TERMES DE REFERENCE

ASSISTANT ADMINISTRATIF

Location : Nouakchott
Application Deadline : 23 mai 2022
Type de Contrat : NPSA
Niveau du poste :
Langues Requises : Français, Anglais
Durée du contrat initial : 6 mois (renouvelables)

Contexte
Sous la direction de l'équipe de pays des Nations Unies (UNCT), l'équipe de gestion des opérations (OMT)
facilite la mise en œuvre de Delivery as One (DaO) en harmonisant les pratiques opérationnelles des agences,
fonds, programmes et agences spécialisées des Nations Unies dans Ethiopie. De plus, l'OMT propose et met en
œuvre des initiatives inter-agences pour assurer la qualité des services de soutien, tout en utilisant efficacement
les ressources. Cela a conduit à la mise en place d’une stratégie relative aux activités d’opérations et d’appui
(Business Operations Strategy ou BOS).

Le BOS fournit un cadre pour guider les opérations commerciales des Nations Unies au niveau du pays. Il facilite
la planification stratégique, la gestion, le suivi et l'établissement de rapports sur le soutien conjoint de l'équipe de
pays des Nations Unies au programme et soutient le développement d'opérations commerciales harmonisées
pour atteindre les résultats suivants :
• Liens renforcés entre le programme et les opérations
• Coûts réduits
• Qualité améliorée
• Amélioration de l'orientation opérationnelle et de la hiérarchisation
• Capacité accrue de surveiller les progrès et de suivre les résultats

Dans le cadre de la BOS, les Agences des Nations collaborent spécifiquement pour une mutualisation des
services dans les domaines de l’ d'approvisionnement, les technologies de l'information et de la communication,
la gestion
des ressources humaines, des opérations financières, l’administration et la logistique, ainsi que l’aménagement
et la gestion des espaces communs.
L’OMT a mis en place une stratégie pour faciliter le traitement de diverses questions opérationnelles. Dans ce
cadre, il est prévu les services d’un agent de liaison du protocole, visant le suivi des dossiers en vue d’une plus
grande efficacité des services.

Fonctions et responsabilités

L’Agent de liaison sera responsable de l’appui au traitement des requêtes des services coordonnées par les
Agences des Nations Unies. Dans ce cadre, l’assistant devra fournir un appui et des conseils aux Agences des
nations Unies dans l’élaboration des documents administratifs en vue de l’obtention de franchise douanière et
diplomatique. Il devra dans ce cadre appuyer également toutes les structures de l’Administration Mauritanienne
(MAECME, Douanes, Transport etc…) dans le traitement et l’établissement des documents définitifs sollicités par
les Agences. Plus particulièrement, l’Agent de liaison devra :

 Faciliter l’interface et le relais entre les Agences et la Direction du Protocole du Ministère des
Affaires Etrangères, de la Coopération et des Mauritaniens de l’Extérieur (MAECME) et de lui apporter
les appuis nécessaires dans le traitement des requêtes soumises par les Agences ;
 Assister et conseiller les Agences dans l’application du guide du protocole concernant les procédures
relatives aux franchises douanières diplomatiques et consulaires accordées aux personnes et
institutions diplomatiques et consulaires accréditées en Mauritanie ;
 Appuyer les agences dans l’élaboration des requêtes (notes verbales, demandes
d’exonération) pour l’obtention des documents administratifs (cartes professionnelles,
diplomatiques, cartes de séjour, cartes grises et plaques de véhicules) et de franchise de droits
et taxes des produits importés (véhicules, produits alimentaires, matériels et équipements et
autres marchandises) ;
 Faire le suivi du traitement des dossiers d’importation auprès du Ministère des Finances (Direction
générale de la Douane) et du Ministère des Transport et autres ministères impliqués après avis
favorable de la Direction du Protocole du MAECME
 Produire un rapport mensuel détaillé du suivi de traitement de toutes les requêtes soumises
par chaque Agence.

Domaines de compétence :

 Capacité à élaborer un plan de travail suivant l’approche de la gestion axée sur les
résultats,
 Capacité à apporter une assistance technique substantielle au regard des activités à mener ;
 Capacité à travailler efficacement avec une grande diversité d’entités et de partenaires
nationaux et internationaux pour identifier les besoins des bénéficiaires et déterminer des
solutions appropriées et à établir et maintenir des partenariats fructueux ;
 Posséder d’excellentes capacités pour la communication orale et écrite et la gestion des
conflits d’intérêts entre divers acteurs ;
 Capacité à rédiger des rapports structurés et à conduire des présentations ;
 Bonne maîtrise de l’outil informatique, notamment des programmes de traitement de texte
et autres logiciels
 Avoir une attitude positive de travail, être capable de travailler sous pression et en équipe
et en dehors des heures de service habituelles.

Qualifications & expérience requises :

 Un diplôme de Master en sciences politiques, relations internationales, droit des affaires ou privé,
sciences sociales, administration publique, gestion publique ou domaine équivalent ;
 Un minimum de 2 ans d'expérience professionnelle dans la gestion des dossiers juridiques
 Une expérience antérieure avec les Nations Unies, les organisations internationales et en
particulier avec le PNUD dans le contexte mauritanien
• Une Bonne connaissance des langues française et anglaise, aussi bien écrite que parlée ;
• Une expérience antérieure avec les Ministères des affaires économiques ou Etrangères
Critères

 Un diplôme de Master en sciences politiques, relations internationales, droit des affaires ou privé,
sciences sociales, administration publique, gestion publique : 20 points
 Un minimum de 2 ans d'expérience professionnelle dans la gestion des dossiers juridiques : 35
points
 Une expérience antérieure avec les Nations Unies, les organisations internationales et, en
particulier avec le PNUD dans le contexte mauritanien : 10 points
• Une Bonne connaissance des langues française : 5 points
• Une expérience antérieure avec les Ministères des affaires économiques ou Etrangères : 30 points