PDF Manuel Des Procedures Comptables Compress

Manuel des procédures

procédures
MANUEL DES
PROCEDURES
2005
02/03/15 22:22 1
procédures
PROCEDURES
1. CYCL
CYCLE
E ACHA
ACHATS APPR
APPROV
OVIS
ISIO
IONN
NNEM
EMEN
ENTS
TS
2. CYCLE VEN
VENTES
TES CLI
CLIEN
ENTS
TS
3. CYCLE LOG
LOGIISTIQUE
4. CYCLE INVE
INVEST
STIS
ISSE
SEM
MENT
ENT
5. CYCL
CYCLE
E RES
RESSOUR
SOURCE
CES
S HUM
HUMAINE
AINES
S
6. CYCL
CYCLE
E FIN
FINAN
ANCE
CE TRES
TRESOR
ORER
ERIE
IE
7 CYCL
CYCLE
E REPO
REPOR
RTING
TING ET
ET CLOT
CLOTUR
URE
E COMP
COMPT
TABLE
ABLE
02/03/15 22:22 2
DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières
premières et emballages Mars 2005
II. PROCEDURES
1. CYCL
CYCLE
E ACHA
ACHATS APPR
APPROV
OVIS
ISIO
IONN
NNEM
EMEN
ENTS
TS
2. CYCLE VEN
VENTES
TES CLI
CLIEN
ENTS
TS
3. CYCLE LOG
LOGIISTIQUE
4. CYCLE INVE
INVEST
STIS
ISSE
SEM
MENT
ENT
5. CYCL
CYCLE
E RES
RESSOUR
SOURCE
CES
S HUM
HUMAINE
AINES
S
6. CYCL
CYCLE
E FIN
FINAN
ANCE
CE TRES
TRESOR
ORER
ERIE
IE
7 CYCL
CYCLE
E REPO
REPOR
RTING
TING ET
ET CLOT
CLOTUR
URE
E COMP
COMPT
TABLE
ABLE
02/03/15 22:22 1

I. Ob!"
Cette procédure a pour objet de décrire le processus administratif

des achats de matières premières et emballages et ses implications
comptables.
II. E"#$!%
La procédure des achats de matières premières et emballages sera

décrite par référence aux principales étapes suivantes :
. Expression du besoin ;
. Consultation des fournisseurs ;
. Choix des fournisseurs ;
. Lancement de la commande ou passation du contrat ;
. Réception ;
. Contrôle des factures ;
. Enregistrement
Enregistrement comptable ;
. Contrôle des stocks
Les aspects relatifs au règlement seront décrits dans la procédure

des règlements et de suivi de la trésorerie.
trésorerie.
III. I&"!'(!&#&"%
• I&"!'&!%
. Direction Générale ;
. Département achats et approvisionnements ;
. Magasin ;
. Direction qualité ;
. Section comptabilité et fnance ;
. Service demandeur.
• E)"!'&!%
. Fournisseurs.
02/03/15 22:22 2

IV. FLO*
LO* CHART
E"#$ DA M#+#%, F-'&,%%!
Etabli
Etablisse
ssement
ment du
du $lanni
annuel de $roducti
A pprobation
pprobation de la
$lanni
générale du $roducti
Etablissement du $lanni
de consommation Cons.
Etabli
Etablisse
ssement
ment de
de la %.
de prix
pri x et
et $ri
fournisse
&re
Réception des
fournisseurs et
du tableau 'ablea
'ablea
compara
Choi
ugement "ualitatif "ualitati
Choix du
présentant le Choi
rapport "ualité ournisse
02/03/15 22:22 3

Achats de matières premières et emballages Mars 2005
E"#$! DG DAA M#+#%,& DT DQ BC F-'&,%%!'%
Etablissement du (C (C
)i (C,-. %hs
)ignature du (C (C
'ransmission du (C au (C
fournisseur
C-&"'/0!
Réception des matières 1#0,"2
(L (L
Etablissement et saisie
du (on de réception (R
Livraison * la production
Etablissement et saisie du
()
bon de sortie
Réception de la facture /act. /act.
Contr+le des factures et (R

'ransmission * la
comptabilité (L
Enregistrement comptable (C
Comptabilisation
02/03/15 22:22 !

V. DROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROCDURE

E"#$!  E)$'!%%,-&  b!%-,&
1
Ob!", R!%$-&%#b0!
− $ermettre le réapprovisionnement − La direction techni"ue est

régulier de la production. responsable des besoins
exprimés.
R8+0! ! +!%",-&
− Le réapprovisionnement doit permettre l0alimentation régulière de la
production.
DROULEMENT
• L# ,'!",-& "!9&,! prépare un budget annuel de production

1production mensuelle et ratios2 et le transmet * la direction générale pour
validation
• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% ;D.A.A< établit un état

du stoc3 disponible et du stoc3 minimal pour cha"ue produit.
• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% dresse4 sur la base de ce

budget4 des plannings mensuels de consommation des matières premières et
emballages actualisés en fonction des ratios réalisés le mois précèdent.
02/03/15 22:22 5

E"#$!  2 C-&%0"#",-& !" 9-,) !% -'&,%%!'%

Ob!", R!%$-&%#b0!
− La responsabilité de la
consultation des fournisseurs
− &btenir le meilleur incombe au département achats
approvisionnement conciliant et approvisionnements
conformité "ualité4 prix et service. − Le %.A.A et la direction "ualité
sont responsables des jugements
des ores.
R8+0! ! +!%",-&
− Le choix du fournisseur doit se faire selon des critères objectifs.
DROULEMENT
• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% établit pour cha"ue

produit * commander un cahier de charges clairement dé5ni.
• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% établit une demande de

prix 1ou un appel d0ore2 "ui est transmise aux fournisseurs 16 au moins
choisis dans le 5chier fournisseurs2 avec le cahier de charges correspondant.
Les appels d0ores doivent 7tre lancés en septembre de cha"ue année4 pour
"ue les nouveaux prix soient intégrés au budget de l0année suivante.
La demande de prix doit indi"uer la date prévue de la réception des ores et la
date prévue de livraison.
• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% re8oit les ores des

fournisseurs4 5xe le jour de l0ouverture des plis et convo"ue les membres de la
commission 1responsable des achats4 responsable de la production et le
responsable "ualité2.
• L# -::,%%,-& =-(!'"'! !% $0,% procède * l0ouverture des plis et * la

signature des ores.
• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% établit un tableau

comparatif des prix et procède * l0adjudication de la commande au fournisseur
présentant le 9meilleur rapport "ualité  prix ;. notion de <0 mieux disant <0
• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% transmet * la %irection

=énérale4 le tableau comparatif des prix accompagné du dossier complet sur la
consultation et le choix des fournisseurs pour validation et contre signature >
02/03/15 22:22 "


VI. CONTR@LES CLS DE LA PROCDURE
A"!' S$$-'" M#"',#0,%#", P',-,," F,&#0,"
C-&"'/0!%  D -&   
C-&"'/0! C-&"'/0!  C-&"'/0! -&"'/0!
C-&"'/0!
V',#",-
& ! 0#
'#0," !" Gensuellem Eviter les
! %irection
$lanning de Disa sur le
ent )uite * achats sans
0-$$-'"&, 'echni"ue
consommation planning
cha"ue réel besoin ou
" !% expression achats non
b!%-,&% du besoin opportuns
!)$',:%
Etablisseme
Disa sur le Gettre en
nt d0un %.A.A 'ableau )uite *
tableau concurrence
tableau Comparatif des cha"ue
comparatif des les
comparatif %irection prix consultation
prix fournisseurs
des prix =énérale
Elaboration d0un
R#$$'-9! (on de (R )0assurer "ue
A l0occasion
:!&" 0-'% Gagasinier
commande prénuméroté4 les réceptions
de cha"ue
! 0# daté et signé correspondent
réception
'!$",-& (on de par le aux
$h?si"ue
 BCBL livraison réceptionnaire commandes
V',#",- %.A.A /acture Disa sur facture %és Eviter les

& (L#RR#(C réception erreurs de
! 0# des factures comptabilisatio
#"'! fournisseur n
A&&0#",-& A$$-%,",-& !
%és
!% 0# :!&",-& E(,"!' 0!%
-b0!% B'!# F#"'!% $0,#"# 
réception
-b0!%
C-:$"#b0! -'&,%%!'% des factures
!% %' 0! -b0! $#,!:!&"%
fournisseur
#"'!% !% #"'!%
V',!' 0# )0assurer "ue

A l0occasion
#&"," Gagasinier
(on de Disa sur le (L les réceptions
de cha"ue
$9%,! livraison correspondent
réception
#(! BL aux
$h?si"ue
commandes
02/03/15 22:22 1!

VII. CONTR@LES NON PRVUS PAR LA PROCDURE
A"!' S$$-'" M#"',#0,%#", P',-,," F,&#0,"
C-&"'/0!%   -&   
C-&"'/0! C-&"'/0!  C-&"'/0! -&"'/0!
C-&"'/0!
Déri5er la
A""',b",-& %és sé"uence et
A""',b",-&
=& & F#"'!% réception l0exhaustivité
D.A.A =& N
9'-&-0-+, -'&,%%!'% 9'-&-0-+,! des factures des
! fournisseur enregistrement
s
R#$$'-9!:!
&" #"'!% )0assurer de
E"#" !
-:$"#b,0,%! l0exhaustivité
B'!# -'&#0 !" '#$$'-9!:!& Annuelle ou
% #(! 0! des
C-:$"#b0! '!+,%"'! " #&&!0 - mensuelle
'!+,%"'! ! enregistrement
'!$",-&% :!&%!0
s
!% #"'!%
02/03/15 22:22 15

VII. A'9,(#+!
A'9,(#+!
D-:!&" E:!""!' N-:b' D!%",&#"#,' M-! P',-,," L,!
! !
A cha"ue
$lanning de %AA
%irection cl+ture de
consommatio H %AA Ganuel %irection
'echni"ue dossier
n 'echni"ue
d0achat
A cha"ue
D!:#&! ! cl+ture de
%AA H /ournisseurs Ganuel %AA
$',) dossier
d0achat
A cha"ue
OJ'!% /ournisseur
DAA
cl+ture de
@ Ganuel %AA
-'&,%%!'% s dossier
d0achat
A cha"ue
T#b0!#
)ervice cl+ture de
-:$#'#", %AA @ Ganuel %AA
demandeur dossier
!% $',)
d0achat
A cha"ue
C-&"'#" cl+ture de
%AA H /ournisseur Ganuel %AA
=#9#" dossier
d0achat
A cha"ue %AA
F-'&,%%!' Ganuel
B-& ! (ureau
cl+ture de (ureau
%AA 6 autom
-::#&! comptable ati"ue
dossier comptabl
d0achat e
A cha"ue %AA
%AA
B-& ! cl+ture de (ureau
/ournisseur H (ureau Ganuel
0,('#,%-& dossier comptabl
comptable
d0achat e
Gagasin
F-'&,%%!' A cha"ue
%AA
B-& ! %AA cl+ture de
Gagasinier I Ganuel (ureau
'!$",-& (ureau dossier
comptabl
comptable d0achat
e
A cha"ue
F,9! !
cl+ture de Gagasin
&-& Gagasinier H %AA Ganuel
dossier %AA
-&-':,"
d0achat
A cha"ue %AA
Au %AA
/ournisseur cl+ture de (ureau
F#"'!% moins (ureau Ganuel
s dossier comptabl
deux comptable
d0achat e
L!""'! ! %AA H /ournisseurs Ganuel A cha"ue %AA
02/03/15 22:22 1"


cl+ture de
-&"!%"#",-
dossier
&
d0achat
Gagasin
A cha"ue
DAA %AA
B-& ! )ervice
cl+ture de
Gagasinier 6 Ganuel )ervice
%-'",! demandeur
dossier
demande
d0achat
ur
02/03/15 22:22 1#

Achats de pièces de rechange Mai 2001
V. CONTR@LES NON PRVUS DE LA PROCDURE
A"!' S$$-'" M#"',#0,%#", P',-,," F,&#0,"
C-&"'/0!% D  -&   
C-&"'/0! C-&"'/0!  C-&"'/0! -&"'/0!
C-&"'/0!
Déri5er la
A""',b",-&
%és sé"uence et
#) #"'!% A""',b",-&
F#"'!% réception l0exhaustivité
=& & D.A.A =& N
9'-&-0-+, -'&,%%!'% 9'-&-0-+,! des factures des
fournisseur enregistrement
!
s
02/03/15 22:22 32

. A'9,(#+!
A'9,(#+!
D-:!&" E:!""!' N-:b' D!%",&#"#,' M-! P',-,," L,!
! !
A cha"ue
P'-$-%,",-& )ervice
cl+ture de
! %AA @ maintenanc Ganuel %AA
dossier
-::#&! e
d0achat
A cha"ue %AA
D!:#&! )ervice cl+ture de )ervice
H %AA Ganuel
=#9#" demandeur dossier demande
d0achat ur
A cha"ue
D!:#&! ! cl+ture de
%AA H /ournisseurs Ganuel %AA
$',) dossier
d0achat
A cha"ue
OJ'!% /ournisseur
DAA
cl+ture de
@ Ganuel %AA
-'&,%%!'% s dossier
d0achat
A cha"ue
T#b0!#
)ervice cl+ture de
-:$#'#", %AA @ Ganuel %AA
demandeur dossier
!% $',)
d0achat
A cha"ue %AA
F-'&,%%!'
B-& ! (ureau
cl+ture de (ureau
%AA 6 Ganuel
-::#&! comptable
dossier comptabl
d0achat e
A cha"ue %AA
%AA
B-& ! cl+ture de (ureau
/ournisseur H (ureau Ganuel
0,('#,%-& dossier comptabl
comptable
d0achat e
Gagasin
F-'&,%%!' A cha"ue
%AA
B-& ! %AA cl+ture de
Gagasinier I Ganuel (ureau
'!$",-& (ureau dossier
comptabl
comptable d0achat
e
A cha"ue
F,9! !
cl+ture de %AA
&-& Gagasinier H %AA Ganuel
dossier Gagasin
-&-':,"
d0achat
A cha"ue %AA
Au %AA
/ournisseur cl+ture de (ureau
F#"'!% moins (ureau Ganuel
s dossier comptabl
deux comptable
d0achat e
L!""'! ! %AA H /ournisseurs Ganuel A cha"ue %AA
02/03/15 22:22 33

cl+ture de
-&"!%"#",-
dossier
&
d0achat
Gagasin
A cha"ue
DAA %AA
B-& ! )ervice
cl+ture de
Gagasinier 6 Ganuel )ervice
%-'",! demandeur
dossier
demande
d0achat
ur
02/03/15 22:22 3!

Achats de pièces de rechange
rechange Mai 2001
VI. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCDURE

!R"#C"!E$ C%&!'()LE$ (!!L"*+,$
C%&!'()LE$ (!!L"*+,$
. La comp
comptatabi
bili
lisa
sati
tion
on de lFac
lFacha
hatt inte
interv
rvie
ient
nt au mome
momentnt de la
réception de la facture établie par le fournisseur4 la situation étant
régul
régulari
arisée
sée * la cl+tur
cl+ture
e de l0ex
l0exercice
ercice lors"u
lors"u0un
0un décala
décalage
ge exist
existe
e
entre les dates de facturation et de réception.
. En application du principe de spécialisation des exercices

exercices :
3& Les charges enregistrées durant l0exercice "ui correspondent *

des biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit
intervenir ultérieurement doivent 7tre soustraites des charges
de l0exercice
l0exercice par l0intermédiaire d0un compte de régularisation >
!& Les
Les consom
consommat
mation
ions
s de l0ex
l0exercice
ercice non
non encor
encore
e compta
comptabil
bilisé
isées
es
pour des raisons diverses 1en particulier4 factures non re8ues2
constituent des charges * pa?er * intégrer dans les charges de
l0ex
l0exer
erci
cice
ce en cont
contrrepar
eparti
tie
e d0un
d0un comp
comptete ratt
rattac
aché
hé * cha"
cha"ue
ue
compte de tiers concerné.
&,'-%.E$ C%&!'()LE$
Les acha
achats
ts de pièc
pièces
es de recha
echang
nge
e sont
sont enr
enregis
egistr
trés
és hors
hors 'DA
'DA
déductible.
02/03/15 22:22 35

rechange Mai 2001
$C-,&($ ./,CR"'+RE$ C%&!'()LE$
J II@K II@@ -@
Compte de /ournisseur
charge facture non /ournisseur 'résor
'résorerie
erie
concerné parvenue Actif
Réception du
bien ou service A
A
fait
Réception de la
facture
Règlement du A A
fournisseur
Réception du
bien ou service ( (
fait
/acture non
re8ue * la
cl+ture
Réception de la ( (
facture après
cl+ture
Règlement du ( (
fournisseur
A( ( ( A( A(

A(
%ette
Constatation Compte de Constatati
fournisseur
de régularisatio on du
soldée après
la charge n soldé règlement
règlement
02/03/15 22:22 3"


rechange Mai 2001
02/03/15 22:22 3#

rechange Mai 2001
I. S%"8
%"8:
:! =
=,&-
,&-'':#",
:#",-&
-&
Edition des commandes

)aisie des commandes
Edition des états de stoc3s
)aisie des entrées
Edition des seuils de
APPLICATION DE
commande
GESTION DES
)aisie des sorties
APPROVISIONNEME
NTS ET STOCKS Edition des mouvements du
stoc3
)aisie des coMts
d0achats
Edition état statisti"ue des
stoc3s
02/03/15 22:22 3$
DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS
APPROVISIONNEMENTS
Achats de consommables Mai 2001
II. PROCEDURES
1. CYCL
CYCLE
E ACHA
ACHATS APPR
APPROV
OVIS
ISIO
IONN
NNEM
EMEN
ENTS
TS
2. CYCLE
CLE VEN
VENTE
TES
S CLI
CLIEN
ENTS
TS
3. CYCLE LO
LOGISTIQUE
QUE
4. CYCLE
CLE INVES
INVESTI
TIS
SSEM
SEMENT
ENT
5. CYCL
CYCLE
E RES
RESSOUR
SOURCE
CES
S HUMA
HUMAIN
INES
ES
6. CYCL
CYCLE
E FIN
FINAN
ANCE
CE TRES
TRESOR
ORER
ERIE
IE
7 CYCL
CYCLE
E REPO
REPOR
RTING
TING ET
ET CLOT
CLOTUR
URE
E COMP
COMPT
TABLE
ABLE
02/03/15 22:22 $"

APPROVISIONNEMENTS
VII. Ob!"
Cette procédure a pour objet de décrire la procédure administrative des

achats de consommables et ses implications comptables.
VIII. E"#$!%
La procédure des achats de consommables sera décrite par référence aux

principales étapes suivantes :
. Consultation des fournisseurs ;
. Choix des fournisseurs ;
. Lancement de la commande ou passation du marché
. Réception ;
. Contrôle des factures ;
. Enregistrement comptable ;
. Contrôle du stock
Les aspects relatifs au règlement seront décrits dans la procédure des

règlements et de suivi de la trésorerie.
I. I&"!'(!&#&"%
• I&"!'&!%
. Direction générale ;
. Département achats et approvisionnements ;
. Magasin ;
. Bureau comptable ;
. Service demandeur.
• E)"!'&!%
. Fournisseurs.
02/03/15 22:22 $#
APPROVISIONNEMENTS
. FLO* CHART
E"#$! DG DAA M#+#%,& D,'!6",-&% S!'(,6!% BC F-'&,%%!'%
Expression du besoin
%A
d 0achat
Approbation de la direction %A
du services demandeur
Acheminement de la %A %A
au %A A
Etablissement de la demande
%.
de prix et transmission aux
$rix
fournisseurs
&res
Réception des ores
fournisseurs 'ableau
comparatif
Etablissement du tableau
comparatif des prix
Choix
ournisseur
Approbation du service 'ableau
demandeur du choix du comparatif
fournisseur
02/03/15 22:22 $$
SODERS

APPROVISIONNEMENTS
E"#$! DG DAA M#+#%,& D,'!6",-&% S!'(,6!% BC F-'&,%%!'%
)i (C,-. %hs
)ignature du (C (C
fournisseur
Réception des marchandises

(L (L
Etablissement du (on de
réception (R
)aisie du (R
Livraison du service
demandeur
Etablissement du bon ()
de sortie
)aisie du () /act. /act.
Réception de la facture
(R
Contr+le des factures et
'ransmission * la (L
comptabilité
Enregistrement comptable (C
Comptabilisation
02/03/15 22:22 3%

Achats de prestations de services Avril 2001
E"#$!  4 R!$",-&
Ob!", R!%$-&%#b0!
− )0assurer "ue toutes les réceptions − Le service entretien et travaux

sont conformes aux commandes et neufs est responsable de la
"ue toutes les anomalies sont réception de la livraison.
traitées.
R8+0! ! +!%",-&
− 'outes les réceptions doivent 7tre contr+lées et véri5ées conformes aux
commandes .
DROULEMENT
• L! %!'(,! !&"'!",!& !" "'#(#) &!% s0occupe du suivi du chantier et de

la réception "ualitative des travaux.
• L! %!'(,! !&"'!",!& !" "'#(#) &!% re8oit dé5nitivement les travaux et

établit le procès verbal signé par lui et par le matre d0ouvrage et transmis * la
direction techni"ue pour validation.
Le $D doit contenir :
- Le numéro du projet >
- Le numéro de la commande >
- Le descriptif des travaux réalisés >
- L0avis "ualitatif et techni"ue du matre d0ouvrage >
- Les réserves le cas échéant.
02/03/15 22:22 "2


E"#$!  5 C-&"'/0! !% #"'!%

Ob!", R!%$-&%#b0!
− )0assurer "ue toutes les factures − Le département achats et

sont conformes et validées approvisionnements est
responsable du contr+le des
factures.
R8+0! ! +!%",-&
− 'outes les factures doivent 7tre contr+lées et véri5ées conformes aux
commandes et réceptions et elles doivent exhaustivement 7tre acheminées *
la comptabilité.
DROULEMENT
• L! %!'"#',#" ! 0# ,'!",-& +&'#0! re8oit les factures des

fournisseurs4 les enregistre sur un registre des factures re8ues et les transmet
au département achats et approvisionnements.
• L! $#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% véri5e la facture4

notamment en ce "ui concerne :
− La correspondance entre facture4 $D de réception dé5nitive et bon de

commande 1"uantité4 "ualité et prix2 >
− Le respect des mentions légales 1références fournisseur4 références client4
identi5ant 5scal4 référence facture 2
− L0exactitude des calculs arithméti"ues 1multiplications4 additions4 'DA4 etc.2.
− La signature et le cachet apposés * la facture.
• L! $#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"%> une fois ces contr+les

eectués4 transmet le dossier d0achat 1(C4 $D de réception et la facture2 * la
comptabilité pour enregistrement comptable.
• L! $#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"%4 en cas d0anomalie

constatée4 établit une lettre de contestation envo?ée au fournisseur.
02/03/15 22:22 "3


E"#$!  6 E&'!+,%"'!:!&" -:$"#b0!

Ob!", R!%$-&%#b0!
− )0assurer "ue toutes les factures − Le bureau comptabilité et

sont comptabilisées. 5nance est responsable de cette
étape
R8+0! ! +!%",-&
− Les opérations d0achats doivent 7tre exhaustivement comptabilisées et
correctement évaluées.
D'-0!:!&"
• L! b'!# -:$"#b0! re8oit le dossier d0achat 1facture4 bon de commande4

$D de réception4 etc.2 du %AA4 contr+le l0exhaustivité de ces documents et
réclame les documents man"uants.
• L! b'!# -:$"#b0! rapproche ces documents4 notamment la facture et le

$D de réception4 établit un bordereau de comptabilisation 1"ui comporte le n
de la pièce comptable4 écriture * passer et la date d0imputation comptable2 et
comptabilise l0achat.
• L! b'!# -:$"#b0! classe les dossiers d0achats en instance de paiement

par fournisseurs dans un échéancier. Les factures sont réglées
s?stémati"uement selon les modalités de pa?ement indi"uées sur le bon de
commande.
02/03/15 22:22 "!


VIII. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCDURE

!R"#C"!E$ C%&!'()LE$ (!!L"*+,$
. La comptabilisation de lFachat intervient au moment de la

réception de la facture établie par le fournisseur4 la situation étant
régularisée * la cl+ture de l0exercice lors"u0un décalage existe
entre les dates de facturation et de réception.
. En application du principe de spécialisation des exercices :
#& Les charges enregistrées durant de l0exercice "ui correspondent

* des biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit
intervenir ultérieurement doivent 7tre soustraites des charges
de l0exercice par l0intermédiaire d0un compte de régularisation >
$& Les prestations de l0exercice non encore comptabilisées pour

des raisons diverses 1en particulier4 factures non re8ues2
constituent des charges * pa?er * intégrer dans les charges de
l0exercice en contrepartie d0un compte rattaché * cha"ue
compte de tiers concerné.
&,'-%.E$ C%&!'()LE$
Les achats de prestations de services sont enregistrés hors 'DA

déductible.
$C-,&($ ./,CR"'+RE$ C%&!'()LE$
02/03/15 22:22 "$


J II@K II@@ -@
Compte de /ournisseur
charge facture non /ournisseur 'résorerie
concerné parvenue Actif
Réception du
bien ou service A
A
fait
Réception de la
facture
Règlement du A A
fournisseur
Réception du
bien ou service ( (
fait
/acture non
re8ue * la
cl+ture
Réception de la ( (
facture après
cl+ture
Règlement du ( (
fournisseur
A( ( ( A( A(

A(
%ette
Constatation Compte de Constatati
fournisseur
de régularisatio on du
soldée après
la charge n soldé règlement
règlement
02/03/15 22:22 "%

Direction Coerciale Cycle : VENTES C!IENTS

Ventes Clients AVRI! 2001
PRELIMINAIRE
I. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
1. ORGANIGRAMME
2. DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES
II. PROCEDURES
1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS
2. CYCLE VENTES CLIENTS
3. CYCLE LOGISTIQUE
4. CYCLE INVESTISSEMENT
5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES
6. CYCLE FINANCE TRESORERIE
7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE
02"0#"1522$22 "%

E"#$!  4 F#"'#",-&
Ob!", R!%$-&%#b0!
− $ermettre la facturation de
− Le bureau de l0administration des
lFexhaustivité des commandes
ventes.
exécutées.
R8+0! ! +!%",-&
− Les ventes doivent 7tre exhaustivement facturées4 selon les conditions
prévues.
D'-0!:!&"
• L# ,'!",-& -::!',#0! procède "uotidiennement au :

- Rapprochement des (L saisis avec la 5che de stoc3 tenue par la logisti"ue
et le cahier de ventes tenu par le commercial4
- Corrections éventuelles et matérialisation des contr+les4
- Dalidation des (L.
• L! b'!# ! 0=#:,&,%"'#",-& !% (!&"!% prépare les factures. Le calcul

des factures se fait automati"uement suivant les critères dé5nis dans les
modules gestion des clients et gestion des (L. L0accès * ces deux modules est
protégé.
• L# ,'!",-& -::!',#0! édite la liste des (L dé5nitifs par produits cha"ue

décade. Elle s0assure "ue cette liste correspond * celle tirée journalièrement
lors des contr+les avant validation des (L.
• L! b'!# ! 0=#:,&,%"'#",-& !% (!&"!% après ce contr+le édite les

factures par produit en deux exemplaires :
- L0original destiné au client >
- Pn exemplaire archivé avec le (L signé du client et classé par client.
• L! b'!# ! 0=#:,&,%"'#",-& !% (!&"!% calcule cha"ue 5n de mois les

ristournes * accorder sur le chire d0aaires net des retours et établit les notes
de crédit des ristournes et retours.
Les taux de ristournes sont dé5nis par client dans une liste approuvée par la
%irection =énérale.
• L! b'!# ! 0=#:,&,%"'#",-& !% (!&"!% édite l0état des ristournes *

accorder et le transmet pour validation * :
- La %irection Commerciale >
- La %irection Administrative et /inancière >
- La %irection =énérale.
• L! b'!# ! 0=#:,&,%"'#",-& !% (!&"!% eectue l0imputation des

ristournes par déduction sur la facture de la dernière décade.
02"0#"1522$22 #% Masnao%i Ma&ars A%'it


E"#$!  5 RECOUVREMENT
Ob!", R!%$-&%#b0!
− $ermettre l0encaissement de − Les responsables commerciaux

toutes les factures émises − Le bureau de l0administration des
ventes.
R8+0! ! +!%",-&
− Les créances clients doivent 7tre recouvrées exhaustivement et dans le
respect des modalités contractuelles.
D'-0!:!&"
• L!% -::!',#) collectent les règlements lors des livraisons. Le montant

et le mode du règlement doivent 7tre notés sur le (L.
'outes les informations relatives aux règlements sont portées avant saisie
sur :
- Le registre des espèces
- Le registre des chè"ues
- Le registre des virements
Lors de règlements * crédit4 le client est tenu d0apposer son cachet et de
signer le (L en reconnaissance de dettes.
Le bureau administration des ventes doit s?stémati"uement refuser tous les
bons de livraison non réglés ne portant pas la signature et le cachet du
client.
Les mo?ens de paiement 1Chè"ues4 lettres de virement2 sont remis au
%irecteur /inancier pour contr+le et les espèces sont déposées en caisse
contre décharge.
• L! D,'!"!' &#&,!' contr+le les mo?ens de paiement avec les registres et

les transmet au bureau de l0administration des ventes pour enregistrement
du règlement.
• L! b'!# #:,&,%"'#",-& !% (!&"!% enregistre les règlements sur la base

des registres visés par le %irecteur /inancier et des titres de recettes 1pour les
espèces2.
A cha"ue règlement enregistré correspond un numéro de pièce attribué
automati"uement.
A la 5n de la saisie4 le total des règlements de la journée 5gurant sur les
registres est rapproché au total de la saisie. Pn visa de contr+le est porté *
c+té de cha"ue total.
• L! b'!# #:,&,%"'#",-& !% (!&"!% assure le suivi du recouvrement des

créances par l0édition d0une balance Tgée.
02"0#"1522$22 $0 Masnao%i Ma&ars A%'it


E"#$!  6 E&'!+,%"'!:!&" -:$"#b0!
Ob!", R!%$-&%#b0!
− )0assurer "ue toutes les ventes − Le bureau comptable

sont conformes aux livraisons et − Le bureau administration des
sont comptabilisées. ventes
R8+0! ! +!%",-&
− Les opérations de ventes doivent 7tre exhaustivement comptabilisées et
correctement évaluées.
D'-0!:!&"
• L! b'!# #:,&,%"'#",-& !% (!&"!%> suite au lancement de la facturation

et saisie des règlements4 transfert les données sur les ventes de son s?stème
vers le s?stème comptable4 et ce4 par le biais dFune interface permettant une
intégration automati"ue. Le journal des ventes est généré automati"uement.
• L! b'!# #:,&,%"'#",-& !% (!&"!% envoie en parallèle au bureau

comptable les pièces justi5catives des ventes du mois.
• L! b'!# -:$"#b0! rapproche les diérents documents avec les données

intégrées dans le s?stème comptable.
• L! b'!# #:,&,%"'#",-& !% (!&"!% transmet * la comptabilité l0état des

ristournes dMment signé par la %irection =énérale4 la %irection Commerciale et
la %irection Administrative et /inancière pour contr+le.
• L! b'!# -:$"#b0! édite mensuellement la balance des ventes et la

rapproche * l0état statisti"ue des ventes édité * partir du logiciel de
l0administration des ventes.


VII. C-&"'/0!% &-& $'(% $#' 0# $'-'!

A"!' S$$-'" M#"',#0,%#" P',-,," F,&#0,"
C-&"'/0!%  D ,-&   
C-&"'/0! C-&"'/0!  C-&"'/0! -&"'/0!
C-&"'/0!
Eviter les
E&(-, !
litiges et les
'!0!(% Cha"ue
(AD Relevés ris"ues de
:!&%!0% mois
non
#) 0,!&"%
recouvrement
A"-',%#",-&
Crédit client
!% 0#,%
non conforme
! Disa de la Cha"ue
%= (alance Tgée * la politi"ue
'8+0!:!&"% balance Tgée décade
dé5nie par la
#-'%
%=
#) 0,!&"%
E),%"!&!
Eviter le
=&! 0,%"!
%C Disa de la ris"ue de
&-,'!  !% Liste noire
(AD liste perte de
0,!&"% 
créances
',%!
B0-#+!
#"-:#",! Eviter le
Disa de la
!% %C Liste noire ris"ue de
liste
-::#&!% (AD (C perte de
Disa (C
!& #% ! créances
0,%"! &-,'!
B0-#+!
#"-:#",!
Eviter le
!%
%C ris"ue de
-::#&!% (C Disa (C
(AD perte de
!& #% !
créances
$#%%!:!&
" ! ',"


VIII. A'9,(#+!
A'9,(#+!
D-:!&" E:!""!' N-:b' D!%",&#"#,' M-! P',-,," L,!
! ! 
F,9! !
-::#&! %C H
Logisti"ue Ganue
Cha"ue jour
Logisti"ue
"0$9-&, %C l %C
!
B-& !
Logisti"ue Ganue Logisti"ue
%-'",! %C H
%C l
Cha"ue jour
%C
$'-(,%-,'!
P0#&&,&+
0-+,%",! Logisti"ue @ DG
Ganue Cha"ue
Logisti"ue
9!b-:##, l semaine
'!
BL C0,!&"
(AD
,&-':#", %C I $oste de
Ganue
Cha"ue jour
%C
! garde
l (AD
N-:,&#", %C
C#9,!' !% %C @ DC Ganue
Annuelle %C
(!&"!% l
F!,00!% ! Logisti"ue H
L-+,%",! Ganue
Logisti"ue
'-"! Livreur l
C0,!&"
(AD
BL :#&!0% Livreur - %C
Ganue Cha"ue %C
&-:,&#", $roduction
l décade (AD
)ouche
BAV
D!:#&! ! %C I %O
Ganue Cha"ue (AD
'!"-' %C
l décade %C
R!+,%"'! !%
#'&!"% !% %AA @ DAA Ganue
%AA
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DAA
R!+,%"'! !%
#'&!"% !% %C @ DC Ganue
%C
BL :#&!0% l
DC
R!+,%"'! !%
#'&!"% ! %AA @ DAA Ganue
%AA
DR l
DAA
R!+,%"'! !% %C @ DC Ganue %C
#'&!"% ! l
DR
02"0#"1522$22 $" Masnao%i Ma&ars A%'it


DC
A(,% ! (an"ue H
BAV Ganue Cha"ue (AD
'," %A/ l mois %A/
E"#" !% (AD @ DAF Ganue Cha"ue (AD
(!&"!% l mois %A/
A'9,(#+!
D-:!&" E:!""!' N-:b' D!%",&#"#,' M-! P',-,," L,!
! ! 
E"#" !% %C @ DAF

Ganue Cha"ue (AD
'!"-'% l mois %A/
L,%"! !% BL %C H
DC Ganue Cha"ue
(AD
$#' $'-," (AD l décade
C0,!&" Ganue Cha"ue
F#"'!% (AD 6
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Ganue (AD
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%C
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L!""'!% ! Client @
DAF Ganue Cha"ue Comptabilité
(,'!:!&"% (AD l décade (AD
T,"'!% ! Caisse 6
BAV Ganue
Cha"ue jour
%A/
'!!""!% %C l Caisse
DG
B#0#&! (AD 6 %A/ Ganue Cha"ue
(AD
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-'&#0 !% Comptabilit @ DAF Ganue Cha"ue
Comptabilité
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B#0#&! !% Comptabilit @ DAF Ganue Cha"ue
Comptabilité
(!&"!% é l mois
E"#" DG
Ganue Av. Le @ de
%"#",%",! %A/ 6 DAF %A/
l cha"ue mois
!% (!&"!% %C
R!0!(% Ganue Cha"ue
(AD 6 %A/ (AD
0,!&"% l décade
02"0#"1522$22 $# Masnao%i Ma&ars A%'it


Ventes Clients AVRI!
AVRI! 2001
2 001
I.
I. D,%$
D,%$-%
-%,"
,",
, -:$
-:$"#
"#b0
b0!
! #$$0
#$$0,
,
  0#
0# $'-
$'-
'
'!
!
!R"#C"!E$ C%&!'()LE$ (!!L"*+E$
• Le chire d0aaires de la )oders est constitué du montant des aaires

réalisées par lFentreprise avec les tiers dans lFexercice de son activité
professionnelle normale et courante.
Réductions sur ventes 1Rabais4 remises et ristournes accordés2
• %iminutions de prix prati"uées hors factures > elles comprennent les

rabais4 les remises et les ristournes hors factures.
• Rabais : réductions prati"uées exceptionnellement sur le prix de vente

préalablement convenu pour tenir compte4 par exemple4 dFun défaut de
"ualité ou de conformité des marchandises vendues.
• Remises : réductions prati"uées habituellement sur le prix courant de

vente en considération4 par exemple4 de lFimportance de la vente et
généra
généralem
lement
ent calcul
calculées
ées par applic
applicat
ation
ion dFun
dFun pour
pourcen
centa
tage
ge au prix
prix
courant de vente.
• Ristournes
Ristournes : réductions
réductions de prix calculées sur lFensemble des opérations
opérations
faites avec le m7me tiers pour une période déterminée.
RLE$ .=,4(L+('"%#
• Les ventes sont enregistrées hors 'DA.
02"0#"1522$22 $$ Masnao%i Ma&ars A%'it


AVRI! 2001
2 001
$C-,&($ .=,CR"'+RE$ C%&!'()LE$
• 4entes >intégration automati?ue@

6IH@ K@ -@
Clients ventes 'résor
'résorerie
erie
Constatation de la
A A
vente
Constatation du A A
règlement
A A A
A
)oldé
• Ristournes >intégration automati?ue@

automati?ue@
6IH@ K@HU -@
Clients Ristournes#vente 'résor
'résorerie
erie
s
Constatation ristournes A A
Constatation du A A
règlement
A A A A
)oldé
02"0#"1522$22 $% Masnao%i Ma&ars A%'it


AVRI! 2001
2 001
. S%"8:! =
=,&-':#",-&
)aisie des (L Edition des (L
)aisie des retours Edition des factures

APPLICATION DES
Etat des ristournes VENTES Edition des relevés clients
)aisie des Edition état statisti"ue des

règlements ventes
INTEGRATION AUTOMATIQUE
Edition du grand livre

l ivre
SYSTEME
COMPTABLE
Edition de la balance clients
02"0#"1522$22 %0 Masnao%i Ma&ars A%'it


AVRI! 2001
2 001
I. R!-::#&#",-&%
E TABLISSEMENT
TABLISSEMENT D’ UN ÉTAT
UN ÉTAT DE
DE BOUCLAGE
BOUCLAGE COMMERCIAL
COMMERCIAL
• Gettre en place un état mensuel de bouclage permettant de s0assurer

de l0exhaustivité des encaissements et des créances clients. Cet état
pourrait se présenter comme suit :
)olde créances clients au

@#G#A A Encaissements du mois C
1balance clients2
)olde créances clients au Remise chè"ues et
C@
@#G#A ( eets
1balance Tgée2 Dersements d0espèces CH
Ecart * justi5er A( Direments bancaires C6
)olde créances clients au

'otal
'otal grand livre des ventes D@ %
6#G#A
'otal
'otal état statisti"ue des
DH (alance clients %
ventes
Ecart * justi5er D@DH (alance Tgée %
Liste des (L cachetés %
SR  SR 
S-0!% '#$$'-9% S-0!% '#$$'-9%
A V1 C D
V,%# BAV V,%# DAF V,%# DG
$our perme
permettr
ttre
e l0inst
l0instaur
aurat
ation
ion et la 5a
5abili
bilité
té de cet état4
état4 les règles
ègles de
gestion suivantes doivent 7tre impérativement suivies :
• Au retour
retour des chaueurs
chaueurs # livreurs4
livreurs4 les feuilles de route
route doivent 7tre
7tre
pointées aux (L
(L signés des clients. Les (L réglés
réglés doivent 7tre
7tre pointés
aux mo?ens de paiement 1chè"ue4 eet4 lettre de virement4 titre de
recettes pour les espèces déposées préalablement en caisse2. Les (L
non réglés doivent faire l0objet d0un contr+le permettant de s0assurer
"u0ils portent la signature et le cachet du client en reconnaissance de
dette.
• Le bureau administration des ventes doit s?stémati"uement refuser

tous les bons de livraison non réglés ne portant pas la signature et le
cachet du client.


AVRI! 2001
2 001
• Les valeurs encaissées doivent 7tre barrées

barrées et annotées de la mention
9non endossable ;.
• )éparation claire entre caisse recettes et caisse dépenses. Bl doit 7tre

strictement interdit d0alimenter la caisse dépenses par les recettes
clients. Les fonds de la caisse recettes doivent 7tre versés en ban"ue
au plus tard le lendemain ouvrable de leur réception.
Cet état de bouclage préparé par le bureau administration des ventes est
remis * la direction 5nancière
5nancière appu?é de toutes
toutes les pièces justi5catives
justi5catives
suivantes :
• (alance clients début et 5n de mois4
• (alance Tgée début et 5n de mois4
• Etat statisti"ue des ventes4
• =rand livre des ventes4
• (ordereaux de remise de chè"ues et eets4
• (ordereaux de versement d0espèces en ban"ue4
• Avis de virements bancaires4
• La liste des (L du mois non réglés signée par le responsable du bureau
administration
administration des ventes.
Le directeur 5nancier s0assure de la concordance des éléments "ui lui

sont remis signe l0état de bouclage et le remet * la direction générale
pour validation et signature.
I NFORMATISATION
NFORMATISATION DE LA
DE LA GESTION DES
GESTION DES CARNETS DE BL
CARNETS DE BL MANUELS
• Création d0un registre informati"ue partagé par le %épartement des

achats et approvisionnements et la %irection commerciale 1contre deux
registres manuels actuellement2 >
• Accè
Accès
s du %épa
%épart
rtem
emen
entt des
des acha
achats
ts et appr
approv
ovis
isio
ionn
nnem
emen
ents
ts pour
pour
renseigner les carnets retirés du magasin >
• Accès de la %irection commerciale pour renseignement des carnets

épuisés et rendus >
• Rapprochement informati"ue pour s0assurer "ue l0exhaustivité des (L

émis et facturés.


I NFORMATISATION DE LA GESTION DES CARNETS DES DEMANDES DE RETOURS
• G7me traitement "ue les carnets de (L.
I NFORMATISATION DU CALCUL DES RISTOURNES
%évelopper les fonctionnalités de l0application de gestion des ventes de

manière * automatiser le calcul des ristournes. Cette application serait
alimentée de toutes les informations nécessaires 1les clients concernés4 les
tarifs appli"ués4 les seuils de chire d0aaires prédé5nis4 etc.2 au calcul
des ristournes et permettrait l0édition mensuelle d0un état exhaustif des
ristournes * accorder.
La protection de l0accès au s?stème permettrait par ailleurs de s0assurer du

respect des décisions de la direction.
P ROCÉDURE DE RELANCE ET DE DÉPRÉCIATION DES CLIENTS À INSTALLER
La procédure de relance des clients mériterait d07tre formalisée en

dé5nissant les responsables4 les délais4 la forme et les actions *
entreprendre en cas de non recouvrement.
Cette procédure 5xerait également une politi"ue claire pour

l0enregistrement des créances en créances douteuses et des règles
précises de dépréciation des comptes clients.

Service lo)isti*%e Cycle : !o)isti*%e

Gestion chambre froide MAI 2001
PRELIMINAIRE
1. ORGANIGRAMME
II. PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE


I. Ob!"
Cette procédure a pour objet de décrire la gestion de la chambre
froide et le processus d0expédition.
II. E"#$!% ! 0# $'-'!

La procédure de gestion de la chambre froide sera par référence
aux principales étapes suivantes :
• Recalcul du stock initial ;

• estion des entrées de la chambre froide ;
• estion des sorties de la chambre froide
III. I&"!'(!&#&"%
• I&"!'&!%
. Direction commerciale ;
. Direction qualité
. Service logistique ;
. Bureau administration des ventes.
• E)"!'&!%
. lients ;
. Fournisseurs ;
. "dministration fscale ;
. !ransporteurs.
02"0#"1522$22 %! Masnao%i Ma&ars A%'it


IV. F0- 9#'"
E"#$! DG DC P'-56",-& DQ S.LOG C0,!&"
Comptage ph?si"ue
des produits en stoc3
Rapprochement avec
inventaire permanent
Recalcul du stoc3 initial
Etablissement de la
5che de mouvements
/iche de
mouvement
'ransfert des produits 5nis

de la glacière * la chambre
froide
Contr+le "ualité
des produits
Etablissement du bon de
transfert (on de
transfert
Gise * jour de l 0inventaire )aisie des

permanent entrées


E"#$! DC DQ S.LOG C0,!&"
Réception des commandes
établissement des 5ches de

commande téléphoni"ues
/C'
'ransmission pour aectation

des lots /C'
'ransmission pour aectation /C'

des camions# chaueurs
Retour des 5ches de commande /C'

complétées * la %C
Etablissement des (L
(L
Etablissement des ordres de &rdre
chargement charg.
Etablissement des feuilles de

routes
/R
Livraison des clients
02"0#"1522$22 %" Masnao%i Ma&ars A%'it


I. S%"8
%"8:
:! =
=,&-
,&-'':#",
:#",-&
-&
)aisie des entrées Edition des 5ches

APPLICATION mouvements
GESTION DE LA
CHAMBRE FROIDE
)aisie des sorties Edition des états de stoc3
. R!-::#&#",-&
A l0instar de la gestion du stoc3 de la levure frache4 la gestion des stoc3s
de la levure sèche et améliorants doit 7tre con5er * la logisti"ue pour
pallier au cumul de tTches 1 production et détention d0actifs2 "ui existe
actuellement.
02"0#"1522$22 105 Masnao%i Ma&ars A%'it

Direction Coerciale Cycle : !o)isti*%e

Import / Export AVRI!
AVRI! 2001
2 001
II. PROCEDURES
1. CYCL
CYCLE
E ACHA
ACHATS APPR
APPROV
OVIS
ISIO
IONN
NNEM
EMEN
ENTS
TS
2. CYCLE VEN
VENTES
TES CLI
CLIEN
ENTS
TS
3. CYCLE LOG
LOGIISTIQUE
4. CYCLE INVE
INVEST
STIS
ISSE
SEM
MENT
ENT
5. CYCL
CYCLE
E RES
RESSOUR
SOURCE
CES
S HUM
HUMAINE
AINES
S
6. CYCL
CYCLE
E FIN
FINAN
ANCE
CE TRES
TRESOR
ORER
ERIE
IE
7 CYCL
CYCLE
E REPO
REPOR
RTING
TING ET
ET CLOT
CLOTUR
URE
E COMP
COMPT
TABLE
ABLE
02"0#"1522$22 10" Masnao%i Ma&ars A%'it


AVRI! 2001
2 001
I. Ob!"
Cette procédure a pour objet de décrire la procédure des
importations et exportations.
II. E"#$!% ! 0# $'-'!

La procédure sera décomposée en deux sous V procédures :
• !rocédure des importations ;

• !rocédure des exportations
III. I&"!'(!&#&"%
• I&"!'&!%
. Service logistique ;
. Direction commerciale ;
. Département achats et approvisionnements
. Bureau administration des ventes.
• E)"!'&!%
. lients ;
. Fournisseurs ;
. "dministration fscale ;
. !ransitaires ;
. !ransporteurs.
02"0#"1522$22 10# Masnao%i Ma&ars A%'it


AVRI! 2001
2 001
IV.
IV. D'-
D'-0
0!:
!:!&
!&"" #:,
#:,&,
&,%"
%"'#
'#",
", ! 0# $'-
$'-
'
'!
!
E"#$!  1 G!%",-& !% ,:$-'"#",-&%
Ob!", R!%$-&%#b0!
− Assur
Assurer
er la réali
réalisa
satio
tion
n et le suivi
suivi
− Le service logisti"ue.
des importations
importations
R8+0! ! +!%",-&
− Le processus d0importation doit se faire de manière * assurer
l0approvisionnement dans les meilleures conditions.
D'-0!:!&"
• L! $#'"!:!&" !% #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"%> lors"u0il lance une

commande * l0étranger4 transmet une copie du bon de commande au service
logisti"ue.
• L! %!'(,! 0-+,%",! 4 lors"ue la livraison * lieu * /ès assure luim7me les

formalités
formalités d0importation :
- Assurance >
- Coordination
Coordination des mo?ens de transport >
- %éclaration douanière >
- )uivi des livraisons >
- )uivi du dossier jus"u0au règlement.
règlement.
$ar ailleurs4 lors"ue l0importation se fait hors /ès4 le dossier est con5é * un
transitaire "ui se charge de toutes les formalités en collaboration avec le
service logisti"ue.
• L! %!'(,! 0-+,%",
0-+,%",!
! s0informe auprès du bureau douanier du montant *
ac"uitter au receveur au titre des droits de douanes4 établit une demande de
règle
ègleme
ment
nt "u0i
"u0ill tra
transme
nsmett au dir
directe
ecteur
ur 5nan
5nanci
cier
er.. Lors"
ors"ue
ue le dossdossie
ierr
d0importation est géré par un transitaire4 le règlement se fait sur justi5catif *
6 jours 5n de mois.
• L! ,'!"!' &#&,!' ordonne l0établissement d0un chè"ue libellé au nom

du recev
eceveu
eurr ou du tran
transi
sita
tair
ire4
e4 "u0i
"u0ill tran
transm
smet
et une
une fois
fois sign
signé
é au serv
servic
ice
e
logisti"ue pour
pour li"uider les droits dus.
• L! %!'(,! 0-+,%",! 4 une fois les biens ou marchandises livrés4 transmet au

département des achats et approvisionnements une copie du dossier "ui le
classe en attente de la facture. Le dossier d0importation suit alors le m7me
02"0#"1522$22 10$

AVRI! 2001
2 001
cheminement "u0un dossier d0achat local.

l ocal.
E"#$!  2 G!%",-& !% !)$-'"#",-&%
Ob!", R!%$-&%#b0!
− Assur
Assurer
er la réali
réalisa
satio
tion
n et le suivi
suivi
− Le service logisti"ue.
des exportations
R8+0! ! +!%",-&
− Le processus logisti"ue d0exportation doit se faire de manière * ce "ue les
commandes étrangères soit honorées conformément aux conditions prévues.
D'-0!:!&"
• L# ,'!
,'!",-
",-&
& -::!
-::!',
',#0!
#0!>> lors"u
lors"u0e
0elle
lle conclu
conclutt un contr
contrat
at étrang
étranger4
er4
transmet une copie au service logisti"ue.
• L! %!'(,! 0-+,%",! assure les formalités et le suivi de l0exportation :

- &rdonnancement avec la production pour assurer la livraison4
- Coordination des mo?ens de transport 1terrestres et aériens2 >
- Accomplissement des formalités douanières >
- Réalisation et suivi des expéditions >
- /acturation 1manuelle2 >
- )uivi du dossier jus"u0au recouvrement.
• L! %!'(,!
%!'(,! 0-+,%",
0-+,%",!
!4 une fois
fois les produ
produits
its livré
livrés4
s4 trans
transmet
met au burea
bureau
u
administration des ventes une copie de la facture en devise "ui enregistre la
vente4
vente4 édite
édite la factu
facture
re en %X * partir
partir de l0appl
l0applica
icatio
tion
n de factur
facturat
ation
ion "u0il
"u0il
rapproche et joint * la facture en devise et suit le recouvrement.
02"0#"1522$22 10%
Direction A'inistrative et +inanci,re Cycle : INVESTISSEMENTS

uivi des immobilisations Mai 2001
PRELIMINAIRE
1. ORGANIGRAMME
II. PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
02"0#"15 22$22 110 Masnao%i Ma&ars A%'it


Ob!"
Cette procédure a pour objet de décrire les règles d0entrée4 de suivi
et de sortie des immobilisations corporelles dans le patrimoine de la
)oders4 et de dé5nir le dispositif comptable correspondant.
I. E"#$!%
La procédure de suivi des immobilisations sera décrite par référence
aux principales étapes suivantes :
. Consultation et choix des fournisseurs ;
. Lancement des commandes ou passation des marchés ;
. Réception de l/immobilisation ;
. Contrôle de la facture fournisseur ;
. Comptabilisation de l=ac?uisition
. $ui:i des immobilisations et calcul des amortissements ;
. $orties des immobilisations
Les aspects concernant les règlements seront décrits dans la

procédure des règlements et de suivi de la trésorerie.
II. I&"!'(!&#&"%
 I&"!'&!%
. Direction ;
. Département des achats et approvisionnements ;
. Service comptable ;
. ommission d#ouverture des plis ;
. Service utilisateur.
 E)"!'&!%
. Fournisseur d$immobilisation
. "cheteurs.


III. F0- 9#'"
E"#$! DG DAA SM D,'!6",-&% S!'(,6!% BC F-'&,%%!'%
Expression du besoin
%A
d 0investissement
Approbation de la direction %A
du services demandeur
Acheminement de la %A %A
au %AA
Etablissement de la demande
%.
de prix et transmission aux
$rix
fournisseurs
&res
Réception des ores
fournisseurs 'ableau
comparatif
Etablissement du tableau
comparatif des prix
Approbation du service
Choix 'ableau
demandeur du choix du
fournisseur comparatif
fournisseur


E"#$! DG DAA SM D,'!6",-&% S!'(,6!% BC F-'&,%%!'%
)i (C,-. %hs
)ignature du (C (C
fournisseur
Réception des prestations (L (L
Etablissement du $D ou du $D
bon de réception
Réception de la facture /act. /act.
Contr+le des factures et (R

'ransmission * la compta.
$D
Enregistrement comptable
(C
Comptabilisation


IV. D'-0!:!&" #:,&,%"'#", ! 0# $'-'!

E"#$!  E)$'!%%,-&  B!%-,&
1
Ob!", R!%$-&%#b0!
− Les services utilisateurs sont
− $ermettre l0expression des responsables de la réalité des
demandes d0investissement en besoins exprimés >
fonction des besoins réels. − Les chefs de services sont
− Déri5er la pertinence de l0achat
responsables de l0opportunité des
besoins exprimés.
R8+0! ! +!%",-&
− Les besoins en investissement doivent 7tre réels4 justi5és et prévus dans le
budget d0investissement.
DROULEMENT
• L# D,'!",-& T!9&,! prépare les investissements de la )oders en
collaboration avec la %irection Bndustrielle du =roupe. %es préétudes sont
lancées pour valoriser le coMt de ces investissements par la %irection
'echni"ue.
Bls sont ensuite proposés au $résident du =roupe "ui entérine ou non le budget
proposé ou apporte des modi5cations en accord avec le %irecteur Bndustriel du
=roupe. Pne fois validé4 la procédure suit son cours.
• L!% ,'!",-&% centralisent et valident les besoins annuels de leurs services

en matière des autres investissement au début de cha"ue exercice4 valorisent
ces besoins et établissent en comité de direction un budget annuel des
investissements.
• L# D,'!",-& G&'#0! valide le budget annuel des investissements et le

propose ensuite au président pour approbation.
• L! %!'(,! ",0,%#"!'> une fois lFaccord donné par le président4 établit une
demande d0achats 1%A2 précisant :
- Le détail techni"ue de l0investissement >
- Les sécurités * prendre par le fournisseur >
- La période de livraison ou d0intervention souhaitée >
- Pne proposition de fournisseur.
La %A signée par le demandeur est ensuite transmise au service maintenance
et travaux neufs ou * la direction du demandeur pour approbation et
signature. )i la valeur de la demande d0achat est supérieure * @. %hs le
visa du directeur techni"ue est re"uis. La %A signée est remise au %AA.
02"0#"15 22$22 11! Masnao%i Ma&ars A%'it


E"#$!   S-'",! !% ,::-b,0,%#",-&%

Ob!", R!%$-&%#b0!
− $ermettre la sortie et le − Le service utilisateur est
remplacement des biens réformés. responsable des besoins de
réforme exprimés.
R8+0! ! +!%",-&
− Les sorties des immobilisations doivent 7tre autorisées4 individuellement suivis
et correctement comptabilisées.
DROULEMENT
E1!RE$$"%# .+ )E$%"# 9
• L!% %!'(,!% ",0,%#"!'% expriment un besoin de réforme dMment justi5é4

transmis * la direction techni"ue pour validation et la direction générale pour
approbation.
(+'%R"$('"%# .E L"*+".('"%# 9
• L! '!%$-&%#b0!  :#+#%,& regroupe provisoirement les immobilisations *

reformer
• L# -::,%%,-& d0étude des dossiers de réforme propose un mode de

li"uidation et une évaluation du matériel * réformer. ; $'(-,'<
• L# ,'!",-& après étude du rapport de la commission donne son accord et

autorise la mise en vente du matériel. ; $'(-,'<
&"$E E# 4E#'E 9
• L# ,'!",-& "!9&,! procède * l0enlèvement et * la mise en vente des

immobilisations
• L! %!'(,! ! !&"'#0,%#",-& -:$"#b0! re8oit les factures et procède * la

comptabilisation des sorties des immobilisations.
• L! %!'(,! ! !&"'#0,%#",-& -:$"#b0! procède * la mise * jour du 5chier

des immobilisations.
• L! %!'(,! ! !&"'#0,%#",-& -:$"#b0! s0assure "ue les biens a?ant fait

l0objet de vente4 destruction ou mise au rebut ne doivent plus 5gurer au bilan
de la société




V. P',&,$#) -&"'/0!% 0% ! 0# $'-'!

A"!' S$$-'" M#"',#0,%#",- P',-,," F,&#0,"
C-&"'/0!%  D &   
C-&"'/0! C-&"'/0!  C-&"'/0! -&"'/0!
C-&"'/0!
V',#",-& Eviter les

! 0# '#0," dépenses
!" ! Chef du %emande
Disa sur la
)uite * sans réel
0-$$-'"&," départemen du service
demande
cha"ue besoin ou
 !% t ou utilisateur expression investisseme
b!%-,&% %irecteur du besoin nts
!)$',:% inopportuns
E"#b0,%%!:!
&" =& Disa de la
'ableau
"#b0!# %irection %irection )uite * Gise en
comparatif
-:$#'#", techni"ue techni"ue et de cha"ue concurrence
prix et
$',) !" &! %irection la consultatio correcte des
évaluation
(#0#",-& =énérale %irection n fournisseurs
techni"ue des
"!9&,! =énérale
ores
!% -J'!%.
)0assurer "ue
(on de Elaboration du
R#$$'-9!: Responsable A l0occasion les réceptions
commande bon ou $D de
!&" 0-'% ! de la de cha"ue corresponden
réception signé
0# '!$",-& réception réception t aux
(on de par les
 BCBL commandes
livraison réceptionnaires
%és
Eviter les
réception
R#$$'-9!: /acture erreurs de
%AA Disa sur facture des
!&" #"'! (L#(R#(C comptabilisat
factures
# BLBCBR ion
fournisseur
%és
A&&0#",-& Apposition de la réception Eviter les
!% -b0!% /actures mention
%AA des doubles
! 0# fournisseur 9%uplicata ; sur les
factures paiements.
#"'! doubles des
factures fournisseur


A"!' S$$-'" M#"',#0,%#",- P',-,," F,&#0,"

C-&"'/0!%  D &   
C-&"'/0! C-&"'/0!  C-&"'/0! -&"'/0!
C-&"'/0!
A"-',%#",-& )0assurer "ue

A cha"ue
! %-'",! les sortie des
%irection Rapport de la sortie
!% Disa du rapport immobilisatio
=énérale commission d0immobilis
,::-b,0,%#", ns sont
ation
-&% autorisées
R#$$'-9!: )0assurer de
!&"  la conformité
9,!' !% entre les
'ableaux des A la cl+ture
,::-b,0,%#", )ervice Disa des 5chiers
amortissemen de
-&% !" !% comptable tableaux comptables
ts comptables l0exercice
#:-'",%%!: et
!&"% extracompta
-:$"#b0!% ble
)0assurer
"u0il n0? a
pas
mauvaise
Revue distinction
$ériodi"ue )ervice de des charges
=rand livre des
des comptes Centralisatio Disa sur le et des
charges 
de n grand livre immobilisati
9sensibles ;
charges Comptable ons
YsensiblesY générant un
ris"ue 5scal
et une
irrégularité
comptable


VI. C-&"'/0!% &-& $'(% $#' 0# $'-'!

A"!' S$$-'" M#"',#0,%#",- P',-,," F,&#0,"
C-&"'/0!%  D &   
C-&"'/0! C-&"'/0!  C-&"'/0! -&"'/0!
C-&"'/0!
Déri5er la
#""',b",-& Attribution d0un sé"uence et
/actures %és réception
=& & %AA
fournisseur
numéro
des factures
l0exhaustivité
9'-&-0-+,! chronologi"ue
fournisseur
des
enregistrements
R#$$'-9!:!
&" !%
!),%"#&"% Etats )0assurer de la
Emission )uite *
$9%,!% )ervice des inventaires
des états des cha"ue
5abilité des
#(! 0! 9,!' comptable et 5chier des
écarts inventaire
comptes des
!% immobilisations immobilisations
,::-b,0,%#",-&
%
I&,#",-& ! )uite *
0# 0-#0,%#",-& Ajout d0une Assurer
cha"ue
)ervice /ichier des colonne Pn suivi 5able
 :#"',!0 comptable immobilisations localisation sur le
entrée ou
des
%' 0! 9,!' 5chier
mouvement
immobilisations
!% ,::-% d0immos
C-&"'/0! !% Assurer

Chef du %emande )uite
"'#&%!'"% ! service de transfert
Disa
* cha"ue
Pn suivi 5able
:#"',!0%  utilisateur de matériel
sur la demande
demande
des aectations
0=,&"',!' ! de transfert
de matériels
0# %-,"
)0assurer "u0il
Existence de $rocédure n0? a pas
règles écrites écrite de mauvaise
précises en distinction distinction des
matière %irection entre dépenses charges et des
 
dFimputation /inancière * inscrire en immobilisations
des dépenses charges et générant un
en charges et en dépenses ris"ue 5scal et
immobilisations. immobilisables une irrégularité
comptable
Existence de )ervice de Note formalisée Disa sur la note  )0assurer "u0il
règles précises Centralisation sur l0évaluation n0? a pas
en matière Comptable des mauvaise
dFéléments immobilisations distinction des
charges et des
constitutifs de
immobilisations
coMt générant un
02"0#"15 22$22 12" Masnao%i Ma&ars A%'it

Direction A'inistrative et +inanci,re Cycle : -ESTION DES R ESSO.RCES H.MAINES

Gestion des absences Mai 2001
IV. D'-0!:!&" #:,&,%"'#", ! 0# $'-'!

S,(, !% #b%!&!%
Ob!", R!%$-&%#b0!
− =estion et suivi des absences − La direction du personnel
R8+0! ! +!%",-&
- Les absences demandées doivent obligatoirement 7tre visées par le

responsable immédiat du demandeur.
- La %irection du personnel doit sFassurer "ue toutes les absences sont
autorisées et justi5ées par un document.
- Les absences constatées doivent faire lFobjet * posteriori dFun enregistrement
administratif 1cahier des absences2.
- Ces absences ne doivent pas dépasser une journée4 sauf accord de la %=.
- Ces absences peuvent selon la décision de la direction du personnel 7tre
imputées sur le droit aux congés ou 7tre autorisées sans déduction.
- La direction du *ersonnel doit périodi"uement sFassurer de la bonne tenue des
registres dFabsence et contr+ler les absences cumulées par collaborateurs a5n
dFen matriser le volume annuel.
- La direction concernée doit nécessairement 7tre informé de la décision prise
avant exécution.
D'-0!:!&"
• Les agents désireux de sFabsenter pour diverses raisons 1événement familial4

récupération4 R%D médical 2 doivent formuler leur demande par un bulletin
dFabsence.
• La demande doit 7tre visée par le responsable hiérarchi"ue du demandeur

avant dF7tre transmise * la direction du personnel pour enregistrement et
suivi.
• Le service concerné doit 7tre informé de la décision prise avant lFexécution

de lFabsence.
• Les demandes autorisées sont inscrites par la direction du personnel sur un

registre dFabsences tenu par agent.
• La direction du personnel transmet périodi"uement les demandes

dFabsences * la %= pour décision dFimputation ou non sur les congés
annuels.
• Les directions concernées doivent 7tre régulièrement tenues informés de la

s?nthèse des absences et des droits au congé consommés et restants.
02"0#"15 22$22 1"0 Masnao%i Ma&ars A%'it


V. C-&"'/0!% 0% ! 0# $'-'!

A"!' S$$-'" M#"',#0,%#" P',-,," F,&#0,"
C-&"'/0!%   ,-&   
C-&"'/0! C-&"'/0! D C-&"'/0! -&"'/0!
C-&"'/0!
)Fassurer "ue
A
cha"ue
A"-',%#",-& Disa de la lFoccasion
%irections %emande absence est
#b%!&!% demande de cha"ue
concernées dFabsence autorisée et
d0absence demande
justi5ée par
d0absence
le personnel.
Gesurer et
apprécier le
Etude
S,(, !% Cahier des Cha"ue volume
%$ volumétri"ue
#b%!&!% absences mois dFabsence
des absences
de cha"ue
agent.


I. A'9,(#+!
A'9,(#+!
D-:! E:!""! N-:b'! D!%",&#"#, M-! P',-,, L,!
&" ' '! "
D!:#&
!% %$
Chronologi"u
#b%!& Agents H %. Annuelle %$
e
! concernée
R!+,%"'!
!% %$
Chronologi"u
#b%!&! %$ H %. Annuelle %$
e
% concernée


VI. D,%$-%,", -:$"#b0! #$$0,  0# $'-'!
Cf procédure traitement de la paie
. S%"8:! =,&-':#",-&
A ce jour4 aucune application informati"ue4 hormis le traitement de la
paie4 ne gère les aspects ressources humaines.


Gestion des congés Mai 2001
PRELIMINAIRE
1. ORGANIGRAMME
II. PROCEDURES
6. CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE
02"0#"15 22$22 1"! Masnao%i Ma&ars A%'it


Gestion des congés Mai 2001
VI. D,%$-%,", -:$"#b0! #$$0,  0# $'-'!
Cf procédure traitement de la paie
II. S%"8:! =,&-':#",-&

A ce jour4 aucune application informati"ue4 hormis le traitement de la
paie4 ne gère les aspects ressources humaines.
02"0#"15 22$22 1#2 Masnao%i Ma&ars A%'it

&anuel des procédures
D,'!",-& A:,&,%"'#",(! !" C?cle : RESSOURCES

F,&#&,8'! HUMAINES
$rocédure : %ate dernière mise * jour :
!aie A(',0 2WW1
II. PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE
02"0#"15 22$22 1#" Masnao%i Ma&ars A%'it


!aie A(',0 2WW1
I. Ob!"
Cette procédure a pour objet de décrire les modalités de traitement4
le mode de comptabilisation et de suivi des opérations liées * la paie
du personnel et aux déclarations sociales.
II. E"#$!% ! 0# $'-'!

La procédure de la paie sera décrite par référence aux principales
étapes suivantes :
• Etablissement de la paie ;
• Etablissement des déclarations sociales et 8scales ;
• Enregistrement comptable et paiement ;
• !aie des occasionnels ;
• $ui:i et anal<se des comptes
III. I&"!'(!&#&"%
• I&"!'&!%
. Direction du %ersonnel ;
. Direction "dministrative et Financière ;
. Service comptable.
. Service in)ormatique.
• E)"!'&!%
. "gents ;
. Direction des imp*ts ;
. +rganismes sociau,.
02"0#"15 22$22 1## Masnao%i Ma&ars A%'it


!aie A(',0 2WW1
IV. F0- 9#'"
E"#$! DG DP DAF C#,%%! BC S.,&7 I:$/"% O'+. S-6. P!'. B1
Etablissement des relevés de Relevé

pointage pointage
Etablissement de l 0état de $aie

suivi de la paie des cadres cadres
Etablissement de l 0état Etat des

mensuel des avances avances
)aisie des éléments

variables de la paie
Edition et validation des

états de contr+le des éléments Etat de
contr+le
variables de la paie
Edition des bulletins de paie (ulletins

de paie
02"0#"15 22$22 1#$ Masnao%i Ma&ars A%'it


!aie A(',0 2WW1
E"#$! DG DP DAF C#,%%! BC S.,&7 I:$/"% O'+. S-6. P!'. B1
E"#"
E"#" E"#" -'&#0
%#0#,'!%
(,'!:!&"% 6'25," 5! $#,!
Edition des diérents états b'"%
de la paie C-" C-" C-" C-"

CNSS CIMR R!"'#,"! #%%'.
Dalidation de la
cohérence des
Dalidation des états de paie états
)ignature des états des

virements et remboursement
de crédits.
D260#'#",-& D260#'#",-& D260#'#",-& D260#'#",-&

Etablissement des CNSS CIMR R!"'#,"! #%%'.
déclarations sociales
Etablissement de la %éclaration
B=R
déclaration d 0B=R
Comptabilisation de la paie
02"0#"15 22$22 1#% Masnao%i Ma&ars A%'it


!aie A(',0 2WW1
V. D'-0!:!&" #:,&,%"'#", ! 0# $'-'!

E"#$!  E"#b0,%%!:!&" ! 0# $#,!
1
Ob!", R!%$-&%#b0!
− La direction du $ersonnel
− )Fassurer "ue la paie est − Le service de centralisation
correctement établie. comptable
− La direction administrative et
5nancière.
R8+0! ! +!%",-&
− L0établissement de la paie ne doit se faire "u0après contr+le de tous les
éléments variables.
D'-0!:!&"
• L# ,'!",-&  P!'%-&&!0 établit les relevés de pointage mensuels du

personnel hors cadres sur la base de l0état de pointage informati"ue et les
transmet au bureau comptable.
Le relevé de pointage remonte tous les éléments variables de la paie par
agent :
- Xeures normales4
- Xeures supplémentaires
- Bndemnités de panier4
- Nombre de jours de congés pa?és4
- Nombre de jours d0absence.
• L# ,'!",-& #:,&,%"'#",(! !" &#&,8'! est responsable du suivi de la

paie des cadres.
• L! b'!# #,%%! établit un état mensuel des avances accordées au

personnel et le transmet au bureau comptable.
• L! b'!# -:$"#b0! assisté par le service informati"ue contr+le la

cohérence des éléments re8us et rapproche entre les diérents documents et
saisit les éléments variables de la paie et les avances.
• L! %!'(,! ,&-':#",! est responsable du traitement de la paie des

cadres.
• L! b'!# -:$"#b0! édite les états de contr+le des éléments variables

saisis et les valide.
02"0#"15 22$22 1$0 Masnao%i Ma&ars A%'it


!aie A(',0 2WW1
• L! b'!# -:$"#b0! édite les bulletins de paie en deux exemplaires4 un

pour l0emplo?é et le deuxième pour classement.
02"0#"15 22$22 1$1 Masnao%i Ma&ars A%'it


!aie A(',0 2WW1
I. S%"8
%"8:
:! =
=,&-
,&-'':#",
:#",-&
-&
Edition des bulletins de paie

Edition des états de virements4
Edition des états des échéances des
crédits4
)aisie des éléments Edition du journal de la paie4
variables Edition de l0état des cotisations CN))
Edition de l0état des cotisations de
APPLICATION PAIE
retraite Garocaine VDie4
)aisie des avances Edition de l0état des salaires bruts par
emplo?é4
Edition de l0état des cotisations
retraite CBGR 1par trimestre2
Edition de l0état des cotisations
assurance groupe 1par trimestre2
02"0#"15 22$22 1%2 Masnao%i Ma&ars A%'it


!aie A(',0 2WW1
. R!-::#&#",-&%
I NTERFACE
NTERFACE ENTRE APPLICATION
APPLICATION PAIE
PAIE ET SYSTÈME
ET SYSTÈME COMPTABLE
COMPTABLE À
À DÉVELOPPER
La paie est gérée par une application informati"ue

informati"ue "ui n0est pas intégrée *
l0applica
l0application
tion comptabl
comptable.
e. Le transfer
transfertt des données
données vers la comptab
comptabilité
ilité
générale est eectué manuellement. Ce traitement induit une perte de
temps et un ris"ue d0erreurs.
Bl serait opportun d0étudier la possibilité de générer automati"uement les

écritures en comptabilité générale grTce * une interface entre les deux
logiciels.
02"0#"15 22$22 1%3 Masnao%i Ma&ars A%'it

procédures comptables
Direction '% ersonnel Cycle : RESSO.RCES H.MAINES

!r"t au personnel # plus d$un an Avril 2001
II. PROCEDURES
1. CYCL
CYCLE
E ACHA
ACHATS APPR
APPROV
OVIS
ISIO
IONN
NNEM
EMEN
ENTS
TS
2. CYCLE VEN
VENTES
TES CLI
CLIEN
ENTS
TS
3. CYCLE LOG
LOGIISTIQUE
4. CYCLE INVE
INVEST
STIS
ISSE
SEM
MENT
ENT
5. CYCL
CYCLE
E RES
RESSOUR
SOURCE
CES
S HUM
HUMAINE
AINES
S
6. CYCL
CYCLE
E FIN
FINAN
ANCE
CE TRES
TRESOR
ORER
ERIE
IE
CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE
02/03/15 22:22 1"#


I. Ob!"
Cette procédure a pour objet de décrire le mode d0octroi et de suivi
des pr7ts * plus d0un an4 accordés par )oders * son personnel et de
dé5nir le dispositif comptable correspondant.
II. E"#$!%
La proc
procéd
édur
ure
e d0oc
d0octr
troi
oi des
des pr7t
pr7ts
s au pers
person
onne
nell sera
sera décrit
décrite
e par
par
référence aux principales étapes suivantes :
• 'raitement des demandes de prDt ;

• Conclusion du contrat du prDt ;
• .éblocage et comptabilisation
comptabilisation du prDt ;
• $ui:i du prDt
III. I&"!'(!&#&"%
• I&"!'&!%
• Direction ;
• Direction du personnel ;
• Service comptable.
• !)"!'&!%
• "gents.
02/03/15 22:22 1"$


IV.
IV. D'-
D'-0
0!:
!:!&
!&"" #:,&
#:,&,%
,%"'
"'#"
#",
, ! 0# $'-
$'-
'
'!
!
E"#$!  T'#,"!:!&" !% !:#&!% ! $'"
1
Ob!", R!%$-&%#b0!
− $erm
$ermettr
ettre
e de classer
classer les besoins
besoins − La %ir
%irecti
ection
on du pers
person
onne
nell est
est
par ordre de priorité. respo
espons
nsa
able
ble d0a
d0appr
pprécie
écierr la
demande de pr7t.
R8+0! ! +!%",-&
− L0octroi des pr7ts au personnel doit se faire selon des critères objectifs et bien
dé5nis 1ancienneté4 évaluation4 situation familiale4...2
familiale4...2
DROULEMENT
• L# ,'!",-& +&'#0! 5xe annuellement le budget des pr7ts * accorder au

personnel.
• L!% #+!&"% ,&"'!%%% établissent une demande de pr7t et la transmettent *

la %irection du personnel.
• L# D,'!",-&  $!'%-&&!0 classe les demandes "ui lui sont parvenues par
ordre de priorité
• U&! -::,%%,-& se réunit pour

pour valider
valider le traiteme
traitement
nt et le classemen
classementt par
ordre de priorité des demandes et désigne les béné5ciaires dans la limite du
budget établi par la
l a direction.
• L# D,'!
D,'!",-
",-&
&  $!'%-&
$!'%-&&!0
&!0 transmet * la %irection =énérale la liste des
demandes acceptées pour approbation.
• L# D,'!"
D,'!",-&
,-&  $!'%-
$!'%-&&
&&!0
!0 informe le demandeur de lFacceptation de sa
demande une fois "ue la %irection =énérale donne son aval.
02/03/15 22:22 1"%

Manuel des procédures comptables

E"#$!  C-&0%,-&  -&"'#" ! $'"

2
Ob!", R!%$-&%#b0!
− Entourer la société des garanties − La %irection du personnel.

su[santes vis*vis des agents.
R8+0! ! +!%",-&
− Les pr7ts au personnel doivent s?stémati"uement faire l0objet de contrats
précisant les droits et obligations des deux parties.
DROULEMENT
• L# D,'!",-&  $!'%-&&!0 prépare une décision de pr7t "uFelle transmet *

la %irection =énérale pour signature. Cette décision récapitule le montant du
pr7t4 le taux dFintér7t4 la durée de remboursement4 le montant de la
mensualité et le délai de grTce éventuel.
• L# D,'!",-&  $!'%-&&!0 prépare le contrat de pr7t 15xant les droits et

obligations de chacune des parties2 et le transmet au demandeur pour
signature.
• L! !:#&!' du pr7t inscrit une h?pothè"ue au pro5t de la )oders et

transmet le certi5cat d0h?pothè"ue * la direction du personnel.
02/03/15 22:22 1#0


E"#$!  Db0-#+! !" -:$"#b,0,%#",-&  $'"

3
Ob!", R!%$-&%#b0!
− $ermettre au demandeur − La décision du déblocage du pr7t

l0encaissement du pr7t. est du ressort de la %irection
=énérale.
R8+0! ! +!%",-&
− Les pr7ts au personnel ne doivent 7tre déblo"ués "ue si l0agent assure les
garanties de la )oders.
DROULEMENT
• L# D,'!",-&  $!'%-&&!0 véri5e l0exhaustivité du dossier d0octroi du pr7t et

le transmet au service comptable pour préparation du règlement.
• L! %!'(,! -:$"#b0! prépare le mo?en de règlement et transmet le

dossier complet * la %irection =énérale pour signature.
• L# D,'!",-& G&'#0! transmet le chè"ue signé directement au demandeur

du pr7t pour encaissement.
• L! %!'(,! -:$"#b0! re8oit le dossier de la %irection pour comptabilisation

et suivi des retenues au niveau du bulletin de paie.
02/03/15 22:22 1#1


E"#$!  4 S,(,  $'"

Ob!", R!%$-&%#b0!
− )0assurer "ue le suivi des pr7ts est − Le service comptable est

régulier et 5able. responsable de cette étape
R8+0! ! +!%",-&
− Le remboursement du pr7t doit 7tre régulier conformément au tableau
d0amortissement.
DROULEMENT
• L! %!'(,! -:$"#b0! établit le tableau d0amortissement du pr7t4 et assure

le suivi du pr7t.
• L! %!'(,! -:$"#b0! édite cha"ue mois :
− Pn état des pr7ts en cours >

− Pne anal?se des soldes des comptes de pr7ts par agent.
• L! %!'(,! -:$"#b0! rapproche l0état des soldes des comptes de pr7ts avec

le tableau d0amortissement du pr7t pour véri5cation du montant de la retenue
pour remboursement du pr7t.
• L! %!'(,! -:$"#b0! rapproche l0état des pr7ts en cours avec le compte

pr7ts au personnel pour justi5cation des soldes.
02/03/15 22:22 1#2

Manuel des !rocédures
Direction A'inistrative et +inanci,re Cycle : R EPORTIN- ET C!T.RE COMPTA!E

%èglements& Encaissement et uivi de la trésorerie Avril 2001
RECETTES EN CAISSE
• L!% -::!',#) collectent les règlements en espèces lors des livraisons.
'outes les informations relatives aux règlements sont portées avant saisie
sur e registre des espèces et les espèces sont déposées en caisse.
• 0! #,%%,!' procède * l0établissement des titres de recette prénumérotés

établis en trois exemplaires :
- un exemplaire destiné au bureau de l0administration des ventes
- un exemplaire destiné au commercial a?ant déposé l0argent
- un exemplaire gardé en souche * la caisse
Le N du titre de recette est porté sur le registre des espèces * coté de la
somme versée.
• L! D,'!"!' &#&,!' contr+le les titres de recettes avec le registre et les

transmet au bureau de l0administration des ventes pour enregistrement du
règlement.
• L! b'!# #:,&,%"'#",-& !% (!&"!% enregistre en temps réel les

règlements sur la base du registre visé par le %irecteur /inancier et des titres
de recettes visés par le caissier.
A cha"ue règlement enregistré correspond un numéro de pièce attribué
automati"uement.
A la 5n de la saisie4 le total des règlements de la journée 5gurant sur le
registre des espèces est rapproché au total de la saisie. Pn visa de contr+le
est porté * c+té de cha"ue total.
REALIMENTATION DE LA CAISSE
• L! #,%%,!' établit périodi"uement un mémoire récapitulant les dépenses

eectuées par caisse accompagné des pièces justi5catives "u0il envoie
directeur 5nancier et émet une demande de fonds pour alimenter la caisse.
• L! ,'!"!' &#&,!' véri5e la concordance du registre de caisse avec les

pièces justi5catives4 et mandate l0établissement du chè"ue auprès du service
comptable.
• L! %!'(,! -:$"#b0! prépare le chè"ue et transmet le dossier au directeur

5nancier pour véri5cation et signature.
• L! ,'!"!' &#&,!' retransmet le dossier * la comptabilité pour la prise

en charge des écritures comptables et pour la mise * disposition du caissier du
montant demandé.


DROULEMENT ;SUITE<
AVANCES AU PERSONNEL
• L! $!'%-&&!0 peut béné5cier d0une avance sur salaire décaissée par caisse
sur demandes d0avance. * ce niveau il ? a lieu de distinguer entre deux t?pes
d0avances :
- Les avances sur état sont servies automati"uement * partir du @-#G#A.
- Les avances sur bons de caisse doivent 7tre validées par le responsable
hiérarchi"ue du demandeur et par le directeur 5nancier.
• L! #,%%,!' re8oit les demandes4 valide "ue le montant demandé ne dépasse

pas les seuils 5xés par la %irection =énérale et déblo"ue la somme demandée
contre un re8u signé par lui et par l0intéressé.
• L! #,%%,!' transmet tous les mois la liste des avances accordées au service
comptable pour opérer les retenues sur salaires lors de la préparation de la
paie.
PAIE DES OCCASIONNELS
• L! %!'(,! -:$"#b0! établit * la 5n de cha"ue "uinSaine un état de la paie

du personnel occasionnel "ui comporte les rémunérations * versées et le
transmet au directeur 5nancier.
• L! ,'!"!' &#&,!' véri5e la concordance de l0état des heures travaillées

de la direction du personnel et l0état de la paie des occasionnels4 et mandate
l0établissement du chè"ue auprès du service comptable.
• L! %!'(,! -:$"#b0! prépare le chè"ue et transmet le dossier au directeur

5nancier pour véri5cation et signature.
• L! ,'!"!' &#&,!' retransmet le dossier * la comptabilité pour la prise

en charge des écritures comptables et pour la mise * disposition du caissier du
montant é"uivalent * la paie.
• L! #,%%,!' procède au pa?ement des occasionnels sur la base de l0état de

paie "ui lui a été transmis par le service comptable.
• L! %!'(,! -:$"#b0! comptabilise la paie des occasionnels et les charges

sociales correspondantes.


P'-'! P'-'! ! %,(, ! 0# "'%-'!',!  b#&!

4
Ob!", R!%$-&%#b0!
− Assurer un suivi 5able de la − Le service comptable est

trésorerie de la société. responsable de cette étape.
R8+0! ! +!%",-&
− Les actifs li"uides doivent 7tre correctement protégés et la gestion de
trésorerie doit 7tre optimisée.
DROULEMENT
• L! %!'(,! -:$"#b0! re8oit "uotidiennement les extraits bancaires et

procède * leur traitement par :
- L0identi5cation des mouvements de la journée
- Le rapprochement des extraits bancaires avec la situation de la trésorerie

de la société et identi5cation des mouvements bancaires non constatés
par la société et inversement.
• L! %!'(,! -:$"#b0! met * jour sa situation de trésorerie et réclame * la

ban"ue les pièces justi5catives complémentaires au titre des mouvements non
justi5és.
• L! %!'(,! -:$"#b0! édite deux fois par semaine une situation de trésorerie

mise * jour et la transmet au directeur général et au directeur 5nancier pour
information.
• L! %!'(,! -:$"#b0! re8oit le courrier bancaire 1avis de débit et de crédit4

relevés4 échelles d0intér7t2 procède * leur contr+le 1montants4 dates de valeur4
taux appli"ués4 nombre de jours2 et réclame les montants prélevés * tort par
les ban"ues * cause du nonrespect des conditions convenues pour le
fonctionnement des comptes.
• L! %!'(,! -:$"#b0! procède * un tri du courrier bancaire et comptabilise

les frais bancaires sur la base des originaux des relevés4 des avis et des
échelles d0intér7ts mentionnant les agios.

'(E% Manuel des !rocédures

%eporting Avril 2001
E"#$!  TABLISSEMENT DES ETATS DE REPORTING

2
Ob!", R!%$-&%#b0!
− Le service de centralisation
− Etablissement des états de
comptable et de contr+le de
reporting.
gestion
R8+0! ! +!%",-&
− Le service de centralisation comptable et de contr+le de gestion doit établir
des états de reporting 5ables dans les délais impartis.
D'-0!:!&"
• L! %!'(,! ! !&"'#0,%#",-& -:$"#b0! !" ! -&"'/0! ! +!%",-& avant

le - de cha"ue mois prépare et transmet * la maison mère :
- Le bilan de production en tonnage4
- Les ventes en tonnage4
- La situation 5nancière 1sur la base des relevés bancaires  placements 
dettes4...24
.étermination du coGt de re:ient

• L! %!'(,! ! !&"'#0,%#",-& -:$"#b0! !" ! -&"'/0! ! +!%",-& avant
le H- de cha"ue mois saisit sur l0application reporting les informations
recueillies :
- Le bilan de production en tonnage

- Etat des consommations en "uantité et en valeur
- Etat des consommations de pièces de rechange
- Le dispache de la masse salariale et charges sociales
- Le tableau des amortissements économi"ues >
L0application reporting permet l0édition * partir de ces éléments :
- %u tableau du coMt de revient de la crème4

- %u tableau du coMt de revient de la L$4
- %u tableau du coMt de revient de la )$B par nature d0emballage4
- %u tableau du coMt de revient de la )$X par nature d0emballage4
- %u tableau du coMt de revient des l0améliorant.
02"0#"15 22$22 21" Masnao%i Ma&ars A%'it

'(E% Manuel des !rocédures

%eporting Avril 2001
D'-0!:!&" ;S,"!<
Etablissement du tableau de résultatH du bilan et du tableau des

emplois et ressources
• L! %!'(,! ! !&"'#0,%#",-& -:$"#b0! !" ! -&"'/0! ! +!%",-& *
partir :
- %es tableaux précités4
- %e l0état des ventes en tonnage et en valeur4
- %e la balance générale comptable 1pour les charges non incorporées dans
le coMt de revient : charges administratives et commerciales24
- %u budget annuel4
Etablit le tableau de résultat par la détermination des marges par produit4
après imputation des charges de distribution4 et dé5nit la marge globale
• L! %!'(,! ! !&"'#0,%#",-& -:$"#b0! !" ! -&"'/0! ! +!%",-& *

partir de la balance comptable établit le bilan arr7tant la situation de la
société et le tableau des emplois et ressources de la en cours.
• L# ,'!",-& +&'#0! valide les états établis par le service de centralisation
comptable et de contr+le gestion avant "u0ils ne soient transmis au siège du
groupe.
02"0#"15 22$22 21# Masnao%i Ma&ars A%'it

PRELIMINAIRE
1. ORGANIGRAMME
II. PROCEDURES
3. CYCLE LOGISTIQUE
7. CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE
4. OBET
Cette procédure a pour objet de décrire les écritures comptables de 5n
d0exercice et le processus d0élaboration des états de s?nthèse.
5. ETAPES
Direction A'inistrative et +inanci,re Cycle $ Reortin) et Cl3t%re cota4le

Arr"té des comptes et élaboration des états de Mai 2001
s)nthèse
PRINCIPAU CONTR@LES CLS DE LA PROCDURE
A"!' S$$-'" M#"',#0,%#",- P',-,," F,&#0,"
C-&"'/0!%   &   
C-&"'/0! C-&"'/0!  C-&"'/0! -&"'/0!
C-&"'/0!
R#$$'-9!:!&"
! 0,&(!&"#,'! E"#" ! S,"!  E)$0,!'
$9%,! !% DAA 0,&(!&"#,'! E"#" ! 9#! 0-',+,&! !%
%"-?% #(! P'-",-& !% %"-?% '#$$'-9!:!&" ,&(!&"#,'! #'"%
0,&(!&"#,'! (!&"!0%
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E"#" !% P!':!""'!

V#0,#",-& !% #:-'",%%!:! A 9#! 0#
D,'!"!' &"% #''"
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&#&,8'! %'! 0/"'! ! ! %&"98%!
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A 9#!
V',#",-& ! #''"
0# -&-'#&! D,'!",-& E,",-& !% :!&%!0 V#0,!' 0!%
#:,&,%"'# V,%# %' 0!% "#"% !
!% "#"% ! "#"% ! A 0#
%&"98%! #(! ",(! !" %&"98%! "#"% 0/"'! ! %&"98%! !
0!% -'&#)> 0! &#&,8'! 0!)!',! 0# %-,"
GL !" 0# BG -:$"#b0!
A 9#!
#''"
V#0,#",-& !% E,",-& !% V#0,!' 0!%
V,%# %' 0!% :!&%!0
"#"% ! D,'!",-& "#"% ! "#"% !
"#"% A 0#
%&"98%! %&"98%! %&"98%! !
0/"'! ! 0# %-,"
0=!)!',!
02"0#"15 22$22 222


s)nthèse
02"0#"15 22$22 223


s)nthèse
DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQU A LA PROCDURE 

!R"#C"!E$ C%&!'()LE$ (!!L"*+,$ 9
Lors de l0élaboration des états de s?nthèse4 le directeur administratif et

5nancier doit s0assurer de l0application des principes comptables
fondamentaux4 dans les conditions suivantes :
 %rincipe de permanence des méthodes -
- La présentation des comptes annuels n0est pas modi5ée d0un

exercice * l0autre
- Les méthodes d0évaluation retenues sont 5xes d0un exercice *
l0autre4 il s0agit en particulier de la méthode d0évaluation des stoc3s4
de la méthode d0amortissement des immobilisations et des
méthodes d0évaluation des provisions.
- Les modi5cations intervenues dans les méthodes et règles
habituelles doivent 7tre précisées et justi5ées dans l0E'BC4 Etat AH
9Etat des dérogations ; avec indication de leur in_uence sur le
patrimoine4 la situation 5nancière et les résultats.
 %rincipe du cot historique -
- 'ous les éléments du bilan4 ? 5gurent toujours pour leur valeur

d0entrée.
 %rincipe de spécialisation des e,ercices -
- 'outes les charges et tous les produits rattachés * l0exercice4 non

encore facturés4 ont été enregistrés en comptabilité sur la base des
documents de réception et#ou livraison.
 %rincipe de prudence -
- 'outes les charges probables et ris"ues de pertes sont constatées

sous forme de provisions pour dépréciation ou pour ris"ues et
charges.
02"0#"15 22$22 22!


s)nthèse
• 'raitement des avoirs * envo?er aux clients au titre de l0exercice achevé

mais non encore établis
K@@U. RRR accordés IIHK. RRR *

I---. Etat4 'DA
par l0entreprise accorder4 avoir *
facturée
établir
Enregistrement des avoirs A ( A(
A ( A(
• 'raitement des produits rattachés * l0exercice suivant mais déj* constatés
K@^^. Compte de IIU@. $roduits constatés

produits d0avance
Régularisation des A
A
produits
A A
E. C-&%"#"#",-& !% #'"% ! -&(!'%,-&
• 'raitement des augmentations des créances
@K@. IK@.
6I^^. Augmentatio Augmentatio
HI^^. Créances
immobilisées
Créances de n des n des
l0actif circulant créances créances
immobilisées circulantes
Constatation des A
augmentations des A
créances immobilisées
Constatation des ( (
augmentations des
créances circulantes
A ( A (
02"0#"15 22$22 230


s)nthèse
• 'raitement des diminutions de créances
6K@. HI^^. 6I^^.

HK@.%iminution
%iminution des Créances Créances de
des créances
créances immobilisée l0actif
immobilisées
circulantes s circulant
Constatation des A
diminutions des créances A
immobilisées
diminutions des créances
circulantes
A ( A (
• 'raitement des augmentations des dettes
HKH. 6KH. @I^^ %ettes II^^.

Augmentation Augmentation de %ettes du
des dettes de des dettes 5nancement passif
5nancement circulantes . circulant
Constatation des A
augmentations des dettes A
de 5nancement
augmentations des dettes
circulantes
A ( A (
• 'raitement des diminutions des dettes
HKH. 6KH.
Augmentatio Augmentati
@I^^ %ettes de II^^. %ettes du
5nancement. passif circulant
n des dettes on des
de dettes
5nancement circulantes
Constatation des A
diminutions des dettes de A
5nancement
02"0#"15 22$22 231


s)nthèse
diminutions des dettes
circulantes
A ( A (
02"0#"15 22$22 232


s)nthèse
REC%&&(#.('"%#
$rocéder * un inventaire ph?si"ue de toutes les immobilisations de la )oders4

établir un état des immobilisations valorisé avec mise en évidence de l0état du
matériel 1bon état4 * réformer4... etc.2 et exploiter les résultats par un
rapprochement de l0inventaire ph?si"ue avec le 5chier comptable des
immobilisations et dégager les écarts éventuels pour anal?se et justi5cation.
02"0#"15 22$22 233

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E"#$ DA M#+#%, F-'&,%%!

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E"#$! DG DAA M#+#%,& DT DQ BC F-'&,%%!'%

Réception de la facture /act. /act.

Contr+le des factures et (R

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V. DROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROCDURE

− $ermettre le réapprovisionnement − La direction techni"ue est

• L# ,'!",-& "!9&,! prépare un budget annuel de production

• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% ;D.A.A< établit un état

• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% dresse4 sur la base de ce

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

E"#$!  2 C-&%0"#",-& !" 9-,) !% -'&,%%!'%

• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% établit pour cha"ue

• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% établit une demande de

• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% re8oit les ores des

• L# -::,%%,-& =-(!'"'! !% $0,% procède * l0ouverture des plis et * la

• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% établit un tableau

• L! D$#'"!:!&" #9#"% !" #$$'-(,%,-&&!:!&"% transmet * la %irection

02/03/15 22:22 "

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V',#",- %.A.A /acture Disa sur facture %és Eviter les

V',!' 0# )0assurer "ue

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS

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02/03/15 22:22 1"

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. En application du principe de spécialisation des exercices

3& Les charges enregistrées durant l0exercice "ui correspondent *

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A( ( ( A( A(

02/03/15 22:22 3"

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Edition des commandes

02/03/15 22:22 $"

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La procédure des achats de consommables sera décrite par référence aux

Les aspects relatifs au règlement seront décrits dans la procédure des

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Réception des marchandises

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− )0assurer "ue toutes les réceptions − Le service entretien et travaux

• L! %!'(,! !&"'!",!& !" "'#(#) &!% s0occupe du suivi du chantier et de

• L! %!'(,! !&"'!",!& !" "'#(#) &!% re8oit dé5nitivement les travaux et

02/03/15 22:22 "2

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