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Manuel d'utilisation de

Gestionnaire Libre de Parc Informatique


(version 0.6)

(d'aprs les travaux de J.-M. BIGNOLET, http://glpi.indepnet.org/article.php3?id_article=78 )

Manuel d'utilisation de G.L.P.I. Gestionnaire Libre de Parc Informatique (v. 0.6)

Sommaire
I - Prsentation________________________________________________ 4 II - Liste des fonctionnalits de G.L.P.I. ____________________________ 5
a) Gnral _______________________________________________________________ 5 b) Inventaire _____________________________________________________________ 5 c) Tracking_______________________________________________________________ 5 d) Statistiques____________________________________________________________6 e) Gestion _______________________________________________________________6 f) Rservation ____________________________________________________________6 g) Base de connaissances ___________________________________________________6 h) Rapports ______________________________________________________________6 i) Aspects techniques ______________________________________________________7 j) Avant de commencer ___________________________________________________7

III Dmarrage de G.L.P.I.______________________________________ 8 IV Administration ___________________________________________ 9


a) Utilisateurs____________________________________________________________9 b) Configuration _________________________________________________________ 10


Intituls_____________________________________________________________________11 Priphriques internes ________________________________________________________ 14 Authentifications externes ____________________________________________________ 14 Suivis par emails ____________________________________________________________ 14 Configuration gnrale ________________________________________________________15 Type de documents ___________________________________________________________15 Crer un utilisateur ___________________________________________________________ 9 Supprimer un utilisateur ______________________________________________________ 10

c) Prfrences____________________________________________________________ 16 d) Donnes _____________________________________________________________ 16 e) Logs _________________________________________________________________ 17

V - Gestion __________________________________________________18

a) Contacts _____________________________________________________________ 18
Crer un contact_____________________________________________________________ 18 Recherche un contact _________________________________________________________ 19 Afficher/Supprimer/Modifier un contact _________________________________________ 19 Crer une entreprise __________________________________________________________ 19 Recherche une entreprise ______________________________________________________ 20 Afficher/Supprimer/Modifier une entreprise ______________________________________ 20 Crer un contrat ______________________________________________________________21

b) Entreprises ___________________________________________________________ 19

c) Contrats _____________________________________________________________ 21
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d) Documents ___________________________________________________________ 24
Crer un document___________________________________________________________ 24 Recherche un document _______________________________________________________ 25 Afficher/Supprimer/Modifier un document _______________________________________ 25

Recherche un contrat _________________________________________________________ 22 Afficher/Supprimer/Modifier un contrat _________________________________________ 22

VI - Inventaire _______________________________________________ 26

a) Crer un modle _______________________________________________________ 26 b) Supprimer un modle ___________________________________________________ 27 c) Crer un composant ____________________________________________________ 27 d) Grer un composant____________________________________________________ 28 e) Supprimer un composant ________________________________________________ 29 a) L'utilisateur "post-only" _________________________________________________ 29 b) Enregistrement d'une demande d'intervention par l'administrateur ______________ 30 c) Suivi des interventions __________________________________________________ 31
Attribuer des interventions ____________________________________________________ 32 Complter des interventions ___________________________________________________ 32 Clturer une intervention ______________________________________________________33

VII - Assistance______________________________________________ 29

d) Statistiques___________________________________________________________ 33

VIII - Outils _________________________________________________34


a) Rservations __________________________________________________________ 34 b) Base de connaissance (FAQ)_____________________________________________ 37


Mettre un matriel en prt_____________________________________________________ 34 Rserver un matriel___________________________________________________________35 Utilisation _________________________________________________________________ 37 Ajout d'lments ____________________________________________________________ 38 Recherche d'lments _________________________________________________________ 39

c) Rapports _____________________________________________________________40

IX Plugins (OCS)____________________________________________41 X Aide & Dconnexion________________________________________43


a) L'aide ________________________________________________________________ 43 b) Dconnexion __________________________________________________________ 43 a) Equipe de dveloppement ________________________________________________44 b) Evolution du projet _____________________________________________________44

XI - Une application volutive ___________________________________ 44

XII Remerciements & Licence d'utilisation________________________ 45


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I - PRESENTATION
G.L.P.I. est une application libre, distribue sous licence GPL destine la gestion de parc informatique. G.L.P.I. est compos d'un ensemble de services Web crits en PHP qui permettent de recenser et de grer l'intgralit des composantes matrielles ou logicielles d'un parc informatique, et ainsi d'optimiser le travail des techniciens grce une maintenance plus cohrente. Les fonctionnalits principales de l'application s'articulent autour de deux axes : L'inventaire prcis de toutes les ressources techniques, matrielles et logicielles, existantes dont les caractristiques seront stockes dans une base de donnes. La gestion et l'historisation, des diverses oprations de maintenance et des procdures lies, ralises sur ces ressources techniques. Enfin, cette application a pour but d'tre dynamique et directement relie aux utilisateurs. Une interface autorise donc ces derniers ventuellement prvenir le service de maintenance et rpertorier un problme rencontr avec l'une des ressources techniques laquelle ils ont accs.

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II - LISTE DES FONCTIONNALITES DE G.L.P.I.


a) Gnral
Gestion Multi-Utilisateurs, Systme d'authentification multiple (local, LDAP, Active Directory, Pop/Imap), Systme de permissions, Gestion multilingue (franais, anglais, espagnol, italien), Module de recherche critrium, Module de sauvegarde/restauration de la base de donnes au format SQL, Exportation de la base de donnes au format XML, Adaptation des intituls en fonction des besoins.

b) Inventaire
Inventaire du parc d'ordinateurs avec gestion des priphriques internes, Inventaire du parc de moniteurs avec gestion des connexions aux ordinateurs, Inventaire du parc du matriel rseau avec gestion des connexions aux priphriques (IP, adresses Mac, prises rseaux), Inventaire du parc d'imprimantes avec gestion des connexions aux ordinateurs et gestion des consommables associs, Inventaire du parc des priphriques externes (scanners, table graphiques, tlphone...) avec gestion des connexions aux ordinateurs, Inventaire du parc logiciel avec gestion des licences (acquises, acqurir, sites, OEM..) et des dates d'expiration, Affectation du matriel par zone gographique (salle, tage...) de manire hirarchique, Gestion des modles de saisie pour tous les lments d'inventaire afin de simplifier l'insertion de configurations identiques, Archivage des matriels sortis de l'inventaire, Gestion des informations commerciales et financires (achat, garantie et extension, amortissement), Gestion des diffrents tats pour les matriels (en rparation...).

c) Tracking
Gestion des demandes d'interventions pour tous les types de matriel de l'inventaire, Utilisateur final Interface utilisateur finale pour demande d'intervention , Possibilit d'un suivi par mail de la demande d'intervention, Consultation de l'historique des interventions. Techniciens Gestion des priorits des demandes d'interventions, Suivi des demandes d'interventions, Suivi par mail des interventions, Affectation de catgories aux interventions, Affectation des demandes d'interventions, Ouverture/fermeture/rouverture d'interventions, Affectation d'un temps rel d'intervention,

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Historique des interventions ralises, Affichage des interventions raliser par technicien, Affichage de l'historique des interventions pour un matriel donn.

d) Statistiques
Rapports statistiques mensuel, annuel, total. Globales, Par technicien, Par Matriel, lieux et types, Par utilisateur.

e) Gestion
Gestion des entreprises (fabricants, fournisseurs, transporteurs, prestataires...) et des contacts associs, Gestion des contrats (prt, location, leasing, assurance, maintenance et prestation), Gestion des documents lis aux lments d'inventaires, contrats..., Gestion des types de documents autoriss.

f) Rservation
Gestion des rservations pour le matriel en inventaire affect au parc de prt, Interface utilisateur (calendrier) pour rservation.

g) Base de connaissances
Gestion d'un systme de base de connaissances hirarchique (FAQ) Gestion d'une FAQ publique

h) Rapports
Gnration de rapports sur le matriel Par type de matriel Par contrats associs Gnration de rapports rseau Gnration d'tat complet du parc au format tableur (format sylk : compatible Excel, Openoffice...)

Gnration de rapports sur les interventions Par date Par catgorie d'interventions Par utilisateur Par technicien Par ordinateur Par type de composants. Pascal BYLL Dcembre 2005 -6-

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i) Aspects techniques
G.L.P.I. utilise les technologies suivantes : PHP4ouPHP5 MYSQL pour la base de donnes HTML pour les pages WEB CSS pour les feuilles de style XML pour la gnration de rapport Le serveur WEB Apache Un navigateur respectueux des standards

j) Avant de commencer
Avant de commencer saisir l'inventaire, il est ncessaire de collecter un certain nombre d'informations qui seront utiles lors de la saisie.

Des informations techniques : - sur le matriel, - sur les logiciels, - sur les rseaux... Des informations comptables et financires : - valeur d'achat, - date d'achat, - date de mise en service, - numro d'immobilisation, - dure d'amortissement... Des informations commerciales : - Fournisseurs (coordonnes...), - Fabricants...

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III DEMARRAGE DE G.L.P.I.


Tout d'abord, il faut lancer un navigateur Internet. Pour une connexion locale, il faut entrer l'adresse suivante : http://localhost/glpi et puis valider. Pour une connexion distante, remplacer "localhost" par l'adresse IP ou le nom DNS du serveur d'inventaire (par exemple, http://192.168.10.114/glpi ou http://necvl4-form1/glpi ). La fentre d'identification s'affiche :

On accde aux fonctionnalits de G.L.P.I. partir de la fentre principale compose d'un menu, d'une barre d'enregistrement et d'une barre d'accs aux crans.

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IV ADMINISTRATION

C'est le cur du logiciel. Ici seront renseignes toutes les informations ncessaires au fonctionnement gnral de l'application.

a) Utilisateurs
C'est ici que seront dfinis, les utilisateurs et leurs droits dans G.L.P.I..

Cr er un utilisateur On clique sur le bouton "Ajouter un utilisateur G.L.P.I.". La fentre suivante s'affiche :

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Login : Identifiant de l'utilisateur lui permettant de se connecter G.L.P.I.. Password : Mot de passe rattach au login. Nom rel : Nom de l'utilisateur dans l'entreprise. Type : Type d'utilisateur (dfini directement ses droits). "Post-only" est l'utilisateur permettant de poster des demandes d'interventions. Les utilisateurs de type "normal" ont accs aux donnes du parc en lecture seulement, pas de modification, d'ajout ou de suppression. Cet utilisateur sera plus pour un dcideur nontechnicienn qui a besoin de voir des statistiques ou des rapports. Les utilisateurs "admin" ont les mmes droits que l'utilisateur "normal", mais ils peuvent en plus ajouter, modifier et supprimer des lments dans G.L.P.I.. Cet utilisateur sera plus pour les techniciens, qui travaillent quotidiennement sur l'application. Les utilisateurs "super-admin" ont les mmes droits que l'utilisateur admin, mais peuvent en plus configurer l'application, raliser les backups de la base de donnes, la restaurer etc... Cet utilisateur sera plus orient chef de service ou responsable de l'application qui aura tous les droits sur l'application. E-mail : Adresse email, important pour le suivi par mail. Numro de tlphone : Purement indicatif. Lieux : O se trouve le bureau de l'utilisateur, son lieu de travail. Droit d'attribution d'intervention : L'utilisateur peut-il attribuer une intervention quelqu'un.
Note : Si le type de l'utilisateur est 'Post Only', lors de sa connexion, l'utilisateur accdera automatiquement l'cran de saisie de Helpdesk.

Supprim er un utilisateur Pour supprimer un utilisateur de la liste, il suffit de rentrer dans fiche et de cliquer sur le bouton "Supprimer" situ au bas de celle-ci.

b) Configuration

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Intituls On doit slectionner dans la liste droulante la rubrique des intituls crer et choisir "valider".

Pour l'exemple, crons un intitul "lieu". La mthode dcrite ci-dessous est valable pour tous les autres intituls. Lors du premi er accs, G.L.P.I. propose directement de crer un intitul, par la suite plusieurs fonctions seront disponibles.

Crer un intitul Crons, par exemple, "Nazareth" et ajoutons.

La bote de dialogue a chang et plusieurs fonctions sont maintenant disponibles : - Modifier - Supprimer - Dplacer

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- Ajouter Pour crer un nouveau lieu, par exemple la section "Transmissions" qui se situe Nazareth, on remplit les cases adquates et on valide :

Pour crer un nouveau lieu, situ au mme niveau que "Nazareth", on remplira les cases de cette manire :

Et ainsi de suite jusqu' cration complte de la structure de l'entreprise. Plus la cration de la structure de l'entreprise sera prcise, plus il sera possible d'effectuer des recherches prcises ultrieurement. La liste des lieux renseigns et de leur arborescence dans l'entreprise s'obtient en cliquant sur la premire liste droulante de la bote de dialogue :

Supprimer un intitul Pour supprimer un lieu, le slectionner dans la liste et cliquer sur le bouton "supprimer".
Note : Il n'est possible de supprimer un lieu que s'il ne contient pas de sous-lment.

Modifier un intitul : La mthode est la mme que pour la suppression, on commence par slectionner le lieu supprimer. Ensuite, on saisit la case du nouvel intitul et on clique sur le bouton "modifier".

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Note : La saisie des Intituls est une tape longue et fastidieuse mais permettra de gagner un temps prcieux par la suite.

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P riphriques internes La cration, la modification et la suppression de priphriques internes reprennent la mme logique que la gestion des "Intituls", c'est pourquoi ces procdures ne sont pas abordes en dtail. Authentifications externes Cette option peut permettre de paramtrer les sources externes de connexion G.L.P.I. (IMAP/POP, LDAP et CAS). Elle ncessite une connaissance approfondie de l'installation. Les procdures tant relativement longues et complexes, elles n'ont pas t dtailles ici. Il est toutefois possible de se rfrer au site de G.L.P.I. http://glpi.indepnet.org/ pour obtenir des informations complmentaires sur le sujet. Suivis par emails Cette option permet non seulement d'activer le suivi des interventions par mail mais galement d'en dfinir tous les dtails.
Note : Une stratgie de suivi des interventions par mail mal tudie pourrait mener rapidement une saturation de la bote mail des administrateurs.

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Configuration gnrale Ce sont les paramtres de base de G.L.P.I..

Type de docum ents Permet de dfinir les documents grs par G.L.P.I. et surtout s'ils seront ou non tlchargeables.

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c) Prfr ences
Cette zone permet de changer le mot de passe administrateur, de choisir l'importance des nouvelles interventions et de slectionner la langue d'affichage.

Note : Cette commande n'est disponible que pour les utilisateurs "super-admin".

d) Donnes
Cette option est trs importante car elle permet d'effectuer les sauvegardes et les restaurations des bases de donnes de G.L.P.I..

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Note : Cette commande n'est disponible que pour les utilisateurs "super-admin".

e) Logs
C'est ici qu'il est possible de consulter les journaux d'vnements (logs).

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V - GESTION

Cette section regroupe tout ce qui a trait aux liens de l'entreprise avec l'extrieur.

a) Contacts
Cr er un contact

Il faut commencer par cliquer sur le bouton "Ajouter Contact". L'cran suivant apparat alors :

Il suffit de renseigner tous les champs puis de cliquer sur "Ajouter" pour faire apparatre le contact dans la liste des contacts. Il faut rpter cette tape pour tous les contacts.
Note : Le type du contact doit tre pralablement renseign comme Intitul "Type de contact".

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Rech erche un contact Pour rechercher un contact, il faut remplir la zone "Rechercher", slectionner le champ dans lequel on dsire faire la recherche et cliquer sur le bouton "Rechercher".

Afficher/Supprimer/Modifier un contact Pour afficher un contact, il suffit de cliquer sur son nom dans la liste des contacts. Une fiche, peu prs semblable celle utilise lors de la cration du contact, apparat alors :

Pour modifier le contact, aprs correction de la fiche, il faut cliquer sur "Actualiser". Pour le supprimer, il suffit de cliquer sur le bouton "Supprimer".
Note : C'est dans les "entreprises" que les contacts sont lis. Lorsqu'un contact est li une entreprise, les entreprises auxquelles il est lie s'affichent alors dans la fiche dudit contact. Note : L'onglet "Liens" fait rfrence aux liens externes protocols. Puisque dans le cas prsent, les liens protocols n'ont pas t utiliss, il est inutile de dvelopper sur l'utilisation de cet onglet. Il est toutefois possible de se rfrer au site de G.L.P.I. http://glpi.indepnet.org/ pour obtenir des informations complmentaires sur ce sujet.

b) Entreprises
Cr er un e entreprise

Il faut commencer par cliquer sur le bouton "Ajouter Entreprise". L'cran suivant apparat alors :

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Il suffit de renseigner tous les champs puis de cliquer sur "Ajouter" pour faire apparatre l'entreprise dans la liste des entreprises. Il faut rpter cette tape pour toutes les entreprises.
Note : Le type de Tiers doit tre pralablement renseign comme Intitul "Type de tiers". Un tiers est un type de partenaire extrieur la structure concerne comme par exemple "fournisseur", "transporteur", "organisme financier".

Rech erche une entr eprise La procdure est la mme que pour une recherche de contact (cf. p.17). Afficher/Supprimer/Modifier une entreprise Pour afficher une entreprise, il suffit de cliquer sur son nom dans la liste des entreprises. Une fiche, peu prs semblable celle utilise lors de la cration de l'entreprise, apparat alors :

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Pour modifier l'entreprise, aprs correction de la fiche, il faut cliquer sur "Actualiser". Pour le supprimer, il suffit de cliquer sur le bouton "Supprimer".
Note : Lorsqu'on supprime une entreprise celle-ci n'est pas immdiatement efface de la liste des entreprises. Il faut cliquer une seconde fois sur l'entreprise en question. Le bouton "Supprimer" est alors remplac par deux boutons, "Restaurer" et "Purger". Il faut cliquer sur "Purger" pour supprimer l'entreprise dfinitivement de la liste des entreprises. "Restaurer" permet de ractiver l'entreprise dans la base de donnes.

Plusieurs onglets permettent de renseigner un certain nombre d'lments : Gestion : Affiche les contrats passs avec l'entreprise. C'est dans les "contrats" que les entreprises sont lies. Lorsqu'une entreprise est lie un contrat, les contrats auxquels elle est lie s'affichent alors dans la fiche de ladite entreprise. Documents : Cet onglet permet de lier des documents, dont les types ont t dfinis dans le menu de configuration (cf. p. 14), une entreprise. Par exemple, cela peut permettre de regrouper des copies de contrats de maintenance, des copies de factures Interventions : Il n'est pas possible priori de lier une intervention une entreprise. Liens : Cet onglet fait rfrence aux liens externes protocols. Puisque dans le cas prsent les liens protocols n'ont pas t utiliss, il est inutile de dvelopper sur l'utilisation de cet onglet. Il est toutefois possible de se rfrer au site de G.L.P.I. http://glpi.indepnet.org/ pour obtenir des informations complmentaires sur ce sujet.

c) Contrats
Cr er un contrat

Il faut commencer par cliquer sur le bouton "Ajouter Contrat". L'cran suivant apparat alors :

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Il suffit de renseigner tous les champs puis de cliquer sur "Ajouter" pour faire apparatre le contrat dans la liste des contrats. Il faut rpter cette tape pour tous les contrats.

Rech erche un contrat La procdure est la mme que pour une recherche de contact (cf. p.17). Afficher/Supprimer/Modifier un contrat Pour afficher un contrat, il suffit de cliquer sur son nom dans la liste des contrats. Une fiche, peu prs semblable celle utilise lors de la cration du contrat, apparat alors :

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Pour modifier le contrat, aprs correction de la fiche, il faut cliquer sur "Actualiser". Pour le supprimer, il suffit de cliquer sur le bouton "Supprimer". Quelques onglets permettent de renseigner un certain nombre d'lments : Documents : Cet onglet permet de lier des documents, dont les types ont t dfinis dans le menu de configuration (cf. p. 14), un contrat. Par exemple, cela peut permettre de stocker une copie du contrat, ajouter un avenant Liens : Cet onglet fait rfrence aux liens externes protocols. Puisque dans le cas prsent les liens protocols n'ont pas t utiliss, il est inutile de dvelopper sur l'utilisation de cet onglet. Il est toutefois possible de se rfrer au site de G.L.P.I. http://glpi.indepnet.org/ pour obtenir des informations complmentaires sur ce sujet. C'est galement ce niveau qu'il est possible de lier des entreprises des contrats. Pour ce faire, il suffit de choisir l'entreprise lier au contrat dans le menu droulant puis de cliquer sur "Ajouter" :

L'entreprise apparat alors dans la liste des entreprises associes au contrat. Au niveau de l'entreprise, on retrouvera galement automatique le contrat dans la liste des contrats associs. On peut galement ici associer un lment logiciel ou matriel un contrat, par exemple, si le contrat est de type contrat de maintenance pour une imprimante rseau. Pour cela, il suffit de choisir l'lment lier au contrat dans la liste droulante puis de cliquer sur "Ajouter" :

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L'lment logiciel ou matriel apparat alors dans la liste des lments associs au contrat. Au niveau de l'lment associ, on retrouvera galement le contrat dans la liste des contrats associs. d) Documents Cr er un document

Il faut commencer par cliquer sur le bouton "Ajouter Document". L'cran suivant apparat alors :

Il est ncessaire ici de renseigner les champs et d'indiquer l'endroit o est stock le fichier tlcharger pour que G.L.P.I. puisse le rapatrier et le stocker sur le serveur d'inventaire. Chaque document ne peut avoir une taille excdant 16 mo. Une fois termin, il suffit de cliquer sur "Ajouter" pour voir apparatre le document dans la liste des documents. Il faut rpter cette tape pour tous les documents.
Note : La rubrique doit tre pralablement renseigne comme Intitul "Rubrique de documents". Note : Si le type MIME n'est pas renseign, G.L.P.I. le fera automatiquement dans la plupart des cas.

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Rech erche un document La procdure est la mme que pour une recherche de contact (cf. p.17). Afficher/Supprimer/Modifier un document Pour afficher un document, il suffit de cliquer sur son nom dans la liste des documents. Une fiche, peu prs semblable celle utilise lors de la cration du document, apparat alors :

Pour modifier le document, aprs correction de la fiche, il faut cliquer sur "Actualiser". Pour le supprimer, il suffit de cliquer sur le bouton "Supprimer". C'est galement ce niveau qu'il est possible d'associer un lment logiciel ou matriel un document, par exemple, une notice d'utilisation au format PDF ou bien la copie d'une facture. Pour cela, il suffit de choisir l'lment lier au document dans la liste droulante puis de cliquer sur "Ajouter" :

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L'lment logiciel ou matriel apparat alors dans la liste des lments associes au document. Au niveau de l'lment associ, on retrouvera galement le document dans la liste des documents associs.

VI - INVENTAIRE
Ce module va servir renseigner tous les matriels et logiciels de l'entreprise. Le principe tant le mme pour tous les composants, nous nous cantonnerons un matriel. Prenons l'exemple d'une imprimante.

a) Crer un modle
Afin de gagner du temps dans la saisie future, il est prfrable de commencer par crer un modle plutt que de crer directement un composant imprimante. Il faut donc cliquer sur "Grer Modles" :

La nouvelle bote de dialogue nous propose la liste des modles existants (au dpart, il n'y en a aucun donc elle "Blank Template") et nous offre la possibilit de choisir "Ajouter un Modle" :

On peut alors dfinir prcisment toutes les informations relatives ce modle afin de ne plus avoir les saisir de nouveau en cas de cration d'imprimante plus tard.

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On clique ensuite sur "Ajouter". Le modle est cr et s'affiche dans la liste des modles. b) Supprimer un modle Pour supprimer un modle, il faut afficher la liste en allant sur "Grer les Modles". Il n'est pas ncessaire d'entrer dans la fiche pour la supprimer, il suffit de cliquer sur "Supprimer" situ droite du nom du modle.

c) Crer un composant
Toujours en utilisant l'exemple de l'imprimante, nous allons maintenant crer une imprimante en utilisant le modle ajout prcdemment. Il faut tout d'abord retourner dans le menu "Imprimantes", puis cliquer sur "Ajouter Imprimantes". Automatiquement, le menu contenant les modles existants est propos. Choisissons le modle nouvellement cr.

On retrouve alors toutes les informations dj saisies, il ne reste plus qu' complter

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Pour terminer, il suffit de cliquer sur "Ajouter". L'imprimante apparat alors dans la liste des imprimantes.

d) Grer un composant
Pour grer un composant, il faut rentrer dans sa fiche et activer les onglets situs en haut de celle-ci.

Il est noter que les onglets peuvent changer en fonction des composants. Voici la liste de tous les onglets qu'il sera possible de rencontrer : Connexions : Spcifique aux imprimantes, cet onglet permet de lier une imprimante un ordinateur.

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Gestion : Affiche les contrats passs avec l'entreprise. C'est dans les "contrats" que les entreprises sont lies. Lorsqu'une entreprise est lie un contrat, les contrats auxquels elle est lie s'affichent alors dans la fiche de ladite entreprise. Documents : Cet onglet permet de lier des documents, dont les types ont t dfinis dans le menu de configuration (cf. p. 14), une entreprise. Par exemple, cela peut permettre de regrouper des copies de contrats de maintenance, des copies de factures Interventions : Permet de programmer une intervention sur un matriel. Liens : Cet onglet fait rfrence aux liens externes protocols. Puisque dans le cas prsents les liens protocols n'ont pas t utiliss, il est inutile de dvelopper sur l'utilisation de cet onglet. Il est toutefois possible de se rfrer au site de G.L.P.I. http://glpi.indepnet.org/ pour obtenir des informations complmentaires sur ce sujet.

e) Supprimer un composant
Il faut nouveau rentrer dans la fiche du composant et choisir le bouton "Supprimer". A noter que comme pour les "Documents" vus prcdemment, un composant supprim est encore rcuprable via la restauration. Cela permet par exemple de sortir un matriel de l'inventaire mais de conserver son historique. Pour supprimer dfinitivement, il faudra utiliser la fonction "Purger".

VII - ASSISTANCE
Le module d'assistance de G.L.P.I. permet de faire le suivi des interventions effectuer. Deux cas de figure sont possibles : - L'utilisateur laisse un message l'administrateur via le formulaire de demande d'intervention (utilisateur "post-only") - L'administrateur enregistre la demande d'intervention de l'utilisateur.

a) L'utilisateur "post-only"
En cas d'absence de l'administrateur, les utilisateurs ont la possibilit de se connecter directement G.L.P.I. grce un accs de type "post only". Ils obtiennent alors l'cran suivant :

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Les champs lis sa demande sont :

Priorit de la demande : Choix entre Trs urgente, Urgente, Moyenne, Faible, Trs faible Le n du matriel : Si le n de matriel est inconnu, il faut cliquer sur "?" pour pouvoir effectuer une recherche puis entrer le n correspondant. Type d'intervention : Ce champ sert prciser sur quel type de matriel l'intervention doit avoir lieu. Le problme : Ce champ permet de dcrire succinctement le problme. Il est galement possible d'ajouter un fichier (une capture d'cran, par exemple) afin d'expliciter encore plus le problme. Pour valider la demande d'intervention, il faut cliquer sur "Envoyer message".
Les quatre icnes gauche de l'icne de dconnexion permettent les actions supplmentaires suivantes : "Ajouter une nouvelle intervention" : Permet d'diter une nouvelle fiche de demande d'intervention. "Rservations" : Permet d'afficher la liste des matriels rservables et d'effectuer une rservation grce un calendrier. "Suivi des interventions" : Permet vrifier l'tat d'avancement des interventions. "FAQ" : Permet d'accder la Foire Aux Questions.

b) Enregistrement d'une demande d'intervention par l'administrateur

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L'administrateur accde au formulaire d'enregistrement de demande d'intervention via le menu "Assistance Helpdesk". Celui-ci est strictement identique celui de l'utilisateur "post-only" (cf. plus haut), la procdure de renseignement des informations est donc la mme.

c) Suivi des interventions


Le suivi des interventions s'effectue par le biais du menu "Assistance Suivi".

La liste de toutes les interventions effectuer s'affichent. Trois options d'affichage sont disponibles dans le menu "Afficher" : - L'affichage d'tat (interventions actives ou termines et attribues ou non attribues), - L'affichage par type d'interventions (par imprimantes, ordinateurs, logiciels), - L'affichage par catgorie des suivis.
Note : Les catgories des suivis doivent tre pralablement renseignes comme Intitul "Catgorie des suivis".

Un moteur de recherche permet galement d'effectuer sa recherche directement avec des mots-cl sur la description ou le suivi de l'intervention. Pour diter une fiche d'intervention, il faut cliquer sur le bouton "Infos" situ droite de la ligne concerne.

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C'est partir de cette fiche d'intervention que de nombreux lments pourront tre paramtrs : Attribuer des interventions Pour attribuer une intervention un technicien prcis, il faut utiliser la liste droulante situe en haut droite de la fiche. Le fait d'attribuer une intervention un technicien sera important pour la gestion des statistiques.

Complt er des interv entions

Note : Il est possible d'attribuer, par dfaut, toutes les interventions un seul utilisateur en validant l'option" Assigner automatique les interventions au responsable technique" dans "Configuration Configuration gnrale" . Il faut ensuite bien s'assurer que c'est l'utilisateur en question qui est dfini comme Responsable Technique dans la description du matriel en question.

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Pour complter une intervention par les nouvelles oprations, il faut remplir la case "Envoyer un nouveau suivi pour cette intervention" avec le dtail de l'opration effectue. Plus cette information sera dtaille, plus vous serez efficace dans le suivi de l'intervention. Une fois le suivi d'intervention valid, celui-ci apparat dans la liste des suivis effectus pour cette intervention :

Clturer une intervention Quand le problme li une intervention est rsolu, il faut clturer celle-ci afin qu'elle ne soit plus comptabilise dans les interventions en cours. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton "Intervention termine, marque comme ancienne". Une fois valide, l'intervention disparat de la liste des interventions actives. Il est possible galement d'indiquer la dure totale de l'intervention afin de complter les statistiques.

d) Statistiques
G.L.P.I. fournit un outil statistique li au suivi d'assistance. C'est un outil purement informatif et chacun l'utilisera en fonction de ses besoins de suivis.

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VIII - OUTILS
Ce module aidera dans la gestion des prts de matriel, dans la gestion d'une base de connaissance (FAQ) utile pour le HelpDesk et enfin dans la cration de rapports.

a) Rservations
C'est ici que l'on retrouve la liste de tous les matriels qu'il est possible d'emprunter.

Mettr e un matriel en prt C'est au niveau de chaque quipement qu'on peut dfinir la mise disposition d'un matriel l'emprunt. Pour reprendre l'exemple de l'imprimante cre prcdemment (cf. "Crer un composant" p.25), en ditant sa fiche, on peut voir la ligne "Prt : Cliquer pour autoriser le prt". En cliquant dessus, l'tat de l'imprimante change alors, et la ligne se transforme en "Prt : Cliquer pour ne pas autoriser le prt" :

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En retournant dans les rservations, on constate alors que l'imprimante concerne est dsormais disponible l'emprunt :

Rserv er un matriel Pour emprunter cette imprimante, il faut cliquer sur "voir les rservations". Un calendrier affichant le mois en cours apparat. Il liste les disponibilits de cette imprimante et indique lorsqu'elle est rserve par quelqu'un d'autre.

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Pour rserver une date, il faut cliquer sur n'importe quel bouton rservation grce au menu :

, puis de dfinir la plage de

Aprs avoir renseign les informations relatives cette rservation et valid, la mise jour du calendrier est faite :

Les journes sont effectivement rserves. Pour supprimer une rservation, il faut cliquer sur une des rservations et dans la bote affiche de cliquer sur le bouton "Supprimer". Toutefois, il est conseill de conserver les rservations, afin de toujours disposer de l'historique d'emprunt d'un composant en cas de problme. Pour modifier une priode, il suffit de cliquer sur la rservation et de changer les dates.

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b) Base de connaissance (FAQ)


La base de connaissances de G.L.P.I. est l'quivalent d'une Foire Aux Questions qu'il est possible d'alimenter afin de permettre aux utilisateurs de rsoudre eux-mme certains problmes ou bien pour constituer une base de donnes techniques pour des professionnels.

Utilisation Les diffrents types de problmes et les symptmes sont prsents par famille et organiss hirarchiquement. Chaque famille est identifie par l'icne . En cliquant sur cette flche orange, il est possible de dployer les sous-rubriques relatives cette famille jusqu' l'obtention de la liste des questions.

En cliquant sur une question, on obtient la rponse ou la proposition rfrence dans la base de connaissances.

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Ajout d'lments L'ajout d'un nouveau type de problmes ou d'un nouveau symptme se fait en cliquant sur le bouton "Ajouter un item la base de connaissances" situ en haut de l'cran d'accueil.

Aprs avoir cliqu sur ce bouton, la fentre suivante s'affiche :

L'ajout d'un item se dcompose en trois temps : Le choix de la catgorie : Il faut cliquer sur la case "Racine" pour choisir dans la liste la catgorie o sera rfrence le sujet cr.

Note : Il est possible de crer les catgories "Racine" de la base de connaissances en crant des Intituls de type "Base de connaissances" dans le menu "Configuration" de G.L.P.I..

Dfinition de la question : Dans la zone de saisie 'Question', il faut saisir le problme rencontr le plus explicitement possible. Dfinition de la rponse : L'explication donne doit tre simple, claire et sans ambigut afin de permettre un simple utilisateur de rsoudre seul son problme. Si l'explication est trop technique, l'utilisateur risque de se tourner vers l'administra teur pour rgler son problme

Valider l'option "Placer cet item dans la FAQ publique" permet de donner l'accs cet lment tous les utilisateurs de G.L.P.I.. Sinon les utilisateurs de type "post-only" ne verront pas l'lment.

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Plusieurs actions sont possibles, une fois l'lment cr : "Retirer cet item de la FAQ publique" : Permet de cacher l'lment aux utilisateurs de type "post-only" "Modifier cet item" : Permet de retourner la bote d'dition de l'lment. "Supprimer cet item" : Permet d'effacer l'lment de la base de connaissances. Il est galement possible d'associer un document l'item cr de la mme manire que pour crer un document (cf. "Documents" p.22). Rech erche d'lm ents La recherche d'lments est accessible par la page d'accueil de la base de connaissances. Trois options de recherche sont offertes : "Tout dplier" : Ce bouton permet de dplier toute l'arborescence de la FAQ et ainsi d'afficher tous les items la fois. La recherche manuelle : Elle consiste rechercher au sein des diffrentes catgories le sujet recherch. Le moteur de recherche : Il suffit de saisir le terme recherch dans la zone prvue cet effet et de cliquer sur le bouton "Rechercher". Une liste des items contenant le terme recherch apparat, il suffit alors d'en slectionner un.

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c) Rapports
Ce module permet de gnrer automatiquement les rapports rcapitulatifs suivants :

Tous ces rapports sont trs complets et permettent d'obtenir une vision plus prcise des domaines concerns. Nous ne les dtaillerons pas plus ici, leur utilisation tant trs intuitive. Il est galement possible de gnrer des rapports au format Sylk. Sylk (SYmbolic LinK) est un format de base de donnes conu par Microsoft pour l'change de donnes entre applications et sur diverses plateformes. Les donnes sont types et mises en forme (sommairement).

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IX PLUGINS (OCS)
Ce module, optionnel, n'apparat dans G.L.P.I. que lors de la premire implantation d'un plugin dvelopp pour G.L.P.I.. Dans le cas prsent, nous dtaillerons uniquement le plugin OCS qui permet de raliser des inventaires de manire automatise.

Note : Ce point a dj t abord dans la "Procdure d'installation d'une solution libre de gestion de parc : OCS Inventory NG & G.L.P.I." (Chapitre III c, p.33)

Open Computers and Softwares Inventory Next Generation est une application Open Source sous licence GPL, libre d'utilisation et de copie, destine aider les administrateurs rseau obtenir les informations de configuration des ordinateurs, ainsi que les diffrents logiciels installs sur les machines. L'agent d'inventaire est un petit excutable qui peut tre lanc via le script d'ouverture de session des utilisateurs. Cet Agent scanne les disques durs du PC client, interroge le systme d'exploitation pour dterminer la configuration et enregistre les rsultats dans la base de donnes centrale.
C'est le plugin OCS qui va permettre d'importer les donnes rcupres par OCS Inventory NG dans G.L.P.I.. La procdure de configuration du plugin d'OCS est dtaille dans la "Procdure d'installation d'une solution libre de gestion de parc : OCS Inventory NG & G.L.P.I." (Chapitre III c, p.32). En cliquant sur "OCS" du menu "Plugins", on accde au menu de plugin d'intgration de sources OCS Inventory NG :

Importation de nouveaux ordinateurs : Cette option est utiliser chaque fois qu'un nouvel ordinateur ralise son inventaire pour la premire fois. OCS Inventory NG lui assigne un "deviceID" qui vient s'ajouter la liste des ordinateurs inventoris. Dans G.L.P.I., on voit la liste de tous les nouvelles machines inventories par OCS. Il suffit de slectionner les ordinateurs importer pour les ajouter la base de donnes de G.L.P.I.. Un rapport confirme alors la russite de l'importation.

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Synchronisation des ordinateurs dj imports : C'est l'option qui servira rapidement le plus souvent car, l'agent d'OCS Inventory NG mettant jour les inventaires chaque ouverture de session, il faut synchroniser la base de donnes de G.L.P.I. chaque fois que l'on souhaite mettre l'inventaire global jour. Il suffit de slectionner les ordinateurs dont l'inventaire doit tre mis jour plus de cliquer sur "Actualiser".

Lier de nouveaux ordinateurs des ordinateurs existants : Cette option permet de faire le parallle entre deux ordinateurs qui apparaissent comme diffrents dans l'inventaire mais qui sont en ralit identiques. Ceci peut survenir suite un modification importante sur ledit ordinateur. Configuration : Cette option permet de modifier les options d'accs OCS Inventory NG et les options d'importation dans G.L.P.I..

Note : Pour toute information complmentaire concernant OCS Inventory NG, se reporter la "Procdure d'installation d'une solution libre de gestion de parc : OCS Inventory NG & G.L.P.I."

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X AIDE & DEC ONNEXION


Les deux dernires fonctions sont l'aide intgre et la sortie de l'application.

a) L'aide
L'aide est directement accessible par le biais de cet icne. On obtient alors la bote de dialogue suivante :

Cette aide est assez complte et permet de disposer d'un rapide descriptif de chaque section de G.L.P.I.. Toutefois, pour tout renseignement complmentaire, mieux vaut se rfrer au site de G.L.P.I., http://glpi.indepnet.org/ o une riche documentation, une FAQ mais galement un forum trs actif permettent de trouver une solution la plupart des problmes.

b) Dconnexion
En cliquant sur cet icne, la session en cours est ferme et on est redirig vers l'accueil de G.L.P.I..

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XI - UNE APPLICATION EVOLUTIVE


a) Equipe de dveloppement
G.L.P.I. est une application libre dveloppe principalement par Bazile LEBEAU, Jean-Mathieu DOLEANS et Julien DOMBRE, tous trois membres de l'association INDEPNET, http://indepnet.net/ . INDEPNET est une association loi 1901 but non lucratif qui a pour objectif : De promouvoir et dmocratiser lInternet contributif et non marchand, De favoriser au sein dun public large et non-spcialiste lmergence despaces collaboratifs dchange et de production dinformation, De dvelopper lusage des Nouvelles Technologies de lInformation au service dinitiatives citoyennes et de solidarits militantes.

b) Evolution du projet
G.L.P.I. est un des projet majeur de l'association et l'quipe de dveloppement travaille perptuellement sur le projet afin de le faire voluer constamment. Voici les projets d'volution importants court terme, une version majeure du projet tant publie tous les 6 mois environ : - Version 0.6 et suprieures : Importation des donnes dOCS Inventory NG Rendre G.L.P.I. utilisable sur des trs gros parcs (plus de 50 000 machines) - Version 0.7 - Gestion des droits plus fine : Gestion hirarchique de tous les lments du parc et des utilisateurs. Lien entre utilisateur et matriel. - Autres tches avant la 1.0 par ordre de priorit : Intgration et utilisation dun SGBD plus puissant (triggers, vues, procdures stockes...). Modlisation de larchitecture rseau.

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XII REMERCIEMENTS & LICENCE D'UTILISATION


Cette documentation a t ralise pour le Service Dpartemental d'Incendie et de Scurit de Maineet-Loire (S.D.I.S. 49) dans le cadre d'un stage de formation l'Association de Formation Professionnelle pour Adultes (A.F.P.A.). Je tiens remercier

Les personnes qui m'ont accueilli au S.D.I.S. 49 : M. Damien LARGEAU, mon tuteur au S.D.I.S. 49, Le Commandant LE GOUGUEC, responsable du groupement technique du S.D.I.S. 49. Mes formateurs l'A.F.P.A. d'Angers : M. Jol BOUILLARD, M. Henri BOUDAUD, M. Michel JARRY, M. Gilbert COULLOUETTE. Mes collgues de formations et en particulier : M. Thierry GUION dit P'tititi, mon binme de choc, M. Alexis MESLIN dit T@quin, M. Gal PAVAGEAU dit Gayel M. Alexandre ZUBOWICZ qui m'a fait dcouvrir G.L.P.I. (merci encore ! ;p) L'quipe des Quakeurs fous (Deden, Archess, Lopold, Invincible, et les autres) Et surtout, ma femme qui m'a soutenu pendant toute ma formation

Documentation ralise par Pascal BYLL (pascal.byll@gmail.com)


d'aprs les travaux de J.-M. BIGNOLET sur la version 0.5 de G.L.P.I.

Publi sous licence Creative Commons By-NonCommercial-ShareAlike http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/fr Pour lire des explications franaises sur les diverses licences Creative Commons, merci de consulter l'article Creative Commons : Soyons cratifs ensemble http : //www. framasoft. net/article2185. html

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