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Manuel de cours
Module : ORGANISATION ET PLANIFICATION DES ACTIVITES
Version provisoire
2ème Année
Filière :
Ressources Humaines
Technicien Spécialisé
La DRIF/Le CDC Gestion Commerce remercie les personnes qui ont participé à l’élaboration et la validation de cet
outil. IL s’agit de :
Nom Affectation
Pour la supervision
M MOHAMED AGLAGALE Directeur CDC Gestion et Commerce DRIF
Pour la validation
Mme AMIZ AZIZA Formateur animateur, CDC Gestion DRIF
et Commerce
Pour l’élaboration
Mme CHAGGOUR MERIEM Formateur DR Rabat-Salé-Kénitra
Mme BOUGRINI HASNA Formateur DR Rabat-Salé-Kénitra
Mme KHELFA HOURIA Formateur DR Rabat-Salé-Kénitra
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P age| 3
Durée:60heures Code:GEOM-14
M204Organisationetplanificationdesactivités Ficheprescrite
Contexte de réalisation Critères généraux deperformance
Individuellement Respect des consignes
Àpartir: Utilisation appropriée de l’équipement et
- De mises en situation dumatérieldeclassement
représentatives de l’environnement Application correcte des étapes de
de travail conduite dechangement.
- Dedirectivesetconsignesduformateur Planificationjudicieusedesactivitésdubureau
- Desétudesdecas Soucidelaqualité
Àl’aide: Utilisationméthodiquedeladocumentation
- De documents pertinents sur
l’organisation detravail, la gestion
documentaire et la
conduitedechangement.
- Demobilieretdematérielderangement.
Elémentsdelacompétence Critèresparticuliersdeperformance
A-Les outils d’organisation et de
planification
Préparation matérielle
Communication
M204Organisationetplanificationdesactivités
SuggestionsPédagogiques
Compétence14: Organiseretplanifierlesactivitésdubure Code GEOM-
au 14
Durée:60 h CompétencesPréalables:compétence3.
Typedecompétences:Transversale Compétencesenparallèles:peutêtreeffectuéeenparallèleaveclescompétences 11,12et13.
Durée
ElémentsdelaCompétence ApprentissagedeBase ElémentsdeContenus Activitésd
suggér
´Apprentissagesuggérées
ée
A. Les outils Individuellement 30%
d’organisation et de Àpartir:
planification - De mises en
situationreprésentatives
del’environnementdetra
vail
- De directives et consignes
duformateur
- Desétudesdecas
Àl’aide:
- De documents pertinents
surl’organisation de
travail, lagestion
documentaire et
laconduitedechangement.
- De mobilier et de matériel
derangement.
Décrire les différents procédés
declassement.
B. B3. S’approprier la La terminologie utilisée dans - De mobilier et de matériel
Examinerl’organisationdutra terminologieutilisée dans l’organisationdutravail: derangement.
vailactuelle l’organisation dutravail. - Processus; Décrire les étapes d’examen
- Activité; del’organisationdutravailactue
- Activitécritique; lle.
P age| 6
- Tâches;
- Operations.
B4. Valider les membres de Validation des membres de l’équipe
l’équipedel’étude. del’étude:
Les critères de choix des
membres del’équipe;
Lesrèglesdetravailenéquipe;
Les facteurs favorables et
nuisibles autravaild’équipe.
C. La préparation des C1. Identifier les différents La réunion d’information Individuellement 20%
évènements types de réunions. La réunion de résolution de problèmes Àpartir:
La réunion collaborative - De mises en
La réunion de service situationreprésentatives
del’environnementdetra
Le brainstorming vail
La réunion de projet - De directives et consignes
La réunion commerciale duformateur
La formation - Desétudesdecas
Le One-to-one Àl’aide:
Le séminaire - De documents pertinents
Le Stand-up meeting surl’organisation de travail, la
La réunion à distance gestiondocumentaire et la
Conseil d’administration conduite dechangement.
- De mobilier et de matériel
derangement.
C2. Identifier les Décrire la
différentes étapes de Définir les objectifs de la réunion démarched’identification
préparation d’une Construire l’ordre du jour des activitéscritiques.
réunion. Identifiez les participants et leur rôle
pendant la réunion
Planifiez la date de la réunion
Préparez les outils de réunion
P age| 7
Le succès d’une réunion dépend évidemment de la qualité des intervenants et des animateurs,
mais également de la bonne préparation qui doit pouvoir permettre de faire face aux imprévus
et aux éventuels contre-temps.
Quel que soit le type de réunion que vous devez organiser ou animer, il faut s’attaquer aux
impératifs suivants :
Trouver la salle de réunion ;
Convoquer les participants ;
Assurer un suivi matériel et pratique.
L’organisation d’une réunion est plus ou moins délicate et regroupe un certain nombre
d’aspects selon l’envergure de la réunion et le nombre des participants. On n’organise pas de la
même façon une réception de 100 personnes et une réunion périodique de service.
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La préparation du travail en équipe
En matière d’efficacité organisationnelle, le travail d’équipe est un atout de taille. Si nous nous
accordons tous sur son importance, nous ne sommes pas tous conscients de ses répercussions au sein de
notre environnement de travail.
Le travail en équipe, couramment utilisé en entreprise, est fructueux :
Pourtant, la qualité du travail en équipe reste médiocre si celui-ci ne fait pas l'objet d'une réparation
rigoureuse.
Pour réussir cette préparation, il faut passer par les étapes suivantes.
Comme ce travail en équipe est plus difficile à gérer qu'un travail individuel, il faut tout d'abord se
demander s'il est vraiment utile et quel est l'objectif à atteindre. Se poser ces questions permet aussi de
motiver les participants.
1. Constituer l'équipe
Pour bien fonctionner, une équipe ne doit pas être trop nombreuse. En groupe, un optimum
d'échanges est atteint pour un nombre de participants compris entre cinq et douze.
L'équipe peut être composée :
Soit de façon imposée (par les circonstances, ou les institutions, ou encore l'autorité) ;
Soit de façon spontanée (c'est-à-dire de façon libre en fonction des affinités).
Si l'ambiance de travail est souvent meilleure dans une équipe « spontanée », les résultatssont
parfoisdécevants, en raison d'une dispersion dans le travail.
2. Motiver l'équipe
La rémunération n'est pas le seul facteur de motivation dans une équipe. Chaque participant
aime savoir où il va, voir ses capacités reconnues, se voir confier des responsabilités, travailler en bonne
harmonie avec son entourage professionnel.
Quand les membres de l'équipe ne se connaissent pas, il est donc nécessaire de prévoir un
temps de présentation et d'échange pour « briser la glace ».
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3. Les avantages du travail en équipe :
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II. ORGANISER LES CONDITIONS DE TRAVAIL
Les conditions matérielles jouent également un rôle important dans la réussite du travail en
équipe.
1. L'espace et les conditions matérielles
Le local : confortable, bien éclairé et bien isolé du bruit. Sa taille dépendra du nombre de
participants, mais au-delà de trente, il faut plusieurs petites salles.
La disposition des participants est également à étudier. Elle doit permettre à chacun d'eux de voir et
d'entendre tous les autres. Elle est différente selon qu'il y a ou non un animateur.
Le matériel : les participants doivent pouvoir disposer de tout le matériel nécessaire, et en
particulier d'un tableau.
2. Le temps
Le travail en équipe nécessite :
Des phases de travail individuel ;
Des phases de travail en commun, destinées à faire régulièrement le point des travaux en
cours et à échanger des avis.
Il faut donc recenser les disponibilités de chacun pour fixer les rendez-vous de l'équipe à des moments
où l'attention est la meilleure : les heures tardives sont par exemple à éviter.
Il est conseillé à chaque participant de mettre à jour son agenda, il sera bon d'établir un planning
visualisant les différentes échéances prévues et atteintes, en précisant les noms des responsables de
chaque tâche.
Quand toutes les tâches à exécuter ont été recensées, il faut les effectuer.
Deux solutions s'offrent alors :
Effectuer tous ensemble les différentes tâches (communauté d'action) ;
Répartir les tâches entre chacun des membres de l'équipe et organiser régulièrement des
réunions d'échange et de contrôle des résultats (division des tâches).
La seconde solution est souvent plus efficace : elle permet de gagner du temps et d'utiliser au mieux les
compétences. Il est toutefois indispensable que les réunions de concentration se fassent de façon très
régulière.
En outre, un groupe fonctionne mieux si l'un de ses membres est désigné comme animateur ou
organisateur. Lors des réunions, il est bon qu'un secrétaire de séance prenne note.
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Démarche d’organisation d’une activité
L’organisation d’une activité nécessite une répartition méticuleuse qui doit être suivie et
contrôlée.
Après la définition de l’activité, il faut par la suite la décomposer en tâches. Ces tâches seront
planifiées et réparties entre les différents opérateurs.
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Les moyens à mettre en œuvre : pour définir les moyens, il faut établir la liste des toutes
les ressources dont on a besoins (ressources humaines, moyens techniques, etc.).
a- Suivi de la réalisation
Le moyen le plus simple pour suivre la réalisation de chaque tâche est de la pointer sur la liste
des tâches et les fiches de travail.
Pour faire respecter les délais fixés à priori, il est judicieux de prévoir un planning prévision-
réalisation. C’est le moyen pour suivre si les réalisations sont conformes aux prévisions et faire
alors les corrections nécessaires.
b- Contrôle et évaluation
Après la réalisation de chaque activité, son contrôle devient une nécessité. Ce contrôle porte
sur :
La comparaison entre le projet initial et le projet réalisé ;
Le respect des contraintes ou des critères de qualité fixés au départ.
L’employeur peut établir des directives et donner des instructions à ses employés en ce qui
concerne l’exécution de leur travail et leur comportement dans l’entreprise. Le collaborateur
doit suivre ces directives, selon les règles de la bonne foi.
L’employeur peut et doit donner des directives à ses employés lorsqu’il s’agit notamment de
protéger leur santé et leur sécurité ou de sauvegarder l’image de l’entreprise. Lorsque ces
instructions entrent en conflit avec la personnalité ou la sphère privée de l’employé, la situation
est délicate.
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Les hommes sont au cœur des organisations et remplissent chacun des rôles divers et variés.
Leurs objectifs sont à la fois complémentaires et antagonistes. Cela implique la mise en place
de moyens de coopération et de coordination.
L’office manager :
Office Manager est une profession qui a pour cœur de métier d’aider le dirigeant dont on est le
bras droit à concevoir, mettre en œuvre et évaluer les processus de travail au sein de l’entreprise
afin d'améliorer son efficacité et sa productivité. C’est un métier qui est une évolution moderne
de l'assistant de direction.
L’Office Manager a les tâches que décide de lui confier son supérieur hiérarchique ! Ajoutons-y
donc souvent :
– La Communication interne et externe,
– Le reporting,
– La gestion des services généraux,
– Le suivi des budgets,
– La gestion de la trésorerie,
– L’organisation et la gestion des réunions,
– La mise en place du team building et des séminaires,
– L’accueil des nouveaux salariés, etc.
Le management :
Les collaborateurs :
Ils sont les garants sur lesquels vous pouvez compter et ils assurent le développement positif de
l'entreprise. Ils adoptent une attitude fondamentalement positive, ils sont motivés et
développent des idées et des stratégies créatives pour faire progresser l'entreprise.
Les facilitateurs :
Le facilitateur en entreprise est une personne qui œuvre pour aider un groupe à faire émerger
par lui-même les réponses à ses propres questions. Et l’accompagner ainsi dans l’atteinte de ses
objectifs.
Le facilitateur ne possède pas nécessairement les connaissances métier. Il ne propose pas une
solution opérationnelle, mais les moyens pour y parvenir : son apport est purement
méthodologique et psychologique.
Il faut également être en mesure, à la fin de cette entrevue, ou après lecture et interprétation
correcte des directives reçues, de pouvoir répondre à certaines questions :
Le s é v é n e m e n t s i n t e r n e s
A. Les réunions
La réunion est un mode de communication groupale répandu et souvent nécessaire.
Mais sa multiplication peut être source de dysfonctionnement. Quel que soit son objectif
(information descendante ou ascendante, discussion, résolution de problème ou
formation), une organisation rigoureuse s'impose pour en assurer l'efficacité
Type Objectifs
REUNION D’INFORMATION
Réunion d’information descendante La direction souhaite transmettre une information
(ex : l’adoption d’un nouveau règlement
intérieur)
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comment réduire les accidents de travail)
REUNION DE NEGOCIATION
L’objectif est de trouver un consensus entre les
Réunion débat participants (en cas de conflits) (ex : négocier de
nouveaux horaires de nuit avec les représentants
du personnel)
REUNION DE CONCERTATION
Faire le point sur les actions encours, les
Réunions internes (hebdomadaire, mensuelle, résultats, les difficultés, prise de recul par rapport
trimestrielle, annuelle) aux résultats
Réunion transversales ponctuelles ou régulières Elle concerne une approche globale de
résolutions de problèmes ou le suivi d’un projet
précis
Réunion de direction
Elle a lieu régulièrement où les dirigeants sont
amenés à étudier des questions transversales
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La réunion Réunion participative par excellence, l’animateur réunit le groupe de
collaborative travail pour faire avancer un sujet en particulier. Débats, échanges,
discussions, chacun est appelé à participer pour faire avancer les
sujets de manière efficace
La réunion de service La réunion de service est un rendez-vous récurrent avec les personnes
d’une même équipe. Le but est de réunir tous les collaborateurs pour
faire un point sur les projets en cours, les problèmes éventuels et
l’humeur du moment
La réunion de projet Format préféré des chefs de projet, il permet d’effectuer la revue de
projet. Kick-off meeting, point d’avancement, réunion de travail,
réunion de clôture et de bilan, ces points sont conduits de manière
méthodique par le responsable du projet.
La réunion Un basique pour toute équipe commerciale, cette réunion permet de
commerciale faire une revue des objectifs commerciaux et des performances de
chacun.
La formation Nécessaire pour faire monter les collaborateurs en compétence au
sein de l’entreprise ou pour accueillir de nouveaux collaborateurs
avec un onboarding, les formations sont à considérer comme un
format de réunion pouvant être mené aussi bien par un manager
qu’un formateur.
Le One-to-one Le one-to-one est le moyen ultime du manager pour échanger avec
chacun de ses collaborateurs. Organisé une fois par an au minimum,
certains managers n’hésitent pas à en faire un rendez-vous mensuel
récurrent pour bâtir une relation de confiance.
Le brainstorming Technique d’animation de réunion très appréciée pour trouver de
nouvelles idées et favoriser l’idéation, le brainstorming – ou remue-
méninge – favorise la créativité et incite chaque collaborateur
concerné à participer, même les moins créatifs !
Formuler explicitement le thème et les objectifs d’une réunion permettent de mettre en cohérence son
ordre du jour, les choix des participants et de l’animateur, la forme de la réunion et le lieu, le plan de son
déroulement et sa durée
Si celles-ci sont mal organisées, alors vos équipes n’en tireront qu’un sentiment de perte de
temps. Vous risquerez par ailleurs d’en ressentir l’impact sur vos activités ; ainsi que sur le
moral des troupes.
Par contre si elles sont bien préparées, et donc potentiellement réussies, alors vos réunions
seront efficaces et feront sens auprès de vos équipes.
Grâce à cette cheklist, vous aurez tout pour mettre en place des réunions collaboratives
efficaces.
Réunissez simplement les personnes qui peuvent vraiment contribuer à faire avancer l’ordre du
jour et à répondre à l’objectif de la réunion.
Pour une conduite de réunion vraiment efficace, donnez un rôle spécifique à chaque participant.
Le catalyseur de décisions : il pousse l’équipe à prendre des décisions et les note pour
les enregistrer. Il est responsable du relevé des décisions.
Le scribe : il prend des notes au cours de la réunion pour rédiger le compte-rendu et le
diffuser
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5. Préparez vos outils de réunion
Quels supports et quels documents sont essentiels pour faire avancer la réunion de travail
efficacement ?
a. Préparation matérielle
Un inconvénient des réunions physiques, par rapport aux plateformes de travail collaboratif, est
qu’elles nécessitent… un lieu !
L’espace de réunion doit évidemment être adapté au nombre de participants. En effet, une salle
trop petite peut engendrer des frictions tandis qu’une pièce où il est facile de circuler permet un
climat plus serein.
Une salle de réunion doit comporter des prises électriques tout autour de la pièce et le wifi doit
être accessible. Par ailleurs, la luminosité doit être réglable, surtout si une projection est
envisagée.
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Attention à la température. Rien de tel qu’une salle trop fraîche pour que les participants aient
envie de partir ! Prévoir plusieurs salles si des travaux en groupes sont envisagés et établir
un planning de leur utilisation. Si un certain standing est souhaité et qu’en interne les lieux ne
s’y prêtent pas, il faut louer une salle à l’extérieur.
Le matériel dépend du type d’animation : paperboard pour noter les idées, rétroprojecteur ou
vidéoprojecteur, fournitures (feuilles blanches, stylos, trombones…), logiciels si le ou les
animateurs ne disposent pas de leur ordinateur portable, etc. Préparer aussi les documents à
remettre. Très souvent absente, la pendule participe pourtant au confort de tous et contribue à
gérer le timing.
La restauration est un point important si les participants viennent de loin. Eau, jus de fruit, café,
thé et viennoiseries sont habituellement proposés pour la pause matinale. Il est tout aussi
habituel que les participants disposent d’une petite bouteille d’eau chacun.
Une fiche de préparation peut être établie par l’organisateur (qui est bien souvent
l’assistant(e) du manageur décideur). Support : soit papier, soit informatique.
Exemple
Documents à prévoir :
Divers à apporter :
Matériel à prévoir :
Divers :
b. Communication
Éventuellement, une pré-réunion virtuelle permet de préciser les points à aborder
(conférence téléphonique, messagerie instantanée…). Mais surtout, il faut que les
participants aient du recul pour s’approprier les objectifs plutôt que se voir imposer un
travail sans y être préparés.
Après s’être assuré de leur disponibilité, les participants doivent recevoir leur invitation au
moins une semaine avant la réunion. Chacun confirme sa présence à l’organisateur, qui
imprime alors la feuille d’émargement. Le programme est rédigé et expédié à toutes les
personnes conviées.
c. Préparation des avis de convocation de réunion
L’avis de convocation (ou simplement la convocation, dans un contexte moins officiel) a
pour but d’aviser des personnes, par écrit, de la tenue d’une réunion ou d’une assemblée à
laquelle elles sont conviées. De nombreuses situations demandent que l’on envoie un avis
de convocation : un directeur ou une directrice peut convoquer le personnel ; un secrétaire
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ou une secrétaire de comité peut convoquer les membres du comité ; les actionnaires d’une
entreprise peuvent être convoqués à l’assemblée annuelle, etc.
Peu importe le type de réunion, l’avis de convocation doit être bref et précis. Il peut se
présenter sous la forme d’une lettre personnelle, d’une note ou d’un courriel.
On trouve dans un avis de convocation les renseignements suivants :
– le nom de la personne qui convoque la réunion ;
– le type de réunion (réunion, assemblée annuelle, séance extraordinaire, etc.);
– la date, le jour, l’heure et le lieu de la réunion ;
– l’objet de la réunion.
Exemple : Lettre
Rabat, le 15 octobre 20
Avis de convocation
Madame, Monsieur,
Par la présente, vous êtes convoqué à la réunion mensuelle du conseil d’administration du
Groupe ABC qui se tiendra le mercredi 23 octobre prochain à 19 h dans les locaux de
l’entreprise.
Vous trouverez ci-joint le projet d’ordre du jour ainsi que le procès-verbal de la dernière
réunion.
Étant donné la portée des décisions qui seront prises lors de cette réunion, votre présence
est vivement souhaitée.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Younes Taoussi
Directeur adjoint
p. j. Projet d’ordre du jour et procès-verbal
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DESTINATAIRE : Le personnel du Service des ventes
EXPÉDITEUR : Adil Taoussi, président
DATE : Le 15 octobre 2013
OBJET : Réunion extraordinaire
Le président des Productions ABC vous convoque à une réunion extraordinaire qui aura lieu le
jeudi 24 octobre prochain à 13 h dans la salle 1325.
Lors de cette rencontre, le président fera le point sur l’état des négociations avec nos partenaires
américains. Tous les employés sont priés d’y assister. La réunion devrait se terminer vers 15 h.
Merci de votre participation.
Exemple 3
Le 15 avril 20
À
Tout le personnel
Des Ressources humaines,
Objet : Réunion de service
Veuillez prendre note que nous tiendrons notre réunion de service mensuelle le mardi 22 avril
à 9 h 30 dans la salle de réunion.
Nous ferons le point sur les activités du mois dernier et nous discuterons de la possibilité
d’embaucher des étudiants et étudiantes cet été. La réunion devrait se terminer vers 11 h.
Je vous remercie de votre collaboration.
Le directeur du personnel,
Ahmed Salhi
Dès lors que l'on parle réunion, productivité rime avec ordre du jour préparé, pensé, rédigé et
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partagé au préalable ! Ce, afin d'éviter le trop fréquent syndrome de réunionite stérile aiguë…
Trop souvent sous-estimé, un ordre du jour efficace et bien articulé est la clé de succès d'une
réunion. Il définit un cadre aux discussions, prépare chacun à ce qui va être dit et dessine les
objectifs attendus à l'issue de la rencontre. Par ailleurs, les participants prennent conscience de
la valeur de leur présence, donnant ainsi davantage de sens encore à leur mission.
S'il est généralement perçu comme un simple plan détaillant les sujets devant être
abordés, un ordre du jour bien articulé est bien plus que cela.Parmi les atouts majeurs
d'un tel outil, on peut notamment souligner les points suivants :
Il permet aux participants de déterminer si oui ou non leur présence est une réelle
nécessité (une information technique ne justifiant pas la présence de son auteur peut, par
exemple, être transmise en amont par mail à tous les participants). Cela évite un
sentiment - plus ou moins justifié - de véritable perte de temps pour certains.
Il offre à chacun l'occasion de bien préparer la réunion, notamment ses éventuelles
interventions et/ou questions. Chacun vient en connaissance de cause et a l'assurance de
ressortir en ayant avancé sur le sujet/projet.
Il cadre le déroulement de la rencontre, tant au niveau de la forme que du fond, évitant
ainsi débordements, hors sujet, etc.
Il constitue un appui de taille pour l'animateur dans son rôle de chef d'orchestre.
Il est un excellent baromètre quant à la réussite ou non de la réunion en matière
d'efficacité et de productivité.
La prise de notes doit être efficiente afin de répondre aux attentes des lecteurs dans la proposition du
compte rendu. Il faut savoir anticiper et utiliser une technique adéquate.
Lors d’une prise de notes, il faut réserver le mot à mot aux seules phrases clés qui seront reportées
textuellement dans le compte rendu.
Dans tous les autres cas, notamment pour rapporter des questions réponses, il faut reformuler les idées
principales en précisant le nom de l’intervenant, le résumé de son intervention et la retranscription de la
réponse apportée.
Si une intervention étonne (par son contenu ou parce qu’elle semble hors sujet), il convient d’y ajouter
un astérisque dans la marge, puis de vérifier son importance auprès du manager, avant de l’intégrer dans
le compte rendu
A) Après la réunion
26
1 Établir l’ordre du jour
2 Déterminer la date de la réunion
3 Déterminer le lieu de la réunion
Déterminer l’organisation de la salle et le matériel
J – 1 mois
4
5 Réserver les locaux et le matériel
6 Convoquer les participants
7 Établir la liste définitive des participants
8 Confirmer la réservation de la salle et du matériel
Inviter les participants extérieurs à l’entreprise
J – 15 jours
9
(éventuellement)
10 Préparer les dossiers des participants et les J – 2 jours
documents d’accueil
11 Accueillir les participants et faire signer la liste Jour J
d’émargement (jour de la réunion)
12 Distribuer les documents
- Je la prépare soigneusement
- Je lui donne un objectif précis que je communique
- Je bâtis, en fonction de cet objectif, un schéma précis du déroulement
des séances de travail
- J'implique les participants : chacun s'exprime sans censure
- J'apporte des éléments nouveaux
- Je présente des résultats concrets
- Je renouvelle les techniques d'animation pour na pas tomber dans la
routine
- Je m'assure que les messages sont compris (synthèse, quizz, exercice)
- Je respecte le timing, celui des séances de travail comme celui des pauses
- Des décisions concrètes sont prises avant la fin de la réunion et seront
suivies d'effet
27
ANIMER UNE REUNION
Animer une réunion de travail requiert un certain nombre de qualités, qui se peaufinent avec le temps. Il
s’agit à la fois du développement de qualités humaines mais aussi de l’acquisition d’habiletés de
communication solides.
Opter pour une communication claire, efficace, sincère, tournée vers l’empathie et l’ouverture d’esprit,
c’est assurer votre crédibilité en tant que manager. C’est aussi renforcer la relation de
confiance auprès de vos équipes et booster leur motivation.
L’animateur de la réunion, devant le groupe, veillera à moduler sa voix et ses inflexions en fonction
des informations à délivrer et des effets recherchés. Par ailleurs, respecter des temps de silence facilite
l’intégration des propos entendus.
28
https://youtu.be/KL0M-w-Rmwo (animer une réunion)
29
Les techniques d’animation
30
Les événements Externes
Les salons
Les salons et les expositions sont des outils de communication qui permettent aux
entreprises de se faire connaître, de prospecter de nouveaux marchés et d'effectuer des
prises de contact directes. Il convient de préparer au mieux la participation à ce type
d'événement et d'en évaluer les résultats.
A.Avant le salon
C.Après le salon
32
Les conférences et séminaires
Organiser une conférence est un évènement stratégique pour une entreprise. Bien plus qu’un
évènement ponctuel, il s’agit d’une véritable opération de communication. Quel qu’en soit
l’enjeu : booster son image de marque, recruter de nouveaux clients ou fidéliser ses partenaires,
rien ne doit être laissé au hasard pour que l’évènement soit un succès.
La réussite de votre conférence dépend de nombreux éléments.
Les coûts fixes : location de la salle et éventuellement du matériel si la salle n’est pas équipée, équipe
d’accueil et ou de sécurité, régisseur (certaines entreprises de location de salles demandent qu’un
régisseur soit présent le Jour J pour gérer la technique).
Les coûts variables : dépendent par définition du nombre de participants (ex. les frais de traiteur : petit-
déjeuner, déjeuner, pause café, etc…).
Ne pas oublier les coûts annexes, tels que les frais de déplacement, les frais de communication
(impressions d’invitation, d’affiche, budget de publicité digitale, …), etc.
Choisir une tête d’affiche de renom qui remplira à coup sûr votre salle, mais il vous faudra sans doute
prévoir un budget pour une intervention rémunérée ;
Choisir un intervenant moins connu, expert d’un sujet. C’est ce sujet qui vous permettra d’attirer du
public ;
Demander à un salarié d’une entreprise connue d’intervenir sur un sujet et miser sur la renommée de
l’entreprise pour conquérir vos participants !
Si vous optez pour le format table ronde, pensez diversité, choisissez des profils variés pour
faire avancer le débat. L’idéal étant de choisir un animateur, comme un journaliste qui a
l’habitude de poser les bonnes questions et de mettre son interlocuteur à l’aise, un expert du
sujet et une personne plutôt dans l’opérationnel qui pourra donner une vision terrain du sujet
abordé.
34
7. Choisir les prestataires : à qui faire appel ?
Voici une liste de prestataires dont vous pourriez avoir besoin pour organiser votre conférence :
Le traiteur : indispensable si vous avez prévu un petit-déjeuner ou un afterwork. Faites jouer la
concurrence pour trouver celui qui correspondra le mieux à vos attentes et à votre budget. Anticipez les
habitudes alimentaires de chacun : prévoyez quelques snacks végétariens et des boissons sans alcool.
Le régisseur : certaines salles l’imposent, il sera dans tous les cas très utiles pour éviter les problèmes
techniques le jour J.
Le photographe ou vidéaste : si vous voulez communiquer après votre évènement, prévoyez une
captation vidéo et un photographe, ainsi, vous aurez du contenu de qualité à diffuser et vous
maximiserez l’impact de votre event.
L’agence d’hôtes / hôtesses : pour accueillir vos invités comme il se doit. Comme pour le traiteur, vous
pourrez choisir un niveau de prestation adapté à vos besoins et à votre budget.
L’entreprise de location de matériel : à ne pas oublier si ce n’est pas prévu dans la location de la salle
(écran, rétroprojecteur, son, micro).
Pendant la conférence : préparez une slide avec le nom des intervenants, leur identifiant twitter et le
vôtre. Vous pouvez aussi créer un hashtag dédié à votre évènement ;
Après l’évènement : le lendemain, envoyez un mail de remerciement à vos participants et intervenants.
Dans les semaines qui suivent, vous pourrez aussi diffuser des contenus relatifs à la conférence : photos,
vidéos, verbatims, etc…
36
Organisation d’un déplacement professionnel
37
2. Définir le planning du déplacement professionnel et élaborer une
feuille de route
Maintenant que vous avez une vision d’ensemble sur votre déplacement professionnel et
que vos conditions sont fixées, il est temps d’établir votre feuille de route. Vous aurez ainsi une
vision globale sur le déroulé du voyage d’affaires
Énumérer les points clés et/ou rendez-vous importants de votre voyage en fonction des
jours et des moments de la journée comme sur le tableau exemple ci-dessous.
Gagnez du temps en listant, par exemple, toutes les personnes que vous souhaitez
rencontrer ainsi que les lieux dans lesquels vous devez vous rendre.
La feuille de route ou roadmap désigne un document virtuel ou physique qui détaille toutes les tâches
à réaliser afin de tracer un plan clair permettant d’atteindre les objectifs fixés.
La feuille de route intègre différents éléments essentiels à la planification d’un projet tels que :
Les objectifs à atteindre à court, à moyen ou à long terme ;
Les étapes à suivre et les livrables importants ;
Les ressources nécessaires à mettre en place ;
Le calendrier à respecter ;
Les facteurs de risque potentiels.
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39
3. Réserver ses moyens de transport adaptés à la destination du voyage
professionnel
Réservez vos moyens de transport en anticipant vos recherches. S’il s’agit d’un voyage
important à l’étranger, prévoyez de réserver 2 mois à l’avance minimum. Le voyage se fera
certainement en avion et vous voulez trouver les meilleurs vols. Et s’il s’agit d’un déplacement
vers une destination proche, réfléchissez au moyen de transport le plus adapté en fonction de
vos possibilités et de vos besoins (avion, train, bus, voiture). Une fois le choix du moyen de
transport effectué :
Réserver votre hébergement après avoir pris vos billets de train, vos billets d’avion ou votre
voiture de location. Pensez également à vous aider des comparateurs de prix.
Pour cela :
Filtrez vos recherches en fonction des services dont vous avez besoin (petit déjeuner,
parking, bagagerie, équipements de la chambre…) et comparez les offres
Choisissez un hôtel stratégiquement situé par rapport à vos lieux de rendez-vous.
Limitez ainsi vos temps de déplacement et ménagez le stress et la fatigue.
Pensez à vérifier si votre entreprise bénéficie de tarifs préférentiels au travers d’un
partenariat ou d’un programme de fidélité.
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5. Préparer une liste des documents indispensables pour son voyage
d’affaires
Préparer une checklist des documents indispensables pour votre voyage professionnel afin de
ne rien oublier :
CNI
Passeport : indispensable pour un voyage à l’étranger ! (lien
Visa/ Autorisation de séjour : si besoin en fonction du pays de destination
Billets : format QR code sur smartphone la plupart du temps
Cartes de visites : pour laisser votre contact à votre interlocuteur au moment de chaque
nouvelle rencontre
Une enveloppe : pour rassembler vos notes de frais et les conserver jusqu’à votre retour
sans en perdre aucune !
Selon le code du travail, l’entreprise doit assurer l’ensemble de ses salariés où que ce soit (dans
les locaux et en voyages d’affaires sur le territoire ou à l’étranger).
Une assurance multirisque couvre la totalité de vos frais médicaux et de rapatriement en cas de
besoin
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