Guide OpenConcerto

Guide de dmarrage rapide
Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique
Sommaire
1.Prambule....................................................................3
2.Dmarrage du programme.........................................4
3.Prise en main...............................................................6
3.1. Les saisies...................................................................6
3.2. Les listes....................................................................10
4.Gestion courante......................................................13
4.1. Saisie d'un devis........................................................13
4.2. Transformation d'un devis en facture.........................15
4.3. Gestion des rglements.............................................16
4.4. Saisie d'une criture comptable.................................18
4.5. Gestion des articles et le stock..................................20
4.6. diter une fiche de paye............................................23
5.Fonctions avances.................................................24
5.1. Clture des comptes..................................................24
5.2. Plan comptable..........................................................25
6.Paramtrage du logiciel...........................................26
6.1. Cration d'une nouvelle socit.................................26
6.2. Prfrences...............................................................27
6.3. Modle des documents..............................................28
1. Prambule
Cette documentation a t rduite son maximum dans un
souci d'efficacit pour le lecteur dans la dcouverte du logiciel
OpenConcerto.
Ce guide ne prsente qu'une petite partie des possibilits
d'OpenConcerto et ne fait pas office de manuel utilisateur
complet.
Pour plus de clart, ce guide utilise la nomenclature suivante:
expression en gras : lments destins la lecture
rapide qui reprsentent les lments minimaux
utiliser pour suivre le guide.
expression en italique: libell prsent dans le logiciel
Le logiciel fonctionne sur Windows XP/Vista/7, Linux et
MacOSX.
Avant d'utiliser OpenConcerto, vous devez vrifier que vous
disposez de:
Java Runtime Edition 6 ou suprieur tlchargeable
gratuitement l'adresse http://www.java.com
OpenOffice 3 ou suprieur (gratuit et opensource),
tlchargeable l'adresse http://fr.openoffice.org
Ce logiciel permet de modifier les modles des
documents utiliss
Certains antivirus et pare-feux sont la cause de problmes
de connexion, vous devrez modifier leur configuration pour
permettre OpenConcerto de raliser les connexions au
serveur de base de donnes.
2. Dmarrage du programme
Aprs avoir double cliqu sur l'icne OpenConcerto, le logiciel
se connecte votre base de donnes et ouvre la fentre de
connexion.
La connexion au logiciel est scurise par un mot de passe
pour chaque utilisateur, vous devez donc possder un
identifiant et le mot de passe associ pour utiliser
OpenConcerto.
L'identifiant par dfaut est

Administrateur.
Pour facilit la dcouverte

du logiciel, l'administrateur
n'a pas de mot de passe.
(Il est fortement conseill d'en dfinir un ultrieurement).
Le logiciel vous propose galement de slectionner une

socit. En effet, OpenConcerto est capable en standard de
grer plusieurs socits.
Cliquez en suite sur Connexion.
Point de dpart de toutes les activits, la fentre principale

affiche la barre de menu et la liste des tches propres
l'utilisateur.
Les menus et fonctionnalits tant personnalisables pour

chaque utilisateur, le logiciel vous indique galement le nom
de l'utilisateur et la socit renseigns la connexion.
3. Prise en main
3.1. Les saisies
a)
Fentres de saisie
Les fentres de saisie d'OpenConcerto se dcomposent en 2

parties. La partie principale contient la liste des informations
remplir. Ces informations sont de type texte, nombre, date et
autres lments du logiciels (ville, utilisateur, compte...).
La seconde partie, en bas de la fentre de saisie, contient les

diffrentes actions:
Annuler; annule l'opration en cours et ferme la

fentre de saisie
Ajouter: cre l'lment saisi dans la base de donnes

et ferme la fentre de saisie (sauf si vous avez coch
ne pas fermer la fentre, pratique pour les saisies la
chane)
Supprimer: supprime l'lment de la base de donnes
Modifier: modifie
donnes saisies
l'lment
conformment
aux
b)
Les champs de saisie
Parmi les diffrents champs de saisie des interfaces, certains

champs clignotent en jaune, il s'agit des champs obligatoires.
Une saisie incorrecte ou manquante dsactive alors l'appui sur
les boutons Ajouter, Modifier et Supprimer.
En laissant quelques secondes le pointeur de la souris sur les

boutons inactifs, le logiciel indique les points bloquants pour la
validation de la saisie.
c)
Les champs texte et nombre
En fonction du type de donnes

saisir, OpenConcerto peut bloquer
la saisie des lettres ou des chiffres
afin que l'utilisateur sache qu'il est dans l'erreur.
Dans certains cas, les nombres ngatifs sont interdits.
d)
Champ date
Vous pouvez saisir directement au clavier la date dans le

format jour/mois/anne ou en utiliser le calendrier intgr.
L'ouverture du calendrier se fait l'aide de l'icne calendrier

rouge situe droite du champ de saisie.
e)
Slecteur simple
Un slecteur se caractrise par un

bouton jaune de forme triangulaire
situ droite du champ.
En cliquant sur ce bouton, vous
faites apparatre une liste de choix
ou une suggestion pour la saisie.
Cette liste peut tre personnalisable sur certaines interfaces,
vous avez alors accs, via un clique droit, aux fonctions d'ajout
et de suppression des choix ou suggestions.
Ce composant fournit galement l'auto-compltion au fur et
mesure de la frappe.
f)
Slecteur avanc
Le slecteur avanc ajoute 3 possibilits par rapport au

slecteur simple:
l'affichage des dtails de l'lment : l'icne loupe

affiche une fentre faisant apparatre l'ensemble des
champs saisis pour l'lment saisi.
la slection par liste : l'icne liste affiche la liste

complte des lments slectionnables, vous donnant
alors accs aux fonctions de recherche, modification,
etc..
l'ajout direct : l'icne plus affiche directement la

fentre de saisie d'un nouvel lment
Dans cet exemple, vous pourrez donc afficher en un clique

tous les renseignements concernant Dubois Alice, afficher la
liste complte des utilisateurs existants et crer un nouvel
utilisateur.
3.2. Les listes
Les listes prsentes dans le logiciel regroupent un grand

nombre de fonctionnalits dont la recherche, le tri, la
traabilit, l'ajout, la modification, l'export de donnes ainsi
que des ensembles spcifiques d'actions.
a)
Les colonnes
Les colonnes des listes sont rglables en largeur, ce rglage

se fait par le dplacement des sparateurs de colonne situs
au niveau des titres. Les colonnes sont galement
dplaables, vous pouvez les dplacer en maintenant enfonc
le bouton gauche de la souris.
Les tris s'activent en cliquant sur le nom d'une colonne. Un

symbole triangle indique le sens du tri.
10
b)
Saisie directe
Certaines listes permettent la saisie directe. Un double clique

dans une case active la saisie.
Des aides la saisie sont intgres et accessibles par un
menu contextuel affichable par un clique droit.
La saisie d'un prix dans un lment de facture est par exemple

accompagne d'une fonction de conversion d'un montant TTC
vers le montant HT correspondant.
c)
La recherche
OpenConcerto inclut un moteur de recherche avanc qui

permet rapidement de filtrer une liste selon un grand nombre
de paramtres.
Le filtre associ la recherche fonctionne en temps rel.
Vous pouvez spcifier une colonne ou rechercher sur
l'ensemble des colonnes.
Par dfaut, la recherche slectionne les donnes qui
contiennent la valeur saisie, vous pouvez affiner votre
recherche en slectionnant par exemple est infrieur
pour une quantit ou un prix.
Dans l'exemple ci-dessus, un deuxime critre de recherche a

t ajout en cliquant sur plus afin de rechercher dans la
liste des ventes les factures de 2010 rgles par CB.
Notez que les totaux des listes se mettent galement jour en
fonction des lments de la liste. Il devient simple alors d'avoir
le total des ventes CB de 2010.
11
d)
Actions directes et par menu contextuel
Les actions ralisables sur les lments des listes sont

personnalises pour chaque interface.
Les actions rcurrentes d'ajout, de modification et de
suppression se situent en bas droite des listes.
Les actions directes se trouvent sous forme de boutons en
haut des listes. Par exemple, sur une facture, vous pouvez
enregistrer l'envoi, le rglement d'une facture et crer une
facture partir d'une autre.
Les actions contextuelles sont accessibles par un clique

droit sur les lignes slectionnes.
Par exemple, pour une facture:
Les listes qui permettent de slectionner plusieurs lignes ont

des actions spcifiques sur l'ensemble de lignes. Il est par
exemple possible d'imprimer plusieurs factures en une seule
fois.
12
4. Gestion courante
4.1. Saisie d'un devis
La saisie d'un devis est accessible directement depuis le
menu Saisie ou par le bouton Ajouter de la liste des devis.
Le numro du devis est renseign automatiquement par

OpenConcerto suivant la rgle dfinie dans les prfrences du
logiciel. Vous pouvez saisir un numro arbitraire, le logiciel
vous indiquera si le numro existe dj.
La date ainsi que le commercial sont pr-remplis.
Vous remplissez donc la rfrence du devis et slectionnez
le client qui est destin ce devis. S'il s'agit d'un nouveau
client, cliquez sur le bouton plus droite de la ligne client
et saisissez les informations demandes.
Seuls les champs en jaune sont obligatoires.
13
Pour ajouter des lments dans le devis, cliquez sur Ajouter

une ligne.
En saisissant la dsignation des articles, le logiciel vous
proposera de remplir les lments de la ligne partir d'un
article existant afin de gagner du temps.
Le prix de vente unitaire hors taxes (PV UV HT) doit tre
obligatoirement rempli. Vous pouvez saisir le montant TTC et
faire un clique droit pour slectionner Convertir en HT.
Au fur et mesure de la saisie, le logiciel calcule les totaux
ainsi que les marges. Ces calculs se font sur l'ensemble du
devis et sur les lignes slectionnes (colonne Slection).
Afin de mettre en page votre devis, vous pouvez choisir un
style visuel pour chaque ligne. Cela permet par exemple de
distinguer titres et lignes d'information.
Une fois votre saisie termine,
cliquez sur le bouton Ajouter.
L'impression directe du devis est dclenche si vous avez

coch Imprimer.
En cochant Visualiser, vous indiquez au logiciel de vous
prsenter le rsultat final, libre vous de l'imprimer ensuite.
14
4.2. Transformation d'un devis en facture

Le logiciel permet de transformer ou de crer une facture
partir d'un devis accept par le client.
a)
Validation du devis
Dans le menu Gestion, cliquez sur Liste des devis. Dans

l'onglet En attente, le logiciel affiche les devis en attente
d'acception (ou refuss).
Slectionnez le devis valider et dans le menu contextuel
(accessible avec un clique droit) choisissez Marquez
comme accept.
b)
Cration de la facture
Dans la liste des devis accepts, slectionnez le devis et

cliquez sur le bouton Transfert facture.
Le logiciel ouvre la fentre de saisie de facture, identique
celle accessible depuis le menu Saisie mais pr-remplie avec
les lments du devis.
Vrifiez que le mode de rglement correspond vos attentes
et terminez en cliquant sur Ajouter.
15
4.3. Gestion des rglements

a)
Cas gnral
Les rglements des factures

automatiquement ou manuellement.
peuvent
tre
grs
Dans le cas d'un paiement comptant et complet, lors de la

saisie de la facture, le fait de slectionner un paiement
comptant valide un rglement la date du jour.
Pour un paiement diffr et complet, lors de la saisie de la
facture, le fait de slectionner une chance automatisera la
gestion des moyens de paiement. Les chques encaisser
seront par exemple crs automatiquement.
Comme pour toute opration commerciale, les critures
comptables sont gnres par le logiciel afin d'viter de
resaisir plusieurs fois les mmes informations.
b)
Paiement diffr inconnu ou paiements multiples
Lors de la rdaction d'une facture, le paiement n'est pas

obligatoirement connu d'avance ou peut varier, dans ce cas
choisissez Indfini.
Pour un paiement multiple, slectionnez Multiple.
Dans ces 2 cas, les paiements devront tre renseigns
manuellement. Pour cela, slectionnez Liste des factures
clients non rgles depuis le menu Paiement.
16
Depuis cette liste le menu contextuel Voir la source ouvre la

facture associe.
Pour saisir l'encaissement, slectionnez dans la liste la (ou

les) facture(s) et cliquez sur le bouton Encaisser.
La fentre de saisie liste les factures slectionnes et vous
permet de dfinir le montant encaiss et le mode de
rglement.
Dans cet exemple, nous enregistrons un rglement partiel

d'une facture par chque de d'un montant de 100.
Validez la saisie en cliquant sur Ajouter.
17
4.4. Saisie d'une criture comptable

Les critures comptables sont cres automatiquement par le
logiciel en fonction des actions commerciales (factures, avoirs,
etc...). Cependant, OpenConcerto fournit le moyen de saisir
des critures manuellement afin de fournir une flexibilit totale
de gestion comptable.
La saisie des critures manuelles est accessible depuis le
menu Saisie.
Les critures saisies dans ce panneau sont regroupes dans

un mouvement dont le libell est saisir. L'criture saisie sera
stocke dans un journal, la liste des journaux est
personnalisable.
Chaque ligne du tableau reprsente une criture, l'autocompltion vous aidera choisir un compte existant. Le
logiciel empchera toute saisie avec un compte non prsent
dans le plan comptable entreprise. Pour dverrouiller ce
fonctionnement, cocher Cration automatique des comptes.
18
Le logiciel affiche les dbits et crdits totaux afin d'aider la

saisie de mouvements comptable quilibrs.
Toute criture incorrecte est indique par un fond rouge. De
plus, le logiciel ne dverrouillera la saisie que si les critures
sont correctes et que les mouvements sont quilibrs.
Une fois votre saisie d'un mouvement termine, cliquez sur le
bouton Ajouter.
Lors de la saisie de plusieurs mouvements, cocher ne pas
fermer la fentre permet d'viter de relancer une nouvelle
saisie en parcourant les menus.
19
4.5. Gestion des articles et le stock

OpenConcerto dispose d'une gestion d'articles hirarchique,
un article est associ une famille d'article. Pour une plus
grande souplesse, il n'y pas de limite dans la hirarchie des
familles d'articles.
Les articles sont crs automatiquement lors de la cration
d'une facture si vous remplissez la colonne du code du
l'article. Pour une gestion manuelle, slectionnez Liste des
articles dans le menu Gestion.
a)
Les familles d'article
Vous retrouvez dans la colonne de gauche la hirarchie des

articles. En slectionnant une famille, la liste des articles se
rduit ceux de la famille slectionne.
Les boutons Ajouter, Supprimer et Modifier situs gauche
vous permettent de grer votre propre hirarchie de famille.
20
b)
Ajouter un nouvel article
Cliquez sur le bouton Ajouter en bas droite de la fentre de

la liste des articles.
En fonction des rglages du logiciel, cette interface propose

les diffrents lments saisir.
Le code article est obligatoire, il permet une saisie rapide dans
les factures, avoirs, devis et autres saisies relatives aux
articles.
La famille de l'article est optionnelle mais est fortement
conseille pour faciliter la gestion d'un large ensemble de
produits ou services.
Vous pouvez saisir le prix de vente en HT ou TTC, en fonction
de la TVA slectionne, le logiciel ralise les calculs
appropris.
21
c)
Mouvements de stock
Les mouvements de stocks sont accessibles par le menu

Saisie. Ils permettent de saisir une entre ou une sortie de
stock manuellement.
Chaque mouvement de stock possde son propre libell, la

date du mouvement est enregistre par le logiciel.
Saisissez l'article et la quantit (ngative pour une sortie de
stock), puis cliquez sur Ajouter.
22
4.6. diter une fiche de paye
Chaque mois, pour diter les fiches de payes, utilisez le menu

Paye, et slectionnez dition des fiches de paye.
OpenConcerto automatise l'dition son maximum. Si vous
n'avez pas de modifications raliser sur les cotisations et
salaires, cliquez simplement sur Valider.
Les modifications peuvent se faire directement par le menu
contextuel Modifier ou sur la fiche du salari.
La gestion des salaris est accessible par le menu Paye, via
Liste des salaris.
23
5. Fonctions avances
5.1. Clture des comptes
Accessible depuis Clture du menu Etats, l'assistant de clture
des comptes affiche les actions que vous devez
entreprendre avant de lancer la clture de l'anne.
Pour lancer la clture, cliquez Valider.
24
5.2. Plan comptable

Le plan comptable utilis est modifiable, il peut tre diffrent
pour chaque socit gre. Il est accessible depuis Plan
comptable entreprise du menu Structure,
Vous pouvez ajouter et supprimer manuellement des comptes

ou les importer depuis le plan comptable gnral.
L'import depuis le plan comptable gnral se fait par le bouton
Ajout depuis le PCG (dtaill, abrg ou dvelopp).
25
6. Paramtrage du logiciel
6.1. Cration d'une nouvelle socit
Depuis le menu Structure, slectionnez Nouvelle socit.
OpenConcerto n'impose pas de limite dans le nombre de

socits qu'il peut grer. Pour grer une nouvelle socit, vous
devez remplir les infirmations gnrales ainsi que l'adresse de
la socit.
Bien que ces informations soient modifiables ultrieurement,
nous vous conseillons de prendre le temps de les remplir
compltement.
Un clique sur Ajouter lancera la procdure de cration d'une
nouvelle socit dans la base de donnes du logiciel.
26
6.2. Prfrences
Accessible depuis le menu Fichier, cette interface organise
hirarchiquement les diffrents types de rglages (colonne de
gauche). La modification d'un paramtre devient effective
aprs avoir cliqu sur le bouton Appliquer.
Nous avons intgr une recherche rapide au-dessus de la liste

des prfrences pour vous faire gagner du temps.
OpenConcerto gre 2 types de rglages:
a)
les prfrences globales
Elles sont communes tous les utilisateurs, elle regroupent

les rglages relatifs la gestion globale de la socit
(Comptes, TVA, numrotation...).
b)
les prfrences de l'ordinateur
Ces rglages sont spcifiques l'ordinateur, on y retrouve par

exemple les prfrences relatives aux impressions et aux
emails.
27
6.3. Modle des documents

Les modles des documents utiliss par OpenConcerto sont
au format OpenDocument, format libre et standardis,
exploitable notamment avec la suite bureautique gratuite
OpenOffice.
Les documents finaux (devis, factures, relances, etc...) sont
donc personnalisables simplement en modifiant les modles.
Les diffrents modles sont stocks dans le dossier
Configuration/Template/Default .
Pensez garder une copie de sauvegarde de ces modles.
28

Guide OpenConcerto

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Guide OpenConcerto

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Guide de dmarrage rapide

Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique

Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique

Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique

L'identifiant par dfaut est

Pour facilit la dcouverte

Le logiciel vous propose galement de slectionner une

Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique

Point de dpart de toutes les activits, la fentre principale

Les menus et fonctionnalits tant personnalisables pour

Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique

Les fentres de saisie d'OpenConcerto se dcomposent en 2

La seconde partie, en bas de la fentre de saisie, contient les

Annuler; annule l'opration en cours et ferme la

Ajouter: cre l'lment saisi dans la base de donnes

Supprimer: supprime l'lment de la base de donnes

Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique

Les champs de saisie

Parmi les diffrents champs de saisie des interfaces, certains

En laissant quelques secondes le pointeur de la souris sur les

Les champs texte et nombre

En fonction du type de donnes

Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique

Vous pouvez saisir directement au clavier la date dans le

L'ouverture du calendrier se fait l'aide de l'icne calendrier

Un slecteur se caractrise par un

Le slecteur avanc ajoute 3 possibilits par rapport au

l'affichage des dtails de l'lment : l'icne loupe

la slection par liste : l'icne liste affiche la liste

l'ajout direct : l'icne plus affiche directement la

Dans cet exemple, vous pourrez donc afficher en un clique

Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique

3.2. Les listes

Les listes prsentes dans le logiciel regroupent un grand

Les colonnes des listes sont rglables en largeur, ce rglage

Les tris s'activent en cliquant sur le nom d'une colonne. Un

Certaines listes permettent la saisie directe. Un double clique

La saisie d'un prix dans un lment de facture est par exemple

OpenConcerto inclut un moteur de recherche avanc qui

Dans l'exemple ci-dessus, un deuxime critre de recherche a

Actions directes et par menu contextuel

Les actions ralisables sur les lments des listes sont

Les actions contextuelles sont accessibles par un clique

Les listes qui permettent de slectionner plusieurs lignes ont

Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique

Le numro du devis est renseign automatiquement par

Pour ajouter des lments dans le devis, cliquez sur Ajouter

L'impression directe du devis est dclenche si vous avez

Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique

4.2. Transformation d'un devis en facture

Dans le menu Gestion, cliquez sur Liste des devis. Dans

Dans la liste des devis accepts, slectionnez le devis et

Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique

4.3. Gestion des rglements

Les rglements des factures

Dans le cas d'un paiement comptant et complet, lors de la

Paiement diffr inconnu ou paiements multiples

Lors de la rdaction d'une facture, le paiement n'est pas

Guide de dmarrage rapide du logiciel OpenConcerto, ILM Informatique

Depuis cette liste le menu contextuel Voir la source ouvre la

Pour saisir l'encaissement, slectionnez dans la liste la (ou

Dans cet exemple, nous enregistrons un rglement partiel

4.4. Saisie d'une criture comptable

Les critures saisies dans ce panneau sont regroupes dans