RÉDACTION D’UN PROJET POUR LA DEMANDE DE

SUBVENTION

Les principales Composantes d’une Demande de Subvention

Il existe huit composantes principales dans la rédaction d’un dossier de demande de subvention : (1) le
Résumé ; (2) la Présentation de l’Organisation ; (3) l’Énoncé du Problème (ou évaluation des besoins) ;
(4) les Objectifs du Projet ; (5) les Méthodes (ou conception du projet) ; (6) le Financement Futur ; et (9)
le Budget du Projet. Voici un aperçu de chacune des composantes.

Le Résumé : Présentation des Objectifs du Projet

Le résumé de la demande donne un aperçu général sur le projet et se trouve toujours au début de la
demande. Il peut être présenté sous forme de lettre d’accompagnement ou sur une page séparée et
compte tout au plus deux ou trois paragraphes. Le résumé sera plus pertinent s’il est rédigé après la
rédaction du projet pour s’assurer qu’il tient compte de tous les éléments clés. C’est ce document qui
servira de pierre angulaire de la rédaction de votre projet et l’impression initiale qu’il donnera sera
déterminante. Dans la plupart des cas, le résumé constitue la partie de votre dossier de demande que
l’organisme lit en premier lieu et c’est probablement la seule partie qui sera lue avec attention avant
qu’une décision ne soit prise quant au sort à réserver à la demande. Le demandeur devra sélectionner un
projet porteur susceptible d’être appuyé. Il doit être en harmonie avec les besoins locaux. Une alternative
en cas de réponse défavorable de l’organisme devra être présentée. L’impact du projet pendant et après
la période du projet devra être bien expliqué. Enfin, les conséquences du projet suite au financement
devront être mises en exergue.

La Présentation : Présentation de l’Organisation en tant que Demandeur Crédible

Le demandeur devra rassembler autant de données sur l’organisation que possible. La plupart des
demandes requièrent une description des expériences passées et actuelles de l’organisation. Voici
quelques éléments importants :

 Une brève biographie des membres du Conseil d’Administration ainsi que des membres clés du
personnel
 Les objectifs de l’organisation, sa vision, les données sur les autres donateurs, ainsi que les
succès passés
 Chaque information apportée devra avoir un lien avec les objectifs de l’organisme et montrer la
crédibilité du demandeur

L’Énoncé du problème : Description de l’Objectif

L’Énoncé du Problème (l’évaluation des besoins) constitue un autre élément déterminant. On y énonce
clairement et de façon concise et argumentée le problème à résoudre par le projet. La meilleure manière
de colliger les informations sur le problème est de réaliser une évaluation des besoins formels et
informels. Les informations fournies devront évidemment être factuelles et directement liées au problème
abordé par la demande. Voici les éléments à propos desquels des informations devront être fournies :

 Le but poursuivi par le projet.

 Les bénéficiaires – qui sont-ils et comment bénéficieront-ils du projet ?
  Les coûts sociaux et économiques affectés
 La nature du problème (fournir autant de preuves que possible)
 Comment l’organisation demanderesse a-t-elle pris conscience du problème et qu’est-ce qui est
fait actuellement pour faire face au problème ?
 Les autres solutions disponibles en cas d’épuisement du financement. Dire quel sera l’impact sur
le projet ainsi que les implications qui s’en découleront.
 La méthode d’évaluation du problème devra être abordée jusque dans le moindre détail. Évaluez
les besoins en ressources et expliquer comment et à quelles fins elles seront utilisées.

Il existe beaucoup de livres sur les techniques d’évaluation. Les services locaux, régionaux ou
gouvernementaux de planification et les universités offrant des cours sur les techniques de planification et
d’évaluation vous donneront d’excellentes références en la matière. Parmi les types de données pouvant
être recueillies, on peut citer : les données historiques, géographiques, quantitatives, factuelles,
statistiques et sociologiques, ainsi que les études réalisées par les universités et les résultats des
recherches provenant des bibliothèques publiques ou universitaires. Les universités ayant des
départements s’occupant des sujets en relation avec votre projet peuvent vérifier si il est envisageable de
déléguer un étudiant ou un groupe de chercheurs pour procéder à l’évaluation des besoins. L’énoncé
d’exemples provenant des trouvailles et résultats d’une telle évaluation peut vous aider à étayer votre
dossier.

Les Objectifs du Projet : Buts et Résultats Attendus

Les objectifs du programme font référence aux activités. Il est nécessaire d’identifier tous les buts
poursuivis ainsi que la méthodologie à utiliser pour atteindre les atteindre. Utilisez des données
quantitatives et mesurables tout en faisant référence à l’énoncé du problème et aux résultats attendus.
Les chiffres utilisés devront être vérifiables. Il ne faut pas perdre de vue que si votre projet est financé, les
objectifs énumérés seront probablement utilisés pour évaluer son évolution, soyez donc réaliste. Il existe
des livres qui pourront vous aider à identifier et définir les objectifs de votre programme.

Méthodes et Conception du Programme : Le Plan d’Action

La conception du programme prend en compte la manière dont le projet fonctionnera ainsi que les
actions qui seront déployées pour résoudre le problème énoncé. Vous devrez faire ressortir ce qui suit :

Les activités ainsi que les ressources et le personnel nécessaires pour faire fonctionner le projet (les
inputs). Un organigramme sera utilisé pour illustrer la structure organisationnelle du projet. Décrivez
comment les différentes fonctions sont interconnectées, où on aura besoin de personnel et ce que l’on
attendra d’eux. Définissez les types du bureau, les moyens de transport ainsi que les services d’appui
nécessaires (la chaîne de support).

Expliquez ce à quoi serviront les outputs ; c’est-à-dire le plan des résultats mesurables. L’organisme de
financement peut faire des visites de terrain et demander au personnel de donner des preuves que les
objectifs fixés ont été atteints ou sont en train d’être atteints à travers les résultats du projet ; vous aurez
besoin de mettre en place une mission conjointe d’évaluation. Le personnel du projet peut avoir besoin
d’un diagramme ou un tableau de bord résumant la conception du programme. Par exemple, dessiner un
bloc de trois colonnes. Chaque colonne contient chacune des composantes (les inputs, la chaîne de
support et les outputs) et à gauche de la première colonne, listez les caractéristiques du programme
(mise en œuvre, personnel, approvisionnement, systèmes de conception). Dans chaque cellule, dites ce
qui sera fait dans le cadre du projet ; sachant que la première colonne est nommée « Inputs » et la
première ligne « Personnel ». Dans la cellule 1, vous pouvez donner des informations sur le personnel,
« cinq infirmiers pour s’occuper du service chargé de la prise en charge des enfants ». Le support
logistique peut conseiller les enfants et assurer les tâches de routine ; l’output peut être par exemple
« Traiter 25 enfants par semaine ». Cette procédure vous aidera à conceptualiser aussi bien l’étendue
que le détail de votre projet. Si possible, décrivez le déroulement des actions entreprises. La méthode la
plus efficiente devra être utilisée pour ne pas compromettre, ni porter préjudice à la qualité du projet. Les
dépenses liées à la réalisation du projet constitueront plus tard des points de négociation avec le
personnel de l’organisme de financement. Si tout n’est pas justifié par écrit dans le projet, le projet
approuvé après les négociations avec l’organisme risque de ne plus refléter le concept de base. Ne
négligez pas les exigences liées à la mise en œuvre, c’est-à-dire le temps et les ressources financières
nécessaires pour chaque partie du plan. Un diagramme des Techniques d’Évaluation de Programme peut
vous aider à cet effet, surtout dans la justification de certaines propositions. Mettez l’accent sur les
aspects innovants du projet, c’est ce qui le différenciera d’autres projets en étude.

À chaque fois que ce sera possible, utilisez des annexes pour fournir plus de détails, des données
complémentaires, des références et des informations nécessitant une analyse approfondie. Bien que
venant en appui au projet, ces types de données ne peuvent être inclus dans le texte ; ceci pourrait
rendre la lecture difficile. Les annexes donnent au lecteur du projet un accès immédiat aux détails
lorsqu’il a besoin de clarification. Entre autres documents à mettre en annexe, on peut citer, les emplois
du temps, les plans de travail, les calendriers, les activités, la méthodologie, les pièces légales, les CV,
les lettres de recommandation ainsi que les témoins moraux.

Évaluation : Analyse du Produit et des Processus

L’évaluation se fera à deux niveaux : (1) l’évaluation du produit et (2) l’évaluation du processus.
L’évaluation du produit analyse les résultats qui peuvent être attribués au projet et comment le projet a
permis de réaliser les objectifs fixés. L’évaluation du processus mesure les méthodes de conduite du
projet en termes d’adéquation avec le plan d’action définit et l’efficacité des différentes activités
contenues dans le plan.

Aux États-Unis, la plupart des agences fédérales de subvention demandent une sorte d’évaluation au
niveau des bénéficiaires. Les conditions des projets devront être bien analysées. Les évaluations peuvent
être conduites par un membre du personnel interne, un cabinet d’étude ou les deux en même temps. Les
demandeurs devront préciser le montant nécessaire à l’évaluation, comment les retours d’informations
seront répartis entre les équipes, le calendrier d’évaluation et un commentaire sur ce type de
communication. Le plan d’évaluation devra prendre en compte le début, la mi-parcours et la fin d’un
projet, mais le demandeur devra préciser la période de lancement. Il est plus pratique de soumettre un
plan d’évaluation au début du projet pour deux raisons :

1. Les évaluations pertinentes nécessitent une collecte des informations nécessaires avant et pendant
la mise en œuvre du programme du projet; et

2. Si le plan d’évaluation ne peut être fourni au début du projet, une évaluation critique du projet peut
être conseillée. Même si le plan d’évaluation devra être réaménagé au fur et à mesure que le projet
progresse, il est plus facile et moins coûteux de modifier un bon plan. Si le problème n’est pas bien
défini et bien analysé avec l’établissement des relations de cause à effet, même le meilleur plan
d’évaluation sera difficile à mettre en œuvre.

Parfois, un projet pilote est nécessaire pour identifier les faits et les relations. Une revue de littérature
assez approfondie pourrait suffire à cet effet.

L’évaluation nécessite aussi bien une bonne coordination qu’une bonne entente entre les décideurs du
programme (s’ils sont connus). Avant tout, les conditions de l’agence fédérale qui subventionne le projet
devront être mises en exergue dans le plan d’évaluation. Par ailleurs, les agences gouvernementales
peuvent exiger des méthodes d’évaluation spécifiques telles que les indications quant aux formats des
données (un système de collecte d’informations existant) ou elles peuvent accorder des bonus financiers
pour une participation volontaire dans les études d’impact à l’échelle nationale. Les candidats devront se
renseigner par rapport à ces aspects. Par ailleurs, consultez la section sur les critères d’évaluation et de
sélection des projets de la brochure de description du programme pour savoir exactement quelles
méthodes d’évaluation utiliser une fois le financement obtenu.

Les Prochains Financements : Planification à Long terme

Définissez le plan pour la période du projet non couvert par le financement et/ou la disponibilité d’autres
ressources nécessaires pour l’utilisation de l’appui financier obtenu. Discutez des questions liées au
financement de l’entretien et des programmes futurs si le programme a trait aux activités de construction.
Parlez des autres besoins en financement si le programme comprend l’achat d’équipement.

Le budget du Projet : La prévision budgétaire

Les niveaux de financement des programmes d’appui fédéraux changent d’une année à l’autre. Il est
important de procéder à une évaluation des niveaux de financement des années passées pour connaître
approximativement les niveaux futurs (consulter la section sur les Informations Financières de la brochure
de description du programme).

Il est plus prudent de ne jamais anticiper sur le fait que le financement obtenu sera le seul moyen de
financement du projet. Vous devrez tenir compte de cet aspect dans la fixation des conditions
budgétaires et plus particulièrement en ce qui concerne les éléments des lignes budgétaires sujettes à
une pression inflationniste. Il faut assez de retenue dans la détermination du coût de l’inflation (éviter de
gonfler les lignes budgétaires), mais essayez plutôt d’anticiper les augmentations futures.

Les points les plus sensibles du budget sont : les utilités (eau, électricité, gaz, loyers des bâtiments et des
équipements, augmentations de salaire, restauration, téléphone, assurances et transport). Assurez-vous
de ce que les coûts de mise œuvre, de reconduction et de prolongement du projet pourraient être
supportés. N’oubliez pas non plus les coûts liés aux locations, aux systèmes d’évaluation, les exigences
en termes de systèmes informatiques, les audits, le développement, l’utilisation et l’entretien d’information
et de la comptabilité et autres engagements financiers à long terme.

Un budget bien planifié permet de justifier toutes les dépenses et est en parfaite adéquation avec la
description faite du projet. Certains aspects devront être analysés quant à leur adéquation (1) les salaires
du projet en relation avec l’organisation demanderesse devront être raisonnables ; (2) s’il faut recruter du
personnel supplémentaire, des besoins en espace et en équipement devront en découler ; (3) si le
budget fait mention d’un achat d’équipement, il doit être lié au type de financement accordé par
l’organisme ; (4) si un espace supplémentaire est loué, l’augmentation du montant de l’assurance qui s’en
suivra devra pouvoir être prise en charge ; (5) si un taux de charge indirecte s’applique au projet, la
répartition entre les charges directes et les charges indirectes ne devrait pas poser problème et le
montant total du budget devra correspondre à la formule approuvée ; (6) si des coûts donnés doivent être
pris en charge, les contributions pour les fonds nécessaires devront être séparées du budget, sauf
instructions contraires.

Il est très important de se familiariser avec les conditions générales du gouvernement. La brochure
mentionne dans la section sur la description du programme (ainsi que les informations fournies par les
organismes) les conditions particulières qui s’appliquent à un programme gouvernemental et résume
l’application du décret 12372, Annexe I, Exigences du "Programme Intergouvernemental d’Évaluation".
Le candidat devra examiner les décrets appropriés puisqu’ils sont importants dans la détermination des
éléments importants tels que les principes de coût et la mise en conformité avec les directives du
gouvernement en matière de subvention interne.