, après avoir convaincu
le donneur d’ordre sur tous les autres aspects.
1) Documents administratifs
Il est important d’y prêter une attention particulière, parce que cela risque de biaiser la
crédibilité du soumissionnaire.
À minima, les documents administratifs sont généralement composés des éléments décrits ci-
dessous.
Les noms présentés peuvent différer d’un pays à un autre, dans la forme, mais dans le fond, il
existe des équivalents à adapter au contexte national.
C’est le document principal qui présente l’identité juridique du soumissionnaire dans le pays
où il est enregistré.
C'est une lettre qui exprime l’intention du soumissionnaire de répondre à l’appel d’offres.
Il peut être présenté comme une lettre administrative adressée au top management du maître
d’ouvrage.
Elle doit être succincte et contenir des informations intéressantes pour capter l’attention des
évaluateurs.
L’entreprise peut présenter son portefeuille de services et le panel de la clientèle qui lui a déjà
fait confiance.
2) Offre technique
Elle présente aussi l’approche du maître d’œuvre pour atteindre les objectifs du maître
d’ouvrage.
Une bonne offre technique devrait contenir au moins les éléments suivants :
Il est recommandé de reprendre la description du projet avec ses propres termes, pour rassurer
le donneur d’ordre de sa bonne compréhension des attentes.
A la suite du contexte, l’offre technique doit revenir sur les objectifs généraux, stratégiques et
spécifiques du projet.
Le soumissionnaire doit présenter clairement la solution qu’il propose pour adresser tous les
besoins, point par point, exprimés par le donneur d’ordre.
Cette description doit être suffisamment détaillée pour présenter toutes les spécifications de la
solution qui sera implémentée.
Il est également important de présenter la méthode de gestion de projet qui sera déroulée pour
réaliser le projet.
La démarche doit présenter toutes les étapes du projet ainsi que les différents livrables prévus
pour chacune de ses étapes.
L’offre technique doit présenter les expertises et compétences des membres de l’équipe projet.
Les Curriculums Vitae de ces derniers peuvent être joints en annexe du dossier.
Pour rassurer de ses compétences, il est souhaitable de présenter des références sur des projets
similaires déjà réalisés.
C’est une disposition qui va rassurer de l’expérience du soumissionnaire.
Ces références peuvent être prouvées avec des attestations de bonne exécution ou des procès-
verbaux de recette de marchés, qui peuvent être en annexe à l’offre.
3) Offre de prix
La proposition financière est le troisième composant clé d’un dossier. Il présente le coût du
projet.
Personnellement, je recommande qu’il soit présenté en structure de coût sur les différents
segments du projet.
Par exemple, pour un dossier qui porte sur une acquisition et une installation d’un
équipement, la proposition financière doit présenter de façon distincte :
La difficulté avec la proposition financière est qu’il n’est pas toujours évident d’être dans le
budget prévu pour le projet.
Et la structure des coûts peut aider dans les éventuelles négociations de remise sur le devis.
Conclusion
Répondre à un appel d’offres est en soit un projet qui doit être bien préparé, et bien réalisé.
Le but de cet article est de vous préparer à mieux soumissionner à un appel d’offres, pour
vous donner toutes les chances de remporter un marché.
Un exemple de réponse à un appel d'offre reprenant tous les composants est disponible.
Vos retours d’expérience et vos contributions sont attendus en commentaires pour aider à
améliorer l’article.