Utilisation des outils bureautiques dans un secrétariat public : cas pratique du secrétariat

multiservices

DEDICACE

Mr ELEMVA Albert

Rapport rédigé et présenté par BINGA ELLA Vanessa

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multiservices

REMERCIEMENTS

Je ne saurais achever cette œuvre sans adresser mes sincères remerciements à :

Mme LOH DORIS, Chef de centre multifonctionnel de promotion des jeunes

d’Ebolowa par sa simplicité et ses conseils prodigués à notre égard ;

Mr ABEGA NDZANA Daniel encadreur d’informatique CMPJ ;

Mme FADIMATOU pour ses conseils ;

Mr et Mme ELLA pour leur amour et soutien ;

Mr EYENGA Guy pour son soutien tant financier que moral.

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multiservices
SOMMAIRE
DEDICACE ...................................................................................................... i
REMERCIEMENTS ......................................................................................... ii
SOMMAIRE ................................................................................................. iii
INTRODUCTION ............................................................................................ 1
CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL ...................... 2
I. HISTORIQUE ET STATUT JURIDIQUE DE LA STRUCTURE ....................................................... 2
1. Historique du secrétariat multiservices .................................................................................................... 2
2. Statut juridique du secrétariat multi service (confère annexes) ............................................................... 2
II. LOCALISATION OU PLAN GEOGRAPHIQUE ........................................................................... 2
III. DOMAINE D’ACTION......................................................................................................... 3
IV. IV. FONCTIONNEMENT ET ORGANISATION DU TRAVAIL ................................................... 3
1. L’organigramme de la structure ............................................................................................................... 3
2. Les services rendus .................................................................................................................................. 4
3. La vente des produits consommables ...................................................................................................... 4
V. MATERIEL ET OUTILS DE TRAVAIL ........................................................................................ 4
1. Les meubles ............................................................................................................................................. 4
2. Le matériel informatique ......................................................................................................................... 5
3. Autres matériels et outils de secrétariat .................................................................................................. 7
CHAPITRE II : ACTIVITES DU STAGIAIRE ....................................................... 9
I. LES TRAVAUX DE MENAGE ................................................................................................... 9
II. .L’ACCUEIL DES CLIENTS ....................................................................................................... 9
III. LES TRAVAUX DE BUREAUTIQUE ...................................................................................... 9
IV. TABLEAUX RECAPITULATIFS DES QUANTITES DE TRAVAUX DE BUREAUTIQUE REALISES
PENDANT LES DEUX MOIS DE STAGE ......................................................................................... 10
CHAPITRE III : UTILISATION DES OUTILS BUREAUTIQUES DANS UN
SECRETARIAT PUBLIC : CAS PRATIQUE DU SECRETARIAT MULTISERVICES.. 12
I. JUSTIFICATION DU THEME ................................................................................................. 13
II. DEFINITION DES OUTILS BUREAUTIQUES ........................................................................... 13
III. LES OUTILS BUREAUTIQUES ET LEUR UTILISATION ......................................................... 13
1. Les outils bureautiques .......................................................................................................................... 13
IV. UTILISATION DES OUTILS BUREAUTIQUES AU SECRETARIAT MULTISERVICES ................ 15
1. Les logiciels de traitement de texte ....................................................................................................... 15
2. Les logiciels de publication assistée ....................................................................................................... 17
3. Les logiciels de présentation assistée par ordinateur ............................................................................. 17
4. Les logiciels de gestion des bases des données ...................................................................................... 17
V. TABLEAU RECAPITULATIF DE L’UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE AU
SECRETARIAT MULTISERVICES ................................................................................................... 17
VI. DIFFICULTES RENCONTREES A L’UTILISATION DES OUTILS BUREAUTIQUES ................... 18
VII. RECOMMANDATIONS ET SUGGESTIONS ........................................................................ 18
CONCLUSION.............................................................................................. 19

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INTRODUCTION

Crée en 2005 par l’ancien ministère de la jeunesse et des sports (MINJES), le

ministère de la jeunesse et de l’éducation civique (MINJEC) a pour principale mission
l’élaboration et la mise en œuvre de la politique gouvernementale en matière de
jeunesse, de prise en compte des préoccupations des jeunes dans la stratégie de
développement dans tous les secteurs d’activité. Pour implémenter cette politique
gouvernementale sur le terrain, les centres multifonctionnels de promotion des jeunes
(CMPJ) qui sont des structures rattachées au MINJEC ont pour principale mission la
formation intégrale du jeune dans les domaines de l’informatique, la couture et
l’électronique, électricité, mécanique automobile, hôtellerie….Le CMPJ régional est
structuré comme suit : un chef de centre, un chef de centre adjoint et les chefs de
sections qui sont : la section de l’orientation de l’information et de la documentation ;
la section des activités d’animation sportive et de la santé des jeunes ; la section des
activités socio-économiques et culturelles ; la section des affaires générales.

A ce titre, la formation théorique dispensée au centre est complétée par un volet

pratique qui s’opère durant les stages dans diverses structures. Afin de parfaire notre
formation, nous avons effectué notre stage pratique en secrétariat bureautique dans une
structure dénommée secrétariat multiservices à Mekalat qui fait dans la maintenance
informatique et le cyber café. Le présent rapport de stage s’articulera autour de quatre
chapitres à savoir :

Chapitre I : présentation de la structure d’accueil

Chapitre II : activités du stagiaire

Chapitre III : utilisation des outils bureautiques dans un secrétariat public

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CHAPITRE I : PRESENTATION DE LA STRUCTURE
D’ACCUEIL

I. HISTORIQUE ET STATUT JURIDIQUE DE LA STRUCTURE

1. Historique du secrétariat multiservices
Le secrétariat multiservices découle du dynamisme et de la quête du bien-être entre
autre de l’auto emploi.

Tout commence en Novembre 2017 donc l’idée avait été conçu à travers un constat du
manque de secrétariat équipé dans la zone du lycée classique et moderne.

En janvier 2018, le projet se poursuit avec des termes de négociation entre propriétaire
et intéressé pour la location de l’emplacement (3m² d’espace) du courant, et d’une
photocopieuse avec un capital de 20000Fcfa.

Début mars 2019 a été le début effectif des activités de la structure. La structure était
munie d’une table, d’une nappe de table, d’une rame de papier format A4, d’une
photocopieuse CANON IR 1022, d’une agrafeuse, d’une paire de ciseau, d’une
relieuse, d’un parasol

2. Statut juridique du secrétariat multi service (confère annexes)

II. LOCALISATION OU PLAN GEOGRAPHIQUE

Le secrétariat multiservices se trouve au quartier MEKALAT en face du lycée

classique et moderne dans la ville d’Ebolowa, chef-lieu de la région du sud Cameroun.
Le plan de localisation que voici pourra mieux nous édifier :

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50
0
Ici
lycla m
mo

Carrefour Carrefour
Carrefour an
Elat Mekalat
2000

Stade Vers
Station l’abbatoi Vers
municip
mrs r Enongal
al

III. DOMAINE D’ACTION

Le secrétariat multiservices est une structure qui fait dans la vente desproduits.
Comme produits, nous avons des papiers formats A4, des boissons sucrées non
alcoolisées. Le secrétariat rend d’autres services dans le domaine de secrétariat
bureautique comme les photocopies, les impressions, la plastification des documents,
le scannage et bien d’autres.

IV. IV. FONCTIONNEMENT ET ORGANISATION DU TRAVAIL

1. L’organigramme de la structure

DIRECTEUR GENERAL

SECRETAIRE

kkllwdsvd

STAGIAIRE

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bbb

2. Les services rendus

Le secrétariat public multiservices a à sa tête un directeur général qui est le promoteur
en la personne de M. NEMBO Frederick. A cet effet, il assure, la supervision, le
contrôle, la maintenance du matériel informatique, l’achat des intrants informatiques,
la négociation des contrats, le paiement des différentes factures. Il est assisté dans sa
lourde mission d’un secrétaire en la personne de BINDOM Gaétan, qui en est la
principale cheville ouvrière de cette structure. Il assure entre autre la saisie et le
traitement des textes proprement dit, la photocopie et la plastification des documents,
les inscriptions en ligne et les autres activités liées au secrétariat. Le directeur s’occupe
des travaux de maintenance informatique et les prestations de services.

3. La vente des produits consommables

Pour augmenter la rentabilité ou le revenu dans la structure, le promoteur a installé un
point de vente de boissons sucrées non alcoolisées. La vente de ces produits est
effectuée par le secrétaire.

V. MATERIEL ET OUTILS DE TRAVAIL

1. Les meubles
Un meuble est défini comme étant un objet mobile servant à l’usage ou à la décoration
d’une maison.comme meuble on peut citer :

a. Les tables :

Les tables sont des meubles composés d’un plateau sur un ou plusieurs pieds. Au
secrétariat multiservices nous avions quatre tables de dimensions et de formes
différentes. En général c’était des grandes tables qui servaient à disposer les
machines pour un travail confortable. La première table portait trois machines
disposées dans le sens horizontal. La deuxième table porte une photocopieuse
imprimante. La troisième table porte la relieuse. La quatrième table était réservée
pour le Directeur. Il pouvait y déposer son ordinateur personnel.

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b. Les chaises

Les chaises sont des sièges à dossiers qui permettent aux clients et aux personnels
d’être confortablement bien assis en attendant le travail ou en travaillant. Au total,
le secrétariat Multiservices dispose de cinq chaises. Les chaises sont réparties de la
manière suivante : deux chaises pour le personnel, deux chaises pour les clients, et
une chaise pour le Directeur de la structure.

c. Le tableau en dessous présente le matériel en qualité et en quantité

Meubles Quantité Utilisation Observation
Elles servent au personnel et aux Très bon état
chaises 05
clients de s’asseoir confortablement
Elles servent à disposer les Très bon état
tables 04 ordinateurs pour un travail
confortable
2. Le matériel informatique
Le matériel informatique renvoie ici à l’ensemble des équipements nécessaire à un
travail dans un ordinateur. Comme matériel informatique nous avons :

 Les imprimantes,
 Les photocopieuses.
 Les ordinateurs

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Définition et
Nom du Marques
N° Quantité description ou autres Utilisation Autres observation
matériel Modèle
caractéristique
RICOH AFICIO
SP CA 430DN Sont des organes Elles servent à
périphériques d’un imprimer un
Les Machine pas neuves
01 03 ordinateur qui éditent document en
imprimantes mais en bon état
sur papier les résultats couleur ou noir
d’un traitement. sur blanc

CANON 2204 Ou photocopieuses sont Ils servent à

Les Machine pas neuves
02 02 CANON IR des appareils de faire des
photocopieurs mais en bon état
3025 photocopie photocopies
DELL
DELL
Ordinateurs neufs et
03 Les ordinateurs 04 DELL en très bon état
FUJITSU

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3. Autres matériels et outils de secrétariat
Comme autre matériel et outils de secrétariat, nous avons : les trombones, les
agrafeuses, la machine à plastifier, la relieuse perforeuse. Nous allons vous présenter
ces matériels dans le tableau ci-dessous :

Nom du Définition et Autres

N° Utilisation
matériel description observation
Ils servent à relier des
Les Petite agrafe servant
01 documents de petite Quantité suffisante
trombones à réunir des papiers
épaisseur.
Une agrafeuse est un
outil permettant de
Les fixer, à l’aide d’une elles servent à fixer les
02 Quantité suffisante
agrafeuses agrafe des objets de objets
faible épaisseur, entre
eux ou sur un support
Il a pour rôle d’assurer
le revêtement d’un
La plastifieuse est un document en doublant
La machine équipement de le papier par une Bon état de
03
à plastifier bureau dont l’usage couche de plastique fonctionnement
est assez particulier. sous l’effet de la
pression et de la chaleur
de la pochette.
La relieuse Elle permet de perforer
perforeuse est un et de relier à la fois des
La relieuse Bon état de
04 outil utilisé pour feuillets à l’aide d’un
perforeuse fonctionnement
perforer un objet ou anneau en plastique ou
un matériau. en métal
a. Les matériels consommables

Comme son nom l’indique c’est le matériel que l’on peut remplacer quand le stock est
épuisé. Nous avons entre autres : les stylos, du papier, des agrafes, la cartouche
d’encre. Nous vous présentons ces matériels consommables dans ce tableau

Nom du Autres
N° Définition et description Utilisation
matériel observation
Feuille sèche et mince, faite Il est le support
Quantité parfois
01 Le papier de substances végétales de la
insuffisante
réduites en pâte pour écrire, transmission

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Nom du Autres
N° Définition et description Utilisation
matériel observation
imprimer, envelopper. des idées,
protège les
produits, et
contribuent
également à
l’hygiène de
tous.

C’est une pièce métallique Elles servent à

Les semi-démontable servant à fixer, des objets Quantité
02
agrafes fixer des éléments minces de faible suffisante
entre eux. épaisseur.

C’est un petit réservoir

Les contenant une encre destinée
Elles permettent Quantité
03 cartouches soit à l’impression à l’aide
d’imprimer suffisante
d’encres d’une imprimante, d’un fax,
d’une photocopieuse.

Le stylo est un outil de forme

Ils servent à Quantité
04 Les stylos allongée facilitant sa
écrire, dessiner suffisante
préhension.

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CHAPITRE II : ACTIVITES DU STAGIAIRE
I. LES TRAVAUX DE MENAGE

Le ménage peut se définir comme un ensemble de soins matériel d’entretien, des

travaux domestiques concernant la propreté de l’atelier.Le ménage se faisait tous les
jours ouvrables dès mon arrivée et aussi souvent quand le secrétariat était sale. Nous
vous présentons les statistiques de ces travaux dans le tableau suivant :

Nombre de jours de Nombre de jours de Nombre de jours de

Période
ménage ménage manqué ménage bien fait
Première semaine 05 00 05
Deuxième semaine 05 00 05
Troisième semaine 05 00 05
Quatrième semaine 05 00 05
Cinquième
05 00 05
semaine
Sixième semaine 05 00 05
Septième semaine 05 00 05
Huitième semaine 05 00 05
Total 40 00 40

II. .L’ACCUEIL DES CLIENTS

L’accueil est la manière de recevoir une personne, de se comporter envers elle quand
elle arrive. Ici, au secrétariat multiservices nous recevions chaque client avec un
sourire. Après cela, nous lui demandions ce que nous pouvions faire pour lui. Si le
travail demandé prenait du temps, nous lui demandions de s’asseoir en attendant que
nous le servions.

III. LES TRAVAUX DE BUREAUTIQUE

Pendant notre stage, nous avons effectué des travaux de bureautique que nous vous
présentons dans ce tableau :

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 IV. TABLEAUX RECAPITULATIFS DES QUANTITES DE TRAVAUX DE BUREAUTIQUE REALISES
PENDANT LES DEUX MOIS DE STAGE
Période semaine 1 semaine 2 semaine 3 semaine 4 Résultats du mois de Juillet

Nbre d’heures de

Nbre d’heures de

Nbre d’heures de

Nbre d’heures de
Taux de travaux

Taux de travaux

Taux de travaux

Taux de travaux

Taux de travaux
Nbre de taches
Nbre de taches

Nbre de taches

Nbre de taches
Nbre de pages

Nbre de pages

Nbre de pages

Nbre de pages

Nbre de pages
Nbre total de
d’évaluation

d'heures de
Nbre Total
réalisés

réalisés

réalisés

réalisés
Indices

travail

travail

travail

travail

travail

réalisé
tâches
Saisie 4 4 2 3,26% 2 8 4 6,51% 3 6 3 4,88% 3 6 3 4,88% 12 24 12 19,53%
Impression 0 0 0 0,00% 1 1 0,1 0,16% 0 0 0 0,00% 2 2 0,3 0,49% 3 3 0,4 0,65%
Photocopie 205 410 13h39 22,22% 279 559 18h37 30,30% 154 308 10h15 16,69% 154 196 6h30 10,61% 792 1473 49h05 79,82%
Total 209 414 15,39 25,48% 282 568 22h37 37% 157 314 13h15 22% 159 204 9h30 16% 807 1500 61,05 100%

Période semaine 5 semaine 6 semaine 7 semaine 8 Résultats du mois d’août

Nbre d’heures de

Nbre d’heures de

Nbre d’heures de

Nbre d’heures de
Taux de travaux

Taux de travaux

Taux de travaux

Taux de travaux

Taux de travaux
Nbre de taches

Nbre de taches

Nbre de taches

Nbre de taches
Nbre de pages

Nbre de pages

Nbre de pages

Nbre de pages

Nbre de pages
Nbre total de
d’évaluation

d'heures de
Nbre Total
réalisés
réalisés

réalisés

réalisés
Indices

travail

travail

travail

travail

travail

réalisé
tâches
Saisie 4 50 25 42,36% 2 16 8 13,56% 3 6 3 5,08% 3 6 3 5,08% 12 78 39 66,08%
Impression 0 0 0 0,00% 2 2 0h50 1,10% 0 0 0 0,00% 2 2 0h10 0,51% 4 4 0h57 1,61%
Photocopie 205 0 0h30 0,85% 279 365 1h50 3,05% 154 308 10h15 17,37% 154 196 6h31 11,04% 792 869 19h04 32,31%
Total 209 50 25,30 43,21% 283 383 10h40 18% 157 314 13h15 22% 159 204 9h41 17% 808 951 59h01 100%
 Utilisation des outils bureautiques dans un secrétariat public : cas pratique du secrétariat multiservices

Evaluation du temps de travail

Photocopie ; Evaluation des quantités de travaux par rapport
57%
Nbre de pages;
au temps
60% Saisie ; 42% Nbre total de 2451
tâches; 1615
50% 2500

40% 2000
Nbre Total
1500 d'heures de
30%
1000 travail; 120,1
20%
Impression ; 1% 500
10%
0
0% Nbre total de tâches Nbre de pages Nbre Total d'heures
Saisie Impression Photocopie de travail

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 CHAPITRE III : UTILISATION DES OUTILS
BUREAUTIQUES DANS UN SECRETARIAT PUBLIC : CAS
PRATIQUE DU SECRETARIAT MULTISERVICES.
Le mot "Bureautique" a été proposé pour la première fois en 1976 à Grenoble par un
groupe de chercheurs dont Louis Naugès était un des animateurs. Le problème était de
traduire les mots anglais "office automation". On avait hésité entre "bureaumatique"
qui avait été jugé trop proche de "bureaucratique". Ce mot regroupait alors tout ce qui
concerne l'information en rapport avec le travail de bureau

Selon la définition du Journal officiel de la République française (arrêté

du 22 décembre 1981) du 17 février 1982, la bureautique est l'ensemble
des techniques et des moyens tendant à automatiser les activités de bureau et
principalement le traitement et la communication de la parole, de l'écrit et de l'image.

Selon l'Association des sciences et technologies de l'information (anciennement

AFCET), le terme bureautique regroupe l'ensemble des techniques et des outils tendant
à automatiser les activités de bureau. Elle désigne une assistance aux activités de
bureau. À ce titre, elle prend en compte les aspects organisationnels dont ceux de la
coopération entre des individus actifs à l'intérieur d'un bureau.

La bureautique se définit aussi comme la technique de production et de

communication de documents (textes, audio, images). Les outils bureautiques se
classent en trois grandes catégories : les outils de production de document, tel que
le traitement de texte, les tableurs et tous les outils spécialisés de production basés sur
un métier, les outils de communication principalement les logiciels de courriel, et
finalement les outils de conservation tel que les logiciels de gestion documentaire. Ces
trois catégories représentent les surfaces traditionnelles du travail de bureau, soit la
surface de production, les paniers de réception et d'expédition, et finalement les
classeurs.
 Utilisation des outils bureautiques dans un secrétariat public : cas pratique du secrétariat
multiservices
I. JUSTIFICATION DU THEME

Un logiciel bureautique est un logiciel qui gère des applications dans le domaine de la
bureautique. Selon le Grand dictionnaire terminologique, c'est un logiciel qui
informatise les travaux courants sur ordinateur.

La nécessité de mieux servir les clients exige des secrétariats publics qu’ils aient le
matériel nécessaire pour satisfaire et fidéliser une clientèle parfois trop exigeante. Pour
cela, nous aurons besoin des machines adéquates, capables de faire fonctionner les
logiciels dans un secrétariat ; d’où le titre de notre thème : UTILISATION DES
OUTILS BUREAUTIQUES DANS UN SECRETARIAT PUBLIC. Ici nous parlerons
simplement des logiciels que nous avons vus utilisés au secrétariat multiservices

II. DEFINITION DES OUTILS BUREAUTIQUES

Les outils bureautiques encore appelés logiciels est un ensemble des programmes et
des procédures nécessaires au fonctionnement d’un système informatique ; ou encore
un ensemble de séquences d’instructions interprétables par une machine et d’un jeu de
données nécessaire à ces opérations.

III. LES OUTILS BUREAUTIQUES ET LEUR UTILISATION

1. Les outils bureautiques
Les logiciels les plus utilisés sont :

a. Logiciels de traitement de texte

 OpenOffice.org Writer
 Microsoft Word est le plus utilisé
 LibreOffice Writer (The Document Foundation)
 Logiciels IBM
o Lotus Symphony Documents
 ONLYOFFICE Document Editor
 Pages (Apple)
 Logiciels Sun Microsystems
o OpenOffice.org Writer
o StarOffice Writer

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multiservices
 WordPerfect (Corel)
 Google Docs (Google)
b. Tableurs

 Microsoft Excel est le plus utilisé

 LibreOffice Calc (The Document Foundation)
 Logiciels IBM
o Lotus Symphony Spreadsheets
o Lotus 1-2-3
 Numbers (Apple)
 ONLYOFFICE Spreadsheet Editor
 Quattro Pro (Corel)
 Logiciels Sun Microsystems
o OpenOffice.org Calc
o StarOffice Calc
 Google Sheets (Google)
c. Logiciels de PAO

 Microsoft Publisher
 Logiciels Adobe
 QuarkXPress
 Scribus
d. Logiciels de Présentation assistée par ordinateur (PréAO)

 Microsoft Powerpoint
 LibreOffice Impress
 Keynote (Apple)
 ONLYOFFICE Presentation Editor
 Prezi
 Google Slides
e. Clients de messagerie et gestionnaires d'informations personnelles

 Microsoft Outlook
 Logiciels Apple
o Carnet d'adresses
o iCal
o Mail
 Evolution
 Lotus Notes (IBM)
 Logiciels Mozilla
o Mozilla Lightning

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o Mozilla Sunbird
o Mozilla Thunderbird
 GMail
f. Logiciels de comptabilité et de gestion de projet

 GnuCash
 Ciel
 EBP
 HomeBank
 Marware Project X
 Microsoft Project
 Reconnaissance optique de caractères (OCR)
o FineReader
o GOCR
 Reconnaissance vocale
o IBM ViaVoice
o Dragon Naturally Speaking
 DataStudio (Google)2
On parle également de suites bureautiques (iWork, Microsoft
Office, LibreOffice, Apache OpenOffice, etc.) pour évoquer des ensembles de
logiciels destinés au travail de bureau.

En résumé, nous pouvons citer ici cinq grands groupes qui sont :

- Les logiciels de traitement de texte

- Les tableurs
- Les logiciels de publication assistée
- Les logiciels de présentation assistée par ordinateur
- Les logiciels de gestion des bases des données.

IV. UTILISATION DES OUTILS BUREAUTIQUES AU SECRETARIAT

MULTISERVICES
1. Les logiciels de traitement de texte
a. Définition

Un logiciel de traitement de texte est un programme informatique conçu pour

permettre à l’utilisateur de saisir les textes sur un support numérique(en particulier
sur les ordinateurs), mais surtout pour lui permettre de le mettre en forme, c’est-à-dire

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multiservices
de modifier sa présentation (alinéas, listes à puces ou numérotées liens hypertextes
ancres,…).

b. Les types de travaux réalisables

Comme travaux réalisables, nous avons :

 La mise en forme des documents textes

 La mise en page de documents textes
 La réalisation et la gestion des tableaux
 La réalisation des dessins
 La réalisation des organigrammes, graphiques et illustrations
 L’utilisation du publipostage.
- Les types de travaux réalisés au secrétariat multiservices

Pendant notre stage, nous avons pu réaliser la mise en forme et la mise en page des
documents.

a. Les tableurs
- Définition

En informatique, un tableur est un logiciel d’édition et de présentation de tableaux. Il

est destiné à manipuler les données organisées dans les grilles formées de lignes et de
colonnes. Les données contenues dans ces tableaux sont très souvent chiffrées mais
elles peuvent aussi être des dates ou des chaines de caractères.

- Les types de travaux réalisables

Comme travaux réalisables, nous avons :

 La présentation des données dans les tableaux

 Les calculs dans les tableaux
 Les tris des données d’un tableau
 Le filtre des données d’un tableau

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c. Les types de travaux réalisés

Lors de notre stage au secrétariat multiservices nous avons effectué les tris des
données d’un tableau

2. Les logiciels de publication assistée

a. Définition

Les logiciels de publication assistée par ordinateur (ou PAO) sont des logiciels utilisés
pour la création des projets éditoriaux.

b. Les types de travaux réalisables

Comme travaux réalisables, nous avons réalisé :

 La confection des cartes de vœux

 La confection des calendriers
 La confection des programmes des obsèques
 La confection des cartes de visites

c. Les types de travaux réalisés

Au secrétariat multiservices, nous avons réalisé des calendriers.

3. Les logiciels de présentation assistée par ordinateur

a. Définition

Les logiciels de présentation assistée par ordinateur sont

4. Les logiciels de gestion des bases des données

a. Définition

V. TABLEAU RECAPITULATIF DE L’UTILISATION DES

LOGICIELS DE BUREAUTIQUE AU SECRETARIAT
MULTISERVICES
QUANTITE DE DOCUMENTS
OUTILS BUREAUTIQUES OBSERVATION
TRAITES
MS Word 1300 Activités intenses
MS Excel 01 Beaucoup ignore

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multiservices
QUANTITE DE DOCUMENTS
OUTILS BUREAUTIQUES OBSERVATION
TRAITES
l’utilisation d’Excel
Publisher 01 Pas très utilisé
Powerpoint 00 Pas d’activité

A partir de ce tableau, nous pouvons conclure que le logiciel de traitement de

texte(Word) est le plus utilisé dans les secrétariats publics.

VI. DIFFICULTES RENCONTREES A L’UTILISATION DES OUTILS

BUREAUTIQUES

La difficulté peut être définie comme étant le caractère de ce qui est difficile.

Malgré le fait que notre séjour de stage se soit bien déroulé au secrétariat
multiservices, nous avons rencontré quelques difficultés à l’instar de :

 La complexité de ces logiciels

 La non-vulgarisation de ces derniers.
 Le manque du personnel

VII. RECOMMANDATIONS ET SUGGESTIONS

Une recommandation peut se définir comme étant un conseil ; une action de

recommander, signaler favorablement une personne à l’attention d’une autre.

Suite aux difficultés rencontrées et au constat fait sur certains points pendant notre
stage au sein du secrétariat multiservices, nous proposons au responsable en charge
de la structure les suggestions suivantes :

Toujours chercher à proposer aux clients les travaux sur d’autres logiciels

Chercher à compléter l’effectif du personnel.

Rapport rédigé et présenté par BINGA ELLA Vanessa

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 Utilisation des outils bureautiques dans un secrétariat public : cas pratique du secrétariat
multiservices
CONCLUSION
En définitive, il s’agissait dans ce présent rapport de faire une synthèse des activités
menées pendant notre stage au secrétariat multiservices durant la période du 1er
juillet au 30 aout 2019. Au bout du compte, deux grands avantages ont constitué
notre stage : la présentation de la structure d’accueil et les activités menées durant
notre stage. Nous pouvons affirmer que le stage a été assez bien complet, ce qui nous
a permis de concilier la théorique et la pratique tout en nous dotant les aptitudes et
compétences nécessaires pour la formation que nous avons eu à faire.

Rapport rédigé et présenté par BINGA ELLA Vanessa

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