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Gestion Financire

Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

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financial management

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G e s t i on f i na n c i re
La gestion financire va bien au-del de la tenue de livres comptables prcis. Elle implique galement la planification, le contrle et le suivi des ressources financires pour assurer la ralisation des objectifs organisationnels. Un systme de gestion financire doit au moins permettre de sassurer que les cots sont correctement catgoriss, suivis et imputs aux comptes appropris, et que les responsables sont en mesure de prsenter prcisment les informations financires au Conseil dadministration et aux donateurs. Un bon systme de gestion financire facilite la reddition des comptes aux donateurs et bnficiaires du projet et permet ainsi daccrotre leur respect et leur confiance envers lorganisation. Cela aide ensuite une ONG tre plus comptitive et augmenter ses chances de maintenir une bonne sant financire long terme. Cette section prsente les lments cls dun systme de gestion financire complet et les faons par lesquelles une ONG peut renforcer sa capacit dans ce domaine essentiel. Elle couvre galement les exigences de lUSAID en termes de demande de fonds, de dclaration des dpenses, dattribution des ressources et daudit. Topics: 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9
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Aperu de la gestion financire Pipelines et taux dabsorption de liquidits Comprendre la fluctuation des taux de change Contribution du bnficiaire Attribution des cots communs plusieurs projets Rapport des impts pays aux pays trangers (TVA) Demande de fonds du Gouvernement amricain laide du formulaire SF-270 SF-425 : complter votre formulaire de rapport financier du Gouvernement amricain Exigences en matire daudit annuel : questions et rponses
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2.1

Aperu de la gestion financire


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G e s t i o n f i na n c i r e

Q R

Quimplique une bonne gestion financire ?

D efinitions
Gestion financire : planification, organisation, contrle et suivi des ressources financires pour assurer la ralisation des objectifs et le bon fonctionnement dune organisation. Manuel de gestion financire : recueil des politiques et pratiques qui dcrivent la faon dont une organisation mne ses affaires financires quotidiennes. M anuel de gestion financi re d une O N G Exemple de table des matires Tches de comptabilit financire courantes Plan comptable et codes de centre de cots Rgles de dlgation dautorit (cest--dire qui peut faire quoi) Processus de gestion et de planification du budget Procdures de commande et dachat Procdures de traitement bancaire et despces Tches de comptabilit de gestion courantes et dates limites Gestion et contrle des immobilisations Avantages sociaux et indemnits du personnel Modalits daudit annuel Comment traiter la fraude et les autres irrgularits Code de conduite pour le personnel et les membres du Conseil dadministration Le manuel peut galement inclure du matriel de rfrence comme : un organigramme, des descriptions de poste, des formulaires et un glossaire et/ou une liste des acronymes et abrviations.
Source : Gestion financire pratique pour les ONGPartir du bon pied. Terry Lewis. Mango (Comptabilit de gestion pour les organisations non gouvernementales) 2009. http://www.mango.org.uk/

Une bonne gestion financire implique la planification, lorganisation, le contrle et le suivi des ressources de faon ce que votre organisation puisse raliser ses objectifs et honorer ses engagements envers les bnficiaires, les donateurs et les autres parties prenantes.

Une bonne gestion financire exige bien plus que la simple tenue de livres comptables prcis. De nombreuses ONG ne disposent que dun systme de comptabilit ou de tenue de livres comptables mais pas de systme de gestion financire. La comptabilit nest quun sous-ensemble de la gestion financire. Un systme de gestion financire englobe des systmes administratifs et des systmes de comptabilit.

Les systmes administratifs fixent un cadre pour la gestion des acquisitions, des voyages, des stocks, des installations et des questions relatives au personnel telles que les salaires et les avantages sociaux. (Consultez la partie 5.1.-5.6 de Conformit.) Les systmes de comptabilit englobent les mthodes, procdures et contrles tablis pour runir, enregistrer, classer, analyser, rsumer, interprter et prsenter les donnes financires prcisment et dans les dlais.

Les quatre piliers de la gestion financire


Bien quaucun modle unique de gestion financire ne convienne toutes les organisations, les composants suivants sont essentiels une bonne gestion financire : 1. La planification consiste se projeter dans le futur, par exemple en dveloppant des budgets pour couvrir les activits dun programme ou de toute lorganisation pour une anne ou plus. 2. Lorganisation consiste clarifier qui fait quoi, pourquoi, quand et comment. 3. Le contrle consiste tablir des systmes et procdures, avec des freins et contrepoids, pour garantir lutilisation approprie des ressources financires de lorganisation et la bonne gestion des risques. 4. Le suivi consiste comparer les plans aux performances relles afin didentifier les forces et les faiblesses de la planification et de la mise en uvre et de les adapter selon le besoin.

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Une bonne gestion financire amliore votre reddition de comptes aux donateurs et bnficiaires. Elle permet aussi de dvelopper le respect et la confiance en votre organisation, pour ainsi augmenter vos chances de maintenir une bonne sant financire long terme.

Qui est responsable de la gestion financire ?


Les membres du personnel tous les niveaux ont un rle jouer en termes de gestion des risques, de rponse aux donateurs et bnficiaires et dobtention de rsultats pour lorganisation. Le Conseil dadministration est charg de la supervision financire de votre organisation et a lultime responsabilit devant la loi. Cependant, le Conseil dadministration dlgue gnralement les responsabilits quotidiennes au directeur excutif ou gnral, qui dlgue son tour certaines fonctions aux cadres suprieurs. Les cadres suprieurs dlguent leur tour certaines fonctions aux chelons infrieurs, et ainsi de suite, comme illustr dans le tableau ci-dessous.
Acteurs dans la gestion financire
Conseil dadministration (administrateurs)

Exemple de responsabilits
Superviser les contrles financiers et garantir la responsabilisation Examiner et approuver le budget annuel Approuver les politiques financires, y compris en dlguant lautorit Examiner et approuver les rapports financiers et les tats financiers soumis un audit Suivre et soutenir la mobilisation de ressources valuer les risques financiers auxquels lONG est expose Rendre des comptes au Conseil dadministration et grer le processus dtablissement du budget Nommer/engager le personnel financier et dlguer des tches Examiner les accords/contrats avec les donateurs et dautres accords/contrats Sassurer que les registres financiers sont prcis et jour Garantir une prparation et une remise correctes et dans les dlais des rapports financiers Sassurer que les activits du programme sont conformes au budget et aux produits livrables Suivre lutilisation des ressources et grer la cration de revenus Suivre les besoins financiers de lorganisation et la planification commerciale Grer et suivre les budgets pour leurs services ou projets Examiner les rapports financiers de lorganisation et donner leur avis au PDG Dlguer dautres responsabilits financires leur quipe Prvoir les futurs besoins financiers Dfinir les budgets des projets pour sassurer que tous les cots sont inclus (comme les produits livrables, la mise en uvre de M&E) Contrler les budgets pour sassurer que largent est dpens comme convenu et collaborer avec le personnel financier pour sassurer que les politiques et procdures sont respectes et que les dpenses sont codes et rapportes de manire prcise Collaborer avec le personnel appropri pour sassurer que les acquisitions sont effectues au meilleur rapport qualit-prix Grer les liquidits de lONG, y compris les oprations bancaires et lmission de reus Administrer le processus de paiement pour garantir le paiement des factures en temps voulu Remplir les livres de comptes et les rapprocher tous les mois Prparer les rapports financiers internes et externes

Prsidentdirecteur gnral PDG (Directeur gnral)

Cadres suprieurs

Personnel du programme

Personnel financier

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Passer en revue les exigences minimales du gouvernement amricain pour le systme financier
Le Code des rglements fdraux (CFR) amricain fournit un ensemble dexigences minimales que le systme de gestion financire dune ONG doit respecter avant de pouvoir recevoir une subvention du Gouvernement amricain et doit maintenir tout au long de la priode dexcution. Des informations dtailles sont disponibles en ligne sur http://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_10/22cfr226_10.html.

RFRENCES Normes du Gouvernement amricain concernant les systmes de gestion financire - Code des rglements fdraux amricain 22 CFR 226.21 http://www.access.gpo.gov/nara/cfr/ waisidx_10/22cfr226_10.html Le Guide de ressources NPI www.npi-connect.net Gestion financire pratique pour les ONGPartir du bon pied. Mango (Comptabilit de gestion pour les organisations non gouvernementales) http://www.mango.org.uk/Guide Guide pratique de la gestion financire des ONG. Namibia Institute for Democracy http://www.nid.org.na/pdf/ publications/Financial%20 training%20manual.pdf Chapitre 6 de leHandbook de MSH Gestion des finances et des systmes lis http://www.msh.org/Documents/ upload/msh_eHandbook_ch06.pdf

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Crer un manuel de gestion financire


Documentez la faon dont vos systmes administratifs et comptables fonctionnent. Il nexiste pas de modle unique de manuel de gestion financire ; le vtre dpendra des besoins et de la structure de votre organisation. Cependant, lexemple de table des matires la page prcdente reprsente un bon point de dpart. Imprimez et runissez les politiques et procdures dans un manuel distribu au personnel et facilement accessible tous.

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2.2

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Suivis budgtaires et taux dabsorption de liquidits


DFINITIONS
Montant de la subvention : le montant total que le Gouvernement amricain prvoit de dpenser au cours de la dure du projet. Montant engag : le montant que le Gouvernement amricain a consacr au projet un moment donn, ce qui peut correspondre au montant total de la subvention ou une partie du montant de la subvention. En dautres termes, cest le montant disponible que votre organisation peut dpenser pour le projet ce moment prcis. Suivi budgtaire : le montant des fonds engags qui nont pas encore t dpenss. taux dabsorption de liquidits : le rythme auquel une organisation dpense les fonds de sa subvention sur une base priodique, en gnral tous les mois.

Que signifient le suivi budgtaire et le taux dabsorption de liquidits et comment pouvons-nous les calculer ?
Vous avez certainement entendu les termes suivi budgtaire et taux dabsorption de liquidits en ce qui concerne la gestion financire de votre Accord de coopration. Mais que signifient-ils, quoi servent-ils et comment les calculer ?

Pour suivre votre utilisation des fonds accords en vertu de votre Accord avec le Gouvernement amricain et vous assurer davoir suffisamment de fonds pour couvrir les dpenses venir, deux chiffres cls surveiller sont constitus par votre suivi budgtaire et votre taux dabsorption de liquidits. Pour les calculer, commencez tout dabord par consulter votre accord de subvention afin de dterminer le montant que le Gouvernement amricain a engag jusqu prsent, qui se nomme montant engag . Notez que ce montant diffre du montant de la subvention , qui constitue le montant total qui devrait tre engag pour toute la dure de lAccord. Votre suivi budgtaire est constitu par le montant des fonds engags qui nont pas encore t dpenss. Il sagit du montant votre disposition pour financer les activits lies vos projets. Calculez-le en additionnant tous les fonds que vous avez dpenss jusqu prsent, et en soustrayant ce total du montant total engag. Calcul : Suivi budgtaire = Montant engag Montant total dpens

D iffrence entre M ontant engag et subvention Il est important de comprendre que votre montant engag ne correspond pas ncessairement au montant total de la subvention. Le montant total de la subvention constitue le montant dpenser prvu tout au long de lexistence de votre projet. Le montant engag correspond au montant que le Gouvernement amricain sest dfinitivement engag dpenser pour le projet. Par consquent, lorsque votre organisme reoit une subvention, le Gouvernement amricain a uniquement lobligation de vous payer le montant engag. Vous tes donc responsable de toute dpense que votre organisation effectue audessus du montant engag !

Le taux dabsorption de liquidits correspond au rythme auquel vous dpensez votre montant engag. Pour calculer votre taux, il suffit de dterminer le montant dpens jusqu prsent, et de diviser ce montant par le nombre de mois stant couls depuis le dbut des dpenses. Calcul : Taux dabsorption de liquidits = Montant total dpens / Nombre de mois Exemple : MonONG sest vu attribuer un Accord de coopration pour un montant total de 1000 USD. Nous avons reu un premier montant engag de 10 USD. la suite de lapprobation du plan de travail, nous avons reu un montant engag supplmentaire de 300 USD. Notre montant engag total est donc de 310 USD. MonONG conduit maintenant le projet depuis quatre mois et a dpens au total 145 USD. En soustrayant le montant total dpens (145 USD) du montant total engag (310 USD), nous obtenons un suvi budgtaire de 165 USD. En divisant le montant total dpens (145 USD) par le nombre de mois stant couls depuis le dbut de la dpense (4), nous obtenons un taux dabsorption de liquidits de 36,25 USD par mois.

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tapes suivantes
Au moyen de votre pipeline et de votre taux dabsorption de liquidits, vous pouvez calculer le nombre de mois pendant lesquels vous pourrez continuer avec vos fonds avant davoir besoin quun nouveau montant ne soit engag. Calcul : Suivi budgtaire / Taux dabsorption de liquidits = Nombre approximatif de mois restant avant lpuisement total du montant engag Dans lexemple ci-dessus, en divisant le suivi budgtaire de MonONG (165 USD) par son taux dabsorption de liquidits (36,25 USD), on peut dduire que MonONG dpensera ses fonds engags en quatre mois et demi environ, en supposant que le niveau de dpense restera peu prs le mme. En surveillant votre suivi budgtaire et votre taux dabsorption de liquidits, vous pouvez contrler vos dpenses pour vous assurer de ne dpenser ni trop vite ni trop lentement. Avant tout, en tenant compte de ces chiffres, vous saurez quand demander au Gouvernement amricain dengager des fonds supplmentaires.

lments prendre en compte Souvenez-vous : le processus de demande et dobtention de fonds supplmentaires du Gouvernement amricain peut ncessiter beaucoup de temps. Planifiez donc lavance pour que votre projet puisse se poursuivre sans interruption.

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Subvention du Gouvernement amricain MonONG

Montant de la subvention Montant engag initial Montant engag supplmentaire Montant engag total ce jour Janv. Dpense $25 Fv. $55 Mars. $35 Calculs Suivi budgtaire Taux dabsorption de liquidits Mois restants $310-$145 $145 / 4 $165 / $36.25 Avr. $30

$1,000 $10 $300 $310

Total $145 Rsultat $165 $36.25 4.5 mois

Dcomposition du montant total de la subvention

RFRENCES Glossaire ADS http://www.usaid.gov/policy/ads/ glossary.pdf Documentation des rgularisations de lUSAID http://www.usaid.gov/policy/ ads/600/631sab.pdf

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2.3

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Comprendre la fluctuation des taux de change


DFINITIONS
Taux dabsorption de liquidits : le rythme auquel une organisation dpense les fonds de sa subvention sur une base priodique, en gnral tous les mois. Taux de change : la quantit dargent ncessaire dans une devise pour en acheter une autre. Ce processus est souvent appel conversion montaire . Montant engag : le montant que le Gouvernement amricain a consacr au projet un moment donn, ce qui peut cor- respondre au montant total de la subvention ou une partie du montant de la subvention. En dautres termes, il sagit du montant disponible que votre organisation peut dpenser pour le projet ce moment prcis. Suivi budgtaire : le montant des fonds engags qui nont pas encore t dpenss. Taux de change moyen pondr : la moyenne des taux de change sur une priode donne.

Quest-ce que la fluctuation des taux de change et quel est son impact sur la mise en uvre du projet ?

Bien que la plupart des transactions avec les fournisseurs nationaux seffectuent en devise locale, le budget soumis pour votre subvention de lUSAID, le montant engag et les rapports financiers que vous remettez doivent tre en dollars amricains (USD). Par consquent, quand vous convertissez les fonds dune devise lautre, vous devez tre conscient de la faon dont les fluctuations du taux de change entre les devises peuvent affecter le montant rel des fonds disponibles pour la mise en uvre de votre programme. La partie suivante traite des effets de la fluctuation des taux de change et fournit des stratgies pour grer le problme en perturbant le moins possible les services du programme.

Diffrence entre les taux de change fixes et fluctuants


Un taux de change correspond au prix auquel une devise peut tre change contre une autre un moment donn. Il existe deux faons dtablir le prix dune devise : 1) le gouvernement (banque centrale) dtermine le taux et le maintient en tant que taux de change officiel ; ou 2) le march des changes priv (forex) dtermine le taux en se basant sur loffre et la demande pour une devise particulire par rapport aux autres devises. Par consquent, le taux fluctue ou flotte. La majorit des devises du monde fluctuent. Par exemple, lAfrique du Sud est un pays avec un taux de change fluctuant : la valeur du rand peut tre de 8 rands pour 1 dollar amricain un jour et de 11 rands pour 1 dollar amricain le lendemain.

Impact sur le programme


Lorsque vous avez cr le budget de votre programme, vous avez certainement utilis le taux de change en vigueur lorsque vous avez soumis votre offre. Mais le taux a probablement chang depuis que vous avez obtenu la subvention et commenc recevoir des fonds du Gouvernement amricain. Par consquent, lorsque vous convertissez vos fonds reus en USD endevise locale, le montant rel obtenu varie selon la diffrence entre le taux de change actuel et le taux de change que vous aviez prvu dans votre budget initial. Dans certains cas, la variation peut tre votre avantage et vous pouvez vous retrouver avec plus de fonds que prvu ; dans dautres cas, vous vous retrouverez avec moins de fonds que prvu.

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Grer les effets de la fluctuation des taux de change


La meilleure faon danticiper limpact de la fluctuation des taux de change et dattnuer les effets ngatifs possibles sur votre programme est dobserver de bonnes pratiques de gestion financire. Idalement, une organisation devrait avoir un systme de comptabilit multi-devises capable denregistrer automatiquement les transactions en devise locale et de gnrer les rapports en devise locale et en USD quivalents. Pour les organisations qui ne disposent pas de systme multi-devises, deux mthodes de comptabilisation du taux de change sont suggres : premier entr, premier sorti ; et taux de change moyen pondr. Mthode premier entr, premier sorti La mthode premier entr, premier sorti utilise le taux de change le plus ancien pour comptabiliser les dpenses jusqu ce que les fonds reus ce taux de change aient t entirement dpenss. Par exemple, disons que votre organisation reoit 1000 USD le 1er janvier, alors que le taux de change est de 1 USD = 7 rands. Ensuite, le 15 janvier, vous recevez 2000 USD un taux de change de 1 USD = 8 rands et, le 23 janvier, vous recevez 500 USD un taux de change de 1 USD = 5 rands. Pendant cette priode, vous avez dpens 17 300 rands. En utilisant la mthode premier entr, premier sorti , ce montant est converti en USD de la manire suivante :
Montant reu en USD 1,000 2,000 500 3,500 Taux de change 7 8 5 Montant reu en rands 7,000 16,000 2,500 25,500 Dpenses en rands 7,000 8,000 2,300 17,300 Dpenses en USD 7,000/7 = 1,000 8,000/8 = 1,000 2,300/5 = 460 2,460

Date 1 janvier 15 janvier 23 janvier TOTAL

Dans cet exemple, si vous dpensiez 17 300 rands, cela quivaudrait 2460 USD et vos fonds restants en USD seraient de 1040 USD (3500 USD 2460 USD). Mthode du taux de change moyen pondr Dans les pays o le taux de change fluctue de manire significative pendant un mois, il est prfrable dutiliser la mthode du taux de change moyen pondr pour calculer un taux de change raliste. Le taux de change moyen pondr est la moyenne des taux de change sur une priode donne. Il se calcule en multipliant chaque taux par le montant chang ce taux, en additionnant les trois sous-totaux et en divisant le rsultat par le montant total chang en USD. partir du mme exemple, le tableau ci-dessous indique le taux de change auquel les cots peuvent tre convertis en USD pour rapporter les dpenses.
Date 1 janvier 15 janvier 23 janvier TOTAL USD 1,000 2,000 500 3,500 Taux de change 7 8 5 Rands 7,000 16,000 2,500 25,500

Si le taux de change affecte normment votre programme et vos cibles, il est important de parler de ce problme avec votre bailleur de fonds et de rflchir aux solutions en cas de manques ventuels.

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La meilleure faon danticiper limpact de la fluctuation des taux de change et dattnuer les effets ngatifs possibles sur votre programme est dobserver de bonnes pratiques de gestion financire.

Dans cet exemple, le taux de change moyen pondr serait de 7,29 (3500/25 500). Si vous dpensiez 17 300 rands, en utilisant la mthode du taux de change moyen pondr, cela quivaudrait 2373,11 USD (17 300/7,29) et les fonds restants votre disposition seraient de 1126,89 USD (3500 USD 2373,11 USD).

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Avec le taux de change moyen pondr, les cots engags et les fonds restants dans le cadre du programme peuvent tre prcisment valus et il est ainsi possible de minimiser la variation du taux de change, qui doit tre comptabilise dans votre systme de comptabilit. Comme vous pouvez le voir, les rsultats sont lgrement diffrents avec les diffrentes mthodes. Cependant, lobjectif est de limiter le risque de change en utilisant une mthode de conversion relativement simple. Comme indiqu ci-dessus, vous avez certainement utilis un taux de change diffrent, en vigueur lorsque vous avez soumis votre offre. Pour cet exemple, si le taux de change tait de 10 rands pour 1 USD ce momentl, lune ou lautre des mthodes indiques vous permettrait de reflter plus prcisment les cots en USD quavec le taux de change utilis pour votre budget initial.

Suivis budgtaires
Le calcul du montant de vos dpenses aussi bien en devise locale quen USD est primordial pour la gestion efficace de votre subvention, mais il ne sagit que de la premire tape. Une fois que vous avez comptabilis la fluctuation du taux de change, il est important de suivre vos dpenses en mettant rgulirement jour votre suivi budgtaire et votre taux dabsorption de liquidits de faon savoir combien de fonds il vous reste pour les activits prvues et pouvoir adapter les activits si ncessaire. (Pour plus dinformations sur la faon de calculer votre suivi budgtaire et votre taux dabsorption de liquidits, consultez la partie 2.2 de Gestion financire.) Il est important que votre quipe financire communique avec lquipe de votre programme au sujet du suivi budgtaire et de la quantit de fonds restants pour les activits du projet. La planification du travail en particulier doit tre faite en tenant bien compte des suivis budgtaires mis jour.

Rapports
Les rapports financiers trimestriels et annuels destins lUSAID doivent tre en USD. Les cots locaux doivent tre reprsents dans le rapport en fonction de la mthode de taux de change slectionne par votre organisation. Il est essentiel de maintenir la communication avec lUSAID. Si le taux de change a un impact notable sur votre programme et vos cibles, il est primordial den parler et de rflchir aux solutions en cas de manques ventuels. Par contre, si le taux de change est en votre faveur, vous pouvez utiliser largent supplmentaire pour le programme.

Documentation
tablissez une politique crite sur la faon de traiter les taux de change. Non seulement cela contribuera ce que la politique soit applique de manire uniforme par lensemble du personnel, mais cela servira aussi de documentation justificative si des questions se posent pendant un audit.

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Grer les sous-bnficiaires


Pour rduire la charge de travail lie la gestion des taux de change, il est recommand de signer toutes les subventions aux organisations sous- traitantes en devise locale. Cela permettra votre sous-partenaire de mieux grer son budget, tant donn que le budget et les dpenses relles seront dans la mme devise. (Consultez la partie 4.2 de Gestion du programme.)

RFRENCES Clauses standards obligatoires pour les bnficiaires non gouvernementaux non amricains Acquisition locale (n8) http://www.usaid.gov/policy/ ads/300/303mab.pdf Code des rglements fdraux (CFR) Acquisition locale 22 CFR 228.40 http://www.access.gpo.gov/nara/ cfr/waisidx_01/22cfr228_01.html

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2.4

Contribution du bnficiaire
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G e s t i o n f i na n c i r e

DFINITIONS
Contribution du bnficiaire : la part des cots du projet non prise en charge par le Gouvernement amricain. Il peut sagir de contributions en espces ou en nature. Contribution en nature : ressources autres quen espces apportes un projet. Cela peut inclure les services volontaires, lquipement ou les biens immobiliers.

Quest-ce que la contribution du bnficiaire ? Quels lments sont comptabiliss comme contribution du bnficiaire et comment les signaler ?
La contribution du bnficiaire correspond la part des cots de votre projet non prise en charge par le Gouvernement amricain. La contribution du bnficiaire peut prendre la forme de contributions en espces ou en nature.

Une fois que vous vous tes engag pour la contribution du bnficiaire et quelle est incluse dans le budget approuv de votre accord, vous tes tenu de fournir des documents montrant que cette obligation a bien t remplie. Si vous vous tes engag fournir la contribution du bnficiaire mais ne pouvez pas remplir votre obligation comme prvu, vous restez responsable de cette dernire. Exemple : votre accord dispose dun budget approuv d1,1 million dUSD, compos d1 million dUSD de fonds du Gouvernement amricain et de 100 000 USD de contribution du bnficiaire. Si vous dclarez et documentez une contribution du bnficiaire de 75 000 USD, vous tes responsable des 25 000 USD restants. Si vous ne dclarez pas et ne documentez pas de faon approprie le solde restant avant la fin de la priode dexcution du projet, lOfficier daccord peut rduire les fonds finaux engags par le Gouvernement amricain de 25 000 USD.

D iffrence entre C ontribution du bnficiaire et subvention gale la somme verse Le terme subvention gale la somme verse est utilis lorsque les bnficiaires du programme doivent fournir une certaine quantit de fonds ne provenant pas du Gouvernement amricain pour un projet afin de pouvoir prtendre un financement du Gouvernement amricain. La contribution du bnficiaire se rfre tous les autres cas dans lesquels des contributions ne provenant pas du Gouvernement amricain sont ddies un programme.

Quels lments sont comptabiliss comme contribution du bnficiaire ?


Les contributions en espces et en nature ne provenant pas du Gouvernement amricain peuvent tre comptabilises dans votre contribution du bnficiaire. Pour tre comptabilise, une contribution du bnficiaire doit respecter lensemble des critres suivants : elle doit tre vrifiable dans les registres de votre organisation ; elle ne doit pas tre compte comme contribution pour tout autre programme subventionn par le Gouvernement amricain ; elle est ncessaire et raisonnable pour laccomplissement correct et efficace des objectifs du projet ; elle est lgitime selon les principes de cots applicables du Gouvernement amricain (y compris le caractre raisonnable du cot ou de la valeur des biens ou services obtenus titre gratuit) ; elle na pas t paye par le Gouvernement amricain dans le cadre dun autre accord ; et elle est comprise dans votre budget approuv.

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Dclarer la contribution du bnficiaire


Afin de prouver que vous remplissez votre obligation de contribution du bnficiaire, vous devez consigner le montant (ou le montant quivalent dans le cas de contributions en nature) dans votre Rapport financier fdral trimestriel laide du formulaire 425 (consultez SF-425, section 10. Transactions (Oprations), Recipient Share: (Contribution du bnficiaire) ligne i). Les montants correspondant la contribution du bnficiaire doivent tre vrifiables dans les registres de votre organisation et peuvent tre soumis des audits.

lannexe A de votre subvention dans la section Programme Dans la partie 4 : Budget de lAccord de coopration Dans la partie 9 : Contribution du bnficiaire

Astuces pour dclarer et documenter les contributions en nature :

Les services volontaires peuvent tre comptabiliss dans votre obligation de contribution du bnficiaire, mais ils doivent tre documents et, dans la mesure du possible, doivent sappuyer sur les mmes mthodes que celles utilises pour vos employs (comme les feuilles de prsence). Les tarifs pour les volontaires doivent tre similaires ceux pays pour un mme travail par votre organisation ou sur le march du travail local. Les fournitures obtenues titre gratuit peuvent inclure du matriel non durable, des fournitures de bureau, des fournitures de laboratoire ou des documents de formation ou datelier. La valeur dclare pour les biens mobiliers non durables, le matriel obtenu titre gratuit ou prt, ou le terrain, les btiments ou lespace obtenu(s) titre gratuit doit tre raisonnable et ne doit pas dpasser leur valeur marchande au moment du don. La valeur du terrain, des btiments ou de lespace de bureau obtenu(s) titre gratuit doit tre tablie par un expert indpendant (p. ex. un expert immobilier certifi) et certifie par un cadre responsable de votre organisation. Vous devez documenter la base utilise pour dterminer la valeur de tout service personnel, matriel, quipement, btiment ou terrain que vous rapportez comme contribution en nature. Il nexiste aucune faon obligatoire de le faire, mais cela doit tre juste et clairement document.

RFRENCES Circulaire A-110 du Bureau de la gestion et du budget - Exigences administratives uniformes pour les subventions et les accords avec des tablissements denseignement suprieur, des hpitaux et dautres organisations but non lucratif http://www.whitehouse.gov/omb/ circulars_a110

Avec lautorisation de lOfficier daccord, vous pouvez percevoir une partie de la contribution du bnficiaire de vos sous-bnficiaires pour le projet (le cas chant) pour vous aider remplir votre obligation. Veuillez noter que les mmes rgles sappliquent aux sous-bnficiaires.

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Astuce : certaines restrictions dacquisition sappliquant lutilisation de fonds du Gouvernement amricain peuvent ne pas sappliquer lutilisation de ressources au titre de contribution du bnficiaire ne provenant pas du Gouvernement amricain. Par exemple, il se peut que les exigences dacquisition concernant lorigine et la provenance ainsi que les dispositions relatives aux voyages internationaux dans votre accord ne sappliquent pas aux achats et voyages pays avec des fonds ne provenant pas du Gouvernement amricain.

D ans votre accord Le cas chant, votre engagement pour la contribution du bnficiaire est dtaill dans les sections suivantes : la fin de votre lettre doctroi de subvention dans la section A. Partie gnrale 5 : Montant de la contribution du bnficiaire (non fdrale)

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G e s t i o n f i na n c i r e

Attribution des cots communs plusieurs projets


D finitions
Dpenses directes du projet : biens et services achets spcialement et exclusivement pour un projet et qui sont imputs ce projet. NICRA : Entente ngocie sur les cots indirects, un taux ngoci individuellement entre une organisation et le Gouvernement amricain pour couvrir les cots indirects. Cots communs plusieurs projets : biens et services utiliss par plusieurs projets et quun fournisseur ne peut pas facturer sparment pour chaque projet. Ces biens et services sont imputs chaque projet bnficiaire sur la base dune formule pralablement dtermine.

Nous avons plusieurs projets avec diffrents bailleurs de fonds. Comment rendons-nous compte des frais de bureau communs ces diffrents projets ?
Une organisation menant plus dun projet engage trois catgories de dpenses :

1. Cots directs du projet. Cots pouvant tre clairement attribus un projet spcifique, comme un membre spcialis du personnel, lespace de bureau utilis par le personnel du projet ou les quipements et fournitures spcifiques utiliss pour un seul projet. 2. Cots communs plusieurs projets. Cots ncessaires pour bien mener un projet, mais quil est difficile dattribuer un projet en particulier, comme llectricit ou le personnel de soutien administratif. 3. Cots non lis au projet. Dpenses dorganisation lgitimes, mais qui ne sont pas lies un projet en particulier ou ne sont pas admissibles . La plupart de vos dpenses entreront facilement dans la catgorie des cots directs et les cots non lis au projet sont gnralement vidents. En revanche, les cots pouvant tre communs plusieurs projets peuvent vous causer plus de difficults.

Diffrence entre ressources communes plusieurs projets et cots communs plusieurs projets
Il existe une diffrence importante entre une ressource qui peut tre commune plusieurs projets et un cot commun plusieurs projets ou indirect. Une ressource qui peut tre commune plusieurs projets entre gnralement dans la catgorie des cots directs. Par exemple, pensez un membre du personnel professionnel comme une ressource pouvant consacrer du temps plusieurs projets. Puisque le temps de travail de chaque personne est indiqu sur une feuille de prsence, vous savez exactement combien dheures chacun a travaill sur le projet A et sur le projet B. Par consquent, vous pouvez attribuer le nombre dheures et le salaire exacts chaque projet en tant que cots directs. Autre exemple : si votre organisation possde un vhicule, il peut tre utilis pour des trajets par le personnel travaillant sur plusieurs projets. Chaque trajet ralis doit tre not dans le journal de bord du vhicule. Par consquent, les dpenses de chaque trajet peuvent tre attribues chaque projet en tant que cots directs. Dautre part, un cot commun plusieurs projets ou indirect est une dpense qui a t engage pour le besoin commun ou collectif de tous les projets. Parmi les dpenses communes, on peut citer entre autres les services publics (lectricit, eau, gaz), les frais daccs Internet et

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Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

les fournitures de bureau courantes comme le papier et les trombones. Contrairement aux exemples ci-dessus, il nest pas vident de savoir quelle somme doit tre directement impute chaque projet. la suite dune procdure avec lUSAID, certaines organisations ont tabli une Entente ngocie sur les cots indirects (NICRA) afin de traiter ce genre de cots. Mais la plupart des organisations nont pas de NICRA (ou en ont seulement une pour les dpenses de leur sige). Cest pourquoi elles ont besoin dune mthode pour dterminer la manire dattribuer ce genre de cots.

LMENTS PRENDRE EN COMPTE Q: si nous avons une NICRA, devons-nous quand mme attribuer nos cots communs plusieurs projets ? Il est tentant de penser quune NICRA rsoudra les problmes dattribution des cots communs plusieurs projets. Une NICRA peut simplifier la manire dont vous allez tre rembours de vos frais gnraux pour certains projets financs par le Gouvernement amricain. Cependant, si vous avez des projets financs par dautres donateurs, si votre NICRA ne couvre que les dpenses de votre sige ou si vous voulez vrifier que votre NICRA couvre exactement vos dpenses communes plusieurs projets, vous devrez quand mme attribuer vos cots communs. Ainsi, que vous ayez ou non une NICRA, il est bon, en termes de gestion, dtablir une politique pour attribuer les dpenses communes plusieurs projets.

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G e s t i o n f i na n c i r e

tabliret tenir jourune politique de cots communs plusieurs projets ou indirects


En tenant compte de ces directives, tablissez une politique qui rpond aux questions suivantes : Quels cots et ressources spcifiques sont considrs comme communs plusieurs projets ? Comment votre organisation divisera les cots communs entre les diffrents projets ? Quand la formule sera-t-elle rvise ?

Exemple de formule pour calculer les dpenses communes plusieurs projets

Les cots qui ne peuvent pas tre attribus un projet ou un autre en tant que cots directs devront tre dtermins par le biais dune formule. Vous pouvez utiliser un pourcentage bas sur le nombre demploys travaillant sur un projet par rapport au nombre total demploys ou la rpartition de lespace de bureau utilis. Pour ce faire, dterminez dabord les parties de votre bureau qui sont ddies un projet spcifique, comme lespace pour le personnel spcialis travaillant sur un projet, et les parties qui sont communes, comme les salles de runion ou la salle de rception. Pour les zones ddies des projets spcifiques, calculez la surface en mtres carrs attribue chaque projet. Vous pouvez mme diviser lespace de bureau dune personne qui travaille sur plusieurs projets en vous basant sur le pourcentage du temps de travail quelle consacre chaque projet. Ajoutez cela la zone ddie chaque projet et calculez le pourcentage ddi chaque projet. Par exemple, disons quun bureau de 1000 mtres carrs abrite deux projets ; huit cents mtres carrs sont ddis aux projets et le reste est commun. Pour lespace ddi aux projets, 600 mtres carrs sont pour le premier projet et les 200 autres sont pour le second projet. Cela signifie que 75 pour cent de lespace total est utilis pour le premier projet (750 mtres carrs) et les 25 pour cent restants pour le second (250 mtres carrs). Ces pourcentages peuvent aussi tre utiliss comme base pour attribuer les cots pour dautres dpenses communes plusieurs projets. Il nexiste pas une mthode correcte unique pour attribuer les cots communs plusieurs projets, mais la manire dont votre organisation gre ces cots doit tre exprime clairement. Cela permet de garantir que les fonds de votre projet sont utiliss raisonnablement et que vous distribuez les cots de manire quitable. Noubliez pas, dans la mesure o les projets et les sources de financement changent, vous devez adapter votre formule en consquence.

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R eferences Guide des bonnes pratiques en matire de cots indirects. http://transition.usaid.gov/business/ regulations/BestPractices.pdf

Plusieurs bureaux

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Si votre organisation possde des bureaux des endroits diffrents, vous pouvez dfinir des directives gnrales et laisser chaque bureau tablir sa propre politique spcifique fonde sur ses projets et ses dpenses. Les politiques doivent tre crites car, pendant votre audit annuel, les auditeurs reverront et compareront votre politique avec votre pratique. Certains projets se droulant dans plusieurs bureaux tablissent un Protocole dentente formel qui comprend des accords dtaills sur des sujets supplmentaires, comme les actifs communs, les salaires et les ressources humaines. Ce protocole est particulirement frquent lorsque les diffrentes quipes de projet viennent dunits oprationnelles diffrentes ou dorganisations compltement diffrentes.

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2.6

Rapport des impts pays aux pays trangers (TVA)


Notre organisation est-elle exempte de payer la TVA et les droits de douane sur les biens et services achets avec les fonds du Gouvernement amricain ? Quelles sont les exigences relatives au Rapport des impts pays aux pays trangers ?
Les organisations mettant en uvre des projets de dveloppement financs par le Gouvernement amricain (USG) sont exemptes de certains impts et taxes imposs par le gouvernement du pays dans lequel elles travaillent. Les exemptions concernent la fois les bnficiaires principaux et les sous-bnficiaires. Les exemptions spcifiques et la procdure de demande de remboursement des impts pays sont exposes sparment pour chaque pays dans des accords bilatraux entre le Gouvernement amricain et les gouvernements htes. Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemptions frquentes ainsi que les impts que vous pouvez tre tenu de payer. Vous devrez vous renseigner sur les exemptions et les exigences significatives dans chacun des pays o votre organisation travaille. Cette partie fournit des exemples sur le type dinformations dclarer, examine les exigences relatives au Rapport des impts pays aux pays trangers de lUSAID, que les bnficiaires de lUSAID doivent remettre le 16 avril de chaque anne, et propose des suggestions pour le suivi du paiement et du remboursement des impts afin de faciliter ltablissement de votre rapport.

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DFINITIONS
TVA : taxe sur la valeur ajoute. Taxe prleve sur lachat de biens et services, similaire la taxe de vente aux tats-Unis.

DANS VOTRE ACCORD La clause concernant le Rapport sur les impts pays aux pays trangers fait partie des clauses standard dun Accord de coopration.

Impts dont vous tes exempt dans la plupart des pays


La taxe sur la valeur ajoute (TVA) prleve sur les produits de base achets dans le pays. Les droits de douane prlevs sur les produits de base imports dans le pays pour tre utiliss dans des projets financs par le Gouvernement amricain.

Impts dont vous ntes pas exempt


La TVA ou la taxe de vente prleve sur des lments achets lextrieur du pays hte o vous mettez en uvre votre programme financ par le Gouvernement amricain. Par exemple, si une organisation achte des produits de base en Afrique du Sud pour les utiliser dans son projet financ par le Gouvernement amricain quelle met en uvre au Mozambique, elle ne sera pas exempte de payer la TVA en Afrique du Sud. Les organisations dont le sige se trouve en dehors du pays hte, y compris aux tats-Unis ou en Europe, ne sont pas exemptes de la TVA et de la taxe de vente dans leur pays dorigine, que les lments achets soient utiliss au sige ou sur le terrain.

Le Rapport des impts pays aux pays trangers doit tre remis le 16 avril de chaque anne par toutes les organisations recevant un financement de lUSAID.

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Autres impts prlevs par les gouvernements htes


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Bien que le Gouvernement amricain essaye dobtenir des exemptions pour tous les impts prlevs par les gouvernements htes pour les projets dassistance ltranger, il existe plusieurs catgories dimpts que vous serez tenu de payer, par exemple : Les impts prlevs sur les services, y compris sur lhbergement et la location de salles de confrence ; Les cotisations sociales ; et La TVA sur les projets non financs par le Gouvernement amricain. Assurez-vous de vrifier avec la mission nationale et les autres donateurs les dtails sur les impts que votre organisation peut tre tenue de payer.

Spcificits de chaque pays


Chaque pays ngocie son propre accord bilatral avec les tats-Unis, qui inclut des clauses concernant limposition de lassistance amricaine ltranger. Ces clauses traitent gnralement des impts dont vous tes exempt et de la faon dont les organisations mettant en uvre des programmes financs par le Gouvernement amricain peuvent recevoir des remboursements pour tout impt pay. Les procdures dexemption et de remboursement peuvent normment varier dun pays lautre, mais il est de votre responsabilit de vrifier les rgles du pays o vous travaillez avec la mission. Travaillez avec lquipe du Gouvernement amricain dans le pays pour rpondre aux questions suivantes : De quels impts suis-je exempt ? Si je dois payer des impts, quels sont-ils ? Quelle est la procdure pour obtenir une exemption ou un remboursement ? La procdure pour obtenir une exemption ou un remboursement diffre selon les pays. Certains pays fournissent des lettres dexemption de TVA montrer au fournisseur au moment de lachat. Dautres requirent que vous payiez la TVA et que vous demandiez ensuite le remboursement, par le biais soit de ladministration fiscale soit de la mission locale ou de lAmbassade. Contactez lquipe du Gouvernement amricain dans le pays ou votre Reprsentant de lOfficier charg des contrats ou Reprsentant de lOfficier daccord (COR/AOR) pour obtenir dautres directives.

Rapport des impts pays aux pays trangers


Un Rapport des impts pays aux pays trangers doit tre remis le 16 avril de chaque anne par toutes les organisations recevant un financement de lUSAID. Toutes les organisations recevant des fonds de lUSAID doivent tre en conformit avec les exigences relatives au Rapport des impts pays aux pays trangers tablies par lAmbassade amricaine du pays. Le but du Rapport des impts pays aux pays trangers est de sassurer que lassistance amricaine ltranger nest pas soumise des impts et, par consquent, que les fonds sont utiliss aux fins prvues. Le Gouvernement amricain utilise ces rapports pour contrler si les gouvernements trangers sont bien en conformit avec les modalits de leur accord bilatral.
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Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

Qui doit soumettre ce rapport


Toute organisation ayant, au cours du prcdent anne fiscale, achet au moins pour 500 USD de produits de base avec les fonds du Gouvernement amricain ou ayant pay des droits de douane dans le pays o elle exerce ses activits, doit remettre un rapport annuel sur les impts pays aux pays trangers. Ce rapport est exigible mme si vous navez pas pay dimpts sur ces lments au cours de la priode de dclaration ! Tous les sous-bnficiaires de votre subvention dont les achats se chiffrent au moins 500 USD doivent galement suivre les impts quils payent et les remboursements quils reoivent. Vous devez incorporer les donnes de vos sous-bnficiaires directement dans votre rapport.

Quels impts dois-je dclarer ?


Nincluez les impts pays dans le Rapport des impts pays aux pays trangers que si toutes les conditions suivantes sont regroupes : Limpt a t pay au gouvernement du pays o vous mettez en uvre le programme. Le montant de la transaction tait dau moins 500 USD (TVA non incluse). Votre organisation est exempte de limpt que vous avez pay (par exemple, si vous ntes pas exempt des impts sur lhbergement dans un pays particulier, alors ne les dclarez pas). Lachat est li votre projet financ par le Gouvernement amricain. (Dclarez lachat peu importe que cet achat spcifique soit fait avec les fonds du Gouvernement amricain ou quil fasse partie de la contribution du bnficiaire, dans la mesure o il est une partie lgitime du projet.)

Le but du Rapport des impts pays aux pays trangers est de sassurer que les fonds de lassistance amricaine ltranger sont utiliss aux fins prvues et quils ne sont pas soumis des impts, et de contrler si les gouvernements trangers sont bien en conformit avec les modalits de leurs accords bilatraux.

Quand le rapport est-il exigible et quelle priode doit-il couvrir ?


Le Rapport des impts pays aux pays trangers est exigible le 16 avril de chaque anne. Vous devez dclarer les trois chiffres suivants : Chiffre A. Impts pays au gouvernement hte au cours de anne fiscale prcdent. Ce chiffre comprend la TVA et les droits de douane. Chiffre B. Tous les remboursements reus au cours de anne fiscale prcdent, quelle que soit la date laquelle limpt initial a t pay. Chiffre C. Les remboursements reus pour les impts pays jusquau 31 mars de anne fiscale en cours dont vous faites le rapport.

Dans la mesure o les procdures dexemption et de remboursement varient dun pays lautre, vrifiez avec lquipe dans le pays ou lAmbassade amricaine du pays o vous travaillez.

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Pour simplifier votre rapport annuel, votre organisation doit dvelopper une procdure de suivi de la TV A et des droits de douane pays ainsi quune procdure de demande et de rception des remboursements du gouvernement hte.

O remettre mon rapport et sous quel format ?


Remettez le rapport au bureau indiqu dans votre Accord de coopration dans la clause standard Rapport des impts pays aux pays trangers ou lendroit requis par votre agence de financement (gnralement lAmbassade amricaine ou le bureau de gestion financire de votre agence de financement dans le pays). Envoyez galement une copie de votre rapport votre AOR/COR. Il nexiste pas de formulaire standard pour le rapport. Cependant, le rapport doit contenir les informations suivantes : 1. Le nom de votre organisation. 2. Le nom du contact avec le numro de tlphone, le numro de fax et ladresse lectronique. 3. Votre ou vos numros daccord. 4. Le montant des impts pays aux pays trangers tablis par un gouvernement tranger pour les achats dune valeur dau moins 500 USD financs avec les fonds du Gouvernement amricain dans le cadre du ou des accords au cours de lanne fiscale prcdente. Si vous travaillez dans diffrents pays, dtaillez chaque pays distinctement. Cependant, si vous travaillez sur diffrents projets dans un mme pays, vous pouvez dclarer le total des impts pour chaque pays. Seuls les impts pays aux pays trangers tablis par le gouvernement tranger du pays o vous travaillez doivent tre dclars. Les impts pays aux pays trangers tablis par un gouvernement tranger tiers ne doivent pas tre dclars. 5. Dclarez tous les remboursements que vous avez reus au cours de lanne fiscale prcdente quelle que soit la date laquelle limpt pay aux pays trangers a t tabli. Fournissez galement un chiffre distinct donnant le total des remboursements des impts tablis au cours de lanne fiscale pour laquelle vous faites le rapport, et que vous avez reus jusquau 31 mars.

Exemple
Organisation : MonONG Contact : Jane Smith Tlphone : +255-555-5555. Fax : +255-555-5556. Adresse lectronique : jane@monong.org Numro d Accord : XYZ-123
Pays Impts tablis pendant lAF 2008 US$0 US$1,000 Total des remboursements reus pendant lAF 2008 US$500 US$1,000 Remboursements des impts de lAF 2008 reus jusquau 31 mars US$0 US$1,000

Mozambique Tanzanie

Dans cet exemple, lorganisation exerce dans deux pays : le Mozambique et la Tanzanie. Les montants dans ce tableau sont des rsums par pays et ne sont pas diviss par projet ou par sous-bnficiaire. Pendant lAF 2008, le Gouvernement mozambicain na tabli aucun impt pour le bnficiaire principal (ou les sous-bnficiaires, le cas

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chant). Toutefois, il a rembours lorganisation de 500 USD pour les impts tablis avant lAF 2008. Pendant lAF 2008, le Gouvernement tanzanien a tabli 1000 USD dimpts lorganisation, mais a rembours lorganisation en intgralit au 31 mars 2009. Un Rapport des impts pays aux pays trangers distinct doit tre remis pour chaque pays (la Tanzanie et le Mozambique).

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Suivi des paiements et des remboursements de la TVA et des droits de douane


Votre organisation doit dvelopper une procdure de suivi de la TVA et des droits de douane pays ainsi quune procdure de demande et de rception des remboursements du gouvernement hte. tablir une telle procdure simplifie grandement votre rapport annuel et vous aide vous assurer que vos fonds sont destins fournir des services aux bnficiaires. Pensez aux stratgies suivantes pour suivre vos paiements et remboursements de TVA : Dveloppez une liste des exemptions et des impts requis de manire ce que chaque personne de votre organisation implique dans les acquisitions soit informe de la politique suivre. Partagezla avec les sous-bnficiaires galement. Crez un code spcial dans votre systme de comptabilit afin de suivre tous les paiements dimpts dont vous tes exempt. Utilisez ce code uniquement pour les impts dont vous tes exempt et non quand leur paiement est lgitime. Crez un code spcial dans votre systme pour suivre la rception des remboursements dimpts du gouvernement hte. Assurezvous de pouvoir faire le lien entre les remboursements reus et les entres comptables originales correspondant aux impts pays. Ce sera plus facile pour identifier les remboursements qui ont t reus et ceux qui ne lont pas t. tablissez un journal de suivi de la procdure de paiement et de remboursement des impts. Il vous permettra de documenter chaque paiement dimpt et chaque demande et rception de remboursement. Vous pouvez galement mettre en place une politique pour la conservation des copies des reus et des demandes de remboursement envoyes au gouvernement hte ou au bureau du Gouvernement amricain, selon le cas (voir lexemple ci-dessous). Personnalisez votre procdure de manire ce quelle corresponde aux exigences du gouvernement hte et du Gouvernement amricain dans le pays en ce qui concerne la remise des demandes et le temps de rponse attendu pour les remboursements dimpts. Puisque vos sous-bnficiaires doivent galement avoir des achats de produits de base ou dautres dpenses couvertes par ces clauses, travaillez avec eux pour quils vous remettent leurs rapports avant la date limite du 16 avril. Ainsi vous aurez suffisamment de temps pour incorporer leurs donnes dans votre rapport. Notez que leurs rapports doivent galement inclure les remboursements jusquau 31 mars, donc leur date limite de remise devrait se situer entre le 1er et le 15 avril.

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Exemple de journal de suivi de TVA


Voici un exemple de journal de suivi de vos paiements de TVA, de vos demandes de remboursement et de vos paiements reus. Vous pouvez crer un journal de ce genre pour chaque pays dans lequel vous oprez et le journal peut inclure toutes les demandes relatives ce pays, mme pour diffrents projets. Vous pouvez galement utiliser ce journal pour suivre les paiements de TVA pour les transactions infrieures 500 USD des fins daudit, bien que vous nayez pas les inclure dans votre Rapport des impts pays aux pays trangers requis par lUSAID.
* Vous pouvez suivre vos paiements et vos remboursements en devise locale.

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N de rf. du syst. de compta. 210

Date 23-Oct-07 15-Jan-08 02-Feb-08 02-Feb-08

Fournisseur ABC Supplies DEF Imports GHI Computers JKL Inc.

Descr. Office Furniture HBC Kits Computers Printer

Valeur de lopration (hors TVA)* $1,200 $1,000 $2,000 $500

TVA* $120 $100 $200 $50

Proj. A B C D

Date de demande de remb. 31-Oct-07 31-Jan08

Date de rception de remb. 15-Jan-08

RFRENCES Directives de lUSAID pour le Rapport des impts pays aux pays trangers http://www.usaid.gov/policy/ ads/300/302mac.pdf
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Conseils de mise en uvre pour les partenaires de lUSAID

2.7

Quand et o devons-nous faire une demande de fonds et combien pouvons-nous demander chaque fois ?

DFINITIONS
FM : le bureau de gestion financire de votre agence de financement. Revenu du programme : le revenu du programme est largent gagn par un programme pour son propre profit. Il est gnr partir des frais facturs pour des services ou partir de ventes de produits de base. Le revenu du programme peut aussi tre gnr partir de la vente dquipements qui avaient t achets avec les fonds du programme et qui ne sont plus ncessaires. Le revenu du programme est diffrent des activits rmunratrices, pour lesquelles les bnficiaires dun programme gardent les revenus perus.

Le Gouvernement amricain (USG) verse des fonds aux bnficiaires de deux manires diffrentes : 1) en avanant des fonds ou 2) en remboursant les partenaires une fois quils ont engag leurs dpenses. Votre Accord de coopration et/ ou le bureau de gestion financire (FM) de lUSAID vous dirigera vers le canal de versement que vous tes autoris utiliser. Pour faire une demande de fonds, vous devez remplir le formulaire SF-270, Demande davance ou de remboursement, et le remettre au FM de votre agence de financement. Si vous recevez plusieurs subventions de lUSG, vous devez remplir un SF-270 spar pour chacune delles. Une explication dtaille sur la faon de remplir et de remettre le SF-270 vous est prsente ci-aprs. Dans un premier temps, vous ne pourrez demander des avances de fonds que pour un mois la fois. Chaque demande doit correspondre au montant que vous pensez dpenser dans les 30 jours de la priode suivante. Vous ntes pas autoris demander ou conserver des fonds de secours supplmentaires. Cependant, si une acquisition particulire prvue est retarde, vous pouvez conserver ces fonds pour le mois suivant. Si une activit est annule, vous pouvez dpenser les fonds pour une autre activit qui figure dans votre plan de travail approuv. Mme si les politiques individuelles dune agence peuvent varier, vous devrez gnralement remplir le SF-270 et le remettre environ une semaine avant le mois pour lequel vous demandez des fonds. Le FM reverra et dterminera le caractre appropri de la demande de fonds. Si votre demande est inhabituelle, comme une demande de fonds anormalement levs pour une prochaine acquisition, il peut tre utile de fournir une explication ou des documents avec votre demande. Les temps de rponse varient selon les agences, mais vous pouvez gnralement vous attendre recevoir les fonds sous une semaine. Lorsque vous aurez dmontr, pendant une certaine priode, que les fonds que vous demandez sont dpenss de manire efficace et que vous ne les dpensez ni trop rapidement ni trop lentement, vous pourrez tre autoris demander des fonds sur une base trimestrielle. Votre Reprsentant de lOfficier daccord/Reprsentant de lOfficier charg des contrats (AOR/COR) et votre FM le dtermineront en examinant les donnes de vos Rapports financiers fdraux SF-425 trimestriels et de votre SF-270 pour calculer votre suivi budgtaire et vos taux dabsorption de liquidits.

T lcharger le S F - 2 7 0 Tlchargez une version PDF du SF-270 sur http://www.whitehouse. gov/omb/grants/sf270.pdf. Afin de profiter de certaines fonctionnalits de ce formulaire, y compris les calculs automatiques, assurez-vous davoir la dernire version dAdobe Reader. Vous pouvez la tlcharger gratuitement sur http://www.adobe.com/products/ acrobat/readstep2.html.

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Demande de fonds du Gouvernement amricain laide du formulaire 270 (SF-270)

LMENTS PRENDRE EN COMPTE Dterminer le bon moment pour la remise de vos formulaires SF-270 et SF-425 Dans la mesure o le FM utilise les informations de votre Rapport financier fdral SF-425, pour traiter votre Demande davance SF-270 , il est important de vous assurer que vous avez complt et remis votre SF-425 en temps voulu. Mme si vous avez thoriquement jusqu 30 jours aprs la fin du trimestre pour remettre le SF-425, attendre autant de temps peut retarder le processus de traitement de votre demande de fonds. Par consquent, remettez le SF-425 le plus tt possible si vous avez une demande de fonds en attente. Exigences lies au compte bancaire Votre organisation et vos sousbnficiaires doivent conserver les fonds du Gouvernement amricain sur des comptes portant intrt, spars de tous les autres fonds. Vous pouvez utiliser un compte ne portant pas intrt uniquement si : 1) votre organisation (ou un de vos sous-bnficiaires) reoit moins de 120 000 USD de fonds du Gouvernement amricain par an ; ou 2) un compte portant intrt ncessite un solde crditeur minimum si lev que vous ne pouvez pas lutiliser. Vous pouvez garder jusqu 250 USD des intrts perus afin de couvrir les frais administratifs. Les intrts perus au-dessus de 250 USD par an doivent tre remis votre agence de financement. Surveillez votre plafond dengagement ! Le temps de rponse pour le traitement de la demande de fonds est assez court condition que vous ayez suffisamment de fonds engags provenant de votre subvention. Si vous faites une demande de fonds suprieure votre plafond dengagement, votre accord devra tre modifi pour engager des fonds supplmentaires provenant du montant de votre subvention avant que le FM ne puisse traiter votre SF-270.

Estimer vos avances


Lorsque vous faites une estimation de votre demande, ne divisez pas simplement votre budget annuel en 12 mois ; la place, calculez prcisment ce que vous pensez dpenser le mois suivant. Certains lments de votre budget peuvent tre diviss en parts gales et rpartis entre les mois (par exemple, les salaires), mais dautres, comme les achats dquipement durable, peuvent tous survenir le mme mois (au dbut dun projet par exemple). Les partenaires qui mettent en uvre des projets avec des sousbnficiaires devraient travailler ensemble afin de sassurer que les demandes de financement ainsi que les dpenses sont bien gres pour quaucune organisation ne manque de fonds. Pour cela, demandez aux sous-bnficiaires de vous fournir leur estimation de financement tous les mois ou tous les trimestres (aprs approbation). Il peut tre judicieux dtablir avec vos sous- bnficiaires une procdure pour les avances et les remboursements, similaire celle que vous suivez pour le Gouvernement amricain.

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Remplir le SF-270
Le SF-270 est utilis pour faire des demandes davances ou de remboursements au Gouvernement amricain. Le SF-270 est un formulaire de deux pages : la premire page contient des espaces pour inscrire vos informations et vos donnes ; la seconde

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page est ddie la signature et contient les instructions sur la manire de remplir ce formulaire. Sur la premire page, il y a trois sections principales : la section suprieure ddie aux informations concernant votre subvention et votre demande ; la section centrale dans laquelle vous calculez votre avance ou votre remboursement ; et la troisime section ddie aux demandes davances uniquement.

Voici quelques astuces pour les sections cls.

Case 1(a) : le type de paiement demand sera une avance (advance), un remboursement (reimbursement) ou une combinaison des deux. Case 1(b) : pour toutes les demandes autres que la demande finale la fin de votre subvention, slectionnez paiement partiel (partial). Case 2 : la base de la demande (basis of request) dpend du type de systme de comptabilit que vous utilisez. Case 8 : la priode couverte par cette demande (period covered by this request) doit tre dun mois civil (par exemple, du 1er janvier 2012 au 31 janvier 2012), sauf indication contraire du FM. Aprs avoir complt la partie suprieure, vous devez dterminer si vous remplissez toute la zone de calcul dans la partie centrale du formulaire ou la zone de calcul simplifie Advances Only (Avances uniquement) au bas du formulaire. Remplissez toute la zone de calcul si une partie des fonds demands inclut un remboursement. Vous devez galement remplir toute la zone de calcul si vous avez un revenu du programme. Si vous ne faites pas de demande de remboursement et si vous navez pas de revenu du programme, vous pouvez passer la partie Advances Only (Avances uniquement), dcrite la page suivante.

Le Gouvernement amricain verse des fonds pour les bnficiaires de deux manires diffrentes : 1) en avanant des fonds ou 2) en remboursant les partenaires une fois quils ont engag leurs dpenses.

Zone de calcul

La premire zone de calcul comprend trois colonnes (a-c) et une colonne Total. Il nest pas ncessaire de diviser votre demande de fonds entre ces colonnes, sauf indication contraire de votre AOR/COR ou de votre FM. Les calculs (lignes a-j) sont expliqus et illustrs la page suivante.

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G e s t i o n f i na n c i r e

Partie suprieure

Il est dans votre meilleur intrt de surveiller de prs votre montant engag. Ds que vous avez dpens 75 % de votre montant engag, contactez votre AOR/COR ainsi que votre Responsable dactivit et demandez ce que des fonds supplmentaires soient engags. (Pour plus dinformations sur le suivi de votre montant engag, consultez lencadr Diffrence entre montant engag et subvention dans la section 2.2 de Gestion financireCalcul du suivi budgtaire et du taux dabsorption de liquidits.)

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Dans un premier temps, vous ne pouvez demander des avances de fonds que pour un mois la fois. Une fois que vous aurez dmontr que vous dpensez les fonds de manire efficace, votre organisme donateur vous permettra de demander des avances chaque trimestre.

a. Total program outlays to date (Total des dpenses du programme ce jour) : toutes les dpenses effectues dans le cadre de votre programme, y compris la contribution du bnficiaire, jusquau dbut de la priode de demande. En dautres termes, si votre demande concerne la priode du 1er au 31 janvier 2009, indiquez le total des dpenses au 31 dcembre 2008. b. Less: cumulative program income (Moins : cumul des revenus du programme) : si votre programme a peru un revenu du programme, saisissez-le ici.

En gnral, vous serez tenu de remplir le SF-270 et de le soumettre au plus tt une semaine avant le mois pour lequel vous demandez des fonds.

c. Net program outlays (Dpenses nettes du programme) (ligne a moins ligne b). d. Estimated cash outlays for advance period (Dcaissements estims pour la priode vise) : combien vous estimez vos besoins pour la priode vise (dans notre exemple, du 1er au 31 janvier 2009). Tous les fonds ncessaires (y compris la contribution du bnficiaire), quelle que soit lencaisse dont vous disposez. e. Total (somme des lignes c et d). f. Non-federal share of amount on line e (Part non fdrale du montant figurant dans la ligne e) : toutes les anciennes contributions du bnficiaire et toutes les contributions du bnficiaire que vous prvoyez dapporter pendant la priode vise. (Si vous ntes pas sr du montant de la contribution du bnficiaire que vous pourrez engager pendant la priode vise, vous pouvez indiquer 0 USD dans votre SF-270, condition de rendre compte correctement du montant rel de la contribution du bnficiaire dans votre prochain SF-425.) g. Federal share of amount on line e (Part fdrale du montant figurant dans la ligne e) : montant total que vous avez demand au Gouvernement amricain pour ce projet ce jour, y compris les fonds demands pour la priode vise. h. Federal payments previously requested (Paiements fdraux prcdemment demands) : somme du financement total que vous avez demand au Gouvernement amricain ce jour.

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i. Federal share now requested (Part fdrale demande ici) (ligne g moins ligne h) : le rsultat sera le montant total des fonds du Gouvernement amricain dont vous avez besoin pour le mois suivant (priode de demande), moins les fonds du Gouvernement amricain non dpenss dont vous disposez. j. Advances required by month (Avances mensuelles demandes) : la dernire ligne est utilise uniquement lorsque vous demandez des fonds sur une base trimestrielle, mais vous recevez des versements mensuels.

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Avances uniquement

Pour remplir le tableau de calcul pour les avances uniquement (advances only) (voir case 12), calculez le montant des fonds dont vous aurez besoin pour le mois suivant et soustrayez le montant des fonds du Gouvernement amricain non dpenss que vous avez conservs de votre avance prcdente, du montant que vous demandez pour cette priode. Pendant la priode prcdente, si vous avez dpens plus que lavance qui vous a t octroye, la partie de fonds restants non dpenss peut afficher un montant ngatif.

Remettre votre SF-270


Une fois que vous avez rempli la premire page, faites dater et signer la deuxime page par votre directeur de projet ou par lautorit comptente dans votre organisation. Puis, scannez et envoyez le formulaire par courrier lectronique votre FM, ainsi quune copie votre AOR/COR et au Responsable dactivit de lUSAID/Washington. Les bnficiaires de lUSAID peuvent galement envoyer le formulaire par courrier lectronique ei@usaid. gov lattention du FM. Faites toujours une copie pour vos dossiers puis envoyez loriginal par courrier au FM. Si votre FM ne vous a pas contact sous quelques jours, envoyez-lui un courrier lectronique ainsi qu votre AOR/COR pour vous assurer quil a reu votre demande.

RFRENCES SF-270, Demande davance ou de remboursement http://www.whitehouse.gov/sites/ default/files/omb/grants

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2.8

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G e s t i o n f i na n c i r e

SF-425 : complter votre formulaire de rapport financier du Gouvernement amricain


DFINITIONS
FFR : Rapport financier fdral, galement appel SF-425. FM : le bureau de gestion financire de lUSAID. Montant engag : le montant que le Gouvernement amricain a consacr au projet au moment o la subvention a t accorde, ce qui peut correspondre au montant total de la subvention ou une partie du montant de la subvention. En dautres termes, il sagit du montant disponible que votre organisation peut dpenser pour le projet ce moment prcis. Contribution du bnficiaire : la part des cots du projet ou du programme non prise en charge par lUSAID. Il peut sagir de contributions en espces ou en nature. Dans le formulaire 425, elle est appele Recipient share . USG : Gouvernement amricain

Q R

Comment devons-nous complter le SF-425 et quand doit-il tre remis ?

Le Rapport financier fdral (FFR), souvent appel SF-425, reprsente un instantan de votre situation quant votre subvention et suit combien slve la contribution du bnficiaire de votre organisation. Le SF-425 complt doit tre remis tous les trimestres au bureau de gestion financire (FM) de votre agence de financement.

Remplir le SF-425
La section suivante donne des conseils pour vous aider remplir le formulaire. Ces informations ne prtendent pas remplacer les instructions du Gouvernement amricain que lon trouve en ligne ou les conseils donns par votre FM. Ces conseils visent plutt traiter les questions que les utilisateurs peuvent se poser en remplissant ce formulaire pour la premire fois. Utilisez un SF-425 diffrent pour le rapport trimestriel de chaque Accord de coopration. Tlchargez une version PDF du SF-425. Commencez par remplir la partie suprieure. Des informations de base vous sont demandes sur votre organisation, votre subvention et la priode couverte par ce rapport.

Partie suprieure du SF-425

TLCHARGER LE SF -425 Tlchargez une version PDF du SF-425 sur http://www.whitehouse. gov/omb/assets/grants_forms/ ff_report_fill.pdf. Afin de profiter de certaines fonctionnalits du formulaire, y compris les calculs automatiques, assurez-vous davoir la dernire version dAdobe Reader, disponible sur http://www.adobe.com/products/ acrobat/readstep2.html.

Les chiffres de la liste suivante correspondent aux espaces vides numrots dans le SF-425. 1.  Federal Agency and Organizational Element to Which Report is Submitted (Agence fdrale et composante organisationnelle qui le rapport est remis) : lUSAID ou un autre bailleur de fonds du Gouvernement amricain. 2. Federal Grant or Other Identifying Number Assigned by Federal Agency (Numro de subvention fdrale ou autre numro didentification attribu par lagence fdrale) : insrez le numro didentification de votre Accord de coopration, qui doit ressembler lexemple suivant XXX-A-00-09-00XXX-00, et que vous pouvez trouver sur la premire page de votre accord.
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4b. EIN (NIE) : numro didentification de lemployeur, uniquement pour les bnficiaires amricains. 5. Recipient Account Number or Identifying Number (Numro de compte ou numro didentification du bnficiaire) : ce numro est pour votre usage personnel et nest pas demand par le Gouvernement amricain. 7. Basis of Accounting (Mthode de comptabilit) : votre comptable ou votre responsable financier saura si vos rapports se basent sur une comptabilit de caisse ou sur une comptabilit dexercice. 8. Project/Grant Period (Priode du projet/de la subvention) : dates de dbut et de fin de votre subvention. 9. Reporting Period End Date (Date de fin de la priode de dclaration) : la date de chaque rapport dpend du trimestre que vous couvrez : 1er trimestre : 31 dcembre 2e trimestre : 31 mars 3e trimestre : 30 juin 4e trimestre : 30 septembre.

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Ensuite, remplissez la partie centrale, qui contient les calculs principaux exposs ci-dessous. Certains chiffres seront calculs automatiquement si vous utilisez Adobe Reader. Une fois que vous avez fini, revrifiez cette partie pour vous assurer que tous les calculs sont corrects.

Partie centrale du SF-425

Section 10 : transactions (oprations) Federal cash (oprations de trsorerie fdrales)


a.  Cash Receipts (Encaissements) : entrez le montant total des fonds rels reus du Gouvernement amricain (avant dduction des frais bancaires et des autres frais) jusqu la date de fin de la priode de dclaration prcise la ligne 9. b. Cash Disbursements (Dcaissements) : entrez le montant cumul des paiements en espces et par chque jusqu la date de fin de la priode de dclaration. Ce total inclut la somme dargent dpense pour les biens et services, les avances de trsorerie et les paiements effectus aux sous-bnficiaires et aux entrepreneurs ainsi que le montant des dpenses indirectes imputes sur la subvention. c.  Cash on Hand (Encaisse) : inscrivez le montant de la ligne 10a moins la ligne 10b.

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Federal Expenditures and Unobligated Balance (Dpenses fdrales et solde disponible)


d.  Total Federal funds authorized (Total des fonds fdraux autoriss) : inscrivez le montant total de la subvention. Il fait rfrence au Montant total des fonds de lUSAID estims rpertori dans votre Accord de coopration. Si ce montant a t revu par une modification, veuillez utiliser le montant stipul sur la modification. e. Federal share of expenditures (Part fdrale des dpenses) : entrez le montant des dpenses. f. Federal share of unliquidated obligations (Part fdrale des montants engags non rgls) : inscrivez le montant total des fonds engags par lUSAID non dpenss jusqu la date de fin de la priode de dclaration. Ce montant doit tre calcul en soustrayant la contribution du Gouvernement amricain aux dpenses, ligne 10e, du montant engag actuel tel que rpertori dans la modification la plus rcente. g.  Total Federal share (Part fdrale totale) : inscrivez le montant en additionnant la ligne 10e et la ligne 10f. Ce montant sera gal au total des fonds du Gouvernement amricain engags la date de fin de la priode de dclaration. h. Unobligated balance of Federal funds (Solde disponible des fonds fdraux) : soustrayez la ligne 10g de la ligne 10d.

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Recipient share (contribution du bnficiaire)


i. Total recipient share required (Contribution totale du bnficiaire requise) : inscrivez le total requis de la contribution du bnficiaire tel que rpertori dans lAccord de coopration. Si ce montant a t revu par une modification, veuillez utiliser le montant stipul sur la modification. j. Recipient share of expenditures (Contribution du bnficiaire aux dpenses) : inscrivez le montant de la contribution du bnficiaire aux dpenses pendant la priode de dclaration. k. Remaining recipient share to be provided (Contribution du bnficiaire restante apporter) : inscrivez le montant en soustrayant la ligne 10j de la ligne 10i.

Program income (revenu du programme)

Si votre accord autorise la prise en compte du revenu du programme, veuillez vous rfrer aux instructions dtailles sur la faon de remplir les lignes 10l 10o sur http://www.whitehouse.gov/omb/grants/standard_ forms/ffr_instructions.pdf Ensuite, remplissez la partie infrieure, qui contient les calculs principaux exposs ci-dessous. Certains chiffres seront calculs automatiquement si vous utilisez Adobe Reader. Une fois que vous avez fini, revrifiez cette partie pour vous assurer que tous les calculs sont corrects. Enfin, la partie infrieure contient les informations sur les dpenses indirectes et la signature. Tous les documents doivent tre signs par un ordonnateur autoris.

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Partie infrieure du SF-425

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Section 11 : indirect expense (Dpense indirecte)


Ne compltez ces informations que si le Gouvernement amricain le requiert et conformment votre Accord de coopration. b. Rate (Taux) : entrez le/les taux de cots indirects en vigueur durant la priode de dclaration. d. Base (Assiette) : entrez le montant total auquel le taux indirect est appliqu. e. Amount Charged (Montant imput) : entrez le montant des cots indirects imputs pendant le dlai indiqu.

Section 13 : certification/submission (attestation et remise)


Une fois que vous avez fini, revrifiez cette partie pour vous assurer que tous les calculs sont corrects. Saisissez le nom du signataire autoris (13a), faites le signer le formulaire (13b), donnez ses coordonnes (13c/13d) et datez le formulaire (13e). Ensuite, scannez et envoyez le formulaire par courrier lectronique votre FM ladresse ei@usaid.gov, ainsi quune copie votre Reprsentant de lOfficier daccord (AOR). Gardez toujours une copie pour votre dossier puis envoyez loriginal par courrier votre FM. Si vous ne recevez pas de rponse de votre FM dans les 10 jours, relancez-le pour vous assurer que le formulaire a bien t reu.

Dates dexigibilit pour la remise du SF-425

Bien que chaque Accord de coopration soit diffrent, la plupart des bnficiaires sont tenus de remettre les Rapports financiers fdraux 30 jours aprs la fin dun trimestre, en se basant sur lanne fiscale du Gouvernement amricain (du 1er octobre au 30 septembre). Le tableau ci-dessous rpertorie les dates dexigibilit pour chaque trimestre et la priode couverte par chaque rapport. Vrifiez votre Accord de coopration pour vous assurer que ces informations sappliquent votre cas.
Priode Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Rapport financier final Exigibilit 30 jan. 30 avr. 30 juil. 30 oct. 90 jours aprs la fin de la subvention Priode couverte 1er oct. au 31 dc.
(de lanne civile prcdente)

RFRENCES Rapport financier fdral SF-425 http://www.whitehouse.gov/omb/ assets/grants_forms/ff_report_fill.pdf Instructions dtailles pour remplir le Rapport financier fdral SF-425 http://www.whitehouse.gov/ omb/grants/standard_forms/ffr_ instructions.pdf

1er jan. au 31 mars 1er avr. au 30 juin 1er juil. au 30 sept. Toute la dure de la subvention

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2.9

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Exigences en matire daudit annuel : questions et rponses


D finitions
ADS : le Systme de directives automatis, qui englobe la totalit des rglementations de lUSAID. Il comprend galement des propositions de procdures, qui ne sont donc pas obligatoires, et des liens vers des exemples de bonnes pratiques. Cot admissible : un cot engag considr comme une charge admise pour le Gouvernement amricain. Audit : un examen et une vrification indpendants du systme, des archives et des activits. Constatation : tout(e) erreur, exception, cart ou manque dtect(e) par un auditeur la suite de lexamen des lments probants de laudit. Les constatations se rapportent gnralement (a) la conformit aux politiques, procdures et exigences lgales, (b) ladquation et lefficacit des contrles et/ou (c) lefficience et lefficacit de ladministration. Anne fiscale : parfois appel exercice financier ou le cycle budgtaire annuel ; une priode utilise par les organisations pour calculer les tats financiers annuels. Il peut correspondre ou non lanne civile, cest--dire du 1er janvier au 31 dcembre. Lanne fiscaler du Gouvernement amricain couvre une priode de 12 mois qui commence le 1er octobre et se termine le 30 septembre. Dcisions de la direction : lvaluation dune recommandation par la direction et une dcision sur la ligne de conduite approprie adopter. OMB : le Bureau de la gestion et du budget (OMB) est lune des agences du pouvoir excutif du Gouvernement amricain. Entre autres fonctions, lOMB est charg dvaluer lefficacit des programmes, politiques et procdures de lagence, dvaluer les demandes de financement concurrentes entre les agences et de dfinir les priorits de financement.

Q R

Quest-ce quun audit annuel et comment  fonctionne la procdure daudit ?

Un audit est un examen et une vrification indpendants des systmes, des archives et des activits dune organisation. De nombreux donateurs exigent des audits annuels des bnficiaires de leur subvention et le Gouvernement amricain nen demande pas moins. Les bnficiaires principaux et les sous-bnficiaires qui reoivent un certain seuil de fonds du Gouvernement amricain doivent mener un audit annuel. Un audit vous permet de vrifier vos donnes financires, de garantir leur exactitude et didentifier et valuer les contrles internes qui devraient tre mis en place pour amliorer lintgrit de vos systmes financiers. Il permet dvaluer la faon dont vous dpensez les fonds du Gouvernement amricain ainsi que votre conformit aux rglementations dfinies dans votre accord. Considrez un audit comme un outil servant mettre de lordre dans vos finances. Pour garantir lobjectivit, un auditeur indpendant que vous engagez mne laudit annuel. La procdure daudit consiste runir les registres financiers et autres archives, les fournir votre auditeur, rpondre au rapport de votre auditeur et mettre en uvre des plans daction corrective. Vous trouverez ci-aprs les rponses des questions frquemment poses propos des audits annuels.

Qui doit tre soumis un audit annuel ?

Les organisations but non lucratif bases aux tats-Unis recevant un financement total de 500 000 USD ou plus du Gouvernement amricain, soit directement ou en tant que sous-bnficiaire, au cours de leur anne fiscale. Les organisations but non lucratif trangres recevant la totalit ou la majorit de leur financement du Gouvernement amricain via lUSAID (directement ou en tant que sous-bnficiaire), si elles reoivent 300 000 USD ou plus au cours de leur anne fiscale. Les organisations but lucratif recevant la totalit ou la majorit de leur financement de lUSAID feront lobjet dun examen annuel pour dterminer si un audit est ncessaire.

Les cots daudit sont-ils admissibles ?

Si votre organisation doit tre soumise un audit, les cots de ralisation de laudit sont admissibles, condition que laudit soit ralis conformment aux rglementations appropries exposes ci-dessous. Si vous navez pas vous soumettre un audit (en dautres termes, si vous natteignez pas le seuil de financement), alors les cots daudit ne sont pas admissibles.

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O puis-je trouver les exigences en matire daudit ?

Les organisations but non lucratif bases aux tats-Unis sont rgies par les rgles dfinies dans la Circulaire A-133 de lOMB. Ces rglementations sont identiques quelle que soit lagence du Gouvernement amricain qui assure la majorit du financement. Le Chapitre 591 de lADS de lUSAID rgit toutes les organisations but lucratif et bases ltranger bnficiaires de fonds de lUSAID. Ce document peut galement tre utile pour les organisations but non lucratif bases aux tats-Unis car il fournit des explications sur la Circulaire A-133 de lOMB.

LMENTS PRENDRE EN COMPTE Q: si nous avons une NICRA, devons-nous quand mme attribuer nos cots communs plusieurs projets ? Il est tentant de penser quune NICRA rsoudra les problmes dattribution des cots communs plusieurs projets. Une NICRA peut simplifier la manire dont vous allez tre rembours de vos frais gnraux pour certains projets financs par le Gouvernement amricain. Cependant, si vous avez des projets financs par dautres donateurs, si votre NICRA ne couvre que les dpenses de votre sige ou si vous voulez vrifier que votre NICRA couvre exactement vos dpenses communes plusieurs projets, vous devrez quand mme attribuer vos cots communs. Ainsi, que vous ayez ou non une NICRA, il est bon, en termes de gestion, dtablir une politique pour attribuer les dpenses communes plusieurs projets.

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Quels lments doivent tre soumis un audit ?

Un audit couvre gnralement lensemble de votre organisation. Cependant, si seulement un de vos programmes bnficie dun financement du Gouvernement amricain, vous pouvez choisir de mener un audit sur un programme unique. De plus, si votre organisation est importante et complexe, avec de nombreuses units oprationnelles diffrentes, il est possible de demander ce que laudit se concentre sur lunit organisationnelle qui reoit les fonds du Gouvernement amricain.

Quelle priode est couverte par laudit ?

La priode couverte par laudit correspond lanne fiscale de votre organisation. En outre, laudit peut tudier les constatations daudits passs pour dterminer si les actions correctives prises taient suffisantes pour les traiter.

Qui peut raliser un audit ?

Les organisations but non lucratif bases aux tats-Unis doivent respecter la procdure dacquisition et les rglementations indique(s) dans leur Accord de coopration. Les organisations finances par lUSAID bases ltranger doivent contacter leur mission nationale ou rgionale pour demander une liste des organisations autorises raliser des audits sur les programmes du Gouvernement amricain. Si un audit est jug ncessaire pour une organisation but lucratif finance par lUSAID, laudit peut tre ralis par un fonctionnaire du Gouvernement amricain au lieu dun auditeur priv. Si aucun auditeur du Gouvernement amricain nest disponible, lUSAID orientera lorganisation but lucratif pour engager un auditeur indpendant.

Quels sont les responsabilits des bnficiaires principaux et des sous-bnficiaires si un sous-bnficiaire est soumis un audit ?
Les sous-bnficiaires doivent remettre leur audit directement au Gouvernement amricain. Ils nont pas lobligation de remettre leur audit au bnficiaire principal, moins quil nen ressorte des constatations relatives au financement de cette subvention, auquel cas ils doivent remettre une copie au bnficiaire principal. Un bnficiaire principal a le droit de demander une copie, quil y ait des constatations ou non, et peut le spcifier dans lavis dattribution de subvention entre le bnficiaire principal et le sous-bnficiaire. (Consultez la partie 4.2 de Gestion du programme.) Lorsque laudit des sous-bnficiaires mne des constatations, les bnficiaires principaux sont tenus de communiquer les dcisions de la direction concernant les actions correctives. Les dcisions de la direction doivent tre communiques dans les six mois aprs la rception de laudit.

Un audit couvre gnralement lensemble de votre organisation. Cependant, si seulement un de vos programmes bnficie dun financement du Gouvernement amricain, vous pouvez choisir de mener un audit sur un programme unique.

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QUELLE EST VOTRE AGENCE DE SUPERVISION? Si vous recevez un financement de plusieurs agences du Gouvernement amricain, lune delles agit comme agence de supervision et se charge des dcisions de la direction pour toute constatation de lauditeur relative plusieurs agences du Gouvernement amricain. Lagence de supervision est lagence du Gouvernement amricain qui assure la majorit du financement au cours dun exercice donn. Lagence de supervision est tenue : De fournir des conseils techniques en termes daudit votre organisation et votre auditeur ; Dtudier les demandes de prolongation ; et De vrifier que le dossier daudit est complet et de qualit.

La procdure daudit en cinq tapes


1. Avant laudit Prparez les lments suivants avant la ralisation de laudit : identifiez tous les fonds reus du Gouvernement amricain et les programmes pour lesquels ils ont t reus ; rassemblez les rapports financiers (comme les SF-425) couvrant lanne fiscale audite (consultez la partie 2.8 de Gestion financire) ; prparez un tableau des dpenses effectues au titre de vos subventions du Gouvernement amricain ; et prparez un tableau des constatations daudits passs (le cas chant). 2. Laudit Laudit se concentrera sur les questions suivantes : Les rapports financiers remis au cours de lexercice sont-ils prcis ? Les rgles, rglementations et politiques rgissant la subvention ontelles t suivies ? Quel est ltat des constatations daudits passs ? Y a-t-il des cots discutables ? 3. Rponse aux constatations Si laudit mne des constatations, chacune dentre elles doit tre traite de manire spcifique par votre organisation au moyen dun plan daction corrective. Pour chaque lment, indiquez : la personne responsable ; laction corrective prvue ; et la date dachvement attendue. Si vous ntes pas daccord avec la constatation dcoulant dun audit ou pensez quune action corrective nest pas ncessaire, veuillez alors fournir une explication et les raisons spcifiques. 4. Remise au Gouvernement amricain Les organisations but non lucratif bases aux tats-Unis remettront leur dossier daudit directement lAgence fdrale de publication des audits (FAC). La FAC distribuera les copies lagence du Gouvernement amricain qui finance votre subvention. Remettez une copie la FAC et une copie chaque agence du Gouvernement amricain concerne par les constatations dcoulant de laudit dans votre rapport. Ladresse de la FAC est la suivante : Federal Audit Clearinghouse Bureau of the Census 1201 E. 10th Street Jeffersonville, IN 47132, tats-Unis Votre dossier daudit doit tre remis dans les 30 jours aprs la rception du rapport de votre auditeur ou 9 mois aprs la fin de votre lanne fiscale (la priode audite). Le dossier daudit doit comprendre : Formulaire SF-SAC (Formulaire de collecte de donnes pour les rapports daudit) tats financiers Tableau des dpenses effectues au titre des subventions du Gouvernement amricain Tableau rcapitulatif des constatations daudits passs Rapport de lauditeur Avis sur les tats financiers Avis sur le tableau des dpenses Rapport sur les contrles internes dtats financiers Rapport sur les contrles internes de conformit Tableau des constatations pour les cots discutables Plan daction corrective

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Vous navez pas lobligation de remettre votre audit directement votre agence de financement du Gouvernement amricain. Exemple : si vous recevez un financement de lUSAID et des Centres de contrle et de prvention des maladies (CDC), mais que les constatations se rapportent uniquement votre subvention de CDC, vous devez remettre deux copies (une pour la FAC, une pour CDC.) Les organisations trangres et but lucratif peuvent tre soumises des rgles de remise diffrentes, fixes par leur agence de financement. Veuillez contacter votre agence de financement ou le bureau de votre mission nationale ou rgionale pour obtenir des conseils. 5. Communiquer les dcisions de la direction Pour chaque constatation, lagence ou le bnficiaire principal (dans le cas dune constatation pour un sous-bnficiaire) communiquera une dcision correspondante de la direction dans les six mois aprs la rception du dossier daudit. La dcision de la direction doit indiquer clairement si lagence accepte ou non la constatation dcoulant de laudit, les raisons de la dcision et laction attendue de la part de lentit audite, comme le remboursement des cots rejets, lexcution dajustements financiers ou une autre action. Si lentit audite na pas appliqu laction corrective, un calendrier de suivi sera donn. La dcision de la direction doit dcrire toute procdure dappel disposition de lentit audite.

RFRENCES Circulaire A-133 du Bureau de la gestion et du budget : Audits des tats, des gouvernements locaux et des organisations but non lucratif http://www.whitehouse.gov/omb/ circulars_default Chapitre 591 de lADS de lUSAID : Audits financiers des sous- traitants, bnficiaires et entits du gouvernement hte de lUSAID http://www.usaid.gov/policy/ ads/500/591.pdf Rglementations fdrales dacquisition (48 CFR 42) https://www.acquisition.gov/far/ current/html/FARTOCP42.html Formulaire SF-SAC : formulaire de collecte de donnes pour les rapports daudit https://harvester.census.gov/fac/ collect/ddeindex.html

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Suivi de laudit
Outre la remise de votre dossier daudit, vous tes responsable de la mise en uvre de votre plan daction corrective. Assurez-vous de tenir des documents montrant votre progression pour chaque lment. Mme si aucune constatation ne concerne une agence particulire du Gouvernement amricain, cette agence peut tout de mme vous demander directement une copie de votre audit. De plus, le Gouvernement amricain se rserve le droit de raliser ses propres audits, quels que soient les rsultats de vos audits. Enfin, vous tes tenu de conserver des archives et une copie du dossier daudit pendant au moins trois ans aprs la remise du dossier ou trois ans aprs la rsolution dune constatation de lanne en question.
Laudit
Avis sur les tats financiers et les dpenses Rapport sur les contrles internes Constatations pour les cots discutables

Phase pralable laudit


Identifier les programmes financs par le Gouvernement amricain Recueillir les formulaires SF-269 Prparer le tableau des dpenses Rpertorier les constatations daudits passs

Rponse
Pour chaque constatation, rpertorier la personne responsable, laction corrective prvue et le temps dachvement attendu Des litiges ?

Remise
Les organisations bases aux tats-Unis le remettent lAgence fdrale de publication des audits Les organisations trangres le remettent lagence de financement

Dcision de la direction

Pour les sous-bnficiaires, les dcisions sont prises parle partenaire principal Pour les bnficiaires principaux, les dcisions sont prises par lagence de financement ou de supervision valuer le plan et communiquer les dcisions

Cinq tapes cls dans la procdure daudit


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