FICHE DE POSTE

POSTE : Secrétaire administratif et pédagogique

Corps : ITRF (catégorie B)

Grade : Technicien de recherche et de formation
Branche d’activité professionnelle (B.A.P): BAP J « Gestion et pilotage »

Contrat à durée déterminée de 12 mois (possibilité de renouvellement)

Quotité : 100% - temps plein

AFFECTATION :

Etablissement : Université de Pau et des Pays de l’Adour

Service : Centre de Ressources en Langues (CRL)

Structure de rattachement : Pôle anglais et pôle espagnol et autres langues

Localisation : Pau

MISSIONS PRINCIPALES :

- Une mission de gestion pédagogique

- Une mission d’accueil, de renseignement et de conseil
- Une mission administrative

CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Le centre de ressources en langues (CRL) permet, en lien avec les collèges de l’établissement, de
mettre en œuvre la politique de l’université dans le domaine des langues dites LANSAD (Langues
pour Spécialistes d’Autres Disciplines).

Il a pour rôle de donner aux étudiants les moyens d’atteindre les niveaux de langues requis pour
répondre aux attendus de leur formation, poursuivre leurs études à l’étranger et, plus généralement,
faciliter leur insertion professionnelle.

Dans ce cadre, il est indispensable de disposer de personnels capables d’assurer l’encadrement

administratifs des activités pédagogiques. En effet, l’enseignement Lansad concerne tous les
étudiants des collèges SSH et STEE. De plus, à l’Uppa, les possibilités de choix en langues vivantes
(LV) sont extrêmement variées, qu’il s’agisse de LV obligatoires, d’options obligatoires, d’UECF,
d’UEL. Le rôle du CRL est donc crucial pour assurer le bon fonctionnement des enseignements
Lansad ainsi qu’une collaboration efficace avec les diverses formations des collèges.

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MISSIONS LIEES AU POSTE

1. Mission pédagogique : suivi et saisie des IP des étudiants sur APOGEE ; organisation des
CC/ET ; éditions des PV, relevés de notes ; participation à la préparation des examens ;
mise à jour des plaquettes, actualisation des habilitations, des MCC, du guide des études et
syllabus, organisation examens session 2.

2. Mission d’accueil, de renseignement et de conseil : renseignements et conseil auprès

des étudiants (emplois du temps, absences, sorties, séminaires, convocation, attestation de
présence, organisation des examens, 2ème session ; conception, mise en place et suivi des
emplois du temps ;

3. Mission administrative : mettre en œuvre des procédures de gestion et être force de

propositions pour l’amélioration du fonctionnement du service. Mission de secrétariat pour
les directrices adjointes du pôle Anglais et du pôle d’Espagnol et autres langues.

Activités et compétences essentielles du poste

Activités ;
- Mission pédagogique d’accueil, conseil et suivi des étudiants
- Saisie des inscriptions pédagogiques (IP)
- Gestion des examens, (surveillances, collecte et vérification des sujets, saisie des notes des
vacataires…)
- Mission d’appui technique pour les enseignants et l’administration : saisie et suivi des
tableaux de MCC, suivi des examens,
- Intervention dans APOGEE (notes, structures…),
- Gestion de l’emploi du temps et réservation des salles dans l’application ADESOFT,
- Accueillir, informer et orienter les étudiants et les usagers de la structure.
- Mission de secrétariat pour les directrices adjointes du pôle Anglais et du pôle d’Espagnol et
autres langues.
- Suivi de la confection des groupes de niveau CECRL
- Mise en œuvre d’une coordination efficace avec les scolarités centrales et de proximité (SSH
et STEE) ;
- Mise en place d’un dispositif d’information suivi et cohérent à l’attention des usagers ;
- Classer et archiver les documents et informations
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de
l'unité
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la
structure
Compétences :
- Capacités avérées d’expression et de rédaction
- Capacités d’écoute et d’adaptation
- Réactivité
- Planifier son activité
- Travailler en autonomie
- Savoir rendre compte
- Connaissance des notions de base en gestion pédagogique
- Travailler en équipe et en relation partenariale
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service.
- Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique

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 - Connaitre l'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses
composantes
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Gérer la confidentialité des informations et des données

Responsable N+1 : RAF

Interlocuteurs principaux : N+1, pôle Anglais, pôle Espagnol et autres langues, pôle IEFE,
services des collègues, services généraux.

Les activités mentionnées dans cette fiche de poste ne sont pas limitatives et peuvent être
modifiées en fonction des nécessités et de la continuité du service, dans le cadre du statut
particulier du corps de fonctionnaire correspondant.