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Secrétariat général

Direction Générale des


ressources Humaines

Service des personnels ingénieurs,


administratifs, techniques, ouvriers,
sociaux et de santé, des bibliothèques
et des musées

Mission de la formation

SEMINAIRE DES AGENTS COMPTABLES


NOUVELLEMENT NOMMES EN EPLE

Dossier documentaire :

Statut et rôle de l’agent comptable


Michel CANEROT
Agent comptable
Lycée Louis Armand – Poitiers

octobre 2006

Téléport 2 – boulevard des Frères Lumière – 86963 Chasseneuil Futuroscope cedex


Le rôle de conseil de l’agent comptable

Cette mission est assez peu mise en évidence dans l’Education Nationale à la différence des
comptables publics des services du trésor où ce rôle a été mis en avant dès 1982 auprès des
collectivités territoriales.
Les références réglementaires à cette mission de conseil sont rares et éparses. Par ailleurs,
elles font plus référence à des fonctions formelles ou de contrôle qu’à une démarche de
conseil :
> article 40 du décret du 30 août 1985 : « lorsque le conseil d’administration d’un
établissement membre du groupement comptable est appelé à examiner une question relative
à l’organisation financière, l’agent comptable assiste aux travaux avec voix consultative ».
> circulaire du 28 mars 1988 (§ 2222) : « l’agent comptable participe de droit, avec voix
consultative, aux conseils d’administration des établissements…chaque fois que l’ordre du
jour comporte une question financière ».
> article 22-IV du code des marchés publics : « sont convoqués et peuvent participer aux
réunions de la commission d’appel d’offre…les comptables publics ».
Afin de participer à l’amélioration de la gestion des EPLE, la fonction de conseil de l’agent
comptable doit dépasser ces simples obligations légales.

1 – le conseil au quotidien

Dans la pratique il est essentiellement destiné au gestionnaire de l’établissement rattaché dont


l’agent comptable est le « conseiller technique » ( § 2222 circulaire de 1988). Mais le chef
d’établissement ne doit pas être tenu à l’écart, notamment dans le cadre des relations écrites
qui doivent s’effectuer sous couvert du chef d’établissement.

L’agent comptable peut ainsi être amené à :

> proposer des réponses aux préoccupations des établissements rattachés en matière de
comptabilité, budgétaire et juridique.

> diffuser des informations notamment en matière comptable et budgétaire : textes, articles de
revues professionnelles, démarches effectuées auprès de la cellule conseil du Rectorat ou de la
Trésorerie Générale. Cette fonction de veille juridique s’exerce surtout vis à vis des
gestionnaires qui peuvent aussi enrichir les échanges en apportant leurs propres données.

> proposer des fiches de procédures permettant de clarifier les attentes de l’agent comptable
(qui s’appuie sur des règles juridiques) et les modalités de leur mise en œuvre pour que
ordonnateur et comptable aient une référence commune en cas de dysfonctionnement.

> donner des informations claires sur les incidents (renvoi de mandats, observations) : dans
ce cas :privilégier l’écrit
motiver sa position en s’appuyant sur des références réglementaires précises
essayer de proposer des solutions

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> organiser des réunions régulières avec les gestionnaires (au moins deux fois par an) pour :
débattre des points de désaccord et ainsi désamorcer des risques de conflit
débattre des calendriers de travail qui peuvent ainsi être arrêtés en commun,
notamment pour les opérations de fin d’exercice et la fin de l’année scolaire
diffuser de nouvelles réglementations et débattre de leur application concrète
mettre au point des méthodes de travail qui assurent une meilleure efficacité du service
public sur l’ensemble de la chaîne comptable en fluidifiant ainsi le découpage strict du décret
de 1962. Le but est de simplifier les procédures, d’accélérer les délais, d’éviter les
suspensions de paiement, dans le respect des responsabilités de chacun.

> assister les nouveaux gestionnaires ou les gestionnaires en difficultés : outre l’aspect
humain, l’investissement en temps lié à cette assistance (y compris sur place) peut être
rapidement valorisé : harmonisation des méthodes de travail par rapport aux nôtres
efficacité de l’action publique (moins de rejets donc moins de retard)
allègement du travail de l’agent comptable au niveau du contrôle

2 – l’alerte ou le signalement

> en cas de problème dans la gestion financière et comptable de l’établissement rattaché, je


considère que l’agent comptable a un devoir d’alerte :
du chef d’établissement dans un premier temps
du rectorat dans les cas extrêmes
Cette alerte est nécessaire sur le plan déontologique, mais aussi utile dans la mesure où elle
peut permettre de mettre en place à temps un dispositif de soutien auprès de l’établissement
concerné. Enfin, l’agent comptable pourrait se voir reprocher son silence par la communauté
éducative et les autorités de tutelle en cas de désordres importants.

> la place de l’agent comptable dans l’évaluation et la notation du gestionnaire : il est invité
à émettre un avis sur la fiche de notation du gestionnaire. Cette fonction peut être conçue
comme une simple formalité écrite. Mais il paraît plus intéressant de saisir l’occasion pour en
faire un moment de rencontre avec le chef d’établissement et le gestionnaire débouchant sur
une évaluation des besoins éventuels de formation du gestionnaire.

3 – l’analyse financière rétrospective

Cette démarche d’analyse peut être mise en œuvre à tout moment sur la demande de
l’ordonnateur mais il me semble que le rapport accompagnant le compte financier peut servir
de support annuel à ce type d’analyse (voir exemple de rapport en annexe).

> faire un rapport écrit destiné à l’ordonnateur qui choisit de le diffuser ou non à son
conseil d’administration. Quoi qu’il en soit, l’agent comptable devant obligatoirement être
entendu par le conseil d’administration à l’occasion de la présentation du compte financier,
peut s’appuyer sur son rapport pour son intervention.
aux autorités de tutelle et à la chambre régionale des
comptes puisqu’il est joint au compte financier. Cette démarche est très importante dans la
perspective du « devoir de signalement » de l’agent comptable en cas de problèmes
comptables et financiers (qui ont la plupart du temps pour origine des problèmes de gestion).

> un rapport se contentant d’énumérer des chiffres est à mon sens inutile pour tout le monde
puisque ces données existent déjà dans le compte financier sur chiffres.

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> le rapport peut être utile s’il offre :
- une perspective dynamique dans le temps (évolutions sur trois ans) pour décrire les
grandes tendances budgétaires et financières
dans l’espace (comparaisons avec des établissements de
même nature s’il en existe dans l’agence comptable ou à partir de l’outil d’analyse que
propose le site de la DAF)

- un regard complet : analyse du compte de résultat donc de la classe 6 et 7 mais aussi


de l’évolution des principaux chapitres ou groupes de chapitres (service général, SAH,
enseignement technique)
analyse du bilan donc de l’évolution des réserves
analyse de la trésorerie et du fonds de roulement donc des
capacités de mobilisation réelles des réserves de l’établissement.

- un regard engagé : attirer l’attention sur les tendances inquiétantes ou les dérives
oser donner des conseils

Il est bien évident que dans un souci de gain de temps, il faut se constituer des outils d’analyse
qui peuvent être réutilisés d’une année sur l’autre.

4 – l’analyse financière prospective

> pour la caractériser, on peut utiliser les mêmes critères que pour l’analyse rétrospective :
perspective dynamique, regard engagé.

> par contre, elle n’a pas forcément besoin d’être complète : elle peut porter sur un aspect
particulier (exemple : service de restauration, évolution de la trésorerie, possibilité d’investir
avec des fonds propres…)

> il n’est pas besoin d’être un grand spécialiste pour conduire ce type d’analyse. Il faut :
de la rigueur et du bon sens
des indications comptables précises
une bonne définition des besoins et des objectifs avec l’ordonnateur.

5 – le contrôle de gestion

« Processus conçu pour apporter au décideur des analyses et informations fiables et


pertinentes, nécessaires à la prise de décision » => c’est donc du conseil et de l’analyse et non
du contrôle dans le sens où on l’entend traditionnellement : il n’a pas pour but de sanctionner
mais d’améliorer. Un cahier détachable a été réalisé sur ce sujet dans le cadre de la revue
« objectif établissement » (numéro de l’automne 2003).

> à mon avis, l’agent comptable peut difficilement mettre en place un dispositif de contrôle de
gestion dans un EPLE rattaché car il faut quand même bien connaître la structure à contrôler.
Toutefois, il est intéressant que l’agent comptable soit associé à cette démarche car :
il a une bonne connaissance des flux budgétaires et financiers
il peut disposer de données comparatives permettant de mettre en perspective certains
indicateurs

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il est le seul à pouvoir assurer la mise à jour de certains indicateurs : trésorerie,
comptes clients et fournisseurs…

> par contre, la mise en place d’un dispositif de contrôle de gestion est indispensable dans un
Greta et l’agent comptable peut y occuper une place centrale car il dispose à la fois des
qualités de l’auditeur interne avec une bonne connaissance de la structure
de l’auditeur externe : indépendance, regard extérieur.
Ce dispositif doit comprendre :
- des indicateurs économiques et de rentabilité : taux d’encadrement pédagogique, recettes
par heure stagiaire et/ou heure groupe, marge commerciale…
- des indicateurs commerciaux : mesure des objectifs et des réalisations, analyse des échecs…
- des indicateurs budgétaires : équilibres par secteurs d’activité, soldes intermédiaires de
gestion, suivi de la consommation des crédits…
- des indicateurs de ressources humaines : plan de charge, coût moyen des personnels…
- des indicateurs financiers : trésorerie, fonds de roulement, besoin en fonds de roulement,
écarts de facturation…

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Les priorités de l’agent comptable

Pourquoi les priorités de l’agent comptable ?

> parce que l’agent comptable ne peut pas tout voir : vu la masse des opérations et des
documents qui lui sont transmis,

> parce que l’agent comptable ne peut pas tout faire : il dispose de collaborateurs pour l’aider
dans sa tâche, collaborateurs dont il doit organiser le travail et orienter l’action à bon escient.

Ces deux limites peuvent être d’autant plus sensibles lorsque l’on débute dans la fonction.

Au delà des risques inhérents à la fonction, la responsabilité de l’agent comptable sera avant
tout appréciée sur la base :
- des diligences dont il aura fait preuve dans l’exercice de ses fonctions : il faut donc
bannir la passivité et le laisser aller qui sont des facteurs aggravants dans la mise en cause de
la responsabilité du comptable public.
Cette notion de diligences est récurrente dans de multiples arrêts de Chambres régionales des
comptes. Elle s’impose aux comptables publics depuis l’arrêté des Consuls du 19
Vendémiaire An XII.
- des dispositions qu’il aura prise pour organiser et contrôler son service.

Quelles priorités ?

Je propose un certain nombre de points sélectionnés à partir de la jurisprudence des chambres


régionales des comptes. Il s’agit de points qui reviennent le plus fréquemment dans les
quelques arrêts de débets qui concernent les agents comptables d’EPLE. Il est bien évident
que cette sélection n’a aucunement la prétention d’être exhaustive mais elle constitue un
balayage relativement complet des principaux points à contrôler.

Ils sont abordés de préférence sous un angle pratique (fiches techniques), avec certains outils
de travail personnels à l’appui, mais aussi avec des références juridiques.
Ces fiches sont bien entendu perfectibles au regard de votre propre lecture des textes
réglementaires cités et de l’expérience que vous vous forgerez dans votre poste, avec vos
collègues, auprès de la cellule de conseil de votre Rectorat.

Fiche n° 1 la gestion des disponibilités


Fiche n° 2 les créances non recouvrées
Fiche n° 3 les recettes non encaissées
Fiche n° 4 l’absence ou insuffisance de pièces justificatives
Fiche n° 5 le dépassement de crédits
Fiche n° 6 le paiement de rémunérations sans texte
Fiche n° 7 le non respect de la spécialité de certains crédits
Fiche n° 8 les soldes comptables inexpliqués
Fiche n° 9 les écritures non régularisées
Fiche n° 10 les discordances entre écritures
Fiche n° 11 le contrôle des régies
Fiche n° 12 le contrôle des stocks
Fiche n° 13 le contrôle du patrimoine

Priorités de l’AC 1/28


Fiche n° 1 la gestion des disponibilités

Les problèmes rencontrés sont surtout le « manquant en caisse », la perte de chèques, le retard
dans leur encaissement et le traitement des chèques impayés.

Références juridiques : l’article 60-IV de la loi du 23 février 1963 prévoit que la


responsabilité pécuniaire du comptable public se trouve engagée dès lors qu’un déficit ou un
manquant en deniers ou valeurs a été constaté…
que ce déficit soit avoué par l’AC (arrêt C. des Comptes du 24/9/1980, lycée de Cosne/Loire
qu’il ait été constaté lors du rapprochement entre écritures et situation réelle de la caisse lors
d’un contrôle sur place ou lors d’une sortie de fonction (arrêt C. des Comptes du 11/7/1984,
LP la colline à Montpellier)

1) les erreurs de caisse sont à l’origine de trois quart des débets concernant les agents
comptables d’EPLE. Il s’agit toutefois de petits débets puisque les EPLE ne manient
généralement pas des sommes importantes en liquidités.

- les causes de ces erreurs sont : . l’encaissement de faux billets ou fausse monnaie
. l’erreur de caisse en notre défaveur (dans le rendu de la
monnaie)
. le vol de liquidités

- les précautions à prendre : . les moyens de prévention sont peu nombreux compte tenu du
matériel dont nous disposons (pas de détecteur de faux billets) et de notre organisation (en
général pas de personnel spécialisé dans la vérification et le maniement des fonds). On peut
toutefois recommander de ne pas garder trop de fonds en caisse dans la mesure où nous
avons plus une fonction d’encaissement que de paiement => faire des dépôts réguliers au
Trésor public,
de ne pas garder la caisse hors du coffre quand elle ne sert pas
de confier le maniement des fonds de préférence à une seule
personne.
Pour concilier ces objectifs, des créneaux précis d’ouverture de la caisse peuvent être fixés et
portés à la connaissance des usagers. Bien entendu, ces créneaux sont à définir en fonction des
besoins de l’établissement : en principe le matin avant le déjeuner pour répondre aux achats
de repas.
. les moyens de contrôle ont pour but d’identifier les erreurs et
de prouver la diligence du comptable :
> faire réaliser un arrêté quotidien de la caisse et du livre de caisse par la personne chargée de
la caisse
> arrêter soi-même la caisse régulièrement : cet arrêté se traduit matériellement par la
signature du livre de caisse. Un rapprochement avec la comptabilité (solde débiteur du compte
531) complète ce contrôle.

2) les pertes de chèques : la perte de chèques n’est pas en soi irrémédiable. Le débiteur
concerné peut en effet refaire un chèque après avoir fait opposition auprès de sa banque sur le
chèque perdu. Néanmoins, cette opération peut engager des frais…et des complications pour
l’agent comptable si la responsabilité de son service dans la perte du chèque est engagée
(boite de dépôt de chèques non sécurisée…)

Priorités de l’AC 2/28


Les précautions à prendre sont les suivantes :
. concentrer de préférence le traitement des chèques sur un nombre limité de personnes,
. s’assurer de l’inviolabilité des « boites de dépôt de chèques » : il faut en effet apporter la
preuve de leur inviolabilité en cas de perte ou de vol de chèques qui peuvent générer des frais
d’opposition pour les usagers.

3) le retard dans l’encaissement des chèques fait peser un tout autre risque sur l’agent
comptable. En l’espèce, le comptable public peut se voir taxer de négligence s’il ne dépose
pas les chèques qu’il a reçu à l’encaissement dans un délai de 8 jours.
Ce délai de dépôt des chèques est défini par l’article 131-59 du code monétaire et financier.
Les juridictions financières condamnent la négligence du comptable public dont la créance est
devenue irrécouvrable parce qu’il a omis de présenter un chèque à l’encaissement dans les
délais prescrits (CRC Provence Côte d’Azur du 10 juin 2003 : commune de Sallagriffon –
voir revue du trésor mai 2004 p 299).
Ce délai de 8 jours est en effet à bien distinguer du délai (plus connu) de validité du chèque
bancaire de 1 an qui correspond au délai de prescription de l’action du porteur de chèque
bancaire contre le tireur du chèque.

Les précautions à prendre sont de faire traiter les chèques à l’encaissement très régulièrement
(au moins une fois par semaine) et exiger des régisseurs ne disposant pas d’un compte de
dépôt de fonds un envoi des chèques à l’agence comptable sous 48 heures (voir instruction
M9-R).

4) les chèques impayés :

Le non encaissement d’un chèque faute de provisions suffisantes doit conduire


immédiatement le comptable :
> à enregistrer son montant au débit du compte 5117 « chèques impayés » pour bien
l’identifier dans sa comptabilité,
> à prendre sans tarder des mesures pour régulariser la situation car :
- il ne dispose que d’un délai de un an, suite à la présentation du chèque à
l’encaissement (qui elle même doit se faire sous 8 jours – voir supra), pour agir contre le
tireur du chèque
- il doit faire preuve de diligences suffisantes au cas où dans ce délai la créance
devenait irrécouvrable (par la mise en liquidation judiciaire de l’intéressé par exemple – voir
jurisprudence Sallagriffon évoquée ci-dessus). Il faut préciser que le compte 5117 est un
compte d’imputation provisoire qui doit être apuré dans les meilleurs délais. Au besoin,
l’agent doit solliciter l’ordonnateur pour l’autoriser à reprendre les poursuites (CRC Provence
du 15 janvier 2003 « SITTOMAT » - revue du trésor décembre 2004 p 775).

Les précautions à prendre sont donc les suivantes :


> représenter rapidement à l’encaissement les chèques impayés en jouant sur les périodes a
priori favorables à l’approvisionnement du compte bancaire (début de mois)
> contacter rapidement le débiteur (lettre recommandée avec accusé de réception) en cas de
nouvel échec pour essayer d’obtenir un versement en espèces ou par mandat cash, fût-il
assorti d’un étalement du paiement
> engager des poursuites en cas d’échec des deux actions précédentes, sur la base de l’état
exécutoire lié à la créance.

Priorités de l’AC 3/28


Fiche n° 2 les créances non recouvrées

Références juridiques : - décret du 30 août 1985 art 44, 45, 46, 47


- circulaire du 28 mars 1988 § 412 et suivants.

Les principaux problèmes :


- la négligence : cela consiste pour l’agent comptable à rester inactif et à compromettre par sa
négligence le recouvrement de la créance de la collectivité. Les CRC qualifient ce
comportement par l’absence de diligences. (exemple : un agent comptable a été mis en débet
par la CRC de Bretagne car il est reste inactif dans les 13 mois qui ont séparé l’émission d’un
ordre de recettes envers une entreprise et la mise en redressement judiciaire de cette dernière
qui en a compromis le recouvrement) => le comptable qui a pris en charge des titres de
recettes est tenu de justifier de leur recouvrement, ou de leur inscription sur l’état des restes à
recouvrer et des diligences faites en vue de leur encaissement (cour des comptes 2 mars 1994
« LP hôtelier de Rouen » revue du trésor 1994 p 695). Il ne peut invoquer la désorganisation
des services de l’ordonnateur pour se soustraire à ses obligations (CC 9 décembre 2002
« réunion des musées de France »).
- la prescription : date au delà de laquelle le recouvrement de la créance ne peut être
poursuivi (variable selon les créances, elle est de un an pour les créances de pension et de
demi pension : Cour des Comptes 26 janvier 2006 « collège Mauron à Fayence »).
- l’annulation de la procédure du fait d’un vice de forme.

Les moyens pour y faire face :

1) être diligent : cette notion s’impose aux comptables publics depuis l’arrêté des consuls du
19 vendémiaire an XII. La cour des comptes a depuis précisé cette notion :
- les diligences doivent être adéquates, c’est à dire adaptées à la créance et aux circonstances
(par exemple faire saisir une rémunération lorsqu’un débiteur est salarié et que l’on connaît
son employeur).
- les diligences doivent être complètes : utiliser tous les moyens légaux à notre disposition.
- les diligences doivent être rapides pour prévenir la disparition de la créance ou
l’insolvabilité du débiteur. De simples appels téléphoniques (par ailleurs impossibles à
prouver) et l’envoi de lettres (quel que soit leur nombre, avec ou sans accusé de réception) ne
constituent pas des diligences rapides et complètes au delà d’un délai raisonnable (voir arrêt
cour des comptes n° 37475 du 7 juillet 2003 « école nationale des chartes » - revue du trésor
juin 2004 p 391). Les diligences sont suffisantes lorsque les actions entreprises ont abouties à
un certificat d’irrecouvrabilité délivré par un mandataire de justice ou à un jugement de
clôture pour insuffisance d’actif dans le cas d’une liquidation judiciaire (cour des comptes du
3 février 2003 « TPG des Hautes Pyrénées » - revue du trésor mars 2004 p 201)

Pour cela, il faut : - s’assurer que la créance est recouvrable lors de sa prise en charge et
maîtriser soi même le recouvrement : il n’appartient pas à l’ordonnateur de mener lui-même la
politique de recouvrement une fois l’ordre de recettes pris en charge, fût-ce pour des motifs
d’ordre sociaux. Toute décision relative aux délais de paiement par exemple relève du
comptable.

Priorités de l’AC 4/28


- assurer un contrôle régulier des créances par un examen au mois
mensuel des restes à recouvrer (soldes débiteurs des comptes de classe 4) et
surtout des créances contentieuses (solde débiteur du compte 416).

- faire des actes de recouvrement réguliers : l’examen des créances doit


donner lieu à des actions immédiates :
> actes amiables : la lettre de rappel, dont il ne faut pas abuser : en effet, faire une lettre de
rappel tous les mois pour la même créance ne dégage pas votre responsabilité ! Il faut assurer
une montée en puissance progressive des actes de poursuites dans un délai raisonnable et
compatible avec le délai de prescription de la créance. Or, dans un lycée, cela peut aller très
vite en matière de frais de cantine scolaires notamment dont le délai de prescription
communément admis est de un an.
> actes de poursuite : ces derniers sont soumis au visa préalable de l’ordonnateur qui a un
mois pour y répondre. En cas d’atermoiements récurrents de l’ordonnateur, il faut fixer
précisément ce délai par l’envoi d’un courrier sollicitant l’autorisation de poursuivre en
recommandé avec accusé de réception (§ 413.31 de la circulaire sus visée). Il appartient en
effet au comptable de produire les décisions de l’ordonnateur refusant d’autoriser les
poursuites (CRC Bretagne du 18 novembre 1996 « lycée Thépot » -revue du trésor 1998 p
110) ou à défaut prouver son absence de réponse.
Pour des développements plus complets sur les actes de poursuites, voir le document
spécifique au recouvrement)

2) éviter la prescription : voir fiche en annexe sur les délais de prescription (source idaf)

Quel que soit le délai de prescription admis, le travail du comptable va consister à interrompre
ce délai avant son terme s’il n’a pas réussi à recouvrer la créance. L’interruption de la
prescription fait repartir un nouveau délai d’égale durée pour obtenir le recouvrement complet
de la créance.

Les principaux moyens d’interruption à notre disposition sont :

> la reconnaissance de dette signée par le débiteur : à utiliser notamment lorsque l’on accorde
des délais. Il faut veiller à ce que ses termes soient précis (montant et objet de la créance) et
qu’elle soit datée et signée.
> le paiement partiel de la créance qui équivaut à une reconnaissance de dette.
> les actes de poursuite (commandement à payer, saisie…)
Attention ! - la lettre de rappel, même transmise en recommandé n’est pas un acte de
poursuite,
- confier un dossier à un huissier en vu de la réalisation d’actes de poursuites
ne dégage pas l’agent comptable de sa responsabilité. Il faut veiller à ce que l’huissier soit lui-
même diligent et fasse notamment les actes interruptifs de prescription. Il est donc
souhaitable de demander régulièrement à l’huissier l’état d’avancement de ses poursuites et
d’attirer son attention par écrit sur les risques de prescription.

Voir en annexe fiche sur les huissiers de justice

Cas particulier des créances sur des organismes dotés d’un comptable public : la déchéance
quadriennale.
Aux termes de l’article 1 de la loi du 31 décembre 1968, les créances détenues sur l’Etat, les
collectivités territoriales et les établissements publics dotés d’un comptable public sont

Priorités de l’AC 5/28


prescrites si elles n’ont pas été payées dans un délai de 4 ans à compter du 1 janvier de
l’année qui suit celle où les droits ont été acquis. De plus, les autorités administratives ne
peuvent renoncer à opposer la prescription (article 6 de la loi de 1968 modifié par décret 98-
81 du 11 février 1998). Seuls les assemblées délibérantes des collectivités territoriales ont
cette faculté.
Les comptables créanciers doivent donc mettre en œuvre des diligences rapides et complètes
adaptées à la situation en procédant aux actes prévus par l’article 2 de la loi du 31 décembre
1968 : - des demandes écrites, de préférence en recommandé avec accusé de réception. Les
rappels verbaux ne sont pas admis comme demande de paiement (Cour des Comptes 23 juin
2005 « syndicat d’agglomération nouvelle de Marne la Vallée »).
- les voies d’exécution ne pouvant être mises en œuvre à l’égard des collectivités
publiques, le comptable public doit saisir le préfet pour faire déclencher une procédure de
mandatement d’office (articles L 1612-15 et L 1612-16 du CGCT).
A noter que la prescription ne peut être opposée au demandeur si ce dernier ignorait
manifestement l’existence de sa créance (article 3 de la loi du 31 décembre 1968).

3) éviter l’annulation des poursuites pour vice de forme : Il faut pour cela :

> veiller au caractère exécutoire des titres de recette qui font l’objet de poursuites. Il peut
être obtenu de façon générale par l’apposition de la formule exécutoire par l’ordonnateur sur
les bordereaux d’ordres de recettes mais cette faculté est peu utilisée car les documents édités
par GFC ne le prévoient pas. Le caractère exécutoire sera donc obtenu le plus souvent de
façon individuelle par la signature du document type issu de GFC.
Un titre de recettes exécutoire ne peut, par contre, pas être émis pour le montant des
réparations à l’encontre de l’auteur clairement identifié de dégradations sur le domaine public.
Il faut au préalable obtenir une décision de justice.
> obtenir une autorisation de poursuite signée de l’ordonnateur. Une autorisation permanente
peut être accordée pour les seuls commandements. Les autres actes de poursuite doivent être
soumis au visa de l’ordonnateur au cas par cas.
> que les deux formalités précédentes soient antérieures à la réalisation de l’acte de
poursuite lui-même.

4) les moyens pour dégager sa responsabilité :

> obtenir le paiement intégral de la créance avant l’expiration du délai de prescription :


attention à l’utilisation abusive des fonds sociaux dont l’emploi ne peut être considéré comme
un mode de recouvrement.
> la remise gracieuse de la dette du débiteur fondée sur l’état de gêne de ce dernier (et non
sur les difficultés du recouvrement qui n’y sont pas forcément liées). La décision de remise
gracieuse est prise par le conseil d’administration (ou par le chef d’établissement en dessous
d’un seuil fixé par le conseil d’administration) après avis de l’agent comptable. Dans un cas
comme dans l’autre, elle donne lieu à établissement d’un acte qui servira de pièce justificative
à l’ordre d’annulation de recette.
> l’admission en non valeur de la créance en cas de recouvrement infructueux malgré les
diligences du comptable. L’agent comptable doit donc produire des pièces justifiant de ces
diligences : procès verbal de carence ou d’absence du débiteur établi par l’huissier… Elle est
prononcée par délibération du conseil d’administration.
Il faut noter que : - l’admission en non valeur ne libère pas le débiteur de sa dette
contrairement à la remise gracieuse car c’est une mesure qui s’applique au comptable et non

Priorités de l’AC 6/28


au débiteur. L’agent comptable doit donc reprendre le recouvrement si les conditions de
poursuites sont réouvertes ultérieurement (par le retour du débiteur par exemple).
- contrairement à ce que l’on croit généralement, l’admission en non
valeur ne décharge pas le comptable de sa responsabilité vis à vis du juge des comptes qui
peut estimer que l’irresponsabilité de la créance qui a justifié la non valeur découle de
l’absence de diligences (cour des comptes 13 mai 1996 « université de Nancy II » recueil cour
des comptes 59, cour des comptes 29 avril 1999 « lycée français de Bruxelles » revue du
trésor 2000 p 217)
obliger le comptable à reprendre les poursuites.
Par contre, peuvent être admises en non valeur des créances qui, bien qu’encore recouvrables,
supposeraient des diligences hors de proportion avec le montant de la recette possible (cour
des comptes 4 mai 2000 « université de Lille I » revue du trésor 2001 p 523).
- le refus de l’accord du conseil d’administration ne fait pas obstacle à
la décharge de responsabilité par la CRC si cette dernière estime que la créance était vraiment
irrécouvrable et que le comptable a été diligent.

Priorités de l’AC 7/28


Fiche n° 3 le défaut d’encaissement des recettes

Les principaux problèmes :

On peut citer : - l’absence de mise en recouvrement de recettes dont l’agent comptable


a eu connaissance et qui peut déboucher sur une prescription de créance. Par exemple, il en
est ainsi des créances de pension et demi pension qui se prescrivent sous le délai d’un an ( art
2272 du code civil) dont l’agent comptable a obligatoirement connaissance quand il s’agit de
son propre établissement puisqu’il en est aussi gestionnaire.
- l’annulation non fondée d’ordres de recettes.

Références juridiques :

Sur la mise en recouvrement :


. article 12A du décret du 29 décembre 1962 : il appartient aux comptables publics « dans la
limite des éléments dont ils disposent » de veiller à la mise en recouvrement des recettes en
sollicitant de l’ordonnateur l’émission d’ordres de recettes.
. arrêt cour des comptes du 25 juin 1936 « recette municipale de Bordeaux » régulièrement
rappelé en jurisprudence : CRC Provence du 19 juin 2003 « syndicat intercommunal des
transports publics de Cannes » - revue du trésor mai 2004 p 293, .
. article 45 du décret du 27 août 2004 : les ordonnateurs sont habilités à ne pas émettre d’ordre
de recettes pour les créances d’un montant inférieur à 30 € (ce qui ne dispense en rien les
agents comptables de leur obligation de signalement).

Sur les annulations d’ordres de recettes :


. article 81 du décret du 29 décembre 1962 : « toute erreur de liquidation au préjudice du
débiteur donne lieu à l’émission d’un ordre d’annulation ou de réduction de recettes. Cet ordre
indique les bases de la nouvelle liquidation.
. CRC Aquitaine du 12 mars 2003 « ASA de la Gélise » - revue du trésor mai 2004 p 285.

Les précautions à prendre :

1) une obligation de « signalement » :

Le comptable qui a connaissance d’une créance ou de faits générateurs d’une créance (CRC
Bretagne du 18 novembre 1996 « lycée Thépot de Quimper » - revue du trésor 1998 p 110)
est dans l’obligation de provoquer en temps utile l’émission d’un ordre de recettes par
l’ordonnateur. Il s’agit d’une obligation de moyens et non de résultat.
Il convient donc d’informer régulièrement l’ordonnateur par écrit des créances susceptibles de
faire l’objet d’ordres de recettes : créances de cantine scolaire, créances de subventions…
Mais le comptable ne sairait être tenu pour responsable si l’ordonnateur a engagé le
recouvrement des créances en cause avec retard (CC 6 février 2002 « institut de l’enfance »
revue du trésor 2004 p 99).
En dehors des obligations légales, on peut aussi considérer que ce « signalement » entre dans
la mission de conseil de l’agent comptable puisque le niveau d’émission des ordres de recettes
conditionne à la fois l’équilibre et la sincérité du budget d’exécution de l’EPLE.
Un modèle de tableau est proposé en annexe : il consiste à recenser mensuellement les soldes
des comptes de classe 4 et à proposer à l’ordonnateur des actions. En matière de recettes, il
s’agira bien sur d’émission d’ordres de recettes.

Priorités de l’AC 8/28


2) la justification impérative des ordres d’annulation de recettes (OAR) :

L’annulation ou la réduction d’un ordre de recettes ne peut avoir que pour seul objet de
rectifier une erreur matérielle commise par les services liquidateurs c’est à dire l’ordonnateur.
Par exemple : décompte erroné, désignation inexacte du débiteur…

En conséquence : - il est exclu de considérer l’OAR comme un moyen d’apurement des


créances que l’on n’arrive pas à recouvrer dans les délais,
- l’agent comptable doit contrôler, dans la limite des éléments dont il
dispose, que l’OAR n’est opéré qu’aux fins de rectifier une erreur matérielle. Il doit pour cela
veiller à ce que l’OAR soit accompagné de pièces justificatives suffisantes. Ainsi, les
multiples OAR qui concernent les remises d’ordre ou de principe sur les droits constatés de
pension ou demi pension doivent à mon sens être justifiés de façon précise (objet de la remise,
références légales ou décision du conseil d’administration pour les remises d’ordre, modalités
de liquidation).

Priorités de l’AC 9/28


Fiche n° 4 l’absence ou l’insuffisance de pièces justificatives

C’est une cause de mise en débet très fréquente car la règle est relativement claire à appliquer,
du moins pour les CRC.

Références juridiques : décret du 30 août 1985 article 52


décret 2003-301 du 2 avril 2003 et notamment son annexe
portant liste des pièces justificatives.
Articles revue du trésor décembre 2003 p 749 et objectif
établissement n° 19 hiver 2004 p 13.

La règle est effectivement claire puisqu’il existe une nomenclature (annexe du décret de
2003) qui doit constituer la « bible » commune de l’ordonnateur et de l’agent comptable.

1) la nomenclature s’applique pleinement aux EPLE

2) la nomenclature est obligatoire :


> pour le comptable qui doit exiger toutes les pièces justificatives prévues et uniquement ces
pièces,
> pour l’ordonnateur qui ne peut substituer de son propre chef, ou en application d’une
délibération de son conseil d’administration, des justificatifs autres que ceux prévus par la
nomenclature,
> pour le juge des comptes qui ne peut exiger que les contrôles des comptables portent sur des
pièces autres que celles énumérées par la nomenclature.

Il ne faut donc pas se « leurrer » sur la valeur :


- des certificats administratifs établis par l’ordonnateur pour justifier une dépense( ou une
recette d’ailleurs). En effet : la production de certificats administratifs ne saurait valablement
se substituer à une pièce justificative prévue par la nomenclature,
la production d’un certificat administratif en substitution d’une
pièces justificative s’analyse comme l’absence de production de cette dernière pour le juge.
En effet, seul l’original d’une facture, et non le double, peut constituer une justification
valable (cour des comptes 18 mars 1992 « collège Péguy à Bondoufle ».
Il faut donc limiter leur emploi à ce pour quoi il sont fait :
. expliquer exceptionnellement la perte d’une pièce justificative et son remplacement par un
duplicata (voir pour cela l’arrêt cour des comptes du 6 décembre 2004 « université de Paris
sud », revue du trésor 2005 p 611). Dans ce cas là, il appartient au comptable de s’assurer de
la véracité de cette certification en contrôlant s’il n’y a pas déjà eu paiement des dites factures
(CRC Rhône Alpes 4 mars 2004 « LP Degrugillier à Auchel », revue du trésor 2005 p 121).
. expliquer une pièce justificative complexe.
- des délibérations « miracle » du conseil d’administration visant à autoriser une dépense
particulière. La dite délibération, sous réserve du respect des règles liées à la légalité de l’acte,
ne dispense pas de la production des pièces justificatives prévues par la nomenclature et ne
peut s’y substituer.
- des circulaires ou instructions ministérielles n’ayant pas de valeur règlementaire (cour des
comptes 1 décembre 2003 « CHRU de Rouen » revue du trésor novembre 2004 p 709).

Priorités de l’AC 10/28


3) la nomenclature est exhaustive :

> lorsqu’une dépense est répertoriée dans la nomenclature : il n’y a pas de question à se
poser il faut l’appliquer.
> lorsqu’une dépense n’est pas répertoriée dans la nomenclature : le comptable doit se
demander, en se référant à une dépense similaire répertoriée dans la nomenclature, quelles
pièces justificatives lui sont nécessaires pour effectuer les contrôles qui lui incombent.
Il lui faut en général 2 catégories de pièces justificatives :
- celles qui fondent juridiquement la dépense (décision du CA ou de l’ordonnateur,
contrat ou convention, ordre de mission…)
- celles qui établissent la validité de la créance et comportent les éléments de
liquidation (facture, décompte…)

> observations sur les factures : voir note du centre de documentation du trésor public en
annexe.
- les factures doivent être détaillées :arrêt Cour de Comptes du 27/9/2001 « syndicat
mixte parc naturel du Vercors » : « une facture qui ne mentionne que des déplacements, frais
de séjour, frais de secrétariat et prestations intellectuelles ne correspond pas à la nomenclature
des pièces justificatives…La facture doit détailler la nature des prestations, leur date
d’exécution et s’il y a lieu les prix unitaires et les quantités ». Cet arrêt se fonde sur l’article
13 du décret du 29 décembre 1962 qui demande au comptable de contrôler l’exactitude des
calculs de liquidation.
Lorsque le prix facturé correspond à un forfait, le détail correspondant peut être donné par un
devis accepté par la personne habilitée. Dans ce cas, ce devis est également à produire à
l’appui du mandat.

- l’original est indispensable : . le principe : l’ordonnateur doit produire


l’original des pièces. La production d’une copie de la facture ne permet pas au comptable de
s’assurer de la régularité de la dépense : il lui incombe de produire les factures originales
justifiant le paiement pour dégager sa responsabilité (C Comptes 6 juillet 2005 TPG de la
Corrèze – revue du trésor juin 2006 p 369).
. la pratique : il est préférable, surtout pour les
factures, de demander l’original pour éviter les doubles paiements.
. l’exception : les pièces justificatives sous forme
de copies ou de duplicata doivent rester très exceptionnelles. Il est recommandé de demander
à l’ordonnateur d’attester que l’original a été égaré.

4) le comptable vérifie la régularité en la forme des pièces justificatives : => il n’est


pas juge de la légalité interne ni de l’opportunité des décisions de l’ordonnateur (conseil
d’Etat n° 232430 du 30 juillet 2003 « arrêt Marty » confirmant l’arrêt « Balme » de la même
juridiction du 5 février 1971)
Par contre, le comptable est amené, lors du contrôle de la validité de la créance, à examiner le
bloc juridique qui fonde l’acte, notamment les statuts qui fondent le champ de compétence de
l’EPLE. Ainsi, la présence de pièces justificatives faisant état d’une dépense ne relevant pas
de la compétence légale de l’EPLE, ne saurait autoriser l’agent comptable à procéder à la
prise en charge de la dépense. Il convient dans ce cas de suspendre le paiement et de
demander une délibération exécutoire du conseil d’administration (donc transmise
préalablement aux autorités de tutelle qui devraient exercer à cette occasion leur contrôle de
légalité).

Priorités de l’AC 11/28


Par ailleurs, le comptable est tenu de vérifier si les justificatifs qui lui sont présentés ne sont
pas contradictoires entre eux ou avec la documentation communément accessible au point de
constituer une irrégularité (cour des comptes 30 mars 2000 « commune d’Evreux » revue du
trésor 2001 p 19 + commentaire revue du trésor 2006 p 215).
=> les comptables n’ont pas non plus à refuser aux certifications délivrées par les
ordonnateurs (certification du service fait attestée par la signature du bordereau de mandats)
même s’ils ont des doutes sur la réalisation effective (cour des comptes 18 février 1999 « INP
de Grenoble » revue du trésor 2000 p 201). Le Conseil d’Etat se montre de plus en plus
restrictif quant aux contrôles que les comptables peuvent opérer sur les décisions prises par
les ordonnateurs (voir arrêt Marty).

. Les pièces sont régulières lorsque :

> elles émanent de l’organe compétent : attention aux compétences respectives du conseil
d’administration et du chef d’établissement telles que définies par le code de l’éducation dans
son article L 421-14, ainsi qu’aux personnes habilitées à signer les contrats (CRC Basse
Normandie du 6 novembre 2003 « commune de Honfleur – revue du trésor octobre 2004
p 623).
Attention ! dans l’EPLE, seul le chef d’établissement à la qualité d’ordonnateur et est donc
habilité à signer les pièces de dépense et de recettes. Mais depuis le décret 2005-1145 du 9
septembre 2005, il peut déléguer sa signature à ses adjoints ou à son gestionnaire (sauf s’il est
aussi agent comptable, principe de séparation ordonnateurs – comptables oblige).
Le comptable public, dans le cadre de son contrôle de légalité externe des pièces
justificatives, doit s’assurer : - de la compétence du signataire de l’acte (bons de commande
pour les marchés à commande, marchés, bordereaux de mandats, contrats de travail…) voir
CRC Ile de France 3 mai 2005 « maison de retraite de Viroflay » revue du trésor mai 2006 p
291.
- du caractère exécutoire de l’acte donnant délégation au
signataire des pièces justificatives (CRC Rhône Alpes 10 mars 2005 « département de la
Loire » revue du trésor mai 2006 p 291).
> elles sont exécutoires : le caractère exécutoire certifié par l’ordonnateur suffit à dégager la
responsabilité du comptable qui n’a pas à se préoccuper de son effectivité. Le défaut de
caractère exécutoire d’une pièce justificative soumise à transmission (acte du CA ou du chef
d’établissement) engage par contre la responsabilité du comptable (cour des comptes 28 avril
1993 « lycée Marmier à Pontarlier » recueil CC 59)
> elles comportent les mentions prévues par la nomenclature : voir les annexes de la
nomenclature, notamment sur le contenu des factures (annexe C) et les révisions de prix
(annexe E).
A noter une simplification : la signature du bordereau de mandats suffit pour attester du
service fait. L’ordonnateur n’a plus besoin de signer chaque facture pour attester du service
fait
> elles sont cohérentes entre elles : l’incohérence n’est pas en soi une cause de suspension de
paiement mais elle peut rendre impossible le contrôle de l’exactitude de la justification du
service fait ou de la liquidation. Dans ce cas, elle devient cause de suspension de paiement.
> elles présentent un caractère exécutoire : le défaut de caractère exécutoire est un cas
supplémentaire de suspension de paiement ne pouvant pas donner lieu à réquisition par
l’ordonnateur (art L 1617-3 du CGCT).. Pour cela, il faut exiger :
- soit l’acte avec les dates de réception et de publication attestées par l’ordonnateur
- soit l’attestation par l’ordonnateur du caractère exécutoire de l’acte

Priorités de l’AC 12/28


Il appartient au chef d’établissement, en sa qualité d’ordonnateur, de certifier sous sa propre
responsabilité auprès de l’agent comptable le caractère exécutoire des actes, conformément à
l’article 7 du décret du 29 décembre 1962.
(voir arrêt CRC Basse Normandie « commune de Honfleur » évoqué ci-dessus ainsi que
l’arrêt cour des comptes 23 novembre 1988 « école des hautes études en sciences sociales »
revue du trésor 2000 p 51 ou RFDA 2000 p 1122)
Voir par ailleurs le décret 2004-885 du 27 août 2004 et la circulaire du 5 octobre 2004 sur les
nouvelles modalités de contrôle des actes administratifs.

Les secteurs sensibles (pour lesquels il m’apparaît indispensable de veiller au respect de la


nomenclature)

1) les salaires et primes : voir fiche n° 6

2) les marchés publics : - application stricte de la nomenclature des pièces


justificatives (accessible sur le site internet du minefi rubrique collectivités territoriales) : il
faut notamment exiger le bordereau des prix pour vérifier l’exactitude de la liquidation des
factures s’y rapportant et veiller au respect des dispositions contractuelles notamment sur la
durée d’exécution du marché (voir cour des comptes 11 sept 2003 « SICECO » revue du
trésor nov 2004 p 692)
- problème de la vérification des prix : même si cela peut
paraître fastidieux (notamment pour les marchés de produits alimentaires), il faut s’astreindre
au moins à un contrôle par sondage pour prouver que l’on a fait « diligences ». Ce contrôle
devient plus compliqué lorsque les marchés comportent des formules de variation des prix. Il
appartient en principe à l’ordonnateur de fournir les éléments permettant de vérifier la bonne
application de la formule de révision (conformément à l’annexe E de la nomenclature).
- par contre, les comptables publics ne sont plus tenus au
contrôle de l’application des seuils de marchés par l’ordonnateur (voir pour cela le
commentaire de l’arrêt de la cour des comptes « école nationale de la magistrature » du 30
avril 2003 – revue du trésor mars 2004 p 207).

3) les contrats et conventions : attention :


> à l’existence et au caractère exécutoire des actes autorisant leur signature par le chef
d’établissement. La délibération du CA doit être antérieure à la signature du contrat lui-même.
L’agent comptable ne saurait prendre en charge les dépenses antérieures à la date d’effet du
contrat (voir revue du trésor novembre 2002 p 711), sauf caractère rétroactif de ce dernier
(cour des comptes 10 septembre 2001 « ENS Cachan » revue du trésor 2002 p 388 ou revue fr
de droit adm 2003 p 596).
> à la présence de la convention comme pièce justificative pour toute dépense y afférent (cour
des comptes du 20 octobre 1994 « commune de Calenzana recueil cour des compte 99). Par
ailleurs, si le contrat prévoit que le paiement doit s’accompagner de pièces particulières, le
comptable doit demander ces pièces avant de procéder au paiement ( cour des comptes 7 avril
1999 « commune de St Denis » revue du trésor 2000 p 362). De la même façon, si le contrat
prévoit des stipulations particulières, il appartient au comptable de veiller à leur exacte
application en demandant une pièce attestant de leur réalisation (cour des comptes 12 février
1999 « agence comptable des services industriels de l’armement ») et à ne pas aller au-delà
des dispositions contractuelles (CRC limousin 24 juin 2003 « EPLEA de Neuvic », revue du
trésor 2004 p 288 et 2005 p 607).

Priorités de l’AC 13/28


> au contenu des conventions : face à une convention imprécise et laconique, il appartient au
comptable de suspendre le paiement.
> aux dates de validité du contrat ou de la convention pour ne pas payer au-delà ou avant que
le contrat ne soit signé ou exécutoire lorsque ce dernier n’a pas d’effet rétroactif (CRC de
Lorraine du 31 août 2000 « district de Cattenom » revue du trésor 2001 p 290).
> aux révisions de prix (voir annexe E de la nomenclature qui définit les informations que doit
comporter la facture intégrant la révision de prix). Ces révisions doivent être conformes aux
dispositions contractuelles s’y rapportant et aux indices publiés sur le site de l’INSEE ou du
Moniteur (très coûteux : essayez d’entrer en relation avec un collègue dont l’établissement est
abonné au Moniteur des travaux publics et pourrait ainsi vous donner l’information).

4) les frais de déplacement : la nomenclature est très détaillée à ce sujet. Voir aussi son
annexe A.

Priorités de l’AC 14/28


fiche n° 5 les dépassements de crédits

La règle : - les autorisations de dépenses sont votées par chapitre,


- les crédits inscrits au chapitre sont limitatifs

> l’agent comptable ne peut pas, sur un chapitre donné, payer en dépassement des crédits
disponibles (représentés par la différence entre les crédits ouverts par le budget primitif ou les
décisions budgétaires modificatives et les dépenses déjà prises en charge). Une décision
budgétaire rétroactive ne peut être prise en considération pour dégager la responsabilité du
comptable.
Cette règle est simple à appliquer et intangible : la mise en débet est donc quasi automatique
en cas d’infraction.

Références juridiques : - CRC Alsace du 6 novembre 2003 « université Strasbourg III »


- CRC Aquitaine du 10 sept.1998 « université de Bordeaux II »
Voir revue du trésor décembre 2004 p 754

Les précautions à prendre sont relativement faciles à mettre en œuvre avec un minimum de
vigilance.

1) contrôler systématiquement la disponibilité des crédits avant la prise en charge des


mandats par rapprochement :
- du bordereau des mandats transmis par l’ordonnateur où les dépenses sont récapitulées par
chapitre,
- du document « budget édité » issu de la comptabilité générale (GFC comptabilité générale).

Il est préférable de s’appuyer sur le budget édité de la comptabilité générale et non sur la
situation des dépenses transmise par l’ordonnateur car il faut être sûr que les DBM aient bien
été transmises et intégrées en comptabilité générale au moment de la prise en charge des
opérations de dépenses..

2) veiller à n’intégrer les DBM que lorsque l’on reçoit les documents adéquats c’est à
dire les DBM revêtues du caractère exécutoire (15 jours après la réception du dernier accusé
de réception des autorités de contrôle selon le décret du 27 août 2004).

3) suivre régulièrement l’état de consommation des crédits des établissements


rattachés (consultation du document budget édité et/ou de la situation des dépenses engagées)
pour attirer l’attention des ordonnateurs sur les risques d’insuffisance de crédits, notamment à
partir des mois de septembre-octobre. En effet, les délais liés au contrôle de légalité, même
s’ils ont été assouplis par le décret du 27 août 2004, imposent de prendre les DBM assez tôt (à
mon avis au plus tard mi novembre) s’il l’on veut avoir le temps d’utiliser les crédits avant la
fin de l’exercice. Je rappelle à ce titre que l’exercice se termine le 31 décembre et que cette
période est amputée des vacances auxquelles les personnels peuvent légitimement aspirer, y
compris en agence comptable !

Priorités de l’AC 15/28


fiche n° 6 le paiement de rémunérations

C’est un des domaines d’activité où l’agent comptable doit faire preuve de la plus grande
vigilance parce qu’il est plus particulièrement contrôlé par les CRC et fait peser le plus grand
risque en terme de responsabilité compte tenu des sommes en jeu dans certains établissements
(Greta, établissements mutualisateurs de payes).

1) La règle à retenir absolument est simple :

- pas de rémunérations sans texte en vigueur fondant leur attribution (cour des
comptes du 5 mai 1988 « ENS horticole de Versailles – recueil de la cour des comptes 617).
Une simple décision ministérielle, sans qu’un texte législatif ou réglementaire autorise une
prime, n’est pas une pièce justificative suffisante (cour des comptes du 5 juillet 1967 « lycée
Decour à Paris » - recueil cour des comptes n° 111). De même le fait de payer au-delà des
dispositions réglementaires :
. sur la base d’une lettre ministérielle n’est pas fondé (cour des comptes 26 mai 2005 « centre
hospitalier du Mans » revue du trésor 2006 p 56, CRC centre 22 juin 1995 « LEP de Lucé »,
Cour des Comptes 6 juillet 2005 « TPG du Doubs » revue du trésor juin 2006 p 369)
. sur la base d’interprétations des textes comptables données par les ministères ou la direction
de la comptabilité publique (cour des comptes 1 octobre 1997 « lycée Thépot de Quimper »
revue du trésor 1998 p 165 et cour des comptes 14 sept 2001 « ENS Mines de St Etienne »
revue du trésor 2004 p 38)

- pas de versement de salaires ou indemnités sans délibération exécutoire du conseil


d’administration visant précisément les dits textes et fixant les modalités d’application,
même si les crédits ont été régulièrement ouverts au budget de l’établissement.
Lorsqu’il s’agit d’emplois permanents (contrats de droit public pour la plupart) la délibération
exécutoire du conseil d’administration doit créer les emplois avant que le chef d’établissement
ordonnateur ne signe le contrat de travail qui lui même ne peut donner lieu à exécution que
lorsqu’il est exécutoire.
Le comptable doit veiller à ce que les décisions produites à titre de pièces justificatives
émanent bien des organes délibérants (conseil d’administration) ou exécutifs (chef
d’établissement) de l’EPLE. Sa responsabilité ne saurait être couverte :
. par une décision du Recteur attribuant une indemnité ou un salaire devant être payé par
l’EPLE,
. par une délibération a posteriori du conseil d’administration régularisant la situation.
Voir CRC Lorraine du 17 avril 2003 « LP Dominique Labroise de Sarrebourg ».

2) Références juridiques : parmi les multiples jurisprudences déjà notées, citons :


. cour des comptes n° 29466 du 21 juin 2001 « régie autonome du centre d’oxygénation de
Briançon » - revue du trésor janvier 2002 p 47
. CRC Champagne Ardennes du 24 septembre 1992 « commune de Bourbonne les Bains » -
revue du trésor 1994 p 452
. CRC Nord Pas de Calais du 25 juin 2003 « caisse de crédit municipal de Lille » et CRC
Rhône Alpes du 15 mai 2003 « CHU de Grenoble » - revue du trésor février 2004 p 116

3) Les précautions à prendre :

Priorités de l’AC 16/28


- application stricte de la nomenclature (voir § 200 pour les rémunérations, § 202 pour
les primes et indemnités, § 21 pour les ces-cec-emplois jeunes, § 26 et annexe A pour les frais
de déplacement) : exiger toutes les pièces prévues avant paiement.

En matière d’indemnités et de prestations accessoires, les pièces justificatives suivantes


doivent être exigées (voir arrêt cour des comptes n° 28111 du 4 décembre 2000 « IUFM de
Créteil – revue du trésor janvier 2002 p 37 et CRC Nord Pas de Calais du 8 juillet 1992 et 6
janvier 1993 « commune de Courcelles » -recueil cour des comptes 1993) :
. décision du conseil d’administration octroyant la prime ou l’indemnité et précisant, soit
expressément, soit par référence à un texte législatif ou réglementaire régissant l’avantage en
cause, l’assiette et le montant global de la prime s’il y a lieu
les catégories de bénéficiaires
les conditions particulières de versement
l’assiette de la prime individuelle
le montant de la prime individuelle ou ses modalités de détermination
. décompte individuel comportant la référence à la décision ainsi que les éléments relatifs à
l’assiette de la prime, sa liquidation, son montant. Ce décompte peut présenter la forme d’un
arrêté de l’ordonnateur.
(voir réponse à question écrite d’un député : JO débats AN 21 mars 2006, revue du trésor juin
2006 p 38).
- veiller au caractère exécutoire des actes du conseil d’administration et/ou du chef
d’établissement qui fondent juridiquement la dépense, ainsi qu’au bon enchaînement des
décisions (une délibération du conseil d’administration qui régularise à posteriori un acte du
chef d’établissement ne dégagera pas le comptable de sa responsabilité s’il a payé une
rémunération).

- vérifier l’applicabilité des textes visés par la délibération pour justifier une
rémunération ou une indemnité.
On touche là à un domaine délicat : celui du contrôle de la légalité interne des actes qui,
normalement, n’est pas de la compétence du comptable mais des autorités de tutelle. Or
certaines CRC ont mis en jeu la responsabilité du comptable public dans le cadre du contrôle
de la validité des créances pour avoir payé des dépenses sur la base de délibérations
manifestement illégales.
Compte tenu du manque d’homogénéité actuel des contrôles de légalité et des sommes en jeu,
je suggère d’avoir une attitude très vigilante sur le sujet et donc de vérifier si le texte référencé
dans la délibération produite en pièce justificative est applicable au cas concerné.

- faire soi même un contrôle mensuel rapide des salaires versés pour les
établissements gérant des personnels permanents. Ce contrôle consiste à rapprocher :
> les emplois autorisés par le conseil d’administration
> la situation juridique et financière issue du contrat (taux d’activité, indice de rémunération)
donnant la rémunération mensuelle théorique
> la situation comptable c’est à dire le montant du salaire brut versé.
Il conviendra d’expliquer les écarts éventuels (rappels de rémunération, supplément
familial…) avant d’accepter de prendre en charge les mandats.
Ce type de contrôle peut s’appuyer sur un tableau du type de celui qui est joint en annexe de
la présente fiche. Il permet à l’agent comptable, qui délègue les opérations de contrôle à ses
collègues, d’avoir un contrôle rapide et régulier des opérations de dépenses liées aux
rémunérations.

Priorités de l’AC 17/28


Attention ! les EPLE qui ont recours à des prestataires de service pour la liquidation de leur
paye gardent la responsabilité de ces opérations, y compris lorsque ce prestataire de service
est la Trésorerie générale. Il est donc vivement recommandé à l’agent comptable de procéder
aux mêmes contrôles sur ces payes, une erreur de la Trésorerie générale dans les éléments de
liquidation ne les exonérant pas de leur responsabilité.

Priorités de l’AC 18/28


Fiche n° 7 non respect de la spécialité de certains crédits

Références juridiques : - article 44 décret du 30 août 1985 : « les produits attribués à


l’établissement avec une destination déterminée, les subventions des organismes publics et
privés, les dons et legs doivent conserver leur affectation ».
- circulaire du 28 mars 1988 § 342 sur les ressources affectées.

La règle : le cas pratique qui se pose le plus en EPLE est l’utilisation de subventions dont
l’objet est clairement déterminé à d’autres fins que celles prévues dans l’arrêté de subvention.
=> l’agent comptable doit veiller à ce que ces ressources soient exclusivement consacrées au
financement des dépenses autorisées par le bailleur de fonds.
Les cas de mise en débet concernent l’utilisation de fonds affectés pour rééquilibrer certains
chapitres qui sont sans rapport avec l’objet de la subvention (exemple : utiliser une subvention
accordée pour le financement d’une immobilisation particulière pour équilibrer le service
général).

Les précautions à prendre : c’est un contrôle qui n’est pas toujours facile à exercer pour
l’agent comptable car ses possibilités d’investigation sont limitées en la matière. Il faut donc :

> montrer que l’on a fait toutes les diligences possibles en exigeant des pièces justificatives
de nature à attester que l’ordonnateur à pleinement pris en compte la notion d’affectation des
recettes concernées. Je suggère de demander à l’appui de l’ordre de recettes constatant
budgétairement la recette affectée : - la copie de la décision attributive de la subvention qui
fixe son montant, son objet et ses éventuelles conditions,
- la copie des dépenses payées (factures passées en
comptabilité) qui justifient du respect du montant et de la nature des dépenses qui doit être
conforme aux conditions énoncées dans la décision attributive.

> être très vigilent sur les soldes débiteurs de comptes de classe 4 se rapportant à des crédits
affectés : cela revient à n’accepter les ordres de recettes que si l’on a l’assurance de recevoir la
subvention (la notification ou l’arrêté de subvention non conditionnée doit être produit en
pièces justificatives de l’ordre de recettes).

> inviter l’ordonnateur à suivre ces crédits soit en chapitres spéciaux (lorsque l’importance
de l’opération le justifie ou lorsque la réglementation l’exige), soit avec des codes de gestion
ce qui permet un repérage plus facile des dépenses concernant l’opération et un calcul plus
rapide de l’équilibre d’exécution de l’opération.

Priorités de l’AC 19/28


Fiche n° 8 les soldes inexpliqués

C’est un cas fréquent de mise en débet.

La règle :

> tous les soldes, des comptes de classe 4 et 5 plus le compte 275 essentiellement, doivent
être justifiés dans le cadre d’états de développement de soldes joints aux remises de service et
aux comptes financiers (voir cour des comptes 2 décembre 2004 « CH de Lavaur » revue du
trésor 2005 p 609).

> la justification des soldes doit être détaillée pour permettre l’identification des créanciers et
des débiteurs ainsi que les diligences apportées par l’agent comptable pour solder l’opération.

> une attention toute particulière doit être portée aux soldes débiteurs (qui enregistrent des
créances de l’EPLE vis à vis de débiteurs divers) puisque si l’agent comptable n’en obtient
pas le recouvrement, il devra en justifier ou être mis en débet.

Les précautions à prendre :

> la formulation de réserves à la remise de service : Il faut rappeler que


- elles doivent être produites dans les 6 mois qui suivent la remise de service. Six mois
supplémentaires peuvent être accordés par le Trésorier Payeur Général sur demande motivée)
- elles ne dispensent pas l’agent comptable d’essayer de trouver la solution et
notamment de faire des recherches pour arriver à expliquer les soldes en vertu du principe de
diligences.
- elles doivent être motivées : art 17 décret du 29 septembre 1964
- il ne faut pas hésiter à y recourir mais si cela paraît gênant vis à vis de notre collègue
sortant car, si aucune réserve n’est formulée, la responsabilité du comptable entrant peut se
substituer à celle du comptable sortant :
En matière de dépenses, même en l’absence de réserves du comptable entrant c’est la
responsabilité du comptable en fonction à la date du paiement litigieux qui sera mise en cause
En matière de recettes, la responsabilité du comptable entrant se trouve substituée à celle de
son prédécesseur dès lors, d’une part, que la créance n’était pas devenue irrécouvrable avant
son entrée en fonction et, d’autre part, qu’il n’a pas formulé de réserves (cour des comptes 24
février 2000 lycée Philippe de Girard à Avignon revue du trésor 2000 p 28).
La responsabilité du comptable entrant n’est pas engagée même en l’absence de réserves
lorsque :
. les créances étaient irrécouvrables à son entrée en fonction (cour des comptes 24 avril 1992
receveur des impôts du Finistère revue du trésor 1993 p 298),
. les créances étaient prescrites à son entrée en fonction ( cour des comptes 27 mars 1991 LP
Curial à Paris revue du trésor 1991 p 652 et 27 juin 1995 collège Arsène Fie à St Arnand de
Pusaye revue du trésor 1996 p 30),
. les désordres de la comptabilité rendent impossible l’établissement d’un état des restes à
recouvrer et que la discordance constatée ne pouvait être imputée qu’au comptable sortant,
. la mauvaise tenue des écritures rend impossible la connaissance des restes à recouvrer lors
de la prise de fonctions (cour des comptes 11 décembre 1991 « LP Jean Monnet à Lille » et 16
mai 2002 « LP château d’Espluches » revue du trésor 2003 p 229).

Priorités de l’AC 20/28


> les contrôles réguliers à la fois pour éviter et réparer des erreurs, et pour prouver que l’on
fait diligences. Pour cela, il convient :

- d’arrêter régulièrement le journal comptable : ne pas travailler sur une longue


période sur le seul brouillard donc avec des écritures non validées. Un rythme hebdomadaire
est un minimum, le journal devant normalement être validé quotidiennement. Cette habitude
est difficile à faire admettre à nos collègues qui n’aiment pas que les régularisations laissent
des traces dans les journaux mais il en va de la sincérité et de la lisibilité de notre comptabilité
que de faire admettre ce principe.

- de faire des contrôles des soldes de classe 4 et 5 réguliers : passer en revue tous les
mois la balance et les fiches comptes et établir un état de développement du solde justifié sur
la dite fiche. Des recherches seront entreprises, notamment à l’aide des journaux, en cas de
solde non justifié, ces recherches étant d’autant moins fastidieuses si l’on s’astreint à cette
périodicité mensuelle.

Priorités de l’AC 21/28


Fiche n° 9 les écritures non régularisées

Cette fiche est très succincte et simple mais elle est fondamentale pour éviter une mise en jeu
quasi systématique de l’agent comptable.

La règle :

Lorsqu’une régularisation d’écriture est demandée par une autorité de contrôle, il faut y
procéder sans délai.
Ces demandes de régularisation émanent généralement :
- d’observations de la Chambre régionale des comptes dans le cadre du jugement des
comptes. Il convient d’obtempérer même s’il s’agit souvent d’injonctions pour l’avenir.
- d’observations du Trésorier Payeur Général suite à un audit réalisé sur place.

Les précautions à prendre sont très simples :

> toujours répondre aux observations de la CRC, quitte à demander un délai supplémentaire
motivé. Il en va de même des rapports d’observation des auditeurs du Trésor s’il appellent une
réponse.

> procéder sans tarder aux régularisations demandées car la première chose que fait la CRC
quand elle examine un compte financier, ou l’Inspecteur principal vérificateur quand il audite
un établissement, c’est de lire le dernier jugement ou le dernier rapport et de vérifier que les
demandes de régularisations ou injonctions ont bien été suivies d’effet.

Priorités de l’AC 22/28


Fiche n° 10 les discordances entre écritures comptables

Les causes : erreur dans la passation des écritures


« bricolages » dans GFC sur les brouillards, donc avant validation des écritures
informations saisies dans la comptabilité de l’ordonnateur mais non transmises
en comptabilité générale…

Les précautions à prendre :

Un agent comptable ne verra pas sa responsabilité engagée parce qu’une écriture a été mal
passée ou qu’une erreur de compte a été faite ! La comptabilité en partie double à cette vertu
de permettre de détecter plus facilement les erreurs d’écritures comptables.

Là encore, l’essentiel est de montrer que l’on a été diligent. Il convient pour cela :

> de laisser des traces écrites pour toutes les opérations de régularisation, de rectification
Pour cela, il faut : - utiliser le journal pour procéder aux écritures de régularisation ce qui
sous entend que l’on valide régulièrement les brouillards (voir fiche n° 8).
- ne pas hésiter à accompagner les écritures de régularisation d’une note
portée directement sur le journal ou annexée. Il faut en effet beaucoup écrire en comptabilité
pour prouver ses diligences, pour justifier sa bonne foi, pour aider ses successeurs, soi même,
ou le juge des comptes à comprendre des opérations déjà anciennes..

> de faire des contrôles de cohérence réguliers :

Un document type de contrôle de cohérence est joint en annexe de la présente fiche. Il permet
d’effectuer un contrôle basique de la cohérence entre les soldes de la balance et divers
documents comptables émanant de l’agence comptable et de l’ordonnateur.

Il est proposé d’effectuer ce contrôle tous les mois (en même temps que la justification des
soldes) et d’archiver ces documents, toujours dans l’optique d’apporter la preuve de ses
diligences.

Toujours dans le même esprit, il est recommandé au comptable d’arrêter les registres
comptables servant de base à l’établissement de ce document en apposant sa signature et la
date sur les balances, le journal de caisse, le journal de banque…

Priorités de l’AC 23/28


Fiche n° 11 le contrôle des régies

La règle : « des régisseurs peuvent être chargés, pour le compte des comptables publics,
d’opérations d’encaissement ou de paiement » art. 18 du décret du 29 décembre 1962. Cet
aménagement au principe de séparation des ordonnateurs et des comptables trouve son origine
dans la nécessité de simplifier l’accès des usagers au service public et le fonctionnement de
ces mêmes services pour les opérations courantes.

Principaux textes :

- décret 62-1587 du 29 décembre 1962 modifié (article 18) portant règlement général de la
comptabilité publique
- décret 66-850 du 15 novembre 1966 modifié relatif à la responsabilité personnelle et
pécuniaire des régisseurs
- décret 92-681 du 20 juillet 1992 modifié relatif aux conditions d’organisation, de
fonctionnement et de contrôle des régies
- arrêté du 28 mai 1993 modifié le 3 septembre 2001 relatif à l’indemnité de responsabilité du
régisseur
- arrêté du 11 octobre 1993 modifié habilitant les chefs d’EPLE à instituer des régies
- arrêté du 27 décembre 2001 relatif au seuil de dispense de cautionnement des régisseurs

Principaux sites :

- www.minefi.gouv.fr : rubrique collectivités locales/comptabilité locale/les régies. On y


trouve des modèles de documents (arrêtés de création de régie, de nomination du
régisseur) :attention de les adapter aux textes spécifiques aux EPLE
- www.idaf.pleaide.education.gouv.fr : rubrique EPLE/documents/FAQ EPLE

Les avantages de la régie :

- la simplicité de mise en œuvre : la décision de création est prise sous forme d’arrêté par
l’ordonnateur après accord du TPG (ou silence de ce dernier 15 jours après réception des
pièces constitutives). Le comptable n’intervient que pour donner son agrément à la
nomination du régisseur, choisi par le chef d’établissement parmi son personnel. Des modèles
d’arrêtés figurent sur le site du MINEFI et peuvent être adaptés à nos propres contraintes (visa
des textes spécifiques aux EPLE).
- la variété des moyens de paiement : si le modèle de base reste la régie en numéraire, d’autres
moyens de paiement peuvent s’avérer intéressants : chèques, cartes bancaires (utile pour les
régies de voyage) liés à un compte de dépôt de fonds au trésor au nom du régisseur (prévoir
un délai d’un mois).

Les limites des régies :

- la nature des opérations pouvant être traitées par régie est limitativement énumérée par
l’arrêté du 11 octobre 1993. Pour les recettes : ventes de produits (objets confectionnés),

Priorités de l’AC 24/28


service d’hébergement (forfaits, tickets, cartes), remboursement de services rendus
(photocopies, dégradations), participation des familles aux voyages scolaires, taxe
d’apprentissage.
Pour les dépenses : achat de matériel et de fonctionnement dans la limite de 1500 € par
opération, frais liés aux sorties et voyages scolaires, secours urgents ou exceptionnels aux
élèves (issus de fonds sociaux ce qui exclut le versement des bourses et primes par ce biais).
- le montant de la régie est limité : pour les dépenses, l’avance est limitée à un sixième des
dépenses annuelles prévisibles qu’il aura à traiter. Ce plafond n’est pas aisé à déterminer mais
il ne saurait être assimilé à un sixième du budget de fonctionnement de l’établissement
puisque toutes les dépenses ne peuvent être traitées par la régie.
Cette disposition est trop réductrice pour les régies temporaires de voyages scolaires et aucune
disposition spécifique n’est prévue dans ce cas. Certaines Trésoreries Générales admettent
une dérogation à ce seuil en raisonnant par analogie aux régies temporaires des collectivités
locales pour lesquelles « le montant maximum de l’avance à consentir au régisseur est limité
au montant prévisible des dépenses à honorer pendant la durée de fonctionnement effectif de
la régie ».
Pour les recettes, le numéraire doit être reversé à l’agent comptable dès que le seuil de 1000€
est atteint.

Les obligations du régisseur :

- tenir une comptabilité qui puisse faire ressortir à tout moment l’encaisse de la régie de
recettes, la situation de l’avance de la régie de dépenses, le stock de valeurs gérées par le
régisseur (tickets). Cette comptabilité sera retracée sur un ou plusieurs documents qu’il
appartient au régisseur d’adapter à ses besoins mais qui remplisse au moins les fonctions
suivantes :
. livre journal qui enregistre (ou récapitule s’il y a des journaux divisionnaires) toutes les
opérations de dépense et de recette et dégage le montant des disponibilités.
. carnet de disponibilités et de banque qui présente pour chaque jour la situation de la caisse
et/ou du compte de dépôt au Trésor.
. registre à souches numéroté pour les recettes en numéraire.
- verser ses recettes régulièrement : le régisseur ne peut détenir un chèque plus de 24 h. Il doit
les transmettre régulièrement à l’agence comptable, ne serait-ce que pour que ce dernier ait
une vision fiable des restes à recouvrer
- verser régulièrement ses pièces de dépenses, au plus tard un mois après la date de paiement,
et effectuer les contrôles qui lui sont dévolus par la réglementation. En effet, le régisseur est
astreint aux mêmes contrôles que le comptables, hormis celui de l’existence et la disponibilité
des crédits : qualité de l’ordonnateur, exacte imputation, validité de la créance, pièce
justificative adéquate, caractère libératoire du règlement.

Les obligations du comptable : la surveillance et le contrôle des régies

Le juge des comptes attache une attention particulière à la notion de « diligences » lorsqu’il
est amené à juger les comptes. En matière de régies, cela consiste à :
- veiller au respect des règles de fonctionnement et notamment des délais de versement des
pièces et des fonds. Les régisseurs sont tenus de lui fournir tout document se rapportant à la
régie et notamment une balance mensuelle des comptes.
- effectuer régulièrement des contrôles, y compris sur place et à l’improviste au moins tous les
deux ans pour les régies pérennes. Ce contrôle comprend l’arrêté et le visa des registres
comptables, la reconnaissance des fonds et valeurs, l’établissement de la balance des comptes,

Priorités de l’AC 25/28


le contrôle des opérations (pièces justificatives) et des conditions de fonctionnement et
d’organisation de la régie. Il donne lieu à l’établissement d’un rapport communiqué au
régisseur qui peut apporter des réponses aux observations, puis à l’ordonnateur qui le vise.
Le décret 2004-737 du 21 juillet 2004 apporte une amélioration à la situation des comptables
publics en cas de mise en jeu de la responsabilité du régisseur. Les sommes dont les régisseurs
ont été « déclarés responsables mais qui ne pourraient pas être recouvrées, ne peuvent être mis
à la charge du comptable assignataire par le juge des comptes ou par le Ministre, sauf si le
débet est lié à une faute ou une négligence caractérisée commise par le comptable public à
l’occasion de son contrôle sur pièce ou sur place ». Cette disposition confirme la nécessité des
contrôles de régie et du sérieux qui doit les accompagner qui est par ailleurs rappelé par la
jurisprudence (cour des comptes 30 mai 2005 « muséum national d’histoire naturelle » revue
du trésor 2006 p 58) : le comptable peut être tenu de produire au juge des comptes les procès
verbaux de contrôle de régie qu’il a effectués.
Rappelons enfin que l’ordonnateur a lui aussi un devoir de surveillance au travers de la
communication de pièces comptables (balance des comptes, relevés de recettes, pièces
justificatives) et doit veiller au respect de l’acte constitutif de la régie, notamment pour la
nature des opérations réalisées.

Priorités de l’AC 26/28


Fiche n° 12 le contrôle des stocks

Références juridiques : art 12 décret du 29 décembre 1962


Art 41 alinéa 2 décret du 30 août 1985

La règle : lorsque l’agent comptable ne peut tenir lui-même la comptabilité des stocks, il en
exerce le contrôle. Les instructions données à ce sujet au préposé chargé de la tenue de la
comptabilité des stocks (le gestionnaire ou un magasinier) doivent avoir recueillies l’accord
de l’agent comptable qui demande qu’il soit procédé à l’inventaire annuel des stocks.

Les précautions à prendre :

> l’inventaire annuel est joint au compte financier où il permet de justifier le solde des
comptes de stock (classe 3) : compte 311 pour les denrées
compte 313 pour les matières d’œuvre

Il convient de bien vérifier que le total de l’état de développement des stocks fourni est
conforme au solde comptable du compte de classe 3 concerné.

> des vérifications périodiques peuvent être effectuées sur place (à l’occasion de la
vérification des régies par exemple – voir fiche n° 11). A cette occasion :
- demander la liste du stock et faire des vérifications par sondage,
- vérifier la bonne tenue de la comptabilité des stocks : enregistrement régulier des
entrées et des sorties
- établir un procès-verbal ou un rapport de vérification soumis pour signature au
gestionnaire ou au préposé et transmis à l’ordonnateur. En conserver un exemplaire à
l’agence comptable pour être en mesure, si besoin, de prouver que l’on a fait diligences en la
matière.

Priorités de l’AC 27/28


Fiche n° 13 le contrôle du patrimoine

Références juridiques : art 12 du décret du 29 décembre 1962

La règle :

Elle est relativement difficile à mettre en œuvre dans les EPLE compte tenu de la neutralité
budgétaire de la gestion de notre patrimoine (pas de véritable amortissement…) mais elle
relève de la mission de contrôle dévolue au comptable public par le décret de 1962.
L’agent comptable est ainsi censé vérifier l’existence physique des biens inscrits à l’inventaire
de l’établissement.

Les précautions à prendre :

> un contrôle sur pièces à partir de la production de l’état du patrimoine (inventaire


synthétique) qui est à rapprocher des soldes des comptes de classe 1 (pour les financements)
et de classe 2 (pour les immobilisations et dépréciations) de la balance :

- vérifier que le total des biens inscrits à l’inventaire correspond avec les soldes
débiteurs de la classe 2.
- vérifier que les financements externes recensés (subventions) correspondent avec les
soldes créditeurs des comptes correspondants de classe 1 (compte 13)
- vérifier que le montant des dépréciations correspond aux soldes débiteur du compte
1069 et créditeur des comptes 28 bis.

> un « nettoyage » régulier de l’inventaire peut être négocié avec l’ordonnateur afin que
l’inventaire comptable soit le plus proche possible de l’inventaire physique : il faut pour cela
que l’ordonnateur procède à des sorties régulières d’inventaire des matériels détériorés et hors
d’usage.
.

Priorités de l’AC 28/28


La convention de groupement comptable

1 – les textes :

art 39 décret 85-924 du 30 août 1985 modifié par l’article 7 du décret 2004-885 du 27
août 2004 :

sur la création des groupements comptables :

le décret du 27 août 2004 a le mérite de clarifier une situation pour le moins confuse et
génératrice de conflits avec les conseils d’administration d’EPLE :
« la création des groupements comptables est arrêtée par le Recteur d’Académie après avis
des conseils d’administration des EPLE intéressés et des collectivités territoriales de
rattachement ».
Ces dispositions rendent obsolète le § 2.2 de la circulaire 88-079 du 28 mars 1988.
Le Recteur peut ainsi modifier la carte des agences comptables des EPLE après avis des
conseils d’administration et non plus après leur accord.

Sur la convention de groupement comptable

Dans ce domaine le décret du 27 août 2004 est malheureusement beaucoup moins précis :
« une convention entre établissements membres (du groupement comptable) précise, en tant
que de besoin, les modalités de fonctionnement du groupement ».

Cette rédaction, qui ne remet pas fondamentalement en cause la rédaction de la circulaire de


1988 (§ 2211) soulève plusieurs problèmes :

1) le caractère facultatif de cette convention qui peut être passée « en tant que de besoin »,

2) même si le groupement comptable est constitué par décision du Recteur, il ne peut y avoir
de convention sans l’accord des conseil d’administration => on ne pourra donc appliquer les
dispositions financières ou d’organisation qui s’y rattachent, pénalisant ainsi le
fonctionnement de l’agence comptable.

3) le contenu de la convention : d’après la circulaire, la convention contient les dispositions


relatives au lieu d’implantation de l’agence comptable (dans ce domaine elle ne pourra
qu’entériner le choix du Recteur), le nombre et la qualité des fonctionnaires mis à la
disposition du groupement ainsi que la répartition de leur services entre établissement
d’origine et agence comptable (là aussi, cette disposition semble dépassée), les modalités de
répartition des charges de fonctionnement de l’agence comptable (papeterie, fournitures,
énergie..).

Convention de gpmt comptable 1/2


2 – la pratique : faire de la convention d’agence comptable un outil pour :

clarifier les relations avec l’ordonnateur : Il est pour cela proposé de préciser :

- la répartition des tâches : même si le décret du 29 décembre 1962 détermine clairement le


rôle de l’ordonnateur et du comptable, il vaut mieux le rappeler pour :
. être clair par rapport à des pratiques passées (par exemple la liquidation des droits constatés
par l’agence comptable)
. mettre en place des pratiques dérogatoires par rapport au décret mais pour lesquelles il ne
faut pas mélanger les responsabilités. Par exemple, si l’AC liquide les droits constatés c’est à
titre de « prestataire de service », comme cela pourrait être le cas pour la liquidation de
payes… => la responsabilité juridique et financière reste celle de l’ordonnateur
=> des moyens doivent être mis à disposition de l’AC pour cela.

- les modalités de répartition et de paiement des frais de fonctionnement de l’agence


comptable : je suggère de convenir d’un forfait pour simplifier les relations.

- la durée de la convention : en général un an renouvelé par tacite reconduction.

- les placements de trésorerie : la convention peut être l’occasion d’arrêter les modalités de
répartition des produits financiers (retenue en faveur de l’agence comptable ?)

améliorer le service public

exemple : prévoir un délai de règlement conventionnel comme l’autorise les décrets 2002-231
et 2002-232. L’AC peut accepter de réduire son délai légal de règlement (prévu par le décret à
15 jours) et donner ainsi plus de temps à l’ordonnateur pour effectuer son mandatement suite
à la réception de la facture (délai prévu par le décret de 30 jours).
En contrepartie, l’ordonnateur peut s’engager à mandater régulièrement pour éviter les gros
mandatement, respecter des calendriers de mandatement en fin d’exercice ou avant les
vacances notamment, isoler les paiements urgents (paiements en retard donc sous le coup de
liquidation d’intérêts moratoires)

Voir en annexe un exemple de convention de groupement comptable (parmi d’autres !)

Convention de gpmt comptable 2/2