Vous êtes sur la page 1sur 87

1

INTRODUCTION
Le Ministre de lEconomie et des Finances, aux termes des dispositions du dcret
n 2008-111 du 12 mars 2008 portant ses attributions, organisation et fonctionnement a,
entre autres missions, la mise en uvre de la politique du gouvernement en matire de
finances publiques. Cette mission se traduit annuellement par llaboration et lexcution du
Budget Gnral de lEtat.
Aussi, le ministre charg des finances exerce-t-il un contrle permanent sur les
finances publiques. Cest dans ce cadre que des structures de contrle sont institues pour
laider dans cette mission. Au nombre de celles-ci, se trouve le Contrle Financier qui
soccupe du contrle a priori des oprations de dpenses sur le Budget Gnral de lEtat. Ce
contrle nagure limit lexcution du budget, sest actuellement tendu son laboration
dont la qualit reste une condition sine qua non pour sa bonne excution. De plus, le contrle
a priori qui se limitait la rgularit de la dpense, stend la qualit de la dpense.
Pendant longtemps, le Contrle Financier est rest dpourvu dun document de
rfrence pouvant permettre aux agents, notamment aux nouveaux recruts, de traiter sans
hsitation les divers dossiers relevant de leurs comptences. Mais, le souci de la transparence
et la recherche permanente de lefficacit, surtout dans le contexte actuel de la gestion axe
sur les rsultats, ont conduit le Contrle Financier amorcer des innovations au nombre
desquelles, llaboration de son manuel de procdures.
Le prsent document reprsente donc au plan interne, un outil de travail pour les
agents du Contrle Financier et au plan externe, un document dinformation pour ses
usagers. Il est structur en cinq (05) parties titres comme suit :

Le Bureau des Affaires Administratives et du Matriel (BAAM) ;


Le Bureau des Etudes et de la Rglementation (BER) ;
Le Bureau de la Comptabilit des Engagements (BCE) ;
Les Dlgations ;
Les Rceptions.

Les quatre premires parties dcrivent les procdures au niveau de chaque bureau et
des dlgations, tandis que la dernire dcrit les procdures suivre lors des rceptions.

BUREAU DES AFFAIRES


ADMINISTRATIVES ET DU MATERIEL
(BAAM)

3
I. LE BUREAU DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET DU MATERIEL (BAAM)
I. 1. LES ATTRIBUTIONS
Le Bureau des Affaires Administratives et du Matriel prvu larticle 8 du dcret
n 93-178 du 04 aot 1993 est charg de :
la rception, lenregistrement, la dactylographie, la saisie et lexpdition du courrier
administratif ordinaire ;
laccueil des usagers ;
la gestion du personnel et du matriel ;
la tenue des dossiers individuels de personnel et des archives.
Le Bureau des Affaires Administratives et du Matriel (BAAM) est plac sous lautorit
dun chef de Bureau (C/BAAM) nomm par arrt du Ministre charg des Finances et
responsable devant le Contrleur Financier.
I. 2. LORGANISATION
Suivant la note de service n 028/MF/CAB du 26 aot 1997, le Bureau des Affaires
Administratives et du Matriel, comprend trois (03) divisions savoir :
le Secrtariat Central ;
le Pool de Saisie ;
la Division administrative et du matriel.
Chaque division a sa tte un chef de division.
I. 2. 1. LE SECRETARIAT CENTRAL
Pour excuter ses tches, le Secrtariat Central dispose de deux sections :
la Section courrier "Arrive" ;
la Section courrier "dpart".
I. 2. 1. 1. La section courrier "arrive"
Le courrier "arrive" est lensemble des documents de diffrentes natures reus par
une administration en provenance de tiers (personne physique ou morale).
On distingue trois sortes de courrier " arrive" :
les correspondances : lettres, messages ports, messages tlphons, tlex, etc. ;
les dossiers relatifs aux projets dactes administratifs : arrts, dcisions, notes de
service, circulaires, contrats de marchs, contrats de travail, etc. soumis au visa
du Contrleur Financier ;
autres documents : ampliations de textes, ouvrages, journaux, revues, etc.

4
La section courrier "arrive" est charge de :
la rception ;
lenregistrement ;
la ventilation interne du courrier "arrive".
I. 2. 1. 1. 1. La rception
On distingue deux cas :
1. Le courrier "arrive" officiel
Il est prsent par un porteur sous pli ferm ou ouvert appuy dun cahier ou registre
de transmission. Le Chef de Division vrifie sur le document et dans le registre la
correspondance des lments ci-aprs :
le numro denregistrement ;
le nom du destinataire ;
le cachet du service expditeur.
Si cette vrification ne rvle aucune observation, le courrier est retir au porteur
contre signature dans le registre. En cas de discordance, le courrier est rejet et remis au
porteur.
2. Le courrier "arrive" priv
Il est remis main main lagent du Secrtariat contre dcharge. Sa remise au
destinataire se fait de la mme manire.
I. 2. 1. 1. 2. Lenregistrement
On distingue lenregistrement des correspondances et autres documents et
lenregistrement des projets dactes administratifs.
1. Cas des correspondances et autres documents
Les correspondances et autres documents rceptionns sont dpouills par le chef de
division secrtariat central.
Lenregistrement fait appel aux oprations suivantes :

Apposition du cachet courrier "arrive" ;


Attribution de numro et de la date darrive ;
Enregistrement dans le registre courrier "arrive" o sont mentionns :

la date des oprations ;

le numro denvoi de lexpditeur ;

le numro darrive au Contrle Financier ;

le nom de lexpditeur ;

lobjet de la correspondance.

5
Tout le courrier est ensuite envoy au Chef du Bureau des Affaires Administratives et
du Matriel qui fait des propositions daffectation. Il est ensuite retourn au Chef de Division
qui srie le courrier en procdant au classement des documents par bureau en les classant
dans des chemises et le transmet au Contrleur Financier pour apprciation des propositions
daffectation.
Le courrier, aprs affectation dfinitive par le Contrleur Financier, revient au Chef de
Division Secrtariat Central pour ventilation.
2. Cas des dossiers relatifs aux projets dactes administratifs
On distingue la situation des nouveaux dossiers arrivs et celle des anciens dossiers.
a) Situation des nouveaux dossiers
Chaque dossier reoit une date et un numro darrive. Lagent de la section courrier
"arrive" inscrit dans un registre les lments ci-aprs :
le numro darrive ;
la date darrive ;
le nom du service initiateur du dossier arriv ;
le numro denvoi du service ;
la nature du projet dacte.
Regroups suivant leur nature par bureau et par service (BER, BCE, BAAM,
Dlgations) les dossiers inscrits dans un registre sont transmis au Chef du Bureau des
Affaires Administratives et du Matriel qui les affecte aux bureaux et services concerns.
b) Situation des anciens dossiers
Les anciens dossiers sont ceux qui ont t dj traits une fois et retourns aux
services initiateurs pour divers motifs. Revenus au Contrle Financier aprs satisfaction aux
motifs de rejet, ils sont rceptionns nouveau la Section Courrier "Arrive" et les premiers
numros darrive sont conservs.
Les numros des anciens dossiers ainsi que ceux des nouveaux dossiers du jour sont
ports dans le cahier de transmission et transmis au Chef du Bureau des Affaires
Administratives et du Matriel pour suivre le circuit indiqu ci-dessus.
I. 2. 1. 1. 3. La ventilation interne du courrier "arrive"
Il existe deux cas :
1. Cas des correspondances et autres documents
Les correspondances et autres documents inscrits par bureau dans le cahier de
transmission interne sont ports par le chef de division du secrtariat central au niveau de
chaque chef de Bureau qui dcharge dans le registre prvu cet effet.

6
2. Cas des projets dactes administratifs
Les dossiers relatifs aux projets dactes administratifs appuys dun registre de
transmission sont achemins par lagent de liaison du Bureau des Affaires Administratives et
du Matriel vers le secrtariat du Bureau comptent pour tre rceptionns. Les dossiers sont
ensuite rpartis aux agents pour traitement.
I. 2. 1. 2. La section courrier "dpart"
Le courrier "dpart" est lensemble des documents adresss par le Contrle Financier
des tiers. Il comprend :
les correspondances ;
les dossiers relatifs aux actes administratifs viss.
Cette section a pour tches lenregistrement et lexpdition du courrier "dpart".
I. 2. 1. 2. 1. Lenregistrement
Il est propre chaque nature de dossier.
1. Les correspondances
Les originaux des correspondances signes par le Contrleur Financier sont enregistrs
au pool de la dactylographie et adresss la section courrier "dpart". Lagent plac ce
poste prpare le courrier, en indiquant sur lenveloppe, le nom du destinataire, le numro de
la correspondance prcd de la mention SO (Service Officiel) et y appose le cachet du
Contrleur Financier.
2. Les projets dactes administratifs
a) Les projets dactes viss
Les dossiers viss en provenance du Bureau des Etudes et de la Rglementation (BER)
ou du Bureau de la Comptabilit des Engagements (BCE) sont achemins au Secrtariat
Central. Le Chef de Division ou son collaborateur inscrit sur la ligne de lenregistrement
larrive de chaque dossier la mention VISE . Il transmet les dossiers la section courrier
"dpart".
Lagent charg de la gestion du courrier "dpart" appose sur chaque dossier vis le
cachet courrier "dpart", Il lui attribue un numro, indique la date, transcrit chaque numro
dans le cahier de transmission rserv cet effet.
b) Les projets dactes rejets
Les dossiers rejets sont enregistrs suivant les numros de rejet dans un registre et
transmis aux services initiateurs.

7
I. 2. 1. 2. 2. Lexpdition du courrier
Lagent de liaison dpose les correspondances et autres documents dans les services
concerns contre dcharge dans le cahier de transmission.
Quant aux courriers affranchir par la voie postale, lagent de liaison remplit les
formalits dexpdition.
I. 2. 2. LE POOL DE LA DACTYLOGRAPHIE ET DE LA SAISIE
Le pool de la dactylographie et de la saisie a pour tches :

la dactylographie et la saisie du courrier soumettre la signature du Contrleur


Financier ou de son adjoint. Il sagit des lettres, des messages, des rapports
dactivits, des circulaires, des tats de dcompte ou divers avantages ;
lenregistrement du courrier dactylographi ou saisi ;
le classement des copies des correspondances dans des classeurs et des botes
darchivage.

I. 2. 2. 1. La dactylographie et la saisie des documents


Les documents dactylographier et saisir sont transmis au Chef de Division du Pool
de Dactylographie et de la Saisie. Celui-ci les rpartit entre ses collaborateurs et lui-mme
pour la mise au propre.
Aprs la dactylographie ou la saisie, les documents sont collationns par lagent ayant
procd la saisie, puis le Chef Division Pool avant dtre retourns au Chef du service
initiateur pour paraphe. Ensuite les documents sont disposs dans un parapheur et transmis
pour signature au Contrleur Financier ou son Adjoint. Aprs signature, les parapheurs sont
retourns au Pool de Dactylographie et de la saisie pour le traitement du courrier.
I. 2. 2. 2. Lenregistrement du courrier
Le Chef de Division du Pool Dactylographie et de la Saisie porte sur chaque
correspondance :

le numro suivant lordre chronologique ;


la date de lenregistrement.

Les correspondances saisies sont photocopies en nombre dexemplaires requis.


Loriginal est mis sous pli et dpos au Secrtariat Central pour expdition.
I. 2. 2. 3. Le classement du courrier
Les copies des correspondances saisies et reues sont classes dans des
chronogrammes selon leur nature (dpart et arrive).

8
I. 2. 3. LA DIVISION ADMINISTRATIVE ET DU MATERIEL
La Division Administrative et du Matriel comprend deux (02) sections :

la Section du Personnel ;
la Section du Matriel.

I. 2. 3. 1. La Section du Personnel
La section du Personnel a pour tches :

le suivi de la carrire du personnel ;


la tenue des dossiers individuels du personnel ;
ltablissement des tats des avantages financiers.

I. 2. 3. 1. 1. Le suivi de la carrire du personnel


Il est ouvert pour chaque agent du Contrle Financier un dossier individuel o sont
classs tous les actes relatifs sa carrire.
A la parution dun nouvel acte administratif, lagent concern dpose une copie au
Chef Section Personnel du Bureau des Affaires Administratives et du Matriel (BAAM) qui le
transmet pour exploitation.
En dbut de chaque anne, le chef de la Section du Personnel recense tous les agents
proposables un avancement ou une promotion. Pour les avancements, la liste des
agents est tablie et transmise par un bordereau accompagne des derniers actes
administratifs la Direction des Ressources Humaines du Ministre chargs des Finances
pour la prise des projets et acheminement au Ministre charg de la Fonction Publique.
Dans le cas dune promotion, lagent proposable remplit les bulletins de notes des trois
dernires annes auxquels est joint son dernier acte. Une fois les bulletins de note signs
par le Contrleur Financier, les dossiers ainsi constitus sont transmis la Direction des
Ressources Humaines du Ministre charg des Finances qui les achemine au Ministre charg
de la Fonction Publique, pour les commissions de promotion.
I. 2. 3. 1. 2. La tenue des dossiers individuels
Les copies des actes administratifs sont classes dans les dossiers individuels de
chaque agent, sans oublier les agents en dtachement ou en disponibilit.
Le chef de la Section du Personnel labore en dbut de chaque anne ltat nominatif
de leffectif du personnel de mme que le projet de titre de cong administratif. Il tient un
tableau des mouvements du personnel : congs, absences, sanctions disciplinaires, etc.
I. 2. 3. 1. 3. Ltablissement des tats des avantages financiers
Il est soumis la fin de chaque trimestre des propositions de notation du personnel
au Contrleur Financier. Ces notes tiennent compte du rendement de chaque agent et

9
servent de base au calcul et ltablissement des tats des avantages financiers octroys
par divers arrts au personnel.
I. 2. 3. 2. La section du Matriel
Elle soccupe des mouvements dentre et de sortie du matriel.
I. 2. 3. 2. 1. Les entres
Le Gestionnaire de crdits contacte, par crit, trois (03) fournisseurs diffrents qui
envoient trois (3) factures pro forma accompagnes des pices administratives permettant
dtablir la demande dengagement.
Aprs la signature du Contrleur Financier, la demande dengagement et les trois
factures pro forma sont adresses au Directeur des Ressources Financires et du Matriel
(DRFM) qui choisit lun des fournisseurs, complte le remplissage de la demande et la signe.
Le bon de commande SIGFIP est tabli et retourn au Chef Service Matriel pour tre remis
au Fournisseur. Ce dernier livre directement les matriels et fournitures au Contrleur
Financier.
La rception se fait par une commission compose :

du DRFM ou de son reprsentant ;


du Chef de la Section Matriel ;
du Dlgu du Contrleur Financier ;
du Fournisseur ou de son reprsentant ;

Les articles rceptionns sont enregistrs sur les fiches de stocks et le registre
dinventaire, le livre journal et le livre du compte de gestion.
I. 2. 3. 2. 2. Les sorties
Le Contrleur Financier, son adjoint, la Secrtaire Particulire, les Dlgus, les chefs
Bureaux expriment leurs besoins par crit qui sont soumis lapprciation du Chef du
Bureau des Affaires Administratives et du Matriel (C/BAAM).
Au regard des disponibilits des stocks, ce dernier arrte la quantit des articles
servir. Le Chef de la Section Matriel porte la liste des articles dans le carnet de demande de
matriel qui est vis par le C/BAAM et par le demandeur. Les mmes articles sont
mentionns dans le carnet de sortie du matriel que le demandeur signe avant lenlvement
des fournitures.
Cette sortie de matriel tout comme les prcdentes sont enregistres sur les fiches de
stocks qui constatent les mouvements dentre et de sortie, ainsi que dans le registre
inventaire du matriel en cours de consommation.

10

BUREAU DES ETUDES ET DE LA


REGLEMENTATION
(BER)

11
II. LE BUREAU DES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION (BER)
II. 1. LES ATTRIBUTIONS
Conformment aux dispositions de larticle 9 du Dcret n 93-178 du 04 aot 1993
portant attributions, organisation et fonctionnement du Contrle Financier et de larticle 4 de
larrt n 0042/MF/DC/CC du 31 mars 1995 portant modalits dapplication du dcret 93-178
du 04 aot 1993, le Bureau des Etudes et de la Rglementation est charg :

dtudier tous les projets de textes et dactes administratifs soumis au visa ou


lavis du Contrleur Financier au regard du respect de la conformit et de la
Rgularit par rapports aux lois et rglements en vigueur ;
de proposer, si possible, conjointement avec dautres administrations des
amliorations apporter aux textes en vigueur.

II. 2. LORGANISATION
Pour assumer ses attributions, le Bureau des Etudes et de la Rglementation dispose
dun Secrtariat et de trois (03) divisions.
II. 2. 1. LE SECRETARIAT DU BUREAU DES ETUDES ET DE LA
REGLEMENTATION
Le Secrtariat du Bureau des Etudes et de la
Rglementation soccupe de
lenregistrement, de la rpartition des dossiers ainsi que de la saisie des correspondances
administratives.
Les dossiers en provenance du Bureau des Affaires Administratives et du Matriel
(BAAM) sont dposs au Secrtariat du BER avec le registre de transmission. Les dossiers
rceptionns par les agents du Secrtariat sont transcrits dans le registre de rpartition qui
tient lieu de registre ARRIVEE , puis affects aux agents suivant leurs attributions.
Aprs traitement, les dossiers " sans observation" ou rejets ou objet dun visa
rserv sont dposs au Chef du Bureau des Etudes et de la Rglementation (C/BER) qui les
apprcie avant de les retourner au secrtariat du BER o ils sont enregistrs dans le registre
des dossiers traits puis transmis au Contrleur Financier ou son adjoint, chacun suivant
son champ de comptence.
Les dossiers viss par le Contrleur Financier ou son Adjoint sont enregistrs dans un
registre appel le registre des dossiers viss avant dtre achemins au Secrtariat
Central.
Les dossiers dont les rejets sont approuvs par le Contrleur Financier ou son adjoint,
sont remis lopratrice pour la saisie de la lettre de rejet y relative.
Les messages invitant le Contrleur Financier diverses runions et transmis au BER
sont affects aux agents par le C/BER puis ensuite consigns dans le registre des messages
avant leur rpartition aux agents dsigns.

12
Ltude des dossiers seffectue au niveau des diffrentes divisions.
II. 2. 2. LA DIVISION DU PERSONNEL DE L ETAT
La Division du Personnel de lEtat tudie divers dossiers dont ceux relatifs lvolution
de la carrire des agents.
II. 2. 2. 1. Les dossiers relatifs lvolution de la carrire des agents
Il sagit des dossiers suivants :

engagement ;
nomination ;
titularisation ;
avancement dchelons ;
promotion ;
reclassement ;
changement de corps ;
contrat de travail ;
notes de service (engagement gens de maison);

II. 2. 2. 1. 1. LEngagement
Lengagement est lacte par lequel lEtat recrute les agents titulaires de diplmes
acadmiques (CEPE, BEPC, BAC, licence, matrise) dans la fonction publique. Ceux-ci sont
recruts en qualit dlves, puis sont nomms stagiaires aprs un (01) an de formation.
Un dossier dengagement doit comporter, entre autres, les pices ci-aprs:

une demande manuscrite ;


un extrait dacte de naissance ;
un certificat de nationalit ;
un diplme + quivalence ventuellement ;
un certificat de prise de service ;
un certificat de visite et contre visite mdicale ;
un extrait de casier judiciaire ;
une dcision dadmission au concours de recrutement ;
une correspondance de mise disposition de lagent par le Ministre de la Fonction
Publique ;
un certificat de position militaire ou attestation de service civique, idologique et
militaire (SCPIM) ; et
un acte de mariage (pour les femmes maries).

Le contrle porte essentiellement sur :

le timbre du projet dacte ;


la dnomination du ministre initiateur ;

13

les signatures des autorits comptentes ;


le prambule du projet dacte qui doit correspondre aux textes en vigueur (ces
textes doivent tre cits par ordre de prsance) ;
la validit des pices fournies ;
la conformit des pices avec le projet dacte dengagement ;
la conformit des dispositions du projet dacte avec les textes rgissant le corps de
lagent ;
limputation budgtaire ;
lindice de traitement par rapport au diplme prsent dans le dossier ;
la date deffet qui est la date de prise de service.

II. 2. 2. 1. 2. La Nomination
La nomination cest lintgration dun agent dans un corps du cadre rgulier de la
fonction publique sur la base dun diplme technique ou professionnel. Cette nomination lui
confre la qualit de stagiaire dans le corps.
Les pices fournir sont les mmes que celles fournies pour lengagement. Lagent
prcdemment engag doit fournir les pices ci-aprs :

une demande manuscrite de nomination ;


un diplme ou une attestation de fin de formation professionnelle ;
un acte dengagement ;
un certificat de reprise de service ventuellement ;
un engagement triennal, quinquennal ou dcennal selon la catgorie.

En ce qui concerne les enseignants, en plus des pices fournies pour lengagement, ils
doivent joindre:

un certificat de non- bgaiement ;


un certificat de non- surdit ;
un certificat dacuit visuelle.

Le contrle seffectue de la mme manire que dans le cas de lengagement.


II. 2. 2. 1. 3. La Titularisation
La titularisation intervient un (1) an aprs la nomination. Lagent de lEtat dj
nomm dans un corps sera titularis dans ce mme corps.
La titularisation nest pas automatique. Les dossiers y relatifs sont soumis
lapprciation dune commission nationale cre par le Ministre charg de la Fonction
Publique. Cette commission prside par le Directeur charg de la gestion des carrires des
agents de lEtat est compose :

du Directeur des Ressources Humaines de lintress ou son reprsentant ;


dun reprsentant du corps de lagent ;
dun reprsentant du Contrleur Financier (CF) ;
dun reprsentant du Syndicat.

14
Le dossier de titularisation se compose des pices ci-aprs:

une demande manuscrite ;


un bulletin dexpertise mdicale ;
une attestation de fin de Service Civique Patriotique Idologique et Militaire
(SCPIM) ou de Position Militaire ;
un acte de nomination ;
un rapport de fin de stage ;
un bulletin individuel de notes.

Au sein de la commission, le travail se fait en deux tapes :


Premire tape :
A cette tape, on procde :

au contrle de la validit des pices verses au dossier ;


la consignation des informations issues de lanalyse des pices, et des avis
des membres de la commission ;
la signature des tats nominatifs par chacun des membres de la commission.

Deuxime tape :
Aprs llaboration des projets darrt de titularisation, le reprsentant du Contrleur
Financier vrifie leur conformit par rapport aux pices en souche et y appose son paraphe.
La titularisation donne droit la bonification de lanne de stage probatoire ainsi que
de la dure du service militaire ou SCPIM effectue antrieurement la prise de service. Ces
bonifications sont alors prises en compte pour lavancement de lagent lchelon suprieur.
II. 2. 2. 1. 4. Lavancement dchelon
Lavancement dchelon est automatique, il est octroy lAgent Permanent de lEtat
tous les deux ans sauf si les statuts particuliers du corps auquel appartient lagent en
disposent autrement.
Les pices fournir sont :
une demande manuscrite ;
une copie du dernier acte administratif.
dacte.

Le contrle porte sur la validit des pices en souche et leur conformit au projet
II. 2. 2. 1. 5. La promotion

Elle correspond un avancement de grade; cest le passage dun grade infrieur un


grade suprieur dans un mme corps aprs deux ans de service au dernier chelon de ce
grade. Elle est constate par une commission nationale dont la composition est analogue
celle de la titularisation.

15
Le dossier de promotion se compose des pices ci-aprs :

la copie du dernier acte administratif ;


les bulletins de note des trois (03) dernires annes ;
toutes autres actes jugs ncessaires (mise en disponibilit, interruption de
service).

Au sein de la commission, le travail se fait en deux tapes :


Premire tape :
A cette tape, on procde :
au contrle de la validit des pices verses au dossier ;
la lecture des apprciations crites et chiffres portes sur chacun des
bulletins de notes.
Aprs cette lecture une note sera propose par chacun des membres de la commission
suivant des critres dfinis par le Statut Gnral des Agents Permanents de lEtat. La note
globale qui varie entre 0 et 20 est gale la moyenne des notes attribues par chaque
membre. Cette note permet de faire le classement des agents par ordre de mrite.
Deuxime tape
Aprs llaboration des projets darrt de promotion, le reprsentant du Contrleur
Financier vrifie leur conformit par rapport aux pices en souche et y appose son paraphe.
NB : Aussi bien pour les promotions que pour les avancements dchelons, les
priodes dinterruption de services ne sont pas prises en compte.
II. 2. 2. 1. 6. Le reclassement
Le reclassement dun Agent Permanent de lEtat est une volution de sa situation
administrative du fait du changement de son grade par le passage :

dun corps donn un corps suprieur ;


dune catgorie donne une catgorie suprieure ;
dune chelle donne une chelle suprieure.

Ce changement peut intervenir :

lintrieur dun mme corps ou dans un autre ;


dans une mme administration ou dans une autre.

Il existe trois cas de figures :

le reclassement bas sur les dispositions statutaires pour les agents ayant pris
service aprs le 17 octobre 1981 ;
le reclassement bas sur les dispositions transitoires pour ceux en service avant le
17 octobre1981 ;
le reclassement bas sur des dispositions spciales prvues :

16

Soit par le statut gnral des Agents Permanents de lEtat ;


Soit par certains statuts particuliers.
1. Reclassement bas sur les dispositions statutaires

Il sopre lorsquun Agent Permanent de lEtat, nomm sur la base dun diplme
donn, obtient un diplme professionnel suprieur ou la suite de son admission un
concours professionnel. Le dossier de reclassement est compos des pices ci-aprs :

une demande manuscrite ;


le dernier acte administratif ;
le diplme professionnel nouvellement obtenu ou la dcision dadmission au
concours professionnel et
le certificat de reprise de service ventuellement.

Dautres pices peuvent tre jointes au dossier. Il sagit entre autres :

de lautorisation du Ministre en charge de la Fonction Publique ;


des dcisions de mise en stage et de retour de stage dlivres par le ministre en
charge de la Fonction Publique.

Le contrle porte sur la validit des pices en souche et leur conformit au


projet dacte.
Ce reclassement se fait un indice gal ou immdiatement suprieur dans le corps
correspondant la nouvelle qualification de lagent.
La date deffet de ce reclassement est soit, le lendemain de la date dobtention du
diplme, soit la date de reprise de service de lagent ou le lendemain du droulement du
concours professionnel. Lagent ainsi reclass conserve dans son nouveau grade soit la
totalit, soit la moiti de lanciennet acquise dans lancien grade conformment larticle 72
du Statut Gnral des Agents Permanent s de lEtat.
2. Reclassement bas sur les dispositions transitoires :
Trois (03) cas sont distinguer :

les agents appartenant un corps rgulier de la Fonction Publique ;


les agents auxiliaires rgis par le dcret 110/PCM du 25 avril 1960 et ceux rgis par
les conventions collectives ;
Les agents ayant obtenu au cours de leur carrire des diplmes acadmiques
suprieurs.

Le dossier de reclassement est compos des pices ci-aprs :

une demande manuscrite ;


une copie de lacte dengagement ou de nomination ;
une copie de lacte portant le dernier grade ;
une copie du nouveau diplme sil y a lieu.

dacte.

17
Le contrle porte sur la validit des pices en souche et leur conformit au projet
a) Pour les agents appartenant un corps rgulier de la
Fonction Publique :

Ils sont reclasss grade pour grade dans les nouveaux corps ; lanciennet conserve
dans le nouveau grade est gale lanciennet acquise dans lancien grade.
b) Pour les autres :
Ils sont reclasss lchelon du dbut dans le corps daccs. La date deffet de ces
reclassements est soit le 01/01/1980, soit la date de prise de service comprise entre
01/01/1980 et le 17/10/1981 (date de signature des nouveaux statuts particuliers).
Ils conservent les 2/3 de lanciennet totale acquise dans ladministration et ce, dans
la limite de six (06) ans soit 3 chelons, conformment larticle 171 du Statut Gnral des
Agents Permanents de lEtat.
3. Reclassement bas sur les dispositions spciales
Il faut distinguer le reclassement bas sur les dispositions de larticle 17 du Statut
Gnral des Agents Permanents de lEtat et le reclassement bas sur les dispositions
spciales prvues par certains statuts particuliers.
a) Le reclassement bas sur les dispositions de larticle 17
du Statut Gnral des Agents Permanents de lEtat.
Il est tabli pour chaque corps, une liste annuelle daptitude en vue de la nomination
dans le corps hirarchiquement suprieur, des agents particulirement mritant et ayant
accompli au moins 25 ans de services effectifs dont 05 ans au moins dans le corps
dappartenance.
Les intresss doivent tre lchelle suprieure de leur corps dappartenance. Les
bnficiaires sont reclasss lchelle suprieure du nouveau corps concordance dindice ou
indice immdiatement suprieur dans le nouveau corps.
Ce reclassement est prononc par une commission nationale prside par le Ministre
charg de la Fonction Publique et compose :

du Directeur des Ressources Humaines de lintress ou son reprsentant ;


dun reprsentant du corps de lagent ;
dun reprsentant du ministre charg des finances ;
dun reprsentant du Syndicat.

Les pices fournir sont :

lacte de nomination ou dengagement ;


lacte de reclassement (CRAPE 3) ;

18

lacte de reclassement dans le dernier corps ventuellement ;


lacte portant le dernier grade ;
le procs verbal (PV) du comit de direction ayant statu cet effet.

Au sein de la commission, le travail se fait en deux tapes :


Premire tape :
A cette tape on procde :
au contrle de la validit des pices verses au dossier ;
la consignation de lavis des membres de la commission.
Deuxime tape :
Aprs llaboration des projets darrt de reclassement, le reprsentant du Contrleur
Financier vrifie leur conformit par rapport aux pices en souche et y appose son paraphe.
b) Le reclassement bas sur les dispositions spciales
prvues par certains statuts particuliers.
Certains statuts particuliers ont prvu dans leurs dispositions le mode de reclassement
dans certains corps de leur administration. En dehors des pices communes au reclassement,
certaines pices spcifiques aux corps concerns sont requises.
Notons que dans tous les cas, les dcrets dapplication de la loi n 86-013 du 26 fvrier
1986 portant Statut Gnral des APE, dfinissent pour chaque corps, les modalits de
reclassement.
II. 2. 2. 1. 7. Le Changement de Corps
Le changement de corps est la nomination dun APE dans un corps autre que celui
dans lequel il a t titularis. Il peut avoir lieu dans les cas suivants :

Lagent est reconnu inapte par le conseil de sant exercer une fonction donne ;
Lagent a excut pendant trois annes conscutives les fonctions autres que celles
dvolues son corps dorigine.
Le changement de corps est prononc par le Ministre charg de la fonction publique
sur demande de lagent et aprs avis motiv du Ministre de tutelle. Lagent qui bnficie dun
changement de corps intgre le nouveau corps dans le grade et lchelon comportant un
indice de traitement gal celui affect au grade et chelon quil dtenait dans son corps
dorigine.
Lintress conserve dans ses grade et chelon, lanciennet quil runissait dans ses
anciens grade et chelon. Son anciennet de services effectifs dans son corps dorigine est
reporte dans son nouveau corps.
Les pices constitutives du dossier diffrent selon les cas :

19
1. Cas dinaptitude physique de lagent
Les pices constituer sont :

une demande crite prcisant le corps daccs ;


un rapport du conseil de sant ;
un avis motiv du Ministre de tutelle ;
une copie de lacte portant le dernier grade de lagent.
2. Cas danciennet de trois annes conscutives dans une
fonction

Les pices constituer sont :

une demande crite prcisant le corps daccs ;


un rapport dapprciation du responsable de ladministration utilisatrice de lagent ;
une lettre dautorisation du Ministre charg de la Fonction Publique ;
une copie de lacte portant le dernier grade.

Le contrle porte sur :

la validit des pices verses au dossier et


la conformit du projet dacte par rapport aux pices en souche.

II. 2. 2. 1. 8. Le contrat de travail


Le contrat de travail est un acte par lequel les personnes ne remplissant pas les
conditions dge ou de citoyennet requise pour intgrer un corps rgulier de la Fonction
Publique, les agents retraits ou autres personnes, louent leur service lEtat.
Cet acte peut tre dure dtermine ou indtermine selon les cas, renouvelable ou
non. Les clauses du contrat en prcisent les termes conformment au code du travail, au
dcret portant rgime juridique demploi des agents contractuels de lEtat.
La rmunration de lagent contractuel est base, soit sur son diplme ou sa
qualification professionnelle, soit sur les divers dcrets portant rmunration des autorits
politico- administratives.
Les retraits sont rmunrs sur la base des 75% de leur dernier traitement
salarial.
Les pices fournir par les agents recruts contractuels de lEtat sont les mmes que
celles dun dossier dengagement dun Agent Permanent de lEtat.

20
1. Cas des agents retraits maintenus en fonction par un arrt
ministriel
Il faut :

larrt du ministre de tutelle justifiant le maintien en service de lagent ;


lacte portant le dernier grade ;
la fiche de paie rcente ;
lacte de mise la retraite.
2. Cas des agents retraits nomms par dcret

Il faut :

le dcret portant nomination de lintress ;


lacte portant son dernier grade ;
la fiche de paie rcente ;
lacte de mise la retraite ;
le certificat de prise de fonction, ventuellement.
3. Cas des personnalits politico-administratives non APE

Il faut :

le dcret portant la nomination ;


les diplme et titre ;
lacte de naissance ;
le certificat de prise de service.

Le contrle porte entre autres sur :

la validit des pices verses au dossier ;


la conformit du projet dacte par rapport aux pices en souche ;
la signature des parties contractantes ;
le nombre dexemplaires (4).

II. 2. 2. 2. Les dossiers relatifs la position des agents


Il existe aussi les dossiers dagents qui, pour une raison ou une autre, cessent
provisoirement ou dfinitivement dexercer dans lAdministration Publique. Il sagit des
dossiers de :

dtachement et fin de dtachement ;


mise en disponibilit et fin de mise en disponibilit ;
affectation pour ordre ;
dmission, admission la retraite, rvocation, radiation , licenciement, etc.

21
II. 2. 2. 2. 1. Le dtachement et la fin de dtachement
1. Le dtachement
Le dtachement est la position dun agent qui, affect auprs dune socit dEtat ou
dun organisme continue de bnficier des droits lavancement et la retraite dans son
corps dorigine.
Le dtachement peut tre prononc dans les cas suivants :
doffice par le Gouvernement ;
par arrt conjoint du Ministre charg de la Fonction publique et du Ministre charg
des Finances aprs avis du Ministre de tutelle.
a) Les pices constitutives pour le premier cas

une demande crite de lagent ;


le relev du conseil des Ministres ayant prononc le dtachement ;
lacte portant le dernier grade de lagent ;
le certificat de cessation de paiement ;
le certificat de prise de service.
b) Les pices constitutives pour le deuxime cas

une demande crite de lagent ;


larrt conjoint des Ministres ayant prononc le dtachement ;
lacte portant le dernier grade de lagent ;
le certificat de cessation de paiement ;
le certificat de prise de service.

Le contrle porte sur :

la validit des pices verses au dossier ;


la conformit du projet dacte par rapport aux pices en souche.

NB : Le dtachement peut tre renouvel sur demande de lagent. Il doit produire cet
effet lacte de dtachement initial et lavis du Ministre charg de la Fonction Publique.
2. La fin de dtachement et la reprise de service
La fin de dtachement dun Agent Permanent de lEtat est lexpiration du dlai de son
sjour dans une socit ou un organisme. La fin du dtachement dun agent est
gnralement suivie de sa reprise de service dans son administration dorigine.
Le dossier comporte les pices ci-aprs :

une demande crite ;


une copie de lacte administratif portant le dernier grade de lagent ;
une copie de lacte de dtachement ou de renouvellement de dtachement ;

22

un certificat de cessation de paiement dlivr par lorganisme ;


une autorisation de reprise de service du Ministre charg de la Fonction Publique ;
un certificat de reprise de service.

Le contrle porte sur :

la validit des pices verses au dossier ;


la conformit du projet dacte par rapport aux pices en souche.

NB : Certains agents demeurent dans cette position de dtachement jusqu leur


admission la retraite.
II. 2. 2. 2. 2. La mise en disponibilit et la fin de mise en disponibilit
1. La mise en disponibilit
La disponibilit est la position dun Agent Permanent de lEtat qui, plac hors de son
Administration ou service dorigine, cesse de bnficier des droits lavancement et la
retraite.
On distingue deux cas de mise en disponibilit :
la disponibilit prononce la demande de lagent et
la disponibilit prononce doffice lexpiration dun cong de maladie de longue
dure ou de convalescence.
a) La disponibilit prononce la demande de lagent
Les pices constitutives sont les suivantes :

une demande crite de lagent ;


un avis favorable du Ministre de tutelle ;
une lettre du Ministre charg de la Fonction Publique autorisant la mise en
disponibilit ;
un acte portant le dernier grade de lagent ;
un certificat de cessation de paiement.

NB : Sagissant dun cas de rapprochement de conjoint, lacte de mariage et le titre


daffectation du conjoint sont exigs.
b) La disponibilit prononce lexpiration dun cong de maladie de
longue dure ou de convalescence
Les pices constitutives sont les suivantes :

une demande crite de lagent ;


un certificat mdical ;
un rapport du Conseil de Sant ;
un acte portant le dernier grade de lagent ;
un relev de solde portant les derniers lments de son salaire.

23
NB : Un Agent Permanent de lEtat peut demander une mise en disponibilit pour
lever un enfant de moins de 5 ans ou malade. Dans ce cas, le dossier doit comporter un
extrait dacte de naissance de lenfant.
2. La fin de mise en disponibilit et la reprise de service
La fin de mise en disponibilit dun agent est lexpiration de la priode au cours de
laquelle il a cess ses fonctions dans ladministration pour divers motifs. La fin de la mise en
disponibilit peut avoir lieu dans deux cas :
Aprs puisement de la dure rgulire de mise en disponibilit ;
Sur lordre donn par le Ministre de tutelle de lagent pour une reprise immdiate du
service, si une enqute a rvl que cet agent exerce une activit incompatible
avec les intrts de son service dorigine.
Les pices constitutives sont :

une demande crite ;


une copie de lacte administratif portant le dernier grade de lagent ;
une copie de larrt de mise en disponibilit ou de son renouvellement ;
une autorisation de reprise de service dlivre par le Ministre charg de la
Fonction Publique ;
un certificat de reprise de service.

Le contrle porte sur :

la validit des pices verses au dossier ;


la conformit du projet dacte par rapport aux pices en souche.

II. 2. 2. 2. 3. La dmission
La dmission rsulte dune demande crite de lagent de lEtat marquant sa volont
non quivoque de quitter son administration ou service. LAgent Permanent de lEtat
dmissionnaire perd ses droits pension, mais bnficie du remboursement des retenues
pour pension opres sur ses traitements.
Les pices constitutives sont :

une demande de dmission crite ;


une lettre dacceptation de lautorit de tutelle ;
un certificat de cessation de paiement.

II. 2. 2. 2. 4. Ladmission la retraite


1. Cas des agents civils
Lorsquun agent a atteint 30 annes de services effectifs ou la limite dge de sa
catgorie (catgorie A : 60 ans ; catgorie B : 58 ans ; catgories C, D et E : 55 ans), le

24
Ministre charg de la Fonction Publique lui adresse une lettre appele Lettre de
notification qui lui signifie qu partir dune certaine date, lintress doit faire valoir son
droit la retraite.
Les pices fournir sont :

lextrait dacte de naissance ;


lacte dengagement ou de nomination dans la fonction publique appuy du
certificat de prise de service ;
larrt de titularisation ;
lacte de CRAPE 3 ;
larrt de reclassement sil y a lieu ;
lacte portant le dernier grade de lagent ;
ltat des services ;
le certificat dindividualit en cas de ncessit ;
ltat signaltique des services militaires ou lattestation de Service Civique
Patriotique Idologique et Militaire (SCPIM) sil y a lieu.

NB : Pour les agents ayant connu des interruptions de service ou des


dtachements, les actes relatifs ces positions doivent tre joints au dossier.
2. Cas des agents militaires
Ladmission la retraite des agents militaires est prvue par les diffrents textes et lois
rgissant leurs corporations. En effet, chaque grade, correspond un nombre dannes pour
faire valoir ses droits la retraite.
Exemple : Lge dadmission la retraite est fix comme suit pour les grades
suivants :
Les gnraux : 60 ans ;
Les Adjudants-chefs : 52 ans ;
Les Adjudants : 50 ans ;
Les Sergents-chefs : 49 ans ;
Les Sergents : 48 ans
Les pices fournir sont :
lextrait dacte de naissance ;
le certificat dindividualit en cas de ncessit ;
le premier acte de mutation ;
ltat signaltique ;
lacte portant son dernier grade ;
lacte de radiation en cas de ncessit ;
larrt dadmission la retraite.
Le contrle de laspect physique porte sur :

la prsentation ;
le sommaire ;
la signature et le nom du responsable qualifi du service initiateur ;
les ampliations ;

25
les encarts prvus pour les signataires comptents (DRSC, CF, MEF, MTFP, ...)
Le contrle de laspect technique consiste en :

la lecture minutieuse du projet dacte depuis le prambule, pour vrifier si les


textes de loi sont bien cits, sils sont toujours en vigueur et conformes au type de
dossier concern ;
lanalyse chronologique des diffrents articles du projet et leur libell.
Gnralement, larticle 1er, fait rfrence aux textes servant de base au projet.

II. 2. 3. LA DIVISION DES PENSIONS ET DES RENTES VIAGERES


A la retraite, lAPE bnficie dune pension au Fonds National de Retraites du Bnin
(FNRB). Il y a deux sortes de pensions :

la pension agent ;
la pension des ayants cause.

Les dossiers relatifs ces pensions sont traits par la division ainsi que les dossiers de
capital-dcs et de rentes viagres dinvalidit.
II. 2. 3. 1. La pension
II. 2. 3. 1. 1. La pension agent
1. Cas des agents civils
Cette pension concerne les APE qui ont rgulirement rempli soit la condition
danciennet de service (30 ans) soit la condition dge limite de leur catgorie et/ou corps
(55 ans, 58 ans 60 ans, 65 ans) conformment aux textes en vigueur. Toutefois, tout APE
peut sur sa demande jouir dune retraite proportionnelle aprs un nombre dannes de
service (15 ans au minimum).
Pour la liquidation de la pension, lagent doit constituer un dossier compos des pices
suivantes :

lacte de naissance ;
la notice de renseignements A ;
lacte dengagement ou de nomination ;
lacte de titularisation ;
lacte de reclassement CRAPE 3 ;
tous les actes de reclassement ;
lacte portant le dernier grade ;
larrt dadmission la retraite ;
le certificat de cessation de paiement ;
ltat signaltique des services faits (civils et militaires) ;
lacte de mariage (pour la femme qui porte le nom de son poux) ;
la dclaration de recette du Trsor Public au besoin ;
lacte de dtachement et de fin de dtachement sil y a lieu.
lacte de naissance de tous les enfants vivants gs de moins de 20 ans.

26
Pour les femmes, il faut :

le certificat de prise de service ;


la dernire fiche de paie ;
lacte de naissance de tous les enfants, mme ceux dcds ;
le certificat de vie et de charge qui retrace le nombre denfants ;
le certificat de scolarit de tous les enfants gs de 7 ans ;
le certificat dapprentissage lgalis. Pour les enfants en apprentissage, il faut que
lenfant ait moins de 17 ans.
2. Cas des agents militaires

Ladmission la retraite des agents militaires est prvue par les diffrents textes et lois
rgissant leurs corporations. En effet, chaque grade, correspond un nombre dannes pour
faire valoir ses droits la retraite.
Exemple : Lge dadmission la retraite est fix comme suit pour les grades
suivants :
Les gnraux : 60 ans ;
Les Adjudants-chefs : 52 ans ;
Les Adjudants : 50 ans ;
Les Sergents-chefs : 49 ans ;
Les Sergents : 48 ans
Les pices fournir sont :
lextrait dacte de naissance ;
le certificat dindividualit en cas de ncessit ;
le premier acte de mutation ;
ltat signaltique ;
lacte portant son dernier grade ;
lacte de radiation en cas de ncessit ;
larrt dadmission la retraite.
Le contrle porte sur :

la validit des pices verses au dossier ;


la conformit des pices par rapport au projet darrt de concession de pension ;
le calcul de la pension.

Le calcul de la pension prend en compte la valeur indiciaire de lagent la date de son


admission la retraite, son indice, le taux dannuit.
Pension mensuelle = Indice x Valeur indiciaire x Taux
12
Lindice est dtermin par rapport au grade du bnficiaire. Le taux est gal
lannuit x 2%.
(Lannuit = nombre dannes de service
augment
ventuellement des annes de bonifications).

27
NB : Lannuit des agents militaires = Nombre danne de services augment du
1/5me. Exemple : 20 ans de services donne une annuit de 20 + 20/5 = 24.
La date deffet est la date dadmission la retraite si le dossier est dpos dans le
temps rglementaire. Dans le cas contraire, il y a :

Prescription annale si le dossier est dpos un an aprs la date dadmission la


retraite; c'est--dire que le titulaire ne bnficie que dun an darrirs de pension ;
Dchance si le dossier est dpos aprs 5 ans, lintress perd totalement la
pension laquelle il a droit.

II. 2. 3. 1. 2. La pension des ayants-cause


La pension des ayants cause concerne les poux et pouses rgulirement maris et
les enfants des agents dcds en activit ou la retraite. Les pices fournir sont :
1. La pension de veuve ou de veuf
Cest la pension accorde lpouse ou lpoux de lagent de lEtat dcd(e) qui
remplissait les conditions pour bnficier dune pension de retraite. Les pices fournir sont
les suivantes :
la notice de renseignement " V " ou "V 2" ;
lacte de mariage ;
le certificat de non sparation de corps, de non remariage et de non concubinage
notoire ;
lancien livret de pension pour les cas de dcs la retraite ;
ltat de services pour les cas de dcs en activit ;
lacte portant le dernier grade et une fiche de paie rcente pour les cas de dcs en
activit ;
lextrait dacte de dcs du (de la) conjoint (e) ;
le certificat dindividualit (en cas de ncessit) ;
la dclaration sur lhonneur (Cest un document produit par le chef de famille ou
tout membre influent de la famille : frre, sur, fils ou fille majeurs, attestant que
le dfunt a laiss une ou plusieurs veuves) ;
le certificat de non abandon de domicile conjugal pour le veuf dlivr par le tribunal
(pension pour veuf).
Le contrle porte sur :

la validit des pices verses au dossier ;


la conformit des pices par rapport au projet darrt de concession de pension ;
le calcul de la pension.
Pension veuve ou veuf = Pension agent
2

28
2. Pension Temporaire Orphelins (PTO)
Cest la pension accorde aux enfants mineurs de lagent de lEtat dcd et qui
remplissait les conditions pour bnficier dune pension de retraite.
Les pices fournir sont les suivantes :

la notice de renseignement "O" ;


lancien livret de pension pour les cas de dcs la retraite ;
le certificat de dcs ;
ltat des services pour les cas de dcs en activit ;
lacte portant le dernier grade et une fiche de paie rcente pour les cas de dcs en
activit ;
le certificat de vie et de charge des orphelins (rempli par ladministrateur des biens
et sign du maire) ;
lacte de naissance des orphelins mineurs ;
le procs-verbal de conseil de famille homologu ou une ordonnance de tutelle
dlivre par un tribunal ventuellement ;
le Certificat dindividualit (en cas de ncessit).

Le contrle porte sur :

la validit des pices verses au dossier ;


la conformit des pices par rapport au projet darrt de concession de pension et
le calcul de la pension.
PTO = Pension agent
2

Notons que les orphelins se partagent 50 % de la pension agent dans la limite de


10% par enfant au cas o ils sont moins de six (6). A partir de (6) ils se partagent les 50%
de pension agent proportionnellement.
Outre ces deux sortes de pension, la Division des Pensions et des Rentes Viagres
traite aussi les dossiers relatifs au capital-dcs et la rente viagre dinvalidit.
II. 2. 3. 2. Le Capital - dcs
Le capital -dcs est une aide que lEtat accorde aux ayants - cause de lAgent
Permanent de lEtat civil ou militaire dcd en activit. Pour en bnficier, il faut fournir les
pices ci-aprs :

lacte de dcs ;
le certificat de cessation de paiement du dfunt ;
lacte de naissance des orphelins mineurs ;
le certificat de vie et de charge ;
lacte dhomologation du procs-verbal du conseil de famille ;
lacte de mariage ;
lacte portant le dernier grade du dfunt ;

29

la fiche de paie rcente ;


le certificat dindividualit en cas de ncessit ;
lacte de non divorce, non remariage, non concubinage notoire.

Le contrle porte sur :

la validit des pices verses au dossier ;


la conformit des pices par rapport au projet de dcision doctroi du capital ; et
le calcul du capital-dcs.
Capital - dcs = Indice rel x Valeur indiciaire

Lindice rel tant lindice correspondant au dernier grade du dfunt. Le montant se


rpartit de la manire suivante :

le tiers (1/3) au veuf ou la veuve ou entre les veuves ;


les deux tiers (2/3) entre les enfants mineurs concurrence de six (06) enfants au
maximum. Le montant dtermin par enfant mineur est major de vingt mille
(20.000) Francs CFA.

NB : Le Capital dcs est frapp de la forclusion si le dossier y relatif est


introduit 04 ans aprs la date du dcs de lagent.
Aprs la vrification de la prsence et de la rgularit des diffrentes pices produites,
il est procd au contrle du montant du capital - dcs.
Le capital-dcs est accord aux ascendants directs si lagent dcd na ni conjoint
(e) ni enfant.
NB :
Il peut arriver que le CCP mentionne un trop peru, objet dun ordre de recettes.
Dans ce cas, on rpartit le reliquat qui se dtermine de la manire suivante :
Montant Capital dcs - Montant Ordre de recettes.
Lorsque le montant de lordre de recettes est suprieur celui du capital dcs, il
ny a plus de reliquat rpartir. Le solde est rcupr sur la pension du dfunt
jusqu puisement.
II. 2. 3. 3. La rente viagre dinvalidit
LAgent Permanent de lEtat qui a t mis dans limpossibilit dfinitive et absolue de
continuer ses fonctions par suite dinfirmit rsultant de blessures ou de maladies contractes
ou aggraves, soit au service ou loccasion du service, soit en accomplissant un acte de
dvouement dans un intrt public ou en exposant ses jours pour sauver la vie dune ou
plusieurs personnes, a droit une rente viagre.
Le mdecin traitant value le degr dincapacit de lagent. A ce degr, est affect un
taux dtermin par la commission de rforme en fonction du barme indicatif en vigueur.
Les pices fournir sont les suivantes :
lacte de naissance de lintress ;

30

lacte dengagement ou de nomination ;


lacte portant son dernier grade ;
le PV de la commission de rforme prcisant le taux dinvalidit et la date deffet.

Le contrle porte sur :

la validit des pices verses au dossier ;


la conformit des pices par rapport au projet darrt portant rente dinvalidit.

Le calcul de la rente : La rente dinvalidit est dtermine partir du taux


dinvalidit et de lindice de traitement de lagent suivant la formule ci-aprs :
Rente = Indice de lagent x Valeur indiciaire x Taux de rente
12
NB :

Le montant de la rente dinvalidit ne doit pas tre infrieur au traitement affrent


lindice100 ;

Le montant de la pension plus la rente ne doit pas excder 100% du traitement


indiciaire de lagent lorsquil tait en activit ;

Le montant de la Pension + la Rente ne doit pas tre infrieur 50% du traitement


indiciaire de lagent lorsquil tait en activit ;

En cas dattentat ou dune lutte dans lexercice normal de ses fonctions, ce montant
est port 80% si le taux dinvalidit est au moins gal 66% ;

A la retraite, la rente dinvalidit est concde, liquide et paye dans les mmes
conditions et suivant les mmes modalits que la pension.

Le contrle du dossier de rente viagre revient vrifier le projet darrt portant


rente dinvalidit et apprcier la validit de la pice en souche.
En effet, le procs-verbal de la commission de rforme doit :

prouver que la commission a sig pour discuter du cas de lagent devenu invalide ;
fixer le taux dinvalidit de lagent concern ;
indiquer la date deffet du bnfice de la rente ;
tre sign de tous les membres de la commission de rforme.

Le projet de dcision doit tre prsent par le MFPTRA en loccurrence la DRSC. Il doit
comporter deux parties :
Au prambule, les textes fondamentaux devant rgir la situation sont viss
notamment la loi 86-014 du 26 septembre 1986 portant code des pensions civiles et militaires
de retraite. Le PV de la commission de rforme doit tre galement cit.
Sur le projet de dcision :

Larticle 1er stipule que le Ministre charg de la Fonction Publique dcide daccorder
la rente viagre dinvalidit lagent concern conformment aux dispositions de la
loi n 86-014 du 26 septembre 1986 et aux conclusions de la commission de

31

rforme ;
Larticle 2 prcise limputation budgtaire ; et
Le dernier article mentionne la publication de la dcision au journal officiel.

Il faut signaler que la dcision du Ministre charg de la Fonction Publique ne peut pas
tre contraire celle de la commission de rforme.
Le projet de dcision doit tre vis par le Contrleur Financier, le Ministre charg des
Finances et le Ministre de la Fonction Publique.
II. 2. 4. LA DIVISION DES MARCHES PUBLICS ET CONTRATS
La Division des Marchs Publics et Contrats est charge dune part de ltude de divers
projets de marchs publics relatifs lacquisition des biens et services, la construction et
la rhabilitation de diverses infrastructures et dautre part, de ltude des dossiers relatifs
la prise en bail par lAdministration des appartements en vue dabriter les services publics ou
des autorits administratives qui en ont droit.
A ce titre, les agents prennent galement part aux travaux douverture,
de
dpouillement et de jugement des offres dans le cadre des appels doffres relatifs aux projets
de march et aux sances de ngociations pralables la conclusion dun contrat de bail.
II. 2. 4. 1. Les marchs publics
Les projets de marchs publics dcoulent dune procdure de gr gr ou dun appel
doffres qui donne lieu une consultation ouverte ou restreinte. Les offres sont reues des
soumissionnaires dans les conditions et sous les formes dfinies au dossier de consultation.
Ce dossier est un document labor par le matre douvrage conformment au code
des marchs publics et dfinissant les caractristiques techniques de louvrage raliser, du
matriel acqurir ou les termes de rfrence des tudes raliser. Il fait galement tat
des conditions de participation des soumissionnaires, des critres dvaluation et dattribution
du march.
Lintervention du Contrleur Financier dans la chane de passation des marchs publics
se situe deux (02) niveaux savoir :
la phase dtude des offres ;
la phase dtude des projets de march.
II. 2. 4. 1. 1. La phase dtude des offres
Cette tape est consacre louverture, au dpouillement, lanalyse, lvaluation
et au jugement des offres.
1. Louverture des offres
Elle fait suite un appel doffre ou une consultation lissue duquel, des
soumissionnaires dposent leurs offres conformment aux dispositions du dossier dappel
doffres quils ont acquis auprs du matre douvrage suite une publication ou une
consultation. Louverture des plis a lieu dans les cas suivants :

32

lorsque la procdure concerne un appel doffre ouvert, louverture a lieu


quel que soit le nombre de plis reus ;
en cas de consultation restreinte, il faut au moins trois (03) plis provenant des
soumissionnaires prcdemment retenus par le PV relatif la manifestation
dintrt (Short List). A dfaut, la procdure est dclare infructueuse, sauf avis
contraire du bailleur de fonds.

A la phase de louverture, le travail prliminaire consiste vrifier lintgrit des plis et


leur conformit par rapport aux normes de prsentation dfinies par le dossier dappel
doffres. Louverture des offres peut se faire en une ou deux tapes :

Elle est faite en une tape, lorsque lappel doffres concerne lexcution
ou la rfection dun ouvrage, la livraison de fournitures ou de divers
quipements.

A louverture des plis les propositions techniques et financires sont connues suite
une lecture publique. Il est fait tat du contenu de chacune des propositions sur une fiche
donnant la prcision du montant des soumissions, de mme que de la prsence ou non des
pices exiges dans le dossier dappel doffres. Cette fiche doit tre paraphe par tous les
participants louverture y compris les soumissionnaires ou leurs reprsentants.

Elle est faite en deux (02) tapes, lorsque la consultation concerne les
tudes.
A la premire tape, seule la proposition technique des soumissionnaires
dont les offres sont dposes dans les dlais requis et suivant les normes de
prsentation exiges pourront tre ouvertes.
A la deuxime tape, louverture des propositions financires
ninterviendra que suite au dpouillement, lanalyse et lvaluation des
propositions techniques des soumissionnaires reconnues conformes pour
lessentiel et ayant runi la note minimum totale exige.

Dans tous les cas, louverture des offres donne lieu ltablissement dun procsverbal (PV) sign des membres de la cellule de passation des marchs ou toute autre
commission comptente tenant lieu. Le PV douverture retrace le droulement des travaux.
Il comporte notamment :

les rfrences du dossier dappel doffres (DA0) ;


les rfrences de lacte portant cration de la commission douverture, de
dpouillement, danalyse et dvaluation des offres sil y a lieu ;
la date prcise et le lieu de louverture ;
la nature de la consultation et son objet ;
la composition de la commission comptente en charge du dossier ;
le nombre de soumissionnaires consults ou ayant achet le dossier dappel
doffres ;
la raison sociale des soumissionnaires ;
le montant des soumissions lexception du PV douverture des offres techniques
lorsquil sagit des "ETUDES " ;
un tableau annexe faisant tat de la prsence ou non des pices exiges au
dossier.

33
2. Le dpouillement et lvaluation des offres
Cette phase de la procdure de passation des marchs publics est consacre dune
part, ltude de la conformit et de la validit des pices exiges et produites par les
soumissionnaires retenus lissue de louverture des offres et dautre part, lvaluation des
propositions y affrentes.
Etude de la conformit et de la validit des pices
La conformit : Elle consiste en la vrification minutieuse des pices tant dans le
fond que dans la forme par rapport aux exigences du dossier dappel doffres ou au titre de
certaines pices dont les modles sont joints.
La validit des pices : A cette tape, il sagit de faire une analyse approfondie des
pices reconnues conformes afin de se rendre compte si elles ne sont entaches daucune
nullit par rapport au DAO et aux textes en vigueur. Par exemple, pour le cas des attestations
de non faillite, il est exig quelle soit date de moins de trois (03) mois alors que la validit
de lattestation de la Caisse Nationale de Scurit Sociale se dtermine par rapport au dernier
trimestre chu avant le dpt des offres.
3. Evaluation des offres
Elle concerne les offres dont les pices fournies restent conformes et valides par
rapport au DAO. On distingue :
lvaluation des offres techniques ;
lvaluation des offres financires.
a) Evaluation des offres techniques
La mthode dvaluation suit un canevas dfini dans le DAO. Lvaluation des offres
techniques se fait sur la base de la grille de notation contenant les critres et sous critres
auxquels sont affectes des notes, en tenant compte des spcifications techniques ou des
termes de rfrence.
NB : lissue de lvaluation technique, seules les offres financires des
soumissionnaires ayant totalis la note minimale exige dans le DAO, seront values.
b) Evaluation des offres financires
A cette tape, conformment au DAO, la note financire la plus leve est attribue au
soumissionnaire dont la proposition financire est la moins disante. Le calcul de la note
financire des autres soumissionnaires se fait par rgle de trois en fonction du montant de
leur proposition financire et de la proposition financire la moins disante suivant la formule
ci-aprs :
NF =

OM x N
OC

34
NF = Note financire des autres offres
OM = Montant de loffre la moins disante
OC = Montant de loffre considre
N = Note attribue loffre la moins disante
Il est procd ensuite la combinaison de la note technique et de la note financire de
chaque soumissionnaire rest en lice pour obtenir la note globale lissue de laquelle, se
dgage le soumissionnaire le mieux disant qui aura totalis le maximum de points et qui sera
propos adjudicataire du march.
En cas de notation de chaque offre sur 100 points, des taux de pondration prvus
dans le DAO sont appliqus respectivement aux notes techniques et financires.
A lissue du dpouillement, de lanalyse et de lvaluation des offres techniques et
financires, il est produit un rapport dtaill sign de tous les participants.
4. Le jugement des offres
A cette tape, le PV douverture et le rapport dvaluation des offres de mme que le
projet de PV de jugement des offres sont soumis lapprciation de la commission de
jugement. Aprs lintgration dventuelles observations, il est procd la signature du
projet de PV de jugement par les membres de la commission.
Le procs-verbal doit comporter :

la date et le lieu du droulement de lanalyse des offres ;


la nature et lobjet de la consultation ;
la raison sociale de ladjudicataire ;
le montant en chiffres et en lettres de la proposition financire.

Ladjudication ainsi prononce peut tre provisoire ou dfinitive selon que le montant
du march se situe dans le seuil de comptence de la cellule des marchs publics ou de la
Direction Nationale des Marchs Publics.
II. 2. 4. 1. 2. Ltude des projets de marchs publics
Les projets de march public sont initis par les dpartements ministriels, les
collectivits locales et les institutions de lEtat suite une adjudication dcoulant dun appel
doffres ouvert ou restreint ou dun gr gr.
Il doit tre joint au projet de march public, les pices ci-aprs :

le PV douverture des offres techniques et financires ;


les rapports de dpouillement et danalyse des offres ;
le PV de jugement des offres ;
le PV portant avis de la DNMP pour les projets dont le montant est du seuil de sa
comptence ;
le devis quantitatif et estimatif en ce qui concerne les travaux ;

35

la facture pro forma sagissant des fournitures ;


la note dhonoraire pour les bureaux dtudes ou des cabinets de prestations ;
loriginal du relev didentit bancaire ou postal ;
la fiche de notification de march et dengagement de crdits ;
tout autre document utile pour ltude du march.

Le contrle porte sur :

les informations inscrites sur la page de garde ;


la rgularit des pices justificatives produites ;
la conformit du contenu du projet de march par rapport aux pices
justificatives, aux dispositions du code des marchs publics et par rapport
tout autre texte de loi y affrent ;
les informations inscrites sur la page de signature.
1. Les informations inscrites sur la page de garde

La page de garde doit rpondre aux normes de la contexture en vigueur et comporter


les lments ci-aprs :

lobjet du projet ;
la structure bnficiaire et/ou le matre douvrage ;
lattributaire ;
les montants HT et TTC ;
limputation budgtaire et la gestion (exercice) ;
la nature du financement ;
le dlai dexcution ;
le numro SIGFIP.
2. La rgularit des pices justificatives produites

Une analyse judicieuse de ces pices exiges au dossier de march, une apprciation
de la lettre de march par rapport aux PV en souche au dossier permet de sassurer de leur
rgularit par rapport au projet de lettre de march et de leur conformit au DAO. Il sagit :

du PV douverture des plis

Cest une pice qui doit retracer fidlement le droulement des travaux pendant
louverture des offres techniques et financires. Elle doit comporter notamment :
la date prcise et le lieu de louverture ;
la nature et lobjet de la consultation ;
la composition de la commission comptente en charge du dossier ;
le nombre de soumissionnaires consults ou ayant acquis le dossier dappel
doffre et dpos dans le dlai ;
la raison sociale desdits soumissionnaires ;
le montant des soumissions ;
un tableau annexe faisant tat de la prsence ou non des pices exiges au
dossier.

36
NB : Il convient de rappeler que dans le cas des projets dtudes, la procdure
donne lieu deux PV douverture des plis : un PV pour louverture de loffre technique et un
autre pour les offres financires des soumissionnaires dont loffre technique est recevable.
Le procs-verbal doit tre sign par tous les membres de la commission comptente
ayant particip aux travaux.

du rapport de dpouillement, danalyse et dvaluation des offres

Cest un document qui doit faire ltat de la situation de toutes les pices exiges et
produites en souche des propositions techniques et financires des soumissionnaires retenus
lissue de louverture des plis.
Une analyse judicieuse de ces pices permet de juger de leur conformit, et de leur
validit avant de procder lvaluation des offres reconnues conformes aux exigences du
DAO. Il doit tre annex ce rapport un tat dtaill des notes attribues chaque
soumissionnaire conformment au barme retenu suivi des commentaires justificatifs ainsi
que le classement y relatif.
A lissue du classement, il se dgage une adjudication provisoire ou dfinitive selon que
le montant de la proposition financire se situe ou non dans les limites du seuil de
comptence des Cellules de Passation des Marchs Publics, conformment aux dispositions
du dcret n 2004-565 du 1er octobre 2004. Le rapport de dpouillement, danalyse et
dvaluation des offres doit tre sign par tous les participants aux travaux.

du procs-verbal des jugements

Cest une pice qui statue sur les travaux de dpouillement, danalyse et dvaluation
des offres. Il doit comporter lobjet de la consultation, la raison sociale de lattributaire et le
montant en chiffres et en lettres de la proposition financire objet de ladjudication.
Le procs verbal de jugement est sign par les membres de la Cellule de Passation des
Marchs Publics ou par ceux de toute autre commission comptente constitue cet effet.
du procs-verbal de la Direction Nationale des Marchs Publics
La prsence ou non de cette pice en souche dun projet de march se justifie par
rapport aux dispositions du dcret n 2004-565 du 1er octobre 2004 portant fixation des seuils
de passation des Marchs Publics et limites de comptence des organes chargs de la
passation des Marchs Publics en Rpublique du Bnin.
Ainsi, au titre des projets de march des travaux dont le montant est suprieur ou gal
Cent Millions (100.000.000) de francs CFA, des projets de fournitures dont le montant est
suprieur ou gal Quarante Millions (40.000.000) de francs CFA et des projets de march
de services dont le montant est suprieur ou gal Trente Millions (30.000.000) de francs
CFA, il est fait obligation au matre douvrage bnficiaire de ces projets de transmettre la
DNMP, les procs-verbaux et rapports issus de louverture, du dpouillement, de lanalyse, de
lvaluation et du jugement des offres pour tude.

37
Le procs-verbal de la DNMP cet effet, permet davoir son avis et dventuelles
observations mises sur les travaux effectus par les Cellules de Passation des Marchs
Publics ou par toute autre commission comptente constitue cet effet. On y vrifie la
concordance des informations par rapport certaines donnes du procs-verbal
dadjudication provisoire transmis par le matre douvrage savoir :

lobjet du projet de march ;


ladjudicataire ;
le montant en chiffres et en toutes lettres ;
les observations ventuelles ;
lavis de la Direction Nationale des Marchs Publics.

Ce procs-verbal est sign du Directeur National des Marchs Publics.


du devis quantitatif et estimatif, de la facture pro forma ou note
dhonoraires
A ce niveau les lments de calcul sont repris horizontalement et verticalement et le
montant total en chiffres doit tre conforme au montant total en lettres. Ces documents
doivent tre dats, signs et cachets par ladjudicataire.
du Relev dIdentit Bancaire ou Postal (RIB ou RIP)
Il doit tre produit en original. Il permet de savoir si le numro du compte bancaire ou
postal est effectivement celui de ladjudicataire. Ce numro doit tre conforme celui qui
figure dans le projet de march.
de la fiche de notification de march et dengagement de crdits (dit
dans SIGFIP)
Elle constitue la preuve effective de la disponibilit de crdits affects au projet de
march. Lobjet, le bnficiaire, le montant et limputation budgtaire mentionns sur la fiche
de notification doivent tre identiques ceux qui sont ports dans le projet de march.
3. La conformit des clauses du projet de march au code des
marchs publics et tout autre texte rglementaire
Il sagit :
des clauses relatives lobjet du projet de march
Lobjet de lopration doit tre clairement dfini avec toutes les spcifications
techniques conformment au Dossier dAppel dOffres, au besoin y prciser le numro du
lot.
des clauses relatives aux pices contractuelles
Ces clauses prcisent les diverses pices faisant partie intgrante du projet de march
conformment au dossier dappel doffre. Il sagit :

des cahiers de charge ;

38

des devis quantitatifs et estimatifs ;

des factures pro forma ;

de la note dhonoraires selon le cas ; ou

toute autre pice contractuelle.

des clauses relatives au montant


Le montant du march doit tre en hors taxes ou toutes taxes comprises selon le cas
et libell en chiffres et en lettres. Le montant de la TVA doit tre mis en exergue dans le cas
dun financement du budget national. Pour un financement bilatral le montant de la TVA
sur la part du Bnin doit tre mentionn.
NB : Il importe de prciser dans ces clauses que le montant de la TVA doit tre
prlev la source et revers la recette des impts
des clauses relatives au mode de paiement
Elles comportent le numro de compte bancaire ou postal de ladjudicataire
conformment loriginal du relev didentit bancaire joint au projet de march.
des clauses relatives aux modalits de paiement
Dans ces clauses, il est prcis le taux de lavance de dmarrage qui ne saurait
dpasser 30% et dont le montant doit tre cautionn 100% par une banque ou une
institution financire agre en Rpublique du Bnin.
Il y est galement prvu le paiement du solde par dcomptes successifs en ce qui
concerne les travaux sur prsentation des attachements concurrence de 70% du montant
du march ; les 10% retenus titre de garantie devant tre librs un (01) an aprs la
rception provisoire suite la rception dfinitive.
Dans le cas des fournitures et autres prestations de services, le paiement du solde
intervient souvent sans retenue de garantie, sur prsentation de la facture certifie du
procs-verbal de rception et du march dment enregistr.
des clauses relatives aux rceptions
Les modalits de rceptions provisoires ou dfinitives doivent tre conformes aux
dispositions de larticle 113 nouveau du Code des marchs publics. Toutefois, des
spcificits peuvent tre observes selon les cas.
des clauses relatives aux modifications
Toutes modifications intervenues au cours de lexcution du march doivent faire
lobjet dun avenant aprs consentement des cocontractants et avis de la DNMP. Tout
paiement relatif aux travaux supplmentaires est subordonn la signature dudit avenant.

des clauses relatives aux pnalits de retard

39

Ces clauses prvoient un taux de pnalit hauteur de 1/2000me du montant final du


march par jour calendaire de retard et prcisent le plafond du cumul des pnalits en cas de
rcidive de lentrepreneur. Le plafonnement du cumul des pnalits est fix 5% du montant
final des marchs relatifs aux travaux et 10% pour les marchs de fournitures.
des clauses relatives au rgime fiscal
Elles tiennent compte de la nature du financement et de la spcificit du matriel pour
loption du rgime fiscal envisager. Les projets financement extrieur par exemple
bnficient dun rgime dexonration de mme que certains matriels spcifiques prciss
dans la loi de Finances.
des clauses relatives aux litiges
Il est prvu dans ces clauses, loption dun rglement lamiable en cas de litige au
cours de lexcution du march et le recours au Tribunal de Premire Instance en cas
dchec dudit rglement.
des clauses relatives lapprobation
Il doit y tre prcis que le prsent march ne devient dfinitif quaprs son
approbation par le ministre en charge des finances.
4. La page de signatures
Elle doit comporter :
la signature, la date et le cachet de ladjudicataire ;
la signature, la date et le cachet du matre douvrage ;
lencart pour le visa du Contrleur Financier pour le financement du budget
national ;
lencart pour le visa du DG/CAA pour le compte des projets financement
extrieur ;
lencart pour la signature dapprobation du ministre en charge des finances.
Enfin, il est prcis en pied de la page de signature, lobjet du march et
ventuellement, le numro du lot concern.
NB : Aucun espace vide ne sera admis entre le texte du march et les signatures
requises.
II. 2. 4. 2. Les contrats de baux administratifs
Un bail administratif est un contrat conclu entre lAdministration et le propritaire dun
immeuble pour abriter un service public ou pour loger une autorit administrative ayant droit
un logement dans le cadre de lexercice de ses fonctions. Les taux des baux administratifs
sont fixs par larrt n 041/MFE/CAB/DGML/SBAL du 24 janvier 2003 portant rvaluation
des baux administratifs.

40
Un projet de contrat de bail doit comporter en souche les pices ci-aprs :
une note de prsentation de la Direction Gnrale du Matriel et de la Logistique
(DGML) ;
le PV de ngociation du montant du bail ;
le certificat administratif dlivr par la structure bnficiaire ;
loriginal du relev didentit bancaire ou postal au nom du bailleur.
Le contrle porte sur :
la rgularit et la lgalit des pices ;
la forme et la prsentation du contrat de bail.
II. 2. 4. 2. 1. La rgularit et la lgalit des pices
La note de prsentation
Elle doit tre signe du DGML ou de son adjoint. Cest un document qui permet
didentifier le btiment objet du bail par rapport au site, aux caractristiques, lidentit du
bailleur et la structure du bnficiaire.
Le procs-verbal de ngociation
Ce document dcoule dun compromis entre le bailleur et une commission compose
du reprsentant de la DGML, du Contrle Financier et de la structure bnficiaire. Le PV de
ngociation doit dcrire toutes les caractristiques du btiment et porter le montant auquel la
ngociation a abouti conformment aux dispositions de larrt n 041/MFE/CAB/DGML/SBAL
du 24 janvier 2003 portant rvaluation des baux administratifs.
Toutefois, compte tenu de la spcificit de certains btiments, le montant retenu ne
rpond pas aux normes de larrt susvis. Il est produit cet effet une autorisation du
Ministre en charge des finances. Le PV de ngociation est sign par tous les participants.
Le certificat administratif
Cest une pice tablie par la structure bnficiaire et qui donne la confirmation que le
btiment est effectivement occup par une autorit ou abrite une structure administrative
partir dune date donne.
Le relev didentit bancaire ou postal
Cest une pice qui donne la preuve que le numro de compte inscrit dans la lettre de
contrat est effectivement celui du bailleur. Il doit tre produit en original au nom du bailleur.
II. 2. 4. 2. 2. La forme et la prsentation du contrat de bail
Aprs la vrification des pices en souche, le contrle porte sur la forme et la
prsentation du contrat de bail. A cet effet, il importe de vrifier si les dispositions ci-aprs
rpondent aux normes savoir :

41
La page de garde
Elle comporte les informations suivantes : lencart pour le numro du contrat aprs la
signature du Ministre charg des finances, le montant mensuel, lidentit du bailleur,
limputation et la gestion budgtaire.
Lobjet
Il retrace lidentit du bailleur et les caractristiques du btiment conformment aux
informations qui dcoulent du PV de ngociation.
Le montant
Il est mensuel, inscrit en chiffres et en lettres et payable trimestriellement sur un
compte bancaire ou postal au nom du bailleur conformment au relev didentit bancaire
ou postal produit en souche. Le montant doit tre conforme ce qui est port sur le PV de
ngociation.
Ltat des lieux
Avant lentre en jouissance, lobligation est faite aux parties contractantes de dresser
contradictoirement un tat des lieux dont un exemplaire est remis chacune des parties
contractantes.
Lengagement du bailleur
Le bailleur sengage procder toutes grosses rparations qui pourraient savrer
ncessaires au cours de lexcution du contrat. Il prend galement en charge les taxes de
ville et autres impositions foncires et les frais denregistrement. Il ne peut retirer sous
aucun prtexte les cls de limmeuble aux occupants sauf en cas de rsiliation par les deux
parties.
Lengagement du preneur
Le preneur sengage napporter aucune modification aux locaux sans le
consentement pralable du bailleur.
La date deffet
Le contrat prend effet compter de la date de ngociation ou tout autre date
atteste par un certificat administratif dlivr par lautorit comptente.
Le rglement de litige
Les parties sengagent rgler lamiable tous les diffrents qui pourront natre au
cours de lexcution du contrat. En cas dchec, le tribunal de premire instance est
comptent pour larbitrage.

La rsiliation

42

Le contrat ne pourra tre rsili quaprs un pravis de trois (03) mois rgulirement
notifi par lune ou lautre des parties cocontractantes.
NB : Lexamen des projets est assorti dune sanction qui peut tre le Visa
Contrleur Financier ou le Visa rserv en cas dinsuffisances constates.

du

43

BUREAU DE LA COMPTABILITE
DES ENGAGEMENTS
(BCE)

44
III. LE BUREAU DE LA COMPTABILITE DES ENGAGEMENTS (BCE)
III. 1. LES ATTRIBUTIONS
Conformment aux dispositions de larticle 10 de lArrt n 95-0042/MF/DC/CC du 31
mars 1995, portant modalits dapplication du dcret n 93-178 du 04 aot 1993, le Bureau
de la Comptabilit des Engagements est charg de :
la vrification et du visa des projets de titres dengagement et de paiement et des
fiches dengagement relatives lexcution des dpenses ;
la centralisation des situations des engagements de dpenses.
III. 2. LORGANISATION
Aux termes des dispositions de larticle 9 de larrt ci-dessus vis, le Bureau de la
Comptabilit des Engagements comprend deux divisions :

la Division des Dpenses Engages (DDE) ;


la Division de la Comptabilit Administrative (DCA).

Ces deux divisions sont sous la responsabilit dun chef de service appel Chef du
Bureau de la Comptabilit des Engagements (C/BCE). Il coordonne les activits du service et
vise certains titres de paiement conformment la note de service du Contrleur Financier
relative la dlgation de signature prise cet effet.
III. 2. 1. LA DIVISION DES DEPENSES ENGAGEES
La Division des Dpenses Engages rceptionne, tudie et expdie les titres
dengagement et de paiement provenant de la Direction Gnrale du Budget (DGB), des
Ministres et des Institutions de lEtat.
III. 2. 1. 1. Courriers arrive et dpart
Les courriers arrive et dpart sont essentiellement constitus des titres
dengagement et de paiement.
III. 2. 1. 1.1. Courrier arrive
Les titres dengagement et de paiement transmis au BCE par bordereau sont reus au
secrtariat par un agent qui est charg de vrifier la prsence physique desdits titres. Il
dcharge le registre de transmission au cas o le dcompte des titres numrs sur le
bordereau est conforme aux titres rellement reus. Dans le cas contraire, il sabstient.
Aprs rception, lagent du Secrtariat procde la rpartition des dossiers chaque
agent de la Division conformment la note de service dfinissant les attributions de chaque
agent. Lagent rceptionnaire, en possession des dossiers quil reoit pour tude, dcharge le
registre interne de rpartition.

45
III. 2. 1. 1.2. Courrier dpart
Aprs tude, les titres de paiement valids, diffrs ou rejets sont retourns au
secrtariat du BCE pour tre enregistrs dans le registre Courrier dpart. Ils sont ensuite
transmis aux diffrents ordonnateurs dlgus.
III. 2. 1. 2. Etude des dossiers
Ltude concerne les diffrents types de dossiers ci-aprs:

titres dengagement (bons de commande) ;


titres de paiement (mandats de paiement, ordre de paiement) ;
titres de transport ;
ordres de mission ;
des projets de dcisions de mandatement ;
des projets darrt et de dcision portant nomination de Rgisseur et de cration
de Rgie et autres arrts et dcision incidence financire.

III. 2. 1. 2. 1. Le Contrle des titres dengagement


Les titres dengagement sont essentiellement constitus des bons de commande. Le
contrle des bons de commande porte sur les points suivants :
la conformit de la demande dengagement au numro inscrit sur le bon de
commande ;
limputation budgtaire en rapport avec la nature de la dpense (quipement ou achat
de biens et services) ;
lobjet de dpense qui doit reflter la nature de lopration ;
le montant en chiffres et en lettres sur les trois factures pro forma ou devis des
concurrents ;
conformit du montant inscrit sur le bon de commande au montant de la facture pro
forma retenue;
la qualit du fournisseur ou prestataire de service (nINSAE et registre de commerce);
la validit des attestations fiscales des trois fournisseurs ;
les rfrences des pices justificatives jointes et inscrites sur le bon de commande;
la signature, le cachet et le nom de lordonnateur- dlgu concern ;
la prsence des pices justificatives lies la nature de la dpense.
Aprs tude du dossier, lagent appose son paraphe et le dpose au Chef de division
qui vrifie la pertinence des observations issues de ltude initiale.
Le Chef de division approuve paraphe le bon de commande ou le retourne lagent
avec observations.
Le bon de commande et les pices justificatives de lengagement sont ensuite remis,
soit au Contrleur Financier, ou son Adjoint, ou au Chef du Bureau de la Comptabilit des
Engagements suivant la rpartition des tches, pour visa et validation dans SIGFIP. Ceux-ci,
avant daccorder leur visa sassurent dabord de la qualit du travail soumis leur
apprciation.

rejet.

46
Parfois, certains bons de commande peuvent tre mis en diffr ou faire lobjet de

Validation
Elle se traduit par :
la slection des dossiers sans observation par le Contrleur Financier ;
la signature du dossier (original du bon de commande et la fiche dengagement) et la
rtention dune copie de la fiche dengagement par le Contrleur Financier ;
ldition et la signature du bordereau de transmission des engagements vers
lOrdonnateur Dlgu ;
la transmission de lensemble du dossier lOrdonnateur Dlgu aprs apposition
des diffrents cachets, ddoublement, et enregistrement au courrier dpart.
Visa Diffr
Les motifs du visa diffr peuvent rsulter du manque dune pice justificative, du
dfaut dun visa ou dune signature en amont ou tout motif ventuel laiss lapprciation du
Contrleur Financier.
Dans ce cas, le Contrleur Financier saisit les motifs du diffr lcran, puis dite la
fiche de notification du diffr.
La fiche de notification du diffr est envoye lOrdonnateur Dlgu, appuye du
dossier concern pour satisfaction aux motifs du diffr dans un dlai maximum de quinze
(15) jours. Pass ce dlai le rejet est opr automatiquement par le systme informatique.
Rejet
Le rejet concerne les dossiers comportant des erreurs ou des lments non conformes
aux pices justificatives, la rglementation en vigueur.
Dans ce cas, le Contrleur Financier saisit le motif du rejet et dite la fiche de
notification de rejet adresser lOrdonnateur Dlgu. Il est gnr, par le systme
informatique, une fiche de dgagement de crdit en deux exemplaires dont le montant est
gal au montant de lengagement initial objet du rejet.
NB : Il convient de souligner que tous les dossiers valids, diffrs ou rejets sont
retourns lagent qui les avait traits pour tre ddoubls, cachets et transmis au
courrier dpart.
III. 2. 1. 2. 2. Le contrle des titres de paiement
Les titres de paiement sont constitus des diffrents types de mandats savoir :

les mandats de paiement de bons de commande ;

47

les mandats de paiement des contrats de march ;


les mandats relatifs au paiement des dcisions de mandatement ;
les mandats des dpenses du personnel ;
les mandats des frais de transport ;
les mandats de paiement de contributions aux organismes nationaux et
internationaux ;
les mandats de rgularisation et tous autres mandats imputs aux charges non
rparties.
1. Mandats de paiement de Bon de Commande

Il doit tre annex au mandat de paiement, les pices justificatives ci-aprs :

le Bon de Commande (BC) original portant ltiquette blanche dite et colle par
lOrdonnateur Dlgu avant sa remise au fournisseur ;
le Bordereau de livraison (BL), lattestation de service fait, le PV de rception, ou
toute autre pice justificative prouvant la ralit du service fait ;
loriginal de la facture ;
le Bordereau dEnvoi (BE) du fournisseur ;
le relev didentit bancaire ou postal de la socit.

Le contrle porte sur :

la concordance de limputation budgtaire par rapport celle mentionne sur le


BC ;
la conformit de lobjet du mandat de paiement avec celle du BC ;
la conformit du montant en chiffres et en lettres de la facture avec celle de la
facture pro forma ou le devis. Elle doit tre date, signe, cachete avec le nom du
signataire ;
la transcription correcte de certaines rfrences sur le MP savoir :
le numro et la date du bordereau de livraison ou lattestation de service fait
ou du procs verbal de rception ;
le numro, la date et le montant de la facture ;
le numro du relev didentit bancaire ou postal du fournisseur transcrit sur
le bordereau denvoi en liaison avec le mode de rglement ;
la concordance entre le numro du compte port sur le mandat de
paiement, le bordereau denvoi et le relev didentit bancaire ou postal ;
la certification des factures par le gestionnaire de crdits ou toute autre
personne comptente. La mention de certification prend en compte la nature
des biens et des services ;
la liquidation des factures par lOrdonnateur- dlgu ;
la signature et le cachet de lOrdonnateur- dlgu sur le mandat de
paiement.

48
2. Mandats de paiement des dcisions de mandatement
Le mandat de paiement des dcisions de mandatement est accompagn des mmes
pices justificatives ayant servi prendre ladite dcision. A ces pices, sajoutent :

la dcision de mandatement ;
la fiche dengagement ;
le projet de fiche dengagement ;
la demande dengagement.

Le contrle porte sur :

la dcision de mandatement dment signe par le Contrleur financier et le Ministre


de lEconomie et des Finances ;
les pices justificatives de la dcision de mandatement (Elles sont variables, mais
doivent tre authentiques) ;
le projet de fiche dengagement qui doit porter le nom de lagent de saisie et sa
signature, le code du Gestionnaire de crdits, le nom de lInstitution ou du
Ministre bnficiaire, limputation budgtaire, le type de procdure et lobjet de la
dpense ;
la demande dengagement signe et cachete du Gestionnaire de crdits et de
lOrdonnateur dlgu ;
le projet de mandat sur lequel doit tre vrifi le nom du bnficiaire et sa qualit,
telle que mentionne sur la dcision de mandatement, limputation budgtaire,
lobjet de la dpense, le mode de rglement, le numro du compte bancaire ou
postal, les rfrences de la dcision de mandatement.

NB : Le projet de mandat doit tre sign et cachet de lOrdonnateur dlgu.


3. Mandats de paiement des contrats de march
Sont pays par ce type de mandat, les dpenses excutes par contrat de service,
convention de matrise douvrage dlgu, march ou bon de commande pour travaux ou
bon commande.
Un mandat de paiement de march est accompagn des pices justificatives ci-aprs :

la demande dengagement ;
le projet de fiche dengagement ;
loriginal de lengagement juridique pour le premier paiement et la copie pour les
autres ;
la facture ;
le dcompte ;
lattachement ;
le procs verbal de rception ;
loriginal de la caution bancaire pour les avances vde dmarrage ;
toutes autres pices justificatives en cas de ncessit.

49
Le contrle porte sur les lments ci-aprs :

le contenu de lengagement juridique en ce qui concerne :


lobjet du march ;
le mode de financement ;
les modalits de rglement ;
lenregistrement du march au service des domaines ;
les signatures des personnes comptentes.

Lorsquil sagit de rglement dune avance de dmarrage, la demande du fournisseur


ou de lentrepreneur doit tre accompagne dune caution bancaire de mme montant et ce,
conformment aux prescriptions de lengagement juridique et dune facture liquide.
Dans le cas du rglement des factures lies aux dcomptes, il doit tre produit, en cas
de ncessit, les preuves des dcomptes prcdemment pays.

la transcription correcte des rfrences des pices justificatives sur le mandat de


paiement (le numro et la date du march ou du contrat, les rfrences de la
facture ou du dcompte, ), de mme que le numro de la demande
dengagement ;
la certification et la liquidation des factures par les autorits comptentes ;
la nature du mandat de paiement qui doit tre conforme lobjet du rglement ;
la signature, les nom et prnoms et le cachet de lOrdonnateur Dlgu sur la fiche
dengagement ;
la procdure de lengagement sur la demande dengagement ou de rservation ;
la signature du Gestionnaire de crdits et de lOrdonnateur Dlgu (DRF, DRFM ou
Chef de cabinet) sur la demande dengagement ;
le numro de compte bancaire ou postal contenu dans le document dengagement
juridique qui doit tre confirm par le Relev d Identit Bancaire ou postal (RIB ou
RIP).

Lorsque le contrle ne rvle aucune irrgularit, le dlgu valide le MP et y appose


son visa. Dans le cas contraire, le visa est rserv (diffr ou rejet).
4. Mandats de paiement des dpenses de personnel
Il est joint au mandat de paiement des dpenses de personnel, les pices ci-aprs :

la fiche dengagement ;
le projet de fiche dengagement ;
la demande dengagement ;
les extraits dactes administratifs (arrts, dcisions, notes de service, signs par
les autorits comptentes) ;
les bons de paiement, les tats de paiement et toute autre pice justificative de la
dpense.

50
Le contrle porte sur :

les calculs des dcomptes de jours, des salaires bruts, des indemnits de logement,
des IPTS, de la retenue pour pension, du montant total arrt en chiffres et en
lettres sur le mandat de paiement, les bons et les tats de paiement ;
lidentit du bnficiaire, lindice et la priode mandate ;
le projet de fiche dengagement qui doit porter le nom de lagent de saisie et sa
signature, le code du gestionnaire de crdits, le nom de linstitution ou du ministre
bnficiaire, limputation budgtaire, type de procdure et lobjet de la dpense ;
la demande dengagement signe et cachete du Gestionnaire de crdits et de
lOrdonnateur- dlgu ;
le projet de mandat sur lequel doit tre vrifi le nom du crancier, limputation
budgtaire, lobjet de la dpense, le mode de rglement, le numro du compte
bancaire ou postal, les rfrences des pices justificatives.

Le projet de mandat doit tre sign et cachet de lOrdonnateur Dlgu. Le mode de


calcul des soldes et accessoires est consign dans le tableau joint en annexe.
5. Mandats de rgularisation des dpenses excutes par OP
(en procdure exceptionnelle)
Il doit tre joint au mandat de rgularisation des dpenses excutes par OP, les
pices suivantes :
la copie de lOP ;
la copie de la quittance de reversement en cas de besoin ;
la ou les fiches de dgagement ;
les quittances de reversement de TVA en cas de besoin ;
le relev des pices justificatives de dpense ;
les factures ou tats de paiement ;
la demande dengagement introduite par le gestionnaire de crdits ;
les bordereaux de livraison, procs-verbaux de rception, ou attestation de
service fait ;
les bons de commande traditionnels ;
toute autre pice justificative de la dpense.
Le contrle porte sur :

le rapprochement entre le relev des pices justificatives inscrites et celles jointes


en souche ;
le montant total du relev doit tre gal au montant total des
pices
justificatives ;
limputation budgtaire, le report du numro de la demande dengagement sur le
mandat de paiement ;
lobjet de la dpense et la nature du mandat de rgularisation ;
le report du numro du relev des pices justificatives sur le mandat de
paiement ;
la prsence de la signature et du cachet de lOrdonnateur dlgu sur le mandat
de rgularisation, les fiches dengagement et de dgagement en cas de
reversement ;

51
la certification et la liquidation des factures et/ou des tats de paiement par la
personne comptente ;
le montant de la TVA reverse pour chaque facture ;
la concordance entre le montant de la fiche de dgagement et celui de la quittance
de reversement du reliquat.
6. Les mandats de paiement des titres de transport

Les frais de transport sont ceux engags par lagent de lEtat lors de son affectation
dune localit une autre du territoire national ainsi que les Agents de lEtat admis faire
valoir leur droit la retraite.
Le contrle des titres de transport
Sont annexs aux mandats de paiement des titres de transport, les pices suivantes :

La rquisition pralablement vise par le Contrleur Financier ou son dlgu


dpartemental et lautorit comptente cet effet ;
le certificat de prise de service ;
larrt portant admission la retraite de lintress ou le titre daffectation selon le
cas ;
le certificat de vie et de charge des enfants ;
le bulletin de paie de lagent ;
le certificat administratif ;
le reu du transporteur ;
la fiche de dcompte.

Le contrle porte sur :

la validit de la rquisition ;
le grade et lindice de paiement du bnficiaire ;
le nombre et lidentit de ses descendants ;
le moyen de transport ;
la dtermination du montant qui est fonction de lindice de lagent et de la distance
considre.

Dans la rubrique des frais de transport, nous pouvons citer, le remboursement des
billets davion.
Billets davion
Leurs montants font lobjet de remboursement lagent de lEtat en mission qui a pr
financ son voyage sur production des pices justificatives ci-aprs.

lacte justifiant la mission (titre daffectation, dcision relative la mission, diplme


ou attestation de fin de formation dans les universits ou centres de formation ou
tout autre acte administratif dlivr par lautorit comptente) ;
lacte administratif est dlivr par lautorit comptente ;
lordre de mission revtu des visas requis au recto et au verso ;

52

les souches des billets jointes au dossier de remboursement ;


la dcision de mandatement.

Le contrle porte sur :

la rgularit des diffrentes pices en souche ;


lexactitude du montant du mandat ;
la liquidation de la souche du billet davion par lOrdonnateur Dlgu.
7. Les mandats de paiement de contribution aux organismes
nationaux et internationaux

Il est joint au mandat :

la dcision de mandatement ;
la fiche dengagement de dpense ;
le projet de fiche dengagement ; et
la demande dengagement.

Le contrle porte sur :

la concordance du nom du crancier, qui est lorganisme ;


la vrification de la conformit du numro de compte, de limputation budgtaire,
du montant de la dpense sur la dcision et sur le mandat de paiement ;
la qualit du signataire de la demande dengagement.

NB : Le mode de validation, de diffr, et de rejet des mandats de paiement est le


mme que celui des bons de commande mentionn plus haut.
III. 2. 1. 2. 3. Les ordres de paiement
Il convient de distinguer deux types dordres de paiement (OP) :
les OP dpenses urgentes et
les OP mise disposition davances .
Les OP dpenses urgentes concernent essentiellement les vacuations sanitaires et
toutes autres dpenses que le Ministre charg des Finances juge ncessaire dexcuter par
cette procdure. Les OP mise disposition davances concernent les avances accordes
aux rgisseurs.
1. OP Dpenses Urgentes
Il est joint lOP les pices ci-aprs :
la dcision dvacuation sanitaire ;
le devis estimatif de la formation hospitalire.

53
Le contrle porte sur :

le contenu de la dcision dvacuation sanitaire qui doit tre conforme lobjet de


lOP ;
ltude du devis estimatif de la formation hospitalire joint au dossier ;
le montant en devise et sa conversion en francs CFA ;
la formation hospitalire retenue ;
le numro de compte de ladite formation ;
le mode de rglement de la dpense ;
la demande dengagement signe et cachete de lOrdonnateur Dlgu ;
lOP sign et cachet de lOrdonnateur Dlgu.
2. OP Mise disposition davances

Il doit tre annex lOP les pices ci-aprs :

lacte de cration de la rgie ;


lacte de nomination du rgisseur ;
la lettre dappel de fonds du gestionnaire de crdits ;
la dcision de mise disposition de fonds ;
toutes autres pices justificatives de la dpense.

La vrification porte sur :


la transcription du numro de la demande dengagement sur lOP et la qualit des
signataires de cette demande (le Gestionnaire de crdits et lOrdonnateur
Dlgu) ;
le contenu de la lettre dappel de fonds adress lOrdonnateur Dlgu (le nom
du rgisseur, le numro de compte du Trsor, le chapitre dimputation, lobjet et le
montant de lOP) ;
le montant en chiffres et en lettres transcrit sur lOP ;
la qualit du bnficiaire.
Le mode de validation, de diffr, et de rejet des ordres de paiement est le mme
que celui des mandats de paiement mentionn plus haut.
III. 2. 1. 2. 4. Les ordres de mission
Il convient de faire la distinction entre les missions effectues lintrieur du pays et
celles effectues lextrieur.
1. Mission lintrieur
Lagent en charge du traitement doit vrifier :
la qualit de lordonnateur de la mission et sa signature ;
la cohrence entre les dates de dpart et darrive ;
la marque et le numro du vhicule, (le vhicule doit figurer sur la liste du parc
automobile de la structure) dans le cas contraire, la provenance dudit vhicule doit
tre prcise ;

54
le lieu de dpart et de destination ;
lidentit des agents qui effectuent la mission.
Lobjet de la mission doit tre en relation avec les activits du Ministre concern.
Pour les ordres de mission soumis au visa du Contrleur Financier en rgularisation, le
contrle porte sur la prsence, la validit des visas au verso de lordre de mission, et la
qualit du ou (des) signataires, la cohrence entre les dates de dpart et darrive portes au
recto et au verso du document.
2. Mission lextrieur
Aprs lautorisation des missions lextrieur par le Conseil des Ministres, les ordres
de mission tablis par les Ministres et Institutions de lEtat sont soumis au visa du
Contrleur Financier.
Il doit tre annex lordre de mission les pices ci-aprs :

la communication ou le relev des dcisions du Conseil des Ministres ou la lettre du


Secrtaire Gnral du Gouvernement ;
toutes autres pices justifiant la mission.

Le contrle porte sur les mentions suivantes :

les nom et prnoms du bnficiaire sur lordre de mission ;


les dates de dpart et de retour ;
les destinations ;
lobjet de la mission ;
lincidence financire et le budget qui la supporte ;
la qualit des signataires ;
le budget dimputation des frais de mission.

III. 2. 1. 2. 5. Les projets de dcision de mandatement


Les projets de dcision de mandatement sont gnralement initis par la Direction
Gnrale du Budget et transmis au Contrleur Financier pour visa. Ils concernent les
dpenses courantes non rparties. Leur tude se fait sur la base des pices qui justifient la
crance dune personne morale ou physique sur lEtat.
Les pices justificatives varient suivant la nature de la dpense engager.
Le projet de dcision de mandatement doit mentionner entre autres, le nom du
bnficiaire, le montant de la dpense, lobjet de la dpense, le numro de compte du
bnficiaire, limputation budgtaire, etc.
Aprs tude, le projet est vis par le Contrleur Financier sil nmet aucune rserve.
Dans le cas contraire, son visa est rserv par une note dobservation signe du Contrleur
Financier.

55
III. 2. 1. 2. 6. Les projets darrts de rallocation de crdits
On distingue deux (02) cas :

le virement de crdits darticle article ;


le transfert de crdits de chapitre chapitre.

Les projets darrt de virement darticle article et de virement de chapitre chapitre


sont initis par la Direction Gnrale du Budget sur la demande du ministre sectoriel. Ils
portent sur les crdits sectoriels. Leur tude est base sur le budget du ministre concern et
la lettre de sollicitation.
Le projet darrt doit comporter :

le nom du ministre demandeur ;


le chapitre dimputation ;
la dnomination du projet ou le libell du chapitre y relatif ;
le tableau de rpartition des crdits dans le cadre de la rallocation.

Aprs tude, le projet est vis par le Contrleur Financier sil ne rvle aucune
observation. Dans le cas contraire, son visa est rserv par une note dobservation signe du
Contrleur Financier.
III. 2. 2. LA DIVISION DE LA COMPTABILITE ADMINISTRATIVE
La Division de la Comptabilit Administrative soccupe de la centralisation de la
situation des engagements du Budget Gnral de lEtat.
A la fin de chaque trimestre, le Chef de la Division Comptabilit Administrative dite
dans le Systme Intgr de Gestion de Finances Publiques (SIGFIP) la situation des
engagements du Budget Gnral de lEtat. Une fois cette situation dite, il procde une
centralisation par secteur.
Cette centralisation se fait dans un tableau appropri conu par rapport au Budget
vot. Le tableau gnre automatiquement dans Excel, le cumul des engagements par
secteur, la mise jour du crdit disponible, et certains taux de consommation en
loccurrence :
le taux de consommation des charges non rparties ;
le taux de consommation des crdits dinvestissements financs sur budget national ;
le taux de consommation des autres budgets (CAA, FNRB, Fonds Routier, ).
Les documents sont ensuite transmis au chef du Bureau des Affaires Administratives et
du Matriel pour servir dlment de base pour la ralisation du rapport trimestriel adresser
au Ministre charg des Finances. Ce rapport est utile pour llaboration du compte
administratif de lEtat.
Par ailleurs, le Contrleur Financier peut demander certaines statistiques sur la situation
de consommation des crdits.

56

LES SERVICES EXTERIEURS


(LES DELEGATIONS)

57
IV. LES SERVICES EXTERIEURS (LES DELEGATIONS)
Les Dlgations du Contrle Financier sont
institues par le dcret
n 93-178 du 04 aot 1993 portant attributions, organisation et fonctionnement du Contrle
Financier en son article13. Elles constituent les services extrieurs.
Les dlgations sont deux niveaux :
dlgations auprs des Ministres et Institutions de lEtat ;
dlgations auprs des dpartements.
IV. 1. DELEGATIONS AUPRES DES MINISTERES ET INSTITUTIONS DE LETAT
IV. 1. 1. LES ATTRIBUTIONS
Conformment aux dispositions de larticle 14 du dcret sus cit, les Dlgations du
Contrle Financier sont comptentes en matire de contrle a priori portant sur la rgularit
budgtaire, juridique et financire et de visa de tous les actes de dpenses du Budget
Gnral de lEtat et des budgets annexes.
Le contrle porte sur les projets de titres dengagement, de paiement, et sur tout
acte incidence financire.
Les lments sur lesquels seffectue le contrle dpendent de la nature des supports
accompagnant chaque titre. Cependant, la demande dengagement ou de rservation et la
fiche dengagement se retrouvent aussi bien dans les dossiers relatifs aux engagements et
aux paiements (procdure engagement- ordonnancement).
IV. 1. 1. 1. Les titres dengagement
Il existe deux (02) sortes de titres dengagement :

les titres dengagement juridique et comptable. Il sagit :


des bons de commande SIGFIP gnrs par le systme informatique ;
des bons de commande traditionnels ;
des marchs.

les titres dengagement juridique. Il sagit :


des dcisions de mandatement ;
des contrats et bons de commande relatifs aux travaux.

IV. 1. 1. 1. 1. Les titres dengagement juridique et comptable


1. Bons de commande SIGFIP
Ils sont accompagns des pices administratives et comptables obligatoires de chacun
des trois (03) prestataires consults. Il sagit :

de la lettre dinvitation adresse aux fournisseurs ;


du registre de commerce (RC) ;

58

de la copie de la carte dimmatriculation l INSAE ;


de loriginal de lattestation fiscale 4 colonnes ou de sa copie lgalise ;
dune (01) facture pro forma ou devis ;
du relev didentit bancaire ou postal (RIB ou RIP) ;
du bon de rparation (pour les vhicules) ;
de toutes autres pices juges utiles.

La vrification de la validit et de la rgularit desdites pices porte sur :

lobjet du Registre de Commerce (RC) ;


la concordance entre les numros du RC, de lINSAE et ceux ports sur la facture
pro forma ou le devis ;
la date de dlivrance de lattestation fiscale pour sassurer que le fournisseur est
jour vis--vis du fisc ;
le remplissage de tous les compartiments de la demande dengagement ou de
rservation de crdits qui doit tre signe par le gestionnaire de crdits et
lOrdonnateur Dlgu ;
la signature, les nom et Prnoms de lagent de saisie sur le projet de fiche
dengagement ;
le titre, la signature les nom et prnoms du fournisseur ou du prestataire de service
sur les factures pro forma ou devis, et le cachet de ltablissement, de la socit
ou de lentreprise ;
le montant en chiffres et en lettres sur les factures pro forma ou sur les devis.

La vrification de la rgularit et de la validit du bon de commande porte


sur les lments ci-aprs :

la raison sociale du fournisseur et son numro dimmatriculation lINSAE ;


le numro de la demande dengagement transcrit sur le bon de commande ;
limputation budgtaire en rapport avec la nature de la dpense (quipement, biens
et services, ) ;
lobjet de la dpense qui doit reflter la nature de lopration (achat de fournitures
de bureau ou rparation de vhicule, acquisition de matriel informatique, ) ;
le montant en chiffres et en lettres de la facture- pro forma ou du devis transcrit
sur le bon de commande ;
les rfrences des pices justificatives jointes et transcrites
sur le bon de
commande ;
la signature, le cachet et le nom de lOrdonnateur Dlgu (DRFM, Prsident
dInstitution) sur le bon de commande ;
la prsence et la rgularit des pices justificatives (PJ) lies la nature de la
dpense.

Lorsque le contrle est concluant, le Dlgu du Contrleur Financier identifie la


facture- pro forma ou le devis par sa signature ou tout autre signe particulier, valide le bon
de commande et y appose son visa. Dans le cas contraire, le visa du Dlgu du Contrleur
Financier est rserv (diffr ou rejet).

59
2. Bons de Commande Traditionnel (BCT)
Ils sont accompagns des pices administratives et comptables obligatoires ci-aprs :

le registre de commerce (RC) ;


la copie de la carte dimmatriculation l INSAE ;
lattestation fiscale 4 colonnes ;
le relev didentit bancaire (RIB ou RIP) ;
la facture pro forma ou le devis ;
toutes autres pices juges utiles.

La vrification de la validit et la rgularit desdites pices porte sur :


lobjet du registre du commerce ;
la concordance entre les numros du RC et de lINSAE et ceux ports sur la facture
pro forma ou le devis ;
la date de dlivrance de lattestation fiscale pour sassurer que le fournisseur est
jour vis--vis du fisc.
Le Contrle du BCT porte sur les lments ci-aprs :

la nature du budget (National ou autre) ;


lexercice budgtaire ;
limputation budgtaire ;
le bnficiaire ;
le destinataire ;
lobjet ;
le fournisseur de la commande ;
la signature, le cachet, les nom et prnoms du rgisseur et du Gestionnaire de
crdits ;
les montants inscrits au niveau de lencart VISA comptabilit des engagements ;
la concordance entre le montant de la facture pro forma ou devis et celui inscrit
sur le bon de commande traditionnel original.

NB : Un Bon de Commande Traditionnel est en trois (03) feuillets (primata, duplicata


et souche) :
le primata est obligatoire pour la justification des dpenses ;
le duplicata est remis aux fournisseurs ;
la souche reste dans le carnet.
3. Les Marchs
Il sagit des projets de march dont le montant a dj fait lobjet dun crdit sous
forme dun engagement comptable dans le systme informatique.
La demande dengagement accompagne le projet de march transmis au Dlgu du
Contrleur Financier pour validation. Cette validation ne ncessite pas le visa du Dlgu,
mais ce dernier peut parapher la page de garde.

60
IV. 1. 1. 1. 2. Les titres dengagement juridique
IV. 1. 1. 1. 2.1. Les dcisions de mandatement
Cest un acte administratif incidence financire pris par lOrdonnateur ou son dlgu
pour autoriser le rglement de certaines dpenses dans les cas ci-aprs :

paiement de salaires et des IPTS ;


reversement des retenues sur salaires (IPTS et cotisations sociales) ;
paiement de prime ou indemnit ;
paiement de frais de mission ou de frais dentretien ;
remboursement de dpenses pr finances ;
rglement des dettes impayes ;

Un projet de dcision de mandatement doit tre accompagn de pices justificatives


tenant compte de la nature de la dpense.
1. Cas du paiement des salaires, primes et/ou indemnits
Les pices justificatives quil faut sont :

le contrat de travail ;
lattestation de prsence au poste ;
ltat de paiement de salaires et/ou de primes ou indemnits non margs.
2. Cas des reversements de retenues sur salaire

Les pices justificatives quil faut sont :

ltat deffectif sign par le dlgu du Contrleur Financier ;


ltat des retenues sur salaires reverser ;
ltat de paiement de salaires margs ;
la liste des agents affilis la Caisse Nationale de Scurit Sociale.
3. Cas de paiement des frais de mission ou de frais
dentretien

Les pices justificatives quil faut sont :

les ordres de mission (revtus des visas "Arrive et Dpart") des lieux de
destination ;
les actes administratifs crant la dpense (note de service, ordre de mission,
dcision, arrt ou dcret) ;
les tats de paiement non margs ;
toutes autres pices justifiant la dpense.

61
4. Cas de remboursement des dpenses pr finances
Les pices justificatives quil faut sont :

lacte administratif autorisant le rglement (relev des dcisions du conseil des


ministres ou tout autre de document en cas de besoin) ;
la demande de prfinancement ;
la copie de la lettre daccord du Gestionnaire de crdits ;
les originaux des pices justificatives des dpenses (factures, tat de paiement, PV
de rception, bordereau de livraison) ;
le relev des pices justificatives.

NB : Il peut arriver aussi des cas o des dcisions de mandatement peuvent tre
labores dans le cadre de remboursement de certaines dettes de lEtat.
5. Cas de mise disposition de fonds
Les dcisions sont labores dans le cadre de la consommation des crdits de
subvention ou de transfert. Les pices justificatives sont :

le projet de mise disposition de fonds ;


la lettre dappel de fonds ;
toutes autres pices justificatives juges utiles.
Le contrle porte sur :

Au niveau de la dcision de mandatement

les visas ;
la qualit du bnficiaire ;
le chapitre dimputation de la dpense ;
le montant mandater (en chiffres et en lettres) ;
le mode de rglement ;
le numro de compte en cas de besoin ;
la qualit des signataires ;
les ampliations.

Au niveau des pices justificatives

la concordance entre le nombre de pices justificatives inscrit sur ltat


rcapitulatif et celui joint au dossier ;
la qualit des pices ;
la nature des dpenses en relation avec les activits menes.

62
IV.1.1.1.2.2. Etude des contrats ou bons de commande relatifs aux
travaux
Il existe plusieurs types de contrats soumis au visa du Dlgu du Contrleur
Financier. On peut citer :

les contrats de travail des agents non APE pays sur les crdits des Programmes
dInvestissement Public (PIP) et autres crdits de transfert ;
les contrats de prestation de service (Etude, gardiennage, entretien de locaux
administratifs, entretien de matriels, ) ;
les contrats de baux administratifs ;
les contrats de travaux qui peuvent se prsenter sous forme dun bon de
commande de travaux ou dun contrat de travaux.

Les contrats de services et bons de commande concerns sont ceux dont les
montants sont infrieurs au seuil fix par le Code des Marchs Publics.
Ltude de ces dossiers porte sur :

lidentit des deux parties contractantes ;


la rgularit du cocontractant vis--vis du fisc et de lINSAE ;
lobjet du contrat ;
le montant du contrat ;
limputation budgtaire ;
les modalits de rglement ;
la domiciliation bancaire ;
la conformit du RIB ou RIP avec celui inscrit dans les clauses du contrat ;
la dure du contrat ;
les signatures des personnes comptentes.

NB : Les clauses du bon de commande pour travaux doivent tre conformes aux
exigences du code des marchs publics.
IV. 1. 1. 2. Les titres de paiement
Il existe deux (02) catgories savoir :
les ordres de paiement ;
les mandats de paiement.
IV. 1. 1. 2. 1. Les ordres de paiement (OP)
Ils sont accompagns des pices justificatives (PJ) ci-aprs :

la lettre dappel de fonds ;


la demande dengagement ;
le projet de fiche dengagement ;
larrt de cration de la rgie ;
larrt de nomination du rgisseur ;
la dcision de mise disposition de fonds ;

63

toutes autres pices justificatives en cas de ncessit.

La vrification porte sur :

la transcription du numro de la demande dengagement sur lOP et la qualit des


signataires de cette demande (le Gestionnaire de crdits et lOrdonnateur
Dlgu) ;
le contenu de la lettre dappel de fonds adress lOrdonnateur Dlgu (lintitul
du projet ou de la structure, le nom du rgisseur,
le numro de compte du trsor ;
le chapitre dimputation, lobjet et le montant de lOP ;

Il est signaler que la signature de la lettre dappel de fonds est de la comptence


exclusive du gestionnaire de crdits).

limputation budgtaire ;
le montant en chiffres et en lettres transcrit sur lOP ;
la qualit du bnficiaire (Rgisseur ou DAF) ;
lligibilit de la ligne budgtaire sur larrt de cration de rgie ;
lassignation du rgisseur sur la ligne budgtaire dimputation ou le dcret de
nomination du Directeur des Affaires Financires (DAF) ;
la rgularit de la dcision de mise disposition de fonds.

Lorsque le contrle ne rvle aucune irrgularit, le dlgu valide lOP et y appose


son visa. Dans le cas contraire, le visa est rserv (diffr ou rejet).
IV. 1. 1. 2. 2. Les mandats de paiement (MP)
On distingue les mandats de paiement relatif au :

bon de commande ;
march, contrat ou convention de matrise douvrage ;
bon de commande pour travaux ou bon commande ;
renouvellement davance aux Rgisseurs ;
rgularisation dOP ;
paiement de certaines dpenses ayant fait lobjet de procdure engagement
ordonnancement.
1. Mandats de paiement de bon de commande

Il doit tre joint au mandat de paiement de bon de commande les pices justificatives
ci-aprs :

le bon de commande original portant ltiquette blanche que doit


coller
lOrdonnateur Dlgu ;
le bordereau de livraison (BL), lattestation de service fait, le procs-verbal de
rception ou toutes autres pices justificatives prouvant la ralit du service fait ;
la facture ;

64
la facture pro forma ou devis ayant servi ltablissement du BC et portant la
signature ou le parafe du Dlgu du Contrleur Financier ;
le bordereau denvoi (BE) ;
le relev didentit bancaire ou postal (RIB ou RIP) de ltablissement ou de la
socit.

Lorsque le dossier est au complet, le contrle porte sur les lments ci-aprs :

lobjet du mandat de paiement en relation avec celui du bon de commande ;


le montant de la facture. Ladite facture doit avoir la mme contexture que la
facture pro forma ou le devis. Elle doit tre date, signe, cachete avec le nom du
signataire ;
la transcription correcte de certaines rfrences sur le mandat de paiement
savoir :
numro et date du bordereau de livraison, de lattestation de service fait ou
du procs-verbal de rception ;
numro, date et montant de la facture ;
numro de compte de la personne morale en liaison avec le mode de
rglement et conforme au numro port sur le RIB ou PIB.
le bordereau denvoi qui doit tre dat, sign et cachet par le fournisseur qui y
mentionne ses noms et prnoms ;
la certification des factures par le gestionnaire de crdits ou toute autre personne
comptente dsigne cet effet. La mention de la certification tient compte de la
nature de la dpense. Cette mention est accompagne de la date et du lieu de la
certification ;
la liquidation des factures par lOrdonnateur Dlgu qui prend en compte :
le montant en lettres et en chiffres de la dpense ;
la gestion budgtaire concerne ;
le chapitre dimputation ;
la date et le lieu de la liquidation ;
la signature, le cachet, les nom et prnoms de lOrdonnateur Dlgu.

Lorsque le contrle ne rvle aucune irrgularit, le Dlgu du Contrleur Financier


valide le MP et y appose son visa. Dans le cas contraire, le visa est rserv (diffr ou rejet).
2. Mandats de paiement des marchs
Sont pays par ce type de mandat, les dpenses excutes par contrat de service,
convention de matrise douvrage dlgu, march ou bon de commande pour travaux ou
bon commande.
Un mandat de paiement de march est accompagn des pices justificatives ci-aprs :

la demande dengagement ;
le projet de fiche dengagement ;
loriginal de lengagement juridique pour le premier paiement et la copie pour les
autres ;

65

la facture ;
le dcompte ;
lattachement ;
le procs verbal de rception ;
loriginal de la caution bancaire pour les avances vde dmarrage ;
toutes autres pices justificatives en cas de ncessit.

Le contrle porte sur les lments ci-aprs :

le contenu de lengagement juridique en ce qui concerne :


lobjet du march ;
le mode de financement ;
les modalits de rglement ;
lenregistrement du march au service des domaines ;
les signatures des personnes comptentes.

Lorsquil sagit de rglement dune avance de dmarrage, la demande du fournisseur


ou de lentrepreneur doit tre accompagne dune caution bancaire de mme montant et ce,
conformment aux prescriptions de lengagement juridique et dune facture liquide.
Dans le cas du rglement des factures lies aux dcomptes, il doit tre produit, en cas
de ncessit, les preuves des dcomptes prcdemment pays.

la transcription correcte des rfrences des pices justificatives sur le mandat de


paiement (le numro et la date du march ou du contrat, les rfrences de la
facture ou du dcompte, ), de mme que le numro de la demande
dengagement ;
la certification et la liquidation des factures par les autorits comptentes ;
la nature du mandat de paiement qui doit tre conforme lobjet du rglement ;
la signature, les nom et prnoms et le cachet de lOrdonnateur Dlgu sur la fiche
dengagement ;
la procdure de lengagement sur la demande dengagement ou de rservation ;
la signature du Gestionnaire de crdits et de lOrdonnateur Dlgu (DRF, DRFM ou
Chef de cabinet) sur la demande dengagement ;
le numro de compte bancaire ou postal contenu dans le document dengagement
juridique qui doit tre confirm par le Relev d Identit Bancaire ou postal (RIB ou
RIP).

Lorsque le contrle ne rvle aucune irrgularit, le dlgu valide le MP et y appose


son visa. Dans le cas contraire, le visa est rserv (diffr ou rejet).
3. Mandats de renouvellement davances aux rgisseurs
La premire avance de fonds est mise la disposition des rgisseurs par procdure
exceptionnelle (Ordre de paiement) aprs une lettre dappel de fonds adresse par le
Gestionnaire de crdit lOrdonnateur Dlgu.
Aprs la consommation des fonds, le rgisseur introduit un dossier de renouvellement
davances aux rgies dont le montant est infrieur ou gal la premire avance. Ce dossier
doit comprendre :

66
le bordereau denvoi adress lOrdonnateur Dlgu par le Gestionnaire de
crdits ;
le relev des pices justificatives de dpenses jointes (factures et/ou tats de
paiement) adress la Direction Gnrale du Trsor et de la Comptabilit Publique
mentionnant le montant total des dpenses ;
les bons de commande traditionnels justifiant lengagement pralable les
dpenses ;
les factures et/ou tats de paiement ;
les copies des quittances de reversement des TVA ;
la demande dengagement introduite par le Gestionnaire de crdits ;
les bordereaux de livraison, les attestations de service fait, les procs-verbaux de
rception ou toutes autres pices y tenant lieu ;
le livre journal des dpenses.

Le contrle porte sur :

la concordance entre les pices justificatives inscrites sur le relev et les documents
physiques. Le montant total du relev doit tre gal au montant total des pices
justificatives ;
limputation budgtaire ;
le report du numro de la demande dengagement sur le mandat de paiement ;
la procdure choisie sur la demande dengagement ou de rservation ;
lobjet et la nature du mandat de paiement ;
le report des rfrences du relev et/ou du bordereau denvoi sur le mandat de
paiement ;
la conformit du montant total du relev des PJ et celui du MP (en chiffres et en
lettres) ;
la prsence de la signature et du cachet de lOrdonnateur Dlgu sur le mandat de
paiement ;
lenregistrement chronologique sans rature ni surcharge des factures et tats de
paiement dans le livre journal. Ce livre journal doit tre ct et paraf par
lOrdonnateur Dlgu ;
la certification et la liquidation des factures et/ou tats de paiement par les
personnes comptentes ;
les photocopies des quittances de reversement des TVA.

Lorsque le contrle ne rvle aucune irrgularit, le Dlgu du Contrleur Financier


valide le mandat de paiement et y appose son visa. Il signe galement le livre journal du
rgisseur. Dans le cas contraire, le visa est rserv (diffr ou rejet).
4. Mandats de rgularisation davances aux rgies
Outre les pices sus cites pour les mandats de paiement de renouvellement, il faut
les pices complmentaires ci-aprs :

la copie de lOP ;
la fiche de dgagement dont le montant est gal la quittance de reversement en
cas de reliquat revers ;
la copie de la quittance de reversement ;

67
Le contrle du dossier se fait de la mme manire que celui des mandats de
renouvellement dvelopp ci dessus. Le livre journal est sign par le vrificateur des caisses
davances aux rgies en fin danne.
5. Mandats de paiement relatif dautres catgories de
dpenses
Dans cette rubrique, on peut classer :

les mandats de remboursement et de mise disposition de fonds appuys dune


dcision de mandatement vise par les personnes comptentes ;
les mandats de paiement relatifs au rglement de dpenses engages sur des
exercices budgtaires antrieurs et ce, dans les limites prvues par les textes ;
les mandats de remboursement de la dette publique qui sont appuys de :
Un extrait de laccord de prt et dun avis dchance ou dune photocopie
de lchancier (dettes extrieures) ;
Un titre au porteur appuy dune demande de remboursement (dettes
intrieures).

Le contrle de ces types de mandats porte sur les mmes lments au regard de la
nature des pices justificatives au dossier. Il faut prciser que la procdure utilise est la
procdure dengagement-ordonnancement.
La procdure dengagement-ordonnancement ne ncessite pas le visa pralable dun
bon de commande. Le mandat de paiement est transmis au Contrleur Financier avec toutes
les pices justificatives dont la fiche dengagement, le projet de fiche dengagement et la
demande dengagement.
Aprs le visa du Contrleur Financier, le mandat valid transmis la Direction Gnrale
du Budget, est ordonnanc et envoy la Direction Gnrale du Trsor et de la Comptabilit
Publique.
IV. 1. 1. 3. Les ordres de mission
Le Dlgu du Contrleur Financier est comptent pour viser les ordres de mission
lintrieur du pays. Ces ordres de missions sont individuels et nommment tablis.
Le contrle porte sur:

la qualit de lordonnateur de la mission et celle du signataire. Le signataire doit


tre le Directeur de Cabinet ou son adjoint, le Secrtaire Gnral , ou son adjoint
et le Secrtaire Gnral du Gouvernement ou son adjoint quand il sagit des
ministres ;
la cohrence entre la date de dpart et de retour ;
la marque et le numro dimmatriculation du vhicule qui doit figurer sur la liste du
parc automobile de la structure. Dans le cas contraire la provenance dudit vhicule
doit tre prcise ;

68

s ur :

lobjet de la mission qui doit tre explicite ;


le lieu de la mission ;
les nom, prnoms et qualit de lagent qui effectue la mission;

Pour les ordres de mission soumis au visa en rgularisation, le contrle porte en outre

la prsence, et la validit des visas au verso ;


la conformit entre les dates de dpart et darrive portes au recto et au verso.

IV. 1. 1. 4. Les bons de rparation


Le bon de rparation est prsent par le chef parc. Il reprend les pannes
diagnostiques par le garagiste partir du devis prsent par ce dernier.
Le contrle porte sur :

limputation budgtaire ;
la marque et limmatriculation du vhicule ;
lexistence du vhicule dans le parc automobile ;
les signatures des personnes comptentes ;
la concordance entre les pannes annonces et celles inscrites sur le devis.

NB : Un bon de rparation est en trois (03) feuillets (primata, duplicata, souche).


Le primata est joint au dossier du bon de commande, le duplicata
garagiste et la souche est garde dans le carnet.

est remis au

En cas de ncessit, le Dlgu du Contrleur Financier peut se rapprocher de la


Direction du Garage Central Administratif (DGCA) pour des informations techniques sur la
cohrence du devis de rparation joint au bon de rparation.
IV. 2. DELEGATIONS AUPRES DES DEPARTEMENTS
IV. 2. 1. ATTRIBUTIONS
Le contrle queffectuent les Dlgus Dpartementaux du Contrleur Financier porte
sur la gestion des crdits dlgus aux structures dconcentres de la quasi -totalit des
Ministres (Directions et Services Dpartementaux).
Conformment aux dispositions du dcret n 93-178 du 04 aot 1993 portant,
attributions, organisation et fonctionnement du Contrle Financier en son article 14, les
Dlgations du Contrle Financier auprs des Dpartements sont comptentes en matire de
contrle a priori portant sur la lgalit et la rgularit budgtaire, juridique et financire des
actes de dpenses du Budget Gnral de lEtat.
Elles sont galement charges de donner leur avis motiv sur les budgets des
Communes, les comptes administratifs et de gestion avant leur approbation par lautorit de
tutelle quest le Prfet du Dpartement.

69
Les Dlgus du Contrleur Financier, dans leur mission de contrle de lexcution du
budget de lEtat, sont aussi chargs dtudier et de viser les projets dactes incidence
financire des agents des Prfectures dans le cadre de la gestion de leur carrires. Ils traitent
les salaires des agents des prfectures et de certains services dconcentrs. Conformment
aux dispositions du dcret n 97-028 du 15 janvier 1999 portant organisation de
lAdministration Territoriale de la Rpublique du Bnin, en son article 14, le Prfet est
conseill dans lexercice de son contrle de tutelle des communes en matire budgtaire par
le Dlgu du Contrleur Financier plac auprs de lui .
Ainsi, les dlgus dpartementaux sont comptents pour ltude et le contrle de
lgalit budgtaire et administrative des actes communaux. Les lments sur lesquels porte
le contrle dpendent de la nature des supports accompagnant les dossiers.
IV. 2. 1. 1. Les fiches de dlgation de crdits
Ds le lancement du Budget Gnral de lEtat par le Ministre charg des Finances, les
DRFM ditent et envoient les fiches de dlgation de crdits aux services dconcentrs de
leurs structures, qui en font ampliations aux Dlgus Dpartementaux du Contrleur
Financier.
IV. 2. 1. 2. Les titres dengagement
Il existe deux (02) types de titres dengagement :

les titres dengagement juridique savoir :


les dcisions ;
les contrats de prestation de service et bons de commande relatifs aux
travaux ;
les marchs.

les titres dengagement comptable savoir :


les bons de commande SIGFIP gnrs par le systme informatique ;
les bons de commande traditionnels.
IV. 2. 1. 2. 1. Les titres dengagement juridique
1. Les dcisions
On distingue les dcisions de mise disposition de fonds et les dcisions de
mandatement.
a) Les dcisions de mise disposition
Elles accompagnent les ordres de paiement (OP) qui constituent une procdure
exceptionnelle dexcution des dpenses publiques.

70
Les dcisions de mise disposition de fonds interviennent lors de lexcution de
certaines dpenses telles que lachat de carburant, le paiement des frais de mission, les frais
dorganisation des manifestations officielles, les activits de supervision, de formation, etc.
b) Les dcisions de mandatement
Elles sont labores dans le cadre du rglement des factures de la SBEE, de la SONEB,
de lOPT et des factures relatives aux soins de sant. Un projet de dcision de mandatement
doit tre accompagn de pices justificatives tenant compte de la nature de la dpense.
Le contrle porte sur :

Au niveau de la dcision de mandatement

les visas ;
la qualit du bnficiaire ;
le chapitre dimputation de la dpense ;
le montant mandater (en chiffres et en lettres) ;
le mode de rglement ;
le numro de compte en cas de besoin ;
la qualit des signataires ;
les ampliations.

Au niveau des pices justificatives

la concordance entre le nombre de pices justificatives inscrit sur ltat


rcapitulatif et celui joint au dossier ;
la qualit des pices ;
la nature des dpenses en relation avec les activits menes.

2. Les contrats de prestation de services et bons de


commande relatifs aux travaux
Il existe plusieurs types de contrats soumis au visa du Dlgu Dpartemental du
Contrleur Financier (DDCF). On peut citer :

le contrat de travail ;
le contrat de services (entretien des locaux administratifs, de matriel, de
gardiennage, etc.) ;
le contrat de bail administratif ;
le contrat de travaux qui se prsente sous forme de bon de commande comportant
des clauses.

Les contrats de services et bons de commandes concerns sont ceux dont les
montants sont infrieurs aux seuils fixs par le Code des Marchs Publics.

71
Ltude de ces dossiers porte sur :

lidentit des deux parties contractantes ;


la preuve que le cocontractant est jour vis--vis du fisc et de lINSAE ;
lobjet du contrat ;
le montant du contrat ;
limputation budgtaire ;
les modalits de rglement ;
la dure du contrat ;
la qualit des signataires.
3. Les marchs

Il sagit des projets de march dont les montants ont dj fait lobjet dun crdit sous
la forme dun engagement comptable dans le systme informatique.
La demande dengagement accompagne le projet de march transmis au Dlgu
Dpartemental du Contrleur Financier pour validation.
IV. 2. 1. 2. 2. Les titres dengagement comptable
1. Les bons de commande SIGFIP
Ils sont accompagns des pices administratives et comptables obligatoires de chacun
des trois (03) prestataires consults. Il sagit :

de la lettre dinvitation adresse aux fournisseurs ;


du registre de commerce (RC) ;
de la copie de la carte dimmatriculation l INSAE ;
de loriginal de lattestation fiscale 4 colonnes ou de sa copie lgalise ;
dune (01) facture pro forma ou devis ;
du relev didentit bancaire ou postal (RIB ou RIP) ;
du bon de rparation (pour les vhicules) ;
de toutes autres pices juges utiles.

La vrification de la validit et de la rgularit desdites pices porte sur :

lobjet du Registre de Commerce (RC) ;


la concordance entre les numros du RC, de lINSAE et ceux ports sur la facture
pro forma ou le devis ;
la date de dlivrance de lattestation fiscale pour sassurer que le fournisseur est
jour vis--vis du fisc ;
le remplissage de tous les compartiments de la demande dengagement ou de
rservation de crdits qui doit tre signe par le gestionnaire de crdits et
lOrdonnateur Dlgu ;
la signature, les nom et Prnoms de lagent de saisie sur le projet de fiche
dengagement ;

72
le titre, la signature les nom et prnoms du fournisseur ou du prestataire de
service sur les factures pro forma ou devis, et le cachet de ltablissement, de la
socit ou de lentreprise ;
le montant en chiffres et en lettres sur les factures pro forma ou sur les devis.

La vrification de la rgularit et de la validit du bon de commande porte


sur les lments ci-aprs :

la raison sociale du fournisseur et son numro dimmatriculation lINSAE ;


le numro de la demande dengagement transcrit sur le bon de commande ;
limputation budgtaire en rapport avec la nature de la dpense (quipement, biens
et services, ) ;
lobjet de la dpense qui doit reflter la nature de lopration (achat de fournitures
de bureau ou rparation de vhicule, acquisition de matriel informatique, ) ;
le montant en chiffres et en lettres de la facture- pro forma ou du devis transcrit
sur le bon de commande ;
les rfrences des pices justificatives jointes et transcrites
sur le bon de
commande ;
la signature, le cachet et le nom de lOrdonnateur Dlgu (DRFM, Prsident
dInstitution) sur le bon de commande ;
la prsence et la rgularit des pices justificatives (PJ) lies la nature de la
dpense.

Lorsque le contrle est concluant, le Dlgu du Contrleur Financier identifie la


facture- pro forma ou le devis par sa signature ou tout autre signe particulier, valide le bon
de commande et y appose son visa. Dans le cas contraire, le visa du Dlgu du Contrleur
Financier est rserv (diffr ou rejet).

2. Les Bons de Commande Traditionnel (BCT)


Ils sont accompagns des pices administratives et comptables obligatoires ci-aprs :

le registre de commerce (RC) ;


la copie de la carte dimmatriculation lINSAE ;
lattestation fiscale 4 colonnes ;
le relev didentit bancaire (RIB ou RIP) ;
la facture pro forma ou le devis ;
toutes autres pices juges utiles.

La vrification de la validit et la rgularit desdites pices porte sur :

lobjet du registre du commerce ;


la concordance entre les numros du RC et de lINSAE et ceux ports sur la facture
pro forma ou le devis ;
la date de dlivrance de lattestation fiscale pour sassurer que le fournisseur est
jour vis--vis du fisc.

73
Le Contrle du BCT porte sur les lments ci-aprs :

la nature du budget (National ou autre) ;


lexercice budgtaire ;
limputation budgtaire ;
le bnficiaire ;
le destinataire ;
lobjet ;
le fournisseur de la commande ;
la signature, le cachet, les nom et prnoms du rgisseur et du Gestionnaire de
crdits ;
les montants inscrits au niveau de lencart VISA comptabilit des
engagements) ;
la concordance entre le montant de la facture pro forma ou devis et celui inscrit
sur le bon de commande traditionnel original.

NB : Un Bon de Commande Traditionnel est en trois (03) feuillets (primata, duplicata


et souche). Le primata est obligatoire pour la justification des dpenses. Le duplicata est
remis aux fournisseurs. La souche reste dans le carnet.

IV. 2. 1. 3. Les titres de paiement


Il sagit des mandats de paiement relatif aux :

bons de commande traditionnels ;


marchs ;
contrats ;
conventions de matrise douvrage ;
bons de commande de travaux ;
renouvellements davances aux rgies ;
paiement de certaines dpenses ayant fait lobjet de procdure dengagement ordonnancement.

IV. 2. 1. 3. 1. Mandat de paiement de bon de commande


Il doit tre joint au mandat de paiement les pices justificatives ci-aprs :

le bon de commande original ;


le bordereau de livraison (BL),
lattestation de service fait, le procs-verbal de rception ou toutes autres pices
justificatives prouvant la ralit du service fait ;
la facture certifie par le gestionnaire de crdits et liquide par lordonnateur
secondaire quest le Prfet ;
le Relev Didentit Bancaire (RIB) ou Postal (RIP) de lEtablissement ou de la
Socit.

74
Lorsque le dossier est au complet, le contrle porte sur les lments suivants :

lobjet de la dpense sur le mandat de paiement en relation avec celui du Bon de


Commande ;
le montant de la facture dont la contexture doit tre conforme celle de la facture
pro forma ou devis. La facture doit tre date, signe, cachete avec le nom du
signataire ;
la transcription correcte de certaines rfrences sur le mandat de paiement,
savoir : les numros et date du bordereau de livraison, de lattestation du service
fait ou du procs-verbal de rception ;
la conformit du numro de compte de la personne morale avec celui mentionn
sur le relev didentit bancaire ou postal (RIB) ou (RIP) ;
la concordance entre les mentions portes sur le mandat de paiement avec celles
mentionnes sur le titre de rglement (avis de crdit ou bon de caisse) ;
la certification des factures par le gestionnaire de crdits ou toute autre personne
comptente dsigne cet effet. Il faut prciser que la mention de la certification
doit tenir compte de la nature de la dpense. Cette mention est accompagne de la
date et du lieu de la certification ;
la liquidation des factures par lOrdonnateur Secondaire qui doit prendre en
compte :
le montant en lettres et en chiffres de la dpense ;
la gestion budgtaire concerne ;
le chapitre dimputation ;
la date et le lieu de la liquidation ;
la signature, le cachet, les noms et prnoms de lOrdonnateur Secondaire.

Lorsque le contrle est concluant, le Dlgu Dpartemental du Contrleur Financier


appose son visa. Dans le cas contraire, le visa est rserv.
IV. 2. 1. 3. 2. Mandat de paiement de march
Sont pays par ce type de mandat, les dpenses excutes par contrat de services,
convention de matrise douvrage dlgu, march ou bon de commande pour travaux.
Il est accompagn des pices justificatives ci-aprs :

un exemplaire du march ;
la ou les factures ;
le ou les dcomptes ;
le ou les attachements ;
le procs-verbal de rception ;
la demande davance de dmarrage en cas de besoin ;
loriginal de la caution bancaire en cas de paiement de lavance de dmarrage ou
remboursement de retenue de garantie avant terme chu.

Lorsque le dossier est au complet, le contrle porte sur le contenu de lengagement


juridique en ce qui concerne :

75

lobjet du march ;
le mode de financement ;
les modalits de rglement ;
lenregistrement du March au Service des domaines ;
les signatures des personnes comptentes ;
les preuves de dcomptes prcdemment pays ;
la transcription correcte des rfrences des pices justificatives sur le
mandat de paiement (Numro, date du march ou du contrat des
factures ou des dcomptes) ;
la certification et la liquidation des factures ;
lobjet du mandat de paiement qui doit tre conforme lobjet de la
dpense ;
le numro du compte bancaire contenu dans le document dengagement
juridique devant tre confirm par le relev didentit bancaire (RIB ou
RIP).

Lorsque le contrle est concluant le dlgu dpartemental du Contrleur Financier


appose sont visa. Dans le cas contraire, le visa est rserv et les motifs de rejet sont ports
lordonnateur secondaire.
IV. 2. 1. 3. 3. Mandat de paiement de renouvellement davances aux rgies
La premire avance de fonds est mise la disposition des rgies et caisse de menues
dpenses par procdure exceptionnelle (dcision de mandatement).
Aprs la consommation des fonds le rgisseur de caisse introduit un dossier de
renouvellement davances aux rgies dont le montant est infrieur ou gal la premire
avance.
Ce dossier doit comprendre :
Le relev des pices justificatives de dpenses jointes (factures et / ou tats de
paiement) adresss la Recette des Finances ;
Les factures et/ou les tats de paiement ;
Les bordereaux de livraison, les attestations de service fait, les procs verbaux des
rceptions ou toute autre pice en tenant lieu ;
Le livre - journal des dpenses ;
Ce dossier ainsi constitu et transmis au dlgu dpartemental du Contrleur
Financier, le contrle porte sur :
La concordance entre les pices justificatives inscrites sur le relev et les
documents physiques. Le montant total du relev doit tre gale au
montant total des pices justificatives ;
Limputation budgtaire ;
Lobjet et la nature du mandat de paiement ;
La conformit du montant total du relev des pices justificatives et celui
du mandat (en chiffres et en lettres) ;

76
La prsence de la signature et du cachet de lordonnateur secondaire
sur le mandat de paiement ;
Lenregistrement chronologique, sans rature ni surcharge des factures et
tats de paiement dans le livre- journal. Ce livre journal doit tre ct et
paraph et sign la dernire page par lordonnateur secondaire ;
La certification et la liquidation des factures et / ou tats de paiement par
les personnes comptentes ;
Les photocopies des quittances de reversement de TVA et des reliquats.

Lorsque le contrle est satisfaisant, le dlgu dpartemental appose son visa sur le
projet de mandat. Dans le cas contraire le visa est rserv.
IV. 2. 1. 3. 4. Mandats de paiement relatifs dautres dpenses
Dans cette catgorie de dpenses on peut classer :

les mandats de paiement pour la mise disposition de fonds appuys dune


dcision de mandatement vis par les personnes comptentes ;
les mandats de paiement relatifs aux rglement des dpenses engages sur des
exercices budgtaires antrieurs et ce, dans les limites prvues par les textes. Ces
mandats doivent tre accompagns des originaux des pices justificatives de
lanne de cration de la dpense.

Le contrle de ces types de mandats porte sur les mmes lments au regard de la
nature des pices justificatives jointes au dossier.
IV. 2. 1. 4. Les ordres de mission (OM)
Le Dlgu Dpartemental du Contrleur Financier est comptent pour viser les ordres
de mission lintrieur du territoire national. Ces ordres de mission sont essentiellement
individuels et nommment tablis.
Le contrle porte sur :

la qualit du signataire (Prfet, SG ou Gestionnaire de crdits) ;


lobjet de la mission ;
la cohrence entre les dates de dpart et de retour ;
la marque et le numro dimmatriculation du vhicule (ce vhicule doit figurer sur la
liste du parc automobile de la structure. Dans le cas contraire, la provenance du
vhicule doit tre prcise) ;
le lieu de la mission ;
les nom, prnoms et qualit de lagent bnficiaire de la mission.

Pour les ordres de mission soumis au visa du Dlgu pour la rgularisation, le


contrle porte en outre sur :

la prsence et la validit des visas au verso ;


la conformit entre les dates de dpart et arrive portes au recto et au verso.

77
IV. 2. 1. 5. Les Bons de Rparation (BR)
Afin de permettre aux gestionnaires de crdits de faire rparer leurs vhicules par les
garagistes privs, le Dlgu Dpartemental du Contrleur Financier avant de viser le bon de
rparation pralablement sign par le prfet, sassure que le vhicule figure sur la liste du
parc automobile de la structure. Le bon de rparation autorise le garagiste intervenir sur le
vhicule. Sur la base des pannes dceles, il prsente un devis.
Ensuite, le bon de commande revtu de la signature de lOrdonnateur Secondaire
(Prfet de dpartement) est accompagn du bon de rparation et du devis du garagiste avant
dtre adress au Dlgu pour visa. Celui-ci, avant daccorder son visa, procde aux
vrifications dusage.

IV. 2. 1. 6. Les rquisitions


Lorsquun Agent Permanent de lEtat (APE) ou assimil bnficie dun titre daffectation
dun poste un autre et doit rejoindre son nouveau lieu de travail ou veut rejoindre sa
localit dorigine la fin de sa carrire administrative (cas dadmission la retraite), il lui est
dlivr une rquisition.
Les pices exiges pour recevoir le visa du Dlgu Dpartemental du Contrleur
Financier sont les suivantes :

loriginal de la rquisition rempli sans rature ni surcharge et revtu des signatures


et sceaux ncessaires ;
le titre daffectation ou larrt dadmission la retraite selon le cas ;
le certificat de vie et de charge des enfants vivants ;
la photocopie de la fiche de paie rcente ;
la feuille de dplacement signe par le Maire ;
toute pice juge utile pour prouver la situation matrimoniale de lintress ;
toutes autres pices juges utiles.

Le Dlgu, aprs ses vrifications et contrle, vise la rquisition, lenregistre avant de


le remettre au bnficiaire sur prsentation de sa pice didentit.

78

LES RECEPTIONS

79
V. LES RECEPTIONS
Les sances de rception ont lieu lors des livraisons des articles, fournitures de bureau,
matriels, quipements, travaux de btiments et ouvrages dart, objets de bons de
commande, ou contrats ou march rgulirement signs.
Selon les clauses des contrats ou des marchs, on distingue :
les rceptions provisoires ;
les rceptions dfinitives qui interviennent conformment aux clauses du march ou
du contrat concern.
Les rceptions se font en prsence dun comit compos du fournisseur ou de son
reprsentant, dun reprsentant de la structure bnficiaire, dun reprsentant du Contrle
Financier, dun reprsentant par structure indique dans le march ou contrat concern.
Pour ces sances, il importe donc de savoir quelles sont les dispositions prendre au
dbut, pendant, et la fin de la sance pour se conformer aux normes.

V. 1. DEBUT DE SEANCE
Au dbut de la sance, le reprsentant du contrle Financier doit prendre connaissance
du document juridique qui constitue le support des contrles effectuer. Il sagit de lun des
documents ci-aprs :
du bon de commande SIGFIP accompagn de la facture pro forma prcdemment
authentifi par le Contrleur Financier ou son dlgu ;
du bon de commande pour les travaux, vis par le Contrleur Financier ou son
Dlgu et approuv par le Ministre sectoriel ou lOrdonnateur Dlgu ;
du contrat de service sign par le Contrleur Financier ou son dlgu et approuv
par le Ministre sectoriel ou lOrdonnateur Dlgu ;
de la convention de matrise douvrage dlgu vise par le Contrleur Financier ou
son Dlgu et approuve par le Ministre sectoriel ou lOrdonnateur Dlgu ;
des marchs viss par le Contrleur Financier et approuvs par le Ministre charg
des Finances ;
des marchs viss par le Dlgu du Contrleur Financier et approuvs par le Prfet
du dpartement (Ordonnateur Secondaire).
V. 2. LE CONTROLE
La phase du contrle proprement dit qui doit se faire en prsence du fournisseur, du
bnficiaire et autres personnes impliques dans lexcution de cette tche portera sur les
lments cits dans le document juridique.
Sont pris en compte, les lments ci-aprs :

80
A. Pour les fournitures de bureau, les matriels et produits
dentretien, le matriel informatique ou reprographique

la marque mentionne sur la facture pro forma ;


les quantits ;
ltat des articles ou matriels ;
les caractristiques ;
les tests de contrle pour sassurer de la bonne fonctionnalit de certains articles,
matriels, quipements si cela savre ncessaire.
B. Pour les travaux caractre intellectuel

Une sance de validation est organise. Sance au cours de laquelle, la commission de


rception sassure que les termes de rfrences sont bien respects par le prestataire.
C. Pour les travaux de rparation ou de prestation de services.
fait.

Lavis de satisfaction crit du bnficiaire est requis travers une attestation de service
D. Pour les bons de commandes pour travaux et les conventions
de matrise douvrage dlgu
Le contrle seffectue par corps douvrage.
V. 3. FIN DE SEANCE
A. Pour les fournitures de bureau, les matriels et produits
dentretien, le matriel informatique ou reprographique

Un bordereau de livraison indiquant la liste des articles et leurs quantits est sign en
sance, aprs la rception, par tous les membres du comit.
B. Pour les travaux caractre intellectuel
Un Procs verbal (PV) de validation ou de rception est sign par tous les participants
au cas o les dispositions du march ou du contrat le prvoient.
C. Pour les travaux de rparation ou de prestation de service
Une fiche technique est signe par le technicien et le responsable charg du matriel
ou bien une attestation de service fait est dlivre et signe par le bnficiaire.
D. Pour les travaux de construction ou de matrise douvrage
dlgu
Un procs-verbal (PV) de rception est sign de tous les participants.

81
NB : En cas de rserves au cours dune rception provisoire, elles sont
mentionnes dans le PV avec la prcision que le paiement ninterviendrait
quaprs la leve desdites rserves attestes par le bnficiaire des travaux.
Le reprsentant du Contrle Financier doit faire preuve de professionnalisme au cours
des sances de rception pour viter de poser des actes prjudiciables sa structure et lui
mme.
Il faut souligner aussi que selon larticle 113 nouveau du Code des marchs publics,
Les commissions de rception des marchs publics sont composes comme suit :
1. En ce qui concerne la commission nationale de rception
Prsident : le matre de louvrage ou son reprsentant ;
Rapporteur : le matre de louvrage dlgu ou le matre duvre ;
Membres :
- un (01) reprsentant de la Cellule charge de la passation des marchs publics ;
- le titulaire du march ;
- le Directeur National charg des marchs publics ou son reprsentant ;
- le Contrleur Financier ou son reprsentant ;
- un reprsentant du bailleur de fonds et le Directeur Gnral charg de la gestion
de la dette publique ou son reprsentant lorsquil sagit de financements extrieurs.
2. En ce qui concerne la commission dpartementale de rception ou
dinspection
Prsident : le matre de louvrage ou son reprsentant ;
Rapporteur : le matre de louvrage dlgu ou le matre duvre ;
Membres :
- un (01) reprsentant de la Cellule charge de la passation des marchs publics ;
- le titulaire du march ;
- le Receveur des finances ou son reprsentant ;
- le Dlgu du Contrleur Financier ;
- un (01) reprsentant du bailleur de fonds, lorsquil sagit de financements
extrieurs.
3. En ce qui concerne la commission communale de rception ou
dinspection
Prsident : le matre de louvrage ou son reprsentant ;
Rapporteur : le matre de louvrage dlgu ou le matre duvre ;
Membres :
- ladjoint au maire dsign la tte de la Cellule ou son reprsentant ;
- un (01) reprsentant de la Cellule charge de la passation des marchs publics ;
- le titulaire du march ;

82
-

le receveur percepteur ou son reprsentant ;


un (01) reprsentant du bailleur de fonds, lorsquil sagit de financements
extrieurs ;
le receveur percepteur ou son reprsentant ;
un (01) reprsentant du bailleur de fonds, lorsquil sagit de financements
extrieurs.

83

CONCLUSION
Le prsent manuel de procdures vient combler le vide dinformation qui existait entre
le Contrle Financier et ses agents ainsi que ses usagers. Son laboration participe du souci
de ses acteurs damliorer la qualit de ses prestations, dassurer la transparence et la
visibilit de ses actions.
Son objectif principal est donc de fournir tant aux usagers du Contrle Financier quaux
agents qui y prennent nouvellement service, des informations ncessaires sur ses domaines
de comptences, les prestations quil offre au public, les pices ncessaires pour en bnficier
et le processus mis en uvre pour le traitement des dossiers.
Nul doute que ce document contribue une meilleure connaissance du Contrle
Financier et de ses procdures. Il influencera donc de faon positive, la lutte contre la
corruption.
Mais une chose est davoir un document de rfrence, servant dclaireur pour les
agents et les usagers et une autre est de respecter dans la pratique, les procdures
indiques. Cest pourquoi, il est indispensable que tous les agents divers niveaux et tous les
usagers, quelles que soient leurs relations personnelles avec les acteurs de la structure,
fassent leffort de se conformer aux procdures. Ceci y va de lintrt de tous, car limage du
Contrle Financier en dpend de mme que la satisfaction des usagers du service public.

84

TABLE DES MATIERES


INTRODUCTION ..................................................................................1
I. LE BUREAU DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET DU MATERIEL (BAAM) ....... 3

I. 1. LES ATTRIBUTIONS ...................................................................................................... 3


I. 2. LORGANISATION.......................................................................................................... 3
I. 2. 1. LE SECRETARIAT CENTRAL .................................................................................... 3
I. 2. 1. 1. La section courrier "arrive" .............................................................................................. 3
I. 2. 1. 1. 1. La rception ........................................................................................... 4
1.
2.

Le courrier "arrive" officiel ........................................................................................... 4


Le courrier "arrive" priv.............................................................................................. 4

1.
2.

Cas des correspondances et autres documents ............................................................... 4


Cas des dossiers relatifs aux projets dactes administratifs ............................................... 5

1.
2.

Cas des correspondances et autres documents ............................................................... 5


Cas des projets dactes administratifs ............................................................................. 6

1.
2.

Les correspondances ..................................................................................................... 6


Les projets dactes administratifs ................................................................................... 6

I. 2. 1. 1. 2. Lenregistrement ..................................................................................... 4
I. 2. 1. 1. 3. La ventilation interne du courrier "arrive" ................................................ 5
I. 2. 1. 2. La section courrier "dpart" .............................................................................................. 6
I. 2. 1. 2. 1. Lenregistrement ..................................................................................... 6
I. 2. 1. 2. 2. Lexpdition du courrier ........................................................................... 7
I. 2. 2. LE POOL DE LA DACTYLOGRAPHIE ET DE LA SAISIE ................................................ 7
I. 2. 2. 1. La dactylographie et la saisie des documents ................................................................ 7
I.
2. 2. 2. Lenregistrement du courrier ........................................................................................ 7
I.
2. 2. 3. Le classement du courrier............................................................................................. 7
I. 2. 3. LA DIVISION ADMINISTRATIVE ET DU MATERIEL .................................................... 8
I.
2. 3. 1. La Section du Personnel ................................................................................................ 8
I.2. 3. 1. 1. Le suivi de la carrire du personnel............................................................ 8
I.2. 3. 1. 2. La tenue des dossiers individuels ............................................................... 8
I. 2. 3. 1. 3. Ltablissement des tats des avantages financiers .................................... 8
I.
2. 3. 2. La section du Matriel ................................................................................................... 9
I.2. 3. 2. 1. Les entres.............................................................................................. 9
I. 2. 3. 2. 2. Les sorties .............................................................................................. 9

II. LE BUREAU DES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION (BER) ....................... 11


II. 1. LES ATTRIBUTIONS ................................................................................................... 11
II. 2. LORGANISATION ...................................................................................................... 11
II. 2. 1. LE SECRETARIAT DU BER ........................................................................... 11
II. 2. 2. LA DIVISION DU PERSONNEL DE L ETAT ........................................................... 12
II. 2. 2. 1. Les dossiers relatifs lvolution de la carrire des agents ...................................... 12
II.
2. 2. 1. 1. LEngagement......................................................................................................... 12
II. 2. 2. 1. 2. La Nomination ................................................................................... 13
II. 2. 2. 1. 3. La Titularisation ................................................................................... 13
II. 2. 2. 1. 4. Lavancement dchelon ....................................................................... 14
II. 2. 2. 1. 5. La promotion ...................................................................................... 14
II. 2. 2. 1. 6. Le reclassement................................................................................... 15
1.

Reclassement bas sur les dispositions statutaires .........................................................16

85
2.
3.

Reclassement bas sur les dispositions transitoires : ......................................................16


Reclassement bas sur les dispositions spciales............................................................17

II. 2. 2. 1. 7. Le Changement de Corps ..................................................................... 18


1.
2.

Cas dinaptitude physique de lagent .............................................................................19


Cas danciennet de trois annes conscutives dans une fonction ...................................19

1.
2.
3.

Cas des agents retraits maintenus en fonction par un arrt ministriel .........................20
Cas des agents retraits nomms par dcret .................................................................20
Cas des personnalits politico-administratives non APE ..................................................20

1.
2.

Le dtachement ...........................................................................................................21
La fin de dtachement et la reprise de service ...............................................................21

1.
2.

La mise en disponibilit ................................................................................................22


La fin de mise en disponibilit et la reprise de service ...................................................23

1.
2.

Cas des agents civils ....................................................................................................23


Cas des agents militaires ..............................................................................................24

1.
2.

Cas des agents civils ....................................................................................................25


Cas des agents militaires ..............................................................................................26

1.
2.

La pension de veuve ou de veuf ...................................................................................27


Pension Temporaire Orphelins (PTO) ...........................................................................28

1.
2.
3.
4.

Louverture des offres ..................................................................................................31


Le dpouillement et lvaluation des offres ....................................................................33
Evaluation des offres ....................................................................................................33
Le jugement des offres ................................................................................................34

II. 2. 2. 1. 8. Le contrat de travail ............................................................................. 19

II. 2. 2. 2. Les dossiers relatifs la position des agents .............................................................. 20


II. 2. 2. 2. 1. Le dtachement et la fin de dtachement ............................................. 21
II. 2. 2. 2. 2. La mise en disponibilit et la fin de mise en disponibilit ......................... 22
II. 2. 2. 2. 3. La dmission ....................................................................................... 23
II. 2. 2. 2. 4. Ladmission la retraite........................................................................ 23
II. 2. 3. LA DIVISION DES PENSIONS ET DES RENTES VIAGERES....................................... 25
II. 2. 3. 1. La pension ........................................................................................................................ 25
II. 2. 3. 1. 1. La pension agent ................................................................................. 25
II. 2. 3. 1. 2. La pension des ayants-cause ................................................................ 27
II. 2. 3. 2. Le Capital - dcs ............................................................................................................ 28
II. 2. 3. 3. La rente viagre dinvalidit ......................................................................................... 29
II. 2. 4. LA DIVISION DES MARCHES PUBLICS ET CONTRATS ........................................... 31
II. 2. 4. 1. Les marchs publics ........................................................................................................ 31
II. 2. 4. 1. 1. La phase dtude des offres ................................................................. 31

II. 2. 4. 1. 2. Ltude des projets de marchs publics .................................................. 34

1. Les informations inscrites sur la page de garde ..............................................................35


2. La rgularit des pices justificatives produites .............................................................35
3. La conformit des clauses du projet de march au code des marchs publics et tout autre
texte rglementaire ............................................................................................................37
4. La page de signatures ..................................................................................................39

II. 2. 4. 2. Les contrats de baux administratifs .............................................................................. 39


II. 2. 4. 2. 1. La rgularit et la lgalit des pices ..................................................... 40
II. 2. 4. 2. 2. La forme et la prsentation du contrat de bail ........................................ 40

III. LE BUREAU DE LA COMPTABILITE DES ENGAGEMENTS (BCE)..................... 44


III. 1. LES ATTRIBUTIONS .................................................................................................. 44
III. 2. LORGANISATION ..................................................................................................... 44
III. 2. 1. LA DIVISION DES DEPENSES ENGAGEES ............................................................ 44
III. 2. 1. 1. Courriers arrive et dpart ................................................................................... 44
III. 2. 1. 1.1. Courrier arrive ................................................................................ 44

86
III. 2. 1. 1.2. Courrier dpart ................................................................................. 45
III. 2. 1. 2. Etude des dossiers ......................................................................................................... 45
III. 2. 1. 2. 1. Le Contrle des titres dengagement .................................................... 45
III. 2. 1. 2. 2. Le contrle des titres de paiement ....................................................... 46
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Mandats de paiement de Bon de Commande .................................................................47


Mandats de paiement des dcisions de mandatement ....................................................48
Mandats de paiement des contrats de march ...............................................................48
Mandats de paiement des dpenses de personnel ..........................................................49
Mandats de rgularisation des dpenses excutes par OP (en procdure exceptionnelle) 50
Les mandats de paiement des titres de transport ...........................................................51
Les mandats de paiement de contribution aux organismes nationaux et internationaux ...52

1.
2.

OP Dpenses Urgentes ...........................................................................................52


OP Mise disposition davances ..............................................................................53

1.
2.

Mission lintrieur ......................................................................................................53


Mission lextrieur .....................................................................................................54

III. 2. 1. 2. 3. Les ordres de paiement ....................................................................... 52


III. 2. 1. 2. 4. Les ordres de mission ......................................................................... 53
III. 2. 1. 2. 5. Les projets de dcision de mandatement .............................................. 54
III. 2. 1. 2. 6. Les projets darrts de rallocation de crdits ...................................... 55
III. 2. 2. LA DIVISION DE LA COMPTABILITE ADMINISTRATIVE......................................... 55

IV. LES SERVICES EXTERIEURS (LES DELEGATIONS) ........................................ 57


IV. 1. DELEGATIONS AUPRES DES MINISTERES ET INSTITUTIONS DE LETAT ....................... 57
IV. 1. 1. LES ATTRIBUTIONS ........................................................................................... 57
IV. 1. 1. 1. Les titres dengagement ................................................................................................ 57
IV. 1. 1. 1. 1. Les titres dengagement juridique et comptable ..................................... 57
1.
2.
3.

Bons de commande SIGFIP ..........................................................................................57


Bons de Commande Traditionnel (BCT) .........................................................................59
Les Marchs ................................................................................................................59

1.
2.
3.
4.
5.

Cas du paiement des salaires, primes et/ou indemnits ..................................................60


Cas des reversements de retenues sur salaire................................................................60
Cas de paiement des frais de mission ou de frais dentretien ..........................................60
Cas de remboursement des dpenses pr finances......................................................61
Cas de mise disposition de fonds................................................................................61

1.
2.
3.
4.

Mandats de paiement de bon de commande ..................................................................63


Mandats de paiement de march ..................................................................................64
Mandats de renouvellement davances aux rgisseurs ....................................................65
Mandats de rgularisation davances aux rgies ............................................................66
Mandats de paiement relatif dautres catgories de dpenses .............................67

1.
2.
3.

Les dcisions ...............................................................................................................69


Les contrats de prestation de services et bons de commande relatifs aux travaux.70
Les marchs ................................................................................................................71

IV. 1. 1. 1. 2. Dcisions de mandatement .................................................................. 60

IV. 1. 1. 2. Les titres de paiement ................................................................................................... 62


IV. 1. 1. 2. 1. Les ordres de paiement (OP)................................................................ 62
IV. 1. 1. 2. 2. Les mandats de paiement (MP) ........................................................... 63

5.
IV. 1. 1. 2. 3. Etude des contrats ou bons de commande relatifs aux travaux ............. 62
IV. 1. 1. 2. 4. Les ordres de mission .......................................................................... 67
IV. 1. 1. 2. 5. Les bons de rparation ........................................................................ 68
IV. 2. DELEGATIONS AUPRES DES DEPARTEMENTS .............................................................. 68
IV. 2. 1. ATTRIBUTIONS ................................................................................................. 68
IV. 2. 1. 1. Les fiches de dlgation de crdits ......................................................................... 69
IV. 2. 1. 2. Les titres dengagement ................................................................................................ 69
IV. 2. 1. 2. 1. Les titres dengagement juridique ......................................................... 69

87
IV. 2. 1. 2. 2. Les titres dengagement comptable....................................................... 71
1.
2.

Les bons de commande SIGFIP ....................................................................................71


Les Bons de Commande Traditionnel (BCT) ...................................................................72

IV. 2. 1. 3. Les titres de paiement ................................................................................................... 73


IV. 2. 1. 3. 1. Mandat de paiement de bon de commande ........................................... 73
IV. 2. 1. 3. 2. Mandat de paiement de march ........................................................... 74
IV. 2. 1. 3. 3. Mandat de paiement de renouvellement davances aux rgies ................. 75
IV. 2. 1. 3. 4. Mandats de paiement relatifs dautres dpenses ................................. 76
IV. 2. 1. 4. Les ordres de mission (OM) .......................................................................................... 76
IV. 2. 1. 5. Les Bons de Rparation (BR) ........................................................................................ 77
IV. 2. 1. 6. Les rquisitions ............................................................................................................... 77

V. LES RECEPTIONS ............................................................................................. 79


V. 1. DEBUT DE SEANCE ..................................................................................................... 79
V. 2. LE CONTROLE ............................................................................................................ 79
V. 3. FIN DE SEANCE .......................................................................................................... 80

CONCLUSION .....................................................................................83