Guide Pratique Organiser 1er Festival

Le guide
pratique pour
organiser mon
1 festival.
er
Toutes les étapes pour organiser

un festival avec succès.
weezevent.com
EDITO 1
AVANT TOUT CHOSE 2

Pourquoi organiser mon festival ? 2
À quoi ressemble mon festival ? 4
Comment établir mon budget ? 5
Quelle est la date idéale pour mon festival ? 8
Quel lieu choisir pour mon festival ? 9
DISTRIBUER SES BILLETS 10

Quelle solution choisir ? 10
Comment fixer un tarif ? 12
S’ENTOURER 13
Les 3P : Production, Prestataire, Programmation 13
COMMUNIQUER AVANT LE FESTIVAL 16

Attirer des participants 16
PLANNING ORGANISATIONNEL DU FESTIVAL 22

Les étapes détaillées de son déroulé 22
APRÈS LE FESTIVAL 23
Démontage et nettoyage 23
Bilan 23
Paie 24
Communication post-événement 25
PRÊT À VOUS LANCER ? 26
ANNEXES À TÉLÉCHARGER 27
Organiser un festival : tout ce à quoi vous devez penser en amont 27
Le kit de survie de l’organisateur d’événement 27
Planning prévisionnel 27
Edito
L’organisation d’un festival est stimulante et gratifiante, mais tout aussi complexe et exigeante.
Faites de votre 1er festival une réussite à l’aide de ce guide.
La planification de votre festival doit être réalisée avec rigueur, quel que soit son genre - littéraire,
musical, gastronomique, artistique - et quelle que soit votre ambition quant à sa taille.
Accompagnant plus de 300 000 festivals et événements de tous types sur la mise en place de solutions
de billetterie et cashless, Weezevent vous propose ce guide gratuit pour vous donner un premier
aperçu de toutes les facettes et les étapes de l’organisation d’un festival :
Découvrez les principales étapes Posez-vous les bonnes questions

préparatoires, avec la définition pour choisir la date et le lieu idéal,
de vos objectifs et des contours de mais aussi tous les acteurs avec qui
votre festival. vous allez collaborer.
Construisez votre budget et Assemblez une programmation

financez votre festival en suivant forte et pertinente, qui plaira à
nos conseils. votre public cible.
Profitez des avantages de la mise en

place de solutions de billetterie, Créez une stratégie de
cashless et contrôle d’accès. communication efficace.
Cadrez le déroulé précis de votre

festival et planifiez les étapes
suivantes.
Ce guide vous sera particulièrement utile si

vous organisez votre premier festival ou si vous
êtes tout simplement curieux d’en apprendre
davantage sur l’organisation d’un festival.
Découvrez également des informations

supplémentaires gratuites : conseils
pratiques, témoignages de professionnels
et ressources à imprimer.
LE GUIDE PRATIQUE DE L’ORGANISATEUR DE FESTIVAL 1

Avant toute chose Le conseil
Avant de commencer à organiser votre festival, En complément de la lecture
préparez le terrain et facilitez-vous la tâche en de cet e-book, renseignez‑vous
répondant aux questions de raison, identité, auprès de votre région et
budget, lieu et date. rejoignez un réseau d’entraide,

tel qu’une association
d’organisateurs de festivals.
POURQUOI ORGANISER Ces ressources seront précieuses
MON FESTIVAL ? pour vous épauler pendant
la création de votre festival.
C’est la première question que vous devez vous
poser. Prenez le temps d’y répondre sincèrement Téléchargez, imprimez
et le plus honnêtement possible. Vous devrez et complétez notre checklist
travailler longtemps et fortement à sa préparation, pour suivre l’organisation de
alors soyez certain de connaître et d’aimer votre événement.
le thème de votre festival.
Traduisez votre réponse en objectifs à atteindre, Télécharger

et utilisez-les comme fil rouge tout au long de
la préparation (et du déroulé !) de votre festival.
Vous avez probablement en tête les grands

festivals que vous connaissez déjà, et souhaitez
naturellement connaître le même succès.
Gardez à l’esprit que, pour la plupart, ces festivals
ont commencé plus simplement et ont grandi
‘‘
d’une édition à l’autre. Définissez des objectifs
atteignables et réalistes !
Parole
d’expert
Le but du jeu pour nous, c’est de passer 4 jours de fête et de
’’
musique ensemble, autour de valeurs communes, de partage.
On souhaite faire vivre une expérience extraordinaire !
Jérôme Tréhorel, Directeur Général
Les Vieilles Charrues

Exemples d’objectifs
*
Devenir le plus grand
événement de ma
région
*
Être le plus
éco-responsable
possible
*
Booker 5 têtes
d’affiches du top 20
national
d’une édition à l’autre
*
Augmenter les ventes
de tickets de 20%
vs précédente édition
*
Atteindre 70% de
participants déjà
venus 1 fois ou plus
*
Augmenter les ventes
sur les points de
consommation de 30%
Le conseil
L’organisation de votre premier festival peut facilement prendre
un an. Prévoyez large ! D’une édition à l’autre, votre expérience
vous permettra d’adopter de nouveaux réflexes qui vous feront
gagner du temps.

À QUOI RESSEMBLE MON FESTIVAL ?
Maintenant que vous savez pourquoi vous souhaitez organiser un festival, et quels sont vos objectifs,
imaginez ce à quoi il ressemble. C’est le moment de laisser libre court à votre imagination.
Le conseil
Attention ! N’impliquez pas plus de quelques personnes à
ce stade du projet, des décisions très simples pourraient alors
prendre beaucoup de temps.
Assurez-vous de répondre à toutes les questions suivantes :
Sa typologie Son nom
Est-ce un festival de musique ? D’arts de la scène ? À l’aide de toutes vos réflexions précédentes,
De loisirs ? De cinéma ? vous avez maintenant en tête ce à quoi
ressemblera votre festival. Il ne vous reste
Sa durée plus qu’à lui trouver un nom. Il doit être
facile à prononcer, ni trop long, ni trop court,
Sur une journée ? Un week-end ? Deux week‑ends ?
mais surtout : vous plaire !
Un mois ?
Parole
Son déroulé
d’expert
Quels sont les grands moments qui rythment
votre festival ?
‘‘
Sa cible
Qui sont les personnes qui participeront à votre

festival ? Des familles ? Des couples ? Des fans de
Notre festival se déroule
voitures ? Des professionnels de la cuisine ? Quel
dans la communauté de
âge ont-ils ? Quels sont leurs centres d’intérêts ?
’’
commune de Brocéliande,
Soyez le plus précis possible pour créer
nous avons donc décidé
un événement qui leur plaira.
de choisir « Le Roi Arthur »,
qui fait écho à la légende
Pendant ce processus de réflexion, prenez le
Arthurienne.
temps de vous intéresser à vos confrères.
Ce nom permet à chacun
Vous pourrez éviter bien des erreurs, nourrir
de pouvoir situer le festival
votre créativité et pourquoi pas adapter un
en France !
festival existant à votre image.
Adrien Gaillard, Co-fondateur et
Directeur - Festival Le Roi Arthur

Le conseil
COMMENT ÉTABLIR MON BUDGET ?
Dépenses
Sans budget, difficile de mettre en place votre festival !
Il s‘agit de votre
Calculez le budget prévisionnel que vous estimez nécessaire
premier événement ?
pour répondre aux objectifs fixés. Dressez un tableau des
Pour éviter de
différentes catégories de dépenses prévues, telles que :
sous-estimer ou de
deviner les coûts des
* cachets des artistes * assurances
différents postes de
* droits d’auteur * personnel dépense, multipliez
les demandes de
* location du lieu * marketing et
devis et comparez
communication
* scènes, son, lumières, les différentes
décorations * hospitalité propositions.
* prestataires * matériel divers
Essayez ensuite d’aller plus loin en détaillant les dépenses appartenant à chacune de ces catégories.
Mieux vaut plus que pas assez : prévoyez une enveloppe supplémentaire de 15% du total calculé
pour parer à tout problème.
Vos fonds propres vous suffisent à financer votre festival ? Super ! Vous ne disposez pas de
suffisamment de fonds ? Aucun problème ! Calculez maintenant vos différents postes de revenus.
Parole
Recettes
d’expert
Quelle que soit votre situation, explorez les différentes
‘‘
pistes de financement qui s’offrent à vous.
Sponsoring et Partenariats
’’
En fonction du type d’événement, de votre public et du lieu,
Recevoir des aides via
vous pouvez attirer des organisations qui vous aideront
des partenariats nous
financièrement ou matériellement.
permet de faire des
Préparez une présentation de votre festival, comprenant
choses encore plus
les avantages à devenir votre sponsor, et envoyez-la à des
belles et plus grandes.
marques, entreprises et institutions. Que leur aide soit
Julien Gaona financière ou matérielle, elle sera proportionnelle à la valeur
Coorganisateur,
Positiv Festival que votre partenariat leur apporte, rendez-le attractif !
Pour les remercier de leur implication, pourquoi ne pas
les réunir autour d’un événement convivial ?

Mécénat et subventions Billetterie
Si votre événement est porteur d’une démarche Pour financer votre festival, vous pouvez rendre
artistique, des entreprises pourraient être sa participation payante, et mettre en place une
intéressées pour vous accompagner en tant que billetterie en ligne. En ouvrant votre billetterie
mécènes. Renseignez-vous sur les entreprises qui en amont du festival, vous pouvez commencer
apportent ce type de soutien pour des festivals à générer des recettes avant même l’ouverture
du même type que le vôtre, et présentez-leur du festival.
votre projet.
Plus d’informations concernant la billetterie en
Il est probable que le gouvernement de votre pays ligne, dans le chapitre “Distribuer ses billets”.
propose différents fonds pour subventionner
les initiatives positives pour les citoyens, Dépenses sur place
n’hésitez pas à entamer les démarches
nécessaires pour y prétendre. Toutes les pistes de financement mentionnées
ci-dessus vous permettent de dégager des
revenus avant la tenue de votre festival.
Droit d’exploitation Mais, bien entendu, vous devez également
prendre en compte les dépenses prévisionnelles
Explorez la possibilité de faire payer un droit de vos festivaliers. Il est d’usage de proposer
d’exploitation (droit d’entrée, concession) des produits et des biens de consommation
aux professionnels souhaitant participer à votre payants, comme le food & beverage,
événement, et qui en tireront un bénéfice. le merchandising, certaines activités exclusives,
Restaurateurs, commerçants, artisans… etc., qui vous permettront de générer des revenus
Nombreux sont ceux susceptibles d’être supplémentaires.
intéressés par votre festival pour y proposer
Le conseil
leurs services ou produits à vos participants.
Dons et crowdfunding
Faites appel à la générosité individuelle et

aux investisseurs pour récolter des fonds
Le cashless est une technologie
supplémentaires et financer l’organisation de
particulièrement adaptée pour
votre festival. Vous pouvez solliciter votre réseau,
faciliter la gestion des flux
ou même présenter votre projet sur la plateforme
monétaires au sein d’un festival.
de crowdfunding de votre choix.
Nous vous conseillons de vous
renseigner sur ses avantages et
de déterminer, grâce aux conseils
experts d’un prestataire, si son
utilisation est pertinente pour
votre événement.

Parole d’expert
‘‘ ’’
Pourquoi organiser un festival ‘cashless’ ?
À chaque fois que je parle du cashless, je donne toujours le même exemple : si je veux
3 bières, 2 Breizh Cola, 1 Orangina, et que je vous ramène 2 verres, combien je vous dois ?
Faites vite, il y a du monde derrière ! Personne n’a jamais pu me répondre... Aujourd’hui la
question ne se pose plus, c’est l’appareil qui fait le travail. Pour nous, le cashless a surtout
permis de simplifier le travail des bénévoles et de limiter les erreurs.
Jérôme Tréhorel, Directeur Général

Les Vieilles Charrues
Pour aller plus loin

Intéressé ? En 20 questions, évaluez
votre appétence et vos connaissances
cashless.
Découvrir

Cashflow
Vous venez de dresser la liste de vos dépenses et recettes projetées. Préparez maintenant ce que
l’on appelle le “cashflow”, en répartissant ces mouvements financiers dans un calendrier. Ce procédé
vous permettra de connaître à l’avance l’état de votre trésorerie à un moment donné, et d’éviter
un découvert qui pourrait mettre en péril votre festival.
Ce document sera à tenir à jour aussi souvent et rigoureusement que possible, avec toutes les entrées
et sorties de fonds prévues.
QUELLE EST LA DATE

IDÉALE POUR MON
FESTIVAL ?
Définissez d’abord la période idéale pour
votre festival, en tenant compte de toutes ses
caractéristiques.
Votre public cible sera-t-il disponible à cette

date ? Tenez compte de leur mode de vie et de
leurs habitudes de consommation !
Vous imaginez que votre festival se déroulera en
plein air ? Privilégiez les beaux jours ! Quoi qu’il
arrive, vous devez vous assurer que la météo ne
posera pas de problème.
Une fois la période idéale en tête, définissez les

jours exacts pendant lesquels vous souhaitez que
se tienne votre festival.
À l’aide d’un calendrier et de recherches sur
Internet, tenez compte de ce qui se passera
à ce moment précis… ailleurs ! Analysez
votre concurrence et les lieux habituellement
fréquentés par votre cible à cette date.
Ne négligez pas les grands événements sportifs,
le calendrier national et international.

QUEL LIEU CHOISIR POUR MON FESTIVAL ?
Un lieu mal choisi pourrait gâcher l’expérience Une fois tous les critères de l’emplacement
de votre public. Au contraire, un lieu qui répond de votre festival identifiés, contactez les
à toutes les attentes de votre public cible vous salles, complexes ou entités qui y répondent.
garantit d’attirer davantage de participants, et de Vérifiez leur disponibilité pour la période
répondre à leurs attentes une fois sur place. retenue, et faItes des demandes de devis.
Estimez le nombre de participants attendus pour

déterminer la capacité et la taille nécessaires du
lieu à trouver. Soyez réaliste et ne voyez pas trop
Avant de retenir
grand. Votre festival grandira naturellement avec
le temps. un lieu, visitez-le
Réfléchissez à la localisation de votre
festival : comment vos participants s’y systématiquement !
rendent-ils ? est-il judicieux qu’il se déroule
en milieu urbain ? ou rural ? doit-il disposer d’un
parking ? … Faites le point avec le gestionnaire du lieu sur
les équipements mis à disposition pour votre
festival, les licences dont il dispose et les
assurances que vous devrez contracter en
complément des leurs.

Distribuer ses billets
Que vous ayez choisi de faire payer la participation à votre festival ou non, il est recommandé
de mettre en place une billetterie en ligne.
Une billetterie en ligne vous permet, entre autres, de :
* suivre les inscriptions avant l’événement et Billet

veiller à respecter la capacité d’accueil de
votre lieu
* connaître le taux de “no-show” (inscrits qui ne

se sont pas présentés)
* vendre du contenu additionnel aux billets

(accès camping, accès zone VIP…)
* configurer différents tarifs et catégories pour

vos différents publics
* générer des recettes en amont du festival pour

financer le projet
* mieux connaître vos participants et pouvoir les

contacter avant, pendant et après le festival
QUELLE SOLUTION
CHOISIR ?
Bien que développer soi-même un outil de
billetterie soit possible en ayant les compétences
et le temps nécessaire, il est rare que ce soit le
cas dans la pratique. Les plus grands festivals
eux-mêmes s’en déchargent, puisque créer
et administrer une billetterie est un métier
complet et à part entière.
Faites confiance Quelles possibilités s’offrent à vous ?
à des professionnels * Les réseaux de distribution
* L’auto-distribution
de la billetterie ! * La répartition des ventes entre ces deux canaux

Les réseaux de distribution L’auto-distribution
Il s’agit de réseaux de ventes de billets, qu’ils Auto-distribuer son événement consiste à
soient physiques, digitaux ou par téléphone. vendre ses billets sans intermédiaire. Ce
Ils vous permettent d’atteindre votre public type de distribution permet de vous adresser
non‑captif : celui qui se trouve au-delà de votre directement à votre public captif : il vous
portée. connaît, il est peut‑être déjà venu et il reviendra.
Ces réseaux vous permettent de pousser votre Ce public vient à votre rencontre car votre
festival aux yeux de ceux qui ne le connaissent promesse et votre identité lui sont familières.
pas, ou peu, mais placent également votre festival Vous pouvez vous auto-distribuer en intégrant un
directement aux côtés de festivals semblables module de vente de billets sur votre site internet.
(en termes de typologie ou dates). Aussi, vous êtes l’unique détenteur des
coordonnées de vos participants, ce qui vous
assure qu’ils ne recevront pas de communication
promotionnelle pour des évènements similaires
Parole
au vôtre.
d’expert
La répartition des ventes
‘‘
Vous pouvez choisir de répartir vos ventes de
billets entre les réseaux de distribution et l’auto-
Nos publics voient une distribution. Cette option, si correctement
billetterie ‘Mediatone’ orchestrée, est très efficace pour vendre le
et comprennent plus de billets possible, en exploitant les
qu’ils achètent leurs réseaux de distribution sur des moments de
’’
billets directement commercialisation plus faibles pour vous.
à l’organisateur. Ils
s’adressent à nous
sans intermédiaire
donc le dialogue est
Pour aller plus loin

plus fluide.
Eric Fillion,
Co-directeur de Mediatone
Tout ce que vous devez savoir pour

distribuer au mieux vos billets.
En savoir plus

Le conseil
COMMENT FIXER UN
TARIF ?
Vous souhaitez rendre votre événement payant
pour minimiser vos frais ou engendrer des
Pour augmenter le panier moyen
revenus ? Définissez un ou plusieurs tarifs, mettez
de vos participants, proposez
en place une billetterie en ligne et commencez à
le cross-selling ! Il s’agit d’un
vendre vos billets avant l’ouverture du festival.
moyen simple de faire des ventes
additionnelles, et d’augmenter
Prenez le temps de définir le prix le plus juste :
votre cashflow avant l’événement.
trop bas et vous risquez de ne pas rentrer dans
Vous pouvez proposer du
vos frais, trop haut et votre cible ne viendra pas.
merchandising, des articles en
quantités limitées, des logements,
Pour le définir, prenez en compte le nombre
des consommations à tarif
de personnes attendues, la popularité de votre
préférentiel, une offre partenaire…
festival, les artistes et intervenants qui y seront
programmés…
Découvrez le cross-selling en
détails.
Aidez-vous des tarifs pratiqués par d’autres
festivals, d’une taille et un genre similaire au vôtre.
N’hésitez pas à créer différents tarifs, avec des
En savoir plus
avantages spécifiques. Vos participants ont des
envies et des pouvoirs d’achats différents, et une
demande existe entre le Grand Public et les VIP.
Ce public “intermédiaire”, est prêt à payer plus
cher pour profiter de votre événement avec un
confort supplémentaire. Il peut s’agir d’accès
à des espaces privilégiés, des prestations
supplémentaires, des accès facilités (parking,
entrée dédiée)...
Parole d’expert
‘‘ ’’
Proposer différents tarifs et prestations vous permet d’augmenter vos recettes,
et de pouvoir baisser le prix grand public pour attirer plus de participants à votre festival !
Nous le recommandons vivement aux organisateurs que nous accompagnons.
Sébastien Tonglet,
Co-fondateur de Weezevent

S’entourer
Le conseil
LES 3P : PRODUCTION, Vous bénéficierez
PRESTATAIRES, de la présence
PROGRAMMATION de figures locales

autour de votre
projet. Un artiste,
Il est pratiquement certain que vous n’assumiez pas seul la
un commerçant,
totalité des missions liées à votre festival.
un politique… Tous
Pour vous aider à créer un événement mémorable, entourez‑vous
pourront, à leur
de spécialistes et de professionnels de l’événementiel qui
manière, vous aider
sauront vous accompagner. Optimisez la réussite de votre
à asseoir votre
festival en les choisissant avec soin, et définissez leurs rôles et
crédibilité et faciliter
missions avec exactitude.
votre travail.
Pour y voir plus clair sur ceux qui vous entourent,

regroupez vos ressources humaines dans 3 catégories :
Production & Équipe, Prestataires et Programmation.
Production et Équipes
Entourez-vous de personnes qualifiées qui partagent votre vision et vos valeurs pour
faire de votre festival un succès. Ce sont ces personnes qui organiseront le festival
avec vous. Ils seront des alliés de taille pour vous, ne négligez donc pas leur choix !
Ce groupe va porter votre projet et ses valeurs, et s’y investir sur une durée importante.
Soyez diplomate, mais clair, sur vos attentes vis-à-vis de chaque membre.
Pour vous aider, constituez le coeur de votre équipe autour de ces 5 rôles :
PRÉSIDENT TRÉSORIER DIRECTEUR DE LA DIRECTEUR DE LA DIRECTEUR DE LA

COMMUNICATION PRODUCTION LOGISTIQUE
Le noyau de votre équipe doit être composé de personnes compétentes pour assurer ces rôles.
Idéalement, chacun aura déjà une ou plusieurs expériences réussies dans le poste lui étant attitré.
La typologie de votre festival doit faire partie de leur domaine d’expertise, ou à minima d’intérêt.

Complétez ces 5 postes en dressant un organigramme complet des membres nécessaires à l’organisation
de votre festival. Ces membres pourront être des bénévoles, des freelances ou encore des prestataires,
présents pendant toute la durée de l’organisation, quelques semaines ou uniquement durant l’événement.
L’important étant simplement que chaque rôle soit pourvu et les missions correctement exécutées.
Prestataires
De nombreux aspects de l’organisation d’un
festival nécessitent le recours à des professionnels
externes. Ces prestataires peuvent concerner
la régie de votre événement, l’audiovisuel,
la restauration et l’animation, mais également
pour bien d’autres activités comme l’imprimerie,
la décoration, la billetterie ou encore la gestion
des paiements sur place. Choisissez des
prestataires de confiance, aux références
semblables à l’ambition de votre festival.
Afin de sélectionner les meilleurs prestataires

possibles, échangez consciencieusement avec
eux. Exposez la vision que vous avez de votre
festival, vos ambitions, l’expérience que vous
souhaitez offrir à vos participants. Faites leur
part de vos attentes, de la manière dont vous
souhaitez collaborer ensemble.
Souvent, il ne s’agit pas de leur première prestation
sur le type de festival que vous organisez. Vous
serez surpris du nombre de conseils précieux que
vous recevrez de ces professionnels. Ils sauront
vous conseiller, vous éviter des erreurs et
apporter des solutions à vos difficultés.

Le conseil
Programmation
Une fois que vous avez identifié le public cible de votre festival,
vous pouvez imaginer le portrait type de vos participants.
Pour leur proposer un festival à la hauteur de leurs
Essayez d’assister à
attentes, renseignez-vous au maximum sur leurs habitudes.
une représentation
Ces recherches vous permettront de booker les artistes et
live de chacun des
intervenants idéaux, d’augmenter le nombre de participants et
artistes / intervenants
de favoriser la réinscription aux éditions prochaines.
que vous souhaitez
booker, ou à regarder
Votre programmation est l’un des piliers fondamentaux du
des vidéos de leurs
succès de votre festival : prenez le temps de sélectionner
prestations passées.
ceux qui correspondent le mieux à l’identité de votre festival, et
qui feront vivre à vos participants une expérience inoubliable.
Ne sous-estimez pas le temps que peut prendre la création de
votre programmation : identification des artistes et intervenants,
contacts, négociations… Anticipez et planifiez plusieurs mois
de travail pour construire votre programmation.
Prévoyez suffisamment d’animations, en fonction de la

durée de votre événement. Contrairement à un concert,
vos participants sont susceptibles d’être présents dans
l’enceinte du festival de quelques heures, jusqu’à plusieurs
jours… Ne les laissez pas s’ennuyer ! Évitez de programmer
plusieurs animations aux formats similaires à la suite, et
préférez les étaler dans le temps. Surprenez vos participants :
variez les formats, styles et durées de toutes les activités,
afin que chacun y trouve son compte.
N’essayez pas de reproduire à l’identique une programmation

déjà existante. Bien que l’inspiration soit saine et nécessaire,
faites en sorte que votre festival soit unique.
Enfin, établissez des contrats avec tous les artistes et

intervenants, en mentionnant le lieu et les horaires de leur
prestation, ainsi que le détail de ce que vous attendez d’eux
(par exemple, être présent sur site 1h avant leur prise de parole).

Communiquer avant le festival
Parole
ATTIRER DES
PARTICIPANTS
d’expert
‘‘
Vous avez maintenant défini la typologie de
votre festival, sa date, son lieu, les artistes et
’’
intervenants qui l’animeront. C’est le moment de
communiquer pour attirer des participants et
réaliser vos premières ventes ! Attirez votre cible en captant son
attention ! Réseaux, affichage,
Plusieurs leviers de communication sont à radio… Testez et adaptez votre
votre disposition pour engager votre cible. stratégie en fonction des résultats.
Sélectionnez ceux que vous souhaitez actionner Julie, Cheffe de Projet,
Weezevent
en fonction des habitudes de vos futurs
participants.
Le conseil
Site internet
Créer un site internet pour votre festival est un bon
moyen de diffuser des informations essentielles.
Vous n’avez pas le temps,

Vous pouvez par exemple :
les connaissances ou le budget
* raconter sa genèse et son concept nécessaires pour développer le
site internet de votre festival ?
* annoncer la programmation
Vous pouvez tout de même
* vendre vos billets assurer une présence en ligne
grâce à un mini‑site de billetterie
* présenter l’équipe organisatrice
gratuit, comme ceux proposés par
* publier des informations pratiques Weezevent.
* ajouter un moyen de vous contacter

Pour plus d’informations,
* créer un espace presse… lisez notre article.
En savoir plus

Emailing
Vous avez déjà une base de contacts
potentiellement intéressés par votre festival ?
Contactez-les ! Faites leur parvenir des
communications contenant un lien vers votre
billetterie pour les inciter à réserver leur place.
Vous pouvez par exemple créer des e-mails

autours de plusieurs temps forts :
* des billets à tarifs préférentiels pour les

premiers inscrits
* l’ouverture de la billetterie au grand public
* l’annonce de la programmation
* certaines grandes échéances avant votre

événement (J-30, J-10 etc.)
1 2 3 4
* le nombre de places restantes pour votre

festival
Pour envoyer un e-mail à votre base de contact,

utilisez un outil de Marketing et CRM qui vous
facilitera le travail. Ce type de solution met
à votre disposition des modèles d’e-mails à
personnaliser, à envoyer en un clic à tous vos
contacts.
Tout ce que vous devez savoir sur

notre CRM gratuit Weeztarget.
Découvrir

Publicités
Pour atteindre plus de personnes, vous pouvez consacrer une partie de votre budget à de la publicité.
De nombreuses options s’offrent à vous, en fonction de vos moyens et de vos objectifs.
Publicité en ligne
La publicité en ligne est facile à mettre en place et adaptée à tous les

budgets. Quelques idées :
* des publicités Google Ads pour apparaître en résultat des recherches sur
Google (ex: nom d’un artiste, recherche d’événements dans la région)
Votre festival
* des publicités sur les réseaux sociaux en ciblant une audience précise
* des campagnes avec des influenceurs évoquant votre festival à leur
communauté
Publicité “print”
On appelle “print” la publicité imprimée sur un support matériel.

Quelques idées :
* des flyers et brochures à distribuer dans les clubs, cafés,

restaurants, et business locaux
Votre festival
Votre festival
* des affiches sur la voie publique ou dans les transports
* des insertions presse

Réseaux sociaux
Communiquer sur les réseaux sociaux est une bonne idée pour faire connaître votre festival et créer
une communauté autour de celui-ci. Profitez de leur efficacité !
Créer un événement Facebook
Créer un événement Facebook vous permet de maximiser la visibilité de votre festival. Dès lors qu’un
utilisateur signale qu’il “participe” à votre événement, celui-ci devient visible auprès de ses contacts.
Le conseil Ajoutez à votre événément Facebook le lien vers la billetterie

en ligne de votre festival.
Le conseil
Créer du contenu
En prenant régulièrement la parole au sujet

de votre festival, vous attirerez de nombreux
participants. Donnez envie à votre cible
en leur proposant du contenu attractif, Des pages Instagram et Facebook sont
aussi bien sur le fond que sur la forme. idéales pour partager des photos et
Visez les réseaux sociaux sur lesquels votre vidéos de votre festival.
cible est déjà présente ! Elles vous servent à attirer de
nouveaux participants pour les
Quelques idées : futures éditions. Une page Linkedin
est utile pour partager des actualités
* L’annonce de l’ouverture de la billetterie
“business” avec une communauté de
professionnels. Elle vous sert à attirer
* La présentation des artistes ou
intervenants à l’affiche des partenaires et mécènes potentiels.
Explorez tous les autres réseaux
* Des images du lieu
sociaux (Twitter, Pinterest, Tik-Tok),
et définissez ceux sur lesquels votre
* Des éléments en rapport avec le thème
de votre festival présence est pertinente.
Il est préférable d’avoir une page active
* Du “teasing”, créant du suspens
sur quelques réseaux sociaux plutôt
et de la hâte
que des pages inactives sur tous.
* Des informations pratiques…

Rejoindre des communautés
Pour faire parler de votre festival, n’hésitez Quelles communautés rejoindre ?

pas à rejoindre des communautés déjà créées.
Par exemple, des groupes Facebook ou des * Les groupes locaux, de la région et des
communes autour du festival
forums, dans lesquels vous pouvez partager
des informations sur votre festival.
* Les groupes des amateurs du thème de votre
festival
* Les groupes de fans des artistes qui seront

présents
* Les groupes fréquemment rejoints par votre

cible
Médias
Si vous ne souhaitez pas faire de la publicité payante dans les médias (presse écrite, radio, chaîne de
télévision) rien ne vous empêche d’essayer d’y apparaître gratuitement. Les médias locaux sont friands
d’informations concernant les événements de la région. Tentez votre chance en faisant parvenir ces
informations aux journalistes quelques semaines avant votre festival, grâce à la création d’un communiqué
de presse et d’un dossier de presse, qui faciliteront le travail du journaliste (et qui sont attendus).
Vous pouvez répéter l’opération dans les médias spécialisés dans le thème de votre festival.
Le conseil
Le communiqué de presse
Il doit être court, facile à lire et comporter toutes les informations

nécessaires pour créer du contenu informationnel autour de
votre festival. Il est recommandé de le faire tenir sur une page,
et d’y inclure le témoignage d’un de vos sponsors ou mécènes. Pour vous épargner
ce travail et maximiser
Le dossier de presse l’apparition de votre
festival dans la
Plus complet que le communiqué, le dossier de presse doit
presse, faites appel à
contenir plus de précisions et d’outils de communication.
un professionnel des
Intégrez-y le logo de votre festival, ses dates, son lieu,
Relations Presses (RP).
sa description, son histoire, des informations pratiques,
des illustrations, les coordonnées d’un contact de votre
organisation…

Le conseil
Partenaires
Il est possible d’ajouter dans votre accord de partenariat, ou de
sponsoring, une clause de communication. Essayez de négocier
une communication sur votre festival avec vos partenaires,
Pensez également aux sur les supports qui vous semblent les plus efficaces (papier,
commerçants, offices site internet, affiche, réseaux sociaux, newsletter…).
de tourisme et mairies
proches de votre Embaucher un photographe professionnel
festival. Proposez‑leur
On dit souvent qu’une image vaut mille mots.
des flyers de votre
Cela est particulièrement vrai dans le cadre d’un festival !
événement,
Faites appel aux services d’un ou plusieurs photographes
à distribuer ou mettre
professionnels, qui sauront capturer l’ambiance et l’essence
à disposition de leurs
de votre festival. Ces photos enrichiront vos communications
visiteurs.
futures, et faciliteront vos efforts en marketing et publicité
pour vos prochaines éditions.

Planning organisationnel du festival
LES ÉTAPES DÉTAILLÉES DE SON DÉROULÉ
Il est essentiel de prendre le temps de mettre à plat le planning de votre
événement. Soyez le plus précis possible, et détaillez au maximum chaque
moment. Cette étape est longue et fastidieuse, mais elle vous permet d’avoir
une vision globale du déroulé de votre festival.
Un planning complet vous permet de contrôler le bon déroulement des

choses, et de vous adapter facilement aux imprévus. Vous pouvez transmettre
une version adaptée à chaque personne impliquée dans votre festival, afin
qu’elle sache ce que l’on attend d’elle, et à qui s’adresser en cas de besoin.
Nom du festival
Planning Général - Jour 1 - Date
_ _ h _ _ Arrivée des équipes de montage Montage jusqu’à 12h
_ _ h _ _ Réunion de l’équipe organisatrice Box réunion Zone 3
Formation Bénévoles Food & Beverage : _____

_ _ h _ _ Formation prestataires et bénévoles Accompagnement Prestataire 1 : ____
Accompagnement Prestataire 2 : ____
_ _ h _ _ Arrivée des artistes Accueil : Équipe Orga B
_ _ h _ _ Ouverture des portes Scan des billets : Équipe Bénévoles A
_ _ h _ _ Fermeture du festival Sécurité + Équipe Bénévoles C
Prévoir un point avec : équipe Orga A et B,

_ _ h _ _ Compte rendu
chaque prestataire
LE KIT DE SURVIE DE L’ORGANISATEUR D’ÉVÉNEMENT

Valable pour tous les organisateurs d’événement, accédez à la checklist complète des objets
à garder auprès de soi le Jour-J.
Découvrir

Après le festival
Les derniers participants viennent de partir, les barrières se ferment… Bravo ! Vous venez d’organiser
un festival réussi. Posez-vous quelques instants pour apprécier le moment.
Maintenant, place à l’organisation “post-événement”, tout aussi importante que tout le travail
accompli en amont.
DÉMONTAGE ET NETTOYAGE
Le conseil
Il est probable que la location du lieu de votre festival s’arrête
très rapidement après la clôture.
C’est l’heure de se retrousser les manches, de démonter
les installations et de faire le grand nettoyage.
Vous pouvez faire appel à un prestataire de nettoyage pour Pensez à gérer vos
vous aider dans cette démarche. déchets de manière
Néanmoins, la propreté pendant et après l’événement est responsable :
l’affaire de tous. Sensibilisez l’ensemble de vos équipes sur recyclez, réutilisez,
le sujet, et impliquez chacun dans le nettoyage continu du donnez…
site pendant le festival.
Rendez un espace aussi organisé et propre que lorsqu’on vous
l’a confié. Votre réputation auprès du gérant est en jeu.
BILAN
1 ou 2 jours après la fin du festival

Organisez une première réunion avec l’ensemble de l’équipe organisatrice. Abordez objectivement
les points positifs et négatifs rencontrés, avant et pendant le festival. À la fin de cette réunion, chacun
repart avec une liste d’actions à effectuer.
Exemples d’actions :
* Envoyer un questionnaire de satisfaction aux participants,
* Interroger les prestataires food & beverage sur le déroulé du festival,
* Faire le point avec votre prestataire de billetterie pour qu’il vous aide à exploiter les données récoltées,
* Trouver une solution à un problème rencontré…

Quelques semaines après PAIE
la fin du festival
Rapidement après la fin du festival, prévoyez
des points avec chacun des prestataires
Organisez une seconde réunion pour analyser
auxquels vous avez fait appel. Échangez sur
plus précisément certains points, et faire
votre collaboration et procédez au paiement
le bilan sur les actions de chacun.
de chacun.
Vous aurez eu des retours des participants,
des prestataires, des artistes présents…
Le conseil
et serez mieux à même de prendre des
décisions définitives concernant l’organisation
de la prochaine édition de votre festival.
Vous saurez :
* Si la durée de votre festival est idéale

Faites valoir vos droits en cas de
non-respect d’un engagement.
* Ce que vous pouvez améliorer, et comment
Si une prestation n’a pas été à la
* Si votre cible de participants a apprécié
hauteur du devis pour lequel vous
votre événement
avez donné votre accord, tentez de
négocier une remise ou un avoir.
Tout ne s’est pas passé comme prévu ?
Quoi qu’il arrive, soyez toujours
Ne soyez pas découragés ! Les plus grands
calme et professionnel, vous
festivals ont pour la plupart commencé de
incarnez votre festival !
manière simple, et ont grandi en résolvant
les épreuves rencontrées.

COMMUNICATION POST-ÉVÉNEMENT
Remerciements Récolte d’avis

Adressez aux participants un court
Participants
questionnaire de satisfaction.
Par e-mail, remerciez toutes les personnes Les réponses vous permettent de récolter
inscrites à votre festival, qu’elles soient venues des avis extérieurs sur votre festival, positifs
ou non. comme négatifs.
Ils peuvent vous aider à identifier des axes
Équipes, Prestataires, Partenaires et Mécènes d’amélioration que vous n’auriez pas détectés
pendant l’événement, et à comprendre ce
Prenez le temps de remercier l’ensemble des
qui a le plus plu à vos participants.
personnes qui ont rendu votre festival possible.
Le conseil
N’hésitez pas à multiplier ces remerciements :
de vive voix, à l’écrit, mais également sur les
réseaux sociaux.
Objets trouvés Segmentez vos questions en

différentes catégories : billetterie,
Mettez en place un moyen de communication localisation, accueil, animations,
efficace pour les participants qui auraient ambiance, food & beverage…
perdu des affaires personnelles pendant votre
festival. Par exemple, une adresse e-mail dédiée,
un numéro de téléphone ou un post sur les
réseaux sociaux.
Contenu lié à votre événement

Mettez à jour le site de votre festival et ses comptes sur les réseaux sociaux !
Les participants seront friands de découvrir les photos et vidéos que vous aurez réalisées. Le partage
de souvenirs est un bon moyen de continuer à faire vivre votre festival après la fermeture de ses portes.
Le conseil
Continuer à alimenter vos réseaux sociaux tout au long de
l’année pour créer une communauté autour de votre festival,
et inciter à participer à sa prochaine édition.

Prêt à vous lancer ? Le conseil
Vous connaissez maintenant tous les points clés Faites des listes de tâches pour
qui vous guideront dans l’organisation de votre vous-mêmes et votre équipe.
premier festival. À vous de jouer ! Vous pourrez ainsi suivre

l’évolution du projet, et éviter les
oublis.
Des questions subsistent ? Pour être sûr d’avoir une vision
claire du festival et de ne rien
oublier, inscrivez toutes vos
* Comment mettre en place une billetterie en échéances dans un calendrier
ligne ? (physique, digital ou les deux).
* Comment distribuer les billets de mon

Inspirez-vous de notre
événement sur mon site internet ?
calendrier organisationnel,
* Comment vendre des billets sur place ? présenté en annexe.
* Quels sont les avantages du cashless dans

le cadre de mon festival ?
Télécharger
* Comment lier la distribution de billets et
le contrôle d’accès sur site ?
* Comment contacter efficacement les inscrits

à mon festival ?
Discutons-en !
Nos conseillers se tiennent à votre disposition pour définir avec vous les meilleures
solutions technologiques à déployer pour votre festival.
Nous contacter

Annexes à télécharger
Organiser un festival : tout ce à Le kit de survie de l’organisateur

quoi vous devez penser en amont d’événement
Planning prévisionnel

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Le guide

Toutes les étapes pour organiser

AVANT TOUT CHOSE 2

DISTRIBUER SES BILLETS 10

COMMUNIQUER AVANT LE FESTIVAL 16

PLANNING ORGANISATIONNEL DU FESTIVAL 22

PRÊT À VOUS LANCER ? 26

Découvrez les principales étapes Posez-vous les bonnes questions

Construisez votre budget et Assemblez une programmation

Profitez des avantages de la mise en

cashless et contrôle d’accès. communication efficace.

Cadrez le déroulé précis de votre

Ce guide vous sera particulièrement utile si

Découvrez également des informations

LE GUIDE PRATIQUE DE L’ORGANISATEUR DE FESTIVAL 1

préparez le terrain et facilitez-vous la tâche en de cet e-book, renseignez‑vous

répondant aux questions de raison, identité, auprès de votre région et

budget, lieu et date. rejoignez un réseau d’entraide,

Traduisez votre réponse en objectifs à atteindre, Télécharger

Vous avez probablement en tête les grands

LE GUIDE PRATIQUE DE L’ORGANISATEUR DE FESTIVAL 2

d’une édition à l’autre

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Assurez-vous de répondre à toutes les questions suivantes :

Sa typologie Son nom

Qui sont les personnes qui participeront à votre

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* prestataires * matériel divers

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Faites appel à la générosité individuelle et

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Une fois la période idéale en tête, définissez les

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Estimez le nombre de participants attendus pour

LE GUIDE PRATIQUE DE L’ORGANISATEUR DE FESTIVAL 9

Une billetterie en ligne vous permet, entre autres, de :

* suivre les inscriptions avant l’événement et Billet

* connaître le taux de “no-show” (inscrits qui ne

* vendre du contenu additionnel aux billets

* configurer différents tarifs et catégories pour

* générer des recettes en amont du festival pour

* mieux connaître vos participants et pouvoir les

Faites confiance Quelles possibilités s’offrent à vous ?

à des professionnels * Les réseaux de distribution

de la billetterie ! * La répartition des ventes entre ces deux canaux

LE GUIDE PRATIQUE DE L’ORGANISATEUR DE FESTIVAL 10

Pour aller plus loin

Tout ce que vous devez savoir pour

LE GUIDE PRATIQUE DE L’ORGANISATEUR DE FESTIVAL 11

LE GUIDE PRATIQUE DE L’ORGANISATEUR DE FESTIVAL 12

PROGRAMMATION de figures locales

Pour y voir plus clair sur ceux qui vous entourent,

PRÉSIDENT TRÉSORIER DIRECTEUR DE LA DIRECTEUR DE LA DIRECTEUR DE LA

LE GUIDE PRATIQUE DE L’ORGANISATEUR DE FESTIVAL 13

Afin de sélectionner les meilleurs prestataires

LE GUIDE PRATIQUE DE L’ORGANISATEUR DE FESTIVAL 14

Prévoyez suffisamment d’animations, en fonction de la

N’essayez pas de reproduire à l’identique une programmation

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PRÊT À VOUS LANCER ? 26

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