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Les prconisations formules dans ce document correspondent aux meilleures pratiques achats. Elles sont
adapter en fonction de la maturit et de la taille de ltablissement. Par exemple, un tablissement dont
le montant annuel des dpenses est infrieur 20 M (y compris investissements) cherchera mutualiser
certaines fonctions (responsable achats, contrle de gestion achats) avec dautres tablissements.
Culture et organisation
Existe-il un responsable achats avec une vision au moins transverse sur
tous les achats raliss par ltablissement ?
Pratiques achats
Les personnes qui ralisent lacte dachat ont-elles les comptences et les
connaissances ncessaires pour raliser des achats performants ?
Outils et pilotage
Ltablissement dispose-t-il des bons outils et processus pour piloter ses
dpenses achats ?
Lancer et soutenir une dmarche pour la Prsenter priodiquement aux instances les
Stratgie et construction dun plan dactions achats avances du plan dactions achats
positionnement de la Engager une dynamique entre la direction des Vrifier que des actions achats sont inscrites aux
fonction achats finances, le responsable achats et les ples contrats de ple
Dsigner un responsable achats unique avec une Revoir priodiquement les objectifs du responsable
vue transverse sur lensemble des achats de achats
Culture et ltablissement Impliquer le responsable achats lors de la rflexion
organisation Soutenir la mise en place des commissions sur les grands projets de ltablissement
ncessaires pour larbitrage des achats (ex.
commission des quipements)
Sassurer que les personnes en charge de raliser Encourager les initiatives de la fonction achats
les achats ont les comptences et les porteuses de changement
Pratiques achats connaissances ncessaires
Soutenir la mise en uvre dun contrle de gestion Suivre les gains dgags des plans dactions
spcifique aux achats achats
Outils et pilotage Instaurer une revue des objectifs et des tableaux Valoriser les expriences positives
de bord
Avancer dans la ralisation du plan dactions Au fil de leau Tous les acheteurs
Runions de lanne en cours / en continu
acheteurs / Formaliser les points dattention partager en
prescripteurs point dquipe
La mise en place et le dploiement de la dmarche devront tre communiqus aux diffrentes instances par le directeur
dtablissement ou le directeur des achats, afin de prsenter le travail ralis par les prescripteurs et les acheteurs selon la
feuille de route du plan dactions achats.
Commissions achats
Information aux responsables des Prsentation des pistes damlioration et plan
commissions du lancement dune dmarche dactions pour les segments dachats
(ex. commission des
de construction dun plan dactions achats concerns
quipements)
Rencontres avec les personnes impliques
La performance achats est laffaire de tous : La russite dun projet achats tient fortement
lappui du DG, et ladhsion de lensemble de lquipe de direction autour dun projet commun
Lors du choix des responsables de chaque levier, il est important de prendre en compte les points suivants
Les participants la dmarche doivent avoir les comptences et responsabilits suffisantes pour pouvoir prendre les
dcisions ncessaires
Les membres de lquipe projet doivent avoir le temps ncessaire consacrer la dmarche
Chaque membre de lquipe doit avec des rles et responsabilits dfinis clairement
Elabore et conduit Participe avec Sur la ou les Sur les dpenses labore les outils
un plan dactions lacheteur catgories de de mdicaments et permettant :
achats annuel lidentification des dpenses qui le dispositifs mdicaux Didentifier les
quantifi sur toutes actions de progrs concerne : striles : gains potentiels
les catgories de Met en uvre les Mne Mne De suivre les
dpenses actions de progrs lidentification lidentification gains raliss
Anime le dialogue qui le concernent des actions de des actions de
avec les progrs sur progrs
prescripteurs tous les leviers Accompagne
potentiels les
Assure la mise prescripteurs
en uvre sur le juste
besoin
Le rle de lacheteur est rarement dfini au-del Renforcer les liens avec les prescripteurs : dvelopper
de sa responsabilit dapprovisionner les services les comptences interpersonnelles (ex. coute,
prescripteurs dans les dlais, en cherchant communication, influence) des acheteurs, renforcer la
obtenir le meilleur prix. connaissance des acheteurs du fonctionnement des
grands secteurs hospitaliers
Les personnes en charge de lacte dachat nont
gnralement pas suivi de formation spcifique Amliorer la gestion des fournisseurs
aux achats.
Piloter la performance et relier chaque action des
Au-del du bon sens, raliser des achats en objectifs clairement dfinis
milieu hospitalier ncessite des comptences et
des connaissances particulires pour savoir Intgrer une composante de conduite du changement
ngocier, questionner le besoin, grer les au sein de la fonction achats
relations avec les prescripteurs et les
fournisseurs, etc.
Des tableaux simples, avec un nombre limit dinformations, ont t labors avec le contrle de gestion
Approche pharmacie/ achats
propose Une proposition de structure par le contrle de gestion, pour discussion, adaptation et validation avec la direction
des achats et les acheteurs
Un point de revue tous les 3 mois, pour faire voluer les donnes prsentes
Cumul
Mois Mois Cumul Mois Cumul % (tri)
(tri)
TOTAL TOTAL
Catgorie 1 Prescripteur 1
Catgorie 2 Prescripteur 2
Catgorie 3 Prescripteur 3
Catgorie 4 Prescripteur 4
Total
Total AO Mapa HM UGAP Groupt
Mois Cumul % (tri)
% % % % % %
TOTAL TOTAL
Fournisseur 1 Catgorie 1
Fournisseur 2 Catgorie 2
Fournisseur 3 Catgorie 3
Fournisseur 4 Catgorie 4
Faire connatre les initiatives porteuses de succs mises en place par les diffrents services pour :
Enjeux Valoriser les services qui se sont impliqus dans la dmarche de performance des achats
Encourager les autres services se lancer dans la dmarche
Runions :
Approche Runion de service
Runion de ple
Runion ad hoc avec la direction financire
Support de communication :
Affichage dans les services proximit des lieux de vie
Journal interne de ltablissement
Site Intranet
Description de la dmarche :
Contenu Personnes porteuses du projet et personnes impliques
Dtails des tapes
Contexte
Les efforts des services cliniques sont 1 Lapproche retenue pour lvaluation devra se
difficilement mesurables, donc lvaluation ne baser sur une conjonction de plusieurs
sera pas juste critres, pour donner la meilleure tendance
possible
Lhpital est dans une situation dficitaire, 2 Les services cliniques volontaires nattendent
donc il nest pas possible de redistribuer du pas forcment du budget, mais plutt une
budget aux services cliniques forme de souplesse dans la construction du
budget
Nous ne faisons rien car nous navons pas
dargent. Mais cest prcisment parce que nous
ne faisons rien que nous navons pas dargent.
- J. M. Keynes
Le systme ne doit pas induire de charges 3 Lvaluation se fera sur la base dune revue
prennes, pour ne pas finir par redonner annuelle, et les rsultats dune anne ne
tous les services prjugeront pas de ceux de lanne suivante
Lobjectif est de mettre en place un dispositif dvaluation des actions mises en uvre par les services cliniques en se
basant sur un calcul issu de la conjonction de plusieurs critres
Niveaux atteindre et
Proposition de critres Evaluation du critre pondration de la note
Respect des engagements pris dans le contrat Engagement dans la dmarche Text
de ple de contractualisation et %
dobjectifs atteints
Contrat de ple qui comprend
des initiatives achats
Lobjectif est de proposer une rcompense aux cliniciens en change de leur engagement dans une dmarche de gestion saine
des finances de ltablissement
Quels sont les avantages qui pourraient tre accords aux services
Les cliniciens nattendent pas forcment cliniques qui jouent le jeu de la gestion saine ?
de recevoir du budget supplmentaire ou
de pouvoir grer leurs dpenses de Avantage Exemple
manire autonome
Facilits dinvestissement Simplification de la procdure
Nous faisons des efforts pour rduire (avec analyse des cots pour les quipements < 10k
nos consommations, nous prenons du complets)
temps pour travailler sur nos
dpenses, mais au final nous avons
Souplesse dans la gestion des Pool, intrim, heures
limpression dtre trait comme tout le
postes vacants supplmentaires, etc.
monde
Nous nattendons pas forcment du Souplesse dans les transferts/ Transfert dune partie des
budget supplmentaire, notre fongibilit dans les enveloppes gains mdicaments sur
satisfaction viendra du retour lenveloppe dispositifs
lquilibre de ltablissement, pour que mdicaux pour tester une
nous puissions exercer correctement nouvelle rfrence
et durablement
Enveloppe pour la vie du Equipements des lieux de vie
Nous sommes sensibles des service
marques de reconnaissance de la part
de nos directeurs
1/ Rflexion sur les objectifs du 2/ Validation des objectifs du 3/ Prsentation du CREA anne
ple anne n ple anne n n-1
aller/ retour
En parallle Dfinition des
objectifs gnraux de
ltablissement
Directeur dtablissement
Prsident de CME