D ép art e men t d es A l p es - d e - Hau t e - P ro v en c e

C E NT RE DE G E S TI O N D E L A F O NC T IO N P U BL IQ UE T E R RI T O R I A LE
Rue de Font de Lagier - BP 9 - 04130 VOLX - Tél. 04 92 70 13 00 - Fax. 04 92 70 13 01
E-Mail : courrier@cdg04.fr - Site web : www.cdg04.fr

Service Intercommunal d’Aide au Classement et à la Valorisation des Archives

FICHE INFORMATIVE N° 2

LA COMMUNICATION DES ARCHIVES

Afin de préserver les archives, leur communication au public doit être régie par un
règlement fixant les conditions de leur consultation et organisant leur accès.

GENERALITES SUR LA COMMUNICATION

La commune doit obligatoirement communiquer les documents que produit son administration, en accord
avec la réglementation en vigueur.

On différencie deux types de communications :

 La communication administrative (en interne).
 La communication au public.

La communication administrative doit faire l’objet d’une note de service. Elle permet de fixer le rôle de
chacun dans les différentes opérations d’archivage (versement ou élimination) et d’établir des règles de
consultation des documents. Seul le service versant peut consulter les documents constituant ses
versements.
Exemple : les agents du service financier ne peuvent pas consulter les dossiers individuels versés par le
service des ressources humaines.

La communication au public doit faire l’objet d’un règlement, adopté par arrêté municipal, fixant les règles
de consultation. Il doit être précis et compréhensible par tous (se reporter à l’exemple proposé en annexe).

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 CONSEILLERS MUNICIPAUX

Les conseillers municipaux sont soumis aux mêmes règles de consultation que les citoyens. Seuls ceux
pourvus d’une délégation du maire ont accès aux dossiers dans la limite des attributions qui leur ont été
déléguées.
Exemple : l’élu chargé des finances aura accès aux dossiers produits par le service financier uniquement
après délégation.

TRAÇABILITE DES COMMUNICATIONS

Le maire est responsable, civilement et pénalement, des archives de sa commune. Il est impératif que l’on
sache à tout moment où trouver un document. C’est pourquoi, l’utilisation de fantôme1 est indispensable.
De même la tenue d’un registre de communication, indiquant l’identité du demandeur (interne ou externe),
la cote, l’analyse, la date de sortie et la date de retour des documents est impératif. Seule la tenue d’un tel
registre permettra de connaître, en cas de disparition d’un document, quelle est la dernière personne à
l’avoir consulté.

DOCUMENTS NUMERISES ACCESSIBLES EN LIGNE

Dans le département, l’état civil (jusqu’au XIXe siècle), les recensements de population (jusqu’en 1911) et la
cadastre napoléonien (XIXe siècle) ont été numérisés et sont accessibles en ligne sur le site des Archives
départementales des Alpes-de-Haute-Provence (http://archivesenligne.archives04.fr). Il est donc possible
de choisir de ne plus communiquer ces documents et d’orienter les lecteurs demandeurs sur ce site.

Pour plus d’informations, se reporter aux documents suivants : Contrôle des Archives
- Code du Patrimoine (Livre II : Archives)
départementales
- Loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives

Pour obtenir de l’aide dans la rédaction d’un règlement de communication

municipal, contacter :
- L’archiviste intercommunale (tél. : 06-71-73-23-16)
- Les Archives départementales (tél. : 04-92-36-75-00)
Jean-Christophe LABADIE

1
Fiche mise sur les rayonnages à la place d’une boîte pendant toute la durée de sa communication.
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Annexe
ARCHIVES MUNICIPALES
MODELE DE REGLEMENT INTERIEUR

ACCUEIL

Article 1 : La consultation des archives est permise, gratuitement, à tous citoyen français ou étranger, après
présentation d’une pièce d’identité officielle.

Article 2 : La consultation des archives est organisée sur rendez-vous à la mairie (adresse). Il faut donc
toujours appeler le secrétariat (téléphone) pour convenir d’une date et d’une heure.

EFFECTUER DES RECHERCHES

Article 3 : La commune conserve les archives provenant de l’administration municipale (délibérations, état
civil, affaires militaires, population, économie, etc.) depuis 1940 à nos jours.

Afin d’aider le lecteur à cibler ses recherches, la commune met à sa disposition des outils de recherche
(inventaire, bordereaux de versement, etc.) qui lui permettent de pointer les documents qu’il souhaite
consulter.

CONDITIONS PREALABLES A LA COMMUNICATION

Article 4 : Le lecteur doit laisser ses affaires (manteau, sacs, sacoche d’ordinateur portable) à l’accueil et ne
se munir que de crayons de papier, ordinateur portable, feuilles volantes, blocs-notes ou cahiers
(n’excédant pas un format de 21 x 29,7 cm). Les stylos, stylos plumes, feutres, colle, ciseaux, chemises sont
interdits.

COMMUNICATION DES DOCUMENTS

Article 5 : Le lecteur est installé, à une place assise, en salle de réunion du conseil municipal, Les archives
qu’il souhaite consulter lui sont apportées successivement. Il n’est jamais communiqué plus de deux
registres, ou une liasse, ou une boite à la fois, afin d’éviter les mélanges.

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Article 6 : La consultation s’effectue sous la surveillance constante d’un agent municipal.

Article 7 : Le lecteur n’a, sous aucun prétexte, accès aux locaux de conservation des archives.

Article 8 : Chaque sortie d’un document doit faire l’objet, de la part de l’agent municipal, d’une inscription
au registre des communications et de l’usage d’un fantôme.

Article 9 : Les archives qui sont confiées au lecteur sont uniques et fragiles. Il lui est demandé donc d’en
prendre le plus grand soin. Il ne doit pas fumer, boire ou manger pendant la consultation. Il doit veiller à
manipuler les documents avec précaution et ne doit pas modifier l’ordre originel dans lequel les documents
lui ont été transmis. Les liasses sont consultées à plat sur les tables. Il ne doit pas s’appuyer sur les
documents, ni les annoter, ni mouiller son doigt pour tourner les pages. Enfin, il ne doit jamais écrire sur
une feuille ou un cahier posé sur un document d’archives.

Article 10 : Les lecteurs peuvent se voir refuser une communication justifié par le mauvais état matériel du
document.

Article 11 : La consultation des archives ne peut se faire qu’à la mairie. Les documents ne peuvent être
empruntés à domicile.

Article 12 : Lorsqu’il existe des reproductions numériques des documents, les originaux ne sont plus
communiqués.

DELAIS DE COMMUNICATION

Article 13 : Depuis la loi du 15 juillet 2008, les archives publiques sont librement communicables (article L
213-2), à l’exception de certaines catégories de documents, soumis à des délais de communicabilité, établis
afin de protéger certains droits (respect de la vie privée par exemple) ou intérêts (garantir la sécurité
publique par exemple).

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Les principaux délais sont :
 50 ans pour les documents concernant la sûreté de l’Etat, la sécurité publique, les documents
portant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique (vie privée), les
dossiers de personnel.
 75 ans pour l’état civil (naissances et mariages), les minutes et répertoires des notaires, les dossiers
des juridictions, les enquêtes de police judiciaire, l’enregistrement et les hypothèques, les listes
nominatives de population.
 100 ans pour les dossiers de juridictions et enquête de police en matière d’agressions sexuelles et
les documents se rapportant aux mineurs ou à la sécurité des personnes.
 120 ans à compter de la date de naissance, ou 25 ans après la date de décès, pour les documents
comportant des renseignements individuels de caractère médical.

Article 14 : Pour des raisons justifiées, il est possible de demander l’autorisation de consulter ces
documents, avant l’extinction du délai de communicabilité, en remplissant une demande de dérogation. La
décision d’autoriser (ou non) la communication anticipée est prise par le Service Interministériel des
Archives de France.

REPRODUCTION DES DOCUMENTS

Article 15 : La reproduction des documents est une facilité offerte au lecteur et en aucun cas une obligation
pour la mairie. La photocopie de documents est autorisée, sous réserve qu’elle ne représente aucun risque
pour l’original (tarification des reproductions).

Article 16 : La photocopie des documents reliés, tels les registres paroissiaux ou d’état civil, est interdite
(circulaire AD 14114/3244 du 16 juin 1983 du Ministère de la Culture).

Article 17 : Le lecteur, muni d’un appareil photo, peut l’utiliser. Les photographies doivent être réalisées
sans flash et pour un usage personnel. Avant toute reproduction, le lecteur doit demander une autorisation
afin de garantir le respect des droits d’auteur.

NON-RESPECT DES CONSIGNES

Article 18 : Le non-respect des prescriptions ci-dessus expose, le cas échéant, le lecteur aux poursuites
pénales prévues en cas de dégradations du patrimoine (article 322-2 et 433-4 du Code pénal).

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