Secteur : Gestion Commerce

Manuel de cours

Module : ORGANISATION ET PLANIFICATION DES

ACTIVITES

Version provisoire

2ème Année
Filière :

Gestion des Entreprises

Option :

Ressources Humaines

Technicien Spécialisé
1
La DRIF/Le CDC Gestion Commerce remercie les personnes qui ont participé à l’élaboration et la validation de cet
outil. IL s’agit de :

Nom Affectation
Pour la supervision
M MOHAMED AGLAGALE Directeur CDC Gestion et Commerce DRIF
Pour la validation
Mme AMIZ AZIZA Formateur animateur, CDC Gestion DRIF
et Commerce
Pour l’élaboration
Mme CHAGGOUR MERIEM Formateur DR Rabat-Salé-Kénitra
Mme BOUGRINI HASNA Formateur DR Rabat-Salé-Kénitra
Mme KHELFA HOURIA Formateur DR Rabat-Salé-Kénitra

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 P age| 3

COMPÉTENCE14 : ORGANISER ET PLANIFIER LES ACTIVITÉS DE BUREAU

Durée:60heures Code:GEOM-14

M204Organisationetplanificationdesactivités Ficheprescrite
Contexte de réalisation Critères généraux deperformance
 Individuellement  Respect des consignes
 Àpartir:  Utilisation appropriée de l’équipement et
- De mises en situation dumatérieldeclassement
représentatives de l’environnement  Application correcte des étapes de
de travail conduite dechangement.
- Dedirectivesetconsignesduformateur  Planificationjudicieusedesactivitésdubureau
- Desétudesdecas  Soucidelaqualité
 Àl’aide:  Utilisationméthodiquedeladocumentation
- De documents pertinents sur
l’organisation detravail, la gestion
documentaire et la
conduitedechangement.
- Demobilieretdematérielderangement.
Elémentsdelacompétence Critèresparticuliersdeperformance
A-Les outils d’organisation et de
planification

B. Examinerl’organisationdutravailactuelle  La terminologie utilisée dans

l’organisationdutravail:
- Processus;
- Activité;
- Activitécritique;
- Tâches;
 Operations.
 Validation des membres de l’équipe
del’étude:
 Les critères de choix des membres
del’équipe;
 Lesrèglesdetravailenéquipe;
 Les facteurs favorables et nuisibles
autravaild’équipe.

ASSISTANCE TECHNIQUE POUR LE DEVELOPPEMENT DE L 'OFFRE DE FORMATION DANS LE

SECTEUR GESTION-COMMERCEPROGRAMMEDE FORMATION
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C. La préparation des évènements  La réunion d’information

 La réunion de résolution de problèmes
 La réunion collaborative
 La réunion de service
 Le brainstorming
 La réunion de projet
 La réunion commerciale
 La formation
 Le One-to-one
 Le séminaire
 Le Stand-up meeting
 La réunion à distance
 Conseil d’administration

 Définir les objectifs de la réunion

 Construire l’ordre du jour

 Identifiez les participants et leur rôle pendant la

réunion

 Planifiez la date de la réunion

 Préparez les outils de réunion

 Préparation matérielle

 Communication

 Préparation des avis de convocation de réunion

 L’élaboration de l’ordre du jour

ASSISTANCE TECHNIQUE POUR LE DEVELOPPEMENT DE L 'OFFRE DE FORMATION DANS LE

SECTEUR GESTION-COMMERCEPROGRAMMEDE FORMATION
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M204Organisationetplanificationdesactivités
SuggestionsPédagogiqu
es
Compétence14: Organiseretplanifierlesactivitésdubure Code GEOM-
au 14
Durée:60 h CompétencesPréalables:compétence3.
Typedecompétences:Transversale Compétencesenparallèles:peutêtreeffectuéeenparallèleaveclescompétences 11,12et13.

Durée
ElémentsdelaCompétence ApprentissagedeBase ElémentsdeContenus Activitésd´Apprentissagesuggér
suggér
ées
ée
A. Les outils  Individuellement 30%
d’organisation et de  Àpartir:
planification - De mises en
situationreprésentatives
del’environnementdetra
vail
- De directives et consignes
duformateur
- Desétudesdecas
 Àl’aide:
- De documents pertinents
surl’organisation de
travail, lagestion
documentaire et
laconduitedechangement.
- De mobilier et de matériel
derangement.
 Décrire les différents procédés
declassement.
 P age| 6

B. B3. S’approprier la  La terminologie utilisée dans - De mobilier et de matériel

Examinerl’organisationdutra terminologieutilisée dans l’organisationdutravail: derangement.
vailactuelle l’organisation dutravail. - Processus;  Décrire les étapes d’examen
- Activité; del’organisationdutravailactue
- Activitécritique; lle.
- Tâches;
- Operations.
B4. Valider les membres de  Validation des membres de l’équipe
l’équipedel’étude. del’étude:
 Les critères de choix des
membres del’équipe;
 Lesrèglesdetravailenéquipe;
 Les facteurs favorables et
nuisibles autravaild’équipe.
C. La préparation des C1. Identifier les différents  La réunion d’information  Individuellement 20%
évènements types de réunions.  La réunion de résolution de problèmes  Àpartir:
 La réunion collaborative - De mises en
 La réunion de service situationreprésentatives
del’environnementdetra
 Le brainstorming vail
 La réunion de projet - De directives et consignes
 La réunion commerciale duformateur
 La formation - Desétudesdecas
 Le One-to-one  Àl’aide:
 Le séminaire - De documents pertinents
 Le Stand-up meeting surl’organisation de travail, la
gestiondocumentaire et la
 La réunion à distance
conduite dechangement.
 Conseil d’administration
- De mobilier et de matériel
derangement.
 P age| 7

C2. Identifier les  Décrire la

différentes étapes de  Définir les objectifs de la réunion démarched’identification
préparation d’une des activitéscritiques.
réunion.  Construire l’ordre du jour

 Identifiez les participants et leur rôle

pendant la réunion

 Planifiez la date de la réunion

 Préparez les outils de réunion

C3. Les ressources physiques et

humaines à préparer pour une  Préparation matérielle
réunion
 Communication

 Préparation des avis de convocation de

réunion

 L’élaboration de l’ordre du jour

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C4. Préparer un déplacement

professionnel d’un ou plusieurs  Les étapes clés pour organiser un
collaborateur déplacement professionnel

 Poser le cadre du déplacement

professionnel

 Réserver les transports

 Penser aux assurances

 Choisir l'hébergement

 Calculer les frais de déplacement

 Établir une feuille de route de

déplacement professionnel

 Préparer les documents nécessaires au

déplacement professionnel

C5. Organiser les séminaires et  individuellement

conférences 1. Les séminaires  Àpartir:
- De mises en
 Définir l’objectif du séminaire situationreprésentatives
del’environnementdetra
 Déterminer le public et le nombre de vail
participants - De directives et consignes
duformateur
 Choisir un thème - Desétudesdecas
 Àl’aide:
 Fixer un budget - De documents pertinents
surl’organisation de travail, la
 Choisir une date et un lieu gestiondocumentaire et la
conduite dechangement.
- De mobilier et de matériel
 P age| 9

 Communiquer sur l’évènement derangement.

Établir le plan d’action pourmettre en
 Définir le planning du séminaire place l’organisationsouhaitée.

 Prévoir des activités annexes

2. Les conférences

 Établir le budget

 Fixer l’objectif

 Fixer la date

 Trouver le lieu

 Faire la liste des invités

 Trouver des intervenants

 Choisir les prestataires

 INTRODUCTION

Améliorer la qualité de la communication est une priorité pour les entreprises et les occasions
sont de plus en plus nombreuses. Elles peuvent prendre des formes très différentes : réunion
de service, de direction, petit déjeuner ou déjeuner de travail, formation, séminaire, congrès,
salon, réception, dîner au restaurant, etc…

Le succès d’une réunion dépend évidemment de la qualité des intervenants et des animateurs,
mais également de la bonne préparation qui doit pouvoir permettre de faire face aux imprévus
et aux éventuels contre-temps.

Quel que soit le type de réunion que vous devez organiser ou animer, il faut s’attaquer aux
impératifs suivants :
 Trouver la salle de réunion ;
 Convoquer les participants ;
 Assurer un suivi matériel et pratique.

L’organisation d’une réunion est plus ou moins délicate et regroupe un certain nombre
d’aspects selon l’envergure de la réunion et le nombre des participants. On n’organise pas de la
même façon une réception de 100 personnes et une réunion périodique de service.

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 La préparation du travail en équipe

En matière d’efficacité organisationnelle, le travail d’équipe est un atout de taille. Si nous nous
accordons tous sur son importance, nous ne sommes pas tous conscients de ses répercussions au sein
de notre environnement de travail.
Le travail en équipe, couramment utilisé en entreprise, est fructueux :

 Pour l'équipe elle-même, dont il augmente le dynamisme et accroît le potentiel en idées ;

Pour chaque individu qui y participe, dans la mesure où il y apprend à écouter les autres, et à
acquérir l'esprit d'équipe, et où il enrichit ses propres connaissances.

Pourtant, la qualité du travail en équipe reste médiocre si celui-ci ne fait pas l'objet d'une réparation
rigoureuse.

Pour réussir cette préparation, il faut passer par les étapes suivantes.

I. DEFINIR LE BUT DU TRAVAIL EN EQUIPE

Comme ce travail en équipe est plus difficile à gérer qu'un travail individuel, il faut tout d'abord se
demander s'il est vraiment utile et quel est l'objectif à atteindre. Se poser ces questions permet aussi de
motiver les participants.

II. CONSTITUER ET MOTIVER L'EQUIPE

1. Constituer l'équipe
Pour bien fonctionner, une équipe ne doit pas être trop nombreuse. En groupe, un optimum
d'échanges est atteint pour un nombre de participants compris entre cinq et douze.
L'équipe peut être composée :
Soit de façon imposée (par les circonstances, ou les institutions, ou encore l'autorité) ;
Soit de façon spontanée (c'est-à-dire de façon libre en fonction des affinités).
Si l'ambiance de travail est souvent meilleure dans une équipe « spontanée », les résultatssont
parfoisdécevants, en raison d'une dispersion dans le travail.

2. Motiver l'équipe
La rémunération n'est pas le seul facteur de motivation dans une équipe. Chaque participant
aime savoir où il va, voir ses capacités reconnues, se voir confier des responsabilités, travailler en bonne
harmonie avec son entourage professionnel.
Quand les membres de l'équipe ne se connaissent pas, il est donc nécessaire de prévoir un
temps de présentation et d'échange pour « briser la glace ».

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3. Les avantages du travail en équipe :

1. Le travail d’équipe aide à communiquer efficacement

2. Le travail d’équipe rend les sessions de brainstorming plus constructives

3. Le travail d’équipe encourage la poursuite d’un objectif commun

4. Le travail d’équipe développe votre aptitude à résoudre des problèmes

5. Le travail d’équipe instaure la confiance

6. Le travail d’équipe renforce la culture d’entreprise

7. Le travail d’équipe vous rend plus efficace

8. Le travail d’équipe accroît l’implication des employés

9. Le travail d’équipe constitue un facteur de motivation pour les équipes performantes

10. Le travail d’équipe développe les forces individuelles de chacun

11. Le travail d’équipe renforce votre capacité à prendre des décisions

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13
 II. ORGANISER LES CONDITIONS DE TRAVAIL

Les conditions matérielles jouent également un rôle important dans la réussite du travail en
équipe.
1. L'espace et les conditions matérielles

Le local : confortable, bien éclairé et bien isolé du bruit. Sa taille dépendra du nombre de
participants, mais au-delà de trente, il faut plusieurs petites salles.
La disposition des participants est également à étudier. Elle doit permettre à chacun d'eux de voir et
d'entendre tous les autres. Elle est différente selon qu'il y a ou non un animateur.
 Le matériel : les participants doivent pouvoir disposer de tout le matériel nécessaire, et en
particulier d'un tableau.
2. Le temps
Le travail en équipe nécessite :
Des phases de travail individuel ;
Des phases de travail en commun, destinées à faire régulièrement le point des travaux en
cours et à échanger des avis.
Il faut donc recenser les disponibilités de chacun pour fixer les rendez-vous de l'équipe à des moments
où l'attention est la meilleure : les heures tardives sont par exemple à éviter.
Il est conseillé à chaque participant de mettre à jour son agenda, il sera bon d'établir un planning
visualisant les différentes échéances prévues et atteintes, en précisant les noms des responsables de
chaque tâche.

IV. ORGANISER L'ACTION

Quand toutes les tâches à exécuter ont été recensées, il faut les effectuer.
Deux solutions s'offrent alors :
Effectuer tous ensemble les différentes tâches (communauté d'action) ;
Répartir les tâches entre chacun des membres de l'équipe et organiser régulièrement des
réunions d'échange et de contrôle des résultats (division des tâches).
La seconde solution est souvent plus efficace : elle permet de gagner du temps et d'utiliser au mieux les
compétences. Il est toutefois indispensable que les réunions de concentration se fassent de façon très
régulière.
En outre, un groupe fonctionne mieux si l'un de ses membres est désigné comme animateur ou
organisateur. Lors des réunions, il est bon qu'un secrétaire de séance prenne note.

https://youtu.be/uMEnYft-jIk (gestes clés du travail en équipe)

https://youtu.be/OF7g7udQlSo (travail en équipe)
https://youtu.be/TGKC7AqXzls (comment bien diriger une équipe )

14
 Démarche d’organisation d’une activité
L’organisation d’une activité nécessite une répartition méticuleuse qui doit être suivie et
contrôlée.
Après la définition de l’activité, il faut par la suite la décomposer en tâches. Ces tâches seront
planifiées et réparties entre les différents opérateurs.

1- Décomposition de l’activité en tâches

Après avoir défini une activité, il faut la décomposer en tâches. Cette liste de tâches doit être
établie avec précision en déterminant pour chaque tâche la durée de réalisation. Cette liste
doit être écrite (check-list).

2- Planification et ordonnancement des tâches

Après la division de l’activité en tâches, il faut ordonnancer ces tâches dans le temps en
utilisant les techniques de planification (par exemple le planning).

La planification des tâches doit prendre en compte les contraintes suivantes :

 Les délais imposés ;
 Les contraintes techniques (matériel, machines, outils de travail, etc.) ;
 Les contraintes humaines (effectif des employés, qualification, etc.)

3- Répartition des tâches au sein d’un groupe

Il s’agit de la répartition des tâches sur les membres de l’équipe chargée de l’activité. Une
bonne répartition de ces tâches induit l’implication des salariés et la réalisation de l’activité
d’une manière rapide et facile.
La définition du travail de chacun doit se faire d’une manière claire et précise pour éviter de le
remettre en cause par la suite. Pour cela, on peut utiliser des fiches de travail qui indiquent :
 Le travail à faire ;
 Le temps de réalisation ;
 La place de ce travail dans l’activité afin de délimiter les responsabilités ;
 L’interdépendance des tâches.

4- La recherche des informations et choix des moyens

La recherche de l’information peut se faire de deux manières :
 La recherche documentaire : exploiter les informations disponibles ;

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  La recherche d’informations concrètes (interview, sondage) : cette méthode est utilisée
pour connaitre les besoins et les intérêts de ceux à qui le projet est destiné.
Les informations à rechercher portent sur les éléments suivants :
 La façon de faire l’activité ;
 Les moyens à mettre en œuvre : pour définir les moyens, il faut établir la liste des
toutes les ressources dont on a besoins (ressources humaines, moyens techniques,
etc.).

5- Suivi et contrôle des résultats

a- Suivi de la réalisation

Le moyen le plus simple pour suivre la réalisation de chaque tâche est de la pointer sur la liste
des tâches et les fiches de travail.

Pour faire respecter les délais fixés à priori, il est judicieux de prévoir un planning prévision-
réalisation. C’est le moyen pour suivre si les réalisations sont conformes aux prévisions et faire
alors les corrections nécessaires.

b- Contrôle et évaluation

Après la réalisation de chaque activité, son contrôle devient une nécessité. Ce contrôle porte
sur :
 La comparaison entre le projet initial et le projet réalisé ;
 Le respect des contraintes ou des critères de qualité fixés au départ.

c-Pendre connaissance des directives

L’employeur peut établir des directives et donner des instructions à ses employés en ce qui
concerne l’exécution de leur travail et leur comportement dans l’entreprise. Le collaborateur
doit suivre ces directives, selon les règles de la bonne foi.
L’employeur peut et doit donner des directives à ses employés lorsqu’il s’agit notamment de
protéger leur santé et leur sécurité ou de sauvegarder l’image de l’entreprise. Lorsque ces
instructions entrent en conflit avec la personnalité ou la sphère privée de l’employé, la
situation est délicate.

https://youtu.be/jvlMfWMzMgE (organisation d’une activité commerciale)

https://youtu.be/BLBdOCAEQlw (comment réussir votre réunion d’équipe)

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 Les rôles des différents acteurs
concernés
Les hommes sont au cœur des organisations et remplissent chacun des rôles divers et variés.
Leurs objectifs sont à la fois complémentaires et antagonistes. Cela implique la mise en place
de moyens de coopération et de coordination.

L’office manager :

Office Manager est une profession qui a pour cœur de métier d’aider le dirigeant dont on est le
bras droit à concevoir, mettre en œuvre et évaluer les processus de travail au sein de
l’entreprise afin d'améliorer son efficacité et sa productivité. C’est un métier qui est une
évolution moderne de l'assistant de direction.

L’Office Manager a les tâches que décide de lui confier son supérieur hiérarchique ! Ajoutons-y
donc souvent :
– La Communication interne et externe,
– Le reporting,
– La gestion des services généraux,
– Le suivi des budgets,
– La gestion de la trésorerie,
– L’organisation et la gestion des réunions,
– La mise en place du team building et des séminaires,
– L’accueil des nouveaux salariés, etc.

Le management :

Le management est une composante de la stratégie d’entreprise qui s’associe à la gestion du

personnel. Son but est donc de planifier, organiser, diriger et contrôles les ressources d’une
entreprise afin qu’elle respecte la réalisation de ses objectifs fixés.
Il est important de prendre en compte que la nuance entre le management et la gestion. En
effet, le management intègre les compétences et actions liées à l’organisation du travail de
groupe, ainsi qu’aux relations humaines dans une vision qualitative.
De son côté, la gestion se base plus sur le fait de mener à bien les affaires générales avec une
vision quantitative (gestion de la comptabilité, financière, etc.).
Pour résumer simplement, le management est en quelque sorte la méthode pour diriger et
conduire des ressources humaines en en tirant le meilleur possible.

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 Pour faire simple, les tâches liées au management sont :

 L’élaboration et le suivi de la mise en application de la stratégie de développement;

 L’organisation et la répartition des tâches entre les différentes équipes ;
 La planification du travail en fonction des délais à respecter ;
 La gestion de la communication et de la coordination entre les différents employés ;
 La motivation des équipes de travail, et la gestion d’éventuels conflits afin de garantir une
bonne ambiance de travail

Les collaborateurs :
Ils sont les garants sur lesquels vous pouvez compter et ils assurent le développement positif
de l'entreprise. Ils adoptent une attitude fondamentalement positive, ils sont motivés et
développent des idées et des stratégies créatives pour faire progresser l'entreprise.

Les facilitateurs :
Le facilitateur en entreprise est une personne qui œuvre pour aider un groupe à faire émerger
par lui-même les réponses à ses propres questions. Et l’accompagner ainsi dans l’atteinte de
ses objectifs.
Le facilitateur ne possède pas nécessairement les connaissances métier. Il ne propose pas une
solution opérationnelle, mais les moyens pour y parvenir : son apport est purement
méthodologique et psychologique.

18
 PREPARATION D’UNE REUNION
Pour qu’une réunion soit réussie, il faut impérativement suivre certaines règles et organiser la
préparation en suivant certaines étapes.

Avant de vous lancer dans la tâche qui vous est confiée, il faut absolument prévoir une réunion
avec le responsable de l’opération de façon à pouvoir déterminer le type de réunion ainsi que
le budget prévu.

Il faut également être en mesure, à la fin de cette entrevue, ou après lecture et interprétation
correcte des directives reçues, de pouvoir répondre à certaines questions :

 De quoi s’agit-il ? (Avis de convocation)

 Qui est concerné par cette convocation ?
 Quand la rencontre aura-t-elle lieu ?
 Où se déroule-t-elle ?
 Pourquoi ? (Pour quel genre de réunion ?)

Le s é v é n e m e n t s i n t e r n e s
A. Les réunions
La réunion est un mode de communication groupale répandu et souvent nécessaire.
Mais sa multiplication peut être source de dysfonctionnement. Quel que soit son
objectif (information descendante ou ascendante, discussion, résolution de problème
ou formation), une organisation rigoureuse s'impose pour en assurer l'efficacité

I- LES TYPES DE REUNIONS

Type Objectifs
REUNION D’INFORMATION
Réunion d’information descendante La direction souhaite transmettre une
information (ex : l’adoption d’un nouveau
règlement intérieur)

Réunion d’information ascendante Elle permet de recueillir des informations, des

19
 opinions ou des réactions et de les faire
remonter vers la direction. Il s’agit souvent de
tables rondes ou d’interviews de groupe (ex :
orientation vers une meilleure organisation des
horaires de travail)
REUNION DE DISCUSSION
Echanger des points de vue sur un sujet à la fois
précis (on connaît le sujet) et imprécis (chacun a
Réunion débat préparé des idées, toutes seront émises,
discutées et notées pendant la réunion). La
réunion doit aboutir sur la validation des choix,
les actions à engager, les informations clés (ex :
proposition pour une réorganisation des
préparations des commandes) ; proposition du
planning d’activités du comité d’entreprise

REUNION DE RESOLUTION DE PROBLEME

Elle a pour but de trouver des solutions à une
Réunion de travail en équipe situation problématique de l’entreprise (ex :
comment réduire les accidents de travail)

REUNION DE NEGOCIATION
L’objectif est de trouver un consensus entre les
Réunion débat participants (en cas de conflits) (ex : négocier de
nouveaux horaires de nuit avec les représentants
du personnel)

REUNION DE CONCERTATION
Faire le point sur les actions encours, les
Réunions internes (hebdomadaire, mensuelle, résultats, les difficultés, prise de recul par
trimestrielle, annuelle) rapport aux résultats

Réunion transversales ponctuelles ou régulières Elle concerne une approche globale de

résolutions de problèmes ou le suivi d’un projet
précis
Réunion de direction
Elle a lieu régulièrement où les dirigeants sont
amenés à étudier des questions transversales

REUNION VIRTUELLE A DISTANCE

Elle permet à des personnes géographiquement dispersées de s’affranchir des contraintes de lieu :
reliés par un média (téléphone, réseau numérique à intégration de services (RNIS) ou Internet), ils
sont en mesure, grâce à des interfaces appropriées (caméras, micros) d’entrer en communication,
d’échanger de l’information et même assumer un travail collaboratif à distance

II- TYPES DE RENCONTRES

Assemblée générale Se définit comme un rassemblement d’un plus grand nombre de

personne dans un même lieu, qui ne partagent pas nécessairement
les mêmes idées
Comité Est un regroupement de personnes habituellement désignées par
une assemblée. Son rôle est de procéder à l’étude de certaines
questions, à leur consacrer une attention spéciale pour ensuite
20
 présenter des recommandations. Il existe deux sortes de comités :
le comité spécial et le comité permanent.
Réunion Se définit comme un rassemblement dans un même lieu de
plusieurs personnes qui ont des objectifs communs, un but
déterminé.
Réunion du conseil C’est la réunion de travail type pour communiquer, prévoir,
d’administration prendre des décisions. Elles peuvent être classées en genres plus
ou moins définis, en fonction de l’objectif recherché.
Réunion ordinaire Ce type de réunion a habituellement lieu à une date fixe, une fois
par semaine ou une fois par mois. On traite des sujets courants et
des décisions sont prises dans le cadre du fonctionnement de
l’entreprise. Il y a généralement un suivi entre ces réunions.
Réunion Ce type de rencontre a lieu lorsqu’une question est jugée trop
extraordinaire urgente ou importante pour attendre la tenue d’une réunion
régulière. Habituellement, un seul sujet est inscrit à l’ordre du jour.
Puisqu’il s’agit d’une réunion extraordinaire, aucun point ne peut
être ajouté ni enlevé après l’envoi de l’ordre du jour.
Le séminaire Se définit comme un petit nombre de personnes réunies pour
étudier une ou certaines questions précises sous la direction d’un
animateur.
La journée d’étude Est un temps consacré à l’étude d’un ou de plusieurs sujets
pendant la journée.
Le colloque Est une réunion organisée entre spécialistes de questions
religieuses, scientifiques, politiques ou autres.
Le symposium Est une réunion ou un congrès de spécialistes sur un thème
particulier.
Le congrès Est une réunion de personnes qui délibèrent sur des recherches,
des études communies ou des intérêts communs en différents
domaines.
Conférences Ayant pour outil le téléphone, la télévision et les technologies
électronique informatiques, elle s’appuie sur de nouvelles techniques de
réunion.
Téléconférence Permet de tenir une réunion sur le champ, il suffit d’avoir un
téléphone sous la main. Elle se définit comme une réunion
téléphonique d’au moins 3 personnes situées dans des endroits
différents.
Vidéoconférence Est une nouvelle dimension des télécommunications. C’est la
présence visuelle qui s’ajoute à la présence sonore. Cette formule
vous permet de voir et d’entendre tous les correspondants où
qu’ils se trouvent, comme s’ils vous faisaient face. De plus, les
équipements de vidéoconférence vous permettent d’utiliser une
vaste gamme d’outils de présentation visuelle tels que graphiques,
tableaux et diapositives. Le service de vidéoconférence
automatique est disponible dans des salles réservées à cette fin.
Quorum Est le nombre de membres requis pour que la réunion ou
l’assemblée puisse valablement délibérer. Si les statuts ou
règlements ne définissent pas le quorum requis, il est
habituellement reconnu que la majorité suffit. Faute de quorum,
l’assemblée ne peut se réunir.

21
 La réunion Réunion participative par excellence, l’animateur réunit le groupe de
collaborative travail pour faire avancer un sujet en particulier. Débats, échanges,
discussions, chacun est appelé à participer pour faire avancer les
sujets de manière efficace
La réunion de service La réunion de service est un rendez-vous récurrent avec les
personnes d’une même équipe. Le but est de réunir tous les
collaborateurs pour faire un point sur les projets en cours, les
problèmes éventuels et l’humeur du moment
La réunion de projet Format préféré des chefs de projet, il permet d’effectuer la revue de
projet. Kick-off meeting, point d’avancement, réunion de travail,
réunion de clôture et de bilan, ces points sont conduits de manière
méthodique par le responsable du projet.
La réunion Un basique pour toute équipe commerciale, cette réunion permet
commerciale de faire une revue des objectifs commerciaux et des performances
de chacun.
La formation Nécessaire pour faire monter les collaborateurs en compétence au
sein de l’entreprise ou pour accueillir de nouveaux collaborateurs
avec un onboarding, les formations sont à considérer comme un
format de réunion pouvant être mené aussi bien par un manager
qu’un formateur.
Le One-to-one Le one-to-one est le moyen ultime du manager pour échanger avec
chacun de ses collaborateurs. Organisé une fois par an au minimum,
certains managers n’hésitent pas à en faire un rendez-vous mensuel
récurrent pour bâtir une relation de confiance.
Le brainstorming Technique d’animation de réunion très appréciée pour trouver de
nouvelles idées et favoriser l’idéation, le brainstorming – ou remue-
méninge – favorise la créativité et incite chaque collaborateur
concerné à participer, même les moins créatifs !

III- LA LOGISTIQUE D’UNE REUNION

Formuler explicitement le thème et les objectifs d’une réunion permettent de mettre en cohérence son
ordre du jour, les choix des participants et de l’animateur, la forme de la réunion et le lieu, le plan de
son déroulement et sa durée

Les étapes utiles pour une réunion réussie

Les réunions de travail sont des moments d’échanges indispensables en entreprise auxquels on
consacre une grande partie de notre temps. Elles servent au partage d’informations, et la
plupart du temps, normalement, à la prise de décisions.

Si celles-ci sont mal organisées, alors vos équipes n’en tireront qu’un sentiment de perte de
temps. Vous risquerez par ailleurs d’en ressentir l’impact sur vos activités ; ainsi que sur le
moral des troupes.

Par contre si elles sont bien préparées, et donc potentiellement réussies, alors vos réunions
seront efficaces et feront sens auprès de vos équipes.
Grâce à cette cheklist, vous aurez tout pour mettre en place des réunions collaboratives
efficaces.

22
 1. Définissez les objectifs de la réunion

Pour conduire une réunion efficacement, définissez d’abord son objectif à atteindre.
Identifier s’il s’agit de :
 Partager une vision
 Amorcer les échanges
 Faire un bilan
 Résoudre des problèmes
 Prioriser et décider ensemble
 Explorer et réfléchir ensemble
 Terminer les échanges

L’objectif de la réunion permettra d’identifier le type de réunion le plus adapté.

2. Construisez l’ordre du jour

L’ordre du jour de réunion permet d’identifier et de communiquer les différents points à

aborder pendant votre réunion. Il sert aussi de plan de suivi des échanges et de programme,
pour bien cadrer les discussions.
Il permet à l’ensemble des participants d’identifier les éléments qui les concernent en amont,
en vue de préparer leur intervention et d’amorcer les discussions.
Sans ordre du jour, les participants risquent de se disperser et de ne pas répondre à l’objectif
attendu. N’hésitez pas à faire un tour de table lorsque le sujet s’y prête.

3. Identifiez les participants et leur rôle pendant la réunion

Réunissez simplement les personnes qui peuvent vraiment contribuer à faire avancer l’ordre du
jour et à répondre à l’objectif de la réunion.
Pour une conduite de réunion vraiment efficace, donnez un rôle spécifique à
chaque participant.

 Le facilitateur : c’est l’animateur de la réunion. Il doit veiller à rendre la participation

active et équilibrée pour faciliter l’avancée des échanges.

 Le maître de la gestion du temps / time keeper : il assiste le facilitateur en lui indiquant

le temps restant pour chaque thématique de la réunion, en fonction de l’ordre du jour.

 Le catalyseur de décisions : il pousse l’équipe à prendre des décisions et les note pour
les enregistrer. Il est responsable du relevé des décisions.

 Le scribe : il prend des notes au cours de la réunion pour rédiger le compte-rendu et le

diffuser

 Le participant, soit tous les membres de la réunion : il participe à l’intelligence collective

pour faire avancer les discussions en donnant des idées et en enrichissant celles des
autres.

4. Planifiez la date de la réunion

Il est conseillé de les planifier en début ou en fin de demi-journée, pour ne pas interrompre les
23
tâches opérationnelles en plein milieu.
Aussi, préférez l’organisation de réunions très stratégiques le matin, quand les idées sont
encore fraîches, comme pour les brainstormings par exemple.

5. Préparez vos outils de réunion

Quels supports et quels documents sont essentiels pour faire avancer la réunion de travail
efficacement ?

 Vos supports de présentation

 Un paperboard
 Un vidéoprojecteur et un écran
 Des activités interactives pour faciliter les échanges
 Tableau digital pour brainstormer en présentiel ou à distance
 Des outils collaboratifs si vous êtes à distance

Les ressources physiques et humaines à préparer pour une réunion

Une réunion a de meilleures chances d’être réussie si sa logistique est convenablement

travaillée. Ses participants n’en seront que plus efficaces. Il s’agit principalement de gérer
l’organisation et l’aspect matériel. C’est surtout un travail préparatoire mais certaines règles
sont aussi à respecter pendant et après la réunion.

a. Préparation matérielle

Un inconvénient des réunions physiques, par rapport aux plateformes de travail collaboratif,
est qu’elles nécessitent… un lieu !

L’espace de réunion doit évidemment être adapté au nombre de participants. En effet, une
salle trop petite peut engendrer des frictions tandis qu’une pièce où il est facile de circuler
24
permet un climat plus serein.

Une salle de réunion doit comporter des prises électriques tout autour de la pièce et le wifi doit
être accessible. Par ailleurs, la luminosité doit être réglable, surtout si une projection est
envisagée.

Attention à la température. Rien de tel qu’une salle trop fraîche pour que les participants aient
envie de partir ! Prévoir plusieurs salles si des travaux en groupes sont envisagés et établir
un planning de leur utilisation. Si un certain standing est souhaité et qu’en interne les lieux ne
s’y prêtent pas, il faut louer une salle à l’extérieur.

Le matériel dépend du type d’animation : paperboard pour noter les idées, rétroprojecteur ou
vidéoprojecteur, fournitures (feuilles blanches, stylos, trombones…), logiciels si le ou les
animateurs ne disposent pas de leur ordinateur portable, etc. Préparer aussi les documents à
remettre. Très souvent absente, la pendule participe pourtant au confort de tous et contribue à
gérer le timing.

La restauration est un point important si les participants viennent de loin. Eau, jus de fruit, café,
thé et viennoiseries sont habituellement proposés pour la pause matinale. Il est tout aussi
habituel que les participants disposent d’une petite bouteille d’eau chacun.
Une fiche de préparation peut être établie par l’organisateur (qui est bien souvent
l’assistant(e) du manageur décideur). Support : soit papier, soit informatique.

Exemple

Nom de la société Date :

Préparation de réunion
Objet de la réunion :
Date de la réunion : Heure début :
Heure fin :
Lieu :
Initiateur : Animateur :
Présence
Confirmée Non confirmée
Participants

Documents à prévoir :
Divers à apporter :
Matériel à prévoir :
Divers :

b. Communication
Éventuellement, une pré-réunion virtuelle permet de préciser les points à aborder
(conférence téléphonique, messagerie instantanée…). Mais surtout, il faut que les

25
participants aient du recul pour s’approprier les objectifs plutôt que se voir imposer un
travail sans y être préparés.
Après s’être assuré de leur disponibilité, les participants doivent recevoir leur invitation au
moins une semaine avant la réunion. Chacun confirme sa présence à l’organisateur, qui
imprime alors la feuille d’émargement. Le programme est rédigé et expédié à toutes les
personnes conviées.
c. Préparation des avis de convocation de réunion
L’avis de convocation (ou simplement la convocation, dans un contexte moins officiel) a
pour but d’aviser des personnes, par écrit, de la tenue d’une réunion ou d’une assemblée à
laquelle elles sont conviées. De nombreuses situations demandent que l’on envoie un avis
de convocation : un directeur ou une directrice peut convoquer le personnel ; un
secrétaire ou une secrétaire de comité peut convoquer les membres du comité ; les
actionnaires d’une entreprise peuvent être convoqués à l’assemblée annuelle, etc.
Peu importe le type de réunion, l’avis de convocation doit être bref et précis. Il peut se
présenter sous la forme d’une lettre personnelle, d’une note ou d’un courriel.
On trouve dans un avis de convocation les renseignements suivants :

– le nom de la personne qui convoque la réunion ;

– le type de réunion (réunion, assemblée annuelle, séance extraordinaire, etc.);
– la date, le jour, l’heure et le lieu de la réunion ;
– l’objet de la réunion.

Exemple : Lettre

Rabat, le 15 octobre 20

Avis de convocation

Madame, Monsieur,

Par la présente, vous êtes convoqué à la réunion mensuelle du conseil d’administration

du Groupe ABC qui se tiendra le mercredi 23 octobre prochain à 19 h dans les locaux de
l’entreprise.

Vous trouverez ci-joint le projet d’ordre du jour ainsi que le procès-verbal de la dernière
réunion.

Étant donné la portée des décisions qui seront prises lors de cette réunion, votre
présence est vivement souhaitée.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Younes Taoussi
Directeur adjoint

p. j. Projet d’ordre du jour et procès-verbal

26
Exemple 2 : NOTE

DESTINATAIRE : Le personnel du Service des ventes

EXPÉDITEUR : Adil Taoussi, président

DATE : Le 15 octobre 2013

OBJET : Réunion extraordinaire

Le président des Productions ABC vous convoque à une réunion extraordinaire qui aura lieu le
jeudi 24 octobre prochain à 13 h dans la salle 1325.

Lors de cette rencontre, le président fera le point sur l’état des négociations avec nos partenaires
américains. Tous les employés sont priés d’y assister. La réunion devrait se terminer vers 15 h.

Merci de votre participation.

Exemple 3
Le 15 avril 20

À
Tout le personnel
Des Ressources humaines,

Objet : Réunion de service

Veuillez prendre note que nous tiendrons notre réunion de service mensuelle le mardi 22 avril
à 9 h 30 dans la salle de réunion.

Nous ferons le point sur les activités du mois dernier et nous discuterons de la possibilité
d’embaucher des étudiants et étudiantes cet été. La réunion devrait se terminer vers 11 h.

Je vous remercie de votre collaboration.

Le directeur du personnel,
Ahmed Salhi

27
 d. L’élaboration de l’ordre du jour

Dès lors que l'on parle réunion, productivité rime avec ordre du jour préparé, pensé, rédigé et
partagé au préalable ! Ce, afin d'éviter le trop fréquent syndrome de réunionite stérile aiguë…

Qu'est-ce qu'un ordre du jour ?

Trop souvent sous-estimé, un ordre du jour efficace et bien articulé est la clé de succès d'une
réunion. Il définit un cadre aux discussions, prépare chacun à ce qui va être dit et dessine les
objectifs attendus à l'issue de la rencontre. Par ailleurs, les participants prennent conscience de
la valeur de leur présence, donnant ainsi davantage de sens encore à leur mission.

 S'il est généralement perçu comme un simple plan détaillant les sujets devant être
abordés, un ordre du jour bien articulé est bien plus que cela.Parmi les atouts majeurs
d'un tel outil, on peut notamment souligner les points suivants :
 Il permet aux participants de déterminer si oui ou non leur présence est une réelle
nécessité (une information technique ne justifiant pas la présence de son auteur peut,
par exemple, être transmise en amont par mail à tous les participants). Cela évite un
sentiment - plus ou moins justifié - de véritable perte de temps pour certains.
 Il offre à chacun l'occasion de bien préparer la réunion, notamment ses éventuelles
interventions et/ou questions. Chacun vient en connaissance de cause et a l'assurance
de ressortir en ayant avancé sur le sujet/projet.
 Il cadre le déroulement de la rencontre, tant au niveau de la forme que du fond, évitant
ainsi débordements, hors sujet, etc.
 Il constitue un appui de taille pour l'animateur dans son rôle de chef d'orchestre.
 Il est un excellent baromètre quant à la réussite ou non de la réunion en matière
d'efficacité et de productivité.

IV- PRENDRE DES NOTES EN REUNION

La prise de notes doit être efficiente afin de répondre aux attentes des lecteurs dans la proposition du
compte rendu. Il faut savoir anticiper et utiliser une technique adéquate.

Lors d’une prise de notes, il faut réserver le mot à mot aux seules phrases clés qui seront reportées
textuellement dans le compte rendu.
Dans tous les autres cas, notamment pour rapporter des questions réponses, il faut reformuler les idées
principales en précisant le nom de l’intervenant, le résumé de son intervention et la retranscription de
28
la réponse apportée.

Si une intervention étonne (par son contenu ou parce qu’elle semble hors sujet), il convient d’y ajouter
un astérisque dans la marge, puis de vérifier son importance auprès du manager, avant de l’intégrer
dans le compte rendu

A) Après la réunion

- Traduire les notes le plus tôt possible après la réunion

- Regrouper les informations par ordre chronologique
- Saisir, effectuer un contrôle rigoureux du document et le diffuser

Liste de contrôle – Préparation d’une réunion

Étapes Tâches à réaliser Dates limites

1 Établir l’ordre du jour
2 Déterminer la date de la réunion
3 Déterminer le lieu de la réunion
J – 1 mois
4 Déterminer l’organisation de la salle et le matériel
5 Réserver les locaux et le matériel
6 Convoquer les participants
7 Établir la liste définitive des participants
8 Confirmer la réservation de la salle et du matériel
J – 15 jours
9 Inviter les participants extérieurs à l’entreprise
(éventuellement)
10 Préparer les dossiers des participants et les J – 2 jours
documents d’accueil
11 Accueillir les participants et faire signer la liste Jour J
d’émargement (jour de la réunion)
12 Distribuer les documents

Les 10 commandements d'une réunion efficace :

- Je la prépare soigneusement
- Je lui donne un objectif précis que je communique
- Je bâtis, en fonction de cet objectif, un schéma précis du déroulement des
séances de travail
- J'implique les participants : chacun s'exprime sans censure
- J'apporte des éléments nouveaux
- Je présente des résultats concrets
- Je renouvelle les techniques d'animation pour na pas tomber dans la routine
- Je m'assure que les messages sont compris (synthèse, quizz, exercice)
- Je respecte le timing, celui des séances de travail comme celui des pauses
29
- Des décisions concrètes sont prises avant la fin de la réunion et seront suivies
d'effet

30
 ANIMER UNE REUNION
Animer une réunion de travail requiert un certain nombre de qualités, qui se peaufinent avec le temps. Il
s’agit à la fois du développement de qualités humaines mais aussi de l’acquisition d’habiletés de
communication solides.
Opter pour une communication claire, efficace, sincère, tournée vers l’empathie et l’ouverture d’esprit,
c’est assurer votre crédibilité en tant que manager. C’est aussi renforcer la relation de
confiance auprès de vos équipes et booster leur motivation.
L’animateur de la réunion, devant le groupe, veillera à moduler sa voix et ses inflexions en fonction
des informations à délivrer et des effets recherchés. Par ailleurs, respecter des temps de silence facilite
l’intégration des propos entendus.

Les fonctions de l’animateur

L’animateur conduit les participants à remplir l’objectif de la réunion.

Il met ses compétences relationnelles et en techniques de communication au service de ces différentes

fonctions :
B) Les fonctions techniques : il exerce des fonctions d’encadrement. C’est pourquoi, sa
préparation technique est essentielle. Il doit :
- Annoncer le thème, l’objectif de la réunion et la contribution de chacun
- Être à l’écoute, reformuler pour relancer les discussions, clarifier, pratiquer l’écoute active,
poser des questions pour motiver, imaginer les conséquences, apporter des informations
précises aux participants
- Synthétiser les idées, les noter au tableau
- Conclure en vue de la décision, en reprenant les objectifs de départ et en faisant le point

C) Les fonctions psychologiques et relationnelles

La clarté de ses propos, son engagement personnel, son dynamisme doivent produire des effets
d’entraînement auprès des participants. Lorsque ceux-ci poseront des questions, l’attitude de
l’animateur doit s’adapter et témoigner de l’empathie (capacité de se mettre à la place d’autrui et de
percevoir ce qu’il ressent), de l’ouverture à l’autre

31
https://youtu.be/KL0M-w-Rmwo (animer une réunion)

32
Les techniques d’animation
Les techniques d’animation
LE TOUR DE TABLE : chacun des participants
répond à tour de rôle à une question précise
(pas d’interaction programmée entre les
arguments des uns et des autres).
LE DEBAT : technique qui permet d’élaborer
des solutions collectives grâce à l’interaction
des arguments entre les participants
LE TRAVAIL EN SOUS-GROUPE : faire réfléchir
pendant une durée déterminée des petits
groupes de 3 à 4 personnes sur un sujet.
Déterminer au sein du groupe un animateur
chargé d’organiser le travail et de restituer le
résultat
LE TRAVAIL INDIVIDUEL : la réflexion
individuelle des participants permet de
prendre du recul par rapport à un sujet ou de
produire des résultats au cours d’un exercice
pratique
Le rôle de l’animateur
- Préciser la durée des interventions
- Écrire la question ou le sujet au tableau
- prendre des notes au tableau au fur et à
mesure des réponses
- Donner le contexte, préciser les enjeux
- Écrire la question ou le thème au tableau
- Conduire les échanges en régulant le temps de
parole, reformulant, questionnant, apporter
des précisions
- Constituer les sous-groupes
- Noter sur un tableau les sujets de travail, le
temps imparti, le résultat attendu
- Limiter les sessions individuelles à une
vingtaine de minutes maximum
- Donner précisément les consignes au tableau
33
Les événements Externes

Les salons
Les salons et les expositions sont des outils de communication qui permettent aux
entreprises de se faire connaître, de prospecter de nouveaux marchés et d'effectuer des
prises de contact directes. Il convient de préparer au mieux la participation à ce type
d'événement et d'en évaluer les résultats.
A. Avant le salon

 Le choix de la manifestation s'appuie sur différents critères : cible du salon, nature

du salon, type de participation et localisation du salon. Des organismes spécialisés
(foires, salons et congrès de France), la COFACE (Compagnie française d'assurance
pour le commerce extérieur), les syndicats professionnels, la presse
professionnelle et les sites Internet permettent d'obtenir des informations pour
faciliter le choix.

 La détermination du budget est indispensable. Le coût du salon comprend :

- le stand : réservation, aménagement, prestations (électricité, eau, connexion
Internet...), services (hôtesses, assurance, formation du personnel) ;
- la communication : documentation (traduite en langue étrangère), invitation,
publicité, relations publiques... ;
- le personnel : transport, hébergement, repas, part des salaires et charges sociales.

 Les formalités douanières, les procédures et les règles imposées dépendent du

pays où se déroule le salon doivent être respectées. Par ailleurs, afin de prémunir
la marchandise de tout risque (vol, perte, dégradation, détérioration), l'entreprise
doit vérifier qu'elle possède une assurance couvrant ces risques.

 La constitution de l'équipe présente pendant le salon peut comprendre

uniquement du personnel de l'entreprise, mais il est parfois nécessaire de recourir
à du personnel extérieur• Ce personnel doit être formé avant le salon car il
véhicule l'image de l'entreprise.

 Le choix et la réservation des transports et de l'hébergement pour les membres de

l'équipe doivent être effectués le plus tôt possible en comparant les coûts.

 L'aménagement du stand est essentiel. Il est indispensable de réserver son stand le

plus tôt possible. Une fois réservé, ce dernier doit être aménagé afin d'attirer le
34
 maximum de visiteurs : informations claires sur l'entreprise et ses produits,
exposition des produits et du matériel, installation de mobilier convivial,
décoration du stand en adéquation avec l'entreprise et les produits.

 La communication. L'entreprise doit faire connaître sa participation par une

communication prévue : publipostage, inscription dans des catalogues
professionnels, médias, encart publicitaire dans la presse locale, bandeaux
publicitaires sur le site du salon.

B. Pendant le salon

 L'offre commerciale. L'équipe véhicule l'image de l'entreprise et présente une

proposition d'offre commerciale. Des démonstrations et animations sont aussi des
moyens d'attirer l'attention des visiteurs.

 La communication. Des affiches, panneaux, dépliants, catalogues, objets de

promotion, films d'animation, échantillons... permettent de dégager une image
positive de l'entreprise. D'autres actions viennent en appui de ces outils :
organisation de jeux concours, mise en place de conférences, invitation à des
cocktails...

 La veille concurrentielle. La participation à un salon est aussi l'occasion de réaliser

une veille concurrentielle. En effet, les données recueillies au cours d'un salon
permettent à l'entreprise de se positionner par rapport à son environnement. Afin
de collecter le plus d'informations sur les visiteurs, il est indispensable de prévoir
des outils à cet effet : grille d'observation, questionnaire, fiche visiteur.

C. Après le salon

La rédaction d'un rapport sur son organisation et sa performance peut être utile, en
particulier pour évaluer les résultats (attractivité du stand, rentabilité, coût du contact,
rendement du personnel). Cette évaluation permet d'effectuer des actions correctives
pour les futures participations, voire de renoncer à un salon. L'information recueillie
devra être traitée (par exemple : compléter une base de données prospects).

35
 Les conférences et séminaires
Organiser une conférence est un évènement stratégique pour une entreprise. Bien plus qu’un
évènement ponctuel, il s’agit d’une véritable opération de communication. Quel qu’en soit
l’enjeu : booster son image de marque, recruter de nouveaux clients ou fidéliser ses
partenaires, rien ne doit être laissé au hasard pour que l’évènement soit un succès.
La réussite de votre conférence dépend de nombreux éléments.

1. Établir le budget : quel budget pour une conférence ?

Pour avoir une idée plus précise, l’idéal est de faire un budget prévisionnel, avec les coûts à
envisager.

 Les coûts fixes : location de la salle et éventuellement du matériel si la salle n’est pas équipée, équipe
d’accueil et ou de sécurité, régisseur (certaines entreprises de location de salles demandent qu’un
régisseur soit présent le Jour J pour gérer la technique).

 Les coûts variables : dépendent par définition du nombre de participants (ex. les frais de traiteur : petit-
déjeuner, déjeuner, pause café, etc…).

 Ne pas oublier les coûts annexes, tels que les frais de déplacement, les frais de communication
(impressions d’invitation, d’affiche, budget de publicité digitale, …), etc.

2. Fixer l’objectif : pourquoi organiser une conférence ?

Comme pour toutes opérations de communication, il est indispensable, avant de se lancer,
d’avoir un objectif défini.

 À quoi sert ma conférence : évènement client ? Image de marque ? Notoriété ? Fidélisation ?

 Une fois l’objectif de votre conférence fixé, vous pourrez vous demander quelle est votre cible, ce qui
vous aidera à choisir vos intervenants et établir votre liste d’invités.

3. Fixer la date : quel est le meilleur moment pour organiser une

conférence ?
Pour le jour, on évite généralement le début et la fin de semaine. Le moment dépend de votre
cible.
 Pour une cible, le format petit-déjeuner de 8h à 9h30 permet de capter les gens avant qu’ils ne
commencent leur journée de travail. Mais attention, tout va se jouer sur le titre et la description de la
conférence. Nous sommes tous énormément sollicités, le thème se doit donc d’être très attrayant pour
motiver les participants à sortir plus tôt de leur lit.
 Pour le lancement d’un produit, le format afterwork est très attractif. Attention à choisir un lieu assez
central qui ne force pas les invités à doubler leur temps de trajet habituel. Même contre une bière, ça
risque d’être difficile de motiver les troupes !

36
 Vous pouvez aussi partir sur des formats à la journée, entre midi et deux, en matinée ou dans l’après-
midi. À réserver, cependant, à des formats payants ou 100% professionnels que les entreprises pourront
considérer comme formateurs pour leurs salariés.

4. Trouver le lieu : où faire une conférence ?

Le lieu est un point important car pas de lieu = pas d’évènement ! Déterminez d’abord
la localisation. Pour un évènement en journée, privilégiez des lieux qui se trouveront sur
les trajets domicile/travail de vos invités. Si vous souhaitez un lieu moins institutionnel, vérifiez
qu’il existe des moyens de transport pour permettre aux participants d’arriver.
Ensuite, il ne vous reste plus qu’à choisir la salle. Pour cela, Bureaux À Partager vous
accompagne avec un large choix de salles à réserver à la journée ou à l’heure !

5. Faire la liste des invités : qui inviter ?

On l’a vu, la cible de votre conférence est cruciale. Elle déterminera les différents critères de
votre évènement. Une fois celle-ci définie, il vous faudra établir la liste de vos invités. En
fonction des participants souhaités, vous pourrez leur envoyer une invitation par mail, vous
pourrez aussi créer un évènement sur les réseaux sociaux ou envoyer des invitations
imprimées personnalisées pour une cible plus premium.

6. Trouver des intervenants : quel type d’intervenants choisir ?

Trois options possibles :

 Choisir une tête d’affiche de renom qui remplira à coup sûr votre salle, mais il vous faudra sans doute
prévoir un budget pour une intervention rémunérée ;
 Choisir un intervenant moins connu, expert d’un sujet. C’est ce sujet qui vous permettra d’attirer du
public ;
 Demander à un salarié d’une entreprise connue d’intervenir sur un sujet et miser sur la renommée de
l’entreprise pour conquérir vos participants !

Si vous optez pour le format table ronde, pensez diversité, choisissez des profils variés pour
faire avancer le débat. L’idéal étant de choisir un animateur, comme un journaliste qui a
l’habitude de poser les bonnes questions et de mettre son interlocuteur à l’aise, un expert du
sujet et une personne plutôt dans l’opérationnel qui pourra donner une vision terrain du sujet
abordé.

37
 7. Choisir les prestataires : à qui faire appel ?
Voici une liste de prestataires dont vous pourriez avoir besoin pour organiser votre conférence
:
 Le traiteur : indispensable si vous avez prévu un petit-déjeuner ou un afterwork. Faites jouer la
concurrence pour trouver celui qui correspondra le mieux à vos attentes et à votre budget. Anticipez les
habitudes alimentaires de chacun : prévoyez quelques snacks végétariens et des boissons sans alcool.
 Le régisseur : certaines salles l’imposent, il sera dans tous les cas très utiles pour éviter les problèmes
techniques le jour J.
 Le photographe ou vidéaste : si vous voulez communiquer après votre évènement, prévoyez une
captation vidéo et un photographe, ainsi, vous aurez du contenu de qualité à diffuser et vous
maximiserez l’impact de votre event.
 L’agence d’hôtes / hôtesses : pour accueillir vos invités comme il se doit. Comme pour le traiteur, vous
pourrez choisir un niveau de prestation adapté à vos besoins et à votre budget.
 L’entreprise de location de matériel : à ne pas oublier si ce n’est pas prévu dans la location de la salle
(écran, rétroprojecteur, son, micro).

8. Communiquer autour de l’évènement : quelle est la bonne

fréquence ?
Organiser une conférence c’est bien, le faire savoir c’est mieux ! Quoi de pire qu’une salle vide
après de nombreuses semaines d’organisation…
 Envoyez les invitations environ 3 semaines en amont, avec un rappel une semaine avant et la veille. Il
faut compter 30 à 50% de la liste des participants inscrits qui ne viennent pas le jour J.
 Communiquez avant l’évènement, même si votre conférence n’est pas ouverte au public. Faire savoir à
votre communauté que vous prenez la parole sur un sujet vous donnera un statut d’expert et montrera
que vous proposez des contenus de qualité. Vous pouvez communiquer 1 mois en amont de
l’évènement via les réseaux sociaux. Si vous avez une liste de participants limitée, pensez à prévoir une
captation en direct ou proposer ensuite une vidéo de rediffusion.

38
 9. Assurer le jour J : comment ne rien oublier ?
Tout est prêt, c’est le jour J, le stress monte… Voici quelques conseils pour éviter de vous laisser
déborder :

 Installez la salle et vérifiez le matériel la veille. Cela limitera le risque d’imprévus le jour J ;
 Arrivez en avance, quelques heures avant, en fonction de l’ampleur de votre conférence ;
 Briefez vos équipes en amont. La veille, rédigez votre brief pour chaque équipe et briefez-les quelques
heures avant le début de la conférence ;
 Rappelez le timing aux intervenants. Rien de pire qu’une conférence interminable ;
 Pensez aux mots d’introduction et de conclusion ;
 Acceptez les imprévus… Le traiteur est en retard ? Un intervenant a raté son train ? Malheureusement
cela arrive et c’est la magie du direct, restez zen et soyez créatif : à tout problème, il existe une solution

10. Communiquer pendant et après la conférence : comment assurer

un effet à long terme ?
Prévoyez un plan de communication pendant la conférence et après :

 Pendant la conférence : préparez une slide avec le nom des intervenants, leur identifiant twitter et le
vôtre. Vous pouvez aussi créer un hashtag dédié à votre évènement ;
 Après l’évènement : le lendemain, envoyez un mail de remerciement à vos participants et intervenants.
Dans les semaines qui suivent, vous pourrez aussi diffuser des contenus relatifs à la conférence : photos,
vidéos, verbatims, etc…

39
Organisation d’un déplacement professionnel

Le terme "déplacement professionnel" englobe tous les déplacements non récurrents

(hors trajet domicile-travail) que peut-être amené à faire un salarié/agent dans le cadre de ses
fonctions/missions.

Il comprend par exemple : un rendez-vous chez un client, un fournisseur, un prestataire

de service, un déplacement à l'étranger ou dans une autre ville/région, ...

Organiser un déplacement professionnel peut vite devenir une tâche chronophage si on

n’a pas la bonne méthode. D’ailleurs, on vient de vous demander de planifier un voyage
d’affaires mais vous ne savez pas par où commencer. Comment faire exactement ? Qui peut
vous aider ? Comment avoir la certitude de respecter le budget voyages ? Quel est le bon
moment pour réserver ?
Il y a, en effet, des étapes clés à respecter pour accomplir cette mission de manière
sereine. Il est vivement recommandé d’être rigoureux dans son organisation afin d’anticiper
tout éventuel imprévu.
La check-list (ou to-do-list) est l’outil adéquat qui vous évitera d’omettre des points
essentiels dans votre préparation.
Voici les étapes clés à suivre pour organiser un déplacement professionnel :

1. Déterminer le cadre du déplacement professionnel

Pour vous aider à déterminer le cadre du déplacement professionnel, nous vous
conseillons la méthode QQOQCCP :
Cette méthode permet de clarifier ses idées et peut être utilisées dans de nombreux cas
grâce à 7 questions ouvertes qui permettent d’analyser astucieusement une situation.
Voici les questions auxquelles il faudra répondre pour planifier un voyage d’affaires :
Qui : Qui est concerné par ce voyage d’affaires ?
Quoi : S’agit-il d’un rendez-vous d’affaires, d’un séminaire, d’une conférence, de la
participation à un salon… ?
Où : Dans quelle ville devez-vous vous rendre ? Où mon hôtel devra-t-il être idéalement
situé (à proximité d’un aéroport, d’une gare, du lieu de mon rendez-vous, etc. ) ?
Quand : Quelles sont les dates prévues pour le déplacement professionnel ? À partir de
quand puis-je anticiper la réservation de mon voyage ?
Comment : Quels moyens de transport ai-je à ma disposition pour me rendre d’un point
A à un point B ? Vais-je devoir faire une escale si je prends un vol ? En cas de voyage
d’affaires à l’étranger, dois-je remplir un formulaire gouvernemental ou obtenir un visa ?
Combien : Pour combien de collaborateurs dois-je réserver ? Quelle sera la durée du
séjour professionnel ? Quel est le montant du budget alloué ?
Pourquoi : Quelles sont les raisons et les objectifs de mon déplacement professionnel ?

40
 2. Définir le planning du déplacement professionnel et élaborer une
feuille de route
Maintenant que vous avez une vision d’ensemble sur votre déplacement professionnel et
que vos conditions sont fixées, il est temps d’établir votre feuille de route. Vous aurez ainsi une
vision globale sur le déroulé du voyage d’affaires
Énumérer les points clés et/ou rendez-vous importants de votre voyage en fonction des
jours et des moments de la journée comme sur le tableau exemple ci-dessous.
Gagnez du temps en listant, par exemple, toutes les personnes que vous souhaitez
rencontrer ainsi que les lieux dans lesquels vous devez vous rendre.

La feuille de route ou roadmap désigne un document virtuel ou physique qui détaille toutes les tâches
à réaliser afin de tracer un plan clair permettant d’atteindre les objectifs fixés.
La feuille de route intègre différents éléments essentiels à la planification d’un projet tels que :
 Les objectifs à atteindre à court, à moyen ou à long terme ;
 Les étapes à suivre et les livrables importants ;
 Les ressources nécessaires à mettre en place ;
 Le calendrier à respecter ;
 Les facteurs de risque potentiels.

41
42
 3. Réserver ses moyens de transport adaptés à la destination du voyage
professionnel
Réservez vos moyens de transport en anticipant vos recherches. S’il s’agit d’un voyage
important à l’étranger, prévoyez de réserver 2 mois à l’avance minimum. Le voyage se fera
certainement en avion et vous voulez trouver les meilleurs vols. Et s’il s’agit d’un déplacement
vers une destination proche, réfléchissez au moyen de transport le plus adapté en fonction de
vos possibilités et de vos besoins (avion, train, bus, voiture). Une fois le choix du moyen de
transport effectué :

 Comparez les disponibilités ainsi que les options proposées

 Recherchez un trajet modifiable ou remboursable en cas d’annulation.
 N’oubliez pas de payer en avance pour vos bagages afin d’éviter de payer
plus cher en gare ou en aéroport
 Pensez à réserver également votre voiture de location, votre service de navette
pour éviter de perdre du temps une fois arrivée à destination.

4. Réserver un hébergement adapté à son voyage d’affaires

Réserver votre hébergement après avoir pris vos billets de train, vos billets d’avion ou votre
voiture de location. Pensez également à vous aider des comparateurs de prix.

Pour cela :

 Filtrez vos recherches en fonction des services dont vous avez besoin (petit déjeuner,
parking, bagagerie, équipements de la chambre…) et comparez les offres
 Choisissez un hôtel stratégiquement situé par rapport à vos lieux de rendez-vous.
Limitez ainsi vos temps de déplacement et ménagez le stress et la fatigue.
 Pensez à vérifier si votre entreprise bénéficie de tarifs préférentiels au travers d’un
partenariat ou d’un programme de fidélité.

43
5. Préparer une liste des documents indispensables pour son voyage
d’affaires

Préparer une checklist des documents indispensables pour votre voyage professionnel afin de
ne rien oublier :

 CNI
 Passeport : indispensable pour un voyage à l’étranger ! (lien
 Visa/ Autorisation de séjour : si besoin en fonction du pays de destination
 Billets : format QR code sur smartphone la plupart du temps
 Cartes de visites : pour laisser votre contact à votre interlocuteur au moment de chaque
nouvelle rencontre
 Une enveloppe : pour rassembler vos notes de frais et les conserver jusqu’à votre retour
sans en perdre aucune !

6. Penser à souscrire une assurance voyages

Selon le code du travail, l’entreprise doit assurer l’ensemble de ses salariés où que ce soit (dans
les locaux et en voyages d’affaires sur le territoire ou à l’étranger).

Une assurance multirisque couvre la totalité de vos frais médicaux et de rapatriement en cas de
besoin

7. Anticiper son absence au bureau avant de partir en voyage

 Evitez de planifier des rendez-vous pendant ce laps de temps et déplacez les

réunions prévues si besoin
 Prévenez de votre déplacement pro dans votre agenda en ligne
 Préparez un e-mail automatique pour informer de votre absence
 Avisez vos supérieurs hiérarchiques et vos collaborateurs directs
 Prévoyez un délai suffisant à la suite déplacement pour éviter d’être pris de
court dès votre retour

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