Initiation à la transcription audio

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TRANSCRIPTION AUDIO
Retranscription audio

1. Présentation du métier
2. Logiciels nécessaires

Ecrit par Zo... #cc

 1. PRESENTATION DU METIER
Définition

La transcription consiste à transformer un enregistrement ou une bande audio ou

vidéo en texte en utilisant un logiciel de transcription. On appelle transcripteur ou
transcriptrice la personne en charge de cette mission. Le transcripteur s’occupe la rédaction
ou la saisie de tout ce qui est entendu dans la bande audio sur une page. L’audio doit être
donc converti en texte.

Style de transcription

Il existe quelques styles de transcriptions applicables pendant une transcription ou

une retranscription (retranscription signifie la même tache que transcription, mais il s’agit
de relire la saisie avec la bande audio déjà transcrite). Ces styles sont souvent demandés par
les clients :

a) Transcription en Verbatim Complet

En Verbatim Complet, on transcrit les fichiers audio de la manière où tout ce qui

est dit ou entendu dans l’enregistrement doit être écrit, même les répétitions, les
erreurs ou les fautes, les bégaiements, les hésitations, les autres sons non
verbaux. On n’apporte aucune correction au sens de la phrase ni au niveau de la
structure grammaticale. Tout ce qui est dit doit être écrit comme il a été dit dans
l’enregistrement.
Quand la transcription est en Verbatim Complet, le transcripteur en charge de la
transcription ne dispose pas le droit de modifier les erreurs ou les structurations
de la phrase.

Exemple :

Personne 1 : Monsieur LEMARIO, LEMARIO ou MICHEL JEAN, je ne sais plus

son nom.
Personne 2 : Je pense que c’est MICHEL JEAN.
Personne 1 : Mais, il y a pas de confirmation là. Il était écrit LEMARIO. Bah, je
le connais plus.
Personne 2 : T’as pas eu connaissance alors.
Personne 1 : Haha, il m’a invité puis m’a appelé, un rendez-vous a été fixé, mais
il était pas venu, on ne sait plus.
Personne 2 : Pourquoi t’as pas demandé à lui de venir ici, c’est son premier jour
de travail aujourd’hui.
Personne 1 : Mais bah oui je l’ai appelé, mais ce mec ne décroche rien. Peut-être
qu’on sait pas ce qui ne va pas chez lui, son nom on ne se souvient plus, faut
appeler s’il répond à ton appel mais moi, j’ai plus envie.
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 Dans cet exemple, on n’entend pas les négations, on n’ajoute rien parce qu’ils ne
sont pas dits dans l’enregistrement audio. Il ne dit pas bien les pronoms
personnels sujets « tu », mais on ne change rien parce que le style appliqué ici
est le Verbatim Complet.

b) Transcription en Verbatim Corrigé

C’est le style au contraire du style Verbatim Complet. C’est-à-dire, on apporte

des modifications lorsqu’on détecte des fautes de sens, des fautes d’orthographe,
des mots non entendus dans le fichier, mais essentiels. Le transcripteur en charge
de la transcription doit réaliser une saisie qui respecte bien les règles
grammaticales françaises. Toute rectification qui ne change pas le sens de la
phrase est autorisée. Les répétitions inutiles devront être supprimées ainsi que les
mots de remplissage, les bégaiements, on ajoute le « ne » de la négation, on
rectifie le « t’as » comme « tu as ». Il nous faut un texte clair et lisible. Ce style
est le plus demandé par tous les clients français.

Exemple :

Personne 1 : Monsieur LEMARIO ou MICHEL JEAN, je ne sais plus son nom.

Personne 2 : Je pense que c’est MICHEL JEAN.
Personne 1 : Mais, il n’y a pas de confirmation là. Il était écrit LEMARIO. Bah,
je ne le connais plus.
Personne 2 : Tu n’as pas eu connaissance alors.
Personne 1 : Haha, il m’a invité, puis, il m’a appelé, un rendez-vous a été fixé,
mais il n’était pas venu, on ne sait plus.
Personne 2 : Pourquoi tu n’as pas demandé à lui de venir ici, c’est son premier
jour de travail aujourd’hui.
Personne 1 : Mais oui, je l’ai appelé, mais ce mec ne décroche rien. Peut-être
qu’on ne sait pas ce qui ne va pas chez lui, son nom on ne se souvient plus, il faut
appeler s’il répond à ton appel mais moi, je n’ai plus envie.

Dans cet exemple, on a corrigé les erreurs grammaticales, on ne change pas le sens
de chaque phrase, mais on apporte des modifications essentielles par rapport aux
règles grammaticales non respectées. Les mots de remplissage qui n’apportent
aucun sens à la phrase aussi ont été supprimés.

Mots de remplissage Donc, alors, euh, ben

Sons non verbaux Sonnerie, claquement de doigts, toux,
rire

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c) Comment utiliser ces deux styles de transcription, si le client n’a pas
mentionné son choix lorsqu’il nous a envoyé un fichier audio à transcrire ?

Lorsque le client n’a pas mentionné le style appliqué, il faut se référer à ce tableau
de style.

Type de transcription Style appliqué

Une interview, une conférence entre Le transcripteur applique le style
plusieurs personnes, un appel Verbatim Complet.
téléphonique, une émission…
Un rapport : la personne qui parle dans Le transcripteur applique le style
l’enregistrement dicte un rapport… Verbatim Corrigé.
S’agissant d’une dictée d’expertise ou
courrier.

d) Les règles générales de la ponctuation

Les ponctuations les plus utilisées dans une transcription sont :

 Virgule (,) : qui doit être utilisée pour séparer les énumérations, séparer les
propositions. Il faut l’insérer avant les mots mais, où, ainsi, or, car, parce que…
 Point-virgule (;) : qui doit être utilisé pour séparer les longues propositions,
deux phrases qui ne doivent pas être séparées par un point, à mettre à la fin
d’une phrase qui cite quelques choses dont l’énumération suivante se trouve
dans la phrase en bas. Il faut ajouter un espace insécable avant le point-virgule
et un espace simple après.
 Le deux-points ( : ) : nécessaire pour introduire une définition ou une
explication après un titre. Il faut ajouter un espace insécable avant le point-
virgule et un espace simple après.
 Trois points de suspension (…) : pour signaler une phrase coupée ou une
phrase que l’on n’a pas pu trouver la suite.
 Les parenthèses () : pour encadrer les codes postales, les sous-définitions.
 Le point (.) : il doit être systématiquement utilisé à la fin de chaque phrase.

Les autres ponctuations n’ont pas été nécessaires dans la transcription, sauf
instruction stricte du client.

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e) Ecritures

Parfois les clients envoient des instructions strictes. Dans le cas contraire, on
utilise les habitudes d’écrire les mots comme suit :

Date courte 11/02/2022

Date longue 12 septembre 2022
Heures L’avion se décolle à 11h15
Durée Pendant 48 heures
Unité 1 250 Euros, 1 kilo, 2 kilos, 20 mètres, 50 centimètres
Adresse 7, rue Général de Gaul à PARIS (75003)
Ville PARIS
Nom de famille Monsieur TARMAN, Madame LOUISELLE
Age 25 ans
Enumération Il y avait trois maisons à gauche, dix maisons à droite, cent
maisons au Nord.

f) Recherche sur internet

Lorsque le transcripteur n’a pas pu déchiffrer la bonne écriture d’un mot ou d’un
nom, il doit rechercher le mot exact sur internet. Une connexion internet doit être
nécessaire pendant une transcription ou une retranscription pour rechercher les
mots : nom de famille, adresse, marque, etc.

Il peut être suggérer aussi l’utilisation d’une application dictionnaire en ligne ou

hors ligne pour vérifier les sens, les accords, les genres et les nombres.

g) Les logiciels de vérification et de correction

A la fin de la saisie, le transcripteur doit vérifier systématiquement la totalité de la

transcription pour éviter les erreurs, les orthographes aux hasards, les mots
oubliés, les fautes d’orthographe, etc. On lui recommande d’utiliser un logiciel de
vérification ou de détection automatique après deux ou trois relectures de la saisie.

h) Appel à une transcription automatique

L’utilisation d’un système ou d’un logiciel qui transcrit automatiquement un

enregistrement audio n’est pas une chose primordiale en matière de transcription
audiovisuelle. Cette façon aide les transcripteurs à économiser leur temps de
traitement, mais ne peut pas donner un résultat satisfaisant. Aucun logiciel ne peut
pas changer l’intelligence humaine. En effet, toute transcription faite par un
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 logiciel de transcription automatique passera obligatoirement à un correcteur
humain qui vérifiera l’ensemble des textes, la totalité de la saisie, les erreurs et les
mots oubliés.

Certains clients francophones ne recommandent pas l’utilisation d’un logiciel de

transcription automatique pour éviter les dégradations affectant la conformité de
la transcription.

i) Les mots inaudibles ou inintelligibles

Parfois dans une dictée ou un enregistrement audio, il arrive que le transcripteur

n’ait pas les ressources suffisantes pour déchiffrer un passage. Pour éviter la perte
de temps, on lui demande de noter à la place du mot qui ne peut pas être déchiffré
une étiquette inaudible. Quant à un doute, il faut surligner le mot en jaune pour
signaler le client que ce mot n’est pas très sûr d’être correct ou d’être à la bonne
place.

Les clients ont la tendance de ne pas vérifier les mots qui n’ont pas été surlignés à
la livraison. En effet, tous les passages devant faire l’objet de certaines
vérifications doivent être surlignés systématiquement en jaune pour signaler le
client à la livraison.

La question : il y a une limite pour mettre une étiquette inaudible dans une
transcription se pose toujours dans la tête, mais en vérité, aucune limite, le
transcripteur a le droit de mettre des étiquettes ou de surligner les mots non pas
très sûrs en jaune au lieu de consacrer la plupart de son temps à un seul passage.
Les autres mots doivent être écrits correctement et accordés de la bonne façon.

Exemple *inaudible :

Personne 1 : Monsieur LEMARIO ou MICHEL JEAN, je ne sais plus son nom.

Personne 2 : Je pense que c’est MICHEL JEAN.
Personne 1 : Mais, il n’y a pas de confirmation [inaudible:05:14:20]. Il était écrit
LEMARIO. Bah, je ne le connais plus.
Personne 2 : Tu n’as pas eu connaissance alors.
Personne 1 : Haha, il m’a invité, puis, il m’a appelé, un rendez-vous a été fixé,
mais il n’était pas venu, on ne sait plus.
Personne 2 : Pourquoi tu n’as pas demandé à lui de venir ici, c’est son premier
jour de travail aujourd’hui.
Personne 1 : Mais oui, je l’ai appelé, mais ce mec ne décroche rien. Peut-être
qu’on ne sait pas ce qui ne va pas chez lui, son nom on ne se souvient plus, il faut
appeler s’il répond à ton appel mais moi, je n’ai plus envie.

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On a noté le mot inaudible avec le time-code pour signaler la place exacte du
passage non déchiffré. Les étiquettes doivent être surlignées en jaune pour aider
les clients à les identifier.

Le transcripteur peut créer sa propre étiquette inaudible, si le client n’envoie pas

les étiquettes modèles, mais toute étiquette doit faire l’objet d’un surlignage en
jaune pour les séparer du texte en général. Il faut indiquer également à côté de
chaque étiquette le temps où le passage ne peut pas être déchiffré.

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2. LOGICIELS NECESSAIRES
a) Un logiciel de transcription

Il n’existe que peu de logiciel de transcription en 2023. 95 % des transcripteurs

actuels utilisent des logiciels payants, et les 5 % utilisent des logiciels gratuits.
Actuellement, le logiciel le plus utilisé pour transcrire un fichier audio est le
programme « Express Scribe », un produit de NCH SOFTWARE. C’est un
logiciel payant. Le deuxième logiciel utilisé est le « JET AUDIO », utilisable en
version gratuite. On recommande à tous les transcripteurs de télécharger et
d’utiliser « Express Scribe » pour transcrire un fichier audio.

On se rend sur le site officiel de l’éditeur de ce logiciel

(https://www.nch.com.au/scribe/index.html) pour voir les bonnes
recommandations, les tutoriels de l’utilisation et les gros avantages de l’utilisation
de ce logiciel de transcription.

Après avoir installé ce logiciel, on rectifie les touches d’accès rapides par défaut.
On se rend dans la partie option – touches d’accès rapide. Ce logiciel permet de
lire le fichier audio en arrière-plan, d’utiliser quelques touches de raccourci pour
lire ou pauser l’audio ainsi que pour reculer de quelques secondes.

b) Antidote

C’est un programme de correction orthographique automatique à intégrer avec

Microsoft Word. Après la saisie, on relance ce logiciel à partir de Word pour

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 vérifier les fautes d’orthographe, les accords non accordés, les genres et
nombres…

c) La maîtrise de la dactylographie

Beaucoup de formateurs disent que l’utilisation de la dactylographie n’est pas

essentielle pendant une transcription. Cette argumentation est réellement fausse.
Chaque transcripteur doit maîtriser la frappe en aveugle et la rapidité.

Avant de passer les tests avec les clients, on recommande à chaque transcripteur
de vérifier sa vitesse de frappe. S’il constate qu’il ne dispose pas cette compétence
requise, il doit apprendre à taper en aveugle avec l’aide de quelques logiciels en
ligne ou hors ligne, téléchargeables depuis google.com.

En vérité, les clients ne recrutent pas les personnes n’ayant pas la connaissance en
dactylographie. Il exige la capacité de frapper en aveugle avec dix doigts, et ce
pour économiser le temps de traitement et le temps de livraison. Aucune
dactylographie maîtrisée, la chance d’avoir un gros client ou un bon client en
matière de transcription est très peu.

L’apprentissage de la dactylographie ne prend que 7 jours seulement à raison de 8

heures par jour seulement sur un clavier de type AZERTY. Aucune limite d’âge
et aucune limite de temps.

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 Lorsqu’un transcripteur veut commencer un travail de transcription en
indépendant, on lui recommande ces deux sociétés. Il existe aussi des
plateformes de travail de transcription en ligne qui recrutent des transcripteurs
en indépendant, mais ne sont pas recommandées.

 Atexto (aucun test d’accès)

 Sous-titreur.com (il existe un test de sous-titrage avec une
petite formation)
 Happy Scribe (il existe un test en ligne sur le site)

L’ensemble des tests ne sont pas difficiles. Après le test, une possibilité de
formation peut être proposée au transcripteur candidat par la société client. Il
est recommandé à tous les candidats de passer le test, sans parler de toute
forme de faiblesse professionnelle ou insuffisance de matériel.

1) Participation à une formation

Il existe des formations en transcription organisées par certaines personnes en

ligne ou en local, mais on recommande de passer une formation par vous-
même en utilisant vos ressources professionnelles et vos matériels. Il existe
des vidéos sur YouTube qui apprend la façon pour transcrire un fichier audio,
la façon pour paramétrer les logiciels nécessaires, des fortes explications pour
détailler les autres tarifs de transcription et des grands sites qui proposent des
outils pour améliorer les connaissances en grammaire française.

Pour les terminologies, il existe sur internet des livres PDF et des dictionnaires
qui peuvent aider les transcripteurs à améliorer leurs compétences en :
immobilier, médical, juridique, automobile, sport, etc. Les formations ne sont
pas recommandées.

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