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BOOKING BASES
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SOMMAIRE
▸ 1 – Les outils indispensables aux démarchage

▸ 2 – Définir son prix de vente et son cout de plateau

▸ a. Le coût de plateau :

▸ b. Votre audience :

▸ c. Le prix du marché :

▸ d. Les variables et la marge

▸ 3 – Dossier de presse

▸ 4 – Le processus et les objectifs

▸ 5 – Etat d’esprit : Réjouissez-vous des refus !

▸ 6 – La base de données

▸ 7 – Simplifiez vous la vie !

▸ 8 – Le responsable

▸ Premier module GRATUIT de la formation BOOKING

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 TOUT OBSTACLE RENFORCE LA

DÉTERMINATION. CELUI QUI S'EST
FIXÉ UN BUT N’EN CHANGE PAS.

Leonard de Vinci
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1 - LES OUTILS INDISPENSABLES AU DEMARCHAGE

‣ Un téléphone :)

‣ Une adresse mail (mais pas une adresse comme

petitziguiguidu85@truc.com).

‣ Une base de donnée (nous y reviendront).

‣ Un outil d’envoi d’emails pour savoir si les mails ont été ouverts et/ou
cliqués (Sendinblue par exemple)

‣ Un dossier de presse & une fiche technique.

‣ Du temps, de la rigueur & un peu de courage.

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2 - DEFINIR SON PRIX DE VENTE ET SON COUT DE PLATEAU

Il est toujours difficile de définir un prix de vente sans étudier plusieurs
facteurs.

Vous devez analyser les éléments suivants :

‣ Votre coût de plateau

‣ Votre audience

‣ Le prix du marché

‣ Les variables et la marge

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A. LE COÛT DE PLATEAU :
Quelle est la différence entre le prix de vente et le coût de plateau ?

COÛT DE PLATEAU FRAIS +

(SOMME DES SALAIRES) + MARGE = VOTRE PRIX DE VENTE

Le cout de plateau c’est la somme du coût de tous les salaires de votre groupe.
Le prix de vente c’est la somme des salaires (Coût de plateau) + les frais de fonctionnement et la marge.

Définissez donc le cout de plateau de votre spectacle/concert .

Par exemple pour 4 musiciens : 4*170€ = 680€. (vous pouvez faire des estimations plus précises ICI)

Ce prix c’est approximativement votre coût de plateau.

Il vous indique le seuil sous lequel vous ne pouvez pas vous vendre !
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B. VOTRE AUDIENCE
En effet la notoriété de votre groupe est un indice important dans la définition du prix de vente mais c’est
surement l’estimation la plus difficile à faire.

Vous comprendrez aisément que les salles s’attendent à voir votre public venir vous voir. Il est donc primordial de
quantifier cela par région et/ou par département. Et d’être à même de pourvoir donner le nombre de vos fans
par département.

Voici pour moi les points à quantifier :

‣ Votre base de données MAILS (LE PLUS IMPORTANT)

‣ Votre fanbase facebook (plus aussi pertinente qu’il y a quelques années)

‣ Votre fanbase instagram (Voir l’article pour developper votre audience INSTAGRAM)

‣ Votre fanbase Twitter

‣ Votre fanbase Youtube

‣ Le nombre de disques vendus

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C. LE PRIX DU MARCHÉ
Certains groupes ont du mal avec ce concept. Mais vous ne pouvez pas obliger les organisateurs a
vous acheter un spectacle à 3000 Euros sans avoir la garantie de remplir sa salle. Alors il est vraiment
indispensable de savoir si vous vous situez dans le prix marché.

Sans aucun engagements de ma part et partant du principe que votre groupe a déjà une audience
(mais que vous n’êtes pas une tête d’affiche).

Je peux vous donner des fourchettes de prix :

‣ Cafés concerts : 150€ à 700€

‣ Festivals : 400€ à 1500 €

‣ Institutions publiques : en général les communautés de communes achètent au prix fort.

Ces chiffres sont plus pour avoir un ordre d’idée sur le placement de chaque lieux dans cet échiquier.

(Je vois déjà les détracteurs me dirent qu’ils ont vu un café concert qui fait jouer les groupes
gratuitement ou qu’un festival les a payé 3000 euros :))

CES CHIFFRES SONT JUSTE UNE ESTIMATION !

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LES REMISES
Pour la vente du spectacle, je vous conseille d’être toujours un peu au dessus de votre prix
de vente de base et de faire une remise.

C’est une question de psychologie.

Je m’explique : si l’info de votre prix de vente se propage, il est toujours plus simple de
négocier avec quelqu’un qui a conscience que votre prix de base n’est pas le prix rabaissé.

Il peut vous arriver deux choses :

1. au pire, vous faites la même remise que l’organisateur précédent (vous êtes sur votre
prix de base) et la tout va bien ! Une date supplémentaire de vendu

2. au mieux, vous vendez le concert au prix fort sans remise et vous avez pris de l’avance
sur votre chiffre d’affaire de la tournée.
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D. LES VARIABLES ET LA MARGE

Lors des négociations, il faudra prendre en compte les variables :

‣ les frais de déplacement (mappy)

Je vous conseille de prendre à votre charge en dessous d’un certains nombre de Km (par exemple en dessous de 100km
vous ne facturez rien à l’organisateur)

‣ l’hébergement
En général l’organisateur a une solution (soit chez l’habitant, soit hôtel etc…)

‣ la nourriture
En général l’organisateur a aussi une solution pour ça. Mais veillez à le lui demander pour être sur de manger. (Pensez à
donner vos allergies alimentaires à l’organisateur)

Et dans un deuxième temps vous allez estimer votre marge (la marge est ce qui reste après
avoir payé l’ensemble des éléments évoqués précédemment).

La marge permettra de vous payer sur des dates ou il n’y a pas assez pour couvrir le coût de
plateau et les frais.(Voir exemple page suivante)
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POURQUOI LA MARGE EST IMPORTANTE ? EXEMPLE

Prix de Cout de Frais (Dep

Marge
vente plateau etc …)
Date 2 vendue à 500€

Vous n’avez pas assez pour 1 01/02/19 900 € 680 € 0 220 €

payer les musiciens pour la
date 2 mais votre marge
de la date 1 + de la
2 08/02/19 400 € 680 € 50 € -330 €
date 3 vous permet de
faire la date 2 dans de
bonnes conditions et
3 09/02/19 1000 € 680 € 30 € 290 €
d’assumer votre coût de
plateau

Total 2300 € 180 €

VOTRE CHIFFRE D’AFFAIRE VOTRE MARGE

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RÉSUMÉ DE L’EXPÉRIENCE

▸ Ce qui doit vous intéresser c’est votre marge. C’est surtout le fait qu’elle ne soit positive
qui nous intéresse, cela veux dire que vous gagnez de l’argent après avoir payé tout le
reste.

▸ Le Chiffre d’affaire de votre tournée vous permet de calculer votre moyenne par
concert (CA / nbre de concert). Cela vous donne une idée d’où vous en êtes, par
rapport aux années précédentes.

▸ La marge dans notre exemple est de 180€

▸ La moyenne de vente est de 2300€ / 3 = 766€

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3 - DOSSIER DE PRESSE
Le dossier de presse est un document destiné à présenter aux médias ou aux professionnels
de la musique qui vous êtes et ce que vous faites.
Quel format ?
Le format traditionnel pour un dossier de presse est le PDF

Quoi mettre dedans ?

‣ Première page : votre visuel (vous pouvez mettre votre contact en bas de page)
‣ Deuxième page : votre bio, discographie, collabos, etc…
‣ Troisième page : Lien vers votre musique et vers votre video de présentation
‣ Quatrième page : une page presse (si vous avez des chroniques pertinentes)
‣ La dernière page : contacts (email, téléphone ou coordonnées de votre booker (ou de vous
même), site Web, réseaux sociaux).

Pour quoi Faire ?

Le but est de pouvoir faire le tour de votre projet en quelques minutes, découvrir votre
univers et donner envie d’aller plus loin dans la découverte.

AVEC QUELS OUTILS ?

INDESIGN, KEYNOTE, OPENOFFICE, POWERPOINT.
PS: le logiciel photoshop ne fait pas de liens cliquables.
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4 - LE PROCESSUS ET LES OBJECTIFS

Le processus est assez simple :

1. Faire une base de données.

2. TEASING : Envoi massif d’emails de présentation (Voir l’article qui sur les 7 clés d’un mail réussi)

3. MONITORING : Savoir quels sont les mails cliqués et ouverts pour ne pas perdre son temps (Voir
les outils gratuits pour le booking)

4. PRISE DE CONTACT : Mail personnalisé (Voir page suivante et pour plus d’infos voir « EXEMPLE
d’email de prise de contact » )

5. RDV TELEPHONIQUE

6. Relance téléphonique ou mail tracké

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LES 7 POINTS POUR RÉUSSIR SON MAILING DE TEASING

1 . L’OBJET DU MAIL
L’objet est le premier vrai contact avec le programmateur, c’est souvent la dernière chose que les musiciens
travaillent dans les mails. Vous devez passer du temps à trouver le bon objet et vous devez monitorer les
résultats.

A. Allez à l’essentiel !

L’objet dévoile en 1s la nature de votre message. Il doit susciter l’intérêt et faire apparaitre immédiatement
LE sujet qui intéresse votre destinataire.

B. Court, concis & élégant !

Économisez les mots ( 7 mots MAX). Un objet trop long ne passera pas sur certains clients mails et votre
destinataire ne le verra pas en entier.

Ne pas utiliser de caractères spéciaux dans le mail pour éviter de passer en spam.
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LES 7 POINTS POUR RÉUSSIR SON MAILING DE TEASING

2 . LA HIERARCHIE VISUELLE
Les éléments importants en avant !
Vous devez communiquer clairement et mettre en avant
les éléments les plus importants à travers des signaux
visuels : couleur, contraste, taille, etc…

FAITES DU TEASING !
Rien de sert de mettre toutes vos photos de concerts,
toutes vos vidéos, tout ce qui compte c’est de susciter
l’intérêt et de provoquer la discussion.

Mettez LA photo qui vend du rêve, et LA vidéo avec le plus

de vues !

Vous pouvez aussi ajouter les phrases des dernières

chroniques par exemple.

L’objectif est que le programmateur se dise : « mais

comment j’ai pu passer à coté de ce projet ! »
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LES 7 POINTS POUR RÉUSSIR SON MAILING DE TEASING

1 . LE CONTRASTE ET LES COULEURS
Les mails d’aujourd’hui sont en majorité consultés sur smartphones (écran petit, couleurs flatteuses) donc
soyez malins et contrastez vos mails avec un choix de couleur maitrisé.

Jaune : Synonyme de gaieté, de créativité et d’optimisme. Il donne une impression de chaleur et de lumière.

Orange : Évoque l’énergie et l’action. Il apporte une touche de dynamisme.

Rouge : Symbole d’amour, de sensualité et de passion. Il est aussi associé au danger, au sang. À utiliser avec
un dosage bien contrôlé.

Violet : Associé à la délicatesse, à l’imaginaire et à la spiritualité. Il évoque aussi la prospérité et la solitude

Vert : Invite au calme et à la détente. Symbole de croissance, de la nature et de chance. La couleur de

l’espérance.

Bleu : Exprime la confiance, la fraîcheur et la fidélité. La couleur la plus aimée, il évoque le ciel, les voyages et
le rêve.

Source : http://evolutiongraphique.com/
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LES 7 POINTS POUR RÉUSSIR SON MAILING DE TEASING

4 . LA ZONE DE REPOS

Dans un mail ou dans un graphisme, les zones de blanc sont appelées « zones de repos »
parce qu’elles permettent à l’œil de se reposer, afin qu’il puisse recevoir l’information tout en
étant dans un état favorable pour poursuivre la lecture.

Il est important de conserver une zone de dégagement sans image et sans texte autour des
logos ou des signatures graphiques pour que celle-ci soit toujours mise en valeur et
facilement repérable.
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LES 7 POINTS POUR RÉUSSIR SON MAILING DE TEASING

5 - LE FLOU POUR Y VOIR CLAIR

Utilisez un calque de flou pour savoir si vous avez réussi.

Faites un PRINTSCEEN de votre mail

Ouvrez votre logiciel favori de graphisme (photoshop, gimp ou autres)

Appliquez un flou sur toute l’image

Vous allez voir les éléments qui sont mis en avant en quelques secondes !
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LES 7 POINTS POUR RÉUSSIR SON MAILING DE TEASING

5 - L’APPEL A L’ACTION
L’appel à l’action, ou CALL TO ACTION (CTA) en anglais, est un terme qui désigne l’action que vous souhaitez que le lecteur fasse
sur un email ou sur une page web.

L’appel à l’action peut être un bouton, un vidéo, télécharger quelque chose, bref, vous avez compris le concept.

Si cet appel à l’action est bien mené alors votre prospect passera de la catégorie « MAILS OUVERTS » à la catégorie « MAILS
CLIQUÉS« .

Cet appel à l’action ne sert pas qu’à ça. Vous allez pouvoir « tracker » ou « pixeliser » cette audience et ensuite pouvoir la re-cibler
pour des pubs (retargeting) ou par des mails ciblés (Automation email). (nous verrons comment dans les modules suivants)

C’est une étape fondamentale !

Vous allez ainsi arrêter d’envoyer des mails inutiles à des lieux de concerts qui ne sont pas intéressés par votre projet.

INTÉRESSANT NON ?
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LES 7 POINTS POUR RÉUSSIR SON MAILING DE TEASING

COMMENT METTRE EN PLACE UN APPEL A L’ACTION QUI FONCTIONNE ?
A. Restez FOCUS !

Ne mettez QU’UN APPEL A L’ACTION par mail (et

testez sur plusieurs mails de démarchage lequel fait le
plus de clics)

B. Soyez persuasif !

Mettez le bouton ou le lien plusieurs fois si votre mail

est long. par exemple un au début et un a la fin.

C. Qu’il soit visible mais pas vulgaire

Respectez les codes couleurs de votre groupe (inutile

de mettre un lien en rouge agressif pour susciter Voici de quoi vous éclairer sur les couleurs par sexe

l’intérêt).
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LES 7 POINTS POUR RÉUSSIR SON MAILING DE TEASING

7 - MONTORING FOREVER
Faire les choses c’est bien, les faire en conscience c’est mieux !

Alors : MONITOREZ vos actions !!!!

Vous avez des outils en 2018 qui permettent de savoir qui a ouvert, qui a cliqué et l’endroit où il a
cliqué donc soyez malins gardez ce qui fonctionne et abandonnez les mauvaises stratégies 🙂
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EXEMPLE ET ANALYSE D’UN MAIL DE DÉMARCHAGE

Bonjour Arnaud,
1ère partie : présentation (prénom du prog.) et présentation
Je suis Nicolas, en charge du booking pour le groupe BIDULLE. Tu as
du booker ou de la personne en charge du booking , intérêt
programmé le groupe MACHIN, nous les connaissons bien, nous avons
pour l’établissement et sa programmation
souvent partagé le même plateau.

Le groupe BIDULLE (Pop Rock) existe depuis 5 ans, composé d’un

chanteur, de deux guitaristes, et d’un bassiste. Nous avons une Fan Base 2ème partie : Présentation Groupe (très court) , Valeur
de 1000 personnes dans le département 37, ces personnes attendent ajoutée (nombre de public potentiel)
notre venue dans le 37.

Nous serons justement en tournée pour la sortie de notre nouvel album

du 1 Juin au 15 Juillet, et nous sommes déjà programmés sur 10 3ème partie : Contexte de la demande , Sentiment
festivals dans les régions avoisinantes sur cette période (Festival Truc, d’urgence (ici c’est soft)
Chose etc..). Ton festival correspondrait parfaitement à notre tournée.

Je te laisse mon contact : 06……. et tu as toutes les infos en PJ (pdf 4ème partie
interactif) sur le groupe BIDULLE.
A : Prise de contact en attendant que le prog rappelle
Ou

Tu trouveras toutes les infos en PJ (pdf interactif) et je te contacterai

Lundi prochain à 15h30 pour qu’on puisse en discuter, si l’heure ne ou B : Prise de rendez vous immédiate.
t’arrange pas, dis le moi par retour de mail.

Au plaisir d’échanger avec toi sur cette proposition.

Formule de politesse et signature
Nicolas (Booking Bidulle) 06….
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SOYEZ TOLÉRANT AVEC VOUS

MÊME, IL EST PRÉFÉRABLE DE SE
FIXER UN OBJECTIF FAISABLE ET DE
LE RESPECTER.
Un vieux sage :)
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REJOUISSEZ VOUS DES REFUS

Votre état d’esprit va conditionner votre résistance à l’échec. Un refus

efface une ligne de votre base de donnée : PARFAIT !

Pour accéder à des réponses positives il faut passer par des réponses
négatives.

Vous êtes sur le chemin réjouissez vous :)

Votre objectif est d’avoir trié toute votre base de données !

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BASE DE DONNÉES
Mettez en place une base de données avec tous les renseignements sur chaque salles/
café concerts.

Fréquence et
Nom Responsable Mail Telephone Adresse Cachet jours de Infos
concerts

AVEC QUEL OUTIL ?

NUMBER, OPENOFFICE, EXCEL, LIBREOFFICE, FRAMACALC, GOOGLE SHEET ETC…
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SIMPLIFIEZ VOUS LA VIE

Préparez un mail (exemple de mail de démarchage)

Organiser les réponses via des modèles de mail est indispensable

pour être productif dans sa recherche, vous trouvez dans les articles
musictips les techniques pour envoyer les bons emails au bon
moment (voir la section « dans le mailing tout est une question de
timing »)
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POUR ALLER PLUS LOIN DANS VOTRE BOOKING

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possible.

Au programme de la formation booking :

‣ Les outils pour le démarchage

‣ Les 3 phases du démarchages
‣ Comment se présenter à un prog
‣ Qui démarcher >> VOIR LES FORMATIONS MUSICTIPS
‣ Quand démarcher
‣ Qui relancer et combien de fois
‣ Quand relancer
‣ Avec quels outils faire son booking