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Dominique Thiveaud
Centre Hospitalier Universitaire de Toulouse
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All content following this page was uploaded by Dominique Thiveaud on 28 August 2017.
1. Pharmacien assistant, Mots-clés : Système management qualité, Analyse des causes, Actions
2. Interne en pharmacie, corrective et préventive.
3. Pharmacien,
Pôle Pharmacie, CHU de Toulouse.
the causes of not follow-up of the corrective and preventive actions put in
evidence an absence of recording of the implemented actions or not, an
absence of reflation, but also a lack of power on the corrective action. Dis-
cussion: A detailed exam of these gaps allowed to target plans of realistic
actions. Furthermore, the review of the existing computer and documentary
supports created ideas of evolution and transformation in real tools of
management for a better follow-up with short and long term. The dynamics
quality does not have to stop in the phase of proposition of corrective and
preventive actions; the follow-up of these is important and must be written,
regular and accessible.
MATÉRIEL ET MÉTHODE
Pour conduire ce plan d’action, un groupe de travail a été Dans le cas présent, le problème révélé par l’audit système
mis en place. Il était composé de l’équipe d’encadrement management qualité est l’« absence de suivi des actions
(préparateurs et IBODE) et des pharmaciens (assistant et correctives et préventives ».
internes) de la stérilisation ; son animation était assurée
par un ingénieur qualiticien, dans une démarche de
Détermination du problème en partant
compréhension, de réflexion et d’animation [3]. Cet ani-
mateur dispose d’une très bonne expérience dans le des faits
domaine de la qualité en santé qui nous a permis de nous Le plus souvent il ne s’agit pas d’un seul problème, mais
assurer de la pertinence et de la fiabilité de notre travail de plusieurs problèmes qui coexistent. Il faut donc identi-
d’analyse [4]. fier l’ensemble des problèmes intéressant les participants
La méthode de démarche qualité choisie a été celle de la des unités de travail en laissant à chacun la liberté de
résolution de problèmes : un problème étant défini s’exprimer librement sur les sujets qui le préoccupent et
comme l’écart entre la situation existante et la situation en les faisant connaître aux autres participants. Le pro-
attendue. Cette méthode permet de transformer des dys- blème mis en exergue devra être cerné au mieux : où
fonctionnements en source de progrès, par réflexion observe-t-on le problème, à quel moment apparaît-il, dans
préalable à l’action. Pour cela, elle repose sur une suite quelles conditions ? Le but de cette phase est d’obtenir un
logique d’étapes, utilisant divers outils qualité, que nous consensus sur l’identification du problème afin de réussir
allons détailler (figure 1) [5]. à l’éliminer.
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GARDES Émilie, HEUILLARD Véronique, THIVEAUD Dominique ARTICLE ORIGINAL
Chap 5.6 – Non-conformité 3 « Le suivi des actions préventives et correctives est défaillant du fait de l’absence de
Revue de direction suivi efficace… »
Chap 4.2 – Non-conformité 7 « Absence de procédures documentées ………. et de gestion des actions correctives et
Exigences relatives à la documentation préventives. »
Chap 4.2 – Non-conformité 8 « Le suivi des actions correctives n’est pas organisé. »
Exigences relatives à la documentation
Chap 8 – Non-conformité 10 « La réactivité du système perfectible, elle sera améliorée par la mise en place d’un
Mesures, analyse et amélioration dispositif de suivi des actions correctives. »
Tableau I. Rapport d’audit qualité interne « Système de Management de la Qualité selon le référentiel ISO 9001 version 2000 ».
Table I. Report of internal audit quality “System of Management of Quality according to the reference frame ISO 9001 version 2000”.
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Mise en place du suivi des actions correctives et préventives dans le système management qualité de la stérilisation
Motivation individuelle
Valoriser, faire valoir les
Résistance au Réticence à l’écoute avantages pour la
changement personne sollicitée
Opposition larvée ou latente
à la demande
En particulier, nature de
l’information à enregistrer, Rédaction méthode
sur quel support, à qui le Procédure
Pas de règle communiquer
déterminée Formulaire adapté
NON
ENREGISTREMENT Mode d’enregistrement non
DE MISE EN adapté
ŒUVRE OU DE
NON MISE EN Multiplicité et diversité des
OEUVRE actions d’importance
Manque de temps variable
Figure 2. Arbre des causes du non suivi des actions correctives et préventives, et proposition de solutions.
Figure 2. Tree of the causes of not followed corrective actions and preventive, and proposal for solutions.
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GARDES Émilie, HEUILLARD Véronique, THIVEAUD Dominique ARTICLE ORIGINAL
Le manque de pouvoir sur l’action entreprise stérilisation), mais également des négociations au sein
Dans certaines situations impliquant plusieurs services, il du service de stérilisation et du pôle pharmacie.
peut être difficile de faire adhérer soit par manque de
reconnaissance, d’autorité ou par maladresse dans la Mise en œuvre des actions d’amélioration
communication.
En fin d’année 2006, la procédure de traitement des non
conformités, rédigée par le groupe de travail pharmaciens-
Proposition de solutions encadrement, a été validée par le Responsable Assurance
Tout d’abord, un examen approfondi de ces lacunes a per- Qualité et intégrée au système documentaire existant.
mis de cibler des schémas d’actions réalistes à mettre en Celle-ci décrit les phases de traitement : identification de la
place. Il faut toutefois noter que les facteurs de non-suivi non-conformité, évaluation et analyse, mise en œuvre et
ne sont pas mutuellement exclusifs et qu’il y a des liens évaluation de l’action, information et archivage, qui sont
complexes entre les facteurs [3]. également résumées synthétiquement par logigramme
Ensuite, la revue des supports informatiques et documen- (figure 3).
taires existants a fait apparaître des idées d’évolution et Un tableau de suivi des actions est actuellement en éva-
de transformation en réels outils de gestion pour un luation pratique sous format papier (tableau III). Notre
meilleur suivi à court et long terme (figure 2). travail figure donc comme action à suivre sur la première
De ce fait, un plan d’action en réponse à l’audit qualité ligne de ce document.
interne a été envoyé un mois après la restitution avec Il est prévu une évolution vers un tableur EXCEL dont les
comme actions principales : la rédaction d’une procédure données pourront être exportées vers le futur logiciel de
de suivi des actions correctives et préventives, agrémenté gestion et de traçabilité de la stérilisation centrale prévu
par un document d’enregistrement (tableau II). pour 2009.
Pour les contraintes de pouvoir et de moyen, il est néces- À chaque réunion de service, un point sur l’état d’avance-
saire de rappeler les délégations de responsabilité et de ment des actions est maintenant à l’ordre du jour. Ainsi
faire valoir les droits correspondants auprès des person- chaque membre de l’encadrement peut soumettre une
nes ressources pour les budgets en équipements et res- situation critique et/ou une proposition d’action.
sources humaines. La nouvelle organisation en pôle En début d’année 2007, ont été programmées trois
nécessite de sensibiliser les personnels aux contraintes revues de contrats :
budgétaires et aux intermédiaires à contacter. Des réu- – celle avec le Génie BioMédical (GBM) concernant la
nions avec les différents intervenants du processus de prestation de maintenance des équipements de stérilisa-
stérilisation sont à programmer (par exemple, les revues tion (autoclaves, soudeuses, adoucisseurs…). Une réunion
de contrats avec les prestataires et les clients de la spécifique avec un fournisseur d’autoclaves a également
Chap 5.6 – Non-conformité 3 Mise en place d’un document d’enregistrement des actions correctives et préventives.
Revue de direction
Chap 4.2 – Non-conformité 7 Rédaction d’une procédure de gestion des actions correctives et préventives.
Exigences relatives à la documentation
Chap 4.2 – Non-conformité 8 La procédure de gestion des action correctives et préventives intègrera le suivi de ces
Exigences relatives à la documentation actions.
Chap 8 – Non-conformité 10 Cf réponses aux non conformités 7 et 8.
Mesures, analyse et amélioration
Tableau III. Document d’enregistrement pour le suivi des actions correctives et préventives (code STEPROCEENR006 de la
figure 3).
Table III. Document of recording for the follow-up of the corrective actions and preventive (code STEPROCEENR006 of the appear 3).
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Mise en place du suivi des actions correctives et préventives dans le système management qualité de la stérilisation
Non
Décision
RAQ
d’action
En fonction du résultat de
Classement l’analyse, le RAQ propose
une action, un ou des
responsable(s) effecteur(s) et
Oui une échéance.
Responsable
Mise en œuvre de l’action effecteur
Évaluation RAQ
permis de refaire le point sur des difficultés de fonctionne- son stockage. Des stages des agents de stérilisation au
ment. La prestation est d’ailleurs améliorée depuis ; sein des blocs opératoires sont planifiés pour de meilleu-
– celle avec la filière multiservices concernant le traite- res relations et une amélioration de la prestation. Notre
ment d’air ; rôle de prestataire est de démontrer qu’il y a toujours
– celle avec le laboratoire de bactériologie et hygiène pour mieux à faire et que le processus n’est pas encore optimal
les contrôles de l’environnement. pour limiter les non conformités [4].
Les comptes-rendus de réunions et les versions corrigées Au niveau du pôle pharmacie, le service de stérilisation
des contrats sont disponibles dans le système documen- tient à honorer sa place. La participation aux réunions de
taire du service de stérilisation. pôle et d’encadrement est effective. La communication et
Lors d’un conseil de bloc en mars 2007, le pharmacien la collaboration sur les dossiers ressources humaines, for-
responsable de la stérilisation a pu intervenir sur les liens mations, projets est en train de se mettre en place. La
blocs opératoires-stérilisation afin de rappeler les bonnes nomination d’un cadre supérieur du pôle pharmacie
pratiques. Des réunions avec les représentants de chaque devrait permettre d’éclaircir les dossiers administratifs et
spécialité chirurgicale sont à programmer, notamment financiers interférant avec le bon fonctionnement de la
pour une meilleure définition du parc d’instruments et de stérilisation.
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GARDES Émilie, HEUILLARD Véronique, THIVEAUD Dominique ARTICLE ORIGINAL
Mesure de l’impact des actions entreprises A contrario, l’inconvénient essentiel est la multiplicité des
actions afin d’arriver à une résolution du mode de
Cette dernière étape de la méthode de résolution des pro- défaillance initial. Le risque est de ne pas mener à bien
blèmes n’a pas encore débuté. Mais la programmation une des composantes de la réussite.
d’un nouvel audit du système management qualité en Les remarques émises lors de l’audit qualité étaient certes
mai 2007 permettra de mesurer l’amélioration du sys- justifiées, quant à l’absence de suivi formalisé des actions
tème de suivi des actions correctives et préventives, mais correctives et préventives. Les actions étaient malgré tout
également l’impact des actions entreprises et suivies. proposées et connues et, pour certaines d’entre elles, réa-
Nous espérons que ce résultat sera positif, ou tout au lisées. Toutefois, pour garantir un meilleur suivi, il est
moins amélioré par rapport au précédent audit. nécessaire de formaliser la démarche.
Dans le cadre du suivi du système, un indicateur est prévu
pour mesurer les actions correctrices dont les résultats
ont été atteints : il viendra compléter le tableau de bord, et CONCLUSION
sera un outil supplémentaire lors de la revue de direction
annuelle. Le travail ainsi entrepris et la réalisation d’une procédure
et d’un tableau de suivi s’inscrivent dans la dynamique de
la qualité, avec la limite des moyens à disposition. Il reste
DISCUSSION maintenant à évaluer l’impact de ce travail tant au niveau
du service de stérilisation, qu’auprès de ses partenaires.
Le choix de la méthode de résolution des problèmes peut
être critiqué. En effet, nous avons vu que notre problème
pouvait s’expliquer par plusieurs composantes, et de ce RÉFÉRENCES
fait nous avons essayé de traiter plusieurs problèmes à la
fois. Cependant, cette démarche étant hiérarchisée et fai- 1. Décret n° 2002-587 du 23 avril 2002, relatif au système permettant
d’assurer la qualité de la stérilisation des dispositifs médicaux dans les
sant appel à un groupe de travail, les solutions proposées établissements de santé et les syndicats interhospitaliers. Journal
sont réfléchies et consensuelles pour résoudre le ou les Officiel de la République Française, n° 98 du 26 avril 2002 : 07505.
problèmes relevés. 2. Loi n° 98-535 du 1er juillet 1998, relative au renforcement de la veille
En effet, les avantages des outils utilisés dans notre sanitaire et du contrôle de la sécurité sanitaire des produits destinés à
l’homme. Journal Officiel de la République Française, n° 151 du
démarche qualité sont : 2 juillet 1998 : 10056.
– un animateur extérieur au service pour remettre en 3. Lasnier M. Analyse des causes de la non persistance. Plan institution-
cause les réflexions ; nel d’aide à la réussite et à la persistance. Collège de Sherbrooke,
– un recensement simple, rapide et sans oubli des causes 2001 : 18-21.
en se basant sur un travail de groupe ; 4. Elomari A. Analyse de la technique causes-effet (Ishikawa). École de
– une recherche des causes concrètes afin de traiter les technologie de l’information, 2003.
causes profondes des anomalies (pourquoi ?) ; 5. Agence Nationale d’Accréditation et d’Évaluation en Santé. Méthodes
et outils des démarches qualité pour les établissements de santé,
– une véritable réflexion sur les moyens d’amélioration 2000.
(comment ?) ; 6. Organisation internationale de normalisation. Norme ISO 9001 : sys-
– une représentation graphique claire et lisible. tème de management de la qualité, version 2000.
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