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LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 0

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LES DIFFÉRENTES PARTIES


D'UNE LETTRE

1 EN-TÊTE....................................................................................................................................................... 3

2 LIEU ET DATE DE CRÉATION ................................................................................................................. 4

3 SUSCRIPTION.............................................................................................................................................. 5

4 RÉFÉRENCES .............................................................................................................................................. 6

5 OBJET ........................................................................................................................................................... 8

6 VEDETTE OU APPELLATION................................................................................................................... 9

7 CORPS DE LA LETTRE ............................................................................................................................ 10

8 SIGNATURE DE LA LETTRE .................................................................................................................. 11

9 PIÈCES JOINTES (ANNEXES) ................................................................................................................. 12

10 ESSENTIEL................................................................................................................................................. 13

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Formation et publication dans le cadre du décret sur la formation en cours de carrière du personnel de l'enseignement secondaire ordinaire, subsidiées par la Communauté française et le Fonds Social Européen - Objectif 1 Hainaut
LES DIFFÉRENTES PARTIES D'UNE LETTRE 1
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LES DIFFÉRENTES PARTIES


D'UNE LETTRE

OBJECTIFS

Etre capable:
Atteint Pas atteint

01 ♦ de reconnaître et de nommer les différentes parties


d'une lettre
02 ♦ d'expliquer la composition de:
− l'en-tête
− la suscription
− les références
− la signature
03 ♦ d'expliquer l'importance:
− de la date
− des références
− de la signature
− de la mention pièce jointe
04 ♦ de citer, de reconnaître et d'expliquer les différentes
parties qui composent le corps de la lettre

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• Place les mots suivants dans les cases correspondantes : objet - signature - lieu 1

d'expédition - date - références - annexe - corps de la lettre - en-tête -


suscription - vedette

Entraînez-vous
pour l'escalade!

081 56 21 21
081 56 21 20

RPM Namur
TVA BE0452 333 269
ING 351-0245102-81

En-tête

sa Musclor Jambes -03-25


allée de la Sueur 12
6464 BOURLERS Suscription Lieu d'expédition
Date
v/réf. JN/rt/56
n/réf. TN/pl/30 Références

votre livraison n° 528


Objet
Messieurs, Vedette
Corps de la
Votre chauffeur est bien passé, ce jour, nous livrer les plots de marquage, référence 1548510,
lettre hauteur 50 cm.

Comme à son habitude, il a déposé les articles dans notre hall d'entrée. Mais nous nous
sommes malheureusement aperçus que la quantité livrée n'était pas conforme. En effet, il
vient de nous livrer 50 plots alors que nous n'en avions commandé que 40. Vous le constate-
rez facilement en consultant le double de notre commande n° 71 en annexe.

Ne voyant pas d'utilisation pour les articles livrés en trop, nous vous prions de les récupérer
dès que possible.

Veuillez agréer, Messieurs, nos meilleures salutations.

Signature
Tom Mate
gérant
Annexe
pièce jointe: 1

1
Aide-toi du dictionnaire si cela est nécessaire.

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1 EN-TÊTE

L'en-tête est composé de différentes indications. C


Entraînez-vous
pour l'escalade!

081 56 21 21
A
081 56 21 20

RPM Namur
B
TVA BE0452 333 269
ING 351-0245102-81
A

L'en-tête est composé d'indications pratiques préalablement imprimées qui peuvent être
groupées en 3 classes distinctes:

− les indications d'identité de l'entreprise (voir A),


− les indications d'ordre juridique1 (voir B),
− les indications d'ordre publicitaire (voir C).

1
Elles correspondent aux obligations du commerçant lors de la création de son entreprise. Ces mentions sont
seulement obligatoires sur les documents commerciaux.

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2 LIEU ET DATE DE CRÉATION


Vous avez
encore oublié la
La date est d'une importance capitale car: date!

− elle fixe le point de départ des engagements pris par le signataire


(preuve en cas de litige);
− le correspondant fera référence au courrier précédent en
mentionnant la date;
− la lettre (chez le correspondant) et son double (chez l'expéditeur) seront conservés dans un
dossier dans lequel les documents seront classés chronologiquement.

Si la date ne figure pas sur la lettre, l'enveloppe doit être conservée (voir cachet de la poste).

• Indique la signification de chaque élément.

Mons 1999-05-14

Lieu Année Mois Jour


correspond à la localité
de l'expéditeur
Date

Il existe différents formats possibles:

− Mons 99-05-14
− Mons 99 05 14
− Mons 1999-05-14
− Mons 1999 05 14

Remarque

Le format suivant est toujours appliqué dans de nombreuses entreprises:

Mons, le 14 mai

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3 SUSCRIPTION

Suscrip… quoi? C'est l'indication du nom (la raison sociale pour une
entreprise), de la qualité ou du titre professionnel et de
l'adresse du destinataire.

Exemples

Monsieur Marc Assin sa Lacroix Madame Alice Tairik


rue Haute Pensée 34 Vieux Moulin 133 directrice
5190 ONOZ 7890 WODECQ Chaussée 28
4620 FLERON

Les mentions telles que "recommandé", "imprimé", "par avion", "express" figurent à la
première ligne et s'écrivent en lettres minuscules.

Exemple

recommandé

Monsieur le Dr C. Buyse
avenue Astrid 85 boîte 38
1040 BRUXELLES

Lorsqu'il s'agit d'une correspondance avec l'étranger, il faut utiliser la langue du pays sauf
pour le nom du pays.

Exemple

Herr Lothar Krieger


Scholstraβe 14
A-1030 WIEN
AUTRICHE

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Toutes les suscriptions reprises dans les exemples respectent les règles relatives aux normes
dactylographiques1.

Exemple

Madame Eve Engil majuscule au début de chaque mot


allée de la Sueur 12 tout en minuscules à l'exception de la première lettre du nom de la rue
6464 BOURLERS tout en majuscules

Remarques
• L'adresse du destinataire est représentée de la même manière sur l'enveloppe.
• Le nom de la voie de communicat ion c'est-à-dire avenue, boulevard, chaussée, chemin, ...
s'écrit tout en minuscules à l'exception de Grand-Place, Grand-Rue.

4 RÉFÉRENCES

Je dirais même
plus faut-il Les références identifient le courrier dans
Faut-il mettre mettre vos ou l'entreprise qui l'a émis ou qui le réceptionne.
nos ou vos nos références?
références?
Elles contiennent au minimum:

− les initiales de la personne qui signe,


− les initiales de la personne qui dactylographie.

Mais, il est préférable d'ajouter quelques


renseignements:

− le n° d'enregistrement de la lettre sur le registre


du courrier-départ,
− le symbole du service émetteur.

Exemple

SR/GT/S. Com./94

initiales de la personne initiales du dactylographe service émetteur n° d'enregistrement


qui signe en minuscules ou en majuscules

1
Normes dactylographiques: NBN Z 01-002 (1991) et NBN Z 01-003 (1991)

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Les références sont utiles car elles doivent permettre à la fois:

− de classer de manière adéquate et rapide la copie de la lettre dans le classeur,


− de retrouver la lettre classée.

Cependant, elles ne sont pas obligatoires.

Il existe 2 sortes de références:

⌦ nos références: reprend les indications propres à l'expéditeur; le destinataire les reprendra
sur sa lettre de réponse;

⌦ vos références: rappelle au destinataire le document qui, chez lui, concerne le sujet traité
dans la lettre qu'il va lire.

Il existe différentes manières de présenter cette mention:

− n/réf.
− nos réf. Idem pour "vos références"
− n/références
− nos références

Observe la façon de présenter les références sur 3 extraits de lettre consécutives.


Lettre 1 Lettre 2
℡ 060 41 18 40
060 41 22 58

sa Musclor Wodecq -03-10 Bourlers -03-12


allée de la Sueur 12
6464 BOURLERS
sprl Lacroix
Vieux Moulin 133
n/réf. TM/HU/50 7890 WODECQ


v/réf. TM/hu/50
n/réf. JN/rt/93

Lettre 3

sa Musclor Wodecq -03-15


Comme tu peux le constater, la mention
allée de la Sueur 12 "n/réf." de la lettre 1 est devenue, sur la lettre
6464 BOURLERS
2, la mention "v/réf.". Cette mention est repro-
duite telle quelle. Le n° attribué à la lettre 3
v/réf. JN/rt/93
n/réf. TM/HU/58
n'est pas le 50 car un certain délai s'est écoulé
entre les 2 lettres.

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5 OBJET
L'objet indique ou rappelle le document ou l'événement à l'origine de la lettre. Il répond à la
question: "de quoi s'agit-il?".

Pour déterminer un objet, il faut: Si elle avait mis l'objet, je ne me


serais pas trompé de service et je
n'en serais pas là…
− préciser de quelle opération commerciale il s'agit
(commande, livraison ...) ou de quel document (bon de
commande, facture ...);
− formuler l'objet de façon aussi brève que possible (en
quelques mots);
− formuler l'objet de façon précise (éviter "votre lettre"
ou "votre réclamation").

Pour être plus précis, prendre l'habitude de commencer par


"notre" ou "votre".

Exemples

v/facture n° 145 n/commande n° 63 v/offre n° 15 n/livraison n° 180

℡ 060 41 18 40
060 41 22 58

Bourlers -10-05

Madame Elise Voorde


rue Neuve 20
7500 TOURNAI

n/réf. AP/OP/58

visite médicale

Madame,

Vous venez d'être embauchée dans notre société et nous vous en félicitons.

Afin de mettre à jour votre dossier d'entrée, vous êtes convoquée à une visite médicale dans nos locaux avec le Docteur Pic:

le lundi 20 octobre à 10 h

Si vous ne pouvez pas être présente à ce rendez-vous, nous vous demandons de bien vouloir nous prévenir afin de convenir d'une autre date.

Votre embauche ne deviendra définitive qu'à l'issue de cette visite.

Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments distingués.

Amédé Pan
chef du personnel

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6 VEDETTE OU APPELLATION

Comment savoir si c'est


Madame ou Mademoiselle?
A moins que ce soit
Madame la Directrice?

Elle est l'expression de la fonction, de la qualité ou


du titre du destinataire.

VEDETTES OU APPELLATIONS
USAGES EXEMPLES
Dans les relations où l'on ne s'adresse Messieurs,
pas à une personne déterminée
Dans toutes les relations Monsieur,
Madame, Mademoiselle,
(en cas de doute: utiliser "Madame" de préférence à
"Mademoiselle")

Dans les relations plus personnalisées Cher Monsieur,


(en fonction des liens) Chère Madame,
Avec l'emploi de la fonction Madame la Directrice,
Monsieur le Président,
Avec emploi du titre:
− médecin Monsieur le Docteur ou Docteur,
− ministre Monsieur le Ministre,
− avocat, notaire, huissier Maître,

des relations existant entre


les correspondants

de la situation sociale de
Le choix de la vedette doit donc tenir compte
l'un par rapport à l'autre

des usages
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Il est important de veiller à

la formule dans la Monsieur le Directeur


suscription Société Lacroix

une similitude entre la vedette ou l'appellation Monsieur le Directeur,

la formule de politesse Je vous prie d'agréer, Monsieur


le Directeur, mes ...

7 CORPS DE LA LETTRE

Le corps c'est un mélange de conclusion,


de formule de politesse, d'introduction et
de développement.
Le corps de la lettre comprend:
Mais pas dans n'importe quel ordre!
− l'introduction du sujet;
− le développement dans lequel les faits sont
exposés;
− la conclusion;
− la formule de politesse (termine la lettre et reprend
obligatoirement l'appellation utilisée
précédemment).

Votre chauffeur est bien passé, ce jour, nous livrer les plots de marquage, référence
1548510, hauteur 50 cm.
Introduction
Comme à son habitude, il a déposé les articles dans notre hall d'entrée. Mais nous nous
sommes malheureusement aperçus que la quantité livrée n'était pas conforme. En effet, il
Développement vient de nous livrer 50 plots alors que nous n'en avions commandé que 40. Vous le consta-
terez facilement en consultant le double de notre commande n° 71 en annexe.

Conclusion Ne voyant pas d'utilisation pour les articles livrés en trop, nous vous prions de les récupérer
dès que possible.

Veuillez agréer, Messieurs, nos meilleures salutations.


Formule
de politesse

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8 SIGNATURE DE LA LETTRE
Avec ceci, j'arriverai peut-être à
comprendre son nom! Si seu-
lement il l'avait dactylographié!

C'est l'indication manuscrite de celui qui prend la


responsabilité du contenu de la lettre. Juridique-
ment, elle engage le signataire.

COMPOSITION DE LA SIGNATURE

• Signature manuscrite

• Prénom et nom dactylographiés Laure Aidubois

• Titre ou fonction chef de service

² Lorsque la lettre comporte 2 signatures, le supérieur hiérarchique signe à droite.

Exemples

Clément Tine Cathy Mini


chef des ventes directrice

² Lorsque la lettre comporte 3 signatures, la signature la plus importante se place au centre,


la seconde en importance à droite et la troisième à gauche.

Exemples

Laurent Baisse
Jo Cari Carie Bout directeur
sous-directeur directrice générale

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9 PIÈCES JOINTES (ANNEXES)


• La mention "pièce(s) jointe(s)" indique la nature et/ou le nombre de documents qui accom-
pagnent la lettre envoyée.
• Elle permet:

− à l'expéditeur de vérifier que le dossier des pièces jointes est complet avant la mise
sous enveloppe;

− au destinataire de contrôler à l'arrivée du courrier s'il est en possession de tous les do-
cuments annoncés.

Mais, cette commande doit


accompagner quelle lettre?
Rien n'est marqué!

Exemples

pièces jointes: 2
pièce jointe: tarif

Remarque Le post-scriptum (ce qui est ajouté à une lettre après la signature et les pièces jointes) est
à éviter.

En effet, il est souvent le résultat d'un oubli lors de la rédaction de la lettre.

Dans les lettres publicitaires, il est parfois utilisé pour attirer l'attention des lecteurs.

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10 ESSENTIEL

• Quelles sont les différentes parties d'une lettre?

L'en-tête
Le lieu et la date
La suscription
Les références
L'objet
La vedette
Le corps de la lettre
La signature
La pièce jointe

• Quels sont les éléments qui composent l'en-tête?

Indications d'identité de l'entreprise


Indications d'ordre juridique
Indications d'ordre publicitaire

• Pourquoi la date est-elle importante?

Elle fixe le point de départ des engagements pris par le signataire (preuve en
cas de litige).
Elle permet:
− au correspondant de faire référence au courrier précédent en mentionnant la date.
− le classement chronologique de la lettre ou de la copie.

• Qu'est-ce que la suscription?

C'est l'indication du nom (la raison sociale pour une entreprise), de la qualité ou du
titre professionnel et de l'adresse.

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• A l'aide de l'exemple ci-dessous, explique la composition des références.

LS/ad/Serv. Fin./143

Initiales de la personne Initiales du dactylographe Service émetteur N° d'enregistrement


qui signe

• Quel est le rôle des références?


Les références sont utiles car elles doivent permettre à la fois:

− de classer de manière adéquate et rapide la copie de la lettre dans le classeur,


− de retrouver la lettre classée.

• Que représente l'objet?


Il indique ou rappelle le document ou l'événement à l'origine de la lettre. Il répond à
la question de quoi s'agit-il?

• Que signifie la vedette d'une lettre?


Elle est l'expression de la fonction, de la qualité ou du titre du destinataire.
A partir de la suscription, tu dois être capable de retrouver la vedette.

• Il doit exister une similitude entre la vedette et 2 autres éléments de la lettre. Lesquels?
Suscription Formule de politesse

• Cite et explique brièvement les différentes parties qui composent le corps de la lettre.
Introduction: indique ce qui amène l'émetteur à écrire une lettre.
Développement: consiste à décrire, expliquer, argumenter, de préférence en res-
pectant l'ordre chronologique.
Conclusion: définit ce que l'on attend du destinataire.
Formule de politesse: traduit les sentiments généraux du rédacteur vis-à-vis
du destinataire.

• Etre capable de retrouver la formule de politesse adéquate qui correspond au destinataire.

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• Quelle est l'importance de la signature?


La personne qui signe est responsable du contenu de la lettre.
En t'aidant d'un exemple, cite les différentes parties de la signature.
Signature manuscrite, prénom et nom du signataire, titre du signataire

• Quelle est l'utilité de la mention pièce jointe?


Informer le destinataire du nombre et/ou de la nature des documents
qui accompagnent la lettre.

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