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Mission de la formation
Dossier documentaire :
octobre 2006
Cette mission est assez peu mise en évidence dans l’Education Nationale à la différence des
comptables publics des services du trésor où ce rôle a été mis en avant dès 1982 auprès des
collectivités territoriales.
Les références réglementaires à cette mission de conseil sont rares et éparses. Par ailleurs,
elles font plus référence à des fonctions formelles ou de contrôle qu’à une démarche de
conseil :
> article 40 du décret du 30 août 1985 : « lorsque le conseil d’administration d’un
établissement membre du groupement comptable est appelé à examiner une question relative
à l’organisation financière, l’agent comptable assiste aux travaux avec voix consultative ».
> circulaire du 28 mars 1988 (§ 2222) : « l’agent comptable participe de droit, avec voix
consultative, aux conseils d’administration des établissements…chaque fois que l’ordre du
jour comporte une question financière ».
> article 22-IV du code des marchés publics : « sont convoqués et peuvent participer aux
réunions de la commission d’appel d’offre…les comptables publics ».
Afin de participer à l’amélioration de la gestion des EPLE, la fonction de conseil de l’agent
comptable doit dépasser ces simples obligations légales.
1 – le conseil au quotidien
> proposer des réponses aux préoccupations des établissements rattachés en matière de
comptabilité, budgétaire et juridique.
> diffuser des informations notamment en matière comptable et budgétaire : textes, articles de
revues professionnelles, démarches effectuées auprès de la cellule conseil du Rectorat ou de la
Trésorerie Générale. Cette fonction de veille juridique s’exerce surtout vis à vis des
gestionnaires qui peuvent aussi enrichir les échanges en apportant leurs propres données.
> proposer des fiches de procédures permettant de clarifier les attentes de l’agent comptable
(qui s’appuie sur des règles juridiques) et les modalités de leur mise en œuvre pour que
ordonnateur et comptable aient une référence commune en cas de dysfonctionnement.
> donner des informations claires sur les incidents (renvoi de mandats, observations) : dans
ce cas :privilégier l’écrit
motiver sa position en s’appuyant sur des références réglementaires précises
essayer de proposer des solutions
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> organiser des réunions régulières avec les gestionnaires (au moins deux fois par an) pour :
débattre des points de désaccord et ainsi désamorcer des risques de conflit
débattre des calendriers de travail qui peuvent ainsi être arrêtés en commun,
notamment pour les opérations de fin d’exercice et la fin de l’année scolaire
diffuser de nouvelles réglementations et débattre de leur application concrète
mettre au point des méthodes de travail qui assurent une meilleure efficacité du service
public sur l’ensemble de la chaîne comptable en fluidifiant ainsi le découpage strict du décret
de 1962. Le but est de simplifier les procédures, d’accélérer les délais, d’éviter les
suspensions de paiement, dans le respect des responsabilités de chacun.
> assister les nouveaux gestionnaires ou les gestionnaires en difficultés : outre l’aspect
humain, l’investissement en temps lié à cette assistance (y compris sur place) peut être
rapidement valorisé : harmonisation des méthodes de travail par rapport aux nôtres
efficacité de l’action publique (moins de rejets donc moins de retard)
allègement du travail de l’agent comptable au niveau du contrôle
2 – l’alerte ou le signalement
> la place de l’agent comptable dans l’évaluation et la notation du gestionnaire : il est invité
à émettre un avis sur la fiche de notation du gestionnaire. Cette fonction peut être conçue
comme une simple formalité écrite. Mais il paraît plus intéressant de saisir l’occasion pour en
faire un moment de rencontre avec le chef d’établissement et le gestionnaire débouchant sur
une évaluation des besoins éventuels de formation du gestionnaire.
Cette démarche d’analyse peut être mise en œuvre à tout moment sur la demande de
l’ordonnateur mais il me semble que le rapport accompagnant le compte financier peut servir
de support annuel à ce type d’analyse (voir exemple de rapport en annexe).
> faire un rapport écrit destiné à l’ordonnateur qui choisit de le diffuser ou non à son
conseil d’administration. Quoi qu’il en soit, l’agent comptable devant obligatoirement être
entendu par le conseil d’administration à l’occasion de la présentation du compte financier,
peut s’appuyer sur son rapport pour son intervention.
aux autorités de tutelle et à la chambre régionale des
comptes puisqu’il est joint au compte financier. Cette démarche est très importante dans la
perspective du « devoir de signalement » de l’agent comptable en cas de problèmes
comptables et financiers (qui ont la plupart du temps pour origine des problèmes de gestion).
> un rapport se contentant d’énumérer des chiffres est à mon sens inutile pour tout le monde
puisque ces données existent déjà dans le compte financier sur chiffres.
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> le rapport peut être utile s’il offre :
- une perspective dynamique dans le temps (évolutions sur trois ans) pour décrire les
grandes tendances budgétaires et financières
dans l’espace (comparaisons avec des établissements de
même nature s’il en existe dans l’agence comptable ou à partir de l’outil d’analyse que
propose le site de la DAF)
- un regard engagé : attirer l’attention sur les tendances inquiétantes ou les dérives
oser donner des conseils
Il est bien évident que dans un souci de gain de temps, il faut se constituer des outils d’analyse
qui peuvent être réutilisés d’une année sur l’autre.
> pour la caractériser, on peut utiliser les mêmes critères que pour l’analyse rétrospective :
perspective dynamique, regard engagé.
> par contre, elle n’a pas forcément besoin d’être complète : elle peut porter sur un aspect
particulier (exemple : service de restauration, évolution de la trésorerie, possibilité d’investir
avec des fonds propres…)
> il n’est pas besoin d’être un grand spécialiste pour conduire ce type d’analyse. Il faut :
de la rigueur et du bon sens
des indications comptables précises
une bonne définition des besoins et des objectifs avec l’ordonnateur.
5 – le contrôle de gestion
> à mon avis, l’agent comptable peut difficilement mettre en place un dispositif de contrôle de
gestion dans un EPLE rattaché car il faut quand même bien connaître la structure à contrôler.
Toutefois, il est intéressant que l’agent comptable soit associé à cette démarche car :
il a une bonne connaissance des flux budgétaires et financiers
il peut disposer de données comparatives permettant de mettre en perspective certains
indicateurs
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il est le seul à pouvoir assurer la mise à jour de certains indicateurs : trésorerie,
comptes clients et fournisseurs…
> par contre, la mise en place d’un dispositif de contrôle de gestion est indispensable dans un
Greta et l’agent comptable peut y occuper une place centrale car il dispose à la fois des
qualités de l’auditeur interne avec une bonne connaissance de la structure
de l’auditeur externe : indépendance, regard extérieur.
Ce dispositif doit comprendre :
- des indicateurs économiques et de rentabilité : taux d’encadrement pédagogique, recettes
par heure stagiaire et/ou heure groupe, marge commerciale…
- des indicateurs commerciaux : mesure des objectifs et des réalisations, analyse des échecs…
- des indicateurs budgétaires : équilibres par secteurs d’activité, soldes intermédiaires de
gestion, suivi de la consommation des crédits…
- des indicateurs de ressources humaines : plan de charge, coût moyen des personnels…
- des indicateurs financiers : trésorerie, fonds de roulement, besoin en fonds de roulement,
écarts de facturation…
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Les priorités de l’agent comptable
> parce que l’agent comptable ne peut pas tout voir : vu la masse des opérations et des
documents qui lui sont transmis,
> parce que l’agent comptable ne peut pas tout faire : il dispose de collaborateurs pour l’aider
dans sa tâche, collaborateurs dont il doit organiser le travail et orienter l’action à bon escient.
Ces deux limites peuvent être d’autant plus sensibles lorsque l’on débute dans la fonction.
Au delà des risques inhérents à la fonction, la responsabilité de l’agent comptable sera avant
tout appréciée sur la base :
- des diligences dont il aura fait preuve dans l’exercice de ses fonctions : il faut donc
bannir la passivité et le laisser aller qui sont des facteurs aggravants dans la mise en cause de
la responsabilité du comptable public.
Cette notion de diligences est récurrente dans de multiples arrêts de Chambres régionales des
comptes. Elle s’impose aux comptables publics depuis l’arrêté des Consuls du 19
Vendémiaire An XII.
- des dispositions qu’il aura prise pour organiser et contrôler son service.
Quelles priorités ?
Ils sont abordés de préférence sous un angle pratique (fiches techniques), avec certains outils
de travail personnels à l’appui, mais aussi avec des références juridiques.
Ces fiches sont bien entendu perfectibles au regard de votre propre lecture des textes
réglementaires cités et de l’expérience que vous vous forgerez dans votre poste, avec vos
collègues, auprès de la cellule de conseil de votre Rectorat.
Les problèmes rencontrés sont surtout le « manquant en caisse », la perte de chèques, le retard
dans leur encaissement et le traitement des chèques impayés.
1) les erreurs de caisse sont à l’origine de trois quart des débets concernant les agents
comptables d’EPLE. Il s’agit toutefois de petits débets puisque les EPLE ne manient
généralement pas des sommes importantes en liquidités.
- les causes de ces erreurs sont : . l’encaissement de faux billets ou fausse monnaie
. l’erreur de caisse en notre défaveur (dans le rendu de la
monnaie)
. le vol de liquidités
- les précautions à prendre : . les moyens de prévention sont peu nombreux compte tenu du
matériel dont nous disposons (pas de détecteur de faux billets) et de notre organisation (en
général pas de personnel spécialisé dans la vérification et le maniement des fonds). On peut
toutefois recommander de ne pas garder trop de fonds en caisse dans la mesure où nous
avons plus une fonction d’encaissement que de paiement => faire des dépôts réguliers au
Trésor public,
de ne pas garder la caisse hors du coffre quand elle ne sert pas
de confier le maniement des fonds de préférence à une seule
personne.
Pour concilier ces objectifs, des créneaux précis d’ouverture de la caisse peuvent être fixés et
portés à la connaissance des usagers. Bien entendu, ces créneaux sont à définir en fonction des
besoins de l’établissement : en principe le matin avant le déjeuner pour répondre aux achats
de repas.
. les moyens de contrôle ont pour but d’identifier les erreurs et
de prouver la diligence du comptable :
> faire réaliser un arrêté quotidien de la caisse et du livre de caisse par la personne chargée de
la caisse
> arrêter soi-même la caisse régulièrement : cet arrêté se traduit matériellement par la
signature du livre de caisse. Un rapprochement avec la comptabilité (solde débiteur du compte
531) complète ce contrôle.
2) les pertes de chèques : la perte de chèques n’est pas en soi irrémédiable. Le débiteur
concerné peut en effet refaire un chèque après avoir fait opposition auprès de sa banque sur le
chèque perdu. Néanmoins, cette opération peut engager des frais…et des complications pour
l’agent comptable si la responsabilité de son service dans la perte du chèque est engagée
(boite de dépôt de chèques non sécurisée…)
3) le retard dans l’encaissement des chèques fait peser un tout autre risque sur l’agent
comptable. En l’espèce, le comptable public peut se voir taxer de négligence s’il ne dépose
pas les chèques qu’il a reçu à l’encaissement dans un délai de 8 jours.
Ce délai de dépôt des chèques est défini par l’article 131-59 du code monétaire et financier.
Les juridictions financières condamnent la négligence du comptable public dont la créance est
devenue irrécouvrable parce qu’il a omis de présenter un chèque à l’encaissement dans les
délais prescrits (CRC Provence Côte d’Azur du 10 juin 2003 : commune de Sallagriffon –
voir revue du trésor mai 2004 p 299).
Ce délai de 8 jours est en effet à bien distinguer du délai (plus connu) de validité du chèque
bancaire de 1 an qui correspond au délai de prescription de l’action du porteur de chèque
bancaire contre le tireur du chèque.
Les précautions à prendre sont de faire traiter les chèques à l’encaissement très régulièrement
(au moins une fois par semaine) et exiger des régisseurs ne disposant pas d’un compte de
dépôt de fonds un envoi des chèques à l’agence comptable sous 48 heures (voir instruction
M9-R).
1) être diligent : cette notion s’impose aux comptables publics depuis l’arrêté des consuls du
19 vendémiaire an XII. La cour des comptes a depuis précisé cette notion :
- les diligences doivent être adéquates, c’est à dire adaptées à la créance et aux circonstances
(par exemple faire saisir une rémunération lorsqu’un débiteur est salarié et que l’on connaît
son employeur).
- les diligences doivent être complètes : utiliser tous les moyens légaux à notre disposition.
- les diligences doivent être rapides pour prévenir la disparition de la créance ou
l’insolvabilité du débiteur. De simples appels téléphoniques (par ailleurs impossibles à
prouver) et l’envoi de lettres (quel que soit leur nombre, avec ou sans accusé de réception) ne
constituent pas des diligences rapides et complètes au delà d’un délai raisonnable (voir arrêt
cour des comptes n° 37475 du 7 juillet 2003 « école nationale des chartes » - revue du trésor
juin 2004 p 391). Les diligences sont suffisantes lorsque les actions entreprises ont abouties à
un certificat d’irrecouvrabilité délivré par un mandataire de justice ou à un jugement de
clôture pour insuffisance d’actif dans le cas d’une liquidation judiciaire (cour des comptes du
3 février 2003 « TPG des Hautes Pyrénées » - revue du trésor mars 2004 p 201)
Pour cela, il faut : - s’assurer que la créance est recouvrable lors de sa prise en charge et
maîtriser soi même le recouvrement : il n’appartient pas à l’ordonnateur de mener lui-même la
politique de recouvrement une fois l’ordre de recettes pris en charge, fût-ce pour des motifs
d’ordre sociaux. Toute décision relative aux délais de paiement par exemple relève du
comptable.
2) éviter la prescription : voir fiche en annexe sur les délais de prescription (source idaf)
Quel que soit le délai de prescription admis, le travail du comptable va consister à interrompre
ce délai avant son terme s’il n’a pas réussi à recouvrer la créance. L’interruption de la
prescription fait repartir un nouveau délai d’égale durée pour obtenir le recouvrement complet
de la créance.
> la reconnaissance de dette signée par le débiteur : à utiliser notamment lorsque l’on accorde
des délais. Il faut veiller à ce que ses termes soient précis (montant et objet de la créance) et
qu’elle soit datée et signée.
> le paiement partiel de la créance qui équivaut à une reconnaissance de dette.
> les actes de poursuite (commandement à payer, saisie…)
Attention ! - la lettre de rappel, même transmise en recommandé n’est pas un acte de
poursuite,
- confier un dossier à un huissier en vu de la réalisation d’actes de poursuites
ne dégage pas l’agent comptable de sa responsabilité. Il faut veiller à ce que l’huissier soit lui-
même diligent et fasse notamment les actes interruptifs de prescription. Il est donc
souhaitable de demander régulièrement à l’huissier l’état d’avancement de ses poursuites et
d’attirer son attention par écrit sur les risques de prescription.
Cas particulier des créances sur des organismes dotés d’un comptable public : la déchéance
quadriennale.
Aux termes de l’article 1 de la loi du 31 décembre 1968, les créances détenues sur l’Etat, les
collectivités territoriales et les établissements publics dotés d’un comptable public sont
3) éviter l’annulation des poursuites pour vice de forme : Il faut pour cela :
> veiller au caractère exécutoire des titres de recette qui font l’objet de poursuites. Il peut
être obtenu de façon générale par l’apposition de la formule exécutoire par l’ordonnateur sur
les bordereaux d’ordres de recettes mais cette faculté est peu utilisée car les documents édités
par GFC ne le prévoient pas. Le caractère exécutoire sera donc obtenu le plus souvent de
façon individuelle par la signature du document type issu de GFC.
Un titre de recettes exécutoire ne peut, par contre, pas être émis pour le montant des
réparations à l’encontre de l’auteur clairement identifié de dégradations sur le domaine public.
Il faut au préalable obtenir une décision de justice.
> obtenir une autorisation de poursuite signée de l’ordonnateur. Une autorisation permanente
peut être accordée pour les seuls commandements. Les autres actes de poursuite doivent être
soumis au visa de l’ordonnateur au cas par cas.
> que les deux formalités précédentes soient antérieures à la réalisation de l’acte de
poursuite lui-même.
Références juridiques :
Le comptable qui a connaissance d’une créance ou de faits générateurs d’une créance (CRC
Bretagne du 18 novembre 1996 « lycée Thépot de Quimper » - revue du trésor 1998 p 110)
est dans l’obligation de provoquer en temps utile l’émission d’un ordre de recettes par
l’ordonnateur. Il s’agit d’une obligation de moyens et non de résultat.
Il convient donc d’informer régulièrement l’ordonnateur par écrit des créances susceptibles de
faire l’objet d’ordres de recettes : créances de cantine scolaire, créances de subventions…
Mais le comptable ne sairait être tenu pour responsable si l’ordonnateur a engagé le
recouvrement des créances en cause avec retard (CC 6 février 2002 « institut de l’enfance »
revue du trésor 2004 p 99).
En dehors des obligations légales, on peut aussi considérer que ce « signalement » entre dans
la mission de conseil de l’agent comptable puisque le niveau d’émission des ordres de recettes
conditionne à la fois l’équilibre et la sincérité du budget d’exécution de l’EPLE.
Un modèle de tableau est proposé en annexe : il consiste à recenser mensuellement les soldes
des comptes de classe 4 et à proposer à l’ordonnateur des actions. En matière de recettes, il
s’agira bien sur d’émission d’ordres de recettes.
L’annulation ou la réduction d’un ordre de recettes ne peut avoir que pour seul objet de
rectifier une erreur matérielle commise par les services liquidateurs c’est à dire l’ordonnateur.
Par exemple : décompte erroné, désignation inexacte du débiteur…
C’est une cause de mise en débet très fréquente car la règle est relativement claire à appliquer,
du moins pour les CRC.
La règle est effectivement claire puisqu’il existe une nomenclature (annexe du décret de
2003) qui doit constituer la « bible » commune de l’ordonnateur et de l’agent comptable.
> lorsqu’une dépense est répertoriée dans la nomenclature : il n’y a pas de question à se
poser il faut l’appliquer.
> lorsqu’une dépense n’est pas répertoriée dans la nomenclature : le comptable doit se
demander, en se référant à une dépense similaire répertoriée dans la nomenclature, quelles
pièces justificatives lui sont nécessaires pour effectuer les contrôles qui lui incombent.
Il lui faut en général 2 catégories de pièces justificatives :
- celles qui fondent juridiquement la dépense (décision du CA ou de l’ordonnateur,
contrat ou convention, ordre de mission…)
- celles qui établissent la validité de la créance et comportent les éléments de
liquidation (facture, décompte…)
> observations sur les factures : voir note du centre de documentation du trésor public en
annexe.
- les factures doivent être détaillées :arrêt Cour de Comptes du 27/9/2001 « syndicat
mixte parc naturel du Vercors » : « une facture qui ne mentionne que des déplacements, frais
de séjour, frais de secrétariat et prestations intellectuelles ne correspond pas à la nomenclature
des pièces justificatives…La facture doit détailler la nature des prestations, leur date
d’exécution et s’il y a lieu les prix unitaires et les quantités ». Cet arrêt se fonde sur l’article
13 du décret du 29 décembre 1962 qui demande au comptable de contrôler l’exactitude des
calculs de liquidation.
Lorsque le prix facturé correspond à un forfait, le détail correspondant peut être donné par un
devis accepté par la personne habilitée. Dans ce cas, ce devis est également à produire à
l’appui du mandat.
> elles émanent de l’organe compétent : attention aux compétences respectives du conseil
d’administration et du chef d’établissement telles que définies par le code de l’éducation dans
son article L 421-14, ainsi qu’aux personnes habilitées à signer les contrats (CRC Basse
Normandie du 6 novembre 2003 « commune de Honfleur – revue du trésor octobre 2004
p 623).
Attention ! dans l’EPLE, seul le chef d’établissement à la qualité d’ordonnateur et est donc
habilité à signer les pièces de dépense et de recettes. Mais depuis le décret 2005-1145 du 9
septembre 2005, il peut déléguer sa signature à ses adjoints ou à son gestionnaire (sauf s’il est
aussi agent comptable, principe de séparation ordonnateurs – comptables oblige).
Le comptable public, dans le cadre de son contrôle de légalité externe des pièces
justificatives, doit s’assurer : - de la compétence du signataire de l’acte (bons de commande
pour les marchés à commande, marchés, bordereaux de mandats, contrats de travail…) voir
CRC Ile de France 3 mai 2005 « maison de retraite de Viroflay » revue du trésor mai 2006 p
291.
- du caractère exécutoire de l’acte donnant délégation au
signataire des pièces justificatives (CRC Rhône Alpes 10 mars 2005 « département de la
Loire » revue du trésor mai 2006 p 291).
> elles sont exécutoires : le caractère exécutoire certifié par l’ordonnateur suffit à dégager la
responsabilité du comptable qui n’a pas à se préoccuper de son effectivité. Le défaut de
caractère exécutoire d’une pièce justificative soumise à transmission (acte du CA ou du chef
d’établissement) engage par contre la responsabilité du comptable (cour des comptes 28 avril
1993 « lycée Marmier à Pontarlier » recueil CC 59)
> elles comportent les mentions prévues par la nomenclature : voir les annexes de la
nomenclature, notamment sur le contenu des factures (annexe C) et les révisions de prix
(annexe E).
A noter une simplification : la signature du bordereau de mandats suffit pour attester du
service fait. L’ordonnateur n’a plus besoin de signer chaque facture pour attester du service
fait
> elles sont cohérentes entre elles : l’incohérence n’est pas en soi une cause de suspension de
paiement mais elle peut rendre impossible le contrôle de l’exactitude de la justification du
service fait ou de la liquidation. Dans ce cas, elle devient cause de suspension de paiement.
> elles présentent un caractère exécutoire : le défaut de caractère exécutoire est un cas
supplémentaire de suspension de paiement ne pouvant pas donner lieu à réquisition par
l’ordonnateur (art L 1617-3 du CGCT).. Pour cela, il faut exiger :
- soit l’acte avec les dates de réception et de publication attestées par l’ordonnateur
- soit l’attestation par l’ordonnateur du caractère exécutoire de l’acte
4) les frais de déplacement : la nomenclature est très détaillée à ce sujet. Voir aussi son
annexe A.
> l’agent comptable ne peut pas, sur un chapitre donné, payer en dépassement des crédits
disponibles (représentés par la différence entre les crédits ouverts par le budget primitif ou les
décisions budgétaires modificatives et les dépenses déjà prises en charge). Une décision
budgétaire rétroactive ne peut être prise en considération pour dégager la responsabilité du
comptable.
Cette règle est simple à appliquer et intangible : la mise en débet est donc quasi automatique
en cas d’infraction.
Les précautions à prendre sont relativement faciles à mettre en œuvre avec un minimum de
vigilance.
Il est préférable de s’appuyer sur le budget édité de la comptabilité générale et non sur la
situation des dépenses transmise par l’ordonnateur car il faut être sûr que les DBM aient bien
été transmises et intégrées en comptabilité générale au moment de la prise en charge des
opérations de dépenses..
2) veiller à n’intégrer les DBM que lorsque l’on reçoit les documents adéquats c’est à
dire les DBM revêtues du caractère exécutoire (15 jours après la réception du dernier accusé
de réception des autorités de contrôle selon le décret du 27 août 2004).
C’est un des domaines d’activité où l’agent comptable doit faire preuve de la plus grande
vigilance parce qu’il est plus particulièrement contrôlé par les CRC et fait peser le plus grand
risque en terme de responsabilité compte tenu des sommes en jeu dans certains établissements
(Greta, établissements mutualisateurs de payes).
- pas de rémunérations sans texte en vigueur fondant leur attribution (cour des
comptes du 5 mai 1988 « ENS horticole de Versailles – recueil de la cour des comptes 617).
Une simple décision ministérielle, sans qu’un texte législatif ou réglementaire autorise une
prime, n’est pas une pièce justificative suffisante (cour des comptes du 5 juillet 1967 « lycée
Decour à Paris » - recueil cour des comptes n° 111). De même le fait de payer au-delà des
dispositions réglementaires :
. sur la base d’une lettre ministérielle n’est pas fondé (cour des comptes 26 mai 2005 « centre
hospitalier du Mans » revue du trésor 2006 p 56, CRC centre 22 juin 1995 « LEP de Lucé »,
Cour des Comptes 6 juillet 2005 « TPG du Doubs » revue du trésor juin 2006 p 369)
. sur la base d’interprétations des textes comptables données par les ministères ou la direction
de la comptabilité publique (cour des comptes 1 octobre 1997 « lycée Thépot de Quimper »
revue du trésor 1998 p 165 et cour des comptes 14 sept 2001 « ENS Mines de St Etienne »
revue du trésor 2004 p 38)
- vérifier l’applicabilité des textes visés par la délibération pour justifier une
rémunération ou une indemnité.
On touche là à un domaine délicat : celui du contrôle de la légalité interne des actes qui,
normalement, n’est pas de la compétence du comptable mais des autorités de tutelle. Or
certaines CRC ont mis en jeu la responsabilité du comptable public dans le cadre du contrôle
de la validité des créances pour avoir payé des dépenses sur la base de délibérations
manifestement illégales.
Compte tenu du manque d’homogénéité actuel des contrôles de légalité et des sommes en jeu,
je suggère d’avoir une attitude très vigilante sur le sujet et donc de vérifier si le texte référencé
dans la délibération produite en pièce justificative est applicable au cas concerné.
- faire soi même un contrôle mensuel rapide des salaires versés pour les
établissements gérant des personnels permanents. Ce contrôle consiste à rapprocher :
> les emplois autorisés par le conseil d’administration
> la situation juridique et financière issue du contrat (taux d’activité, indice de rémunération)
donnant la rémunération mensuelle théorique
> la situation comptable c’est à dire le montant du salaire brut versé.
Il conviendra d’expliquer les écarts éventuels (rappels de rémunération, supplément
familial…) avant d’accepter de prendre en charge les mandats.
Ce type de contrôle peut s’appuyer sur un tableau du type de celui qui est joint en annexe de
la présente fiche. Il permet à l’agent comptable, qui délègue les opérations de contrôle à ses
collègues, d’avoir un contrôle rapide et régulier des opérations de dépenses liées aux
rémunérations.
La règle : le cas pratique qui se pose le plus en EPLE est l’utilisation de subventions dont
l’objet est clairement déterminé à d’autres fins que celles prévues dans l’arrêté de subvention.
=> l’agent comptable doit veiller à ce que ces ressources soient exclusivement consacrées au
financement des dépenses autorisées par le bailleur de fonds.
Les cas de mise en débet concernent l’utilisation de fonds affectés pour rééquilibrer certains
chapitres qui sont sans rapport avec l’objet de la subvention (exemple : utiliser une subvention
accordée pour le financement d’une immobilisation particulière pour équilibrer le service
général).
Les précautions à prendre : c’est un contrôle qui n’est pas toujours facile à exercer pour
l’agent comptable car ses possibilités d’investigation sont limitées en la matière. Il faut donc :
> montrer que l’on a fait toutes les diligences possibles en exigeant des pièces justificatives
de nature à attester que l’ordonnateur à pleinement pris en compte la notion d’affectation des
recettes concernées. Je suggère de demander à l’appui de l’ordre de recettes constatant
budgétairement la recette affectée : - la copie de la décision attributive de la subvention qui
fixe son montant, son objet et ses éventuelles conditions,
- la copie des dépenses payées (factures passées en
comptabilité) qui justifient du respect du montant et de la nature des dépenses qui doit être
conforme aux conditions énoncées dans la décision attributive.
> être très vigilent sur les soldes débiteurs de comptes de classe 4 se rapportant à des crédits
affectés : cela revient à n’accepter les ordres de recettes que si l’on a l’assurance de recevoir la
subvention (la notification ou l’arrêté de subvention non conditionnée doit être produit en
pièces justificatives de l’ordre de recettes).
> inviter l’ordonnateur à suivre ces crédits soit en chapitres spéciaux (lorsque l’importance
de l’opération le justifie ou lorsque la réglementation l’exige), soit avec des codes de gestion
ce qui permet un repérage plus facile des dépenses concernant l’opération et un calcul plus
rapide de l’équilibre d’exécution de l’opération.
La règle :
> tous les soldes, des comptes de classe 4 et 5 plus le compte 275 essentiellement, doivent
être justifiés dans le cadre d’états de développement de soldes joints aux remises de service et
aux comptes financiers (voir cour des comptes 2 décembre 2004 « CH de Lavaur » revue du
trésor 2005 p 609).
> la justification des soldes doit être détaillée pour permettre l’identification des créanciers et
des débiteurs ainsi que les diligences apportées par l’agent comptable pour solder l’opération.
> une attention toute particulière doit être portée aux soldes débiteurs (qui enregistrent des
créances de l’EPLE vis à vis de débiteurs divers) puisque si l’agent comptable n’en obtient
pas le recouvrement, il devra en justifier ou être mis en débet.
- de faire des contrôles des soldes de classe 4 et 5 réguliers : passer en revue tous les
mois la balance et les fiches comptes et établir un état de développement du solde justifié sur
la dite fiche. Des recherches seront entreprises, notamment à l’aide des journaux, en cas de
solde non justifié, ces recherches étant d’autant moins fastidieuses si l’on s’astreint à cette
périodicité mensuelle.
Cette fiche est très succincte et simple mais elle est fondamentale pour éviter une mise en jeu
quasi systématique de l’agent comptable.
La règle :
Lorsqu’une régularisation d’écriture est demandée par une autorité de contrôle, il faut y
procéder sans délai.
Ces demandes de régularisation émanent généralement :
- d’observations de la Chambre régionale des comptes dans le cadre du jugement des
comptes. Il convient d’obtempérer même s’il s’agit souvent d’injonctions pour l’avenir.
- d’observations du Trésorier Payeur Général suite à un audit réalisé sur place.
> toujours répondre aux observations de la CRC, quitte à demander un délai supplémentaire
motivé. Il en va de même des rapports d’observation des auditeurs du Trésor s’il appellent une
réponse.
> procéder sans tarder aux régularisations demandées car la première chose que fait la CRC
quand elle examine un compte financier, ou l’Inspecteur principal vérificateur quand il audite
un établissement, c’est de lire le dernier jugement ou le dernier rapport et de vérifier que les
demandes de régularisations ou injonctions ont bien été suivies d’effet.
Un agent comptable ne verra pas sa responsabilité engagée parce qu’une écriture a été mal
passée ou qu’une erreur de compte a été faite ! La comptabilité en partie double à cette vertu
de permettre de détecter plus facilement les erreurs d’écritures comptables.
Là encore, l’essentiel est de montrer que l’on a été diligent. Il convient pour cela :
> de laisser des traces écrites pour toutes les opérations de régularisation, de rectification
Pour cela, il faut : - utiliser le journal pour procéder aux écritures de régularisation ce qui
sous entend que l’on valide régulièrement les brouillards (voir fiche n° 8).
- ne pas hésiter à accompagner les écritures de régularisation d’une note
portée directement sur le journal ou annexée. Il faut en effet beaucoup écrire en comptabilité
pour prouver ses diligences, pour justifier sa bonne foi, pour aider ses successeurs, soi même,
ou le juge des comptes à comprendre des opérations déjà anciennes..
Un document type de contrôle de cohérence est joint en annexe de la présente fiche. Il permet
d’effectuer un contrôle basique de la cohérence entre les soldes de la balance et divers
documents comptables émanant de l’agence comptable et de l’ordonnateur.
Il est proposé d’effectuer ce contrôle tous les mois (en même temps que la justification des
soldes) et d’archiver ces documents, toujours dans l’optique d’apporter la preuve de ses
diligences.
Toujours dans le même esprit, il est recommandé au comptable d’arrêter les registres
comptables servant de base à l’établissement de ce document en apposant sa signature et la
date sur les balances, le journal de caisse, le journal de banque…
La règle : « des régisseurs peuvent être chargés, pour le compte des comptables publics,
d’opérations d’encaissement ou de paiement » art. 18 du décret du 29 décembre 1962. Cet
aménagement au principe de séparation des ordonnateurs et des comptables trouve son origine
dans la nécessité de simplifier l’accès des usagers au service public et le fonctionnement de
ces mêmes services pour les opérations courantes.
Principaux textes :
- décret 62-1587 du 29 décembre 1962 modifié (article 18) portant règlement général de la
comptabilité publique
- décret 66-850 du 15 novembre 1966 modifié relatif à la responsabilité personnelle et
pécuniaire des régisseurs
- décret 92-681 du 20 juillet 1992 modifié relatif aux conditions d’organisation, de
fonctionnement et de contrôle des régies
- arrêté du 28 mai 1993 modifié le 3 septembre 2001 relatif à l’indemnité de responsabilité du
régisseur
- arrêté du 11 octobre 1993 modifié habilitant les chefs d’EPLE à instituer des régies
- arrêté du 27 décembre 2001 relatif au seuil de dispense de cautionnement des régisseurs
Principaux sites :
- la simplicité de mise en œuvre : la décision de création est prise sous forme d’arrêté par
l’ordonnateur après accord du TPG (ou silence de ce dernier 15 jours après réception des
pièces constitutives). Le comptable n’intervient que pour donner son agrément à la
nomination du régisseur, choisi par le chef d’établissement parmi son personnel. Des modèles
d’arrêtés figurent sur le site du MINEFI et peuvent être adaptés à nos propres contraintes (visa
des textes spécifiques aux EPLE).
- la variété des moyens de paiement : si le modèle de base reste la régie en numéraire, d’autres
moyens de paiement peuvent s’avérer intéressants : chèques, cartes bancaires (utile pour les
régies de voyage) liés à un compte de dépôt de fonds au trésor au nom du régisseur (prévoir
un délai d’un mois).
- la nature des opérations pouvant être traitées par régie est limitativement énumérée par
l’arrêté du 11 octobre 1993. Pour les recettes : ventes de produits (objets confectionnés),
- tenir une comptabilité qui puisse faire ressortir à tout moment l’encaisse de la régie de
recettes, la situation de l’avance de la régie de dépenses, le stock de valeurs gérées par le
régisseur (tickets). Cette comptabilité sera retracée sur un ou plusieurs documents qu’il
appartient au régisseur d’adapter à ses besoins mais qui remplisse au moins les fonctions
suivantes :
. livre journal qui enregistre (ou récapitule s’il y a des journaux divisionnaires) toutes les
opérations de dépense et de recette et dégage le montant des disponibilités.
. carnet de disponibilités et de banque qui présente pour chaque jour la situation de la caisse
et/ou du compte de dépôt au Trésor.
. registre à souches numéroté pour les recettes en numéraire.
- verser ses recettes régulièrement : le régisseur ne peut détenir un chèque plus de 24 h. Il doit
les transmettre régulièrement à l’agence comptable, ne serait-ce que pour que ce dernier ait
une vision fiable des restes à recouvrer
- verser régulièrement ses pièces de dépenses, au plus tard un mois après la date de paiement,
et effectuer les contrôles qui lui sont dévolus par la réglementation. En effet, le régisseur est
astreint aux mêmes contrôles que le comptables, hormis celui de l’existence et la disponibilité
des crédits : qualité de l’ordonnateur, exacte imputation, validité de la créance, pièce
justificative adéquate, caractère libératoire du règlement.
Le juge des comptes attache une attention particulière à la notion de « diligences » lorsqu’il
est amené à juger les comptes. En matière de régies, cela consiste à :
- veiller au respect des règles de fonctionnement et notamment des délais de versement des
pièces et des fonds. Les régisseurs sont tenus de lui fournir tout document se rapportant à la
régie et notamment une balance mensuelle des comptes.
- effectuer régulièrement des contrôles, y compris sur place et à l’improviste au moins tous les
deux ans pour les régies pérennes. Ce contrôle comprend l’arrêté et le visa des registres
comptables, la reconnaissance des fonds et valeurs, l’établissement de la balance des comptes,
La règle : lorsque l’agent comptable ne peut tenir lui-même la comptabilité des stocks, il en
exerce le contrôle. Les instructions données à ce sujet au préposé chargé de la tenue de la
comptabilité des stocks (le gestionnaire ou un magasinier) doivent avoir recueillies l’accord
de l’agent comptable qui demande qu’il soit procédé à l’inventaire annuel des stocks.
> l’inventaire annuel est joint au compte financier où il permet de justifier le solde des
comptes de stock (classe 3) : compte 311 pour les denrées
compte 313 pour les matières d’œuvre
Il convient de bien vérifier que le total de l’état de développement des stocks fourni est
conforme au solde comptable du compte de classe 3 concerné.
> des vérifications périodiques peuvent être effectuées sur place (à l’occasion de la
vérification des régies par exemple – voir fiche n° 11). A cette occasion :
- demander la liste du stock et faire des vérifications par sondage,
- vérifier la bonne tenue de la comptabilité des stocks : enregistrement régulier des
entrées et des sorties
- établir un procès-verbal ou un rapport de vérification soumis pour signature au
gestionnaire ou au préposé et transmis à l’ordonnateur. En conserver un exemplaire à
l’agence comptable pour être en mesure, si besoin, de prouver que l’on a fait diligences en la
matière.
La règle :
Elle est relativement difficile à mettre en œuvre dans les EPLE compte tenu de la neutralité
budgétaire de la gestion de notre patrimoine (pas de véritable amortissement…) mais elle
relève de la mission de contrôle dévolue au comptable public par le décret de 1962.
L’agent comptable est ainsi censé vérifier l’existence physique des biens inscrits à l’inventaire
de l’établissement.
- vérifier que le total des biens inscrits à l’inventaire correspond avec les soldes
débiteurs de la classe 2.
- vérifier que les financements externes recensés (subventions) correspondent avec les
soldes créditeurs des comptes correspondants de classe 1 (compte 13)
- vérifier que le montant des dépréciations correspond aux soldes débiteur du compte
1069 et créditeur des comptes 28 bis.
> un « nettoyage » régulier de l’inventaire peut être négocié avec l’ordonnateur afin que
l’inventaire comptable soit le plus proche possible de l’inventaire physique : il faut pour cela
que l’ordonnateur procède à des sorties régulières d’inventaire des matériels détériorés et hors
d’usage.
.
1 – les textes :
art 39 décret 85-924 du 30 août 1985 modifié par l’article 7 du décret 2004-885 du 27
août 2004 :
le décret du 27 août 2004 a le mérite de clarifier une situation pour le moins confuse et
génératrice de conflits avec les conseils d’administration d’EPLE :
« la création des groupements comptables est arrêtée par le Recteur d’Académie après avis
des conseils d’administration des EPLE intéressés et des collectivités territoriales de
rattachement ».
Ces dispositions rendent obsolète le § 2.2 de la circulaire 88-079 du 28 mars 1988.
Le Recteur peut ainsi modifier la carte des agences comptables des EPLE après avis des
conseils d’administration et non plus après leur accord.
Dans ce domaine le décret du 27 août 2004 est malheureusement beaucoup moins précis :
« une convention entre établissements membres (du groupement comptable) précise, en tant
que de besoin, les modalités de fonctionnement du groupement ».
1) le caractère facultatif de cette convention qui peut être passée « en tant que de besoin »,
2) même si le groupement comptable est constitué par décision du Recteur, il ne peut y avoir
de convention sans l’accord des conseil d’administration => on ne pourra donc appliquer les
dispositions financières ou d’organisation qui s’y rattachent, pénalisant ainsi le
fonctionnement de l’agence comptable.
clarifier les relations avec l’ordonnateur : Il est pour cela proposé de préciser :
- les placements de trésorerie : la convention peut être l’occasion d’arrêter les modalités de
répartition des produits financiers (retenue en faveur de l’agence comptable ?)
exemple : prévoir un délai de règlement conventionnel comme l’autorise les décrets 2002-231
et 2002-232. L’AC peut accepter de réduire son délai légal de règlement (prévu par le décret à
15 jours) et donner ainsi plus de temps à l’ordonnateur pour effectuer son mandatement suite
à la réception de la facture (délai prévu par le décret de 30 jours).
En contrepartie, l’ordonnateur peut s’engager à mandater régulièrement pour éviter les gros
mandatement, respecter des calendriers de mandatement en fin d’exercice ou avant les
vacances notamment, isoler les paiements urgents (paiements en retard donc sous le coup de
liquidation d’intérêts moratoires)