Rédacteur 

:
Vérificateur : Comité de procédures
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Version 001/ 1 / 8
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Sommaire :

I. OBJET

II. ASSIGNATION DES RESPONSABILITES/RESPONSABILITIES

III. DOMAINE D’APPLICATION / APPLICABILITY

IV. DOCUMENTS ASSOCIES / KEY DOCUMENTS

V. DEFINITIONS & ABREVIATIONS /DEFINITIONS & ACRONYMES

VI. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE/DESCRIPTION OF PROCEDURE

VII. CONTRAINTES SPECIFIQUES A LA PROCEDURES /DEPENDANCES

VIII. PROCEDURE D’URGENCE/ EMERGENCY PROCEDURE

IX. ANNEXES

Liste de diffusion
Direction Générale 01
Direction administrative et financière 01
Direction des Opérations 01

Indice de révision Date de révision Motif ou nature de la création

000 07/10/2013 Création

CD AI CD Juridique DAF Dir des Opé Dir Gén

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I. OBJET / SUBJECT

La procédure de règlement par la caisse a pour but de définir les étapes et les documents à remplir
afin de procéder à tous paiements par la caisse.

II. ASSIGNATION DES RESPONSABILITES/RESPONSABILITIES

La caissière Etablit l’état journalier de sortie de caisse

Etablit des demandes d’approvisionnement de la caisse
Effectue les décaissements & encaissements
Procède à l’arrêté de caisse et à sécurisation des fonds par la fermeture du
coffre-fort
Transmet les liasses comptables pour comptabilisation et procède à
l’archivage des carnets de caisse

Le CST Procède à la priorisation des paiements à effectuer

Valide les demandes d’approvisionnement de la caisse
Valide les liasses comptables

CDFC/ DAF/ DG Valide les autorisations de sortie de caisse

L’Audit Interne/ Comptabilité Procède aux inventaires de caisse mensuels et inopinés

III. DOMAINE D’APPLICATION / APPLICABILITY

Cette procédure s’applique à tout décaissement effectué par la caisse.

IV. DOCUMENTS ASSOCIES / KEY DOCUMENTS

Fiche d’autorisation de sortie de caisse

Bon de sortie de caisse
Bon d’entrée en caisse
Brouillard de caisse
Procès Verbal (PV) d’inventaire de caisse

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V. DEFINITIONS & ABREVIATION /DEFINITION & ACRONYMES

CDFC Chef de Division Finances et Comptabilité

CST Chef de Service Trésorerie
TB Trésorier Banque
CDA Chef de Division Audit
DAF Directeur Administratif et Financier
DG Directeur Général

VI. DESCRIPTION DE LA PROCEDURE/DESCRIPTION OF PROCEDURE

ACTEURS DESCRIPTION DE LA TACHE SUPPORT DELAI

D’EXECUTION
(FORMALISATION)
ETAPE 1 : ETABLISSEMENT DE L’ETAT JOURNALIER DES SORTIES DE CAISSE

Caissière Toute sortie de caisse doit être motivée par un document DA, BC, soit
CST justificatif dûment validé (Demande d’Achats, Bon de transmis, frais de
Commande, Soit Transmis, etc.) transmis à la caissière. mission
Ce document devra parvenir à la caissière les matins
avant 10 heures.

Sur la base des demandes de sortie de caisse reçus, la

caissière établit un état des décaissements à effectuer Etat des demandes
dans la journée et le transmet au CST pour priorisation de sortie de caisse
des dépenses.

ETAPE 2 : APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE PRINCIPALE

Caissière Dans le cas où le montant des décaissements à effectuer Fiche de demande

CSF est supérieur aux avoirs en caisse, une demande d’approvisionnement
TB d’approvisionnement de la caisse doit être établit par la de caisse
caissière. Celle-ci remplit donc une fiche de demande
d’approvisionnement à laquelle elle joint une copie de
l’arrêté de caisse de la veille montrant le solde des avoirs
en caisse.

La fiche de demande d’approvisionnement est ensuite

validée par le CST puis transmise à la TB pour
établissement du chèque (voir procédure de règlement
par la banque).

L’approvisionnement de la caisse principale se fait par la

banque ou par des versements issus d’opération
exceptionnels de ventes ou de remboursement.

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Le plafond maximum des avoirs en caisse en fin de

journée ne doit pas excéder le montant de 10 000 000
FCFA.

L’approvisionnement maximum journalier est de

5 000 000 FCFA.

ETAPE 3: DECAISSEMENTS

Caissière Pour chaque document justificatif de sortie de caisse, Fiche d’autorisation

CDFC une demande d’autorisation de sortie de caisse est établit de sortie de caisse
DAF et transmis au CDFC, au DAF et DG pour validation et
DG signature.
Demandeur
Une fois les autorisations obtenues, la caissière fait appel Bon de sortie de
caisse
aux différents requérants pour le retrait des sommes
demandées.

Après réception des sommes demandées, chaque

requérant signe un bon de sortie de caisse, qui est
également visé par la Caissière.

Les carnets de bon de sortie de caisse sont sous la

responsabilité de la caissière. Chaque bon de sortie de
caisse est pré-numéroté et comporte 3 feuillets de
couleur différente.

La caissière remet ensuite le premier feuillet du bon de

sortie de caisse au requérant.
ETAPE 3: ENCAISSEMENTS

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Caissière La caissière recevra des retours de fonds en caisse ne Bon d’entrée en

nécessitant pas d’autorisation préalable de la hiérarchie, caisse
notamment la monnaie issue de transactions ou suite à
des opérations pour lesquelles les décaissements ont eu
lieu mais qui n’ont pas pu être réalisés.

Pour toute autre source d’encaissements, elle devra avoir

l’autorisation écrit préalable de sa hiérarchie
accompagnée des justificatifs adéquats.

Tout encaissement devra faire l’objet d’un bon d’entrée

en caisse dûment rempli.

Après réception des sommes retournées, la caissière

signe le bon d’entrée en caisse, qui est également visé
par la personne ayant effectuée le retour de caisse.

Les carnets de bon d’entrée en caisse sont sous la

responsabilité de la caissière. Chaque bon d’entrée en
caisse est pré-numéroté et comporte 3 feuillets de
couleur différente.

La caissière remet ensuite le premier feuillet du bon

d’entrée de caisse à la personne ayant effectué l’entrée
en caisse.

La caissière devra veiller à anticiper les surplus de

trésorerie afin de ne pas dépasser la limite de
10 000 000 FCFA.
ETAPE 6 : ARRETE DE CAISSE

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Caissière La fermeture de la caisse se fait à 17 heures Brouillard de caisse

CT
CSF La caissière : Liasse comptable
- s’assure du correct enregistrement des bons (autorisation de
d’entrée et de sortie de caisse dans le brouillard sortie de caisse+
de caisse 2ème feuillet de
- Vérifie la concordance entre le solde théorique du bon de caisse
brouillard de caisse et le montant des espèces en +pièces
caisse justificatives)

Le CST :
- Vérifie la concordance des montants entre les
autorisations de sortie de sortie de caisse, les
documents justificatifs et les pièces de caisse
- Vise les pièces de caisses dont la concordance est
bonne et appose le cachet « Payé » sur les pièces
justificatives de sortie de caisse.
- Procède au pointage du brouillard de caisse et y
émet d’éventuelles observations

La caissière remet :
- Pour enregistrement le deuxième feuillet
(l’exemplaire jaune pour les sorties et rose pour
les entrées) des bons de caisse au comptable
trésorier auquel elle joint les autorisations de
sortie de caisse ainsi que les justificatifs. La
caissière est responsable de l’archivage des
carnets de caisse.
ETAPE 7 : FERMETURE DU COFFRE FORT
Caissière Après validation du brouillard de caisse, les fonds sont
CST rangés dans le coffre. (Voir procédure de gestion du
coffre-fort)

ETAPE 8 : INVENTAIRE DE CAISSE

Audit interne Inventaire de caisse mensuel : PV d’inventaire de
Comptabilité caisse
Caissière siège Chaque mois, un inventaire de caisse siège est effectué,
en présence d’un représentant de la comptabilité et de
l’audit interne.

Un procès verbal, visé par la caissière, le comptable et

l’audit interne sanctionne ce contrôle.

Les écarts éventuels font l’objet d’investigation et

d’explications par la caissière.

Inventaire de caisse inopiné :

L’audit procède à des inventaires inopinés de la caisse, en

présence de la caissière

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ETAPE 9: GESTION DES ECARTS

Audit interne Tout écart constaté doit être remonté au CDFC et au Rapport d’audit
CDFC CDA. Des investigations seront menées et un rapport
d’audit sera ensuite établit afin de procéder à l’analyse de
l’écart, de situer les responsabilités et procéder à des
recommandations afin de corriger et sanctionner ces faits.

VII. CONTRAINTES SPECIFIQUES A LA PROCEDURES /DEPENDANCES

N/A

VIII. PROCEDURE D’URGENCE/ EMERGENCY PROCEDURE

Sous instruction écrite ou par courriel du DG ou du DAF la caisse pourra être approvisionnée de plus
de 5 000 000 FCFA et posséder plus de 10 000 000 FCFA d’encours à sa fermeture.

En cas d’indisponibilité ponctuelle ou prolongée de la caissière, elle doit remettre les clés du coffre-
fort au CST qui devra lui désigner un intérimaire. Cette opération est notifiée dans un cahier de
transmission.

A son retour, elle devra le notifier afin de récupérer les clés.

L’ouverture du coffre par toute autre personne que la caissière ou son intérimaire, doit au préalable
obtenir l’accord écrit ou par courriel du DAF. (Voir procédure de gestion du coffre-fort)

Nota : toute passation de charges en cas d’intérim ou de façon permanente doit

faire l’objet d’un inventaire contradictoire.

VII. ANNEXES

ANNEXE 1 : LOGIGRAMME

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LOGIGRAMME RESPONSABLES DOCUMENTS

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DA, BC, soit transmis,

Etablissement de l’état Caissière frais de mission
journalier de sorties
de caisse
Etat des demandes
de sortie de caisse

Priorisation des sorties de

CST
caisse

Etablissement des demandes Fiche de demande

d’approvisionnement de la Caissière
d’approvisionnement
caisse principale de caisse

Autorisation des CST

approvisionneme
nts

Approvisionnement de la caisse
principale Caissière

Autorisation CDFC / DAF / DG Fiche d’autorisation

des de sortie de caisse
décaissements

Décaissement Encaissement Caissière Bon de sortie de

caisse/ Bon d’entrée
en caisse

Arrêté de caisse Caissière Brouillard de caisse

Liasse comptable
CST (autorisation de sortie
Validation de la
liasse de caisse+ 2ème
comptable feuillet de bon de
caisse +pièces
justificatives)

Liasse comptable
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Transmission de la liasse
comptable à la comptabilité et
archivage
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Inventaire de Créée le 23 Avril 2013
caisse
Mise à jour le
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DATE D’EFFET : ………………………………………………………………………………