Insttut des Hautes Etudes Commerciales de Sousse

Université de Sousse

Mise en place d’un système

d’information ERP au sein d’une
entreprise de service:
Cas de Medic’multiservices

Efectué par : Wajdi CHARFI

Entre 01/07/2009 et 30/09/2009

Master Professionnel en ingénierie Financière

Année Universitaire : 2008/2009

 Année universitaire : 2008-2009

Table des matières

INTRODUCTION..........................................................................................................................................3

Chapitre I : Présentaton de L’ENTREPRISE ..............................................................................................5

Secton 1 : Le secteur : ...........................................................................................................5
I.1-PRÉSENTATION DU SECTEUR: .........................................................................................................5
I.2-Actualité du secteur: ..................................................................................................6
Secton 2 : L’entreprise : .......................................................................................................7
II .1-Fiche descriptve : .....................................................................................................7
II.2-Présentaton : ............................................................................................................7
II.2.1 Actvité de l’entreprise : .........................................................................................8
II.2.2 Clients : ....................................................................................................................8
II.2.3- Organigramme : .....................................................................................................9
CHAPITRE II : LE CADRE DU STAGE ..........................................................................................................10
Secton 1 : Les travaux efectués ...............................................................................................10
I.1- Service ressources humaines et qualité : ...............................................................................10
I.2- Service Comptabilité-Finance : ................................................................................................10
I.3- Les problèmes rencontrés au sein de l’entreprise: ..................................................12
Secton 2: Les apports du stage : ......................................................................................12
II.1- La présentaton du projet : .....................................................................................12
II.1.1- Défniton d’un système d’informaton : .......................................................12
II.1.2- Le principe d’intégraton.................................................................................13
II.1.3- Défniton d’un ERP.........................................................................................14
II.1.4- Les avantages .................................................................................................14
II.1.5- L’analyse coûts/bénéfces...............................................................................15
II.2- La mise en place d’un système d’informaton ERP..................................................17
II.2.1- La première étape : Analyse des besoins .......................................................17
II.2.1.1- Identfcaton des acteurs ....................................................................17
II.2.1.2- Les besoins fonctonnels.......................................................................17
II.2.2- La deuxième étape : Préparaton des scénarios d’applicaton........................18
II.2.3- La troisième étape : la réalisaton ..................................................................19
II.3- Les bénéfces atendus sur la performance de l’entreprise : ..............................24
Conclusion..............................................................................................................................26
Annexes..................................................................................................................................28
Bibliographie...........................................................................................................................30

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 Année universitaire : 2008-2009

Remerciement

Je tiens à remercier la société Medic’multiservices pour m’avoir accueilli dans son

entreprise lors de mon stage de trois mois. Mes remerciements vont aussi aux
personnes qui travaillent au service financier et comptable de m’avoir aidé dans la
réalisation de mes missions et de prendre de leur temps pour répondre à mes
questions et de m’avoir découvrir leur travail qui est en relation avec mon projet et
plus particulièrement je remercie Mme Chiraz ACHEK mon responsable de stage.

D’autre part, je remercie Mr Lotfi BELKACEM, mon maitre de stage pour son aide et
son accompagnement pédagogique tout au long de cette période professionnelle.

Enfin, un grand merci à ma tante Yezza, à son époux Mr Abdel Kader et son fils
Nabil aussi à touts les membres de ma famille.

Introduction Générale :

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 Année universitaire : 2008-2009

Au cours de formation obtenue au master professionnel « ingénierie financière » à

l’IHEC de Sousse, il est nécessaire d’effectuer trois mois de stage dans une
entreprise. Mon choix s’est orienté vers les petites et moyennes entreprises qui sont en
phase de croissance afin de participer par des nouvelles idées à leur développement.
Le stage ayant lieu de 1er Juillet 2009 jusqu’au 30 Septembre 2009 au sein de
« Medic’multiservices » suitée à Sousse. Les taches se sont révélées différentes et
passionnantes.
J'ai choisi d'effectuer mon stage au sein du Service financier et comptable pour une
raison principale. J’ai l’intention de poursuivre ma vie dans le secteur de la finance et
cette expérience professionnelle était très importante sur un plan personnel mais m’a
également permis de justifier l’idée que je me faisais d’un tel service.
J'ai choisi de travailler sur un sujet durant mon stage, puisque l’information est très
importante pour avoir réussir ces taches, il m’apparait nécessaire d’implanter un
système d’information au sein de « Medic’multiservices ».
Enfin, c'était une mission qui semblait importante pour le la société, ce qui m'a poussé
à m'investir énormément pour la mener à bien et pouvoir en tirer des conclusions
enrichissantes pour eux comme pour moi.
Actuellement, toute entreprise est prête à investir des sommes considérables dans
l'implantation des technologies logicielles afin d'améliorer ses services, d'accroitre son
agilité et sa flexibilité, de réduire les coûts, d'augmenter la production et de faire face
aux défis du marché.
Dans un tel environnement de compétitivité, les entreprises dépendent de plus en plus
de leur flexibilité et de leur innovation, tant dans leur structure organisationnel, leur
mode de production que dans leur mode d'échange avec les clients et les fournisseurs.
Cependant, le problème auquel se heurtent les entreprises est la difficulté d'obtenir
des données et informations précises et des interfaces convenables entre les
différentes fonctions de l'entreprise. Pour faire face à ce problème de dispersion de
l'information et aux obligations de compétitivité, l'entreprise doit modifier son
organisation verticale par fonction pour passer à une organisation horizontale en
utilisant des outils optimisés et adaptés facilitant les tâches et offrant des
fonctionnalités riches et utiles par la mise en place d'un système d'information

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 Année universitaire : 2008-2009

cohérent garantissant l'unicité de l'information et l'accès à celle-ci à partir de toutes les

fonctions de l'entreprise. Les progiciels ERP (Entreprise Ressources Planning)
viennent supporter de telles orientations organisationnelles et stratégiques.

C'est dans ce contexte que s'intègre mon stage en entreprise qui a pour objectif de
concevoir et de réaliser un système d’information ERP permettant d'automatiser les
différentes tâches de la société Medic’multiservices et plus particulièrement les taches
dans le service financier Et comptabilité. Cet ERP doit automatiser les différents
processus de gestion et surtout la gestion financière.

En fait, ce travail vise à déterminer la méthode d’intégration un système

d’information ERP au sein de l’entreprise et les avantages d’une

telle intégration pour l’entreprise.

L’élaboration de ce rapport a pour principale source les différents enseignements tirés

de la pratique journalière des tâches auxquelles j’étais affecté. Enfin, les nombreux
entretiens que j’ai pu avoir avec les employés des différents services de la société
m’ont permis de donner une cohérence à ce rapport.
En vue de rendre compte de manière fidèle et analytique des trois mois passés au sein
de la société Medic’multiservices, il apparaît logique de présenter dans le premier
chapitre à titre préalable l’entreprise c'est-à-dire son environnement économique, à
savoir le secteur, puis d’envisager son activité. Puis, il sera précisé dans un deuxième
chapitre les différentes missions et tâches que j’ai effectuées au sein du service
comptabilité et finance, et les nombreux apports que j’ai pu en tirer.

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 Année universitaire : 2008-2009

CHAPITRE I :

PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
Section 1 : Le secteur

I.1-Présentation du secteur:

Afin de mieux présenter le secteur de service ; on va présenter l’économie tunisienne

par ses divers secteurs afin de les comparer, l’économie tunisienne se présente comme
suit :

Secteur de l’économie Part dans le PIB

Agriculture et pêche 11 ,5%

Industrie non manufacturières 14%

Industrie manufacturières 19,2%

Services 43,2%

Autres 12,1%
Source : Ministère du développement et de la coopération internationale

Fig1.La part de secteur dans le PIB

Et vu que medic’multiservices appartient au secteur de services ; nous allons étudier

dans la suite particulièrement ce secteur. On constate que la part de secteur de
service est la plus élevée dans le PIB ce qu’implique l’importance de ce secteur dans
l’économie tunisienne. C’est ce qui était vérifié en déterminant l’apport sectoriel au
développement :

Secteur de l’économie Apport sectoriel

Agriculture et pêche 4 ,7%

Industrie non manufacturières 17,1%

Industrie manufacturières 13,6%

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Services 64,6%
Source : Ministère du développement et de la coopération internationale

Fig2.L’apport sectoriel au développement

I.2-Actualité du secteur:
Pour améliorer la compétitivité des sociétés de services, et impulser leur capacité
d'exportation et de tirer par conséquent le meilleur profit des points forts du secteur et
ce, en prévision des prochaines négociations dans les domaines du transport, de la
santé, des technologies de l'information et de la communication (TIC) et les services
dans l'entreprise.
Le programme de mise à niveau des services (PMNS) s’agit d’une initiative de l’Etat
tendant à promouvoir la compétitivité des entreprises opérant dans les secteurs du
transport, de la santé, des technologies de l’information et de la communication (TIC),
les services fournis aux entreprises et les services professionnels. Cette opération qui
vise à mettre à niveau, dans une première étape, une centaine d’entreprises, portera
sur des actions d’ordre microéconomique et d’autres ciblant l’harmonisation et la
modernisation des textes juridiques et la consolidation du système d’information. Les
potentialités réelles existent, aujourd’hui, pour le développement de tous les modes du
transport, rappelant les objectifs majeurs assignés au secteur dont, en particulier,
l’amélioration de sa contribution au développement économique et à la création
d’emplois.
La Tunisie, forte de son climat d’investissement incitatif à l’investissement est,
désormais, en mesure de devenir un site attractif en matière d’industries de transport
aérien. En se basant sur l’intérêt particulier qu’accorde la Tunisie au secteur des
services, compte tenu de son apport dans le développement du commerce extérieur et
la promotion des produits à travers l’amélioration des services logistiques.
La Tunisie, qui a parié depuis longtemps sur le facteur humain, est dotée de tous les
atouts pour promouvoir et mettre à niveau les services des divers secteurs dans la
perspective de leur libéralisation. En fait, la libéralisation du secteur des services a
aidé le secteur de l’industrie à réduire la marge de productivité par rapport aux pays
de l’Union européenne à moins de 25%.
L’objectif de ce programme de mise à niveau est d’adapter les divers secteurs aux
évolutions du contexte mondial marqué par une concurrence rude et de promouvoir
l’image de la Tunisie en tant que pays africain et maghrébin moderne et bien intégré
dans son environnement régional et international.
Par conséquence, le secteur des services se distingue par sa qualité de créneau
générateur d’emplois et promoteurs de l’investissement. Le secteur satisfait plus de 60
% des demandes additionnelles d’emplois. Le secteur du transport, lui, emploie plus
de 135000 personnes (emplois directs) soit environ 4 % de la population active sans
compter les emplois indirects.

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 Année universitaire : 2008-2009

Le taux d’investissement dans le secteur est estimé à 15 % du total des

investissements du pays tandis que sa productivité s’est améliorée de 9,7 % au cours
de la période 2003-2007. Les investissements mobilisés au profit du secteur ont passé
de 2672 millions de dinars au cours du Xème plan à 6528 millions de dinars au cours
du plan actuel (XIème plan), soit une augmentation d’environ 144 %. Le secteur sera
renforcé au cours de la prochaine période grâce aux projets institués à son faveur et
visant à améliorer la compétitivité. Il s’agit essentiellement de réduire le coût des
services logistiques à 15 % du PIB contre 20% actuellement, d’adapter les législations
et le cadre institutionnel à celui appliqué en Europe, de moderniser les ports tunisiens
et d’augmenter la part de la flotte maritime nationale dans le transport des
marchandises de 20 % à l’horizon 2016.

Section 2 : L’entreprise

II .1-Fiche descriptive :
Raison sociale : Medic’multiservices

Siège sociale : Rue de l’horizon; Sahloul III ; 4054 Sousse. Tunisie.

Téléphone : 73 369 000

Télécopie : 73 369 001

Forme juridique : S.A.R.L. (Société A Responsabilité Limitée)

Effectifs : 25 salariés

Capital : 605000.000 Dinars

II.2-Présentation :

Depuis 1994, Medic’multiservices a fait parvenir des services d'experts dans

le domaine d’assistance médicale, en association avec les entreprises locales
d'assistance ainsi que les partenaires internationaux, les hôpitaux, les cliniques,
médecins, hôtels et compagnies aériennes.
Elle offre une vaste gamme de services qui facilitent les opérations et servir les
besoins de nos clients et partenaires à offrir des soins Professional et
hautement qualifié.
Cette société est implantée en Sousse et considérée comme un leader;
localement, et pourtant, ces services sont également orientés vers le marché

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 Année universitaire : 2008-2009

international, comme ils s'étendent de nos pays voisins de L’Union

Européenne et au-delà d'un tiers du chiffre d'affaires opérationnel étant
reportés à nos internationaux partenaires.

II.2.1 Activité de l’entreprise :

 Assistance médicale: En offrant des services médicaux et des services liés au

Voyage: admission à l'hôpital et la liaison avec le médecin; ambulance, les
services liés aux urgences, telles que des conseils juridiques, l'hébergement
d'urgence, ou avances des fonds en espèces.
 transport médicalisé : cette activité il y a trois modalité de transport soit
sanitaire (n’exige pas aucun accompagnement paramédical ni médical) ; soit
transport avec technicien d’urgence ; soit un transport avec un médecin tout
est dépend de l’état du malade. La décision est prise par le médecin régulateur.
 Couverture médicale : La garantie préventive ou curative de la santé et les
soins médicaux à l'exploration pétrolière à distance et sites de forage; pour des
événements sportifs majeurs.

 Rapatriement : cette entreprise organise des rapatriements sur des vols

commerciaux ; des réservations e émissions des billets ; organisation des
transports ; assistance à l’aéroport par des chaises roulantes ; des civières ;
accompagnement médical ou paramédical.

 Formation des soins premiers.

II.2.2 Clients :

Medic’multiservices présente plus de 100 clients : les clients locaux représente 37%
et ceux les étrangers représente 63%, sont :
 Les sociétés d’assistance
 Les cliniques
 Les compagnies de pétrole
 Les firmes industrielles
 Les ambassades
 Les compagnies aériennes
 Les hôtels
 Les agences de voyages

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 Année universitaire : 2008-2009

II.2.3- Organigramme :

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Année universitaire : 2008-2009

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 Année universitaire : 2008-2009

Fig.3 -Organigramme de la Société

Après la présentation du secteur et l’activité de l’entreprise dans ce premier chapitre,

on va passer pour le deuxième chapitre afin de déterminer dans le cadre de mon stage
les travaux effectués dans l’entreprise et mon apport importé à l’entreprise durant trois
mois du stage.

CHAPITRE II : LE CADRE DE STAGE

Section 1 : Les travaux effectués
Pendant toute la durée de mon stage, j’ai eu à traiter plusieurs dossiers. En effet, mon
stage s’est déroulé en haute saison d’activité : j’ai donc passé par tous les
départements de l’entreprise.

I.1- Service ressources humaines et qualité :

Dans ce département ; j’ai passé uniquement quelques jours juste pour avoir une idée
sur la composition de l’entreprise en des départements. En fait ; il y a quatre
Départements :

 Service Assistance: il présente le service de production pour ce type

d’entreprise.
 Service Ressources humaines
 Service Comptabilité-Finance

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 Année universitaire : 2008-2009

Les missions de ce service est de déterminer les fonctions de chaque service de

l’entreprise ; déterminer ses besoins humains, de mettre des procédures de
recrutement, établir les contrats des personnels et améliorer la qualité de l’entreprise
afin de devenir certifié ISO.

I.2- Service Comptabilité-Finance :

 Codification et saisie
Avant tout travail il est important de codifier et de saisir les informations relatives à
l’entreprise comme les factures’Annexe1’, les relevés de banques, les chèques et les
ventes.
La codification est le fait d’attribuer à chaque document le numéro de compte
auxquels il correspond. Cela facilite ainsi la saisie puisqu’il n’y a plus qu’à recopier
les informations relatives à la codification. L’opération peut paraître fastidieuse mais
elle permet de bien comprendre la comptabilité et d’appliquer les connaissances
acquises puisque l’on présente la codification comme un journal. Il faut donc penser à
inscrire les bonnes informations sans oublier d’informations ni quelques règles
inhérentes à l’entreprise.

 Lettrage et rapprochement bancaire

Après les étapes préliminaires de codifications et de saisies, il faut effectuer le
rapprochement bancaire. Dans le service comptabilité, on comptabilise les mêmes
opérations financières (compte tenu de l’entreprise) que la banque. Cet état de
rapprochement’Annexe2’consiste à vérifier que le solde du compte banque de notre
comptabilité est identique à celui du relevé bancaire, mois par mois.
Il est en effet rare que ceux-ci coïncide. En effet, les chèques émis en fin de mois
n’apparaissent pas dans le relevé bancaire puisque ceux-ci n’ont pas encore été
encaissés. Il faut donc vérifier qu’ils sont bien pris en compte dans les relevés
suivants.
Pour ce faire, il faut bien évidement saisir les relevés bancaires ainsi que les chèques ;
ensuite il faut pointer les sommes figurant sur ce même relevé pour arriver au même
solde que la banque. Les opérations non prises en compte par la banque sont portés
aux relevés des mois suivants.
Une fois cette opération terminé il suffit d’imprimer un grand livre pour la période
concerné, ainsi qu’un état de rapprochement. Ces documents servent de garantie et de
contrôle.
Nous pouvons cependant des erreurs de natures diverses :
o Mauvaise saisie ou oublis de certaines sommes : il suffit de les rectifier.
o Il peut y avoir une confusion entre débit et crédit.
o Il faut rentrer correctement le bon mois ainsi que le bon nombre de jour.
Le lettrage consiste à associer les factures aux règlements correspondants. Ainsi il est
facile de voir qui n’a pas payer. Cela permet également de vérifier la saisie : en effet si
un règlement n’a pas de facture il y a une eu une erreur. Il faut donc rechercher celle-
ci. Les erreurs les plus fréquentes sont :
o Erreur de montant : il faut alors rechercher la facture correspondante
o Double enregistrement : il suffit de supprimer l’un des deux montants

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 Année universitaire : 2008-2009

Lorsque l’on constate des écarts de règlements, il suffit de passer une écriture d’écart
dans le journal des Opérations Diverses (OD). Ainsi après cette étape, il faut que la
majorité des comptes soient soldés et que tous les règlements soient lettrés.
J’ai rencontré quelques difficultés lors de cette mission. En effet, outre les erreurs ci-
dessus à rectifier, il est arrivé souvent que le règlement soit fractionné par rapport à
une même facture. Il faut alors ressortir la facture qui doit indiquer le nombre de
règlement et leur montant. Cependant le problème inverse s’est aussi poser c’est à dire
que pour un règlement il y plusieurs factures correspondantes. Là aussi, rechercher les
factures est indispensable.
Cette étape est généralement la plus longue d’un dossier de bilan. En effet, les
entreprises ayant plusieurs gros fournisseurs effectue beaucoup de transactions avec
celles-ci, il est donc plus difficile de lettrer.

 Préparation de reporting mensuel :

Le reporting mensuel est l'opération consistant à faire rapport de son activité ou

désigne le document analysant le fonctionnement et l'activité de l’entreprise dans le
domaine des services, chaque mois. Plus généralement, il est la présentation
mensuelle de rapports sur les activités et résultats d'une organisation, d'une unité de
travail ou du responsable d'une fonction, destinée à en informer ceux chargés de les
superviser en interne ou en externe, ou tout simplement concernés par ces activités ou
résultats.
En Medic’multiservices, chaque mois un rapport des indicateurs de performance est
envoyé par le service financier à la direction générale afin d’obtenir une décision en
comparant ce qu’était prévu et ce qu’était réalisé.

 Préparation de la balance agée des clients :

La balance agée est une balance éditée selon l'antériorité des soldes. Elle est souvent
éditée pour les comptes clients fournisseurs voire les autres comptes. C’est un
document d'analyse qui indique par exemple, par client, les sommes dues par
échéances successives (échues voir non échues). Elle pourra être éditée par
commercial, par région, par catégorie de clients, afin de mesurer la performance de
l’entreprise. Elle constitue également un outil de communication efficace entre le
service de recouvrement et les commerciaux.

La balance âgée’Annexe3’ est un outil dont l'objectif est la gestion des comptes
clients. Elle est utilisée par les financiers et elle offre à ces derniers des informations
sur les comptes clients, par une analyse de l'ancienneté des créances non réglées ou
ayant dépassé la date d'échéance. La balance âgée permet de contrôler les retards de
paiements. Elle consiste en une ventilation de la dette clients ou fournisseurs à une
date spécifiée sous forme d'un tableau comportant une ligne par compte et une
colonne par mois ou décade suivant l'option choisie.

I.3- Les problèmes rencontrés au sein de l’entreprise:

Durant les trois mois que j’ai passé dans Medic’multiservices j’ai rencontré plusieurs
problèmes au sien de service Comptabilité finance tel que l’absence d’une

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 Année universitaire : 2008-2009

comptabilité analytique, l’absence d’une analyse budgétaire ; mais le problème

majeur qui doit être résolu au plus vite possible c’est que la perte d’information au
sein de ce service afin de créer un environnement «efficient » pour les personnels.

Section 2: Les apports du stage

Afin de résoudre ces problèmes ; il faut en premier lieu intégrer un système
d’information au sein de l’entreprise pour qu’on peut après cette étape trouver une
solution aux autres problèmes tel que la mise en place d’une comptabilité analytique
et d’un système de budgétisation. Avant d'entamer l'élaboration de notre application,
nous avons jugé primordial de présenter une telle application à partir les sous-titres
suivants.

II.1- La présentation du projet

II.1.1- Définition d’un système d’information

Dans une entreprise, l’harmonisation des tâches des différentes fonctions

interconnectées et interagissant entre-elles est primordiale pour atteindre l'objectif
final préalablement fixé qu'il soit de court terme ou de long terme. L'entreprise se
présente ainsi comme un système complexe où chacune de ses composantes alimente
les autres par des données nécessaires au fonctionnement de l'ensemble du système.
D'ailleurs, chaque sous système de l'organisation vise à travers le développement des
compétences spécifiques à répondre le mieux aux demandes de l'environnement
(fournisseurs, clients,...). En outre, il est appelé à s'intégrer avec les autres services
afin d'atteindre les objectifs de l'entreprise. En fait, cette intégration requise va
favoriser les échanges des informations entre les services et donc va rendre plus
cohérente l'entreprise.

Par ailleurs, l'instauration de cette gestion intégrée ne peut être conçue sans la mise en
place d'un système d'information dont la mission est de faciliter les échanges
des informations entre les différents acteurs de l'entreprise. En effet, le système
d'information est un système qui utilise des technologies de l'information pour saisir,
transmettre, stocker, retrouver, manipuler ou afficher de l'information dans un ou
plusieurs processus de gestion.

Il est à noter que pour assurer l'intégration des principaux processus de l'entreprise, ce
système d'information doit être cohérent c'est à dire garantissant l'unicité de
l'information et l'accès à celle-ci à partir de toutes les fonctions de l'entreprise. Il s'agit
donc d'instaurer une base de données unique pour pouvoir assurer une gestion
intégrée.

II.1.2- Le principe d’intégration

Avant l’apparition du système d’information, les entreprises ont utilisés des

applications spécifiques séparées, ces diverses applications ne peuvent communiquer
qu'à travers des interfaces. Mais, les techniques d'interfaçage n'ont pas réussi à
résoudre complètement cette désintégration des systèmes d'informations de telle sorte

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 Année universitaire : 2008-2009

que la qualité des informations transmises sont parfois incohérentes et toujours

disponibles avec retard.

Par conséquent, une intégration des applications s'avère indispensable pour améliorer
la rapidité de la transmission des informations entre ces diverses applications tout en
assurant la fiabilité des informations communiquées.
D'ailleurs, l'intégration a pour objectif la coopération des applications au sein d'un
système unique et pour caractéristique une base de données logique unique ». Il s'en
suit que l'intégration implique l'existence d'une base de données unique partagée par
toutes les applications. En effet, c'est à travers l'unicité de la base de données qu'on
peut éviter les risques d'incohérence et de redondance existant lors des multiples
opérations de traitement de données et harmoniser par la suite les différents processus
de l'entreprise.

En outre, le concept « intégration » recouvre plusieurs champs :

 Le contrôle comptable : L'intégration se révèle comme étant la

capacité de chaque unité de communiquer une image claire de son
fonctionnement et ce, en fournissant les données relatives à ces
activités selon un système de représentation standardisé unique.

 L'information : L'intégration vise la non redondance des saisies et des

traitements des informations. Ceci est favorisé par la possibilité de partager
les données communes.

 La structure organisationnelle : « L'intégration est une coordination accrue

(coûts de coordination diminués) par une standardisation des processus, une
communication améliorée, une redéfinition des rôles,...) » .

L'intégration désigne donc à la fois l'homogénéisation et la mise en cohérence du

système d'information de gestion et présente deux caractéristiques opérationnelles
majeures à savoir l'unicité du référentiel et l'homogénéité des processus. En effet, le
principe de l'intégration consiste à n'enregistrer une information qu'une seule fois tout
en prenant compte, dés le début, de tous les traitements possibles de cette information
à chaque étape du processus de la gestion. C'est pour cela qu'on doit au préalable
concevoir un système complet permettant de fournir les informations nécessaires au
fonctionnement de l'ensemble des grandes fonctions de l'entreprise.

Pour mettre en place un tel système, il faut tout d'abord bien élaborer la liste des
paramètres à intégrer dans les différents fichiers relatifs aux différentes fonctions. Il
est à noter que la conception de ces fichiers est un travail collectif qui fait intervenir
toutes les grandes fonctions de l'entreprise. Une fois les fichiers sont conçus, il
convient par la suite à chacune des fonctions de mettre à jour ses fichiers.

La gestion intégrée est donc assurée grâce à un mélange de pratiques et formes

organisationnelles et d'aspects techniques (ordinateurs, logiciels, réseaux,...). C'est
dans cette perspective qu'on va présenter l'ERP en tant qu'une technologie de
l'intégration.

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 Année universitaire : 2008-2009

II.1.3- Définition d’un ERP

Le terme ERP désigne « Entreprise Ressources Planning » traduit en français en

progiciel de Gestion Intégré (PGI), c’est un progiciel qui sert à gérer un ensemble de
processus d’une entreprise intégrant l’ensemble de ses fonctions comme la gestion des
ressources humaines, la gestion financière et comptable. Le principe d’un ERP est de
construire des applications informatiques par des modules indépendants pour les
différentes fonctions de l’entreprise. D’autre part, l’ERP est caractérisé par
l’utilisation d’un moteur qui permet de propager les données enregistrées dans le
système d’information. Alors, l’ERP est un système d’information composé de
plusieurs applications partageant une seule et une même base de donnés. Ces modules
applicatifs couvrent chacun une grande fonction de l’entreprise par exemple la gestion
comptable et financier ; la gestion d’achat.

II.1.4- Les avantages :

Concrètement, les avantages de la mise en place d'un ERP sont les suivants :
- L'intégrité et l'unicité du système d’information, c'est à dire qu'un ERP permet une
logique unique à travers sa base de données qui respecte la même structure
- Il permet d’éviter la redondance d'information entre les différents systèmes
d’information de l'entreprise.
- La possibilité de récupérer et enregistrer, par l’utilisateur, des données de manière
immédiate.
-Les mises à jour dans la base de données sont effectuées en temps réel et propagées
aux modules concernés.
- Pas d'interface entre les modules, il y a synchronisation des traitements et
optimisation des processus de gestion. De même, la maintenance corrective est
simplifiée car celle-ci est assurée directement par l'éditeur et non plus par le service
informatique de l'entreprise.
-il assure la standardisation des procédures administratives de la société.
-il met, automatiquement, à la disposition des cadres et les décideurs de l’entreprise
des informations de gestion sur la comptabilité ; la production, les achats afin
d’obtenir une connaissance en temps réel de la situation économique de l’entreprise.
Par conséquent, les ERP gèrent et prennent en charge plusieurs périodes (pour les
exercices comptables par exemple), plusieurs devises, plusieurs langues pour les
utilisateurs et clients, plusieurs législations, plusieurs axes d'analyse en informatique
décisionnelles.

II.1.5- Analyse coûts/Bénéfices :

Il est indispensable d’établir les coûts et les bénéfices d’une implantation d’un projet
ERP pour garder ce projet comme une priorité élevée et la chance de sa réussite sera
plus élevée.En fait, celui qui a suivi une étude de ce sujet doit développer maintenant
l’étude coût-bénéfices. L’objectif est de prendre une décision « pour ou contre
l’ERP » même si l’utilisateur est convaincu qu’il doit avoir ce système et que ces
bénéfices sont énormes.
Les Coûts :

On peut répartir les coûts d’une mise en place d’un système ERP en deux catégories :

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 Année universitaire : 2008-2009

A=personnel, B=Ordinateur.
A : Les personnels :
Dans cette catégorie, on trouve :
L'équipe du projet : généralement chef de projet à plein temps et aussi
des autres personnels appartenant à chaque département de l’entreprise.
La formation des personnels y compris les voyages et l’hébergement.
L'augmentation de salaires indirects, temporaires ou permanents.
B : l’ordinateur
Cette catégorie inclut les coûts suivants :
Le nouveau matériel informatique nécessaire spécifiquement pour les ERP.
Le Logiciel ERP
Les coûts liés à l’installation, l’amélioration et l’entretien du logiciel qui seront
assurés par des personnels avec contrats temporaire.
Ces coûts peuvent être très élevés et dépassent l’un huitième du prix d’achat (selon le
service commercial de la société mère de ce logiciel).
Bénéfices :

1. Augmentation des ventes, comme une conséquence directe de l’amélioration

du service clientèle. Pour certaines entreprises, l'objectif peut être est de
conserver une perte de ventes à concurrence agressives. En tout cas,
l'amélioration de la fiabilité du système implique que les ventes ne sont plus
perdus en raison de la maladresse interne.
ERP a permis à de nombreuses entreprises à:
• Envoi sur pratiquement à temps tout le temps.
• Expédition en moins de temps que le concurrent.
• avoir leur force de vente passent leur temps à vendre, plutôt que accélérer les
livraisons et faire des excuses aux clients face aux livraisons manquées.
En bref, l'ERP peut représenter une arme concurrentielle significative. D’après
une enquête avec les entreprises qui utilisent l’ERP, le service de la clientèle a
amélioré les gains de 15 pour cent pour tous les répondants. Pour la plupart
des entreprises, un meilleur service à la clientèle signifie plus de ventes.
2. Augmentation de la productivité main d'œuvre par:
• Elimination d’une grande partie de l'inefficacité et au ralenti temps souvent
présents.
• Exiger beaucoup moins les heures supplémentaires non planifiés puisque les
énoncés prospectifs sont tellement mieux.
Les résultats du sondage montrent les répondants qui déclarent un gain moyen
de la productivité de 10%.

Bénéfces Courant Amélioraton Bénéfce Annuel

Augmentaton des 1600000
ventes TND 15% 240000 TND
Coût de la main 350 000
d'œuvre TND 10% 35000 TND

Sous Total 275000 TND

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 Année universitaire : 2008-2009

Précauton 15% 41250 TND

Total 233750 TND

Flux
Coûts unique Flux mensuel Commentaire
Ordinateur
Additon de Quatre Postes (un poste pour
Matériel 4500TND chaque département)
Logiciel 30000 TND
Confguraton 3000 TND 1000 TND Adaptaton du logiciel au système

Personnels
Equipe de projet 35000 TND Deux personnes pour deux ans
former les chefs départements de principes et
Formaton 5000 TND technique du ERP
Consultaton 2500TND 1200 TND

Sous-total 80000 TND 2400 TND

Précauton 15% 12000 TND 360 TND
Total 92000 TND 2760 TND
125 120
Total Annuel TND

Gain Annuel 108630 TND

Délai de récupératon 7 mois
VAN (5 ans) 1,21
Fig.4- Analyse coût- bénéfices du projet ERP

Note: ces montants sont approximatfs

Nous constatons à partr de cete analyse coûts bénéfces que l’implantaton d’un système
ERP sera justfée vue le gain énorme à réaliser suite à cete implantaton, d’autre part les
critères du choix des projets sont positfs et montrent que ce projet sera rentable (VAN >1)
ce que va motver le PDG de l’entreprise pour être convaincu d’investr dans ce projet
rentable.

II.2- La mise en place d’un système d’information ERP:

II.2.1- La première étape : Analyse des besoins

Pour assurer ces objectifs, il est essentiel d’avoir une idée claire des différents besoins
de notre projet. L’étape de spécification constitue la base de départ de notre travail et
pour réussir notre projet il faut bien analyser nos besoins matériels et immatériels. En
outre, l'adéquation de toute l'application à réaliser, aux besoins des utilisateurs et aux
traitements envisagés au niveau de ses opérations assurera la réussite de l'application
et son utilité future.

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 Année universitaire : 2008-2009

II.2.1.1- Identification des acteurs :

Notre application fournit une interaction avec plusieurs utilisateurs directs du système
exploitant le logiciel à travers ses interfaces.
Nous identifions dans le cadre de ce projet six acteurs primaires :

-Le directeur qui est l'utilisateur qui a tous les privilèges au niveau de la comptabilité
analytique et au niveau de la gestion des rôles des autres acteurs.

-Le comptable qui a un accès limité au niveau de la comptabilité analytique.

-Le consultant simple qui a un accès limité au niveau de la gestion de la base de

connaissance.

-L'assistance du service qui aura l'accès pour ajouter ou modifier les documents.

- Les responsables des services qui ont des privilèges spécifiques à chaque service.

Dans ce que suit, on va déterminer ci dessous les besoins que doit fournir le système
pour chaque type d’acteurs.

II.2.1.2- Les besoins fonctionnels

L’intégration d’un tel système nécessite la détermination ses fonctionnalités mis à la

disposition de chaque utilisateur:
 Le Directeur : Le système doit permettre au directeur de :
-S'identifier pour accéder à la section de la comptabilité.
-Consulter la liste détaillée des affaires
-Effectuer des recherches selon des différents critères : par date ou par affaire.
-Ajouter une nouvelle affaire si elle n'existe pas déjà.
- Visualiser les statistiques et les courbes d'évolution.
-Télécharger un fichier EXCEL et mettre _a jour la base de données.
-Valider les documents téléchargés.
-Saisir les informations du document.
-Mettre à jour les rôles de chaque utilisateur de système.
-Remplir, consulte et mettre à jour les fiches de procédures.
 Le Comptable : Le système doit permettre au comptable de :
-Consulter la liste détaillée des affaires.
-Effectuer des recherches selon des différents critères.
-S'identifier pour accéder à la section de la comptabilité.
-Visualiser les statistiques et les courbes d'évolution.
 Le consultant : Le système doit permettre au consultant simple de :
- Rechercher et imprimer une fiche de procédure.
-Consulter les fiches résultantes classées.
 Le responsable de département : Le système doit permettre au responsable de
département de :
-S'identifier pour accéder à la section de comptabilité analytique.
- Ajouter et mettre à jour les profiles du département.
L'assistance de service : Le système doit permettre à l'assistance de service de :

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 Année universitaire : 2008-2009

-S'identifier pour accéder à la section de comptabilité analytique.

-Ajouter et valider des documents.
D’autre part et pour garantir le bon fonctionnement de l’application, le système
d’information ERP exige les critères suivants:
- la fiabilité : le système doit être disponible à tout moment pour l'utilisateur, avec un
accès sécurisé par la définition d'un login et d'un mot de passe.
-la portabilité : le système doit tourner sur plusieurs plates-formes.
-la convivialité : le système doit présenter une interface compréhensible, facile à
Directon
Service Resources
GéneraleHumaines et qualité
manipuler ce qui nous permettra d'accroitre la rentabilité et l'efficacité de notre
système. Directon
Service Resources
GéneraleHumaines et qualité

II.2.2- La deuxième étape : Préparation des scénarios d’application

Dans cette deuxième étape, on va présenter quelques scénarios d’application sous

forme des diagrames de séquences afin de capturer le comportement de tous les
objets et tous les acteurs impliqués dans un cas d’utilisation.

 Ajout d'un fichier EXCEL

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Fig.4 -Ajout d'un fichier EXCEL

 Consultation des statistiques

Fig.5 - Consultation des statistiques

 Recherche des procédures

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Fig.6-Recherche de procédures

II.2.3- La troisième étape : la réalisation :

Après avoir présenté quelques scénarios, on va présenter dans cette étape les
procédures de la mise en place un système d’information à partir du quel le
programmeur peut implanter une telle application.

 Le plan de l’application :

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Année universitaire : 2008-2009

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 Année universitaire : 2008-2009

Fig.7– Architecture de l’application

Les fonctions principales de l’application

Afin de présenter les principales fonctions de l’application et vu le coût élevé du

logiciel ERP, on va utiliser des captures d’écran d’une application simple à partir de la
quelle on peut mieux comprendre le travail réalisé.

F
ig.8- Identification des utilisateurs

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Fig. 9-Ajout d’un fichier

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 Année universitaire : 2008-2009

Fig.10- Publication d’une note

Fig.11- Les Fonctions comptables et financières

Fig.12- Ajout de nouveaux utilisateurs ou administrateur

II.3- Les bénéfices attendus sur la performance de l’entreprise :

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 Année universitaire : 2008-2009

Ces bénéfices qui sont rendus possibles grâce à la fiabilité et la pertinence des
informations qu'offre le progiciel sont :

 La suppression des dysfonctionnements opérationnels des services et de la non

qualité des prestations qu'ils offrent : Ces dysfonctionnements opérationnels
sont souvent chroniques du fait que le service auquel ils sont imputables ne
peut pas lui-même maîtrisé leurs origines. Ils peuvent résulter de la défaillance
du système d'information existant ou encore de la non pertinence des
informations transmises d'un autre service. Le fait d'installer un ERP permet
de résoudre ces problèmes et d'éviter les coûts correspondants. En effet, un
dysfonctionnement opérationnel peut entraîner d'autres. En effet, si par
exemple un dysfonctionnement se produit au niveau du service achat (un
fichier fournisseur mal tenu, la présence de plusieurs fichiers incohérents,
etc.), il pourrait aboutir à des demandes d'achat mal contrôlées ou à des
envoies de demandes incomplets. Il en résulterait des livraisons erronées et
déclencherait de ce fait des problèmes de contrôle de factures et donc un délai
de paiement des fournisseurs.
 L'introduction de nouvelles fonctionnalités permettant de fournir des
informations pertinentes : Ces nouvelles fonctionnalités introduites par l'ERP
concernent surtout les possibilités de reporting, les indicateurs de
fonctionnement, les outils de requête multicritères,. En effet, si on se situe par
exemple au niveau des ventes, ces fonctionnalités de l'ERP permettent à
l'utilisateur de connaître dès la construction de l'offre ou de la prise de
commande certains éléments de décision comme le calcul de la marge ou bien
le contrôle du crédit client réalisant ainsi une intégration financière (Deixonne,
2001). Grâce à cette capacité d'analyse des données, l'ERP aide les dirigeants
dans le processus de prise de décision et dans la planification. Il leur permet
par la suite d'améliorer la direction des ressources et d'améliorer la
performance des différentes décisions opérationnelles (Shang et Sédon, 2002).
 La centralisation des tâches : Parmi les bénéfices de l'ERP énumérés par
Gattiker et Goodhue (2000), on trouve la possibilité de centraliser certaines
activités suite à l'installation de ce progiciel. Ceci engendre un accroissement
de la productivité en minimisant le nombre de personnes qui effectuent les
mêmes tâches ce qui facilitera à son tour le contrôle. Deixonne (2001) voit que
cette centralisation se rencontre fréquemment vis-à-vis des services financiers,
achats et ventes qui peuvent être centralisés pour obtenir des économies
d'échelles, notamment en matière de facturation.
 L'harmonisation des processus de travail : les systèmes ERP sont implémentés
pour intégrer les transactions le long des processus de travail. En effet, cette
harmonisation est rendue possible grâce à l'existence d'une base de données
unique et aux différentes possibilités d'intégration entre les divers modules de
l'ERP. Par ailleurs, Deixonne (2001) voit que l'harmonisation des processus de
travail peut être mise en œuvre dans un contexte international au niveau des
différentes filiales d'un groupe et se trouve facilité par les capacités de gestion
multilingues, multidevises, multi sites d'un ERP.

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 Année universitaire : 2008-2009

Ainsi, grâce à son architecture modulaire et à l'unicité de sa base de données, l'ERP

concoure à l'accroissement de la productivité administrative et opérationnelle. En
effet, la mise en place de l'ERP permet :
- D'optimiser les coûts de maintenance du système d'information.
- D'améliorer la fiabilité de l'information communiquée et par conséquent diminuer
les conflits et favoriser la coordination entre les différents services.
De faciliter le contrôle en supprimant les tâches de ressaisies manuelles et les tâches
de réconciliation.
- D'automatiser et d'harmoniser les différents processus de l'entreprise ce qui conduit à
une réduction du temps du cycle opérationnel et à une réduction des coûts dus à une
mauvaise gestion.
- De supporter le processus de prise de décision grâce aux possibilités de reporting et
d'interrogations multicritères qu'offre le progiciel.

CONCLUSION:
Avant de commencer le stage, nous en attendions essentiellement à trois choses :
travailler sur un produit d'avenir (les ERP), recueillir une expérience et des
compétences professionnelles et découvrir le fonctionnement des équipes
d’administration au sein des entreprises de service. Dès lors, il devient indispensable
que les entreprises sachent se doter des moyens technologiques et puissent construire
et exploiter des systèmes d'information (SI) pour favoriser leurs bons fonctionnements
internes et renforcer leurs positions concurrentielles améliorant ainsi leurs
performances.

Dans ce contexte, ce travail a été élaboré pour illustrer l'effet d’une intégration d‘un
système d’information ERP sur la performance de l'entreprise.

En effet, après avoir présenté, dans ce rapport, les difficultés trouvées au sein de cette
entreprise, on a essayé de trouver une solution qui nous permettra de résoudre ce
problème à partir d’une l'implantation d'un ERP. Puis et après déterminer nos besoins
d’intégration d’un tel système et de présenter quelques fonctions d’une application
ERP qui va résoudre plusieurs problèmes à part le système d’information, tel que la
comptabilité analytique et la gestion budgétaire qui sont présentés sous forme des
modules.

Il a été aussi bénéfique aussi bien sur le plan théorique que sur le plan pratique. En
effet sur le plan pratique ce projet nous a donné une occasion de découvrir le logiciel
ERP et d'améliorer nos connaissances sur la gestion des bases de données.

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 Année universitaire : 2008-2009

Concernant les limites d’une telle intégration, il y a plusieurs problèmes qui devront
être dépassés pour réussir à implanter un système d’information ERP. En effet,
comme l'implantation d'un ERP engendre des changements organisationnels, cette
résistance représente une sorte de manifestation d'un refus du modèle organisationnel
présenté par l'ERP. D'ailleurs, cette résistance au changement peut constituer l'élément
clé de l'échec de la mise en place de l'ERP et elle est essentiellement due à ce que les
utilisateurs sont souvent mal préparés à cette tâche. D’autre part, une telle intégration
nécessite un grand investissement de coté formation des personnels vu que les projets
ERP demandent des expertises importantes d'origine souvent externe à l'entreprise et
de coté coût de licence de logiciel (1,5M €).

Quant aux limites de stage, un tel travail nécessite une grande connaissance de
l’entreprise, pour cela je trouve qu’il est très difficile de bien connaitre une entreprise
dans trois mois, d’autre part, j’ai trouvé des difficultés pour la collecte d’information
sur l’entreprise.

Après avoir présenté les limites de ce travail, il convient de mentionner que certes
l'ERP peut constituer un facteur clé de succès permettant aux entreprises d'améliorer
leurs performances et devancer leurs concurrents mais à condition que la décision de
son implantation soit bien réfléchie. Sinon, l'ERP ne serait plus un éventuel avantage
concurrentiel mais plutôt un énorme investissement dont le rendement espéré
n'arriverait pas à couvrir son coût important.

Ce que m’amener à penser sur l’effet de l’intégration du système d’information ERP

sur la rentabilité de l’entreprise qui peut être sera une problématique à étudier pour un
autre projet.

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Année universitaire : 2008-2009

ANNEXES

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Année universitaire : 2008-2009

Annexe 1

32
Année universitaire : 2008-2009

Annexe 2

Annexe 3

Bibliographie
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 Année universitaire : 2008-2009

DEIXONNE, J.L. (2001), Piloter un projet ERP, Dunod, Paris.

SHANG, S., SEDDON, P., (2002), « Assessing and managing the benefts of enterprise systems:
the business manager's perspectve », Journal of Informaton Systems, vol 12.

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