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Dlibration n 98-AU-2015 du 12 juin 2015 portant modle de demande

dautorisation type relative au traitement des donnes caractre personnel


dans le cadre de la gestion des fournisseurs
La Commission nationale de contrle de la protection des donnes caractre personnel,
runie le xx/xx/xx, sous la prsidence de Monsieur Sad Ihra ;
taient prsents Madame Souad El Kohen, Messieurs Abdelaziz Benzakour, Abdelmjid
Rhoumija, Driss Belmahi, Brahim Bouabid et Omar Seghrouchni.
Vu la Loi n 09-08 promulgue par le Dahir 1-09-15 du 18 fvrier 2009, relative la protection
des personnes physiques l'gard du traitement des donnes caractre personnel (B.O. n
5714 du 05/03/2009) ;
Vu le dahir des obligations et des contrats DOC ;
Vu la Loi n 32-10 promulgue par le Dahir 1-11-147 du 17 aot 2011 compltant la loi n 1595 formant code de commerce ;
Vu le Code gnral des impts, institu par larticle 5 de la loi de finances n 43-06 pour
lanne budgtaire 2007, promulgue par le dahir n 1-06-232 du 31 dcembre 2006, tel que
modifi et complt ;
Vu le Dcret n 2-09-165 du 21 mai 2009 pris pour l'application de la Loi n 09-08 susvise
(B.O. n 5744 du 18/06/2009) ;
Vu le Dcret n 2-12-349 du 4 avril 2013 relatif aux marchs publics ;
Vu le Rglement Intrieur de la CNDP (approuv par dcision du Premier Ministre n 3-33-11
du 28 mars 2011 / B.O. n 5932 du 07/04/2011) ;
Vu la dlibration n 30-S-2012 du 09 novembre 2012, portant simplification des procdures
administratives de notification des traitements la CNDP.

Imm. Les patios, bd Annakhil, 3 tage, Hay Riad Rabat


Tl. 05 37 57 11 24 Fax 05 37 57 21 41
Email : contact@cndp.ma
Web : www.cndp.ma

A adopt la dcision suivante :


1. Champ dapplication

Peut tre considr comme traitement des donnes caractre personnel dans le cadre de
la gestion des fournisseurs tout fichier ou base de donnes comportant des donnes sur des
personnes physiques dans le cadre de la relation avec un fournisseur.
Compte tenu de la ncessit de la mise en place dun systme de gestion des fournisseurs
par les entreprises prives et organismes publics, la CNDP a jug utile de simplifier la
notification de ce traitement.
Il est noter que la prsente dlibration couvre aussi bien les traitements des donnes
caractre personnel des entits commerciales personnes physiques que des reprsentants ou
mandataires des fournisseurs personnes morales ;
2.

Finalits du traitement

Les Responsables du Traitement peuvent mettre en place un systme de gestion des


donnes personnelles des fournisseurs pour une ou plusieurs des finalits suivantes :

Gestion des consultations et des appels doffre ;


Gestion des commandes et des livraisons ;
Comptabilit des comptes fournisseurs ;
Rglement et paiement ;
change dinformations commerciales : documentation, catalogues, demandes
dessai ;
Gestion des valuations des fournisseurs ;
Rfrencement des fournisseurs ;
Gestion du contentieux ;
laboration des statistiques commerciales et financires.

3. Nature des donnes collectes

Les informations collectes pour la gestion des fournisseurs :


a. Donnes relatives lidentit des personnes physiques et des reprsentants des
personnes morales :
- Nom et Prnom ;
- Adresse ;
- N de Tlphones et de Fax ;
e

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Adresses de courrier lectronique ;


N CIN, de Passeport ou de carte de sjour ;
Signature ;
Nationalit ;
Situation Financire (Bilan, CPC, ESG) ;
Pour les entits commerciales personnes physiques : N RC, Identifiant
fiscal, N de la Taxe professionnelle et N de la CNSS ;
b. Donnes professionnelles :
- Fonctions ;
- Rfrences ;
- CV ;
c. Donnes lies la relation commerciale avec des personnes physiques :
- Informations bancaires ;
- Situation et historique de la relation commerciale avec le fournisseur.
4. Dure de conservation du traitement
La dure de conservation des donnes collectes ne doit pas dpasser celle ncessaire la
gestion de la relation avec le fournisseur.
Toutefois, les donnes permettant dtablir la preuve dun droit ou dun contrat, ou,
conserves au titre du respect dune obligation lgale peuvent tre archives conformment aux
dispositions lgislatives et rglementaires en vigueur.
5. Droits des personnes concernes

Le responsable de traitement doit respecter le droit linformation des fournisseurs par


rapport aux traitements des donnes personnelles qui les concernent. Ce droit doit tre
consign dans les diffrents contrats en mentionnant ce qui suit :

Le nom du responsable de traitement ;


La nature des donnes collectes ;
Les destinataires des donnes ;
La finalit dun tel traitement tel que prvue de la prsente dlibration ;
Les coordonnes du contact pour lexercice, par les personnes concernes, des
droits daccs, de rectification et dopposition ;
Le numro de lautorisation dlivre par la CNDP.

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6. Laccs aux donnes

Laccs aux informations collectes pour la gestion des fournisseurs doit tre exclusivement
rserv, dans la limite de leurs attributions respectives, aux organismes et entits suivants :
-

Les services commerciaux, comptables, administratifs et logistiques ;

Les services chargs du contrle (commissaires aux comptes, auditeurs, services


chargs des procdures internes ou externes de contrle) ;

Les filiales et maisons mres du responsable de traitement ;

Les avocats, les entreprises et les tablissements extrieurs lis au responsable de


traitement par voie contractuelle, pour raliser une partie ou lensemble des
finalits mentionnes larticle 2 de la prsente dlibration. ;

Les organismes financiers teneurs des comptes bancaires ;

Les autorits judiciaires et les auxiliaires de justice dans le cadre de leur mission.

Le responsable de traitement peut communiquer les donnes caractre personnel, objets de


la prsente dlibration, des administrations ou organismes publics, en application dune
obligation lgale et dans le respect de la dlibration de la CNDP en la matire.
7. Scurit et confidentialit des donnes

Le responsable de traitement prend toutes les prcautions utiles pour prserver la scurit et
la confidentialit des donnes traites et, notamment pour empcher quelles soient dtruites,
dformes, endommages ou que des tiers non autoriss puissent en prendre connaissance et
ce, conformment la section 3 du chapitre III de la loi 09-08 susmentionne.
Lorsque le traitement est effectu pour son compte, le Responsable de traitement doit
choisir un sous-traitant qui apporte des garanties suffisantes au regard des mesures de scurit
technique et organisationnelle, et doit veiller au respect de ces mesures.
8. Formalit de notification du traitement la CNDP

Le traitement des donnes caractre personnel dans le cadre de la gestion des


fournisseurs doit tre notifi la CNDP au moyen dune autorisation type.
9. Transfert de donnes ltranger

Tout transfert de donnes ltranger doit tre pralablement notifi la Commission


Nationale de contrle de la protection des Donnes caractre Personnel.

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10. Interconnexion et recoupement avec dautres fichiers

Linterconnexion et le recoupement avec dautres fichiers dont les finalits principales sont
diffrentes doivent faire lobjet dune demande dautorisation distincte, conformment
larticle 12, paragraphe 1, alina f de la loi 09-08.
Fait Rabat, le 12/06/2015

Le Prsident
Said Ihrai

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