www.forumofppt.

com
Microsoft Access

29/09/2005

Le numro un du march dans le domaine des bases de donnes pour la microinformatique est ACCESS de Microsoft. C'est une base de donnes extrmement simple
utiliser et proposant malgr tout l'ensemble des outils indispensables pour l'utilisation
professionnel. La premire partie du prsent chapitre reflte les notions de base sur les bases
de donnes. La seconde partie suivra les particularits du logiciel pour expliquer comment on
utilise une base de donnes. Les lments fondamentaux sont en fait les mmes quand on
travail avec les logiciels de ce type. Les explications fournis peuvent tre considres comme
une introduction gnrale au sujet.

EL ARBAOUI JALILA

ISTA.ma
Un portail au service
de la formation professionnelle

Le Portail http://www.ista.ma
Que
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sa lettre de motivation, comment faire son CV, comment se prparer l'entretien dembauche,
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Les forums http://forum.ista.ma sont mis votre disposition, pour faire part de vos expriences,
ragir l'actualit, poser des questionnements,
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tout ceci et apporterr votre pierre l'difice.
Notre Concept
Le portail http://www.ista.ma est bas sur un concept de gratuit intgrale du contenu & un modle
collaboratif qui favorise la culture dchange et le sens du partage entre les membres de la communaut ista.

Notre Mission
Diffusion du savoir & capitalisation des expriences.

Notre Devise
Partageons notre savoir

Notre Ambition
Devenir la plate-forme leader dans le domaine de la Formation Professionnelle.

Notre Dfi
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lus en plus de personnes pour rejoindre notre communaut et accepter de partager leur
savoir avec les autres membres.

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29/09/2005

NOTIONS DE BASES DE DONNEES

GENERALITES SUR LES BASES DE DONNEES
QU'EST CE QU'UNE DONNEE ?
C'est une information provenant de l'environnement qui va tre traite.
QU'EST CE QU'UN OBJET ?
Un objet ou une entit est un ensemble structur qui regroupe en lui tous les
lments dont il a besoin.
DEFINITION D'UNE BASE DE DONNEES
Une base de donnes est un ensemble d'informations structures et non redondantes,
stockes dans un support physique.
En fait, c'est une collection d'informations, de mme nature, ranges dans un fichier
de donnes. Elle est constitue d'enregistrements ; ceux-ci sont constitus sur des champs.
Les champs sont, en gnral, disposs en colonnes et les enregistrements en lignes.
EXEMPLES DE BASES DE DONNEES
) Vous connaissez ces films o le dtective est assis devant le PC de la brigade de police,
cherchant quelque chose de temps en temps au clavier, secoue la tte, tape encore Il
lve enfin la tte en criant victoire ; le PC vient de lui livr l'escroc qui figurait dans sa
base de donnes (1,86m, cheveux friss blond, yeux verts, une cicatrice sur la joue
gauche) et les donnes souhaites son propos (Charles, dit le blondin, condamn
deux reprises pour vol main arme)
) Supposons maintenant que vous tlphoniez votre oprateur du tlphone mobile, une
voix agrable vous rpond par votre nom et vous vous apercevez qu'elle en sait
davantage sur vous. Elle peut mme, sur votre demande et aprs avoir effectu une saisie
au clavier, vous communiquer les informations sur vous communications (Le numro
appel, la dure, le montant)
) Considrant maintenant le vieux carnet d'adresses, qui se remplit d'anne en anne de
surcharges et de feuillets supplmentaires, ceux-ci manquant souvent au moment prcis
ou l'on a besoin d'eux ?
) Il y' a aussi les recettes de cuisine, de cocktails que vous aviez toujours voulu rassembler.
) Que diriez-vous de dresser une liste de vous CD et de vos cassettes vido et de noter qui
vous les avez prts ?
) Ou encore la liste de tous les anniversaires que vous ne devez pas manquer de souhaiter
vos parents, amis et connaissances.
Bref, les exemples ne manquent pas, d'ailleurs tout ce que d'habitude vous inscrivez
dans un carnet ou dans un fichier, ce que vous pinglez sur le mur de votre chambre pour ne
pas l'oublier, mrite d'entrer dans une base de donnes personnelles.
SYSTEMES DE GESTION DE BASE DE DONNEES : S.G.B.D
DEFINITION
Un S.G.B.D est un ensemble de fonctions permettant l'exploitation de bases de
donnes : la description, la manipulation, le stockage, la scurit et l'intgrit des donnes.
EL ARBAOUI JALILA

Microsoft Access

29/09/2005

SYSTEMES DE GESTION DE BASE DE DONNEES RELATIONNELLES : S.G.B.D.R

Un S.G.B.D.R est un S.G.B.D o les donnes peuvent tre mises en rapport les
unes avec les autres.
STRUCTURE D'UNE BASE DE DONNEES
Une base de donnes est constitue denregistrements. Ceux-ci sont construits sur
des champs. Une liste de clients (le nom et ladresse) ainsi que la liste des produits (rfrence,
dsignation, Prix unitaire de vente, prix d'achat, quantit en stock), des commandes
(Numro de la commande, la date de la commande, les produits commands) et la liste des
fournisseurs (la raison sociale, ladresse, le numro de tlphone, le numro de fax)
constituent, par exemple, une base de donnes. Le nom et ladresse sont deux champs et
chacun des clients constitue un enregistrement. Lensemble des enregistrements est dsign
par le nom ""TABLE". Les champs sont disposs en colonnes et les enregistrements en lignes.

la table

La table est le support physique de l'information. C'est un regroupement

d'informations sur un sujet prcis comme une liste de publipostage.

EL ARBAOUI JALILA

Microsoft Access

29/09/2005

Les Champs :

Un champ est une catgorie prcise d'information dans une table.

Les enregistrements :

Un enregistrement est un regroupement d'informations sur une personne, un lieu ou

tout autre chose dans une table.
la Cl

Chaque table contient au moins un champ qui permet didentifier lenregistrement,

ce champ est appel "IDENTIFIANT" ou "CLE" de la table.
Un identifiant ne peut pas prendre deux valeurs identiques. Par exemple, si une
personne est identifie par son Nom et son Prnom alors on ne doit pas avoir, dans la mme
table, deux enregistrements de mme noms et de mme prnoms.
9 Cl primaire : c'est le plus petit sous-ensemble de champs permettant d'identifier
chacun des enregistrements.
9 Cl trangre: c'est un champ issu de la migration de la cl primaire d'une autre
table.
Exemple :

Table : Fournisseur
Identifiant : Code fourni
Code Fourni
F001
F002

Raison sociale
Maison de stylo BIC
Paper Edition Alami

Adresse
15, Bd. Med. V
229, Rue Sekat

Ville
Casa
Casa

Tlphone
022 24 15 36
022 36 45 89

Fax
022 24 37 25
022 36 46 76

Table : Produit
Identifiant : Rf Produit
Cl trangre : Fournisseur
Rf Produit
001
002

Exercice :

Dsignation
Stylo bille couleur bleu
Ramette de papier blanc 80gr

Qt Stock
50000
10000

PUV
25
50

PUA
20
45

Fournisseur
F001
F001

Donner la structure des tables : Client, commande, lignes de commande

RELATIONS :

Dans une entreprise, les informations sont multiples est regroupes par famille
(Client, Produits, Fournisseurs, Commandes, Dtails commandes) Pour connatre les
commandes d'un client, les produits commands par un client, le fournisseur d'un produit
il faut tablir un lien entre les diffrentes tables de la base de donnes.
La notions de relation est extrmement importante car elle fige d'une certaine
manire la libert d'action pour de garantir une plus grande scurit dans la cohrence des
informations. Informatiquement, la relation est gre par l'introduction de valeurs
communes dans les deux tables lies. Il est donc obligatoire d'avoir un champ commun de
mme type qui contiendra les donnes. Ce champ ne peut tre que la cl primaire de la
premire table (table mre) qui devient comme cl trangre de la seconde table (table fille)
Les relations sont de trois types :
EL ARBAOUI JALILA

Microsoft Access

29/09/2005

) Relation UN PLUSIEURS (1---- ) :

Cest une relation o chaque occurrence de la premire table est lie un nombre
quelconque doccurrences de la deuxime table, alors qu' chaque enregistrement de la seconde
table ne correspond qu'un enregistrement de la premire table.
Exemple :

La relation entre la table Fournisseur et Produit la table est une relation UN

PLUSIEURS car un Fournisseur fourni par un ou plusieurs produits, mais le produit ne
peut tre fourni que par un et un seul fournisseur.
) Relation UN UN (1---- 1) :

Cest une relation o chaque occurrence de la premire table participe une et une
seule fois dans la deuxime table et rciproquement.
Ce type de relation est peu courant, car la plupart des informations qui seraient
associes de la sorte font normalement partie d'une mme table. Vous pouvez utiliser une
relation un un pour diviser une table en plusieurs champs, pour isoler une partie d'une
table pour des raisons de scurit ou pour stocker des informations ne s'appliquant qu' un
sous-ensemble de la table principale.
Exemple :

Considrant qu' chaque commande on met une facture, de mme qu'une facture est
mise pour une seule commande ; la relation entre les tables Commande et Facture.
) Relation PLUSIEURS PLUSIEURS (----) :

Dans une relation plusieurs plusieurs, un enregistrement de la table A peut tre

mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, et inversement un
enregistrement de la table B peut tre mis en correspondance avec plusieurs enregistrements
de la table A. Ce type de relation n'est possible qu'aprs dfinition d'une troisime table
(appele table de jonction), dont la cl primaire est compose de deux champs -les cls
trangres des tables A et B. Une relation plusieurs plusieurs n'est en fait rien d'autre que
deux relations un plusieurs avec une troisime table. Par exemple, la table Commande et la
table Produits ont une relation plusieurs plusieurs dfinie en crant deux relations un
plusieurs avec la table Ligne commandes.
MODELISATION PHYSIQUE DE LA BASE DE DONNEES COMMANDES CLIENT
CLIENT
CodeClt
Nom_Clt
Prnom
Adr_Clt
Ville_Clt

COMMANDE

N Commande
Date_Cde
CodeClt
N Facture
Date_Facture

EL ARBAOUI JALILA

LIGNE DE
COMMANDE
1

N Commande
Rf Produit
Qt_Ach

PRODUIT

Rf Produit
1 Dsignation
Qt_Stk
PUV
PUA
Code_Fourni

FOURNISSEUR
1

Code_Fourni
Raison Social
Adr_Fourni
Tel_Fourni
Fax_Fourni
Nom_Contact
Ville_Fourni

Microsoft Access

29/09/2005

MICROSOFT ACCESS
DEFINITIONS
C'est le SGBDR conu par la firme Microsoft coopration combinant entre
l'interface graphique et les fonctionnalits des systmes de gestion des bases de donnes ;
ainsi les commandes sont affiches sous forme de boutons, sur lesquels il suffit de cliquer
dessus pour les excuter ; et comme la plupart des SGBDR, Microsoft Access gre six
grandes catgories dobjets lintrieur dune base de donnes : Les tables, Les requtes Les
formulaires Les tats Les Macros Les modules.
En effet, l'aide de Microsoft Access, vous pouvez grer toutes vos informations
l'aide d'un fichier unique de base de donnes. Dans ce fichier, vous devez rpartir ces donnes
entre plusieurs contenants appels tables. Les formulaires en ligne vous permettent de
consulter, d'ajouter et de mettre jour les donnes des tables. Les requtes vous permettent
de rechercher et de rcuprer les donnes que vous voulez. Quant aux tats, ils servent
analyser et imprimer les donnes selon la mise en page de votre choix.
DEMARRAGE DACCESS

Lorsque vous lancez Microsoft Access l'aide de "Dmarrer/Programme/ Microsoft

Access", une bote de dialogue vous propose les alternatives suivantes :

EL ARBAOUI JALILA

Microsoft Access

29/09/2005

CREER UNE NOUVELLE BASE DE DONNEES

1. Table vierge : ouvre une base de donnes totalement vide, c'est--dire des
tables, des formulaires et des requtes cres indpendamment de tous
paramtres, avec ou sans l'aide des assistants.
2. Assistant : ouvre en tant que modle des bases de donnes destines des
tches bien prcises (album photos, services clientle, inventaire), les
tables, formulaires et requtes correspondants peuvent tre modifis, avec
ou sans l'aide des assistants.
OUVRIR UNE BASE DE DONNEES EXISTANTE.
3. Ouvre une base de donnes existante. Si le nom de la base de donnes que
vous dsirez ouvrir ne figure pas dans la liste prsente, cliquez sur "autres
fichiers..."
CREATION D'UNE NOUVELLE BASE DE DONNEES
Pour crer une nouvelle base de donnes, dans la fentre d'accueil de Microsoft
Access, choisissez l'option "Nouvelle base de donnes Access", une bote de dialogue intitul
"Fichier Nouvelle base de donnes" apparat.

Dans cette bote de dialogue, Access vous demande de nommer la base de donnes.
Vous pouvez accepter le nom donn par dfaut "Db1.mdb". Cependant, si vous pensez dfinir
plusieurs bases de donnes donnez-leur des noms vocateurs qui vous permettrons de les
retrouver facilement. En cliquant sur le bouton "crer", la fentre "base de donnes" apparat :

EL ARBAOUI JALILA

Microsoft Access

29/09/2005

CREATION ASSISTEE DUNE BASE DE DONNEES

Si vous choisissez, dans la fentre d'accueil de Microsoft Access, loption
"Assistants, pages et projet de base de donnes Access", une bote de dialogue regroupant
divers assistants de cration de bases de donnes apparat :

En choisissant un assistant, Access vous demande de nommer la base de donnes

pour lancer ensuite lassistant de cration dapplications. Le bouton "Suivant" vous permet
de suivre les tapes de cration de lapplication en dfinissant les informations demandes.

EL ARBAOUI JALILA

Microsoft Access

29/09/2005

LES ETAPES DE CREATION ASSISTEE DE BASE DE DONNEES DES CONTACTS

Etape 1 : fentre de prsentation de la base

Etape 2 : Choix des champs

Etape 3 : Chois du style

Etape 4 : Chois du style dimpression

Etape 5 : Titre de la base de donnes

Etape 6 : Ouverture de la base

A partir du menu gnral de la base de

donnes, on peut accder aux diffrents
lments qui composent la base de donnes.
Pour cela, il suffit de cliquer sur les boutons
correspondants.

OUVERTURE DUNE BASE DE DONNEES

Au lancement dAccess, dans la bote de dialogue Microsoft Access,
choisissezOuvrir un fichier existant. Vous pouvez, galement, ouvrir une base de donnes
partir du menu Fichier/Ouvrir ou laide du bouton Ouvrir de la barre doutil ou
en utilisant les touche de raccourci du clavier. La bote de dialogue Ouvrir apparat :
EL ARBAOUI JALILA

Microsoft Access

29/09/2005

Cherchez le nom de la base de donnes dans laquelle vous voulez travailler, puis
cliquez sur le bouton Ouvrir. La fentre Base de donnes apparat sur lcran.

COPIE, SUPPRESSION ET MODIFICATION DU NOM DUNE BASE DE DONNEES

Les bases de donnes Access sont enregistres dans des fichiers
dextensions.MDB. Pour copier, supprimer ou renommer une base de donnes, on est oblig
de passer par le poste de travail ou lexplorateur Windows.

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

LES TABLES
DEFINITION
Les tables sont les objets principaux sur
lesquelles repose une base de donnes. Elles
contiennent des enregistrements arrangs
selon plusieurs champs. Les tables sont
utilises en deux modes :
) Cration : utilis pour dfinir ou
modifier la structure dune table. Il est
accessible en cliquant sur Modifier de
la fentreBase de donnes.
) Feuille de donnes : permet de visualiser
et de saisir les donnes enregistrer dans
une table. Il est accessible en cliquant sur
licne Ouvrir.
CREATION DUNE NOUVELLE TABLE
MODE ASSISTANT
Pour crer

une table en utilisant lassistant, cliquez sur lentre

de la fentre Base de donnes. Quatre tapes sont envisager :

Etape 1 : Choisissez une catgorie de table (affaire ou priv) puis

une table type dans la zone de liste Tables exemple. Dans la zone
Champs exemples, slectionnez tour tour les champs de la table,
en utilisant le signe > pour les ajouter dans la zone champs
nouvelle table. Si vous devez slectionner tous les champs proposs
cliquez sur >>. Pour supprimer un champ slectionn, cliquez sur
<. Pour supprimer tous les champs slectionns, cliquez sur <<.

Etape 3 : Si vous avez plusieurs tables cres auparavant, lassistant

vous demande si la nouvelle table possde un ou plusieurs champs
en relation avec dautres champs des autres tables. Dans
laffirmative, slectionnez la table qui est en relation avec la
nouvelle table et dfinissez le type de relation dans la bote de
dialogue Relations (Voir paragraphe suivant). Rpter la mme
opration pour les autres tables en relation avec la nouvelle.

Etape 2 : Dfinissez le nom de la table et indiquez, si vous voulez

dfinir vous-mme la cl de la table ou si vous voulez laisser
lassistant sen charger. Dans le premier cas lassistant vous donne la
liste des champs de la table pour slectionner la cl.

Etape 4 : Choisissez le mode de travail, pour ouvrir votre table.

) Modifier la structure de la table ;
) Entrer les donnes immdiatement aprs cration de la table ;
) Entrer les donnes en utilisant un formulaire.

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

Lors de cette tape lassistant vous demande de choisir le type de relation :

9 Si la nouvelle table est la table mre, cliquez sur la
seconde option "Un enregistrement de la table (Nom
nouvelle table) correspond "
9 Si la nouvelle table est la table fille, cliquez sur la
troisime option "Un enregistrement de la table
(Nom nouvelle table) correspond "
9 Sil ny a pas de relation indiquez la premire option.
CREATION EN SAISISSANT DES DONNEES
Pour crer une table en entrant des donnes comme vous le faites dans EXCEL,
de la fentre Base de donnes. Une table vierge
cliquez sur lentre
est immdiatement ouverte en mode Feuille de donnes.

Le type des champs est dfini en fonction des donnes entres. Pour changer le nom
des champs double-cliquez sur leur en-tte. Pour effectuer autres modifications, vous devez
passer en mode cration.
CREATION MANUELLE DUNE TABLE
Pour crer manuellement une table, cliquez sur lentre
fentre Base de donnes. Une nouvelle fentre appele Table est affiche :

de la

Cette fentre est organise en trois colonnes :

Nom du champ
Types de donnes
Description
Sert dfinir le nom de Dfini le type de donnes du champ. On y inscrit un commentaire pour
chaque champ de la table. Cest une information obligatoire.
indiquer la fonction du champ. Cette
information est optionnelle.
Exemple :

Soit la table Client qui contient les champs suivants :

Nom du champ
Code_clt
Nom_clt
Prenom
Adr_clt

Types de donnes
NumroAuto
Texte
Texte
Texte

EL ARBAOUI JALILA

Observations
Index incrmentation automatique, champ cl
Taille du champ (=nombre de caractre) 15
Taille du champ 15
Taille du champ 50

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Microsoft Access

29/09/2005

Pour dfinir la cl de table, slectionnez le champ cl (Code_Clt) puis cliquez sur le

bouton de la barre doutils.
Pour enregistrer la table cliquez sur le bouton Enregistrer
ou utilisez le menu Fichier/Enregistrer, puis tapez le nom
de la table Client.
A la fin on obtient la fentre suivante :

Exercice :

Crer les tables produit, fournisseur, commande et lignes de commandes de la

modlisation physique cit dans la premire partie.
TYPES DE CHAMPS
Type
Texte

Signification
Les champs texte peuvent contenir une combinaison quelconque de textes et de nombres
jusqu concurrence de 255 caractres. Ils sont utiliss pour la plupart des champs
Mmo
Les champs Mmo peuvent contenir une combinaison quelconque de textes et de nombres
jusqu concurrence de 65535 caractres
Numrique
Les champs numriques ne peuvent contenir que des nombres entiers ou rels. Vous les
utiliserez chaque fois que les donnes stockes dans un champ sont utilises dans des calculs
mathmatiques
Date/Heure Les champs Date/Heure permettent de mmoriser des dates comprises entre les annes 100
et 9999 et des donnes horaires codes sur 12 ou 24 heures
Montaire
Les donnes montaires sont utilises pour stocker des nombres rels contenant 1 4
dcimales
NumroAuto Les champs NumroAuto dfinissent des compteurs incrmentation automatique souvent
utiliss en tant que cl primaire
OuiNon
Les champs boolens ne peuvent accepter que les valeurs OuiNon, Vrai/Faux ou
Actif/inactif.
Liaison OLE Les champs Liaison OLE permettent de stocker des donnes issues dune application
compatible OLE. Ils peuvent par exemple contenir des feuilles de calcul, des graphiques, des
sons ou des vidos
Lien
Les champs Lien hypertexte peuvent contenir le chemin complet dun fichier local ou
hypertexte
ladresse URL dun fichier distant
Assistant liste Cet assistant cre un champ dans lequel lutilisateur peut choisir une valeur dans une liste
de choix
prdfinie

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

PROPRIETES DES CHAMPS

La partie infrieure de la fentre "TABLE" regroupe la liste des proprits qui
permettent de prciser la nature de chaque type de champ.
PROPRIETE TAILLE
Donne une prcision sur la taille du champ selon le type de donnes. Suivant la
taille, la mmoire de l'ordinateur lui rserve un espace en octets.
Type de donnes
Numrique

Date/Heure
Texte
Mmo
Montaire
Boolen

Taille
Entier
Entier Long
Rel simple
Rel double
Jusqu 255 caractres
Au-del de 255 caractres
Rel double

Nombre doctet
2 octets
4octets
4 octets
8octets
8 octets
2 octets/caractre
2 octets/caractre
8 octets
1 octet

PROPRIETE FORMAT
Permet de dfinir un format de saisie et d'affichage des donnes, celui-ci dpend du
type de champs.
Type champ Symbole
Texte Mmo
@
&
<
>
Numrique
Nombre gnral
Montaire
Montaire/standard
Fixe
Pourcentage
Scientifique
#
,
0
E+ ou e+
$
Date/Heure
Gnral
Complet
Rduit
Abrge
Heure complte
Heure Rduit
Heure Abrge

Signification
Un caractre quelconque ou un espace obligatoire
Un caractre non obligatoire
Transforme tous les caractres en minuscules
Transforme tous les caractres en majuscules
Le nombre est affich tel quil a t entr
Le nombre reoit des sparateurs de milliers
Le nombre contient au moins une dcimale
Le nombre entr est multipli par 100, il apparat suivit du signe %
Le nombre apparat en notation scientifique
Un chiffre ou un espace
Sparateur dcimal
Un chiffre ou 0
notation scientifique
caractre $
La date et lheure sont affiches en abrg ex : 10/06/03 16 :48:12
La date est affiche au format long lundi 10-Mars-2003
La date et lheure sont affichs au format rduit 10-Mars-2003
La date et lheure sont affichs au format abrg 10/06/03
Lheure est affiche au complet 16 :48:12
Lheure est affiche au format rduit cod sur 12heures 04 :48
Lheure est affiche au format rduit cod sur 24heures 16 :48

PROPRIETE MASQUE DE SAISIE

Cest le format tabli par le programmeur pour dfinir certains champs longs ou
complexes. Un assistant peut vous aider tablir la masque de saisie de certains type de
donnes. Toutefois, vous pouvez dfinir la masque de saisie sans l'aide de l'assistant en
utilisant les symboles du tableau suivant :

EL ARBAOUI JALILA

14

Microsoft Access

Symbole
0
9
#
L
?
A
a
&
C
.,:;-/
<
>
!

29/09/2005

Signification
Un chiffre (saisie imprative)
Un chiffre uniquement (saisie facultative)
Un chiffre, signes + ou - ou espace (saisie facultative--blancs convertis en espaces)
Une lettre (saisie imprative)
Une lettre (saisie facultative)
Une lettre ou un chiffre (saisie imprative) Une lettre ou un chiffre (saisie imprative)
Une lettre ou un chiffre (saisie facultative)
Tout caractre ou espace (saisie imprative)
Tout caractre ou espace (saisie facultative)
Virgules dcimales, sparateurs de milliers, de date et dheure (en fonction des paramtres de
loption Internationale du Panneau de configuration Windows)
Afficher les caractres droite de ce symbole en minuscules Afficher les caractres droite de ce
symbole en minuscule
Afficher les caractres droite de ce symbole en majuscule
Remplir le masque de droite gauche si le caractre spcial est situ nimporte quel endroit du
masque. A utiliser lorsque des caractres optionnels se trouvent dans la partie gauche du
masque.
Afficher les caractres qui suivent ce symbole dans la mise en forme littrale du masque de
saisie. A utiliser pour inclure dans la mise en forme lun des caractres spciaux prcdents

PROPRIETE LEGENDE
Etiquette utilise pour rfrencer le champ en mode feuille de donnes ou dans les
formulaires
Cest une option facultative, si elle nest pas remplie, Ms Access lui attribue comme
valeur par dfaut le nom du champ.
PROPRIETE VALEUR PAR DEFAUT
Cest la valeur que prendra le champ lors de linsertion dun nouvel enregistrement.
PROPRIETE VALIDE SI
Condition qui limite les valeurs saisies dans le champ. Lors quune donne ne
correspond pas la condition, un message derreur Sera affich..
PROPRIETE MESSAGE SI ERREUR
Message derreur qui apparat lors que la valeur saisie est non permise.
PROPRIETE NUL INTERDIT
Cette proprit prend deux valeurs Oui ou Non. Si cest le Oui qui est choisi, Access
nacceptera pas les enregistrements dont le champ contient les valeurs Nulles.
PROPRIETE CHAINES VIDES AUTORISEES
Valide ou interdit les chanes vides.
PROPRIETE INDEXE
Dfini un index sur le champ.
En fait, un champ cl primaire identifie de faon unique chaque enregistrement de
la table. Cependant, si vous devez frquemment effectuer des tris ou des recherches sur des

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

champs, outre les champs cls, crez un index pour ces champs afin dacclrer le processus de
tri ou de recherche. La proprit index prend trois valeurs :
) Oui-avec doublons : le champ est index et peut reprendre plusieurs fois la mme
valeur ;
) Oui-sans doublons : le champ est index, mais les valeurs du champ sont uniques ;
) Non : le champ ne sera pas index.
Exemple :

Dans la base de donnes COMMANDES CLIENTS qui traite la gestion des

commandes, lutilisateur sera souvent amen faire des recherches par Nom et Prnom sur
les clients. Il est donc indispensable dindexer les deux champs Nom_clt et Prenom, et vu que
les occurrences des champs peuvent se rpter, on choisire pour la proprit index loption
Oui-avec doublon.
Exercice :

Dans la mmes base de donnes, dterminer la liste des champs susceptibles dtre
indexs. Justifier votre choix et donner la valeur de la proprit.
LISTE DE CHOIX
Lassistant liste de choix cre une liste de valeurs. Au lieu e saisir au clavier une
valeur du champ, lutilisateur la slectionne dans une liste prdfinie.
Pour cela, on choisit lune des entres de la liste "Afficher le contrle", puis celle de
la proprit "Origine source". Si vous avez choisi "liste de valeurs", faites entrer les valeurs
dans la proprit Contenu en les sparant par des ; .
IMPORTATION, EXPORTATION ET ATTACHE DUNE TABLE
IMPORTER UNE TABLE
Si vous devez utiliser une table existante appartenant une autre base de donnes
(Access, Excel, Dbase), vous pouvez limporter afin dviter la ressaisie de la table et des
donnes quelle contienne.
Pour cela, on utilise la commande du menu Insertion/Table et dans la bote de
dialogue "Nouvelle table" slectionnez loption "Importer la table".

La bote de "Ouvrir" rapparat, choisissez alors le type de fichier de la base de

donnes contenant la table importer dans la liste "Type de fichiers" et indiquez le nom du
fichier. Dans la bote de dialogue "Importer des objets" slectionnez le(s) table(s) importer.
EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

Vous pouvez effectuer la mme tache en utilisant le menu "Fichier/Donnes

externes/Importer".
EXPORTER UNE TABLE
Supposons maintenant que vous voulez envoyer des donnes d'une table vers une
autre base de donnes. Ms Access, comme il vous permet l'apport des tables, vous permet
aussi le transfert des tables vers d'autre base de donnes, pour cela utilisez l'option de menu
'Fichier/Exporter".
ATTACHER UNE TABLE
Lorsqu'on importe une table d'une autre base de donnes, elle ne subsiste aucun lien
entre les deux tables. Si vous modifiez l'une des deux tables l'autre ne subira aucun
changement. Par contre, si vous dsirez pouvoir modifier la table source partir de votre
base de donnes ou le contraire, la table ne doit pas tre importer mais plutt attacher la
source. De ce fait, utiliser l'option du menu Insertion/Table et toujours dans la bote de
dialogue "Nouvelle table" slectionnez loption "Attacher la table", sinon vous pouvez aussi
passer par le menu "Fichier/Donnes externes/lier les tables". Slectionner le type et le
nom de la base de donnes dans la fentre "Ouvrir" puis indiquer la table source dans la bote
de dialogue "Attacher des tables".

Une flche pointant vers le nom de la table attache indique que celle-ci est lie
une autre table d'une autre base de donnes.
EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

LES RELATIONS ENTRE TABLES

Access est un gestionnaire de base de donnes relationnel. Il permet de dfinir des
relations entre les tables de la base, afin d'assurer la cohrence des donnes et d'viter de
saisir plusieurs fois les mmes informations.
En effet, ce n'est pas chaque fois que le client passe une commande qu'on va
ressaisir les informations le concernant. Il suffit de les introduire la premire fois dans la
table et chaque nouvelle commande les informations s'afficheront automatiquement si l'on
saisit le nom et le prnom du client.
Pour dfinir les relations entre les tables d'une base de donnes, lancez la commande
la fentre relation apparat. Dans la
du menu "Outils/Relations" ou cliquez sur le bouton
bote de dialogue "Ajouter une table", ajoutez les tables en relations entre-elles et cliquez sur
le bouton "Fermer". Si la bote de dialogue n'est pas affiche cliquez sur le bouton

Pour dfinir une relation, pointez un des champs d'une table et dplacez-le vers le
champ correspondant dans l'autre table en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc.
La bote de dialogue "Modification des relations" s'affiche.
EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

TYPE DE RELATION
Le type de relation cr par Microsoft Access dpend de la manire dont sont dfinis
les champs lis :
Une relation UN A PLUSIEURS est cre si un seul des champs lis est une
cl primaire ou a un index unique.
Une relation UN A UN est cre si les deux champs lis sont des cls primaires
ou ont des index uniques.
Une relation PLUSIEURS A PLUSIEURS est compose de deux relations un
plusieurs, avec une troisime table, appele une TABLE DE JONCTION,
dont la cl primaire consiste en deux champs, qui sont les cls trangres des
deux autres tables.
L'INTEGRITE REFERENTIELLE
Le modle relationnel implique des contraintes de saisie dans les tables afin de
garantir l'intgrit des donnes et la validit des relations entre les enregistrements.
L'intgrit rfrentielle entre les donnes de plusieurs tables est le contrle de la modification
ou de la suppression des donnes entre une table mre et une table fille.
Ainsi, lorsque l'intgrit rfrentielle est en vigueur, l'ajout d'un enregistrement dans
la table fille ne peut se faire que si un enregistrement connexe du champ matrialisant la
relation existe dj dans la table mre. Aussi la suppression d'un enregistrement de la table
mre ne peut se faire que si tous les enregistrements lis de la table fille sont supprims.
MISE A JOUR ET LA SUPPRESSION EN CASCADE LES CHAMPS CORRESPONDANTS
Si vous slectionnez les options "Effacer en cascade les champs correspondants" et
"Mettre jour en cascade les champs correspondants" les oprations de suppression et de
mise jour qui outrepassent gnralement les rgles d'intgrit rfrentielle sont autorises.
Lorsque vous supprimez des enregistrements ou vous modifiez des valeurs de cl de la table
source, Access apporte automatiquement les modifications ncessaires aux tables lies en
respectant l'intgrit rfrentielle.
TYPE DE JOINTURE
Pour qu'Access puisse savoir comment lier ou joindre les informations que
contiennent les tables de la relations, on peut tracer les lignes de jointure entre les tables.
Une jointure indique Microsoft Access comment les donnes sont associes.

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

En fait lorsque vous ajoutez des tables une requte, et qu'une relation a dj t
dfinie pour ces tables, Access cre automatiquement une jointure interne qui slectionne les
enregistrements des deux tables lorsque les valeurs des champs joints sont identiques. Mme
si aucune relation n'avait t dfinie auparavant, Access cre automatiquement une jointure
interne entre les champs de mme nom et de mme type de donnes si l'un des champs est une
cl primaire. Vous pouvez galement crer des jointures manuellement. Access autorise la
cration manuelle de jointures internes, de jointures externes et de jointures rflexives.
jointure interne

C'est une jointure dans laquelle les enregistrements de deux tables sont combins et
ajouts aux rsultats d'une requte uniquement si les valeurs des champs joints rpondent
une condition spcifie. Par exemple, lorsque vous crez une requte, la jointure par dfaut
entre les tables est une jointure interne qui slectionne les enregistrements des deux tables
uniquement si les valeurs des champs joints sont identiques.

jointure externe gauche

Jointure externe dans laquelle tous les enregistrements du ct gauche de l'opration

LEFT JOIN dans l'instruction SQL de la requte sont ajouts aux rsultats de la requte,
mme si le champ joint de la table situe droite ne contient pas de valeurs correspondantes.
Les enregistrements de la table de droite ne sont combins ceux de la table de gauche que si
les champs joints comportent des valeurs correspondantes.
Une jointure externe gauche est signale par une ligne de jointure en forme de flche
(base de donnes Microsoft Access) ou par un symbole de cl pointant vers la droite.

jointure externe droite

Jointure externe dans laquelle tous les enregistrements qui figurent droite de
l'opration RIGHT JOIN dans l'instruction SQL de la requte sont ajouts aux rsultats de
la requte, mme s'ils ne prsentent aucune correspondance avec les champs joints de la table
situe gauche. Les enregistrements de la table de gauche sont combins avec ceux de la
table de droite uniquement si les champs joints prsentent des valeurs identiques.
Une jointure externe droite est symbolise par une ligne de jointure en forme de
flche (base de donnes Microsoft Access) ou par une cl (projet Microsoft Access) pointant
vers la gauche.

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

Dfinir Type de jointure

Cliquez sur le bouton Type de jointure, puis sur le type de jointure souhait :

L'option 1 dfinit une jointure interne. Il s'agit de la valeur par dfaut.

L'option 2 dfinit une jointure externe gauche.
L'option 3 dfinit une jointure externe droite.
Slectionnez l'option qui convient, cliquez sur le bouton "OK" puis dans la fentre
"Modification des relations" cliquez sur le bouton "Crer". La mise en relation entre les deux
champs est matrialise par un trait pais. D'un ct du trait on a le chiffre "1" qui
matrialise le ct UN de la relation, de l'autre ct on a le signe "" qui indique le ct
PLUSIEURS de la relation.
Exercice

Etablir les relations entre les tables de la base "GESTION COMMANDES"

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

LES REQUETES
DEFINITION

Alors que les tables permettent de mmoriser les donnes, les requtes servent
retrouver rapidement ces donnes selon un ou plusieurs critres et les rorganiser des fins
d'analyse. C'est donc l'outil d'interrogation des tables et d'extraction des donnes. Il offre
plusieurs possibilits :
Choix des champs : on peut ne pas inclure la totalit des champs de la table mais
uniquement les champs ncessaires.
Choix des enregistrements : on spcifie les critres auxquels doivent obir les
enregistrements qui seront affichs
Interrogation de plusieurs tables : on peut extraire, dans une mme feuille de
donnes, les champs de plusieurs tables lies entre-elles.
Calculs : les champs calculs sont cres grce aux requtes.
Cration de tables, formulaires, tats et autres requtes.
Modification des donnes des tables.

Pour ce fait, plusieurs types de requtes existent:

Requte slection : permet d'afficher, d'analyser et de modifier les donnes
provenant d'une ou plusieurs tables.
Requte analyse croise : ce type de requtes complexes permet de synthtiser de
grandes quantits d'informations en les rorganisant sous une forme tabulaire.
Requte action : sert crer une table, ajouter, supprimer ou modifier des
enregistrements d'une table.
Requte union : combine des champs similaires provenant de plusieurs tables.
MODES D'AFFICHAGE DES REQUETES
MODE CREATION :
Le mode cration est utilis pour dfinir ou modifier la structure dune requte.
Pour ouvrir une requte en mode Cration, basculez vers la fentre "Base de donnes", cliquez
sur l'Objet "Requtes", puis sur la requte que vous voulez ouvrir et enfin sur "Modifier". Si la
requte est dj ouverte, vous pouvez basculer en mode Cration en cliquant sur le bouton
"Mode d'affichage" dans la barre d'outils puis sur

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

La fentre peut tre subdivise horizontalement en deux sections.

1re section : La partie suprieure contient les tables de la requte.
2me section : La partie infrieure contient un tableau de plusieurs ligne :
^ Champ : rfrence les champs visualiser dans la requte
^ Table : indique la provenance de chaque champ.
^ Afficher : si la case est coche, le champ va tre affich en mode
feuille de donns.
^ Tri : indique l'ordre de tri des donnes.
^ Critres : pour dfinir les critres de slection des enregistrements.
MODE FEUILLE DE DONNEES OU EXECUTION
Fentre qui permet de visualiser le rsultat de la recherche. La fentre ressemble
trangement celle des tables. Elle est accessible en cliquant sur licne Ouvrir la fentre
"Base de donnes".
Si la requte ouverte, basculez en mode Feuille de donnes en cliquant sur le bouton
"Mode d'affichage" dans la barre d'outils puis slectionnez

MODE SQL

Fentre qui affiche l'instruction SQL pour la requte en cours ou qui est utilise
pour crer une requte propre SQL.Lorsque vous crez une requte en mode Cration,
Microsoft Access cre l'quivalent SQL en mode SQL. Pour accder cette fentre, la
requte doit tre dj ouverte, vous pouvez alors basculer en cliquant sur le bouton "Mode
d'affichage" de barre d'outils puis slectionnez
CREATION DE REQUETES
Pour dfinir une requte, cliquez sur l'entre "Requtes" de la barre "Objets" puis sur
le bouton "Nouveau". La bote de dialogue "Nouvelle requte" vous offre cinq mthodes pour
dfinir une nouvelle requte.
EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

L'ASSISTANT REQUETE SIMPLE

La faon la plus simple de crer une requte consiste utiliser l'assistant requtes
simples. En slectionnant dans la bote de dialogue "Nouvelle requte" ou en cliquant, dans
l'assistant vous demande de
la fentre "Base de donnes", sur l'entre
choisir la table interroger ainsi que les champs qui serviront de critres de slection.
Exemple :

On dsire visualiser la liste des clients ainsi que la ville ou ils rsident.

Etape 1 : choix des champs de la requte. Ceux-ci peuvent

provenir de diffrentes tables ou requtes. Pour notre
exemple nous choisissons la table client et les champs NomClt, Prenom_Clt et ville

Etape 2 : Un clic sur le bouton "suivant" et l'assistant vous

propose d'ouvrir la requte ou de modifier sa structure.
Choisissez une des deux options et appuyez sur le bouton
"Terminer"

On choisissant la premire option, on obtient le rsultat suivant :

Exercice :

A l'aide de l'assistant requtes simples crer les requtes suivantes :

1. la liste des commandes des clients (Nom, Prnom -client, N et date -commande)
2. La liste des fournisseurs
3. la liste des produits
CREATION MANUELLE D'UNE REQUETE
Les requtes cres avec "l'assistant requte simple" sont ordinaires. Elles se
contentent de limiter l'affichage d'une table certains de ses champs sans effectuer aucune
autre opration. Pour dfinir des requtes plus volues, il faut choisir "Mode cration". Une
nouvelle fentre intitule "Requte", accompagne la bote de dialogue "Ajouter une table"
EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

apparaisse. Cette bote de dialogue vous permet d'ajouter les tables interroger, slectionnezles et cliquez sur "Ajouter" puis fermer la bote de dialogue.

Pour inclure les champs de la requte, il suffit de double-cliquez sur leur nom.

CRITERES DE SELECTION
Les critres sont des restrictions que vous appliquez sur une requte pour identifier
les enregistrements spcifiques que vous voulez manipuler. Pour spcifier les critres d'un
champ dans la grille de cration, tapez une expression dans la cellule "Critres" de ce champ.
Si la requte porte sur des tables lies, les valeurs spcifies en tant que critres sur les
champs de ces tables doivent respecter la casse (c.--d. tre tapes exactement telles qu'elles
figurent dans la table sous-jacente)
On peut dfinir plusieurs critres pour le mme champ ou pour des champs
diffrents. Si on tape des expressions dans plusieurs cellules "Critres", Access les combine
l'aide de l'oprateur "Et" ou "Ou". Si les expressions occupent des cellules diffrentes dans une
mme ligne, Access utilise l'oprateur "Et", dans ce cas, seuls les enregistrements satisfaisant
aux critres de toutes les cellules seront retourns. Si les expressions se trouvent dans des
lignes diffrentes de la grille de cration, Access utilise l'oprateur "Ou", les enregistrements
satisfaisant au moins un des critres seront retourns.
L'expression

L'expression du critre est une combinaison d'oprateurs, de constantes, de valeurs

littrales, de fonctions et de noms de champs (colonnes), de contrles et de proprits dont
l'valuation fournit une valeur unique.
Les oprateurs

L'oprateur est un symbole ou mot, tel que ">", "=", "et", "Ou", qui indique l'opration
effectuer sur un ou plusieurs lments.
EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

Oprateurs Expression
Entre et Entre #1/1/03# et
#1/6/03#
>(<)
>5000Dh(<5000Dh)
=
="Kenitra"
>=
>="Kenitra"
<=
<="Kenitra"
<>
<>"Kenitra"
Pas
Pas "K*"
Est Null
Est Null
Date()
Date()
Dans
Dans (Kenitra, Rabat)
Exemple :

29/09/2005

Signification
Les occurrences du champ sont comprises entre deux valeurs. Dates
comprises entre le 1-Janv-03 et le 1-Juin-03.
Nombres suprieurs (infrieurs) 5000Dh
Tous les enregistrements dont le champ est gal "Kenitra"
Tous les enregistrements depuis "Kenitra" jusqu' la fin de l'alphabet
Tous les enregistrements depuis "Kenitra" jusqu'au dbut.
Tous les enregistrements sauf ceux dont le champ gale "Kenitra"
Tous les enregistrements sauf ceux qui commencent par K
Extrait des enregistrements contenant des valeurs Nulle
Extrait les enregistrements contenant la date courante
Tous les enregistrements contenant l'une des valeurs de la liste.

On dsire afficher la liste des clients rsidant Casablanca.

Exercice :

Quelle est la signification des expressions suivantes :

^
^
^
^
^

<#2/1#/03#
PAS 5200
Entre 500 et 1000
>="JALILA"
Dans (100, 450, 2856,700)

les caractres gnriques dans la recherche

On utilise les caractres gnriques dans la recherche de valeurs partielles ou

quivalentes pour remplacer d'autres caractres lorsqu'on ne connat qu'une partie de cette
valeur ou lorsqu'on recherche des valeurs commenant par une lettre spcifique ou
correspondant une squence spcifique.
Signe
*
?
[]
!
-

Utilisation
Exemple
Reprsente un nombre quelconque de caractres.
""bl*" trouve blanc, bl, bleu
Reprsente un seul caractre alphabtique.
"Gr?s" trouve gras, gris, gros
Reprsente l'un des caractres entre crochets.
"B[ae]lle" trouve balle et belle
Reprsente tout caractre sauf ceux entre crochets. "b[!ae]lle" trouve bulle, bille mais pas balle ni belle
Reprsente l'un des caractres de la plage, spcifier "b[a-c]r" trouve bar, bbr et bcr
dans l'ordre croissant (de A Z)
Reprsente un caractre numrique quelconque.
1#3 trouve 103, 113, 123
#
Exemple :

On dsire crer une requte qui permet de slectionner les clients qui rsident dans
une ville qui commence par la lettre "K" ou dont le nom a pour deuxime lettre la lettre "A".

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

Exercice :

1. Quelle est la signification des expressions suivantes ? Suggrer des rponses.

^
^
^
^
^
^
^
^

"Ala?i"
L*ng
*che
GHR-212-ABE-###
*/10/03
AR[CKNS]
J[!i]li*
[B-D]all

2. Dans la base de donnes "COMMANDES DES CLIENTS", crer la requte affichant la

liste des produits achets dans la commande 312 (Rf, dsignation, PUV, Qt Achete)
CHAMPS CALCULES
C'est un champ dfini dans une requte qui affiche le rsultat d'une expression
plutt que les donnes stockes. La valeur est recalcule chaque fois qu'une valeur de
l'expression est modifie.
Il existe plusieurs types de calculs qu'on peut effectuer dans une requte. Par
exemple, on peut calculer la somme ou la moyenne des valeurs dans un champ, multiplier les
valeurs dans deux champs ou calculer la date trois mois au-del de la date du jour Pour
afficher les rsultats d'un calcul, on peut utiliser un calcul prdfini que Microsoft Access
fournit ou des calculs personnaliss. Pour calculer les montants pour des groupes
d'enregistrements ou pour tous les enregistrements combins, utilisez les calculs prdfinis,
appels "oprations".
Un calcul personnalis permet d'effectuer des calculs numriques, de date et de texte
sur chaque enregistrement l'aide des donnes de l'un ou de plusieurs champs. Pour cela, on
cre un nouveau champ calcul directement dans la grille de cration en introduisant une
expression dans une cellule Champ vierge dans la grille de cration de la requte. Si vous
avez besoin d'aide pour crer l'expression, utilisez le Gnrateur d'expression. Pour l'afficher,
cliquez avec le bouton droit de la souris dans la ligne Champ o vous ajoutez le champ
calcul, puis cliquez sur Gnrer.
Exemple :

On dsire crer une requte qui affiche la liste des produits (Rf, dsignation, PUV,
Qt achetes) commands par le client de la commande 312. la requte doit contenir le
montant total payer pour chaque produit.
EL ARBAOUI JALILA

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29/09/2005

Mise en forme d'un champ calcul

Pour personnaliser l'affichage d'un champ calcul, on utilise la fonction "Format"

selon la syntaxe : Format(Formule ; MiseEnForme) o formule dsigne l'expression sui
dfinit le champ calcul. MiseEnForme prend les valeurs du tableau suivant :
Format
0
1
,
%
E+, E-, e+ou e:
/
"Texte"

Signification
Un chiffre ou 0
Un chiffre
Sparateur dcimal
Signe de pourcentage
Notation scientifique
Sparateur horaire
Sparateur de date
Affichage du texte

Par exemple, pour afficher sous forme montaire, le montant total de chaque
produit achet par le client dans la commande 312, vous devez taper, dans la grille de
cration, l'expression : Mt Produit : Format([Qte_Ach]*[PUV] ; "0,00\F")

Calculs globaux

Un calcul global en Access dsigne les oprations de calculs qu'on effectue en

utilisant les valeurs d'un champ pour tous les enregistrements d'une table. Le tableau
suivant regroupe les diffrentes fonctions qu'on utilise pour les calculs :
Fonction
Somme
Moyenne
Min
Max
Compte

Significations
Le total des valeurs dans un champ.
La moyenne des valeurs d'un champ
La plus petite valeur d'un champ
La plus grande valeur d'un champ
Le nombre de valeurs non Nulles
dans un champ
Ecartype L'cart type des valeurs d'un champ.
La variance des valeurs d'un champ
Var

Types de champs
Nombre, Date/Heure, Montaire, et NumroAuto
Nombre, Date/Heure, Montaire, et NumroAuto
Texte, Nombre, Date/Heure, Montaire, et NumroAuto
Texte, Nombre, Date/Heure, Montaire, et NumroAuto
Texte, Mmo, Nombre, Date/Heure, Montaire,
NumroAuto, Oui/Non, et Objet OLE
Nombre, Date/Heure, Montaire, et NumroAuto
Nombre, Date/Heure, Montaire, et NumroAuto

Pour accder ces fonctions, cliquez sur l'icne ou slectionnez la commande du

menu "Affichage/Oprations", la ligne opration apparat dans la grille de cration.
Exemple :

On dsire crer une requte affichant le nombre de commande et la somme perue.

Pour cela, on cre d'abord la requte qui calcul les montants totaux des produits commands.

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

Par suite, on cre une autre requte, base sur la premire requte et on utilise les
calculs globaux pour compter le nombre de commande et la somme perue sur ces commandes.
On slectionne les champs "Num_Cde" et "Mt Produit". On clique sur l'icne "oprations" et
dans la grille de cration on choisit les oprations "compte" pour le champ "Num_Cde" et
"somme" pour le champ "Mt Produit".

Regroupements

Les fonctions de calcul global peuvent tre appliques certains groupes

d'enregistrements dont un ou plusieurs champs ont une valeur identique.
En effet, on peut effectuer des oprations de calcul sur des groupes
d'enregistrements en utilisant des requtes de regroupement. Supposons, par exemple, que
l'on dsire obtenir le montant peru sur chaque commande. Il faut alors effectuer un
regroupement sur le champ "Num_Cde".

LES REQUETES PARAMETREES

Une requte de paramtres est une requte qui exige la spcification de critres
chaque fois qu'elle est excute. Elle affiche une ou plusieurs botes de dialogue prdfinies
invitant l'utilisateur spcifier les valeurs des paramtres (critres)

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

On cre une requte paramtre si l'on veut excuter maintes reprises la mme
requte en modifiant les critres de slection. Pour cela, il suffit de saisir une invite entre
crochets dans la zone critre de la grille de cration sous les champs paramtrs
Exemple :

Supposons que l'on dsire afficher la liste des clients pour une ville donne.

Exercices :

Crer des requtes paramtres permettant L'affichage de :

1. La liste des commandes d'un client.
2. La liste des produits commands dans une commande.
3. La liste des produits fournis par un fournisseur.
4. Le montant total payer d'une commande.
5. Le nombre de produits achets d'une commande.
REQUETES ACTIONS
Les requtes tudies jusqu'ici se contentaient d'extraire des donnes des tables.
Dans ce qui suit, vous allez apprendre dfinir et mettre jour une table, ajouter et
supprimer des enregistrements dans une table en utilisant une requte action.
REQUETE CREATION DE TABLE
Pour crer une table l'aide d'une requte, commencez par dfinir une requte
slection classique en incluant les champs et les conditions de slection ncessaires. Lancez la
commande du menu "Requte/Cration de table". Celle-ci provoque l'affichage de la bote de
dialogue "Cration de table".

Dans la zone "Nom de table", dfinissez le nom de la nouvelle table, spcifiez la

base de donnes qui va contenir la nouvelle table, puis excutez la requte.
Exemple :

Soit la table "Contacts" qui regroupe la liste des contacts pour les fournitures des
produits commercialiss par la socit. Elle contient les champs : Nom_Contact, Raison,
Tel_Fourni, Fax_Fourni et Dsignation.

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

Exercice

A l'aide de la requte cration de table, crer la table Rgion Nord qui contient les
champs : Nom_Contact, Tel_Fourni et Ville_Fourni telle que la ville est gale Rabat.
AJOUT D'ENREGISTREMENTS DANS UNE TABLE
Les requtes "ajout" sont utilises pour ajouter des enregistrements dans une table
existante.
Pour crer une requte ajout", commencez par dfinir une requte slection classique
base sur la table contenant les enregistrements ajouter. Cette requte doit contenir les
mmes champs que la table dans laquelle elle va ajouter les enregistrements, spcifiez le
critre de slection des enregistrements ajouter et lancez la commande du menu
"Requte/Requte Ajout", dfinissez le nom de la table destination puis excuter la requte.
Exemple :

Soit la table "Rgion Nord", il faut ajouter les enregistrements telle que la ville du
contact se trouve au nord du Maroc (Tanger Casablanca)

REQUETE SUPPRESSION
Les requtes "Suppression" sont utilises pour enlever d'une table des
enregistrements qui correspondent certains critres.
Pour crer une requte "Suppression", dfinissez une requte slection classique base
sur la table contenant les enregistrements supprimer, spcifiez le critre de slection des
enregistrements supprimer et lancez la commande du menu "Requte/Supprimer une
requte" et excuter la requte.
Exemple :

Soit la table "Rgion Nord", les contacts de la ville de Casablanca font partie de la
rgion centre. Supprimez ces enregistrements de la table

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

REQUETE MISE A JOUR D'UNE TABLE

Les requtes "Mise jour" sont utilises afin de modifier la valeur d'un champ dans
certains ou dans tous les enregistrements d'une table.
Pour crer une requte "Mise jour", dfinissez une requte slection base sur la
table contenant les enregistrements modifis, slectionnez les champs modifier et les
champs qui comportent les critres de slection, puis choisissez la commande du menu
"Requte/Mettre jour une requte", une nouvelle ligne intitul "Mise jour" apparat dans
la grille de cration. Il suffit d'indiquer la modification souhaite sous le nom du champ et
excuter la requte.
Exemple :

La quantit commande du produit rfrenc "A0001" dans la commande 1009 est

de 32. Dfinissez la requte mise jour modifier les donnes de la table.

Exercice :

Les produits d'achat et de vente (champs PUA et PUV) des produits fournis par
"TOUZIT" ont augment de 1,2%. Crer la requte qui permet d'accomplir cette opration.
REQUETE ANALYSE CROISEE

La requte "Analyse croise" est utilise pour rorganiser sous une forme tabulaire les
donnes d'une table. Elle est base sur une requte slection classique de la table ou la
requte contenant les champs. La commande du menu "Requte/Analyse croise" permet
l'affichage des lignes "Opration" et "Analyse" dans la grille de cration. Si la ligne
"Opration" indique les oprations effectuer sur les champs, la ligne "Analyse" permet de
prciser les enttes de lignes de colonnes et les valeurs du tableau crois.
Exercice

On dsire crer un tableau crois qui permet l'analyse, par ville, des ventes de chaque
produit. Pour cela, on cre une requte "ProdVille" qui calcule le total des ventes de chaque
EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

produit par ville. Cette requte contient les champs "Ville_Clt", "Ref_Produit" et TotProduit
qui est la Somme ventes de ce produit dans cette ville. Puis, on cre une requte analyse
croise bas sur cette requte. Les villes figureront comme enttes de lignes les produits
seront les enttes de colonnes.

Exercice :

Soit la table "Pub et

Inscriptions" illustre cicontre, crer une requte
analyse croise en choisissant :
^ Le champ "Publicit"
comme entte de lignes.
^ Le champ "Secteur" comme
entte de colonnes.
^ Le champ " Nombre des
Inscrits" comme donnes
placer dans le tableau
crois.
Faites une analyse du tableau
et indiquer quel est le secteur
qui a attir le plus d'inscrits.

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

LES FORMULAIRES
DEFINITION

Un formulaire permet de visualiser les informations sauvegardes dans les tables

dans une interface graphique conviviale. Il facilite la saisie, la modification et mme la
suppression des donnes. La plupart des informations d'un formulaire proviennent d'une
source d'enregistrement sous-jacente. Les autres informations du formulaire sont stockes
dans sa structure. Pour crer le lien entre un formulaire et sa source d'enregistrement on
utilise des objets graphiques nomms contrles.
LA FENETRE FORMULAIRE
La fentre formulaire propose trois modes de travail : "Mode cration", "Mode
formulaire" et "Mode feuille de donnes".

MODE CREATION
Fentre dans laquelle vous crez des formulaires.
EL ARBAOUI JALILA

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29/09/2005

Pour crer un formulaire, vous devez utiliser le mode Cration. Afficher un

formulaire en mode Cration revient s'installer dans un atelier en tenant les outils
indispensables porte de main.

Pour ouvrir un formulaire en mode Cration, basculez vers la fentre "Base de

donnes", cliquez sur "Formulaires" sous "Objets", cliquez sur le formulaire que vous voulez
ouvrir, et enfin sur le bouton "Modifier".
Si le formulaire est dj ouvert, vous pouvez basculer vers le mode Cration en
dans la barre d'outils.
cliquant sur le bouton "Mode d'affichage"
MODE FORMULAIRE

Fentre qui affiche gnralement un ou plusieurs enregistrements entiers. Le mode

Formulaire sert principalement l'ajout et la modification des donnes des tables.

EL ARBAOUI JALILA

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Pour ouvrir un formulaire en mode Formulaire, basculez vers la fentre "Base de

donnes", cliquez sur "Formulaires" sous "Objets", cliquez sur le formulaire que vous voulez
ouvrir, et enfin sur le bouton "Ouvrir".
Si le formulaire est dj ouvert en mode Cration, vous pouvez basculer vers le mode
dans la barre d'outils.
Formulaire en cliquant sur le bouton "Mode d'affichage"
MODE FEUILLE DE DONNEES
Fentre qui affiche les donnes sous forme de lignes et de colonnes. En mode Feuille
de donnes, vous pouvez modifier des champs, ajouter, supprimer et rechercher des donnes.

Pour ouvrir un formulaire en mode Feuille de donnes, basculez vers la

fentre "Base de donnes", ouvrez le formulaire puis cliquez sur la flche
situe ct du bouton "Mode d'affichage" dans la barre d'outils.
CREATION D'UN NOUVEAU FORMULAIRE

Pour dfinir un nouveau formulaire, slectionnez l'entre "Formulaire" de la barre

"Objets" de la fentre "Base de donnes", appuyez sur le bouton "nouveau" pour que la bote de
dialogue "Nouveau formulaire" s'affiche.

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Cette bote de dialogue prsente sept manires de cration de formulaire.

Mode cration : dfinit un formulaire vierge que l'on peut modifier par la suite.
Formulaire instantan Colonnes : dfinit un formulaire dans lequel les champs
apparaissent raison d'un par ligne.
Formulaire instantan Tableau : dfinit un formulaire dans lequel les champs
apparaissent sous une forme tabulaire.
Formulaire instantan Feuilles de donnes : cre un formulaire en mode
d'affichage "Feuilles de donnes".
Assistant Formulaire : permet de crer un formulaire en prcisant au fur et
mesure ses paramtres.
Assistant graphique : reprsente certains champs numriques sous forme graphique.
Assistant Tableau crois dynamique : cre un formulaire partir d'un tableau
crois dynamique.
ASSISTANT FORMULAIRE
L'assistant formulaire permet de choisir, avec prcision, la prsentation du
formulaire. Pour l'utiliser, il suffit de choisir une table et de slectionner "Assistant
Formulaire" dans la bote de dialogue "Nouveau Formulaire".
1- Dans la premire tape, on dsigne les champs de la 3- Dans la troisime tape, on doit choisir un style de
table/Requte intgrer dans le formulaire.
prsentation en s'aidant de la zone d'aperue.

2- Dans la deuxime tape, il faut indiquer le type de

formulaire souhait : colonne simple, tabulaire,
feuilles de donnes ou justifi. Une zone d'aperu,
vous donne une ide sur l'apparence du formulaire.

4- La quatrime tape permet de nommer le nouveau

formulaire et de choisir le mode d'ouverture : saisie de
donnes ou modification. Cliquez sur le bouton
"terminer" pour visualiser le formulaire.

FORMULAIRE INSTANTANE
FORMULAIRE A COLONNE SIMPLE
Un formulaire colonne simple affiche les valeurs des enregistrements dans une
colonne, raison d'une valeur par ligne et par page.

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Pour crer un formulaire instantan colonne, il suffit slectionner la table/Requte

qui contient les champs et de choisir l'option "Formulaire instantan : Colonne" dans la bote
de dialogue Nouveau Formulaire". Le formulaire se cre aussitt en mode formulaire.
FORMULAIRE TABULAIRE
Un formulaire tabulaire affiche les valeurs des enregistrements sous forme d'un
tableau. Ce type de formulaire permet de visualiser plusieurs enregistrements la fois.

Pour crer un formulaire instantan colonne, il suffit slectionner la table/Requte

qui contient les champs et de choisir l'option "Formulaire instantan : Tableau" dans la bote
de dialogue Nouveau Formulaire". Le nouveau formulaire se cre instantanment visualis
en mode formulaire.
FORMULAIRE FEUILLE DE DONNEES
Un formulaire tabulaire affiche les valeurs des enregistrements sous forme d'un
tableau. Ce type de formulaire permet de visualiser plusieurs enregistrements la fois.

Pour crer un formulaire instantan colonne, il suffit slectionner la table/Requte

qui contient les champs et de choisir l'option "Formulaire instantan : Feuille de donnes"
dans la bote de dialogue Nouveau Formulaire". Le nouveau formulaire se cre aussitt
visualis en mode feuille de donnes.
L'ASSISTANT GRAPHIQUE
L'assistant graphique dfinit un graphique partir des donnes numriques
contenues dans une table ou une requte.
Supposons qu'on veut comparer les ventes des diffrents produits commercialiss par
la socit. Pour cela, on cre une requte qui reprsente la somme des ventes par produit.
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Pour comparer les valeurs, on va les reprsenter dans un graphe plutt que de travailler sur
les donnes brutes. De ce fait, nous allons dfinir un formulaire graphique grce "l'assistant
graphique" de la bote de dialogue Nouveau Formulaire".
Dans un premier temps, l'assistant demande de slectionner les champs utiliser
dans le graphique. Dans un deuxime temps, on doit choisir le type de graphe.

Dans l'tape suivante, on doit slectionner les champs qui doivent tre reprsents
dans le graphe.

La quatrime et dernire tape donne un nom au graphique, dtermine sa lgende et

son mode d'ouverture. Un clic sur le bouton "Terminer" et le graphe apparat sur l'cran.

L'ASSITANT TABLEAU CROISE DYNAMIQUE

"L'assistant tableau crois dynamique" permet de rorganiser sous une forme
tabulaire les donnes numriques d'une table ou requte pour faciliter leur analyse. Il
effectue donc la mme tche que "requte Analyse croise", mais de faon quasi-automatique.
Pour illustrer le fonctionnement de cet assistant, considrons la mme requte
"ProdVille" que celle de l'exemple de la partie requte Analyse croise".
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Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Nouveau" de la fentre "Base de donnes" et

dans la bote de dialogue Nouveau Formulaire", slectionnez la requte "ProdVille" puis
"L'assistant Tableau crois dynamique".

La premire bote de dialogue qui apparat vous explique le rle d'un formulaire
tableau crois dynamique. N'hsitez pas lire attentivement le contenu avant de poursuivre
la tche en passant la seconde tape qui n'est autre que la slection des champs inclure
dans le tableau crois dynamique.

Un clic sur le bouton suivant dclenche l'ouverture de Microsoft Excel et l'affichage

de la bote de dialogue suivante :

Appuyez sur le bouton "Disposition" et dposez les champs concerns sur les zones
"Ligne", "Colonnes" et "Donnes", comme le montre la figure ci-aprs :
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Validez puis appuyez sur le bouton "Terminer" de la prcdente bote de dialogue,

pour que vous puissiez nommer le formulaire, mettre les lgendes et l'ouvrir.

CREATION MANUELLE ET PERSONNALISATION D'UN FORMULAIRE

Pour crer manuellement un formulaire, on choisit l'option "Mode cration" dans la
bote de dialogue "Nouveau formulaire", un formulaire vierge s'affiche en mode cration.

Grce cette option vous pouvez crer des formulaires indpendants soit pour
afficher des informations, soit pour inviter l'utilisateur transmettre des donnes ou pour
concevoir un "Menu gnral" pour l'application.
Pour ce faire, plusieurs types de contrles sont disponibles dans "la bote outils", il
suffit de les glisser dans la section "dtail" du formulaire.
LES SECTIONS D'UN FORMULAIRE
Vous pouvez renforcer l'efficacit d'un formulaire en ajoutant une ou plusieurs
sections. Tous les formulaires contiennent une section Dtail mais un formulaire peut
galement comprendre des sections d'en-tte de formulaire, d'en-tte de page, de pied de page
et de pied de formulaire.
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Pour ajouter ou supprimer un en-tte/pied de formulaire ou un en-tte/pied de page,

cliquez sur "En-tte/pied de formulaire" ou "En-tte/pied de page" dans le menu "Affichage".
Si vous supprimez un en-tte et un pied, Microsoft Access supprime les contrles
qui s'y trouvent et comme les en-ttes et les pieds vont de pair, vous ne pouvez les ajouter
que simultanment. Si vous ne voulez pas les deux en mme temps, redimensionnez l'un des
deux afin qu'il n'ait aucune taille ou attribuez sa proprit Visible le paramtre Non.
En-tte de formulaire

Permet d'afficher le titre du formulaire, les instructions d'utilisation du formulaire

ou des boutons de commande qui ouvrent des formulaires lis ou effectuent d'autres
oprations. Un en-tte de formulaire apparat sur toute sa hauteur afin que les contrles de
la section demeurent affichs en permanence. Un en-tte de formulaire apparat en haut d'un
formulaire en mode Formulaire et au dbut d'une version imprime. Il n'apparat pas en
mode Feuille de donnes.
Pied de formulaire

Permet d'afficher les instructions d'utilisation du formulaire, des boutons de

commande ou des contrles indpendants, relatives l'acceptation des entres. Un pied de
formulaire apparat sur toute sa hauteur afin que les contrles de la section demeurent
affichs en permanence. Un pied de formulaire apparat en bas d'un formulaire en mode
Formulaire et la fin d'une version imprime. Il n'apparat pas en mode Feuille de donnes.
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En-tte de page

Permet d'afficher un titre, des en-ttes de colonne ou toute information souhaite en

haut de chaque page. L'en-tte de page n'apparat que sur les formulaires imprims. Il n'est
pas visible en mode Formulaire.
Pied de page

Permet d'afficher la date, le numro de page ou toute information souhaite au bas

de chaque page. Le pied de page n'apparat que sur les formulaires imprims et n'apparat pas
en "mode Formulaire".
Section Dtail

Permet d'afficher des enregistrements provenant de la source du formulaire. Cette

section contient en gnral des contrles dpendant des champs de la source. Elle peut aussi
comprendre des contrles indpendants, tels que des tiquettes
BOITE A OUTILS
C'est un ensemble d'outils qu'on peut utiliser en "mode Cration" pour placer des
contrles dans un formulaire, un tat ou une page d'accs aux donnes. Vous pouvez afficher
ou masquer la bote outils en cliquant, dans le menu "Affichage", sur "Bote outils".

FENETRE PROPRIETES

On utilise les proprits pour dfinir les caractristiques des tables, requtes,
champs, formulaires, tats et pages d'accs aux donnes. Chaque section et contrle d'un
formulaire, d'un tat ou d'une page d'accs aux donnes possde galement des proprits.
Celles-ci dterminent la structure, l'aspect et le comportement du formulaire ou de l'tat,
mais aussi les caractristiques du texte ou des donnes qu'il contient. La feuille des
proprits sert paramtrer les proprits.

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LISTE DES CHAMPS

Dans un formulaire, un tat ou une requte, une petite fentre donne la liste de tous
les champs d'une source d'enregistrements sous-jacente (Table ou requte), il s'agit de la bote
"liste de champs". Vous pouvez afficher cette liste dans le "mode Cration" d'un formulaire,
d'un tat ou d'une requte, en cliquant sur le bouton

LES CONTROLES
Objet graphique, notamment une zone de texte, une case cocher, un bouton de
commande ou un rectangle que vous placez dans un formulaire, un tat ou une page d'accs
aux donnes en mode Cration pour afficher des donnes, excuter une action ou faciliter la
lecture du formulaire. Il existe trois types de contrles :
^ Contrle dpendant : c'est un contrle li un champ de la table ou de la
requte associe au formulaire. Il permet de saisir, de visualiser et de modifier les
valeurs des champs de la source de donnes.
^ Contrle indpendant : c'est un contrle sans source de donnes, il permet
d'afficher des commentaires, des images ou de saisir une entre qui ne sera pas
stocke dans la table ou de la requte source de donnes du formulaire.
^ Contrle calcul : il comporte une expression ou une formule de calcul qu'on
peut saisir dans la feuille de proprits dans l'attribut "Source contrle".
Voici la liste des contrles pour la saisie, l'affichage et le filtrage de donnes.
Contrles
Cases cocher
Zones de liste
modifiable
Boutons de commande
tiquettes

Utilisations
Permet d'afficher une valeur Oui/Non
Permet de slectionner une valeur dans une liste Une zone de liste
modifiable est la combinaison d'une zone de texte et d'une zone de liste.
Permet d'excuter une action ou un ensemble d'actions.
Permet d'afficher des textes descriptifs, tels que des titres, des lgendes ou
des instructions brves.
Permet de slectionner une valeur dans une liste. La liste d'une zone de liste
Zones de liste
se compose de lignes de donnes. Elle peut comporter plusieurs colonnes, qui
peuvent s'afficher avec ou sans en-tte.
Permet d'afficher une valeur Oui/Non
Boutons d'options
Affiche un ensemble limit d'alternatives. Il permet de slectionner aisment
Groupes d'options
une valeur, car il vous suffit de cliquer dessus. Vous ne pouvez slectionner
qu'une seule option d'un groupe d'options la fois.
Sous-formulaires (tats) est un formulaire (tat) dans un formulaire (tat)
Affiche les donnes d'une source d'enregistrements. Ce type de zone de texte
Zones de texte
est dite dpendante car elle est lie aux donnes d'un champ. Mais, elles
peuvent galement tre indpendantes. Par exemple, on peut crer une zone
de texte indpendante pour afficher les rsultats d'un calcul ou pour saisir
des entres. Ces donnes ne sont pas stockes dans la source de donnes.
Permet d'afficher une valeur Oui/Non
Boutons bascule

Pour placer un contrle dans un formulaire, il suffit de le glisser de la bote outils

dans la zone ou vous voulez le placer. Pour supprimer un contrle, il faut le slectionner et
EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

appuyer sur la touche "Suppr" du clavier. La police et les attributs peuvent tre modifier
grce la barre d'outils "Mise en forme" ou la feuille de proprits du contrle qui s'affiche
en cliquant sur le bouton et naturellement, il faut auparavant slectionner le contrle.
FORMULAIRE ET SOUS FORMULAIRE
Un sous-formulaire est un formulaire imbriqu dans un formulaire. Le formulaire
primaire est appel formulaire principal et le formulaire qu'il contient, sous-formulaire. Une
combinaison formulaire/sous-formulaire est souvent appele formulaire hirarchique ou
formulaire pre/fils.
Les sous-formulaires sont particulirement utiles lorsque vous voulez afficher les
donnes de tables ou de requtes qui ont une relation un plusieurs. Vous pouvez, par
exemple, crer un formulaire qui contient un sous-formulaire afin d'afficher les donnes d'une
table "COMMANDE" et d'une table "LIGNES DE CDE". Les donnes de la table
"COMMANDE" reprsentent le ct "un" de la relation. Les donnes de la table "LIGNES
DE CDE" reprsentent le ct "plusieurs" de la relation.
Dans ce type de formulaire, les deux formulaires, principal et le sous-formulaire,
sont lis. Ainsi, le sous-formulaire n'affiche que les enregistrements qui correspondent
l'enregistrement en cours du formulaire principal. Ainsi, si vous visualisez les donnes de la
commande 312, seules les enregistrements de la table "LIGNE DE COMMANDE" associ
ce numro de commande apparaissent l'cran
Lorsque vous utilisez un formulaire possdant un sous-formulaire pour entrer de
nouveaux enregistrements, Access sauvegarde l'enregistrement en cours dans le formulaire
principal lorsque vous entrez le sous-formulaire. Grce cela, les enregistrements de la table
"plusieurs" pourront tre relis un enregistrement dans la table "un". Chaque enregistrement
est galement automatiquement enregistr lorsqu'il est ajout au sous-formulaire.
Un sous-formulaire peut tre affich sous forme de feuille de donnes, mais il peut
galement tre affich sous la forme d'un formulaire unique ou continu. Un formulaire
principal ne peut tre affich que sous forme de formulaire unique.
Un formulaire principal peut contenir autant de sous-formulaires que vous le
souhaitez condition qu'ils soient placs dans le formulaire principal. Vous pouvez
galement imbriquer jusqu' dix sous-formulaires. Cela signifie que vous pouvez avoir un
sous-formulaire contenu dans le formulaire principal mais aussi un second sous-formulaire
contenu dans le premier sous-formulaire, etc. Vous pouvez, par exemple, avoir un formulaire
principal qui affiche les clients, un sous-formulaire qui affiche les commandes et un autre
sous-formulaire qui affiche les dtails des commandes.
Pour crer un formulaire et sous formulaire, on cre tout d'abord un formulaire
simple pour chacune des deux sources de donnes. Dans le formulaire principal, on fait
glisser de la fentre "Base de donnes" sur le formulaire principal, le formulaire du sousformulaire imbriquer. Sinon, utilisez le contrle "Sous-formulaire" de la bote outils.
Exemple :

A titre d'exemple, dans la base de donnes "COMMANDES CLIENT", un client

peut effectuer plusieurs commandes, mais un numro de commande ne peut correspondre qu'

EL ARBAOUI JALILA

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un et un seul client. On a donc une relation de type un plusieurs entre les tables "CLIENT"
et "COMMANDE" travers le champ Code_Clt.
Ainsi, dans un mme formulaire, nous allons afficher la liste des commandes d'un
client. Pour ce faire nous allons, tout d'abord, crer des formulaires instantans pour les
tables "CLIENT" et "COMMANDE".
Le formulaire "CHOIX CLIENTS", li la table CLIENT", sera de type colonne
simple. Le formulaire, li la table "COMMANDE", sera affich en mode feuille de
donnes. On imbriquera le formulaire "COMMANDE" dans le formulaire "CHOIX
CLIENTS" en le glissant, partir de la fentre "Base de donnes", dans celui-ci. Ainsi,
l'affichage, on aura pour chaque client visualis la liste des commandes qu'il a faite.

Exercice :

Les tables "COMMANDE" et "LIGNE DE COMMANDE" sont relies par une

relation de type un plusieurs. Crer un formulaire permettant l'affiche des dtails d'une
commande (Liste des produits commands, les quantits et les montants des achats)
Les prix mentionns dans la table "PRODUIT" sont des prix hors taxe. En bas du
dtail du formulaire, crer un champ de calcul du montant total hors taxe de la commande
ainsi que le montant TTC. La TVA tant de 20%.
Exercices :

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LES ETATS
DEFINITION

Les formulaires sont certes trs pratiques pour amliorer la prsentation des
donnes, cependant, leur domaine d'utilisation se limite l'cran. Si vous aimez prsenter vos
donnes sous forme de rapport professionnel plus soign, vous devrez dfinir un tat.
En fait, un tat se compose des informations qu'on organise et qu'on peut mettre en
forme en fonction des besoins. Ces informations peuvent tre le rsultat d'une requte, une
table, d'une instruction SQL ou sont stockes dans sa structure. Elles peuvent reprsenter un
bon de commande, une facture etc.
CREATION D'UN ETAT
La dfinition d'un tat peut se faire de faon automatique, l'aide d'un assistant
ou de faon manuelle en mode cration. Cependant, l'utilisation de l'assistant constitue un
moyen sr et rapide de crer un tat de base, qui peut tre modifi ou utilis tel quel.
En effet, pour faciliter la cration des tats, Microsoft Access met votre
disposition plusieurs assistants tat.
Assistant Etat: permet de choisir prcisment les paramtres de l'tat.
Etat instantan Colonnes : dfinit un tat dans lequel les champs apparaissent
raison d'un par ligne.
Etat instantan Tableau : dfinit un tat dans lequel les champs apparaissent sous
une forme tabulaire.
Assistant graphique : reprsente certains champs numriques sous forme graphique.
Assistant Etiquettes : cre un tat au format d'tiquettes imprimables.
Pour crer un tat, slectionnez l'objet "Etats" de la fentre "Base de donnes" et
appuyez sur le bouton "Nouveau", une bote de dialogue, recensant les diverses techniques
utilises pour crer un tat, apparaissent.

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ETAT INSTANTANE
L'assistant "Etat instantan" est utilis pour crer rapidement un tat de qualit
professionnelle, affichant les informations extraites d'une table, requte sous forme de
colonnes si on choisi l'option "Etat instantan : Colonnes" dans la bote de dialogue "Nouvel
tat" ou sous forme de lignes en choisissant l'assistant "Etat instantan : Tableau". Toujours
dans la bote de dialogue"Nouvel tat", slectionnez la source des enregistrements contenant
les donnes inclure dans l'tat puis cliquez sur le bouton "OK", une fentre affichant l'tat
apparat l'cran.
Exemple :

"Etat instantan : Colonnes" reprsentant les Liste des produits de la socit regroupe en
donnes concernant les contacts.
un "Etat instantan : Tableau".

ASSISTANT ETAT
"L'assistant tat" permet de raliser un tat d'aspect professionnel destin
rassembler les donnes d'une table ou requte, sous forme personnalise, en rpondant une
srie de question que l'assistant vous pose.
Pour utiliser "l'assistant tat", dans la fentre "Base de donnes", dans l'objet "Etat",
pour que la bote de dialogue
double-cliquez sur l'entre
"Assistant tat" apparaisse.

Cette bote de dialogue peut tre obtenue aussi, en choisissant, dans la bote de
dialogue"Nouvel tat", l'option "Assistant tat". Slectionnez alors la source contenant les
donnes et choisissez les champs inclure dans votre tat puis cliquez sur"Suivant".

EL ARBAOUI JALILA

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Lors de la seconde tape, si les donnes proviennent de plusieurs table, indiquez si

vous souhaitez regrouper les donnes. Pour ce faire, choisissez la table utiliser comme base
de regroupement, puis en cliquez sur le bouton "Suivant". Dans la nouvelle bote de dialogue,
spcifiez, parmi les champs de l'tat, le champ qui sera le support de regroupement, la zone
de droite affiche l'exemple du regroupement choisi. Cliquez sur le bouton "Suivant".

La troisime tape est consacre au triage des donnes. En effet, le tri de l'tat
permet en gnral de mieux organiser les informations. Vous pouvez choisir plusieurs champs
de tri selon l'ordre croissant ou dcroissant. Le bouton "Options de synthse" permet
d'effectuer des calcul de synthse. Cochez les calculs et option souhaits, et validez.

Etat avec groupement des donnes

Etat sans groupement des donnes

Durant la quatrime tape, vous pouvez choisir parmi plusieurs prsentations celle
appliquer votre tat. La prsentation dfinit l'arrangement et la position des
informations dans l'tat. Les prsentations disponibles dpendent des choix pralablement
effectus. Cochez le modle de prsentation choisi, slectionnez le format d'orientation du
papier et cliquez sur le bouton "Suivant" pour choisir le style de l'tat. Lors de la dernire
tape, nommez votre tat et lancez la cration de l'tat aprs slection du mode d'affichage.
EL ARBAOUI JALILA

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une fentre apparat, affichant votre tat selon le mode d'ouverture choisi :

L'ASSISTANT GRAPHIQUE
L'assistant graphique dfinit un tat, partir des donnes numriques contenues
dans une table ou requte, sous forme de graphique. La procdure est la mme que pour la
cration de formulaire graphique.

L'ASSISTANT ETIQUETTE
Grce "l'assistant tiquette", vous pouvez crer une tiquette d'adresse pour chaque
client. Vous les utiliserez pour les mettre sur des enveloppes ou colis ou pour crer des badges
d'identifications. Pour ce faire, dans la bote de dialogue "Nouvel tat", choisissez l'option
"l'assistant tiquette" ainsi que le nom de la source des enregistrements. Une nouvelle bote de
dialogue intitule "Assistant Etiquette" apparat.

EL ARBAOUI JALILA

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Etapes Bote de dialogue

Etape 1

Etape 2

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Description
Lors de cette tape, l'assistant vous
demande de choisir le format d'tiquettes
fourni par les fabricants selon le type de
papier : feuille feuille (feuilles
d'tiquettes individuelles) ou continu
(listing)
Si le format n'est pas rpertori, vous
pouvez dfinir un format personnalis.
Pour changer la prsentation du texte sur
les tiquettes, vous pouvez changer la
police, la taille, paisseur, la couleur et les
attributs de l'criture.
Les modifications apportes l'apparence
affecteront toutes les tiquettes. On ne
peut pas changer la prsentation pour une
partie d'tiquettes seulement.

Etape 3

Dans cette tape, slectionnez les champs

que vous souhaitez imprimer en les
agrmentant si ncessaire de textes.
Les champs doivent apparatre comme
vous les voulez sur l'tiquette. Ajouter les
espaces et les ponctuations ncessaires.

Etape 4

Cette tape est consacre au tri des

tiquettes. Vous pouvez spcifier un ordre
selon lequel Access rangera les tiquettes.
Si le champ contient des donnes
rptitives, vous pouvez trier suivant
plusieurs champs.

Etape 5

La dernire tape de cration de l'tat

vous demande de donner un nom votre
tat et de choisir le mode d'ouverture :
aperu avant impression ou modification.

Etape 6

Une tiquette est cre pour chaque

enregistrement de la table. Imprimez,
coupez les tiquettes et collez-les sur vos
enveloppes, colis

EL ARBAOUI JALILA

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29/09/2005

CREATION MANUELLE D'UN ETAT

Quoique les assistants d'tat soient performants et faciles utiliss, il est possible
de crer un tat de toutes pices, sans l'aide de l'assistant, il suffit pour cela de choisir, dans
la bote de dialogue "Nouvel tat", "mode cration", qui offre un tat vierge, et d'y placer
toutes les zones de textes, tiquettes et autres contrles ncessaires.

Pour placer un champ dans un tat, il suffit de le faire glisser depuis la liste des
champs sur la zone "dtail". Vous pouvez aussi utiliser les contrles de la bote outils.
Ajustez les contrles dans l'tat, modifiez leurs proprits
Tout comme pour les formulaires, vous pouvez crer des champs de calculs, effectuer
des regroupements crer des sous tats
OUVERTURE ET MODES D'AFFICHAGE D'UN ETAT
OUVRIR UN ETAT
Aprs avoir crer un tat, vous pouvez l'ouvrir pour l'afficher l'cran et parcourir
les informations qu'il contient. A chaque ouverture d'un tat, Access extrait de la base de
donnes les informations mises jour pour les afficher dans l'tat.
Si votre tat comporte plusieurs pages, vous pouvez les parcourir pour consulter
toutes les donnes grce au navigateur qui se trouve en bas de l'tat. Vous pouvez afficher
votre tat par page entire afin de vous rendre compte de la prsentation gnrale de la page.
Vous pouvez aussi agrandir une partie de la page pour la consulter plus en dtail, il suffit
pour cela de manipuler le pointeur.
Un tat peut tre utilis sous trois modes d'affichage diffrents, chacun permettant
d'accomplir des tches diffrentes.
MODE CREATION
Ce mode permet de modifier la prsentation et la structure d'un tat. Le fond est
constitu d'une grille de lignes et de petits points pour faciliter l'alignement et le
positionnement prcis des diffrents lments. Dans ce mode d'affichage, les donnes
apparaissent rparties en plusieurs sections, comme la section En-tte d'tat ou Pied de page.
Pour ouvrir un tat en mode Cration, basculez vers la fentre Base de donnes,
cliquez sur tats sous Objets, cliquez sur l'tat que vous voulez ouvrir, et enfin sur le
bouton Modifier dans la barre d'outils de la fentre Base de donnes. Si l'tat est dj
ouvert, vous pouvez basculer vers le mode Cration en cliquant sur le bouton Mode
d'affichage dans la barre d'outils.
EL ARBAOUI JALILA

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MODE APERU AVANT IMPRESSION

Vous y voyez la prsentation de l'tat tel qu'il sera imprim. Vous pouvez vous
dplacer travers les diffrents pages, et examiner soigneusement comment chaque page
s'imprimera.

MODE APERU AVANT FORMAT

Bien que trs semblable au prcdent, ce mode ne donne qu'un aperu et n'affiche
pas toutes les donnes de l'tat. Il est beaucoup plus succinct et permet essentiellement
d'obtenir un aperu rapide du style et de la prsentation de l'tat.

CALCULS, REGROUPEMENT ET TRI DANS UN ETAT

Pour insrer des fonctions dans un tat, vous devez utiliser des zones de textes.
Pour faciliter la dfinition des donnes calcules, utilisez "le gnrateur d'expressions". Les
sections "en-tte/pied d'tat" ne doivent comporter que les informations fixes sur chaque page
imprime. Le tableau ci-aprs recense quelques fonctions couramment utilises dans un entte/pied d'tat, de page ou de groupe, remarquez que ces fonctions peuvent aussi tre utiliser
dans les formulaires.

EL ARBAOUI JALILA

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Fonction
=Date() ou Maintenant()
=VraiFaux(Test, Valeur si vrai,
Valeur si faux=
=[Champ1] & " " & & [Champ N]
=Gauche([Champ a] ; a)
=Droite([Champ a] ; a)
=Format(Formule, Format)
[Page]

29/09/2005

Signification
Date courante
Affectation d'une valeur ou d'une autre en fonction du
rsultat d'un test
Concatnation de plusieurs champs texte
Extraction des caractres gauche du champ spcifi
Extraction des caractres droite du champ spcifi
Mise en forme d'un champ
Numro de page courante.

Pour trier les donnes contenues dans un tat selon un ou plusieurs champs, vous
pouvez utiliser l'icne "Trier et regrouper" qui se trouve dans la barre d'outils "Crer un tat".
Dans la bote de dialogue "Trier et regrouper", dans la cellule "Champ/expression"
slectionnez le ou les champs selon lesquels vous voulez trier et dans la colonne "ordre de tri"
dfinissez l'ordre correspondant.
Pour regrouper les donnes selon un ou plusieurs champs, procdez de la mme
manire, sauf que cette fois vous devez ajouter la valeur "OUI" pour le paramtre "en-tte de
groupe" et/ou "Pied de groupe".
Exercices :

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

LES MACROS
DEFINITION
Une macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opration
particulire, telle l'ouverture d'un formulaire ou l'impression d'un tat. Les macros
permettent d'automatiser les tches habituelles. Vous pouvez, par exemple, excuter une
macro qui imprime un tat lorsqu'un utilisateur clique sur un bouton de commande.
Une macro peut se prsenter sous forme de macro unique compose d'une srie
d'actions ou sous forme de groupe de macros. Vous pouvez galement utiliser une expression
conditionnelle pour dterminer si, dans certaines circonstances particulires, une action est
effectue lorsqu'une macro s'excute.
SERIE D'ACTIONS
Une macro peut tre composer d'une srie d'actions, Microsoft Access effectue ces
actions en bloc chaque fois que la macro est excute.
GROUPE DE MACROS
Si vous utilisez un grand nombre de macros, regroupez les macros lies dans des
groupes de macros pour faciliter la gestion de votre base de donnes. Pour afficher les noms
des macros d'un groupe de macros, cliquez sur "Nom de macro" dans le menu "Affichage" de la
fentre Macro. Pour excuter une macro contenue dans un groupe de macros, vous devez
indiquer le nom du groupe de macros suivi d'un point, puis le nom de la macro.
ACTIONS CONDITIONNELLES
Dans certaines situations, il peut tre ncessaire d'excuter conditionnellement une
ou plusieurs actions dans une macro. C'est par exemple le cas lorsque vous dfinissez une
macro qui valide le contenu d'un champ.
Pour ce faire, affichez la colonne "Condition" en cliquant sur "Conditions" dans le
menu "Affichage" de la fentre Macro, tapez l'expression conditionnelle sur la ligne qui
contient l'action excuter conditionnellement.
CREATION D'UNE MACRO
Pour crer une macro, dans la fentre "Base de donnes", cliquez sur l'objet "Macros"
puis cliquez sur le bouton "Nouveau". La fentre Macros" apparat.

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

La partie suprieure de la fentre "Macro" est compose de deux colonnes intitules

"Action" et "Commentaire". La premire donne accs 53 actions prdfinis. Quant la
seconde, elle apporte des prcisions sur les actions complexes.
Dans la colonne "Action", cliquez dans la premire cellule puis cliquez sur la flche
pour afficher la liste d'actions partir de laquelle vous allez slectionner l'action que vous
voulez utiliser. Par suite vous pouvez, si vous le dsirez, saisir un commentaire. En fait, les
commentaires sont facultatifs mais souhaitables pour mieux comprendre votre macro plus
tard. Dans la partie infrieure de la fentre, spcifiez les arguments de l'action, si ceux-ci
sont obligatoires. Cliquez ensuite sur le bouton d'enregistrement pour sauvegarder la macro,
le nom saisi apparatra dans la fentre "Base de donnes"

LES ACTIONS PREDEFINIES PAR ACCESS

Action
Actualiser
AfficherBarreOutils
AfficherTous
Enregistrement
Agrandir
AjouterMenu
AnnulerEvnement
AppliquerFiltre
ArrtMacro
ArrtToutesMacros
AtteindreContrle
AtteindreEnregistrement
AtteindrePage
Avertissements
Bip
BoiteMsg
CopierObjet
CopierVers
DfiniElmentMenu
DfinirValeur
DplacerDimentionner
Echo
Enregistrer
AnvoiTouches
EL ARBAOUI JALILA

Signification
Mettre jour les donnes du contrle spcifi
Affiche ou masque une barre d'outils
Supprime l'effet du filtre sur la table, la requte ou le formulaire courant en
affichant tous les enregistrements
Donne la taille maximale la fentre active
Ajoute un menu dans la barre de menus personnalise d'un formulaire, tat
Annule un vnement qui a entran l'excution de la macro
Applique un filtre, une requte une table, formulaire ou tat.
Arrte la macro en cours d'excution
Arrte toutes les macros en cours d'excution
Active le champ ou le contrle spcifi dans la feuille de donnes ou le
formulaire courant
Active l'enregistrement spcifi.
Active le premier contrle de la page spcifie
Active ou dsactive les messages systme
Emet un signal sonore
Affiche une bote de message d'avertissement ou d'information
Copie un objet dans une base de donnes Access
Exporte un objet au format Excel, Texte (.RTF ou .TXT), document HTML
Dfinit l'tat des lments de menus personnaliss (active, dsactive)
Dfinit la valeur d'un contrle, un champ ou une proprit
Dplace ou redimensionne la fentre active
Masque ou affiche les rsultats intermdiaires pendant l'excution de macro
Enregistre la fentre active ou l'objet spcifi
Simule une frappe au clavier
56

Microsoft Access

EnvoyerObjet
ExcuterApplication
ExcuterCode
ExcuterCommande
ExcuterMacro
Fermer
Imprimer
OuvrirEtat
OuvrirFormulaire
OuvrirModule
OuvrirPageAccs Donnes
OuvrirProcdureStocke
OuvrirRequte
OuvrirSchma
OuvrirTable
OuvrirVue
Quitter
Reduire
Renommer
Restaurer
Sablier
SlectionnerObjet
SupprimerObjet
TransfrerBase
TransfrerFeuilleCalcul
TransfrerTexte
TrouverEnregistrement
TrouverSuivant

29/09/2005

Place l'objet dans un message lectronique

Lance l'application spcifie
Lance une fonction Visual Basic
Lance une commande du menu Access
Lance la macro spcifie
Ferme la fentre spcifie
Lance l'impression de l'objet courant
Ouvre l'tat spcifi
Ouvre le formulaire spcifi
Ouvre le module spcifi
Ouvre la page d'accs aux donnes spcifie
Ouvre la procdure stocke spcifie
Ouvre la requte spcifie
Ouvre le schma spcifi
Ouvre la table spcifie
Ouvre la vue spcifie
Ferme l'application Microsoft Access
Rduit la fentre
Dfinit un autre nom l'objet spcifi
Rtablit la taille initiale de la fentre
Transforme le pointeur en un sablier
Slectionne l'objet spcifi
Supprime l'objet spcifi sans confirmation
Importe les donnes d'une base une autre
Importe les donnes contenues dans une feuille de calcul
Importe les donnes contenues dans un fichier texte
Recherche le premier enregistrement qui satisfait le critre spcifi
Recherche l'enregistrement suivant celui qui satisfait le critre spcifi dans
l'action "TrouverSuivant"

Exercice :

1. Crer une macro qui permet d'ouvrir le formulaire client en mode "formulaire".
Agrandir la fentre.
2. Crer une macro qui permet d'ouvrir l'tat "FOURNITURE" en mode "aperu avant
impression". Imprimer cet tat.
3. Crer une macro qui permet d'ouvrir l'tat "FOURNISSEURS" en mode "aperu
avant impression". Imprimer cet tat.
4. Crer une macro qui permet d'ouvrir et d'imprimer l'tat "ETIQUETTES CLIENT".
EXECUTION D'UNE MACRO
Pour excuter un macro, il suffit de double-cliquer sur son nom dans la fentre "Base
de donnes" ou encore de la slectionner et de cliquer sur le bouton "Excuter". Mais, vous
pouvez galement l'associer un bouton de commande dans un formulaire, elle s'excutera
automatiquement si l'on presse le bouton. Vous pouvez aussi l'associer un vnement
reconnu par Access ou l'excuter automatiquement l'ouverture de la base de donnes.
ASSOCIER UNE MACRO A UN BOUTON DE COMMANDE
Pour relier une macro un bouton de commande dans un formulaire en mode
cration, il suffit d'utiliser la proprit "sur clic" du bouton concern. Pour ce faire, activez la
EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

bote de dialogue "Proprits" du bouton, cherchez l'vnement "sur clic" et slectionnez dans
la liste droulante le nom de la macro excuter.
ASSOCIER UNE MACRO A UN EVENEMENT
Chaque contrle ou objet de Microsoft Access possde plusieurs vnement. A la
production de tel ou tel vnement, vous souhaitez excuter une action. Crez une macro
refltant cette action. Puis, dans la proprit reprsentant cet vnement, slectionnez le
nom de la macro.
EXECUTER AUTOMATIQUEMENT UNE MACRO
Si elle existe, la macro nomme "AUTOEXEC" d'excute automatiquement chaque
ouverture de la base de donnes.
Exercice :

Associer les macros cres prcdemment des boutons de commandes.

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

PAGES D'ACCES AUX DONNEES

DEFINITION
Une page d'accs aux donnes est une page Web permettant de consulter et de
modifier les donnes d'une base de donnes depuis Internet ou depuis l'Intranet de la socit.
Les donnes peuvent tre stockes dans une base de donnes Microsoft Access ou
une base de donnes Microsoft SQL Server comme elles peuvent provenir de d'autres sources
telles que Microsoft Excel.
CREATION D'UNE PAGE D'ACCES AUX DONNEES
Vous crez des pages d'accs aux donnes en mode Cration de page dans Microsoft
Access. La page est un fichier spar stock en dehors de Microsoft Access. Toutefois, lorsque
vous crez le fichier, Microsoft Access ajoute automatiquement un raccourci vers le fichier
dans la fentre Base de donnes. La cration d'une page d'accs aux donnes est semblable
la cration de formulaires et d'tats (vous utilisez une liste de champs, la bote outils, des
contrles, la bote de dialogue "Trier et regrouper" etc. Toutefois, il existe des diffrences
importantes dans la manire dont vous crez et interagissez avec des pages d'accs aux
donnes par opposition des formulaires et des tats. La manire de crer la page dpend de
ce pour quoi elle sera utilise :
^ tats interactifs : Ce type de page d'accs aux donnes est souvent utilis pour
consolider et grouper des informations stockes dans la base de donnes, puis
pour publier des synthses des donnes. Par exemple, une page pourrait publier
les performances de vente pour chaque rgion. Les indicateurs de dveloppement
permettent de passer d'une synthse d'informations gnrale telle qu'une liste de
toutes les rgions et de leur total de ventes combin, des dtails spcifiques sur
les ventes individuelles dans chaque rgion.
^ Saisie de donnes : Ce type de page d'accs aux donnes est utilis pour
afficher, ajouter et modifier des tats.
^ Analyse des donnes : Ce type de page d'accs aux donnes peut comprendre
une liste de tableau crois dynamique, semblable un formulaire de tableau
crois dynamique qui vous permet de rorganiser les donnes afin de les analyser
de diverses manires. Elle peut contenir un graphique que vous utiliserez pour
analyser des tendances et comparer des donnes dans votre base de donnes.
Vous pouvez galement inclure une feuille de calcul.
Pour crer une page d'accs aux donnes :
1. Cliquez sur l'objet "Pages" de la fentre "Base de donnes".
2. Double-cliquez sur l'entre "Crer une page d'accs aux donnes l'aide de
l'assistant". L'assistant Page apparat.
3. Slectionnez le nom de la table contenant les informations, double-cliquez sur
les champs inclure dans la page.
4. Si vous voulez regrouper les donnes, double-cliquez le champ qui servira au
regroupement.
5. Slectionnez le champ de tri s'il y'en a tri.
6. Donnez un titre la page et enregistrez-la.
EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

OUVERTURE D'UNE PAGE D'ACCES AUX DONNEES

Pour afficher une d'une page d'accs aux donnes, vous disposez de deux modes qui
permettent de raliser des tches diffrentes.
^ Mode cration : permet de modifier la structure d'une page d'accs aux donnes.
Pour ouvrir une d'une page d'accs aux donnes en mode cration, slectionnez
la page et cliquez sur le bouton "Modifier" de la fentre "Base de donnes".
^ Mode page : permet de consulter et de modifier les informations affiches dans
une d'une page d'accs aux donnes. Pour ouvrir une d'une page d'accs aux
donnes en mode page, double-cliquez sur le nom de la page ou slectionnez-la et
cliquez sur le bouton "Ouvrir" de la fentre "Base de donnes".

UTILISER DES PAGES D'ACCES AUX DONNEES DANS MICROSOFT ACCESS

Vous pouvez utiliser une page d'accs aux donnes en mode Page dans Microsoft
Access. Des pages d'accs aux donnes peuvent complter les formulaires et les tats que vous
utilisez dans l'application de base de donnes. Lorsque vous dcidez d'utiliser une page
d'accs aux donnes, un formulaire ou un tat, songez aux tches que vous souhaitez
excuter, car chaque objet d'une base de donnes Access est conu pour un but prcis.
Si vous voulez, par exemple, entrer, modifier ou interagir avec des donnes
l'intrieur d'une base de donnes Access ou un projet Access, vous pouvez alors utiliser soit
un formulaire soit une page de donnes. Vous pouvez utiliser cette dernire pour distribuer
des donnes par courrier lectronique.
UTILISER DES PAGES D'ACCES AUX DONNEES DANS INTERNET EXPLORER
Une page d'accs aux donnes est directement connecte une base de donnes.
Lorsque les utilisateurs affichent la page d'accs aux donnes dans Microsoft Internet
Explorer, ils affichent leur propre copie de la page. Cela signifie que tout filtrage, tri et autre
modification qu'il apporte la manire dont les donnes s'affichent (notamment les
modifications qu'ils apportent dans une liste de tableau crois dynamique ou une feuille de
calcul) n'affectent que leur copie de la page d'accs aux donnes. Toutefois, les modifications
qu'ils apportent aux donnes elles-mmes (telles que la modification de certaines valeurs et
l'ajout ou la suppression de donnes) sont stockes dans la base de donnes sous-jacente et
sont donc accessibles toute personne consultant la base de donnes.

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES

PROTECTION SIMPLE PAR MOT DE P ASSE
La mthode de protection la plus simple consiste dfinir un mot de passe pour
ouvrir une base de donnes Microsoft Access. Ds qu'un mot de passe est dfini, une bote de
dialogue qui exige un mot de passe s'affiche lors de chaque ouverture de la base de donnes.
Seuls les utilisateurs qui tapent le mot de passe correct pourront ouvrir la base de donnes et
tous les objets seront la leur disposition.
Pour protger une base de donnes en ajoutant un mot de passe :
1. Fermez la base de donnes. Si la base de donnes est partage sur un rseau, vrifiez
que les autres utilisateurs ont ferm la base de donnes.
2. Faites une copie de sauvegarde de la base de donnes et stockez-la dans un endroit o
elle sera en scurit.
3. Dans le menu "Fichier", cliquez sur "Ouvrir".
4. Cliquez sur la flche droite du bouton "Ouvrir", puis cliquez sur "Ouvrir en exclusif."
5. Dans le menu "Outils", pointez sur "Scurit", ensuite cliquez sur "Dfinir le mot de
passe de base de donnes".
6. Dans la zone "Mot de passe", tapez votre mot de passe. Le respect de la casse
s'applique aux mots de passe.
7. Dans la zone "Confirmation", confirmez votre mot de passe en le tapant une
deuxime fois, ensuite cliquez sur "OK".
Pour supprimer un mot de passe de base de donnes :
1. Dans le menu "Fichier", cliquez sur "Ouvrir".
2. Cliquez sur la flche situe droite du bouton "Ouvrir", cliquez sur "Ouvrir en
exclusif", puis ouvrez la base de donnes.
3. Dans la bote de dialogue "Mot de passe requis", tapez le mot de passe de la base de
donnes, puis cliquez sur "OK". Vous devez respecter la casse lors de la saisie du mot
de passe.
4. Dans le menu "Outils", pointez sur "Scurit", ensuite cliquez sur "Supprimer le mot de
passe de base de donnes". Cette commande est seulement disponible si un mot de
passe de base de donnes a t dfini au pralable.
5. Dans la bote de dialogue "Suppression de mot de passe", tapez votre mot de passe
actuel.
6. Cliquez sur "OK".
SECURITE AU NIVEAU UTILISATEUR
La mthode la plus flexible et la plus tendue pour protger une base de donnes
s'appelle la scurit au niveau utilisateur. Cette forme de protection est similaire aux
mthodes utilises pour la plupart des systmes de rseau. La scurit au niveau utilisateur
est utilise dans les deux objectifs suivants :
^ viter que les utilisateurs ne dtriorent par inadvertance une application en
changeant les objets dont l'application dpend.
^ Protger des donnes essentielles dans la base de donnes.

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

Avec la scurit au niveau utilisateur, les utilisateurs doivent s'identifier par un

ID, puis taper un mot de passe lorsqu'ils dmarrent Microsoft Access. Ils sont identifis en
tant que membres d'un groupe dans le fichier d'information de groupe de travail. Access
propose deux groupes par dfaut : "groupe Administrateurs" et "groupe Utilisateurs", mais
vous pouvez en dfinir d'autres groupes.
Bien que la configuration de la scurit au niveau utilisateur puisse tre une tche
complexe pour la plupart des bases de donnes, l'Assistant Scurit au niveau utilisateur
vous permet de scuriser rapidement votre base de donnes Access en une tape. De plus, en
implmentant les modles de scurit courants, l'Assistant Scurit au niveau utilisateur
minimise, voire limine la ncessit d'utiliser la commande "Scurit" du menu "Outils".
Une fois que vous avez excut l'Assistant Scurit au niveau utilisateur, vous
pouvez accorder ou supprimer des autorisations d'accs pour les comptes utilisateurs et les
comptes de groupes de votre groupe de travail pour une base de donnes et ses tables,
requtes, formulaires, tats et macros existants.
Les autorisations d'accs sont accordes aux groupes et aux utilisateurs pour
dterminer de quelle manire ils sont autoriss travailler dans chaque objet. Par exemple,
les membres du groupe Utilisateurs peuvent tre autoriss visualiser, entrer ou modifier des
donnes dans une table Clients, mais ils ne peuvent pas changer la structure de cette table.
Les membres du groupe Administrateurs ont toutes les autorisations d'accs sur toutes les
tables, requtes, macros et sur tous les formulaires et tats d'une base de donnes. Vous
pouvez dfinir des contrles plus prcis en crant vos propres comptes groupes, en attribuant
des autorisations d'accs appropries ces groupes et en ajoutant ensuite des utilisateurs
ces groupes.
Pour appliquer la scurit niveau utilisateur, ouvrez la base de donnes que vous
voulez protger, dans le menu "Outils", cliquez sur "Scurit", puis cliquez sur "Assistant
Scurit au niveau utilisateur" et suivez les instructions des botes de dialogue de l'Assistant.
PROTECTION D'UNE APPLICATION
Vous pouvez empcher les utilisateurs finals curieux ou malveillants d'endommager
votre application de manire accidentelle ou intentionnelle en masquant les objets de base de
donnes de la fentre de base de donnes et en dfinissant plusieurs options de dmarrage
permettant de contrler l'aspect et le comportement des applications ainsi que de protger les
menus et barres de commandes.

EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

CAS PRATIQUE : "COMMANDES DES CLIENTS"

OBJECTIF DE L'APPLICATION
Nous dsirons crer une application Access qui permet de grer les commandes des
clients. Pour ce faire, nous devons grer, d'un ct, les clients (Ajout modification). Pour
chaque client, nous allons noter son nom, prnom et ses coordonnes. Un client ne peut faire
une commande que s'il est enregistr dans la base.
D'un autre ct, il faut s'occuper des produits. Pour cela, nous allons affecter
chaque produit une rfrence et une dsignation propre. Nous allons consigner la quantit de
ce produit stocke dans les magasins de l'entreprise et la mettre jour chaque vente ou
fourniture. Nous allons galement enregistrer le prix d'achat, pour connatre la valeur
marchande du produit, et le prix de vente.
Pour la fourniture, nous devons grer tous les fournisseurs de la socit. Et dans ce
cas, l'application doit permettre d'enregistrer et mettre jour les informations ncessaires sur
le fournisseur, savoir, sa raison sociale, ses coordonnes ainsi que le nom du contact avec
qui s'effectue les oprations.
Pour la gestion des commandes des clients, l'application doit enregistrer, pour
chaque numro de commande, la date de commande et les produits commands avec leurs
quantits. Elle doit galement permettre de calculer les montant payer pour chaque produit
command, le montant hors taxe et le net payer. Une fois ceux-ci fait, nous devons
imprimer le bon de commande afin de pouvoir garder une trace du document.
A chaque commande, on tablit une facture, le paiement s'effectue en une seule fois.
Il faut donc attribuer un numro de facture qui peut ne pas tre le mme que le numro de
commande. Le numro ne doit pas figurer deux fois. On note aussi la date d'dition de la
facture et le mode de paiement.
MANIPULATION DES TABLES
Tables
Champs
Fournisseur Code_Fourni
Raison Social
Adr_Fourni
Tel_Fourni
Fax_Fourni
Nom_Contact
Ville_Fourni
Produit
Rf Produit
Dsignation
Qt_Stk
PUV
PUA
Code_Fourni
Client
CodeClt
Nom_Clt
Prnom
Adr_Clt
Ville_Clt

EL ARBAOUI JALILA

Proprits et Arguments
Numrique, Entier long, Cl primaire, index sans doublon
Texte 30
Texte 50
Texte 15
Texte 15
Texte 30
Texte 15
Texte 12, Cl primaire, index sans doublon
Texte 50
Numrique, Entier
Numrique, Entier long, format # ##0,00" F";-# ##0,00" F"
Numrique, Entier long, format # ##0,00" F";-# ##0,00" F"
Numrique, Entier long, Cl trangre, index avec doublon
NumroAuto, Cl primaire, index sans doublon
Texte 15, Masque de saisie >LCCCCCCCCCCCCCC, index avec doublon
Texte 15, Masque de saisie >L<CCCCCCCCCCCCCC, index avec doublon
Texte 50
Texte 15

63

Microsoft Access

Commande

Ligne de
commande
Mode de
Paiement

N Commande
Date_Cde
CodeClt
N Facture
Date_Facture
RfPaiement
N Commande
Rf Produit
Qt_Ach
RfPaiement
ModePaiement

29/09/2005

Numrique, Entier long, Cl primaire, index sans doublon

DateHeure, Format abrg, masque de saisie 00/00/0000
Numrique, Entier long, Cl trangre, index avec doublon
Numrique, Entier long, index sans doublon
DateHeure, Format abrg, masque de saisie 00/00/0000
Numrique, Entier long, Cl trangre
Numrique, Entier long, Cl primaire, index avec doublon
Texte 12, Cl primaire, index avec doublon
Numrique, Entier
NumroAuto, Cl primaire, index sans doublon
Texte 50

Les relations entre les tables sont matrialises selon le schma suivant :

MANIPULATIONS DES REQUETES

LISTE DES CONTACTS
Pour grer la fourniture une liste des contacts doit tre tablit. Pour ce faire nous
allons crer une requte "LISTE CONTACT". Celle-ci, base sur les tables "PRODUIT" et
"FOURNISSEUR", permettra d'afficher la liste de tous les contacts, le numro de tlphone
et de FAX, la ville et les produits fournis. La requte cre est une requte slection simple.

LISTE DES PRODUITS

Pour avoir une ide sur les produits vendus par la socit, leurs tats de stock et les
prix,, une requte slection simple regroupant ces informations est ncessaire.
EL ARBAOUI JALILA

64

Microsoft Access

29/09/2005

BON DE COMMANDE
Pour imprimer un bon de commande, nous devons connatre la liste des produits
commands par le client. De ce fait, nous allons crer une requte slection qui permettra
d'afficher la liste des produits commands par commande, ainsi que le nom et les rfrences
du client ayant effectu cette commande. Etant donn que les donnes qu'on affichera
dpendent du numro de la commande, celui-ci doit tre fourni par un paramtre du critre.
Deux cas se prsentent :
1. On utilisera une requte paramtre.

2. Dans la zone "Critres", on fera rfrence au contrle du formulaire

contenant le numro de la commande laquelle on ditera le bon.

STATISTIQUES DES VENTES

Une bonne gestion des ventes est toujours base sur des tudes de statistiques et des
analyses de ventes. De ce fait, des tats permettant l'analyse doivent raliser. Pour cela, on a
besoin de requtes d'analyse crois par produit et des graphes de ventes. Nous allons crer un
tableau crois qui permet l'analyse les ventes des produits par ville.
EL ARBAOUI JALILA

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Microsoft Access

29/09/2005

MANIPULATION DES FORMULAIRES

Plusieurs formulaires doivent tre crs, parmi ceux-ci il y'a le formulaire "MENU
GENERAL" qui permettra l'accs aux diffrents formulaires de gestion de l'application.
Des formulaires de gestion des fournisseurs, produits, clients permettant l'ajout, la
consultation, la modification et la suppression doivent tre cres.
Un formulaire d'ajout de commande permettant aussi l'insertion des lignes de
commandes sera cre. Il doit galement permettre l'impression du bon de commande.
Un formulaire de gestion des factures sera aussi mis au point. Celui-ci va affecter
chaque bon de commande une facture qui sera diter aprs rglement des achats par le client.
Pour les statistiques, nous allons, en plus du formulaire tableau crois dynamique,
crer des formulaires graphiques permettant de comparer entre les ventes des produits.
MANIPULATION DES ETATS
Les tats prvoir pour l'application sont :
3. Liste des contacts ;
4. Liste des produits ;
5. Bon de commande des clients ;
6. Facture ;
7. Tableau crois dynamique ;
8. Graphes de comparatifs des ventes.
REMARQUE

Ce cas n'est pas bas sur une tude relle. Il n'est qu'un exemple imagin pour
faciliter l'approche de Access par le stagiaire. Le formateur peut, et doit, ventuellement
ajouter d'autres objets qui lui paratront ncessaires la gestion des commandes.

EL ARBAOUI JALILA

66

Ralis par :

EL ARBAOUI JALILA

Microsoft Access

29/09/2005

INTRODUCTION :.................................................................................................................. 1
NOTIONS DE BASES DE DONNEES .................................................................................. 2
GENERALITES SUR LES BASES DE DONNEES ............................................................................. 2
Qu'est ce qu'une donne ? .................................................................................................. 2
Qu'est ce qu'un objet ? ....................................................................................................... 2
Dfinition d'une base de donnes....................................................................................... 2
Exemples de bases de donnees ........................................................................................... 2
SYSTEMES DE GESTION DE BASE DE DONNEES : S.G.B.D ......................................................... 2
Dfinition............................................................................................................................ 2
Systmes de Gestion de Base de Donnes Relationnelles : S.G.B.D.R .............................. 3
Structure d'une base de donnes ........................................................................................ 3
la table ............................................................................................................................ 3
la Cl .............................................................................................................................. 4
RELATIONS :................................................................................................................ 4
MODELISATION PHYSIQUE DE LA BASE DE DONNEES COMMANDES CLIENT .................. 5
MICROSOFT ACCESS .......................................................................................................... 6
DEFINITIONS............................................................................................................................ 6
DEMARRAGE DACCESS ........................................................................................................... 6
Crer une nouvelle base de donnes .................................................................................. 7
Ouvrir une base de donnes existante................................................................................ 7
CREATION D'UNE NOUVELLE BASE DE DONNEES ...................................................................... 7
CREATION ASSISTEE DUNE BASE DE DONNEES ........................................................................ 8
LES ETAPES DE CREATION ASSISTEE DE BASE DE DONNEES DES CONTACTS ............................. 9
OUVERTURE DUNE BASE DE DONNEES .................................................................................... 9
COPIE, SUPPRESSION ET MODIFICATION DU NOM DUNE BASE DE DONNEES ........................... 10
LES TABLES.......................................................................................................................... 11
DEFINITION ........................................................................................................................... 11
CREATION DUNE NOUVELLE TABLE ...................................................................................... 11
Mode assistant.................................................................................................................. 11
Cration en saisissant des donnes.................................................................................. 12
Cration manuelle dune table......................................................................................... 12
TYPES DE CHAMPS ................................................................................................................. 13
PROPRIETES DES CHAMPS ...................................................................................................... 14
Proprit Taille ................................................................................................................ 14
Proprit Format.............................................................................................................. 14
Proprit Masque de saisie .............................................................................................. 14
Proprit Lgende ............................................................................................................ 15
Proprit Valeur par dfaut ............................................................................................. 15
Proprit Valide Si ........................................................................................................... 15
Proprit Message si erreur............................................................................................. 15
Proprit Nul interdit ....................................................................................................... 15
Proprit Chanes vides autorises.................................................................................. 15
Proprit Index............................................................................................................... 15

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29/09/2005

LISTE DE CHOIX ..................................................................................................................... 16

IMPORTATION, EXPORTATION ET ATTACHE DUNE TABLE ...................................................... 16
Importer une table............................................................................................................ 16
Exporter une table............................................................................................................ 17
Attacher une table ............................................................................................................ 17
LES RELATIONS ENTRE TABLES.............................................................................................. 18
Type de relation................................................................................................................ 19
L'integrit rfrentielle..................................................................................................... 19
Mise jour et la suppression en cascade les champs correspondants ............................ 19
Type de jointure................................................................................................................ 19
jointure interne ............................................................................................................. 20
jointure externe gauche ................................................................................................ 20
jointure externe droite .................................................................................................. 20
Dfinir Type de jointure............................................................................................... 21
LES REQUETES.................................................................................................................... 22
DEFINITION ........................................................................................................................... 22
MODES D'AFFICHAGE DES REQUETES ..................................................................................... 22
Mode Cration : ............................................................................................................... 22
Mode feuille de donnes ou excution.............................................................................. 23
Mode SQL......................................................................................................................... 23
CREATION DE REQUETES ....................................................................................................... 23
L'ASSISTANT REQUETE SIMPLE .............................................................................................. 24
CREATION MANUELLE D'UNE REQUETE.................................................................................. 24
Critres de selection......................................................................................................... 25
L'expression.................................................................................................................. 25
Les oprateurs .............................................................................................................. 25
les caractres gnriques dans la recherche ................................................................. 26
Champs calculs............................................................................................................... 27
Mise en forme d'un champ calcul............................................................................... 28
Calculs globaux ............................................................................................................ 28
Regroupements............................................................................................................. 29
LES REQUETES PARAMETREES ............................................................................................... 29
REQUETES ACTIONS ............................................................................................................... 30
Requte cration de table ................................................................................................. 30
Ajout d'enregistrements dans une table............................................................................ 31
Requte Suppression ........................................................................................................ 31
Requte Mise A Jour d'une table...................................................................................... 32
requte analyse croise .................................................................................................... 32
LES FORMULAIRES ........................................................................................................... 34
DEFINITION ........................................................................................................................... 34
LA FENETRE FORMULAIRE ..................................................................................................... 34
Mode cration .................................................................................................................. 34
mode Formulaire.............................................................................................................. 35
mode Feuille de donnes .................................................................................................. 36
CREATION D'UN NOUVEAU FORMULAIRE ............................................................................... 36
ASSISTANT FORMULAIRE ....................................................................................................... 37
FORMULAIRE INSTANTANE .................................................................................................... 37
Formulaire Colonne Simple .......................................................................................... 37
Formulaire Tabulaire....................................................................................................... 38

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Formulaire Feuille de Donnes ....................................................................................... 38

L'ASSISTANT GRAPHIQUE....................................................................................................... 38
L'ASSITANT TABLEAU CROISE DYNAMIQUE .......................................................................... 39
CREATION MANUELLE ET PERSONNALISATION D'UN FORMULAIRE......................................... 41
Les sections d'un formulaire ............................................................................................ 41
En-tte de formulaire.................................................................................................... 42
Pied de formulaire ........................................................................................................ 42
En-tte de page ............................................................................................................. 43
Pied de page ................................................................................................................. 43
Section Dtail ............................................................................................................... 43
Bote outils..................................................................................................................... 43
Fentre Proprits............................................................................................................ 43
Liste des champs............................................................................................................... 44
LES CONTROLES .................................................................................................................... 44
FORMULAIRE ET SOUS FORMULAIRE ...................................................................................... 45
LES ETATS ............................................................................................................................ 47
DEFINITION ........................................................................................................................... 47
CREATION D'UN ETAT ............................................................................................................ 47
ETAT INSTANTANE ................................................................................................................ 48
ASSISTANT ETAT ................................................................................................................... 48
L'ASSISTANT GRAPHIQUE....................................................................................................... 50
L'ASSISTANT ETIQUETTE ....................................................................................................... 50
CREATION MANUELLE D'UN ETAT .......................................................................................... 52
OUVERTURE ET MODES D'AFFICHAGE D'UN ETAT .................................................................. 52
Ouvrir un tat ................................................................................................................... 52
Mode Cration.................................................................................................................. 52
Mode Aperu Avant Impression ....................................................................................... 53
Mode Aperu Avant Format ............................................................................................. 53
CALCULS, REGROUPEMENT ET TRI DANS UN ETAT ................................................................. 53
LES MACROS........................................................................................................................ 55
DEFINITION ........................................................................................................................... 55
Srie d'actions .................................................................................................................. 55
Groupe de macros ............................................................................................................ 55
Actions conditionnelles .................................................................................................... 55
CREATION D'UNE MACRO ....................................................................................................... 55
LES ACTIONS PREDEFINIES PAR ACCESS ................................................................................. 56
EXECUTION D'UNE MACRO..................................................................................................... 57
Associer une macro un bouton de commande ............................................................... 57
Associer une macro un vnement ................................................................................ 58
Excuter automatiquement une macro............................................................................. 58
PAGES D'ACCES AUX DONNEES .................................................................................... 59
DEFINITION ........................................................................................................................... 59
CREATION D'UNE PAGE D'ACCES AUX DONNEES ..................................................................... 59
OUVERTURE D'UNE PAGE D'ACCES AUX DONNEES.................................................................. 60
Utiliser des pages d'accs aux donnes dans Microsoft Access ...................................... 60
Utiliser des pages d'accs aux donnes dans Internet Explorer ...................................... 60
PROTECTION D'UNE BASE DE DONNEES ................................................................... 61
PROTECTION SIMPLE PAR MOT DE P ASSE ............................................................................... 61
SECURITE AU NIVEAU UTILISATEUR ....................................................................................... 61
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PROTECTION D'UNE APPLICATION .......................................................................................... 62

CAS PRATIQUE : "COMMANDES DES CLIENTS"...................................................... 63
OBJECTIF DE L'APPLICATION .................................................................................................. 63
MANIPULATION DES TABLES ................................................................................................. 63
MANIPULATIONS DES REQUETES ........................................................................................... 64
Liste des Contacts............................................................................................................. 64
Liste des produits ............................................................................................................. 64
Bon de commande ............................................................................................................ 65
Statistiques des ventes ...................................................................................................... 65
MANIPULATION DES FORMULAIRES ....................................................................................... 66
MANIPULATION DES ETATS ................................................................................................... 66

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