Assistant.

e congrès-formation

1. Identification du poste

Statut : Agent contractuel CDD - Catégorie : B - Grade : Technicien.ne classe normale

Branche d’activité professionnelle BAP J

Fonction exercée : Assistant.e congrès formation

UFR, Direction, Service : Service Formation Continue – Cellule congrès-formation

Situation du poste dans l’organigramme : Sous la responsabilité de la chargée de mission

responsable de la cellule congrès-formation

Contact(s) pour renseignements sur le poste (identité, qualité, adresse mail, téléphone) :
M. Dominique SCHLAEFLI, Directeur adjoint en charge des ressources, dominique.schlaefli@unistra.fr
Tél : 03 68 85 49 32

2. Mission

L’assistant.e congrès-formation assure l’organisation logistique, le suivi et la gestion financière

des congrès-formations.

3. Activités

 Activités principales
- Gérer les inscriptions congrès-formations, l’exposition et le sponsoring,
- Rechercher et sélectionner des demandes de devis auprès de différents fournisseurs (traiteur,
repas de gala, programme social, hébergement, goodies….) et les proposer à l’organisateur,
- Organiser les déplacements et l’hébergement des conférenciers et ou des participants
- Reporter les actions entreprises durant la période de préparation des congrès-formations dans un
tableau de bord,
- Réaliser les documents relatifs aux congrès-formations (badges, attestation de présence, tickets
repas, plans…..),
- Contrôler le bon déroulement des congrès-formations,
- Etablir et contrôler la facturation des participants aux congrès-formations,
- Effectuer les relances des impayés et préparer la mise en contentieux si nécessaire,
 Activités associées
- Accueillir et informer les participants,
- Apporter expertise et conseils tout au long des congrès-formations,
- Gérer la liste d’hôtels à tarifs préférentiels du service de formation continue,
- Gérer le standard téléphonique.
4. Compétences

 Connaissances et compétences opérationnelles :

Connaissances de l’environnement professionnel des activités de congrès.
Maîtriser les supports informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Réseaux sociaux),
Maîtrise des langues étrangères (Anglais)

 Compétences comportementales :
Sens relationnel
Capacité d’écoute
Sens de l’organisation

5. Environnement et contexte de travail

 Descriptif du service :
La cellule congrès-formation du Service Formation Continue (SFC) a en charge d’organiser la
logistique des congrès qui lui sont confiés.
http://www.cellule-congres.unistra.fr

 Relation hiérarchique :
L’assistante congrès-formations est placée sous l’autorité de la chargée de mission responsable de
la Cellule congrès-formations, elle-même placée sous l’autorité du Directeur du service de formation
continue.
L’assistante congrès-formation est notamment amenée à travailler plus particulièrement avec les
assistantes congrès-formation et l’assistante de gestion ainsi qu’avec les responsables scientifiques
et les enseignants de l’Université.

 Contraintes particulières :
Travail en soirée et le week-end lors de congrès-formations