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Mise en place du suivi des actions correctives et préventives dans le système


management qualité de la stérilisation

Article  in  Le Pharmacien Hospitalier · December 2007


DOI: 10.1016/S0768-9179(07)78194-4

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Dominique Thiveaud
Centre Hospitalier Universitaire de Toulouse
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ARTICLE ORIGINAL

Mise en place du suivi des actions correctives


et préventives dans le système management
qualité de la stérilisation

Implementation of the follow-up of the corrective and preventive


actions in the quality management system of the sterilisation

GARDES Émilie1, Résumé


HEUILLARD Véronique2, Objectif : Au CHU de Toulouse, la stérilisation a, dès 1996, mis en place
THIVEAUD Dominique3 une démarche qualité qui a conduit à l’élaboration progressive d’un système
documentaire. L’objectif de ce travail est de présenter un plan d’action en
réponse aux remarques formulées lors de l’audit interne réalisé début
2006, sur l’absence de suivi formalisé des actions correctives et préventives.
Méthodes : Un groupe de travail a été animé par un ingénieur qualiticien
avec élaboration d’un arbre des causes et une critique des documents exis-
tants pour la gestion des non conformités. Résultats : L’analyse des causes
de non suivi des actions correctives et préventives a mis en évidence une
absence d’enregistrement des actions mises en œuvre ou non, une absence
de relance, mais aussi un manque de pouvoir sur l’action corrective.
Discussion : Un examen approfondi de ces lacunes a permis de cibler des
schémas d’actions réalistes. De plus, la revue des supports informatiques et
documentaires existants a fait apparaître des idées d’évolution et de trans-
formation en réels outils de gestion pour un meilleur suivi à court et long
terme. La dynamique qualité ne doit pas s’arrêter à la phase de proposition
d’actions correctives et préventives ; le suivi de celles-ci est important et doit
être écrit, régulier et accessible.

1. Pharmacien assistant, Mots-clés : Système management qualité, Analyse des causes, Actions
2. Interne en pharmacie, corrective et préventive.
3. Pharmacien,
Pôle Pharmacie, CHU de Toulouse.

Auteur correspondant : Summary


GARDES Émilie, Objective: In the CHU of Toulouse, the sterilisation set up, from 1996, a
Stérilisation Purpan,
step quality which led to the progressive elaboration of a documentary sys-
Place du docteur Baylac
TSA 40031, tem. The objective of this work is to present an action plan in response to the
31059 Toulouse cedex 9. remarks made at the time of the internal audit carried out beginning 2006,
on the absence of follow-up formalized of the corrective actions and preven-
gardes.e@chu-toulouse.fr
tive. Methods: A workgroup was animated by a qualiticien engineer with
Article reçu le 26/04/07 elaboration of a tree of the causes and a criticism of the existing documents
Accepté le 13/08/07 for the management of the not correspondences. Results: The analysis of

Pharm Hosp 2007; 42 (171) : 177-183


© 2007. Elsevier Masson SAS. Tous droits réservés 177
Mise en place du suivi des actions correctives et préventives dans le système management qualité de la stérilisation

the causes of not follow-up of the corrective and preventive actions put in
evidence an absence of recording of the implemented actions or not, an
absence of reflation, but also a lack of power on the corrective action. Dis-
cussion: A detailed exam of these gaps allowed to target plans of realistic
actions. Furthermore, the review of the existing computer and documentary
supports created ideas of evolution and transformation in real tools of
management for a better follow-up with short and long term. The dynamics
quality does not have to stop in the phase of proposition of corrective and
preventive actions; the follow-up of these is important and must be written,
regular and accessible.

Key-words: System management quality, Analysis of the causes, Corrective


and preventive actions.

INTRODUCTION RÉSOLUTION DE PROBLÈME


Méthode
La stérilisation est une activité soumise réglementaire- Actions Outils
ment à la mise en place d’un système qualité depuis le 1-Formulation
décret du 23 avril 2002 [1], pris en application des disposi- • Poser le problème : non suivi des
➣ Enregistrer
tions de l’article L 6111-1du Code de la santé publique, actions correctives et préventives
• Objectifs à atteindre
introduit par la loi du 1er juillet 1998 [2]. Au CHU de Tou-
louse, la pharmacie a initié, dès 1996, une démarche qua- 2-Rechercher les causes
• Cause (de la cause) (de la cause) ➣ Arbre des causes (Cf. ci-après)
lité. Depuis, le système de management de la qualité s’est • Analyser les causes
mis en place, soutenu par un système documentaire.
L’évaluation du système donne lieu à des audits périodi- 3-Rechercher les solutions ➣ Contraintes matérielles
ques soit ciblés (sur une procédure ou une partie du sys- • Toutes les solutions agissant ➣ Faisabilité
sur les causes, les risques
tème) soit globaux du système. Lors du dernier audit ➣ Moyens/Budget
• Critères de choix des solutions
système en juin 2006, il a été relevé une absence de suivi ➣ Planification
4-Mettre en œuvre la solution
formalisé des actions correctives et/ou préventives. ➣ Feuilles de relevés/Tableaux
L’objectif de ce travail est de présenter le plan d’action mis Figure 1. Description de la méthode de résolution de
en œuvre pour lever cette remarque forte quant à la vie du problème.
système. Figure 1. Description of the method of resolution of problem.

MATÉRIEL ET MÉTHODE

Pour conduire ce plan d’action, un groupe de travail a été Dans le cas présent, le problème révélé par l’audit système
mis en place. Il était composé de l’équipe d’encadrement management qualité est l’« absence de suivi des actions
(préparateurs et IBODE) et des pharmaciens (assistant et correctives et préventives ».
internes) de la stérilisation ; son animation était assurée
par un ingénieur qualiticien, dans une démarche de
Détermination du problème en partant
compréhension, de réflexion et d’animation [3]. Cet ani-
mateur dispose d’une très bonne expérience dans le des faits
domaine de la qualité en santé qui nous a permis de nous Le plus souvent il ne s’agit pas d’un seul problème, mais
assurer de la pertinence et de la fiabilité de notre travail de plusieurs problèmes qui coexistent. Il faut donc identi-
d’analyse [4]. fier l’ensemble des problèmes intéressant les participants
La méthode de démarche qualité choisie a été celle de la des unités de travail en laissant à chacun la liberté de
résolution de problèmes : un problème étant défini s’exprimer librement sur les sujets qui le préoccupent et
comme l’écart entre la situation existante et la situation en les faisant connaître aux autres participants. Le pro-
attendue. Cette méthode permet de transformer des dys- blème mis en exergue devra être cerné au mieux : où
fonctionnements en source de progrès, par réflexion observe-t-on le problème, à quel moment apparaît-il, dans
préalable à l’action. Pour cela, elle repose sur une suite quelles conditions ? Le but de cette phase est d’obtenir un
logique d’étapes, utilisant divers outils qualité, que nous consensus sur l’identification du problème afin de réussir
allons détailler (figure 1) [5]. à l’éliminer.

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GARDES Émilie, HEUILLARD Véronique, THIVEAUD Dominique ARTICLE ORIGINAL

Identification des causes possibles faire… Et comment exactement ? Le QQOQCP et le logi-


gramme permettent de ne rien oublier dans la rédaction
Une fois le problème principal choisi et explicité, il faut
de documents.
éviter de se presser vers des solutions hâtives qui pour-
La solution doit ensuite être appliquée, avec une implica-
raient s’avérer fragiles. Il est important de rechercher tou-
tion directe des participants du groupe de travail dans la
tes les origines possibles du problème en recueillant des
diffusion de l’information auprès des professionnels.
faits qui permettent d’identifier les causes réelles, et
notamment les causes racines. L’analyse des documents
d’enregistrement existants est indispensable à ce niveau. Mesure de l’impact des actions entreprises
À cette phase, différents outils qualité sont disponibles La méthode de résolution de problèmes doit être conduite
pour permettre au final de développer le plan d’action : à son terme, c’est-à-dire jusqu’au suivi des actions mises
diagramme causes-effets, diagramme de Pareto, dia- en œuvre. La mesure de l’efficacité de la solution peut se
gramme des relations, diagramme en arbre. C’est ce der-
faire par la mise en place d’indicateurs. Le suivi de son
nier qui a été choisi dans sa forme variante d’arbre des
application dans le temps peut faire l’objet d’un audit.
causes. La représentation en arborescence permet, à par-
tir d’un mode de défaillance initial, de décliner l’ensemble
des causes intermédiaires et les moyens à mettre en
œuvre. Cet outil est essentiellement utilisé pour répondre
RÉSULTATS
à la question : comment ? La démarche méthodique doit
être ici rigoureuse : la résolution des modes de défaillance Détermination du problème en partant
secondaires doit entraîner celle du problème initial. des faits
Plus qu’un résultat, cette première phase de la démarche
Proposition de solutions est en fait pour notre travail, son point de départ. Début
À ce niveau, dans un premier temps il est fait appel à la 2006, deux auditrices de la direction de la qualité et de la
créativité de chaque membre du groupe et dans un second stratégie de l’établissement ont procédé à l’audit du Sys-
temps à une analyse collective de pertinence. Le remue tème Management Qualité (SMQ) du service de stérilisa-
méninges (ou brainstorming) est l’outil idéal pour la recher- tion, selon le référentiel ISO 9001 version 2000 [6]. Les
che d’idées originales dans un groupe, par la libre expres- conclusions de l’audit font apparaître des points forts et
sion. L’animateur doit maîtriser le déroulement de la des points à améliorer classés en non conformités et
séance et maintenir une ambiance agréable et détendue au remarques. Quatre non conformités retrouvées sous trois
sein du groupe. Il cherche à relancer la production d’idées chapitres de l’ISO 9001 ont retenu notre attention ;
en encourageant les participants à rebondir sur les idées « notre problème » est l’absence de suivi des actions cor-
des autres pour en développer de nouvelles. Un seul a rectives et préventives (tableau I).
priori pour le groupe : ne pas avoir d’a priori. L’ingénieur qualiticien, animateur du groupe de travail, a
À côté de ce brainstorming, il est cependant nécessaire de tout d’abord conduit une séance de prise de tonalité, afin
dégager les idées maîtresses. de définir les différentes composantes du problème posé.
Ceci était nécessaire car pour certains participants, la ges-
tion générale des actions préventives et correctives était
Mise en œuvre des actions d’amélioration mise en cause par l’audit, alors qu’il s’agissait seulement
La solution choisie doit être définie : que doit-on faire, de la fonction de suivi de ces actions et en particulier sa
qui doit le faire, quand doit-on le faire, où doit-on le formalisation.

Chap 5.6 – Non-conformité 3 « Le suivi des actions préventives et correctives est défaillant du fait de l’absence de
Revue de direction suivi efficace… »
Chap 4.2 – Non-conformité 7 « Absence de procédures documentées ………. et de gestion des actions correctives et
Exigences relatives à la documentation préventives. »
Chap 4.2 – Non-conformité 8 « Le suivi des actions correctives n’est pas organisé. »
Exigences relatives à la documentation
Chap 8 – Non-conformité 10 « La réactivité du système perfectible, elle sera améliorée par la mise en place d’un
Mesures, analyse et amélioration dispositif de suivi des actions correctives. »

Tableau I. Rapport d’audit qualité interne « Système de Management de la Qualité selon le référentiel ISO 9001 version 2000 ».
Table I. Report of internal audit quality “System of Management of Quality according to the reference frame ISO 9001 version 2000”.

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Mise en place du suivi des actions correctives et préventives dans le système management qualité de la stérilisation

Identification des causes possibles L’absence d’enregistrement des actions,


mises en œuvres ou non
L’analyse des causes de non suivi des actions correctives
et préventives, établie sous la forme d’un arbre, a mis en En effet, il n’existe pas de règle déterminée d’enregistre-
évidence un schéma explicatif plus global du problème ment des actions ou du manque d’action ; mais égale-
(figure 2) [4] : ment, un manque de temps qui fait durer le provisoire
sans réelle analyse.
L’absence de mise en œuvre des actions,
avec un suivi informel de la situation
Selon les membres du groupe, cela peut être dû à plu- L’absence de relance de l’action proposée
sieurs sous-causes : le manque de moyens financier et Celle-ci est liée au défaut d’enregistrement, notamment
humain, la maladresse sur la justification de l’action, par manque de moyens informatiques, mais surtout un
l’inadaptabilité de l’action au regard des ressources dispo- manque de volonté préjudiciable, à la fois pour celui qui
nibles, la résistance au changement. propose et pour celui qui applique.

Budget prévisionnel non


dépassable
Participation au budget
Budget intrinsèquement
Manque de moyen important
(Financier et RH) Efficacité des personnes Connaissance des
ARBRE DES
Amplitude horaire contraintes associées CAUSES
Notion de risque mal Introduire en
évaluée ou justification mal systématique
Maladresse sur la faite l’évaluation des risques
justification de
l’action Retour sur investissement Justification
ACTION NON
(gagnant/gagnant) Bénéfice/investissement
MISE EN ŒUVRE
(suivi informel)
Connaissance des
Action non adaptée contraintes incontournables
(Disproportionnée
au regard des Connaissance des limites
Actions réalistes
ressources admissibles
disponbles)
Step by step

Motivation individuelle
Valoriser, faire valoir les
Résistance au Réticence à l’écoute avantages pour la
changement personne sollicitée
Opposition larvée ou latente
à la demande

En particulier, nature de
l’information à enregistrer, Rédaction méthode
sur quel support, à qui le Procédure
Pas de règle communiquer
déterminée Formulaire adapté
NON
ENREGISTREMENT Mode d’enregistrement non
DE MISE EN adapté
ŒUVRE OU DE
NON MISE EN Multiplicité et diversité des
OEUVRE actions d’importance
Manque de temps variable

Provisoire qui dure Revue régulière des


actions provisoires

Manque de moyens Outil de gestion Outil pour le court terme


Outil ACCESS mieux
informatiques
ABSENCE DE Support informatique Outil pour le long terme développé avec la
RELANCE (EXCEL) non adapté détermination des actions et
Méthode de gestion des leur suivi
Motivation, notion de risque, actions
Manque de volonté
résistance au changement...
Document de délégation de
Reconnaissance du responsabilité
demandeur
Rapport de force
MANQUE DE
POUVOIR SUR Manque d’autorité Négociation
L’ACTION
Maladresse sur la Limiter l’action (période
justification de provisoire) avec
l’action démonstration par l’exemple

Figure 2. Arbre des causes du non suivi des actions correctives et préventives, et proposition de solutions.
Figure 2. Tree of the causes of not followed corrective actions and preventive, and proposal for solutions.

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GARDES Émilie, HEUILLARD Véronique, THIVEAUD Dominique ARTICLE ORIGINAL

Le manque de pouvoir sur l’action entreprise stérilisation), mais également des négociations au sein
Dans certaines situations impliquant plusieurs services, il du service de stérilisation et du pôle pharmacie.
peut être difficile de faire adhérer soit par manque de
reconnaissance, d’autorité ou par maladresse dans la Mise en œuvre des actions d’amélioration
communication.
En fin d’année 2006, la procédure de traitement des non
conformités, rédigée par le groupe de travail pharmaciens-
Proposition de solutions encadrement, a été validée par le Responsable Assurance
Tout d’abord, un examen approfondi de ces lacunes a per- Qualité et intégrée au système documentaire existant.
mis de cibler des schémas d’actions réalistes à mettre en Celle-ci décrit les phases de traitement : identification de la
place. Il faut toutefois noter que les facteurs de non-suivi non-conformité, évaluation et analyse, mise en œuvre et
ne sont pas mutuellement exclusifs et qu’il y a des liens évaluation de l’action, information et archivage, qui sont
complexes entre les facteurs [3]. également résumées synthétiquement par logigramme
Ensuite, la revue des supports informatiques et documen- (figure 3).
taires existants a fait apparaître des idées d’évolution et Un tableau de suivi des actions est actuellement en éva-
de transformation en réels outils de gestion pour un luation pratique sous format papier (tableau III). Notre
meilleur suivi à court et long terme (figure 2). travail figure donc comme action à suivre sur la première
De ce fait, un plan d’action en réponse à l’audit qualité ligne de ce document.
interne a été envoyé un mois après la restitution avec Il est prévu une évolution vers un tableur EXCEL dont les
comme actions principales : la rédaction d’une procédure données pourront être exportées vers le futur logiciel de
de suivi des actions correctives et préventives, agrémenté gestion et de traçabilité de la stérilisation centrale prévu
par un document d’enregistrement (tableau II). pour 2009.
Pour les contraintes de pouvoir et de moyen, il est néces- À chaque réunion de service, un point sur l’état d’avance-
saire de rappeler les délégations de responsabilité et de ment des actions est maintenant à l’ordre du jour. Ainsi
faire valoir les droits correspondants auprès des person- chaque membre de l’encadrement peut soumettre une
nes ressources pour les budgets en équipements et res- situation critique et/ou une proposition d’action.
sources humaines. La nouvelle organisation en pôle En début d’année 2007, ont été programmées trois
nécessite de sensibiliser les personnels aux contraintes revues de contrats :
budgétaires et aux intermédiaires à contacter. Des réu- – celle avec le Génie BioMédical (GBM) concernant la
nions avec les différents intervenants du processus de prestation de maintenance des équipements de stérilisa-
stérilisation sont à programmer (par exemple, les revues tion (autoclaves, soudeuses, adoucisseurs…). Une réunion
de contrats avec les prestataires et les clients de la spécifique avec un fournisseur d’autoclaves a également

Chap 5.6 – Non-conformité 3 Mise en place d’un document d’enregistrement des actions correctives et préventives.
Revue de direction
Chap 4.2 – Non-conformité 7 Rédaction d’une procédure de gestion des actions correctives et préventives.
Exigences relatives à la documentation
Chap 4.2 – Non-conformité 8 La procédure de gestion des action correctives et préventives intègrera le suivi de ces
Exigences relatives à la documentation actions.
Chap 8 – Non-conformité 10 Cf réponses aux non conformités 7 et 8.
Mesures, analyse et amélioration

Tableau II. Plan d’action en réponse à l’audit qualité interne.


Table II. Action plan in response to the internal audit quality.

Suivi des actions correctives et préventives


N° Date prise Libellé NC Déclarant Origine Action proposée Responsable Échéance Résultat Date clôture
enregis en charge effecteur

Tableau III. Document d’enregistrement pour le suivi des actions correctives et préventives (code STEPROCEENR006 de la
figure 3).
Table III. Document of recording for the follow-up of the corrective actions and preventive (code STEPROCEENR006 of the appear 3).

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Mise en place du suivi des actions correctives et préventives dans le système management qualité de la stérilisation

LOGIGRAMME ACTEURS DOCUMENTS EXIGENCES


ASSOCIES

Non conformité traitée


« curativement »
et enregistrée

RAQ STEPROCEENR0 Le RAQ évalue la criticité de


Évaluation de la NC +/- groupe 06 : tableau de la NC et la pertinence de
et analyse des causes de travail suivi des actions l’action curative immédiate
préventives ou apportée et procède à
correctives l’analyse des causes.

Non
Décision
RAQ
d’action
En fonction du résultat de
Classement l’analyse, le RAQ propose
une action, un ou des
responsable(s) effecteur(s) et
Oui une échéance.

Responsable
Mise en œuvre de l’action effecteur

Évaluation RAQ

STEPROCEM Si les résultats obtenus sont


O004 : mise satisfaisants, le RAQ valide
Information RAQ en ligne du l’action corrective ou
bulletin préventive mise en œuvre, e t
d’information en informe l’ensemble des
personnes concernées. Dans
le cas contraire, le RAQ remet
en place une nouvelle action.

Non conformité traitée,


action validée
et archivage
des documents

Figure 3. Logigramme de la procédure de traitement des non conformités.


Figure 3. Logigramme of the procedure of treatment of nonconformities.

permis de refaire le point sur des difficultés de fonctionne- son stockage. Des stages des agents de stérilisation au
ment. La prestation est d’ailleurs améliorée depuis ; sein des blocs opératoires sont planifiés pour de meilleu-
– celle avec la filière multiservices concernant le traite- res relations et une amélioration de la prestation. Notre
ment d’air ; rôle de prestataire est de démontrer qu’il y a toujours
– celle avec le laboratoire de bactériologie et hygiène pour mieux à faire et que le processus n’est pas encore optimal
les contrôles de l’environnement. pour limiter les non conformités [4].
Les comptes-rendus de réunions et les versions corrigées Au niveau du pôle pharmacie, le service de stérilisation
des contrats sont disponibles dans le système documen- tient à honorer sa place. La participation aux réunions de
taire du service de stérilisation. pôle et d’encadrement est effective. La communication et
Lors d’un conseil de bloc en mars 2007, le pharmacien la collaboration sur les dossiers ressources humaines, for-
responsable de la stérilisation a pu intervenir sur les liens mations, projets est en train de se mettre en place. La
blocs opératoires-stérilisation afin de rappeler les bonnes nomination d’un cadre supérieur du pôle pharmacie
pratiques. Des réunions avec les représentants de chaque devrait permettre d’éclaircir les dossiers administratifs et
spécialité chirurgicale sont à programmer, notamment financiers interférant avec le bon fonctionnement de la
pour une meilleure définition du parc d’instruments et de stérilisation.

182
GARDES Émilie, HEUILLARD Véronique, THIVEAUD Dominique ARTICLE ORIGINAL

Mesure de l’impact des actions entreprises A contrario, l’inconvénient essentiel est la multiplicité des
actions afin d’arriver à une résolution du mode de
Cette dernière étape de la méthode de résolution des pro- défaillance initial. Le risque est de ne pas mener à bien
blèmes n’a pas encore débuté. Mais la programmation une des composantes de la réussite.
d’un nouvel audit du système management qualité en Les remarques émises lors de l’audit qualité étaient certes
mai 2007 permettra de mesurer l’amélioration du sys- justifiées, quant à l’absence de suivi formalisé des actions
tème de suivi des actions correctives et préventives, mais correctives et préventives. Les actions étaient malgré tout
également l’impact des actions entreprises et suivies. proposées et connues et, pour certaines d’entre elles, réa-
Nous espérons que ce résultat sera positif, ou tout au lisées. Toutefois, pour garantir un meilleur suivi, il est
moins amélioré par rapport au précédent audit. nécessaire de formaliser la démarche.
Dans le cadre du suivi du système, un indicateur est prévu
pour mesurer les actions correctrices dont les résultats
ont été atteints : il viendra compléter le tableau de bord, et CONCLUSION
sera un outil supplémentaire lors de la revue de direction
annuelle. Le travail ainsi entrepris et la réalisation d’une procédure
et d’un tableau de suivi s’inscrivent dans la dynamique de
la qualité, avec la limite des moyens à disposition. Il reste
DISCUSSION maintenant à évaluer l’impact de ce travail tant au niveau
du service de stérilisation, qu’auprès de ses partenaires.
Le choix de la méthode de résolution des problèmes peut
être critiqué. En effet, nous avons vu que notre problème
pouvait s’expliquer par plusieurs composantes, et de ce RÉFÉRENCES
fait nous avons essayé de traiter plusieurs problèmes à la
fois. Cependant, cette démarche étant hiérarchisée et fai- 1. Décret n° 2002-587 du 23 avril 2002, relatif au système permettant
d’assurer la qualité de la stérilisation des dispositifs médicaux dans les
sant appel à un groupe de travail, les solutions proposées établissements de santé et les syndicats interhospitaliers. Journal
sont réfléchies et consensuelles pour résoudre le ou les Officiel de la République Française, n° 98 du 26 avril 2002 : 07505.
problèmes relevés. 2. Loi n° 98-535 du 1er juillet 1998, relative au renforcement de la veille
En effet, les avantages des outils utilisés dans notre sanitaire et du contrôle de la sécurité sanitaire des produits destinés à
l’homme. Journal Officiel de la République Française, n° 151 du
démarche qualité sont : 2 juillet 1998 : 10056.
– un animateur extérieur au service pour remettre en 3. Lasnier M. Analyse des causes de la non persistance. Plan institution-
cause les réflexions ; nel d’aide à la réussite et à la persistance. Collège de Sherbrooke,
– un recensement simple, rapide et sans oubli des causes 2001 : 18-21.
en se basant sur un travail de groupe ; 4. Elomari A. Analyse de la technique causes-effet (Ishikawa). École de
– une recherche des causes concrètes afin de traiter les technologie de l’information, 2003.
causes profondes des anomalies (pourquoi ?) ; 5. Agence Nationale d’Accréditation et d’Évaluation en Santé. Méthodes
et outils des démarches qualité pour les établissements de santé,
– une véritable réflexion sur les moyens d’amélioration 2000.
(comment ?) ; 6. Organisation internationale de normalisation. Norme ISO 9001 : sys-
– une représentation graphique claire et lisible. tème de management de la qualité, version 2000.

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