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Les principes cls dune

fonction achats performante


Document destination des directeurs dtablissement
Prambule

Un directeur dtablissement qui souhaite engager une dmarche de plan


dactions achats dans son tablissement
Destinataire

Structurer les grandes questions se poser en amont de la dmarche


Expliciter le rle du directeur dans la dmarche
Objectifs du document
Partager les conditions de mise en uvre du projet (par exemple, comment
mobiliser lensemble des acteurs, comment valoriser les actions)

Animateur achats de lARS de votre rgion


Contact

Les prconisations formules dans ce document correspondent aux meilleures pratiques achats. Elles sont
adapter en fonction de la maturit et de la taille de ltablissement. Par exemple, un tablissement dont
le montant annuel des dpenses est infrieur 20 M (y compris investissements) cherchera mutualiser
certaines fonctions (responsable achats, contrle de gestion achats) avec dautres tablissements.

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Sommaire

Les questions cls pour valuer la performance de


la fonction achats dun tablissement de sant

Les conditions de succs la mise en uvre dun


plan daction achats

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Certaines questions permettent dvaluer rapidement la performance de la
fonction achats

Ltablissement a-t-il structur sa politique achats ?


Stratgie et
positionnement de la
Ltablissement a-t-il engag une dmarche globale et continue pour
optimiser les achats et raliser des conomies ?
fonction achats
Ltablissement mesure-t-il les gains des actions actuelles ?

Culture et organisation
Existe-il un responsable achats avec une vision au moins transverse sur
tous les achats raliss par ltablissement ?

Pratiques achats
Les personnes qui ralisent lacte dachat ont-elles les comptences et les
connaissances ncessaires pour raliser des achats performants ?

Outils et pilotage
Ltablissement dispose-t-il des bons outils et processus pour piloter ses
dpenses achats ?

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Un directeur dtablissement dsireux damliorer la performance des achats
devra sassurer la mise en uvre et du dploiement dactions transverses
Le Plan dActions
Achats vise raliser
un gain achats
typique de 3 5% Lancement dune dmarche PAA Poursuite dans la dure

Lancer et soutenir une dmarche pour la Prsenter priodiquement aux instances les
Stratgie et construction dun plan dactions achats avances du plan dactions achats
positionnement de la Engager une dynamique entre la direction des Vrifier que des actions achats sont inscrites aux
fonction achats finances, le responsable achats et les ples contrats de ple

Dsigner un responsable achats unique avec une Revoir priodiquement les objectifs du responsable
vue transverse sur lensemble des achats de achats
Culture et ltablissement Impliquer le responsable achats lors de la rflexion
organisation Soutenir la mise en place des commissions sur les grands projets de ltablissement
ncessaires pour larbitrage des achats (ex.
commission des quipements)

Sassurer que les personnes en charge de raliser Encourager les initiatives de la fonction achats
les achats ont les comptences et les porteuses de changement
Pratiques achats connaissances ncessaires

Soutenir la mise en uvre dun contrle de gestion Suivre les gains dgags des plans dactions
spcifique aux achats achats
Outils et pilotage Instaurer une revue des objectifs et des tableaux Valoriser les expriences positives
de bord

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Sommaire

Les questions cls pour valuer la performance de


la fonction achats dun tablissement de sant

Les conditions de succs la mise en uvre dun


plan daction achats

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Le dispositif de suivi pourra comprendre quatre niveaux de communication

Objectifs Frquence Participants

Mobilisation de la CME pour conduire les Semestriel Participants CME


Suivi de actions DG
lavancement en DAF
CME Responsable achats
Pharmacie

Revoir lavancement global du plan dactions Trimestriel Participants Directoire


Point de revue achats et sa dclinaison par ple/ service DG
avec le directoire Arbitrage sur les points dattention qui ne DAF
peuvent tre revus par le DG Responsable achats
Pharmacie

Revoir lavancement de lensemble des Mensuel Responsable achats


Point dquipe actions du plan dactions et des points Pharmacie
achats dattention associs Tous les acheteurs
Dcider des points dattention faire remonter
au DG (le solliciter dans ce forum de manire
ad hoc) et au directoire pour arbitrage

Avancer dans la ralisation du plan dactions Au fil de leau Tous les acheteurs
Runions de lanne en cours / en continu
acheteurs / Formaliser les points dattention partager en
prescripteurs point dquipe

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La russite du plan dactions achats ncessite la mise en place dune
dmarche de conduite du changement
Prescripteurs
Acheteurs
Direction Gnrale

Je vais changer mon tat desprit et ma manire de faire si

A Comprhension et conviction B Comptences et connaissances


Je sais ce quon attend de Je possde les comptences
moi et je suis daccord avec et les connaissances ncessaires
cela pour pouvoir changer

C Culture et exemples de russite D Intrt agir


Je maperois que mes Les procdures, les
collgues et mes suprieurs systmes, les organisations sont
changent leur tat desprit et leur adaptes et encouragent au
faon de travailler changement

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A Conduite du changement direction
Chacune des instances devra tre mobilise pour contribuer la mise
en uvre du plan d'actions 2012

La mise en place et le dploiement de la dmarche devront tre communiqus aux diffrentes instances par le directeur
dtablissement ou le directeur des achats, afin de prsenter le travail ralis par les prescripteurs et les acheteurs selon la
feuille de route du plan dactions achats.

Instances/ comit Lancement dune dmarche PAA Poursuite dans la dure


Information du lancement dune dmarche de Information rgulire sur les avances
construction dun plan dactions achats
Comit de direction
Prsentation des personnes impliques

Information du lancement dune dmarche de Optionnel : prsentation de ltat des lieux et


construction dun plan dactions achats de la cartographie
Directoire
Prsentation des personnes impliques Prsentation des pistes damlioration et plan
dactions
Optionnel : Information du lancement dune Prsentation des pistes damlioration et plan
dmarche de construction dun plan dactions dactions
CME
achats

Commissions achats
Information aux responsables des Prsentation des pistes damlioration et plan
commissions du lancement dune dmarche dactions pour les segments dachats
(ex. commission des
de construction dun plan dactions achats concerns
quipements)
Rencontres avec les personnes impliques

La performance achats est laffaire de tous : La russite dun projet achats tient fortement
lappui du DG, et ladhsion de lensemble de lquipe de direction autour dun projet commun

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A Conduite du changement prescripteurs et acheteurs
La russite de la dmarche passe par une communication constante entre des
acteurs aux rles et responsabilits clairement dfinis

Lors du choix des responsables de chaque levier, il est important de prendre en compte les points suivants
Les participants la dmarche doivent avoir les comptences et responsabilits suffisantes pour pouvoir prendre les
dcisions ncessaires
Les membres de lquipe projet doivent avoir le temps ncessaire consacrer la dmarche
Chaque membre de lquipe doit avec des rles et responsabilits dfinis clairement

Responsable achats Prescripteur Acheteur Pharmacie Contrle de gestion

Elabore et conduit Participe avec Sur la ou les Sur les dpenses labore les outils
un plan dactions lacheteur catgories de de mdicaments et permettant :
achats annuel lidentification des dpenses qui le dispositifs mdicaux Didentifier les
quantifi sur toutes actions de progrs concerne : striles : gains potentiels
les catgories de Met en uvre les Mne Mne De suivre les
dpenses actions de progrs lidentification lidentification gains raliss
Anime le dialogue qui le concernent des actions de des actions de
avec les progrs sur progrs
prescripteurs tous les leviers Accompagne
potentiels les
Assure la mise prescripteurs
en uvre sur le juste
besoin

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La russite du plan dactions achats ncessite la mise en place dune
dmarche de conduite du changement
Prescripteurs
Acheteurs
Direction Gnrale

Je vais changer mon tat desprit et ma manire de faire si

A Comprhension et conviction B Comptences et connaissances


Je sais ce quon attend de Je possde les comptences
moi et je suis daccord avec et les connaissances ncessaires
cela pour pouvoir changer

C Culture et exemples de russite D Intrt agir


Je maperois que mes Les procdures, les
collgues et mes suprieurs systmes, les organisations sont
changent leur tat desprit et leur adaptes et encouragent au
faon de travailler changement

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B Conduite du changement acheteurs
Le renforcement de la fonction achats en tablissement de sant passe
par la formation des personnes en charge de lacte dachat

Constat : le mtier dacheteur est une nouveaut


dans la fonction publique hospitalire
Objectifs dun plan de formation achats
Historiquement la fonction publique est structure
par grade, et non pas par mtier. Les achats sont
souvent assurs par des attachs Renforcer les comptences des acheteurs :
dadministration hospitalire ou des adjoints des homogniser les comptences, amener de nouveaux
cadres. outils et de nouvelles approches

Le rle de lacheteur est rarement dfini au-del Renforcer les liens avec les prescripteurs : dvelopper
de sa responsabilit dapprovisionner les services les comptences interpersonnelles (ex. coute,
prescripteurs dans les dlais, en cherchant communication, influence) des acheteurs, renforcer la
obtenir le meilleur prix. connaissance des acheteurs du fonctionnement des
grands secteurs hospitaliers
Les personnes en charge de lacte dachat nont
gnralement pas suivi de formation spcifique Amliorer la gestion des fournisseurs
aux achats.
Piloter la performance et relier chaque action des
Au-del du bon sens, raliser des achats en objectifs clairement dfinis
milieu hospitalier ncessite des comptences et
des connaissances particulires pour savoir Intgrer une composante de conduite du changement
ngocier, questionner le besoin, grer les au sein de la fonction achats
relations avec les prescripteurs et les
fournisseurs, etc.

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B Conduite du changement acheteurs
Une formation adapte permettra de crer une communaut des acheteurs
au sein de ltablissement
Dtails de la formation adapter en fonction des comptences
Responsabilit Direction des ressources humaines et responsable achats
Personnes en charge des achats au sein dun tablissement de sant
Acheteurs professionnels Plusieurs modalits peuvent
Public
Autres personnes passant plus de 50% de leur temps sur les exister pour ces formations.
achats Vous pouvez par exemple :
Pharmacie Vous rapprocher de
Cellule des marchs lanimateur achats en ARS
pour vous renseigner sur
Renforcer les comptences des acheteurs les supports dj sur
Dvelopper une approche en cots complets tagre et les ventuelles
Ngocier dans le respect du code des marchs formations mises en place
Interprter les dpenses achats et identifier les sources dans le cadre du
dconomies programme PHARE
Gestion des fournisseurs Passer un appel doffres et
Connatre son march vous faire assister dun
Thmatiques
Rfrencer et valuer ses fournisseurs tiers expert en achats
de la formation
Grer la relation entre fournisseurs et prescripteurs Vous faire aider par des
Renforcer les liens avec les prescripteurs tablissements qui lont
Le rle de lacheteur en tablissement de sant dj fait
Comprendre et prioriser le besoin En recrutant un expert et
Engager les services prescripteurs dans une dmarche de en utilisant la formation
performance interne ltablissement
Piloter la performance
Formaliser une politique achats
Dfinir ses objectifs et les indicateurs de performance
Dure De quelques jours une semaine

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B Conduite du changement acheteurs, prescripteurs et direction
La mise en place dun contrle de gestion achats donnera les moyens
aux acheteurs, aux prescripteurs et la direction de piloter les dpenses

Objectif court terme Objectif moyen terme


Fournir aux responsables de segments achats Dfinir des objectifs sur la base des informations
des informations pour suivre et piloter leurs fournies dans les tableaux de suivi et sappuyer sur
dpenses des indicateurs

Des tableaux simples, avec un nombre limit dinformations, ont t labors avec le contrle de gestion
Approche pharmacie/ achats
propose Une proposition de structure par le contrle de gestion, pour discussion, adaptation et validation avec la direction
des achats et les acheteurs
Un point de revue tous les 3 mois, pour faire voluer les donnes prsentes

La direction des achats et la direction logistique


Toutes les personnes ayant pour responsabilit de raliser des achats : Limplication de la direction
Fournitures mdicales financire est essentielle pour la
Destinataires
Equipements biomdicaux russite de la dmarche de
Equipements hteliers et logistique administrative performance des achats.
Travaux et maintenance
Information Il est ncessaire que la direction
Restauration financire et la direction des achats
travaillent en bon partenariat.

Information mensuelle avec cumul de lanne :


Priodicit A moyen terme : comparaison avec mme priode anne prcdente
Sortie en fin de premire quinzaine m+1
Une rflexion sur le contrle de gestion destination
des prescripteurs devra galement tre engage

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B Conduite du changement acheteurs, prescripteurs et direction
Pour chaque segment, les tableaux proposs donnent une vision sur les
lments cls des achats
PROPOSITION
Tableau de synthse Tableau des prescripteurs Gnral

Total Marchs <20k Total

Cumul
Mois Mois Cumul Mois Cumul % (tri)
(tri)

TOTAL TOTAL

Catgorie 1 Prescripteur 1

Catgorie 2 Prescripteur 2

Catgorie 3 Prescripteur 3

Catgorie 4 Prescripteur 4

Tableau des fournisseurs Gnral Tableau des procdures

Total
Total AO Mapa HM UGAP Groupt
Mois Cumul % (tri)
% % % % % %

TOTAL TOTAL

Fournisseur 1 Catgorie 1

Fournisseur 2 Catgorie 2

Fournisseur 3 Catgorie 3

Fournisseur 4 Catgorie 4

(tri) Indique la donne sur laquelle est effectue le tri


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La russite du plan dactions achats ncessite la mise en place dune
dmarche de conduite du changement
Prescripteurs
Acheteurs
Direction Gnrale

Je vais changer mon tat desprit et ma manire de faire si

A Comprhension et conviction B Comptences et connaissances


Je sais ce quon attend de Je possde les comptences
moi et je suis daccord avec et les connaissances ncessaires
cela pour pouvoir changer

C Culture et exemples de russite D Intrt agir


Je maperois que mes Les procdures, les
collgues et mes suprieurs systmes, les organisations sont
changent leur tat desprit et leur adaptes et encouragent au
faon de travailler changement

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C Conduite du changement acheteurs et prescripteurs
Les rsultats des actions damlioration de la performance des achats devront
tre communiqus et mis en valeur

Faire connatre les initiatives porteuses de succs mises en place par les diffrents services pour :
Enjeux Valoriser les services qui se sont impliqus dans la dmarche de performance des achats
Encourager les autres services se lancer dans la dmarche

Runions :
Approche Runion de service
Runion de ple
Runion ad hoc avec la direction financire
Support de communication :
Affichage dans les services proximit des lieux de vie
Journal interne de ltablissement
Site Intranet

Description de la dmarche :
Contenu Personnes porteuses du projet et personnes impliques
Dtails des tapes

Prsentation des gains :


Explication des gains qualitatifs
Calcul des gains quantitatifs (cf. mthodologie de calcul des gains achats tablie par la DGOS)

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La russite du plan dactions achats ncessite la mise en place dune
dmarche de conduite du changement
Prescripteurs
Acheteurs
Direction Gnrale

Je vais changer mon tat desprit et ma manire de faire si

A Comprhension et conviction B Comptences et connaissances


Je sais ce quon attend de Je possde les comptences
moi et je suis daccord avec et les connaissances ncessaires
cela pour pouvoir changer

C Culture et exemples de russite D Intrt agir


Je maperois que mes Les procdures, les
collgues et mes suprieurs systmes, les organisations sont
changent leur tat desprit et leur adaptes et encouragent au
faon de travailler changement

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D Conduite du changement acheteurs, prescripteurs et direction
La mise en place de mcanisme dadhsion est un facteur de succs pour
la dmarche achats

Contexte

Lobjectif du programme PHARE


est de permettre aux
tablissements de raliser 3 5% Pistes de travail proposes
dconomies par an sur leurs
dpenses achats. Trouver des solutions de communication pour
donner de la transparence sur les cots des
Les achats de mdicaments et mdicaments, dispositifs mdicaux, quipements
dispositifs mdicaux striles, pour biomdicaux et autres fournitures mdicales.
lesquels la rduction des
dpenses passe par une Intgrer des initiatives achats dans le contrat
implication forte des cliniciens, de ple et les mettre en uvre conjointement
reprsentent plus de 55% des avec la pharmacie et les autres acheteurs
dpenses globales.
Dvelopper un mcanisme vertueux pour
Certains cliniciens sont intresss encourager et rcompenser les efforts de
par la dmarche mais la rduction du dficit.
motivation de lensemble du corps
mdical ncessite la mise en
place dun mcanisme de
valorisation des efforts achats.

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D Conduite du changement acheteurs, prescripteurs et direction
Comment faire en sorte que le mcanisme dadhsion soit vertueux et accept
par les services cliniques ?

Quels sont les obstacles la mise en uvre


dun mcanisme dadhsion ? Il existe des solutions

Les efforts des services cliniques sont 1 Lapproche retenue pour lvaluation devra se
difficilement mesurables, donc lvaluation ne baser sur une conjonction de plusieurs
sera pas juste critres, pour donner la meilleure tendance
possible

Lhpital est dans une situation dficitaire, 2 Les services cliniques volontaires nattendent
donc il nest pas possible de redistribuer du pas forcment du budget, mais plutt une
budget aux services cliniques forme de souplesse dans la construction du
budget
Nous ne faisons rien car nous navons pas
dargent. Mais cest prcisment parce que nous
ne faisons rien que nous navons pas dargent.
- J. M. Keynes

Le systme ne doit pas induire de charges 3 Lvaluation se fera sur la base dune revue
prennes, pour ne pas finir par redonner annuelle, et les rsultats dune anne ne
tous les services prjugeront pas de ceux de lanne suivante

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D 1 Conduite du changement acheteurs, prescripteurs et direction
Lintressement des ples/ services cliniques permettra la ralisation du plan
dactions et pourrait sappuyer sur des critres dfinis dans le contrat de ple

Lobjectif est de mettre en place un dispositif dvaluation des actions mises en uvre par les services cliniques en se
basant sur un calcul issu de la conjonction de plusieurs critres

Niveaux atteindre et
Proposition de critres Evaluation du critre pondration de la note

Respect des engagements pris dans le contrat Engagement dans la dmarche Text
de ple de contractualisation et %
dobjectifs atteints
Contrat de ple qui comprend
des initiatives achats

Conduite dEPP (valuation des pratiques Lancement dEPP et tat Text


professionnelles) davancement
A discuter

Evolution du rsultat : diminution du dficit ou Evolution du rsultat Text


augmentation du bnfice du CREA

Diminution des consommations A dfinir Text


pharmaceutiques par patient

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D 2 Conduite du changement acheteurs, prescripteurs et direction
Le contrat de ple devra galement inclure les avantages qui seront accords
aux services cliniques engags dans la dmarche de gestion

Lobjectif est de proposer une rcompense aux cliniciens en change de leur engagement dans une dmarche de gestion saine
des finances de ltablissement

Quels sont les avantages qui pourraient tre accords aux services
Les cliniciens nattendent pas forcment cliniques qui jouent le jeu de la gestion saine ?
de recevoir du budget supplmentaire ou
de pouvoir grer leurs dpenses de Avantage Exemple
manire autonome
Facilits dinvestissement Simplification de la procdure
Nous faisons des efforts pour rduire (avec analyse des cots pour les quipements < 10k
nos consommations, nous prenons du complets)
temps pour travailler sur nos
dpenses, mais au final nous avons
Souplesse dans la gestion des Pool, intrim, heures
limpression dtre trait comme tout le
postes vacants supplmentaires, etc.
monde

Nous nattendons pas forcment du Souplesse dans les transferts/ Transfert dune partie des
budget supplmentaire, notre fongibilit dans les enveloppes gains mdicaments sur
satisfaction viendra du retour lenveloppe dispositifs
lquilibre de ltablissement, pour que mdicaux pour tester une
nous puissions exercer correctement nouvelle rfrence
et durablement
Enveloppe pour la vie du Equipements des lieux de vie
Nous sommes sensibles des service
marques de reconnaissance de la part
de nos directeurs

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D 3 Conduite du changement acheteurs, prescripteurs et direction
La mise en uvre du mcanisme dadhsion sintgrera dans les tapes cls
du dialogue de gestion

Lobjectif est dinstaurer un vritable dialogue de gestion en tablissement de sant


Dfinir et partager les objectifs lors de runions regroupant le chef de ple, les chefs de service, le directeur dlgu
du ple, la direction des finances et la direction des achats
Crer des occasions de partager les avances

1/ Rflexion sur les objectifs du 2/ Validation des objectifs du 3/ Prsentation du CREA anne
ple anne n ple anne n n-1

Fin anne n-1 Dcembre n-1 / Janvier n Avril n

Chef de ple Idem 1/ Idem 2/


Cadre suprieur de sant du ple Directeur dtablissement
Directeur dlgu du ple
Chefs de service
Pharmacie A moyen terme, lorsque la
Directeur financier dynamique de ple sera
compltement engage, le DAF
pourrait intervenir seulement en 2/

aller/ retour
En parallle Dfinition des
objectifs gnraux de
ltablissement

Directeur dtablissement
Prsident de CME

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