Mélie COSTE

Institut Universitaire de Technologie de Sceaux

Gestion des Entreprises et des Administrations

Stage de 1ère année

Administration des ventes et des achats

GAMECA

Voisins-le-Bretonneux

Mai-Juin, 2023

A l’attention de Mme Sophie HERMAN

Remerciement
Chère équipe de GAMECA,
Je tiens à vous exprimer ma plus sincère gratitude pour m'avoir accueillie en stage pendant huit
semaines au sein de votre entreprise. Cette expérience a été extrêmement enrichissante et je suis
profondément reconnaissante de l'opportunité qui m'a été donnée de faire partie de votre équipe.
Durant mon stage chez GAMECA, j'ai pu découvrir le fonctionnement de la mécanique précision de
manière concrète et immersive. J'ai été impressionnée par le professionnalisme, l'expertise et
l'engagement de chacun des membres de l'équipe. Votre accueil chaleureux et votre soutien
constant m'ont permis de me sentir intégrée et de me développer dans un environnement propice à
l'apprentissage.
J'ai été particulièrement touchée par la bienveillance dont j'ai bénéficié tout au long de mon stage.
Mes responsables m'ont encadrée avec patience et ont répondu à toutes mes questions, me
permettant d'approfondir mes connaissances et de progresser dans mon domaine d'étude. Leurs
conseils éclairés et leur expertise ont été d'une valeur inestimable et m'ont permis de développer
mes compétences de manière significative.
Je tiens également à souligner l'esprit d'équipe qui règne chez GAMECA. J'ai eu la chance de travailler
aux côtés de collègues passionnés, qui ont partagé leur expérience et leurs connaissances avec
générosité. Les échanges, les discussions et les projets collaboratifs ont été des moments forts de
mon stage, me permettant de comprendre l'importance du travail d'équipe dans la réussite des
projets.
Enfin, je tiens à vous remercier pour la confiance que vous m'avez accordée en me confiant des
responsabilités significatives. Cela m'a permis de mettre en pratique mes connaissances théoriques
et de me sentir véritablement impliquée dans les projets de l'entreprise.
Ce stage chez GAMECA restera une expérience marquante dans mon parcours professionnel. Je suis
fière d'avoir pu contribuer à vos projets et je suis reconnaissante de tous les apprentissages et les
souvenirs que j'emporte avec moi.
Je souhaite à toute l'équipe de GAMECA un succès continu et je reste ouverte à de futures
collaborations. Merci encore pour tout.
Bien cordialement Mélie COSTE

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Sommaire
Remerciement .................................................................................................................... 2
Introduction ....................................................................................................................... 3
Analyse des missions .......................................................................................................... 4
Les missions confiées .................................................................................................................. 4
Les outils utilisés ......................................................................................................................... 5
Connaissance théorique .............................................................................................................. 5
Difficultés rencontrées ................................................................................................................ 6
L‘entreprise ........................................................................................................................ 6
L’environnement de travail ................................................................................................ 7
Les relations humaines ....................................................................................................... 7
Les missions demandées..................................................................................................... 8
Conclusion.......................................................................................................................... 9
Annexe I. Emailing ........................................................................................................... 10
Annexe II. Solune.............................................................................................................. 10
Annexe III. Annuaire ......................................................................................................... 12

Introduction
Ce livrable permet de présenter mes missions au sein de l’entreprise GAMECA ainsi que son
fonctionnement interne. Cette entreprise est spécialisée dans le domaine de la mécanique de
précision. Ce stage, d'une durée de huit semaines, s'est déroulé du 15 mai 2023 au 7 juillet 2023, et
m'a permis de découvrir les rouages de cette entreprise dynamique.
Dans le cadre de mon stage chez GAMECA, j'ai été intégré au département des ventes et des achats.
Mon rôle principal était d'assister l'équipe dans le suivi des commandes clients, la gestion des factures
mais aussi dans la fonction RH et Marketing. Mon objectif était de développer mes compétences en
matière de gestion des ventes et des achats, tout en contribuant efficacement aux opérations
quotidiennes de l'entreprise.
Au cours de mon stage, j'ai eu l'opportunité d'acquérir une expérience pratique dans la préparation
des factures, la vérification des commandes, le pointage des heures supplémentaires. J'ai également
travaillé en étroite collaboration avec les différents services de l'entreprise pour assurer une
communication fluide et efficace.

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Analyse des missions
Les missions confiées
Pendant mon stage chez GAMECA, j'ai occupé différentes fonctions et effectué diverses tâches au
sein de l'entreprise.
En tant que responsable des ressources humaines, j'étais chargé de calculer les heures
supplémentaires des employés en utilisant les pointages matin et soir effectués via le système de
badgeage. Ces informations me permettaient de préparer les bulletins de paie, en veillant à ce que
chaque employé reçoive une rémunération appropriée pour ses heures supplémentaires,
conformément à la législation en vigueur.
En plus de mes responsabilités en tant que responsable des ressources humaines, j'ai également
assumé un rôle de comptable au sein de l'entreprise. J'étais chargé de gérer les relations
administratives avec nos clients. Cela incluait l'établissement de devis détaillés pour les clients
potentiels, en prenant en compte les coûts estimés, les délais de réalisation et les plans de
fabrication de chaque pièce. J'assurais également le suivi des commandes clients, en veillant à ce que
chaque pièce soit fabriquée dans les délais impartis. J'intégrais les plans et les gammes de fabrication
de chaque pièce, en détaillant les différentes étapes de réalisation et leur durée respective. Ensuite,
j'émettais l'ordre de fabrication qui était transmis à l'atelier pour exécution.
J’ai également réalisé des rapprochements bancaires, vérifier la concordance entre les opérations
issues de ces deux sources :
- les relevés bancaires (celui-ci présente leur nature, leur montant et leur date)
- les factures
, avec la direction de l’entreprise afin de tous vérifier. Puis changé les couleurs de chaque facture sur
la matrice d’achats pour retrouver plus facilement les factures déjà vérifier.
En tant que stagiaire dans le département marketing, j'ai été chargé de réaliser une recherche
approfondie sur le secteur des entreprises de fabrication de composants électriques. Mon objectif
était d'identifier de potentiels futurs clients pour notre entreprise. J'ai consacré du temps à étudier
et à analyser différentes entreprises opérant dans ce domaine, en recherchant des informations
pertinentes pour évaluer leur intérêt en tant que clients potentiels. J'ai effectué des recherches
approfondies sur chaque entreprise sélectionnée, en consultant diverses sources telles que des sites
web, des rapports d'entreprise et des bases de données spécialisées. Mon but était de collecter des
informations afin de les contacter. Pour donner suite à ça j'ai créé un Emailings que nous allons
envoyer aux entreprises que nous souhaitons.
Cf : Annexe I. Emailing, page 10

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Les outils utilisés
Pendant mon stage, j'ai eu l'occasion d'utiliser plusieurs logiciels pour mener à bien mes tâches.
J'ai utilisé Microsoft Word pour réaliser une analyse de marketing approfondie du secteur des
entreprises de fabrication de composants électriques. Grâce à ce logiciel, j'ai créé un annuaire
détaillé comprenant les informations de contact des entreprises qui correspondaient le mieux à nos
besoins.
Dans le cadre de mes responsabilités, j'ai également utilisé le logiciel Solune pour créer des
commandes et des devis destinés à nos clients. Ce logiciel puissant m'a permis de générer des
documents professionnels et complets en incluant toutes les informations nécessaires, telles que les
références des produits, les quantités demandées, les prix et les délais de livraison.
En outre, j'ai utilisé Microsoft Excel pour mettre à jour la matrice d'achat de l'entreprise. Cette tâche
consistait à intégrer les nouvelles factures d'achat que nous avions reçues dans le fichier Excel. J'ai
également utilisé Excel pour mettre en évidence les factures déjà réglées en leur attribuant une
couleur et en ajoutant la date de paiement, le mode de paiement et la banque utilisée. J'ai saisi les
informations pertinentes, comme les numéros de factures et les montants facturés. Cette matrice
d'achat nous a permis de suivre précisément les dépenses de l'entreprise et de consigner toutes les
transactions.
Cf. Annexe II. Solune, page 11
Cf. Annexe III. Annuaire, page 12

Connaissance théorique
J’ai rapidement réalisé que ma connaissance théorique acquise en cours ne suffisait pas à prévoir
toutes les situations auxquelles j'allais être confrontée. Malgré tous mes efforts pour me préparer,
j'ai rapidement compris que la mise en pratique nécessitait une approche différente.
J'ai dû apprendre sur le tas, en me familiarisant avec les procédures et les processus propres à
l'entreprise. Cela signifiait que je devais être attentive aux détails, poser des questions et observer
attentivement mes collègues expérimentées. Heureusement, elles étaient toujours prêtes à m'aider
et à me guider tout au long du processus.
Cette expérience a été à la fois stimulante et enrichissante. J'ai pu développer mes compétences
pratiques et acquérir une meilleure compréhension du fonctionnement réel d'une entreprise. La
possibilité d'apprendre sur le terrain m'a également permis de découvrir de nouvelles approches et
de trouver des solutions créatives aux problèmes rencontrés.
Bien que je n'aie pas pu appliquer directement mes connaissances théoriques, j'ai réalisé que
l'expérience pratique était tout aussi importante, voire plus, pour ma croissance professionnelle. Elle

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m'a donné la confiance nécessaire pour relever de nouveaux défis et m'a permis de développer des
compétences essentielles telles que la résolution de problèmes, l'adaptabilité et la prise de décision
rapide.

Difficultés rencontrées
Pendant mon stage, j'ai été confrontée à plusieurs difficultés qui ont été des défis stimulants.
Tout d'abord, la concentration constante tout au long de la journée a été une épreuve pour moi.
Travailler sur des tâches complexes et exigeantes demande une attention soutenue, et maintenir
cette concentration pendant de longues périodes peut être difficile. Cependant, j'ai appris à adopter
des stratégies de gestion du temps, j’ai utilisé des techniques telles que la méthode Pomodoro pour
diviser mon temps de travail en périodes définies. Par exemple, j'ai travaillé pendant 25 minutes de
manière concentrée, puis je me suis accordé une courte pause de 5 minutes. Cela m'a permis de
maintenir ma concentration et de prévenir la fatigue mentale, et à créer des environnements
propices à la concentration, j’ai trouvé un espace calme, ce qui m'a permis d'optimiser ma
productivité et de maintenir mon niveau de concentration élevé.
Ensuite, le fait d'avoir des responsabilités importantes a été un défi enrichissant. En tant que
stagiaire, j'ai été confiée de nombreuses tâches clés et de projets importants comme la réalisation
d’un emailing. Cela a exigé de moi de prendre des initiatives, d'être autonome et de prendre des
décisions éclairées. Bien que cela puisse être intimidant au début, j'ai rapidement compris que la
confiance accordée par mes supérieurs était une opportunité précieuse pour développer mes
compétences en prise de décision et en leadership.

L‘entreprise

Lorsque j'ai rejoint cette entreprise, j'ai été agréablement surprise de constater à quel point elle
correspondait exactement à l'image que je m'en étais faite initialement. En tant que petite
entreprise, elle dégage une atmosphère familiale chaleureuse. Les salariés, qui ont tous une longue
expérience au sein de l'entreprise, se connaissent très bien et entretiennent des relations amicales.
Cela crée un environnement de travail convivial et encourageant où je me sens à l'aise.
Un aspect qui a vraiment retenu mon attention est la façon dont les employés interagissent les uns
avec les autres. Il y a une véritable culture de la communication ouverte et de la convivialité. Les
échanges entre collègues ne se limitent pas seulement au travail, mais s'étendent également à des
discussions informelles et à des moments de détente. Un moment particulièrement apprécié par

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tous est le déjeuner, où nous nous retrouvons pour partager un repas ensemble. Cette tradition
renforce le sentiment d'appartenance à une équipe soudée.
Cette proximité et cet esprit d'équipe contribuent à une atmosphère de travail positive et à une
meilleure collaboration entre les différents services. Nous nous soutenons mutuellement et sommes
prêtes à partager nos connaissances et notre expérience pour aider les autres à réussir. Cette culture
d'entraide favorise également mon épanouissement professionnel et personnel.

L’environnement de travail
L'environnement de travail dans notre entreprise se présente sous la forme d'un open space, une
grande pièce lumineuse qui offre une vue agréable sur la verdure environnante. Cet espace favorise
une atmosphère de travail agréable et stimulante.
La disposition de l'open space facilite grandement les échanges et les communications entre les
collaborateurs. Il suffit de se tourner pour engager une conversation avec un collègue, et la proximité
des bureaux permet des interactions rapides et efficaces. Il n'est pas nécessaire de se déplacer pour
discuter avec quelqu'un, ce qui encourage la collaboration et la résolution de problèmes en équipe.
Cependant, il convient de noter que la concentration peut parfois être compromise dans cet
environnement. Étant donné que nous travaillons dans un espace ouvert, il est possible d'entendre
les conversations téléphoniques des autres. Cela peut être perturbant et rendre difficile la
focalisation sur nos propres tâches. Cependant, des mesures peuvent être prises pour atténuer ce
problème, telles que la création de zones de travail plus isolées pour les tâches nécessitant une
concentration intense ou une pièce dédiée à l’appel téléphonique.

Les relations humaines

Au sein de notre entreprise, le travail d'équipe est essentiel pour respecter chaque délai de
commande. Nous faisons face à deux difficultés majeures : la communication et l'écoute. Cependant,
nous avons mis en place des méthodes efficaces pour les surmonter comme l’organisation de
réunion ainsi que de mettre tout à l’écrit aide chaque salarié à écouter et se faire écouter.
L'un des principaux atouts de notre équipe est notre capacité à travailler rapidement tout en
respectant les délais impartis. Chacun sait quelles sont ses responsabilités et nous coordonnons nos
actions de manière efficace pour atteindre nos objectifs. Cela nous permet de livrer un travail de
qualité dans les temps impartis.
La relation avec nos supérieurs hiérarchiques est également très correcte. Ils sont disponibles pour
répondre à nos questions et prendre le temps de nous expliquer ce que nous ne comprenons pas. Ils
accordent une importance particulière à notre développement professionnel et sont prêts à investir
le temps nécessaire pour nous aider à progresser.

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La communication interne est organisée de manière rigoureuse. Nous avons des réunions
individuelles ou collectives en fonction des besoins, au cours desquelles nous échangeons des
informations et clarifions les points importants. Tout est mis par écrit afin de conserver des notes
précises et de faciliter la compréhension mutuelle.
De plus, la direction s'assure que les informations circulent de manière fluide et efficace. Des
réunions d'équipe sont organisées pour partager les dernières nouvelles et les mises à jour
importantes. Les communications par courrier électronique sont également utilisées pour
transmettre des informations de la direction à l'ensemble du personnel.

Les missions demandées

Le poste que j'occupe correspond parfaitement aux représentations que je m'en étais faites. Les
horaires sont conformes à ce qui m'avait été indiqué lors de mon recrutement, et je trouve cela très
appréciable pour planifier ma vie en dehors du travail.
En ce qui concerne la nature du travail, il est vrai que je passe la majorité de ma journée assise
devant un ordinateur. Cela demande une certaine sédentarité, mais je suis consciente de
l'importance de prendre des pauses régulières et de maintenir une bonne posture pour préserver ma
santé.
Une des choses qui me satisfait le plus dans ce poste, c'est d'avoir des responsabilités significatives.
En étant chargée des commandes et des devis des clients, je me sens véritablement investie dans le
processus de vente. Cela me permet d'apporter une contribution tangible à l'entreprise et de
participer activement à sa croissance. Je veille à fournir un travail de qualité en m'assurant que
chaque commande et devis soient complets, précis et répondent aux attentes des clients.
Dans l'exercice de mes fonctions, j'ai pu mettre en valeur certaines qualités qui me sont propres. La
rigueur est essentielle dans mon travail, car je dois être attentive aux détails et veiller à ce que
chaque document soit impeccable. De plus, je suis autonome dans l'exécution de mes tâches, ce qui
me permet de prendre des initiatives et de gérer efficacement mon emploi du temps.
L'organisation est également une compétence clé pour mener à bien mes responsabilités. Je dois
gérer plusieurs dossiers simultanément, en suivant les échéances et en priorisant les tâches. Grâce à
mon sens de l'organisation, je parviens à maintenir un rythme de travail efficace et à respecter les
délais.
Enfin, je considère que la qualité est primordiale dans tout ce que je fais. Je m'efforce de produire un
travail qualitatif, en veillant à ce que chaque commande et devis reflètent le professionnalisme de
l'entreprise.

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Conclusion
En conclusion, mon stage chez GAMECA m'a permis d'occuper différentes fonctions et d'effectuer
diverses tâches au sein de l'entreprise. En tant que responsable des ressources humaines, j'ai calculé
les heures supplémentaires des employés et préparé les bulletins de paie. J'ai également assumé un
rôle de comptable, en gérant les relations administratives avec les clients et en suivant les
commandes ainsi qu’en aidant pour les rapprochements bancaires. Dans le département marketing,
j'ai réalisé une recherche approfondie sur le secteur des entreprises de fabrication de composants
électriques pour identifier de potentiels futurs clients. J'ai utilisé des logiciels tels que Microsoft
Word, Solune et Microsoft Excel pour mener à bien mes tâches.
J'ai rapidement réalisé que ma connaissance théorique ne suffisait pas et j'ai dû apprendre sur le
terrain, en observant mes collègues expérimentées et en posant des questions. Malgré les difficultés
rencontrées, cette expérience a été stimulante et enrichissante, me permettant de développer mes
compétences pratiques et ma compréhension du fonctionnement réel d'une entreprise.
Parmi les défis, j'ai dû maintenir ma concentration constante tout au long de la journée, mais j'ai
adopté des stratégies de gestion du temps pour y faire face. J'ai également dû assumer des
responsabilités importantes, ce qui m'a demandé de prendre des initiatives et de prendre des
décisions éclairées.
L'entreprise correspondait à mes attentes, avec une atmosphère chaleureuse et une culture de
communication ouverte. L'environnement de travail en open space favorisait les échanges et la
collaboration, bien que la concentration puisse parfois être compromise. Les relations humaines
étaient basées sur le travail d'équipe, la coordination et le respect des délais, avec une direction
attentive au développement professionnel des employés.

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Annexe I. Emailing

10
Annexe II. Solune

11
Annexe III. Annuaire

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