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Réglementaire
HSE
Définition –
Exigences
Sommaire :
Triple enjeu :
Juridique d’abord : nul n’est censé ignorer la loi, et toute organisation quels
que soient sa taille, son activité ou son statut, se doit d’être conforme à la
réglementation ;
2 – externe : les audits internes ISO 14001 et ISO 45001 sont l’occasion
pour les auditeurs de vérifier l’aptitude de l’organisation en place à satisfaire
aux exigences des référentiels en matière de veille réglementaire
et d’évaluation de conformité.
3 – externe : les audits internes ISO 14001 et OHSAS 18001 sont l’occasion pour
les auditeurs de vérifier l’aptitude de l’organisation en place à satisfaire aux
exigences des référentiels en matière de veille réglementaire et d’évaluation de
conformité.
Exemple
Le texte relatif au règlement REACH règlement n° 1907/2006 du 18/12/2006
modifié concernant l’enregistrement, l’évaluation et l’autorisation des
substances chimiques, ainsi que les restrictions applicables à ces substances
(REACH), comprend des exigences qui seront applicables à l’entreprise en
fonction de son statut. Si l’entreprise est en statut «Utilisateur aval » par
exemple, les exigences relatives à l’enregistrement des substances ne seront
pas directement applicables
Pour illustrer, ce propos, nous pouvons simplement donner les divers exemples
de terminologie des domaines de la maîtrise des risques qu’on entend très
souvent au travers d’acronymes de responsabilités comme HSE, SSE, QSE,
QHSE, etc. Derrière ces terminologies se cache finalement une notion de
périmètre.
Si l’on extrait les « exigences » de ces référentiels, voici ci-dessous les exigences
que doit satisfaire tout organisme visant la certification ISO 14001 et/ou ISO
45001:2018 (remplacée par OHSAS 18001 )en matière de veille réglementaire
et d’évaluation de conformité :
Les résultats de l’ensemble des évaluations doivent être enregistrés : cela inclut
les évaluations qui ont donné lieu à un résultat non conforme mais aussi
conforme.
Les référentiels ISO 26000, ISO 50001, ISO 9001 reprennent tous une exigence
de veille réglementaire :
Tout organisme, quels que soient sa taille, son activité et son statut, peut, il
faudrait dire doit, être concerné par la veille réglementaire HSE.
Dans un contexte de pression réglementaire évoluant de manière rapide et
dense, les organismes, et les entreprises en particulier, ne peuvent se
permettre d’ignorer les exigences qui s’appliquent à leurs activités.
Les entreprises parmi lesquelles les très petites entreprises (TPE), les petites et
moyennes entreprises (PME/PMI), et les grandes entreprises et/ou grands
groupes.
TPE et PME/PMI :
D’une manière générale les TPE et PME vont s’engager dans une démarche de
veille réglementaire HSE le plus fréquemment par« obligation» normative, en
lien avec une démarche de certification de type ISO 14001/0HSAS 18001/ISO
45001
qui exige qu’un processus de veille réglementaire structuré soit mis en œuvre
et démontré lors des audits. Disposant de pas (la TPE) ou peu (la PME) de
ressources en interne, elle va généralement s’appuyer sur des ressources
externes.
Ce profil d’organisation attend du processus de veille du pragmatisme et de
l’efficacité : connaître rapidement et aisément ses obligations réglementaires
HSE, en interpréter les conséquences et pouvoir s’y conformer. ln fine, la veille
doit répondre en tout point aux exigences normatives.
Les attentes de grandes entreprises vont au-delà de leurs cadettes : elles visent
le plus souvent un objectif transversal et une logique d’anticipation. En effet,
les grands groupes vont tendre à mettre en place une veille réglementaire qui
leur permettra :
Étapes préliminaires :
Timing :
Quelles que soient les motivations qui engagent une organisation à mettre en
place un processus de veille HSE structuré, la question du timing est
primordiale.
Externaliser sa veille via un prestataire, nécessite en moyenne une durée de
mise en place de sa veille réglementaire HSE d’au moins trente jours après la
visite initiale de site, cela reste évidemment une moyenne, la variation de
durée peut dépendre de la complexité des activités du site et de son contexte
réglementaire, de la façon dont sont structurées ses données, de ses travaux
antérieurs en la matière, mais aussi des dispositions d’esprit des interlocuteurs.
Exemple :
Dans le cas où l’organisation, souvent une TPE et/ou PME, décide de mettre en
place en interne son processus de veille personnalisée, la question des
ressources internes se pose inexorablement : combien de temps faut-il allouer
à cette tâche ? Cela dépend de la compétence et de l’expérience de la
personne en charge de la veille.
Exemple d’un site, avec une activité relativement simple dont le responsable
HSE, très « terrain » a travaillé plus de deux mois à temps complet (un été
studieux …) sur sa veille réglementaire et qui au bout de ces soixante jours, a
accumulé stress et angoisse de ne pas être parvenu à s’assurer de l’exhaustivité
et de la justesse de ses travaux … la quête du Graal de tout veilleur HSE !
La veille réglementaire peut donc devenir la bête noire du responsable HSE, le
syndrome de la page blanche de !’écrivain !
Acteurs :
Il est fondamental d’identifier les acteurs qui auront un rôle à jouer dans le
processus de veille réglementaire et d’évaluation de conformité. De cette
identification dépendront l’organisation et la structure à mettre en place.
Quels sont les acteurs internes et/ou externes susceptibles d’avoir des
attentes ou d’être « intéressés » par rapport à mon processus de veille
réglementaire HSE ?
Certains des acteurs cités précédemment comme présentant des attentes par
rapport à la veille réglementaire HSE d’une organisation peuvent jouer
également un rôle de conseil, d’apporteur d’informations ou de données
contribuant à la bonne marche du processus de veille HSE : notamment, le
CHSCT, les assureurs, les contrôleurs CARSAT, les services juridiques des
Groupes ou coordinateur HSE Groupe intervenant souvent en support.
D’autres acteurs externes sont à prendre en compte :