Faire une liste

de tâches efficace

WORKBOOK

Réussir son année sereinement

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 AU
PROGRAMME !

01
IDENTIFIER SES
PRIORITES
02
VIDER SON CERVEAU

03
PRIORISER

04
PLANIFIER

05
DÉCOUPER EN SOUS-
TÂCHES

06
LES TO DO LIST

07
CONCLUSION

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 Identifer ses priorités

Avant même de lister les tâches que nous avons à

faire, il est important de se poser et de réfléchir à ce
qui est essentiel pour nous : nos priorités.

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 L'histoire des gros cailloux

D'après vous, que faut -il mettre en premier si l'on

souhaite que le pot soit plein et que tous les gros
cailloux soit rentrés?

Histoire tirée du livre de Stephen Covey, Priorité aux priorités:

Vivre, aimer, apprendre et transmettre.

Lien https://www.youtube.com/watch?v=zWFe3_7SQuo&t=254s

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 Les gros cailloux

Quelles sont les choses importantes, essentielles pour vous?

Décrivez-les ci-dessous.

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 Le gravier
Quelles sont les obligations, les choses que vous devez faire,
votre quotidien?
Décrivez-les ci-dessous.

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 Le sable

Quelles sont les petites choses futiles?

Notez-les en dessous.

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 L'eau

Quelles sont les choses qui vous font perdre du temps?

Notez-les en dessous.

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 Vider son cerveau

L'outil idéal pour vider son cerveau est le Brain

dump: c'est un inventaire mentale. Il s'agit de lister
toutes les tâches à faire qui nous viennent à
l'esprit.

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 Comment procéder pour faire votre
inventaire mental?

Le Brain dump peut se faire de deux façons différentes selon

David Allen qui a crée la méthode Getting Things Done*.
Vous pouvez:

faire une liste par domaines de vie: scolaire, personnel,

familiale, professionnelle, ... . Dès qu'une idée vous vient en
tête, vous la notez dans le case correspondante.

ou faire une liste spontanément et attribuer un code couleur

pour vous permettre de faire le tri. Chaque couleur correspond
à une catégorie, à un domaine de vie.

Quels sont les avantages du Brain dump?

allègement de la charge mentale;
clarification de ce que l'on a à faire;
aucun oubli.

*David Allen, S'organiser pour réussir: La méthode GTD ou l'art de l'efficacité sans le stress, Alisio, 2015.

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Votre brain dump

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Votre brain dump

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 Prioriser

Prioriser c'est faire des choix, plus précisément: faire

passer les projets qui comptent vraiment, en lien
avec vos priorités, vos objectifs.

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La matrice d'Eseinhower

Il s'agit d'un outil qui nous permet de faire des choix et qui
repose sur deux notions:
la notion de temporalité: ce qui est urgent;
la notion de finalité, apport: ce qui est important

Pas urgent Urgent

+ +
Important Important
IMPORTANCE

A planifier A faire

Urgent
Pas urgent
+
+
Pas important
Pas important

A éliminer A déléguer

URGENCE

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Votre matrice d'Eisenhower

A planifier A faire

A éliminer A déléguer

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 Planifier

Planifier , c'est organiser:

selon un plan et des méthodes déterminées;
à l'avance son temps, ses activités.

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 Comment planifier?

La planification n'est pas toujours chose aisée, surtout si vous partez à

l'aveugle.. Cela demande avant tout de connaître son emploi du temps (cf.
séance sur la mise en place d'un planning) et le temps disponible.

Une fois cette clarification faite, vous allez:

Définir vos tâches:

Une tâche est un travail à réaliser dans un temps défini et selon des
conditions. Elle doit être la plus précise possible, si elle est trop vague
vous allez être vite découragé soit parce que cela vous paraît une tâche
colossale, soit parce que vous ne savez pas par quoi commencer ou
parce qu'il y a des impodérables...Tout cela peut vous amener à reporter
sans cesse la réalisation de cette tâche, à PROCRASTINER!
Découper vos tâches en micro-tâches vous permet d'avancer petit pas
par petit pas et d'en retirer une certaine satisfaction.

Estimer une durée

Pour chacune des tâches, vous devez estimer la durée nécessaire pour la
réaliser. Cette durée doit être la plus réaliste possible. Si vous ne savez
pas exactement le temps que sa réalisation va vous demander, prévoyez
un peu plus de temps et essayez. Au plus vous pratiquerez, au plus vous
saurez estimer la durée d'une tâche.

Donner une échéance

Soit la tâche que vous avez à faire à une échéance qui vous a été
imposée soit c'est à vous de déterminer cette échéance. Pour cela vous
pouvez vous aider de la matrice d'Eisenhower complétée précédemment.
Quelle que soit l'échéance, prévoyez les imprévus et avancez-la de 2
jours, cela vous permettra d'avoir de la marge.

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Exemple: Vous avez une dissertation à rendre. Elle vous a été donnée la veille des
vacances de la Toussaint (le 21.10.2022) et vous devez la rendre à la rentrée (le 07.11.2022).
Vous avez donc 16 jours pour la faire. Oui mais ce sont les vacances en prime...donc
certainement d'autres devoirs, des activités/sorties prévues avec vos amis, des tâches
personnelles et/ou familiales.

Faire une dissertation:

revoir le/les cours en lien avec le sujet;
lire et analyser le sujet;
rechercher et organiser les idées;
rédiger la dissertation;
relire la dissertation.

Tâches Durée Echéance

Revoir le/les cours en lien avec le sujet. 30 min 24.10.22

Lire, analyser le sujet et trouver la problématique. 30 min *

Rechercher et organiser les idées = Elaborer le plan détaillé. 30 min *

Rédiger l'introduction et la conclusion. 15 min *

Rédiger le développement. 2h30 *

Relire la dissertation. 15 min 05.11.22

Rendre la dissertation.
07.11.22

* Les étapes de la dissertation peuvent être réalisées le même jour ou planifier

sur plusieurs jours, cela dépend du profil, des besoins de chacun.

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A vous de jouer!

Tâches

Durée Echéance

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 To do list

Il s'agit d'une liste de tâches (personnelles, scolaires,

professionnelles...) à effectuer. C'est un des
principaux outils pour une organisation optimale.

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 Comment faire une to do list ?

Pour une to do list efficace:

décrire précisément chaque tâche à effectuer en

commençant par un verbe à l'infinitif;
découper chaque tâche en micro tâches = plan d'actions;
déterminer l'échéance à laquelle chaque tâche doit être
terminée: court /moyen/long terme, date imposée ou date à
fixer?
estimer la durée de chaque micro tâche;

définir un ordre de priorité pour chacune des tâches en vous

aidant de la matrice d'Eisenhower;
varier les tâches: chronophages, automatiques, agréables,
rapides, ... ;
avoir plusieurs to do list:
mensuelle: en fonction des échéances données/définies:
hebdomadaire: en fonction des échéances (dates de la semaine), de
l'importance et/ou urgence, de la durée et de votre planning (temps
disponible);
quotidienne: 3 tâches maximum en tenant compte des critères
précédents: temps, durée, importance/urgence ... .

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 Comment faire une to do list efficace?

CONSEILS

utiliser un code couleur pour les domaines auxquels renvoient les

tâches: études, quotidien, famille, ... .
estimer une durée réaliste, "il vaut mieux trop que pas assez";
prévoir une marge pour les imprévus;
éviter les listes à rallonge, découragement garanti;
être flexible, rien est figé: prendre en compte les imprévus,
l'énergie, l'envie... .
essayer de commencer par les tâches délicates, les grosses
tâches: la motivation est à son maximum en début de journée et
cela boostera votre confiance et votre morale.
bloquer du temps pour soi sans pour autant prévoir les activités à
l'avance, place à la magie du moment ;
se récompenser, se féliciter dès qu'une ou plusieurs tâches sont
effectuées: il n'est pas nécessaire de dépenser de l'argent, place à
l'imagination!
noter ses réussites, les tâches effectuées, autrement dit tenir une
done list.

Avancer un pas après l'autre et privilégier la régularité!

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 To do list mensuelle

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 To do list hebdomadaire

Les 3 priorités de la semaine

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 To do list quotidienne

Les 3 priorités de la journée

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 Conclusion

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La to do list est donc un outil essentielle lorsque l'on souhaite
s'organiser, que notre système d'organisation soit optimal.
Elle vous permet :
d'alléger votre charge mentale
d'être moins stressé
d'être plus productif et de ne plus procrastiner
de ne plus être pris au dépourvu ou d'oublier une échéance
de prioriser et de gérer votre temps
de pouvoir concilier vos différents domaines de vie et de
prendre du temps pour vous.

Pour commencer et avant de vous lancer dans l'utilisation d'une application

numérique, il vous suffit d'un carnet, un stylo et à vous de jouer !

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