FRANAIS DU SECRTARIAT

TRAVAIL INDIVIDUEL
RLES, TCHES ET RESPONSABILITS DE LA SECRTAIRE

FAIT PAR :
DANNI BONNIEL NDRURU
2122131006

SECTION FRANAISE
DPARTEMENT DE LANGUE TRANGRE
FACULT DE LETTRES ET DARTS
UNIVERSIT DE MEDAN
2016

Rles, Tches et Responsabilits de la Secrtaire

1. Rles de la Scretaire
Selon

le

site

www.cidj.com/article-metier/secretaire-de-direction

(consult le 6 mars 2016 14.20), la secrtaire joue un rle important

dans la vie de lorganisation de l'entreprise. Selon Charlotte Bado,
secrtaire dune institution : le rle dune secrtaire en gnral est
dassister efficacement son directeur et cela viennent se greffer toutes
les autres tches .
Sur le site http://www.burkinapmepmi.com/spip.php?article5850
(consult le 6 mars 2016 14.31), Lontine Sorgho, prsidente de lAPSB
(Association Professionnelle des Secrtaires du Burkina), la secrtaire peut
tre un appui efficace pour son patron. Elle peut tre une bonne
collaboratrice, elle peut faire une excellente organisatrice. tre secrtaire
ce nest pas seulement passer la journe taper sur un clavier et faire
des photocopies ou jouer le rle de servante de th ou de caf aux
patrons. tre secrtaire ne se limite pas aussi juste savoir saisir,
imprimer,

rpondre

au

tlphone.

La

secrtaire

doit

tre

une

collaboratrice directe pour toute lentreprise car en gnral, tous les

documents passent par elle. Elle doit tre en mesure de renseigner tout
demandeur dinformation, quil soit au sein de lentreprise ou un client.

2. Tches de la Secrtaire
Selon le site
www.bonjourdefrance.com/exercices/contenu/presenter-un-metier-lestaches-dune-secretaire.html (consult le 16 mars 2016 14.56), les
secrtaires sont dune grande importance au sein dune entreprise. Les
tches traditionnelles de secrtariat sont :
1. Rpondre aux clients,
2. Envoyer des mails et rassembler les informations ncessaires,
3. Comme elle est responsable de la gestion du bureau, il faut aussi
commander
les fournitures et en tenir linventaire,

4. Un secrtaire est galement charg de plannifier lagenda de son

directeur
ainsi que de recevoir les visiteurs extrieurs.
5. Organiser et encadrer le travail administratif et les confrences,
6. Crer le site virtuel de lentreprise.
Le personnel de secrtariat traite des demandes de la clientle, des
usagres ou usagers, des fournisseurs et du personnel de leur service ou
dautres services de lentreprise. Les demandes viennent donc autant de
la clientle interne de lentreprise que de la clientle externe. Les
communications se font par tlphone, par tlcopieur, par contact virtuel
ou en personne.
Le personnel de secrtariat rdige des documents aussi bien en
anglais quen franais. Il doit traduire de courts textes, au besoin. Les
types de documents varient selon les besoins de lentreprise : notes de
service, communiqus, lettres, rapports divers, demandes de subvention,
politiques, dossiers de candidature, appels doffres, soumissions, contrats,
dpliants

publicitaires,

comptes

rendus,

procsverbaux,

formulaires

divers, etc. Les documents peuvent tre produits laide de logiciels :

traitement de texte, tableur, prsentation assiste par ordinateur, base de
donnes, cration de publication, retouche dimages, etc. Dans certains
cas, le personnel de secrtariat doit vrifier la qualit des documents
produits par des collgues et par ses suprieures ou suprieurs.
Le personnel de secrtariat a de la tche concerne les runions en
salle ainsi que les tlconfrences et les visioconfrences. Pour prendre
des notes, quatre spcialistes de la profession utilisent les techniques de
prise de notes manuscrites rapide. Une personne utilise la stnographie
de manire courante. Les autres personnes saisissent les notes
lordinateur ou procdent par enregistrement sonore.
Dans la majorit des entreprises, le personnel de secrtariat
travaille dabord en collaboration avec une personne dexprience. La
personne

est

ensuite

laisse

graduellement

elle-mme,

selon

lenvergure de lvnement. Les types dvnements sont multiples. Il

peut sagir de campagnes de financement, de galas, de colloques, de

congrs, dun lancement dentreprise, danniversaires, de dparts la
retraite, dactivits associatives et autres.
Dans certains cas, les secrtaires peuvent coordonner lagenda de
leur suprieure immdiate ou de leur suprieur immdiat ainsi que
dautres membres du personnel de lentreprise. La tenue des agendas se
fait maintenant de manire lectronique dans la majorit des entreprises,
et souvent laide dagendas partags.
Les ressources matrielles comprennent lquipement de bureau
ncessaire lexcution de toutes les tches du personnel de secrtariat.
Il peut sagir des outils de tlcommunication, des appareils de
reprographie et de reliure, du matriel informatique, du matriel de
bureau, des fournitures, etc. Certaines entreprises grent ou louent des
ressources immobilires comme des locaux ou des stationnements. Dans
ces cas, le personnel de secrtariat peut tre appel coordonner la
rservation de ces espaces, prendre des ententes avec les locataires,
faire rparer les bris ou fournir du soutien administratif lors de
rnovations. Ces situations ne sont toutefois pas courantes et demandent
une certaine exprience de la part des secrtaires.
La secrtaire mme a de la tche concerne les diffrents mdias
permettant la circulation de linformation comme les sites Internet et
intranet ainsi que les rseaux sociaux comme Facebook, Twitter,
Instagram etc. titre dexemple dinformation diffuser, les personnes
prsentes ont dsign une ouverture de poste, un journal mensuel, une
annonce, le rapport annuel, des formulaires dynamiques en ligne, etc. La
majorit des secrtaires effectuent dj cette tche dans leur entreprise
partir des applications disponibles sur Internet, soit pour actualiser les
mdias virtuels de lentreprise, soit pour en crer de nouveaux.

3. Responsabilits de la Secrtaire
Daprs le site http://www.reconversionprofessionnelle.org/devenirassistante-de-direction/ (consult le 6 mars 2016 15.20), Les

responsabilits dune assistante varient fortement en fonction de sa

direction. Nanmoins, les responsabilits les plus courantes incluent :
1. Gestion de la communication au sein de la direction, entre la
direction et les
diffrents services de lorganisation, et entre la direction et
lextrieur. Cela
regroupe des tches telles que la gestion des correspondances,
lenvoi voire la
rdaction de courriers ;
2. Gestion de lemploi du temps de la direction, incluant la prise de
rendez-vous
ou lorganisation de runions ;
3. Le reporting, cest--dire la rdaction de comptes-rendus de
runions, de ou de
rsultats d'activits;
4. Le suivi et la coordination de projets ;
5. Lorganisation dvnements.

SYTOGRAPHIE
www.cidj.com/article-metier/secretaire-de-direction (consult le 6 mars
2016 14.20)
http://www.burkinapmepmi.com/spip.php?article5850 (consult le 6 mars
2016 14.31)
www.bonjourdefrance.com/exercices/contenu/presenter-un-metier-lestaches-dune-secretaire.html (consult le 16 mars 2016 14.56)

http://www.reconversionprofessionnelle.org/devenir-assistante-dedirection/ (consult le 6 mars 2016 15.20)