ORGANISATION ET

PLANIFICATION DES
ACTIVITES
PLAN DU SEMINAIRE
Préparer et Suivre :

1. une réunion
2. Un déplacement
3. Une manifestation
4. Une Foire ou une exposition
5. Des journées de formation
6. Une réunion à distance

2
3
PRÉPARER UNE
RÉUNION

4
Comment organiser une réunion ?
Avant d’envisager une réunion, il est recommandé de se poser un certain nombre de
questions quant à son opportunité et à ses modalités d’organiser :

• Se réunir uniquement si c’est le moyen le plus efficace d’atteindre un résultat

• Ne réunir que les personnes concernées

• Se réunir pour un objectif clair et défini

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Quel type de réunion choisir ?
Selon la taille du groupe, la fréquence et la durée des échanges, les catégories de
participants, on peut distinguer différentes formes de réunions :

• Réunion informelle
• Réunion d’échanges
• Réunion de service
• Réunion d’information
• Réunion conviviale
• brainstorming

6
Quelle disposition de salle choisir ?
• Disposition en salle de classe ou conférence
• Disposition en U
• Disposition en carré ou rectangle
• Disposition en rond ou en ovale
• Disposition de style théâtre
• Disposition en banquet
LE CHOIX DE LA SALLE ET SA
DISPOSITION SONT EN FONCTION DU
NOMBRE DE PARTICIPANTS ET DU TYPE DE
LA RÉUNION ORGANISÉE

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 7

Comment organiser une réunion interne

AVANT LA REUNION

• Choisir le type de réunion

• Fixer la date, l’heure et la durée
• Recenser les participants
• Déterminer le lieu
• Établir l’ordre du jour
• Recenser les taches à réaliser

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• Réserver la salle
• Convoquer les participants
• Fixer le budget
• Prévoir le matériel
• Organiser la restauration et les pauses
• Créer les documents et les supports
• Organiser la salle
• Disposer la salle
• Vérifier le matériel
• Placer les chevalets sur les tables et les
documents

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PENDANT LA REUNION

 Assurer l’accueil

 Distribuer les dossiers et les documents et la

feuille de présence

 Prendre des notes

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APRES LA REUNION

1.Ranger la salle et le matériel

2.Rédiger le Compte rendu
3.Le soumettre à l’animateur
4.Le diffuser

11
Comment organiser une réunion
Externe ?

LA MEME DEMARCHE QUE POUR UNE REUNION INTERNE

12
Trouver la salle en fonction :

• Du nombre des participants

• Du budget allouer
• De la proximité désirée
• Du standing souhaité

• Réserver aussi tout le matériel nécessaire

• Les pauses café ou les repas

13
EN RESUME

????

1. La réunion est-elle nécessaire ?

2. Quel est son objectif ?
3. Nécessite-t-elle un budget particulier ?
4. En fonction des points de l’ordre du jour, combien de temps doit-elle
durer ?
5. Qui sera en charge de l’animation ?
6. Quelles seront les personnes présentes ?
7. Qui sera le rapporteur ?
8. Quel est le moment le plus propice à la rencontre ?
9. Quand faire partir l’ordre du jour, avec quels documents joints ?
10. Quel matériel sera nécessaire sur place ?
11. Quelle salle réserver ? Avec quelle disposition ?
12. Faut-il prévoir des boissons, des plateaux repas, voire des
hébergements ?

14
15
PRÉPARER UN
DEPLACEMENT

16
Les contraintes organisationnelles

• Déterminer les dates et horaires de déplacement en fonction des

différents impératifs des concernés

• Connaitre le détail des RDV pris ou à prendre : lieu, dates, heures,

durées, personnes à rencontrer, documents à remettre

Pour l’étranger :

 vérifier et connaitre la validité de(s) passeports,

 carnet de vaccinations…

17
 PROCÉDURES PRÉALABLES

Conditions d’entrée et de séjour

• Passeport (validité et exigence)

• Documents d’identité
• Visas

Formalités sanitaires

• Santé
• Assurance de voyage et assistance

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Les modes de transports

L’entreprise peut disposer de différents moyens

de transports :

• Véhicule d’entreprise
• Transport individuel ou collectif
• Voiture personnel…

19
Le choix du mode de transport dépend de
plusieurs critères :

• Éloignement entre le point d’arrivée par rapport au lieu de

destination, des trajets complémentaires…

• Heures de départ et d’arrivée

• Coût

• Durée du trajet

• Préférence des collaborateurs quand elles peuvent être prise en

compte

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L’organisation du déplacement
Hébergement :

Le critère du choix dépend de :

• Type de logement disponible et / ou souhaité

• la situation du logement par rapport au lieu de la visite
• du moyen de transport à empreinter
• du budget alloué

Restauration

• Disposition
• Standing
• Préférences culinaires

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Déplacement lors du séjour :

• Les Choix possibles (taxi, transport en commun,

location de voiture..)
• Emplacement du moyen de transport
• Coût à engendrer

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 22

Informations utiles au voyage à collecter :

• Situation géographique
• Décalage horaire
• Monnaie
• Vaccins
• Climat
• Sécurité
• Santé
• Culture
• Langues
• Coutumes et usages…

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 Identifier les contraintes

La première tâche à effectuer consiste à recenser les impératifs à respecter pour

le déplacement :
- la date,
- le budget,
- le nombre de rendez-vous à prendre, avec pour chaque rendez-vous : son lieu,
sa date, son heure, sa durée, les personnes à rencontrer, les documents à
remettre, etc.),
- les préférences (moyens de transport, compagnies, siège, style d'hôtel, ...),
- la mise à jour des papiers officiels (passeport, carnet de vaccinations, ...),
- les exigences (micro portable, cadeaux d'entreprise, dictaphone, appareil
photo, ...).

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Recenser les tâches à effectuer

- établir la liste des tâches et les classer par ordre de

priorité, en fonction de l'ordre logique de leur
exécution ou de leur échéance,

- se procurer la documentation nécessaire à la

réalisation de ces tâches (revues de voyages,
horaires des compagnies, tarifs, cartes
géographiques, ...)

- penser à utiliser l'Internet.

25
Préparer les tâches

la réservation des moyens de transport :

- chercher les meilleurs itinéraires et les moyens de transports les
plus adaptés. S'il s'agit d'un circuit en plusieurs étapes, le travail
demandera beaucoup plus de perspicacité et de recherches car il
faudra vérifier les transferts, les décalages horaires et les jours
fériés,
- prendre une carte géographique, se renseigner sur les compagnies
(penser à demander les escales prévues) et envisager différentes
hypothèses,
- dresser un tableau comparatif des différents modes de transport
pour chaque étape, (jour, heure de départ, heure d'arrivée, escales,
nom de la compagnie, prix, ...), penser aux moyens de transports
locaux (location de voiture, taxi, autocar, ...),
- se renseigner sur les formalités nécessaires (passeport, visas,
vaccins, ...).
26
la réservation de l'hébergement :

- se renseigner sur la situation des hôtels (central, près de

l'aéroport, ...) en fonction des contraintes (avion à reprendre
tôt le lendemain matin, par exemple),
- étudier le rapport qualité/prix,
- faire un tableau comparatif des spécificités de chacun
- Faire un choix

les moyens de paiement :

- carte de crédit la plus commode,

- traveller's chèques,
- devises,
- cours du change. 27
les moyens de paiement :

- carte de crédit la plus commode,

- traveller's chèques,
- devises,
- cours du change.

28
Préparation du dossier de voyage
Regrouper dans un dossier tout les documents nécessaires au déplacement :

• Passeport + visa
• Carnet sanitaire
• Titre de transport (avion, train, car…)
• Réservation d’hébergement
• Réservation de restauration
• Renseignements complémentaires: (fuseau horaire, climat, carte du pays…)
• Titre de location d’un véhicule
• Agenda mis à jour
• Cartes visites
• Autres……

+
FEUILLE DE ROUTE
29
 FEUILLE DE ROUTE

date heure de départ heure d'arrivée Taches Coordonnées adresse Tel et fax Proximité
(heures locales) (heures locales)
       Compagnies de voyage        
hôtels
RDV

30
PRÉPARER UNE
MANIFESTATION

31
PAR MANIFESTATION ON PEUT ORGANISER

Des Assises
Un symposium
Un congrès
Une assemblée ordinaire ou extraordinaire
Une journées portes ouvertes
Une conférence ….

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Définir la cible :

• Personnel
• Collaborateurs
• Partenaires
• Clients
• Fournisseurs…

Fixer la date de la manifestation :

• Privilégier le milieu de semaine

• Proscrire les périodes de vacances scolaires
• Vérifier qu’aucun événement similaire ne soit programmé
pendant la même période
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Fixer le lieu de la manifestation :

• Trouver une salle proportionnelle au nombre de participants

• Trouver une salle correspondant au prestige demandé (budget)
• Trouver une salle géographiquement bien située

Contacter les prestataires de services :

• Les hôtesses
• Les interprètes
• Les sociétés de production audiovisuelle
• Les traiteurs
• Les décorateurs….

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Prévoir les supports de communication :

• Les badges : leurs formes dépendent du standing donné à la

manifestation

• Les cartons d’invitation ou lettres d’invitation avec ou sans coupon

réponse

• Le dossier des participants il contient : le programme de la

manifestation, le plan des locaux, des feuilles pour écrire,
échantillons….

• Dépliants

• Brochures

• Supports de communication et de marketing…

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 35
Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 36
PRÉPARER UNE FOIRE
OU UNE EXPOSITION

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 37

La préparation

Avant toute démarche, l'entreprise doit

constituer un planning afin de gérer au
mieux le temps qui lui est attribué. Il faut
savoir que la préparation est l'étape décisive
car c'est à ce moment que se joue le succès
ou l'échec de l'exposition.

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 38

 PLANNING
Temps Tâches à accomplir
 12 mois  Location du stand
 
 11 mois  Sélection des produits à exposer
 10 mois  Etude de la décoration du stand
 Réservation de l'hôtel
 9 mois  Conception du stand
 Préparation du matériel à exposer
 8 mois  Réservation des branchements d'eau,
d'électricité (téléphone, fax)
Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI
Observation
Plus le stand sera réservé à l'avance, plus l'entreprise
bénéficiera d'un emplacement stratégique.
Les produits seront choisis en fonction du public visé.
La décoration doit être étudiée de manière rigoureuse,
car elle influence le passage des visiteurs.
Il faut réserver l'hôtel à l'avance car en période
d'exposition, ces derniers sont souvent complets.
La période de la conception du stand varie suivant le
type de stand. Un stand personnalisé demande une
période plus longue qu'un stand livré par
l'organisateur.
Il faut penser à un emballage adapté au mode de
transport.
 
39
 7 mois  Mise au point d'une politique L'animation du stand accentue l'impact de la
promotionnelle participation. Certains stands se démarquent des
autres grâce à ce critère.

 6 mois  Choix des hommes et des hôtesses Choisir des professionnels.

 5 mois  Formation du personnel L'accueil doit être impeccable, c'est pourquoi une
formation pré-salon est souvent utile.

 4 mois  Vérification du matériel Pour le transport de la marchandise, il est conseillé de

 Réservation du transport du matériel faire appel à un transitaire possédant une expérience
 Préparation de la documentation en matière d'expositions.
d'entreprise (plaquette, catalogue)
 Réservation de la publicité dans le
catalogue des exposants

 3 mois  Réservation des billets d'avion Les invitations sont les meilleurs moyens d'assurer
 Vérification des passeports des visiteurs et de fidéliser sa clientèle.
 Préparer les cartons d'invitations

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 40

 2 mois  Faire une demande  
d'assurance foire ou
prospection
 Faire une demande de visas (si

nécessaire)
 Faire les vaccinations requises

 1 mois  Demande des documents  

douaniers pour l'expédition des
produits à l’étranger
 Envoi des invitations

Les derniers  Expédition des produits
jours  Départ du personnel
 Aménagement du stand
 Vérification du stand
 Vérification des produits
 Contrôle de la sécurité
La période d'expédition des produits peut être
plus longue en cas de destination lointaine et
l'aménagement du stand dépend de l'ouverture
du hall d'exposition aux exposants.

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 41

Préparation de l'exposition

• Location du stand
• Inscription au catalogue des exposants
• Frais d'inscription et de badges

Préparation de l’aménagement

• Les cloisons, le mobilier, la décoration

• L'éclairage, le branchement d'eau
• Le montage et démontage
• Le téléphone, fax 
• Les frais de nettoyage du stand

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 42

Préparation de la communication
• Les invitations gratuites
• Les mailings
• Les brochures et plaquettes
• Les échantillons et matériels de promotion
• Les réceptions

Préparation de la logistique

• L'emballage
• Le transport
• L'assurance

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 43

Préparation des ressources humaines

• La formation
• Le recrutement
• Le transport
• L'hébergement
• La restauration
• Les indemnité et frais

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 44

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 45
PRÉPARER DES JOURNEES
DE FORMATION

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 46

 Conditions Suite à donner
Quelle Détecter les besoins Préparer le cahier de
formation ? Définir les objectifs par le supérieur charge
ou la DRH Présenter le programme de
formation
Animation assuré Définir les modalités de formation Préparer une lettre de
par un membre de mission
la société ?
Animation assuré Prospection auprès des organismes Signature d’un contrat ou
par un organisme de formation d’une convention de
extérieur ? formation

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 47

 Conditions Suite à donner
Pour qui ? Désigner le personnel concerné

Convoquer les participant

par note de service
accompagnée du
Quand ? Fixer la date par un responsable en programme de la formation
accord avec le formateur
Où ? Déterminer le lieu de formation par
la DRH

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 48

 Conditions Suite à donner
Conditions • Choix de la salle de formation • Réserver la salle et le
matériel ? • Prévision du matériel nécessaire matériel
• Organisation des collations • Mettre à jour le
(pauses et déjeuner) planigramme de
réservation

Documents Photocopies des documents utiles

utiles ? Préparation de la liste de présence
Conception d’un questionnaire
d’évaluation

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 49

Les jours de formation :

• Assurer un accueil chaleureux

• Présenter la feuille de présence
• Disposer Les chevalets
• Assurer l’assistance pour l’utilisation du matériel didactique
• Mise à disposition des supports de formation
• Organiser et disposer les pauses
• Soumettre le questionnaire d’évaluation

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 50

Après la formation :

• Exploiter les questionnaires d’évaluation

• Rédiger un compte de formation

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 51

PRÉPARER UNE
REUNION A DISTANCE

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 52

LE PRINCIPE 

Un opérateur téléphonique met à votre disposition

une "salle virtuelle", dans laquelle les participants à la
réunion téléphonique se donnent rendez-vous. Pour
cela chacun doit appeler un numéro de téléphone
dédié et composer un code d'accès personnalisé. 

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 53

L'ÉQUIPEMENT 

Pas besoin de bijoux techno ! Fixe ou portable,

n'importe quel appareil classique suffit pour
participer à une conf call. Si vous êtes plusieurs sur
un même site à organiser des conf call, vous pouvez
opter pour un téléphone spécial conférence (photo).
Jusqu'à cinq personnes peuvent se placer autour de
ces appareils qui captent les sons dans un périmètre
de 2 mètres.  

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 54

LES TARIFS

Chaque opérateur a sa tarification : avec ou

sans abonnement, avec ou sans frais d'accès
au service, communications à la charge des
participants ou de l'organisateur...

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 55

Mettre sur pied une réunion de travail
téléphonique est souvent la solution
idéale pour gagner du temps et de
l'argent... à condition de bien la
préparer et de la conduire avec
efficacité. 

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 56

Cadrez vos réunions avec l'ATROMI
Echangez librement quelques instants avec les
participants, pas forcément sur le thème de la réunion,
afin de créer une connivence et de faire un rapide
repérage des voix. Procédez ensuite au cadrage de la
réunion pour éviter que les débats ne partent dans tous
les sens. L'"atromi" est un procédé mnémotechnique
pour ne rien oublier, chaque lettre correspond à une
phrase à prononcer. 

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 57

• A... comme Accueil : "Merci d'être là." 
• T... comme Thème : "Nous sommes ensemble pour
évoquer le projet X." 
• R... comme Règles du jeu : "Je vous rappelle que chacun
dit son nom avant de prendre la parole et veille à
écouter les autres." 
• O... comme Objectif : "Dans 20 minutes, nous devons
avoir décidé si oui ou non nous lançons cette opération
promotionnelle." 
• M... comme Méthode : "Chacun donne son avis en une
minute au maximum." 
• I... comme Information en retour : "Etes-vous tous
d'accord sur la méthode et l'objectif de cette réunion ?"  

Séminaire Présenté par Mme KARMOUNI 58

Comment mener une réunion téléphonique

• Sélectionner les participants

• Les informer de la date, de l’heure et du n° de tel + le n° confidentiel
• Etre ponctuel
• Exercer son rôle d’animateur
• Capter l’attention
• Eviter les tentions
• Inciter les participants à exercer une écoute active
• Gérer le temps
• Distribuer les interventions
• Conclure et faire valider
• Rédiger un CR de réunion

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