#Focus Procès-verbal de réunion

PROCÈ S VERBAL DE RÉ UNION

Date : 22/02/22 Président de séance : DP Rija

Heure : 19h15- 20h05 Secrétaire de séance : Fy

Lieu : en ligne - messenger Timekeeper : Toky

Présence : Cinq (5)

VP Émilie - DP Rija - Toky – Fy – Yansil -

Anja

Réunion hebdomadaire du projet HAY .

ORDRE DU JOUR

1) Rapport d’avancement sur état candidature (5mn)

2) Rapport relation partenaires(5mn)
3) Rapport d’avancement sur la commission Formation(5mn)
4) Rapport d’avancement sur la commission Levée de fonds (5mn)
5) Rapport d’avancement sur la commission Communication
6) Nos prochaines RDV (5mn)
7) Divers (5mn)

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SUJET ABORDÉ S
1) Volet candidature et relations avec partenaires
DP Rija
Rapport d’avancement :

Tâches terminées Tâches en attente Tâches à faire cette semaine

- Mise à jour du fichier de suivi des lettres - Dernière relance : par telephone et sms + envoie
- Email envoyé au ministère pour la liste des
d’engagements des candidats ; d’un dernier mail de relancer + dead line lundi
candidats et demande de disponibilité de local
- Un mail a été envoyé aux candidats pour prochain
samedi et mercredi au MEFTP.
donner les jours de formation - Communication du compte Mvola pour payer les
- En attente retour de toutes lettres
- Visite de courtoisie au METFP Envoyer engagements 
d'engagement signés
un mail (VP Émilie) à Mme Volatiana
pour présentation du nouvel interlocuteur
DP Rija

Nota: certains candidats ont informés de leur indisponibilité les samedis. Les enregistrement vidéo ne répondent pas au l’implication des candidats, à la place
on peut proposer des diffusions en ligne si la logistique nous le permet (connexion pouvant supporter des diffusions vidéos)
2) Volet organisation des formations
DP Rija
Rapport d’avancement :

Tâches terminées Tâches en attente Tâches à faire cette semaine

- Renforcer la commission formation (Anja - MIARAKAP Signature de convention de

- MIARAKAP: Signature de convention de
et Yansil) de partenariat en attente retour.
de partenariat en attente retour. Relance
- Voir si des formations peuvent être fait par appel téléphonique.il va nous faire - Prise de contact (donnée par DINDC)

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assurés par le METFP pour les modules
restants non affectés (abordé
- Prise de contact (donnée par DINDC)
un retour pour proposer la date de la tenue avec d'autres formateurs pour le reste.
de la formation M.Ratsara
(NB : vérifier que dans le contrat des
- Visite de courtoisie prévu Lundi 16
mentions sur les logos du partenaire et la
fevrier
visibilité y est prévu. Traiter de façon
- Lors de la visite de courtoisie : aborder
similaire les autres partenaires de type
les questions logistiques, emmener le
formateur.)
dossier mise à jour de notre projet pour
pouvoir le représenter avec la liste des
avec d'autres formateurs pour le reste.
formateurs, discuter des 4 modules de
M.Ratsara
formation qui n'ont pas de formateur,
(NB : Cette tâche est en attente de la
négocier les indemnités pour les
négociation avec le ministère de
formateurs, voir la faisabilité d’une
l’enseignement)
diffusion de la formation sur zoom
- Préparer un petit syllabus du contenu des
formations que nous demandons du
Ministère.

Nota: Pour rappel lorsque l'on organisera les séances de formation, il faudra au minimum un représentant du projet HAY pour accueillir les bénéficiaires,
assurer la logistique et faire signer les fiches de présence. Pour alléger la commission formation, il faudra au moins 4 personnes pour assurer cette tâche soit
une fois par semaine.
3) Volet levée de fonds
DP Rija
Rapport Avancement:

Tâches terminées Tâches en attente Tâches à faire cette semaine

- Les lots : - Finalisation de la convention de partenariat - Mise en place du sondage (google form, story,
avec Etech pour octroi de lots : en attente bouche à oreille)
1er : 50 000 ariary (Etech) + Mug JCI + Formation
validation du BL - possible il faut passer par - Mise en place du budget pour analyser les
photographe
DSP si ce sera signer la convention de coûts et les bénéfices prévisionnel de la levée
2ème : 30 000 ariary (Etech) + Masque JCI+

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de fonds
Formation photographe partenariat entre l’ETECH
- Approche E-media et Etech pour la mise en
3ème : 20 000 ariary (Etech) + Porte clé JCI + - Finalisation du TDR en attente validation du place de la logistique
Formation photographe BL
- Le boost de la publication : Selon nos recherches - Passation entre VP Emilie et DP Rija sur la
c'est 5000 à 7000 par jour le coût  trésorerie du projet Hay (fichier excel)
- Les membres du jury : un professionnel de la
photographie pour évaluer la qualité de la photo.
Le responsable communication pour évaluer la
qualité du message et le responsable de la levée
de fonds pour évaluer la cohérence. 
- 2 thèmes seront mobiliser : my product / my
start-up pour ne pas empieter sur les autres projet
JCI
- Approche de la commission communication pour
démarrer les discussions sur le concept du visuel
de la levée de fonds à publier sur la page
- Création d’un compte Mvola pour recevoir les
fonds par le DP

4) Volet communication
Fy
Avancement:

Tâches terminées Tâches en attente Tâches à faire cette semaine

- Validation des publications motivantes et

- Approche de la commission levée de - Publication sur le partenariat avec Tolotra
programmation
fonds pour le concept de visuels malagasy

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- Donner l'accès à la gestion de la page

- Reprise des citations motivantes en début
HAY
de semaine pour animer la page ou bien
des petits conseils en entrepreneuriat ou - Définir Stratégie de communication pour
développement personnel. la levée de fond

5) Prochains Rdv
- Réunion hebdomadaire: 01 mars 2022
6) Divers
- Mise en place de la plateforme Trello disponible dans le lien ci-après :
https://trello.com/invite/b/eMFCY5Oh/55b5da2e915f646d5e4001458b1470e7/jci-rise
Trello est un logiciel en ligne de gestion de projet. C’est un outil collaboratif pour aider toute l’équipe à suivre en temps réel l’avancement du projet.
Les principales fonctionnalités sont :
- la présentation du programme sous forme de carte et de tableau pour faciliter la lecture
- la possibilité de documenter les travaux (rapport, visuel, lien drive, pdf, etc)
- la possibilité d'interagir (commentaire, like, etc…).
Message à toute l’équipe:
=> documenter le trello avec les travaux
=> mettre à jour les tâches à faire, en attente et terminées
- Événement à l'international : tenue de Master Class pour les membres JCI
- Master Class : 05 Mars 2022: financer un projet. Une (01) place disponible pour la JCI Iarivo
- Fixation d’un nouveau rendez vous qui pourrait convenir à tout le monde
- Organisation d’une petite réunion présentielle de temps en temps / team building