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La numrisation amliore lambiance de travail au sein de La Poste

Pas moins de 22 000 postiers sortent par tous les temps pour amener nos courriers bon port. Des effectifs aussi nombreux imposent une solide gestion du personnel. Mme constat pour la gestion de linformation : intensive. Le service du personnel conserve pour chaque collaborateur un grand nombre de documents tels contrat de travail, rgime de pension, avenants au contrat, documents de vhicule, etc. Dsormais, La Poste conservera ces documents en mode centralis et sous forme numrique. cet effet, La Poste scannera plus de deux millions de documents du personnel. Grce au puissant logiciel de gestion documentaire FileNet, le service du personnel peut facilement grer la masse considrable de fichiers numriques. Dans le mme temps, La Poste a galement standardis la gestion interne des dossiers. Nous avions environ un gestionnaire de dossier par bureau de poste. En dautres termes, linformation relative au personnel tait gre de 500 manires diffrentes , constate Pierre Herrent, charg de ce projet de numrisation de La Poste. FileNet nous a permis duniformiser le contenu de chaque dossier et aussi de standardiser les documents eux-mmes. Ce faisant, la qualit de linformation sest nettement amliore. Un document scann reoit un code barres avec des mtadonnes. On sait ainsi immdiatement de quel collaborateur et de quel type de document il sagit. Chaque collaborateur reoit un dossier lectronique, qui est accessible au service du personnel central, au percepteur local et dautres personnes autorises comme les chefs rgionaux. Grce aux mtadonnes intelligentes, le service du personnel peut galement effectuer des recherches cibles. Dornavant, il est possible de demander tous les documents dun type identique pour, par exemple, un bureau de poste spcifique. Par le pass, la collecte de tous les contrats dure dtermine ou de tous les documents disciplinaires dun bureau de poste imposait au gestionnaire de documents des heures de travail.

quatre millions de documents ne doivent pas tre numriss

La gestion du personnel de La Poste sapparente une vritable administration. Lentreprise accueille chaque anne deux mille nouvelles recrues en moyenne alors quun nombre lgrement suprieur quitte lentreprise. Il faut encore ajouter les modifications demandes par les collaborateurs existants , poursuit Pierre Herrent. Tout cela reprsente peu prs cent mille nouveaux documents par an. tant donn que le service du personnel central a besoin des documents originaux, ceux-ci voyageaient par

Avantages: g deux millions de documents disponibles en format lectronique g logiciel la mesure des processus dentreprise et non linverse g gain de temps, defficacit et despace g plus de doute ni dincertitude lors du calcul de la pension g simplification de la gestion des versions, des archives et des documents

 FileNet permet en effet de composer votre propre application de gestion documentaire. Un travail dexpert tel Cegeka.
Pierre Herrent, Charg de projet de La Poste

le pass entre le bureau local et le service central. toutes fins utiles, une copie tait conserve au niveau local. Aprs un certain temps, lon ne savait plus trs bien quel tait loriginal ou qui le dtenait. Les documents ntaient pas immdiatement disponibles et il y avait diffrentes versions de la vrit. Une gestion documentaire plus stricte et plus professionnelle simposait donc. La Poste a dcid de numriser les 22 000 dossiers du personnel. Ensemble, ces dossiers reprsentaient pas moins de six millions de documents. Quatre millions de ceux-ci ntaient plus ncessaires la bonne marche de La Poste. Aprs ce premier grand nettoyage, La Poste a recherch un logiciel pour grer les dossiers restants et nouveaux. Comme un premier projet pour la gestion des certificats mdicaux stait trs bien droul avec le logiciel de gestion documentaire FileNet, La Poste a nouveau retenu ce logiciel pour grer ses dossiers du personnel numriques. Si vous devez numriser la gestion documentaire dune organisation de lenvergure de La Poste, vous optez pour IBM FileNet. Notre partenaire informatique Cegeka a mis au point le logiciel notre mesure. FileNet permet de composer sa propre application de gestion documentaire. Elle ncessite dtre assemble par des experts comme ceux de Cegeka : ils ont parfaitement adapt le logiciel nos nouveaux processus de gestion , indique Pierre Herrent.

ntait pas claire. Aprs autant dannes, plus personne ne savait le fin mot de lhistoire. Il apparaissait quune gestion documentaire efficace tait plus que la bienvenue au sein du service du personnel. La gestion des archives est elle aussi facilite. Quand un collaborateur quitte lentreprise, il faut conserver ses informations pendant cinq ans. Par le pass, on conservait non seulement tous les documents mais aussi toutes les copies, et il arrivait galement de perdre certains documents lors de dmnagements ou changement dans lorganisation. FileNet permet de tout grer en mode centralis : aprs cinq ans, le logiciel mettra une notification indiquant que le dossier peut tre archiv ou supprim.

lamlioration de lambiance de travail est un retour sur investissement inattendu

Grce lefficacit accrue de la gestion des dossiers, les collaborateurs ne doivent plus investir de temps ni dnergie dans la recherche des informations souhaites. Aprs conversion, La Poste a ainsi gagn du temps oprationnel quivalent environ neuf collaborateurs temps plein. Comme les documents sont tout moment disponibles en ligne, il nest plus ncessaire de passer du temps au tlphone pour demander une copie dun document un collgue, de le faxer, etc. La Poste a aussi vid tous les bureaux de poste des armoires dossiers. Elle vite ainsi lapparition de doubles dossiers. Lespace libr est par ailleurs le bienvenu au moment o La Poste rexamine la gestion de son parc immobilier. Cest particulirement vrai lheure o La Poste modifie son rseau pour passer de petits bureaux locaux des centres logistiques plus grands. Comme les armoires se dressaient parfois entre deux bureaux, certains collaborateurs staient perdus de vue. Tout bnfice pour lambiance de travail , souligne Pierre Herrent. Un retour sur investissement auquel nous ne nous attendions trs sincrement - pas. La mise en uvre de changements nest jamais facile dans le secteur public, mais le passage au systme de gestion documentaire numrique a reu un cho unanimement favorable. n

disparition de cots cachs

Lorsquun nouveau facteur a sign son contrat ou quun collaborateur change de fonction, le percepteur envoie le document au dpartement de scanning central Bruxelles. Un jour ouvrable plus tard, le document est disponible en format lectronique avec laccs scuris ad hoc et les bonnes mtadonnes. Ce faisant, la gestion des versions savre aussi plus simple. Par le pass, les modifications ntaient pas toujours correctement tenues jour ou transmises. Lorsque, la fin de la carrire dun collaborateur, il fallait calculer la pension, ctait un parcours du combattant pour composer son dossier complet. Parfois, certaines pices se sont perdues au fil du temps ou linformation

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