LE GUIDE ATAWA

Nos secrets pour réussir

votre événement

Photographie : Raquel Benito

1
Photographie : Marie Montibert

ENTRE NOUS,
QUELQUES MOTS…

Célébrer un engagement, un succès commercial, annoncer un nouveau

produit, inaugurer un siège… La préparation d’un événement à venir
est synonyme d’ef fervescence parce qu’il annonce un avenir prometteur
et la concrétisation d’ambitions. Mais comment s’assurer que ce jour qui
ne devrait être qu’adrénaline, fierté, joie, félicitations, soit un succès ?

Tout prévoir ? Certes, mais encore faut-il savoir quoi prévoir. Ou mieux,
anticiper l’imprévisible.

Lieu, mobilier, infrastructure, vestiaire, scène, son, vidéo, énergie, lumière,

cuisine… La check-list est longue. Avez-vous pensé à tout ? Vraiment ?

Quel que soit votre événement, Atawa vous transmet ses secrets, vous
guide pas à pas pour organiser votre événement en toute sérénité.
Plus de 2000 clients nous ont déjà fait confiance — particuliers, entreprises,
collectivités, organisateurs d’événement…

C’est à vous. Suivez le guide !

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 MODE D’EMPLOI
DU GUIDE ATAWA :

Nous avons créé ce guide interactif pour vous simplifier la vie

lors de l’organisation de votre événement et vous permettre
de vous y référer chaque fois que vous en aurez besoin.

Voici comment l’utiliser au mieux :

UN GUIDE INTÉRACTIF

Cliquez sur le chapitre qui vous intéresse

pour y accéder directement.

À COMPLÉTER ET À MODIFIER
COMME VOUS LE SOUHAITEZ

En version digitale ou imprimable ? À vous de choisir !

En version PDF :
Si vous voyez une case :
cliquez à chaque étape validée

Si vous repérez “...” :

à vous d’écrire et de glisser vos notes !

En version papier :
Imprimez le document et grif fonnez-le tout au long de l’organisation.

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 SOMMAIRE

03 MODE D’EMPLOI DU GUIDE ATAWA

05 1. TOP DÉPART DU PROJET :

BIEN CADRER SON ÉVÉNEMENT
POUR EN FAIRE UN SUCCÈS

07
2. L’INDISPENSABLE CHECK-LIST
POUR UN ÉVÉNEMENT RÉUSSI

08 14 17
L’IMPLANTATION LA TENTE & LE SOL LA DÉCORATION
Établissez le cadre parfait Les avantages du plein air Faire une bonne
sans les inconvénients 1 ère impression

20 25 29
LE MOBILIER L’ÉNERGIE LA TECHNIQUE :
& L’ART DE LA TABLE I’ve got the power SON, LUMIÈRE & VIDEO
Une harmonie essentielle Show must go on

33 35 36
LES SANITAIRES L’HUMAIN MAIS AUSSI
La juste mesure et le confort Qui ? Quand ? Pourquoi ? Pour être certain
de ne rien oublier

38 3. LE MONTAGE
QUAND L’ÉVÉNEMENT DEVIENT CONCRET

41 4. C’EST LE GRAND JOUR

PL ACE AU SPECTACLE

43 5. J+1
PAS DE REL ÂCHEMENT

45 ATAWA : QUI SOMMES-NOUS ?

46 ILS PARLENT DE NOUS

47 NOUS CONTACTER

4
Photographie : Stéphane le Ludec

TOP DÉPART DU PROJET

un succès
1
Bien cadrer son événement pour en faire

Pour que le jour J soit à la hauteur des attentes,

la première chose est de savoir définir celles-ci !

Cela paraît logique… Pourtant, l’expérience prouve qu’ il n’est pas toujours aisé
d’exprimer à l’autre — partenaire, client, prestataire… — ce que l’on a en tête.
Alors osez soulever tous les paramètres qui vous semblent essentiels.

5
 TOP DÉPART DU PROJET
Bien cadrer son événement pour en faire un succès

MON ÉVÉNEMENT EST :

Un lancement de produit Un salon d’exposition

Une soirée d’entreprise Une conférence
Un mariage Une inauguration
Un anniversaire Autre : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

IL SE DÉROULERA :

Date précise le : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Je n’ai pas de date précise,

il sera en . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

LE LIEU QUE J’IMAGINE :

Adresse : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Localisation : En intérieur En extérieur Les deux

Le type de lieu :
Un lieu privé Un lieu loué pour l’occasion
Un hôtel (château, domaine, vignoble…)
Un espace de mon entreprise Une salle grand public
(salle de réunion, terrasse…) Un lieu public
Autre : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

LES INVITÉS QUE JE VEUX CONVIER :

Nombre estimé : . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

LE PROGRAMME QUE JE PRÉVOIS :

Cocktail Soirée dansante

Dîner assis Animations : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conférence Autre : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Prise de parole ............................................................

LE BUDGET DONT JE DISPOSE :

Le budget : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

LE CONTACT RÉFÉRENT DE L’ÉVÉNEMENT :

Il s’agit de la personne chargée de l’organisation de l’événement qui centralise
les informations et est en contact avec les prestataires et intervenants.
Nom : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Téléphone : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ces aspects essentiels ayant été définis,

passons aux choses sérieuses

6
 2
Photographie : Virginie Hamon

L’INDISPENSABLE
CHECK-LIST
Pour un événement réussi

“Qui valide la liste des invités à l’entrée ? ”

"Êtes-vous sûrs de n’avoir rien oublié ? ”…

Stop ! Arrêtons les questions qui fusent dans tous les sens et ordonnons
nos idées. Oui, un événement requiert une quantité non négligeable 
de critères à coordonner et il serait facile de perdre pied. Mais ôtez-vous
tout complexe  : personne ne peut tout savoir, à moins d’avoir une longue
expérience dans ce domaine.

Laissez-nous vous la partager et dévoiler le Graal de la « to do list ».

7
 L’IMPLANTATION
Établissez le cadre parfait

Il était une fois un lieu… Un écrin qui donnera tout son caractère à l’ événement mais aussi,
aspects beaucoup plus terre-à-terre, qui ouvrira et délimitera concrètement le champ des
possibles qu’ il s’agisse du nombre d’ invités, des activités et bien d’autres critères.
Pour faire le tri entre une multitude d’options et distinguer l’endroit parfaitement adapté
à votre projet, voici le chemin à suivre.

LES INDISPENSABLES À PRÉVOIR

ÉVALUEZ LA SURFACE NÉCESSAIRE À VOTRE ÉVÉNEMENT

Il s’agit de délimiter les espaces nécessaires pour les moments de votre événement
ainsi que les espaces pour les installations techniques.

BON À SAVOIR

Pour un repas assis :

Avec tables rectangulaires : 1 m 2 / personne
Avec tables rondes : 1,2 m 2 / personne

Pour un événement debout :

0,5m 2 / personne
0,7– 0,8 m 2 / personne si l’espace contient
du mobilier pour le cocktail

Pour un événement mixte (assis + piste de danse) :

1,5m 2 / personne

DJ : 6–10m 2
Musicien : 1,8 m 2 / personne
Buffet : 2m pour 100 personnes

1 — LES DIFFÉRENTS MOMENTS DE VOTRE ÉVÉNEMENT :

Remplissez le tableau ci-dessous en indiquant :

• Les différents moments de votre événement • Les lieux dans lesquels ils vont se dérouler
(cocktail, dîner, piste de danse...) • Un “Plan” B” en cas de pluie (notamment
• La surface nécessaire pour les moments prévus en extérieur)

Voici un exemple :

Les moments de mon événement Surface nécessaire Lieu Lieu plan B (en cas de pluie)

cocktail 20 0m 2 jardin salon du château

dîner + piste de danse 30 0m 2 tente silhouette /

8
 L’IMPLANTATION

À vous de remplir !

Les moments de mon événement Surface nécessaire Lieu Lieu plan B (en cas de pluie)

2 — LES INSTALLATIONS TECHNIQUES :

Puis remplissez ce deuxième tableau en indiquant :

• Les installations techniques requises pour • La surface nécessaire

votre événement (sanitaires extérieurs, DJ, • Les lieux où elles seront placées
régie technique, groupe électrogène…)

À vous de remplir !

Les installations techniques Surface nécessaire Lieu

9
 L’IMPLANTATION

PROJETEZ OÙ AURA LIEU CHAQUE ACTIVITÉ

Schématisez les espaces listés au préalable sur le plan sur la page suivante.

Plusieurs options sont possibles :

Vous avez imprimé votre guide : En version digitale : si vous disposez

dessinez directement sur le plan. d’une version PDF modifiable, vous
pouvez dessiner directement vos
espaces en ajoutant des carrés et en
les renommant.
Voici en exemple :

SANITAIRES
CHÂTEAU

ESPACE
TENTE
COCKTAIL
Dîner
+ piste de danse

À vous de jouer sur la page suivante !

10
L’IMPLANTATION

Échelle : 1 carreau = 0,5m

11
 L’IMPLANTATION

PRÉVOYEZ LA GESTION DES FLUX

La bonne gestion des flux est primordiale lors de l’organisation d’un événement.
Voici une check-list afin d’anticiper et gérer les flux sans rien oublier :

Côté invités :

Vérifiez l’accessibilité du lieu pour les invités Définissez si vous avez besoin d’un espace
et envoyez un plan en amont si besoin. d’accueil. Si oui, où est-il ? :
.........................................................................
Vérifiez si il y a un parking pour les invités.
Pensez à regarder si il existe des logements
Définissez par quel endroit les invités entrent autour du lieu choisi pour vos invités.
dans le lieu : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Côté prestataires :

Définissez l’accès au lieu des prestataires Définissez le parking des prestataires

(si il est dif férent de l’accès invités) : (si il est dif férent du parking invités) :
......................................................................... .........................................................................

Vérifiez les contraintes d’accès et leur commu- Définissez la zone de stockage prestataire :
niquer (type de sol, ascenseur…) .........................................................................

Et enfin :

Pensez à l’éclairage des dif férents espaces (notamment parking, sanitaires).

Pensez à la signalétique des différents espaces (notamment accès au lieu, au parking, aux sanitaires).

Attention aux accès uniques, empruntés

à la fois par le staff et les invités car en
cas de mauvais temps, les camions des
prestataires peuvent détériorer le passage.
Si deux accès ne sont pas possibles, protégez
le chemin avec des plaques de roulage.

Photographie : Nicolas Fagot

12
 L’IMPLANTATION

ASSUREZ L’ALIMENTATION EN ÉNERGIE

Capacité, arrivée et raccordements en eau et électricité.

( l'énergie, p. 25)

ANTICIPEZ LA GESTION DES SANITAIRES

Pensez à l’accès et au nombre de sanitaires nécessaires.

Prévoyez des parapluies si un passage en extérieur est obligatoire.
( les sanitaires, p. 33)

ENVOYEZ LE PLAN DES ESPACES EXPLOITABLES

ET AMÉNAGÉS AUX PRESTATAIRES

Pensez à envoyer :

Les zones de travail des équipes (traiteur, bar, DJ…)

Les zones de stockage de leur matériel (chambre froide, fours, flightcase…)

13
 LA TENTE ET LE SOL
Les avantages du plein air sans les inconvénients

Votre choix se porte sur une tente en extérieur ?

Passons en revue les indispensables critères à acter.

Photographie : Damien Dolle

LA TAILLE

Pour choisir la taille de tente idéale, il faut avant tout se projeter,

visualiser l’événement, imaginer les espaces et leurs usages.

Pour un repas assis : prévoir de 1 à 1,5m 2 par personne Pour un cocktail debout : 1m 2 par personne suffit. Cette
selon l’atmosphère et le confort que l’on souhaite donner à mesure de référence peut bien sûr être réévaluée pour
la réception. Sont pris en compte l’espace pour le repas, la s’adapter à la scénographie imaginée (buffet, coin lounge,
piste de danse et le buffet. orchestre, produit d’exposition, conférence…).

La taille nécessaire de ma / mes tente(s) est de : . . . . . . . . . . . . . . . . . . m 2

LE TYPE DE TENTE

Il en existe une multitude sur le marché, des plus classiques aux plus originales,
à choisir en fonction du thème souhaité et de la météo.
Pour découvrir votre tente idéale, cliquez ici.

Attention ! Veillez à bien prendre en compte tous les scenarii de météo imaginables pour le jour J,
afin de choisir le type de tente adéquat en amont.

Un toit en cristal n’est pas le plus adapté pour
un déjeuner estival en plein soleil, car il risque de
créer un ef fet de serre à l’intérieur.
À l’inverse, évitez les tentes ouvertes l’hiver
où les invités risquent bien d’être frigorifiés…
L’alternative ? Opter pour une tente dotée de
rideaux qui peuvent se fermer et ainsi créer un
espace protégé.

La tente idéale pour mon événement est : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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 LA TENTE ET LE SOL

L’IMPLANTATION

Elle se définit selon les éléments suivants :

ASSURER UN ESPACE SUFFISANT POUR IMPLANTER LA TENTE

Pour une tente haubanée (maintenue au sol par des sangles tirées et piquetées) il faut prendre
en compte la taille de la tente à laquelle on ajoute 2 m tout autour, nécessaires à la fixation.

LE T YPE DE TERRAIN

Pelouse Sol dur Rooftop

On optera pour le “Piquetage”,
c’est-à-dire un système de pieux de
80cm à 1m plantés dans le sol.
Vérifiez qu’aucune canalisation et
qu’aucun réseau électrique ne passent
sous la zone d’implantation de la
structure.
Un lestage est généralement néces- Il faut considérer un monte-charge
saire, soit des blocs de béton qui aux dimensions suf fisantes ainsi
permettent de maintenir la tente qu’un ascenseur de 1,5 x 2m qui
au sol. Attention, cette technique puisse supporter le poids du lestage
nécessite : sélectionné.
1. Que la zone d’implantation puisse
être accessible sans problème par
un chariot élévateur.
2. Un accès plain-pied pour manipu-
ler le lestage.

VÉRIFIER SI LE TERRAIN EST PLAT

L’astuce : Comparez-le à un terrain de foot, et demandez-vous s’il est aussi plat.

OUI
Vous pouvez alors poser la tente à même le sol ;
libre à vous d’ajouter un plancher.
NON
La mise en place d’un calage et d’un plancher est indis-
pensable pour ajuster le niveau et rendre possible la mise
en place des tables et de la piste de danse. Au-delà
d’un mètre de calage, un échafaudage est nécessaire.

CHOISIR LE T YPE DE SOL

Plusieurs options s’of frent à vous, tout est une question de style :

Poser directement la tente sur le terrain existant Plancher

(uniquement dans le cas d’un sol plat, comme vu Moquette
à l’instant). Autre : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15
 LA TENTE ET LE SOL

L’ACCÈS

Quel type de camion peut accéder à l’implantation :

un semi, un 19 tonnes, un camion grue ?…
Pour le savoir, prenez en compte la largeur des routes et chemins,
la hauteur (passage sous un pont ?) , les virages, la navigation plus complexe
à l’intérieur des villes que sur les grands axes en périphérie…
N’omettez aucun obstacle jusqu’à la zone choisie pour implanter la tente.

L’EXPOSITION AU VENT

Les tentes de réception sont homologuées pour résister jusqu’à 10 0km/h de vent.
Si l’exposition au vent est conséquente (en montagne ou en bord de mer par exemple),
un ancrage plus important pourrait être requis.
Dans tous les cas, ne vous privez pas d’une visite technique du lieu
avec les prestataires que vous aurez choisis pour votre tente et votre sol,
afin de verrouiller ces dif férents points en amont
et n’avoir aucune (mauvaise) surprise le jour du montage…

LE POSITIONNEMENT DE L’OFFICE TRAITEUR

Anticipez l’emplacement de l’équipe traiteur ou catering :

Sous une tente ? À l’extérieur ? En cuisine intérieure ?

En intérieur
• Optimisez l’implantation de la tente pour
faciliter le trajet entre les cuisines et la tente.
En extérieur
• Vous pouvez ajouter une tente dédiée au
traiteur qui est idéalement connectée à la
tente principale, à l’alimentation en eau et en
électricité…

Enfin, évidemment, selon la météo et

l’ horaire de l’ événement, pensez bien à
l’ éclairage et au chauffage de votre tente !
( Chauffage p. 28)

Photographie : Joséphine de Rohan- Chabot

16
 LA DÉCORATION
Parce que vous n’aurez jamais une 2 nde chance
de faire une bonne 1 ère impression

C’est elle qui donnera aux invités, au premier coup d’œil, l’ émotion qui teintera
l’ensemble de l’ événement. Les possibilités (et budgets) sont infini(e)s,
d’un séminaire devant rayonner de modernité à une réception privée plus chaleureuse.

Avant toute chose, ciblez si un thème ou une ambiance est souhaité(e).

Il existe 2 grands types de décoration à bien différencier :

l’ habillage de l’environnement et la décoration d’ambiance.

L’HABILLAGE DE L’ENVIRONNEMENT
Il permet d’occulter ce que l’on ne veut pas voir
et/ou de rendre votre événement plus haut de gamme.
Demandez-vous : ce que vous ne souhaitez pas voir sur le lieu de votre événement
ou ce que vous voulez au contraire mettre en valeur.
J’occulte :
(par exemple, l’of fice traiteur)
....................................................................
....................................................................
....................................................................

Je veux mettre en valeur :

(par exemple, les arbres du parc)
....................................................................
....................................................................
....................................................................

On peut tout habiller, tout cacher, le tout

étant de bien savoir poser des limites et
de connaître votre budget.

Voici une liste (non exhaustive) de ce que l’on peut habiller et par quel moyen. À vous de choisir !

La tente Le matériel visible

Poteaux : habillage avec du coton gratté ou Chauf fage
cof frage en bois Groupe électrogène
Murs : habillage avec du coton gratté ou Structure sur pont qui supporte l’éclairage…
impression directe sur la bâche selon l’ambiance Autre : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
souhaitée
Juponnage : il permet de ne pas voir la  mise à Le sol
niveau entre la tente et le sol Recouvrir de moquette
Toit intérieur : habillage avec du vélum plissé Recouvrir de lino
ou tendu Autre : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Toit extérieur : habillage avec du coton gratté
ou impression directe sur la bâche selon Les espaces techniques
l’ambiance souhaitée Vestiaires Traiteur
Autre : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bureau de production Tente sanitaire
Autre : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

17
 LA DÉCORATION

DÉCORATION D’AMBIANCE
C’est la "petite touche en plus" qui donnera le ton de votre événement.
Demandez-vous quels sont l’image et le message que vous voulez transmettre. Pour cela :

CHOISISSEZ UN THÈME
Il est très important de savoir ce que l’on veut et ce qu’on ne veut pas.
Créez votre moodboard d’inspiration pour guider vos choix.

Mon thème est : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

ANALYSEZ CE QUI EXISTE DÉJÀ SUR LE LIEU

Choisissez si vous souhaitez :
conserver certains éléments en les intégrant à la décoration ou en occulter d’autres.
( Habillage p. 17)
Ajouter par exemple
une guirlande lumineuse
aux arbres présents sur site.

DÉFINISSEZ LES POINTS CHAUDS DE DÉCORATION

Là où vous souhaitez l’accentuer : les centres de tables, un photocall, un espace extérieur…

Mes points chauds de déco sont : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

..........................................................................................

Photographie : Lucie Gohaud

18
 LA DÉCORATION

CHOISISSEZ LES ÉLÉMENTS DÉCO QUE VOUS AJOUTEREZ

Les possibilités sont infinies, voici quelques incontournables à ne pas oublier :
Éclairage : Scénographie florale :

En extérieur je souhaite : Type de scénographie

......................................................................... (par exemple des centres de table, une arche…)
......................................................................... .........................................................................
.........................................................................
En intérieur je souhaite : .........................................................................
un éclairage de table
un éclairage d’ambiance Où souhaitez-vous l’intégrer ?
des lustres .........................................................................
des guirlandes .........................................................................
des suspensions .........................................................................
Autre : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les pièces déco :

Statue
Prenez bien en compte l’éclairage d’ambiance dans Arbre
le schéma global d’éclairage. Autre : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
( La technique p. 29) .........................................................................
.........................................................................

POUR UN ÉVÉNEMENT D’ENTREPRISE, N’OUBLIEZ PAS LE BRANDING

Dif férents types de signalétique existent selon ce que vous souhaitez :

• Pour une mise en avant de la marque puissante et visible de loin :

choisissez une impression sur bâche, sur banderoles, un habillage de tente.

• Pour une mise en avant plus épurée : choisissez des accessoires décoratifs
discrets tels que du mobilier aux couleurs de la marque ou encore des goodies.

• Pensez au photocall pour laisser des souvenirs à vos invités, avec par exemple
en fond le logo de votre entreprise.

Pour mon événement d’entreprise je choisis la signalétique suivante :

.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................

19
 LE MOBILIER & L’ART DE LA TABLE
Une harmonie essentielle

Photographie : Sophie Masiewicz

Avant toute chose,

définissez les 3 points suivants :

Les espaces qui nécessitent du mobilier sont :

....................................................... .......................................................
....................................................... .......................................................
....................................................... .......................................................

Les repas ou les collations pendant l’événement sont :

Exemple : Dîner, Cocktail, Petit-déjeuner, Déjeuner.
....................................................... .......................................................
....................................................... .......................................................
....................................................... .......................................................

L’ambiance souhaitée est :

Exemple : dîner champêtre ou dîner de gala chic.
...................................................................................................................

20
 LE MOBILIER & L’ART DE LA TABLE

Le mobilier et l’art de la table dépendent de l’agenda de l’événement.

Suivez le guide !

JE PRÉVOIS UN REPAS ASSIS :

Définissez un plan de la table selon :

L’espace dont vous disposez : . . . . . . . . . . . . . . . . . m 2

(référez-vous au chapitre L’implantation p. 8 pour en savoir plus)

Le type de table choisies :

ronde
rectangulaire Elle permet d'avoir 5 voisins, 3 en face et 2 sur les côtés,
ovale et permet de faire de longues tables.

Je prévois :
. . . . . . . . . . . . . tables rondes Conseil pour votre plan de tables :

. . . . . . . . . . . . . tables rectangulaires
Prévoir un espace d’un mètre minimum entre 2 tables
. . . . . . . . . . . . . tables ovales pour la circulation du traiteur.

Prévoir un espace de 50cm par personne à table.

Voici les dimensions standards de tables afin de vous

projeter au mieux :
- table ronde 8 personnes : 150 cm
- table rectangulaire 8 personnes : 220 x 80 cm
ou 200 x 100 cm
- table ovale 8 personnes : 200 x 100 cm

Photographie : Virginie Hamon

21
 LE MOBILIER & L’ART DE LA TABLE

Choisissez :

Le nombre d’assiettes et de couverts par personne selon le menu :

........... assiettes de présentation ........... fourchettes à entremets

........... assiettes pour l’entrée ........... couteaux
........... assiettes pour le plat principal ........... couteaux entremets
........... assiettes pour le dessert ........... cuillères
........... fourchettes ........... cuillères à entremets

Le nombre de verres :
Comptez généralement :
Je prévois : 1,5 flûte à champagne par personne (s’ il est servi au repas)
. . . . . . . . . . . flûtes à champagne 1 verre à vin par personne (si vin rouge et vin blanc, 2 verres)
1 verre d’eau
. . . . . . . . . . . verres à vin
. . . . . . . . . . . verres d’eau

Le nombre de tasses à café et à thé :

On compte environ : 90 tasses à café et 15 tasses à thé pour 10 0 personnes.

Je prévois :
. . . . . . . . . . . tasses à café
. . . . . . . . . . . tasses à thé

Les centres de table Les éventuels porte-noms

La décoration florale Les éventuels cadeaux pour les invités

Les nappes et serviettes Le style d’impression du menu

Nos astuces :
Placez toujours un molleton sous une nappe.
Il permet d'atténuer les bruits à table, met en valeur la nappe
et la rend plus agréable au toucher…
L’astuce pour connaître la taille de la nappe :
ajoutez en moyenne 70 cm de matière / tissu de part et d’autre.

Enfin demandez au traiteur :

S'il vient avec son matériel de service

S'il a besoin de matériel supplémentaire
Si oui, demandez-lui la liste de ses besoins

22
 LE MOBILIER & L’ART DE LA TABLE

JE PRÉVOIS UN COCKTAIL :

Définissez la taille nécessaire des buf fets :

Comptez 2 mètres de buf fet pour 10 0 personnes.

La taille de mon buf fet est de : . . . . . . . . . . . m

Décidez si vous souhaitez des mange-debout :

Comptez 15 unités pour 10 0 personnes et 2 à 4 tabourets par unité.

Je prévois :
. . . . . . . . . . . mange-debout
. . . . . . . . . . . tabourets

Définissez le matériel nécessaire au cocktail. Plusieurs options :

Si vous avez déjà choisi votre traiteur :

soit le traiteur vient avec son matériel
soit il dresse la liste du matériel à louer
Sinon, faites une liste type que vous montrerez au traiteur au moment venu,
pour avoir sa validation.

Choisissez les boissons et les verres :
Je prévois :
• En boisson principale : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
soit, . . . . . . . . . verres de type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• En boisson secondaire : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
soit, . . . . . . . . . verres de type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Nos petits conseils pour un cocktail :
Prévoyez 2,5 à 3 verres par personne (attention ce ne sont
pas les verres du dîner).
Pour la boisson principale : 2 verres par personne.
Pour la boisson secondaire : 80% du nombre de personne.
Exemple pour un cocktail de 100 personnes, avec champagne
en boisson principale/jus de fruits en boissons secondaire :
comptez 200 flûtes / 80 tumblers.

Prévoyez par maître d'hôtel (comptez 1 maître d'hôtel pour 2 à 3 m de buf fet) :
- 1 plateau de poste - 1 lito
- 1 plateau à main - 1 torchon
- 1 seau à champagne
- 1 bro à jus de fruit Prévoir un plateau environ
- 1 cuillère à glace pour 30 pièces cocktail.

JE PRÉVOIS UN COIN LOUNGE :

Définissez la taille de cet espace : . . . . . . . . . . . . . . . m 2

Proposez maximum 1/3 de places assises basées sur le nombre maximum d'invités.

JE PRÉVOIS UN COIN ACCUEIL :

Prévoyez 1 à 2 borne(s) d’accueil et des tabourets pour les hôtesses.

Pensez au vestiaire (surtout en hiver).

23
 LE MOBILIER & L’ART DE LA TABLE

À NE PAS OUBLIER…

Pour ajuster la quantité nécessaire de vaisselle, pensez au roulement ainsi

qu’à la casse possible. Pour chaque type de vaissellerie, prévoyez par sécurité
des quantités 10% supérieures au nombre de personnes.

Réservez un espace pour ranger les caisses dans lesquelles est livré le matériel.

Pensez à réserver en back of fice, un espace repas pour les prestataires.

Faites l’inventaire lors de la livraison et récupérez le bon de livraison.

Validez les plans / maquettes / simulations en amont pour éviter toute mauvaise
surprise le jour J.

Attention certaines salles exigent uniquement du mobilier classé M2 (ignifugé

contre le feu).

Arbitrez qui fait la mise en place de la vaisselle (il s’agit du traiteur la plupart
du temps).

Définissez qui se charge de la mise en place et de la reprise du mobilier :

m oi
l e traiteur
l e loueur de mobilier

Si vous souhaitez que votre prestataire mobilier s'en charge, pensez à lui faire
la demande car ceci n'est généralement pas inclus dans la prestation initiale.

Photographie : Stéphane le Ludec

24
 L’ÉNERGIE
I’ve got the power

Un aspect pourtant primordial mais qui est souvent “oublié” ou sous-estimé :

l’alimentation en électricité. Or, le négliger pourrait mettre à mal le travail
de tous les prestataires (et évidemment, le plaisir des invités…)
voire engendrer des situations à risque.
Pour ne pas se retrouver dans le noir et sans musique
(“cocasse” mais malheureusement une réalité parfois), voici nos conseils en détails.

Bon à savoir avant toute chose…

il existe 3 types d’apports en électricité

L'ÉLECTRICITÉ DU PROPRIÉTAIRE
Uniquement si ce dernier est en mesure de fournir la puissance électrique nécessaire.

LE RACCORDEMENT ENEDIS
ERDF peut se raccorder aux lignes électriques alentours et mettre à disposition une
borne de branchement sur l’événement, sur laquelle un panneau électrique pourra
être branché (par le client ou le prestataire).
Option intéressante pour un événement durant plus de 4 ou 5 jours.

LE GROUPE ÉLECTROGÈNE
Rappatrié sur l’événement, il s’agit d’un bloc qui permet de générer de l’électricité,
et sur lequel le client ou le prestataire pourra brancher un panneau électrique.
Il est alimenté avec du diesel, de l’essence ou de l’hydrogène.
Pour éviter toute mésaventure, Atawa vous recommande de le doubler systématiquement
avec un groupe de secours qui prendra le relais en cas de panne du groupe principal.
Vous garantissez ainsi la réussite de votre événement à 100% .
Nous proposons également une permanence technique pendant toute la durée de
l’ événement. Plusieurs puissances existent, de 3 à plusieurs centaines de kva. Optez pour
celui qui couvrira vos besoins (et même un peu plus, par sécurité !).

25
 L’ÉNERGIE

GROUPE ÉLECTROGÈNE OU NON ?

VÉRIFIEZ LA CAPACITÉ ÉNERGÉTIQUE DU LIEU

Mon événement est :
En intérieur En extérieur
La capacité énergétique de mon lieu est de : Je peux me raccorder à une source
......................................................................... intérieure
Si oui, la capacité de mon lieu est de :
Attention ce point est essentiel : de nombreux lieux n’ont pas .........................................................................
la capacité énergétique pour accueillir un événement
Si non, un générateur additionnel sera
de plusieurs centaines de personnes.
nécessaire.

VÉRIFIEZ AVEC LES DIFFÉRENTS PRESTATAIRES LEURS BESOINS EN ÉNERGIE

Et leur répartition dans les espaces.
Pensez au son, à la lumière, aux besoins du DJ, au traiteur…

À noter :
Le traiteur vient parfois avec Par exemple un mariage de 250 personnes requiert en général
sa propre source énergétique. 40 à 60 kW qui se répartissent selon les prestataires  :
Cela peut vous éviter d’avoir
recours à la location d’un groupe Le traiteur : 15 à 20 kW
électrogène. Le son et la lumière en intérieur : 5 à 10 kW
L’ éclairage extérieur : 5 à 10 kW
Les sanitaires: 3 kW

Afin de vérifier la puissance nécessaire à votre événement, notez dans le tableau

ci-dessous les prestataires qui ont besoin d’énergie ainsi que la puissance requise.

Pour un calcul simple

1 kW = 1 kVA
Prestataire Puissance requise

26
 L’ÉNERGIE

GROUPE ÉLECTROGÈNE OU NON ?

CROISEZ ENSUITE L’ADDITION DE CES BESOINS

ET VÉRIFIEZ SI LE LIEU DISPOSE D’UNE PUISSANCE SUFFISANTE

Si la puissance disponible convient Si ce n’est pas le cas : ajoutez un groupe

à l’addition des besoins, tout est bon ! électrogène ! Il convient de prendre un
groupe électrogène d’une puissance de
30% supérieure à la puissance nécessaire
calculée.

CHOISISSEZ L’EMPLACEMENT DU GROUPE ÉLECTROGÈNE ET ACHEMINEZ-LE

Pensez à éloigner ce dernier de 30m à 100m de votre réception, notamment pour :
• Éviter que les invités soient gênés par le bruit engendré
(il existe des modèles très insonorisés !)
• Pouvoir camoufler cet élément peu esthétique
(idéalement, on le cache derrière un bâtiment, des arbres…)

Distribution : anticipez le câblage à mettre en place, permettant d’alimenter les

dif férents espaces de l’événement.
Pensez à créer les circuits de manière indépendante pour chaque prestataire.
Cela évite une coupure générale en cas de coupure chez l’un des prestataires.

Vérifiez l’accessibilité selon la taille du groupe et du camion de transport.

Si les petits groupes sont facilement transportables, les groupes dépassant

les 20 kva sont souvent livrés via des camions grue, nécessitant un accès large
et haut (environ 3m pour le camion puis 6m de large pour le déchargement).

27
 L’ÉNERGIE

BESOIN D’UN CHAUFFAGE OU D’UNE CLIM ?

Évitez que vos invités ne se souviennent que du froid subi pendant l’événement !
L’hiver ou en extérieur, un système de chauf fage est indispensable.
Il en existe plusieurs types :

AU FUEL
Adapté pour chauffer de grandes Il est très efficace et peu énergivore.
structures (ou des petites, lorsque Prévoyez l’emplacement pour les
la puissance électrique sur le lieu n’est réserves de fuel requises.
pas suffisante, par exemple chez un
particulier).
Voici la puissance nécessaire
selon la surface de tente à chauffer.

Taille de tente Puissance nécessaire

jusqu'à 50m 2 30kw
de 50 à 150 m 2 45kw
de 150 à 30 0 m 2 65 à 75kw
de 30 0m 2 à 4 0 0m 2 110kw

ÉLECTRIQUE
ATTENTION ! Vérifiez en amont si la
puissance électrique est suffisante
sur place (ne proposez pas ce système
chez un particulier).
Adéquat pour des petites structu-
res (ou sur les grandes structures
où il est impossible d’installer du fuel).

RADIANT
Pour de plus petites surfaces ou des Petits et flexibles, les  chauffages
espaces ouverts, Atawa propose radiants s’adaptent parfaitement aux
également ces systèmes alternatifs. différents espaces.

PARASOL CHAUFFANT
Pour réchauffer les convives en extérieur.

PETIT CONSEIL

En résumé, j’ai besoin

​​
Afin de garantir 100% de fiabilité sur votre événement d’entreprise ou votre
mariage, nous proposons systématiquement un chauffage de secours qui s’enclen- pour mon événement :
chera directement en cas de panne sur le chauffage principal, garantissant ainsi
la réussite de votre événement à tous les coups. De chauffage au fuel
De chauffage électrique
Attention !
De chauffage radiant
En hiver, le chauffage d’une tente peut causer de la condensation sur les parois en
cristal. Il est donc nécessaire d’allumer le chauffage une journée plus tôt et de ne
De parasol chauffant
pas installer l’art de la table avant que la condensation ne s’ échappe.

28
 LA TECHNIQUE : SON, LUMIÈRE & VIDEO
Show must go on

Même si vous ne prévoyez pas de faire danser vos invités jusqu’au bout de la nuit
(voire pas du tout), l’ambiance musicale et les jeux de lumières, aussi discrets soient-ils,
ou encore la vidéo, donneront tout son caractère à l'événement.

Valable pour les 3 aspects techniques

son, lumière et vidéo :

Vérifiez si un (des) prestataire(s) est (sont) imposé(s) par le lieu.

Contrôlez ce qui est inclus dans votre lieu, dans le package / ou en option.

Évaluez vos attentes en fonction du format de votre événement :

De jour / de nuit : Le type d’ambiance souhaité :

Événement de jour ................................................................
Événément de nuit ................................................................

À l’intérieur / à l’extérieur : Un moment fort / scénarisé est prévu :

À l’intérieur ................................................................
À l’extérieur ................................................................

Photographie : Lucie Gohaud

29
 LA TECHNIQUE : SON, LUMIÈRE & VIDEO

LA LUMIÈRE

Identifiez les zones nécessitant de la lumière et l’ambiance que vous souhaitez

donner (tamisée, très éclairée, futuriste, tonalité chaude, froide…).
Petit conseil :
Notez-les dans le tableau ci-dessous.
Suivez le parcours de vos invités pour identifier ces zones,
depuis leur arrivée jusqu’ à la réception

Voici quelques informations pour vous aider à distinguer les types d’éclairages.

Éclairage classique Éclairage d’ambiance Éclairage de sécurité

Nécessaire pour voir correctement
pendant votre événement, tout sim-
plement.
Sous une tente nous recommandons par exemple :
• Un spot par poteau
• Un éclairage de type lustre ou des guirlandes
• Un pont de lumière au niveau du faîtage
de la tente
• Deux spots tous les 3 ou 5 mètres.
Il apportera la “touche charme” à
votre événement ou mettra en avant
votre marque. Par exemple :
• Des guirlandes guinguette pour
une réception champêtre
• Des lustres en cristal pour un
anniversaire d’entreprise haut de
gamme
• Des spots dirigés vers la marque
pour la mise en avant de votre en-
treprise sur un stand d’exposition
Notre astuce :
Pensez à bien vérifier le type d’ éclairage requis
selon l’ambiance que vous projetez : blanc ou
blanc chaud.
Tous les ERP (Établissements Re-
cevant du Public) doivent en être
équipés pour permettre :
• Une évacuation sûre et facile des
personnes vers l'extérieur
• Les manœuvres inhérentes aux
équipes de sécurité et à l'intervention
des secours
L’éclairage d’évacuation
(il s’agit de l’éclairage avec le signe
sortie de secours) est obligatoire
dans tous les établissements dont
la capacité est supérieure ou égale à
50 personnes et/ou dont la superficie
est supérieure ou égale à 30 0 m 2 .

Une fois ces éléments en main, remplissez la dernière colonne du tableau ci-dessous.

Zones nécessitant de la lumière Ambiance souhaitée Type d’éclairage

Nos astuces :

Anticipez les changements de lumière selon l’ heure de la • Si l’ événement a lieu la nuit mais que le montage est
journée ou encore la météo en extérieur : en journée  : prévoyez une journée de montage supplémen-
• N’oubliez pas la lumière nécessaire à la circulation la taire visant à faire des tests dans les mêmes conditions que
nuit et à la mise en valeur de l'environnement. le jour J.

Pensez à la lumière dans les espaces “annexes”: sanitaires, office traiteur, vestiaire, accueil…

30
 LA TECHNIQUE : SON, LUMIÈRE & VIDEO

LE SON

Définissez l’ambiance recherchée : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Définissez le niveau de qualité du son souhaité : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Écrivez ci-dessous les espaces qui requièrent du son et spécifiez les attentes
précises pour chacun d’entre eux (atmosphère, volume…)

Espaces avec son Attentes

Faites le point avec les prestataires / partenaires impliqués :

DJ / Groupe

Confirmez leur placement : Demandez-leur si un repérage / une répétition

................................................................................ est nécessaire.
En accord avec les alimentations électriques
Référez-vous au chapitre L'Énergie p. 25 Demandez leurs besoins en énergie.

Prévoyez une table ou podium d’un mètre de Identifiez leur horaire de passage / le planning.
haut.
Prévoyez une playlist de complément si l’ani
Vérifiez s’ils sont autonomes techniquement mation dure moins longtemps que l’événement.
(s’ils viennent avec leur propre matériel).
Assurez-vous que le briefing concernant
Si ce n’est pas le cas : demandez leur rider l’ambiance désirée ait été fait.
et vérifiez tous les points avec le prestataire
technique. N’oubliez pas la déclaration à la SACEM pour
les événements publics.
Le rider est le document qui liste toutes
les exigences et besoins techniques du DJ ou du groupe.
En cas de prise de parole

Ciblez le nombre d'intervenants : Vérifiez le besoin d’un prompteur.

................................................................................
Validez la scénarisation de la prise de parole
Prévoyez des micros (notamment en ajoutant quelques projecteurs).
M icro-cravate
M icro-main avec fil ou HF Arbitrez si un maître de cérémonie doit être
M icro + pupitre sollicité pour gérer notamment les transitions.

31
 LA TECHNIQUE : SON, LUMIÈRE & VIDEO

LA VIDÉO
Si une projection visuelle est prévue :
Demandez-vous :
Sous quelle forme : .....................................................................................................
Dans quel(s) espace(s) : ..............................................................................................
De jour ou de nuit : .....................................................................................................
Si le contenu est similaire partout : ..........................................................................
Si une télécommande / un écran de rappel sont requis : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
S’il faut y associer du son : ........................................................................................

Identifiez le nombre et le type d’écrans avec le prestataire technique :

Nombre d’écran : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Type d’écran : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Réalisez un minutage précis du programme.

Identifiez la / les personne(s) en charge du contenu puis vérifiez :

Les formats d’édition
Comment le fichier sera fourni / dif fusé :
Câble HDMI
Câble jack
Adaptateur
Autre : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Si une connexion Internet est requise, vérifiez s’il en existe une sur site :
Oui : paramétrez les connexions avec le matériel concerné
Non : nous conseillons de prévoir une clé 4G

Faites un test avec le son et lumière la veille de l’événement.

Nos astuces :
Ne sous-estimez jamais la scénarisation d’un moment clé :
apparition d’une personnalité, reveal d’un produit,
entrée des mariés…

Privilégiez un prestataire unique en charge de la technique

sur les 3 aspects lumière, son, vidéo,
plutôt que 3 interlocuteurs distincts.

Une répétition générale avec les intervenants

et les prestataires n’est jamais de trop.

32
 LES SANITAIRES
La juste mesure et le confort

Aspect non négligeable de votre événement,

ils nécessitent d’en vérifier la cohérence avec le nombre d’ invités.

Vérifiez si des sanitaires sont bien présents sur le lieu.

Évaluez s’ils sont suf fisants selon le nombre d’invités.

En moyenne il faut compter, par jour : 1 toilette pour 80 à 100 personnes pour
un événement classique
Pour plus de confort / moins de file d’attente : 1 toilette pour 50
Pour un événement haut de gamme : 1 toilette pour 30.

Si il n’y a pas assez de sanitaires, il faut en ajouter.

Vous pouvez recourir à des cabines, caravanes, blocs… en fonction du type d’événe-
ment. Pour cela, voici la marche à suivre :

TYPE DE SANITAIRE :
Pour vous aider à choisir, cliquez ici

TROUVEZ L’EMPLACEMENT IDÉAL :

Il est à définir selon les dif férents lieux qui composent votre événement.

Exemples :
• Positionnez les sanitaires entre l’espace cocktail
et celui du dîner s’ il s’agit de 2 zones distinctes. Notre astuce :
Spontanément, vous avez tendance à vouloir
• Si les différents lieux sont trop éloignés, les cacher à tout prix mais attention
n’ hésitez pas à prévoir plusieurs zones sanitaires. en revanche à bien les indiquer
(par chemin lumineux par exemple).

Emplacement des sanitaires : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

RACCORDABLE OU AUTONOME ?

Raccordables : Autonomes :
S’il est possible de les raccorder à l’eau, Attention toutefois à leur autonomie
à l’électricité et au tout-à-l’égout. limitée.
L’avantage : une autonomie indéfinie.

Les indications données plus haut concernant le nombre de sanitaires par

personne étant journalières, pensez à doubler le nombre de sanitaires ou à les
vidanger en cas de brunch le lendemain par exemple.

33
 LES SANITAIRES
La juste mesure et le confort

VÉRIFIEZ LES ACCÈS :

Vérifiez que le transport, qui variera en fonction de type de sanitaires, soit possible
sans encombre jusqu’à la zone de l'événement :

Cabines : Caravanes : Blocs :

Un petit poids lourd ou un Le camion peut faire 8m Un camion grue est néces-
30m 3 . de long et requiert donc saire à la livraison.
un accès large !

Notre astuce :
Quel que soit le type de sanitaire choisi,
un sol plat est indispensable.

PENSEZ À LA PERMANENCE :
Il en existe 2 types :

Permanence nettoyage : Permanence technique :

En charge de la propreté des sanitaires. Recommandée pour éviter les éventuelles
Elle est fortement recommandée pour pannes des caravanes (dotées d’un moteur
votre événement afin de garantir un électrique ou d’une pompe), les toilettes
confort maximal à vos invités. bouchés ou si les cabines sont nombreuses.
Pensez-y notamment en cas de toilettes Attention, il ne s’agit pas d’une permanence
sèches engendrant des éparpillements de nettoyage.
de copeaux.

Enfin, si l’événement a lieu pendant plusieurs jours avec des cabines autonomes,
des vidanges intermédiaires sont nécessaires.

Attention aux accès : le camion qui réalise

la vidange doit pouvoir s’approcher à moins
de 10m de la zone.

N’OUBLIEZ PAS
LE RACCORDEMENT ÉLECTRIQUE :
— Il n’est pas indispensable si vous choisissez les cabines sanitaires.
— Pour les caravanes et blocs, il permet d’alimenter les moteurs et l’éclairage.

34
 L'HUMAIN
Qui ? Quand ? Pourquoi ?

Un événement implique par définition une multitude d’ interlocuteurs,

entre lesquels une communication fluide et une bonne coordination sont essentielles.
La règle d’or pour un événement fluide, sans tension ni mauvaise surprise :
assurez-vous du bien-être de chaque partie prenante.

Définissez clairement le rôle de chacun :

Bien que chaque personne soit maître de sa liste de missions, prenez toujours
en compte des étapes de validation ainsi qu’un suivi des avancées pour éviter toute
mauvaise surprise ou retard.

Mettez à leur disposition de bonnes conditions de travail :

• Des accès dégagés avant leur arrivée • Des zones dédiées pour stocker leurs
• Des sanitaires accessibles et en bon ef fets personnels et leur matériel
état de fonctionnement • Des repas, collations et des boissons
• Des temps de pauses • Un espace suf fisant pour bien réaliser
leur travail

Prévoyez un retro-planning avec les tâches de chacun.

• En amont
• Le Jour J
• À J+1

Ne supprimez pas les ressources humaines en priorité lors d’une coupe budgétaire :
l’homme est l’acteur principal qui fera tout le succès de votre évènement.

Sous staffer une équipe, c’est risquer un travail

approximatif voire insatisfaisant ou même des accidents

Si nécessaire, transmettez au staf f (hôtes / hôtesses, sécurité) les codes esthétiques

de l’événement en amont : tenue vestimentaire, couleurs…
Code esthétique souhaité : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

LA CONFIANCE N’EXCLUE PAS

LE CONTRÔLE.

On peut penser qu’une personne a fait la tâche,

mais il faut toujours contrôler.
Surveiller régulièrement, ne pas hésiter à aller voir sur
place car ce n’est qu’en étant sur site et en testant que
l’on se rend compte s’ il s’agit du résultat souhaité.
( tableau p.48)

35
 MAIS AUSSI
Pour être certains de ne rien oublier

Pas d’ inquiétude, nous arrivons bientôt au bout de cette check-list

indispensable au succès de votre événement.
Voici quelques conseils supplémentaires pour parfaire votre réception.

LES INVITÉS

Clarifiez la gestion des invitations :

Faire un listing des invités avec leurs coordonnées.
Mettez-le à jour régulièrement selon les retours de participation et
d’annulation.
Pensez aux impressions et au mode d’envoi des invitations.

Précisez la logistique :
Faut-il prévoir le logement des invités ?
Oui
Type de logement prévu : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Non

Faut-il prévoir le transfert des invités ?

Depuis leur lieu d’arrivée (gare, aéroport…), jusqu’à leur lieu de logement à la
fin de l’événement ?
Oui . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Non

Faut-il un moyen d’identifier des invités sur site ? Pensez par exemple aux
badges ou aux accréditations.
Oui
Moyen d'identification : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Non

LE TRAITEUR

Vérifiez avec le lieu si ce prestataire est imposé.

Demandez s’il existe un droit de bouchon.
Organisez un tasting en amont.
Anticipez les éventuelles allergies alimentaires de vos invités.

LES ANIMATIONS

Pensez à une animation photo (par exemple un photobooth) pour que vos invités
gardent un souvenir de l’événement.
Bookez le personnel spécialisé selon les animations choisies : magiciens, chanteurs,
comédiens, mannequins…
Prévoyez les loges / espaces supplémentaires si nécessaire.

36
 MAIS AUSSI
Pour être certains de ne rien oublier

LE REPORTAGE PHOTO / VIDÉO

Consolidez en amont les besoins d’une couverture visuelle par un photographe

ou vidéaste, pour communiquer sur l'événement ou conserver des souvenirs.

L’ENCADREMENT DE L'ÉVÉNEMENT

Les hôtes et hôtesses :

P révoyez la gestion de l’accueil.
Validez l’organisation des vestiaires en amont
(place, nombre de portants, tickets…).
D ésignez la personne “volante”, qui se déplacera dans les différents espaces.

L’équipe Sécurité :
C onsolidez la gestion des entrées / sorties.
A nticipez la gestion des flux pendant l’événement.
N ’oubliez pas le gardiennage de nuit.

Le poste de secours

Le ménage :
E n amont : prévoyez une benne à ordure accessible durant tout le montage,
le démontage ainsi que le jour J.
P endant le montage
L e Jour J
A près le démontage

FAIRE UNE RÉPÉTITION

Faire une(des) répétition(s) :

Un élément clé, qui permet d’anticiper / réajuster et s’enlever le stress de l’inconnu.
Si possible dans les conditions de l’événement, pour un ajustement adéquat
notamment de la technique.

PLAN B

Prévoir un plan B, en cas de mauvais temps par exemple, pour avoir un maximum
de flexibilité.

37
Photographie : Théophile Wannebroucq

3
LE MONTAGE
Quand l’ événement
devient concret

38
 LE MONTAGE
Quand l’ événement devient concret

Étape cruciale, le montage nouera le bon déroulement de votre journée.

Voici comment le vivre avec sérénité :

CHACUN DOIT ÊTRE JOIGNABLE :

Désignez un contact qui sera chargé de répondre aux dif férents besoins
et questions des équipes de montage ainsi que des clients.
Il s’agit du contact que vous avez désigné lors du cadrage de l’événement p. 6

AVANT LE MONTAGE :
Faites un point sur tous les prestataires qui interviendront pendant l’événement.
Pour cela, remplissez le tableau p. 48 avec le nom de chaque prestataire,
un numéro de téléphone, l’heure d’arrivée prévue sur le lieu.

ARRIVEZ EN AVANCE POUR :

Faire un état des lieux d’entrée.
Libérer les accès pour les prestataires.
Délimiter les espaces de chaque prestataire. À identifier avec une signalétique
si nécessaire.
Dégager les espaces et les zones de stockage.
Accueillir ensuite les prestataires.

UNE FOIS LES PRESTATAIRES SUR PLACE :

Validez l’implantation avec chacun avant le démarrage du montage ou de la mise
en place.
Contrôlez le matériel et tous les éléments livrés.
Procédez à des validations au fur et à mesure de l’avancée pour éviter les mauvaises
surprises.
Ne négligez pas le bien-être des prestataires : temps de pauses, nourriture et
boissons à disposition, ainsi qu’un catering pour ceux avec qui cela a été prévu.
Vérifiez que chaque prestataire suive le planning.
Lorsque le montage est terminé, réalisez si possible des tests avec les prestataires
avant de valider leur départ.

Exemple : faites un test pour valider

le système son avec le prestataire technique

Pour vous aider dans le processus de validation

complétez le tableau de suivi démarré dans l’étape “avant le montage”
au fur et à mesure du montage. ( tableau p.48)

39
 LE MONTAGE

FINALISEZ LE MONTAGE :
Testez le matériel en conditions réelles, en anticipant les dif férents cas de figure
(selon les animations prévues, le timing…).

Par exemple :
Testez la mise en lumière de jour ET de nuit si l'événement se déroule en journée et en
soirée. Si une prise de parole est prévue, faites une répétition avec les micros.

Testez tout le matériel électrique en même temps pour vérifier qu’il n’y a aucun
problème.
Assurez-vous que tout soit bien rangé et nettoyé pour le jour J.
Une fois le montage terminé, prévoyez éventuellement un gardiennage.
(pour rappel, le matériel devient votre responsabilité à la fin du montage).
N’oubliez pas d’assurer votre événement en amont (matériel et Responsabilité Civile).

L’ASTUCE ATAWA :

Essayez toujours de prendre le plus d’avance possible. Finir un montage

plus tôt que prévu ne sera que bénéfique pour toutes les équipes
et permettra de la flexibilité si des ajustements doivent être faits.

40
Photographie : Ricardo Catarro

4
C’EST LE GRAND JOUR…
Place au spectacle

Ça y est ! Tous les efforts et le travail réalisés en amont vont enfin porter
leurs fruits. Suivez nos conseils pour vivre une journée sans encombre.

41
 C’EST LE GRAND JOUR…

Arrivez bien en amont pour prendre le temps de faire un dernier point et vérifier
les ajustements finaux avant l’arrivée des invités

Réalisez un dernier tour avant l’ouverture des portes.

Faire les derniers ajustements.
Exemple : enlevez le film qui permet de protéger la moquette.

Enlevez le plus tard possible un peu avant l'ar-

rivée des invités et prévoyez qui est en charge de
cette tâche juste avant l’arrivée des invités.

Procédez aux derniers tests si nécessaire et si le planning le permet

Vérifiez que les dernières livraisons ont bien eu lieu.

N’oubliez pas les pauses des équipes.

Vérifiez que tout le monde soit bien briefé, ait en tête les informations clés et soit
en place avant le démarrage de l’événement.

Faites un briefing général ainsi que des briefs supplémentaires en petit comité si
nécessaire. La communication est la clé de la réussite.

Ayez en tête la mission de chacun : si des problématiques sont à gérer, il est

capital de savoir à qui s’adresser pour optimiser leur gestion et résolution.
Pour cela remplissez le tableau p. 48.
Gardez à l'esprit votre propre mission pour éviter d’être partout et nulle
part à la fois.

Ayez à disposition des impressions de tous les documents utiles : fiche contact,
déroulé de l’événement, trombinoscope…

Ne vous appuyez pas uniquement sur les nouvelles

technologies qui peuvent tomber en panne.
Suivez le déroulé de l’événement.

Acceptez les imprévus et minimisez leur impact sur vos invités en anticipant la
mise en place rapide des solutions possibles.
Gérez les problèmes tout de suite plutôt que de les mettre de côté en pensant les
résoudre plus tard (retard d’un intervenant, problème technique…).

42
Photographie : Moonriverprod

5J+1
Pas de relâchement

L'événement semble se terminer quand les invités quittent les lieux

mais il vous reste encore quelques missions avant de le considérer
réellement comme clôturé.

43
 J+1

SUR SITE :

Le démontage est aussi important que le montage.

Organisez en amont l’ordre d’intervention des prestataires.

Pour cela remplissez la dernière colonne du tableau p. 48

Exemple : la technique interviendra lorsque

la décoration et mobilier seront partis.

Pensez à la gestion :
des camions : ventousage, ordre d’arrivée, parking…
des éléments de décoration : ce qui est acheté, loué ou à garder

Si des choses doivent être conservées, n’omettez pas

la récupération et le stockage.
des déchets
du mobilier et de l’art de la table :

Si vous n’avez pas pris d’option installation / reprise,

ce sera à vous de rassembler le matériel selon les
indications du prestataire afin qu’ il puisse facilement
effectuer sa reprise.

du ménage

Veillez à la sécurité du lieu jusqu’à la remise des clés.

Assurez-vous que le lieu soit restitué tel qu’il a été mis à disposition.

Faites un état des lieux de sortie.

POST-ÉVÉNEMENT :

Pensez à remercier les prestataires, invités et clients.

Occupez-vous du reporting photo et vidéo.

Procédez à la clôture financière.

Analysez les retombées de votre événement et partagez-les avec les personnes

concernées.

44
 ATAWA, QUI SOMMES-NOUS ?

Créée en 2017, Atawa vous accompagne dans la construction de vos événements pour qu’ils
se déroulent en toute sérénité, de la préparation au jour J, et même après. Qu’il s’agisse
d’occasions professionnelles ou personnelles, vos projets sont nos projets.

Notre of fre personnalisée et clé-en-main regroupe 11 domaines d’activité à moduler selon

vos besoins, pour une infinité de possibilités.
Nous couvrons tous les métiers de l’infrastructure événementielle : nous créons des lieux
éphémères (location de tentes et structures), nous aménageons des espaces (location
de mobilier, de sanitaires et décoration événementielle) et nous apportons les solutions
techniques (approvisionnement en énergie, son et lumière) pour un résultat sur-mesure.

Enfin, nous mettons un point d'honneur à ne vous of frir que des matériaux de qualité,
installés par des équipes spécialisées.

ATAWA EN QUELQUES CHIFFRES :

+ de 2000 clients 300 11

DEPUIS LA CRÉATION ÉVÉNEMENTS CORPS
EN 2017 PAR AN DE MÉTIER

UNE ÉQUIPE
DE 20 PERSONNES SOUDÉES DANS TOUTE LA FRANCE,
PAR LES MÊMES VALEURS EN EUROPE ET AU-DELÀ

Photographie : The tamarind tree

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 ILS PARLENT DE NOUS
Nous avons fait appel à ATAWA dans le cadre
de l'organisation des Championnats d'Europe de
Marathon Canoë Kayak DECIZE 2019. (...)L'équipe
d'installation a été au Top ! Rapide, ef ficace et
à l'écoute de nos besoins, de vrais professionnels.
Je vous recommande cette société pour vos futurs
événements.
Daniel
Ce que j’ai apprécié avec Atawa c'est la sim-
plicité de prise de contact ainsi que la réactivité.
J’ai envoyé un message à mon contact, l’équipe
s'est très rapidement rendue à notre restaurant
pour évaluer nos besoins, et la tente a été installée
quelques jours après !
Quentin — Gérant du restaurant Laïa à Paris
Une équipe professionnelle , réactive et à l’écoute
pour un rendu parfait et soigné. Une prestation de
haute gamme pour un résultat superbe !
Encore merci à vous tous !
Guillaume
Un bonheur de préparer notre mariage avec Atawa !
Disponible, professionnel et proactif, tout ce que l’on
souhaite pour ce type d’événement. Merci !
Talissa
46
Prestation dans le cadre d'un événement profes-
sionnel : équipe très réactive, sérieuse, pour un
résultat d'une grande qualité. Vous avez parfaitement
su répondre à nos attentes. Je recommande vivement
ATAWA .
Geoffroy — Nexity
Bravo à toute l'équipe d'Atawa qui du début à la fin
de la prestation, s'est montrée très professionnelle
et à l'écoute. Julien a réussi à trouver une solution en
last minute pour couvrir une magnifique cérémonie
au Château de Chantilly et ce, avec de nombreuses
contraintes liées au lieu. En moins de 4h, la structure
cristal était montée.
L'équipe sur place le jour J a su s'adapter aux con-
traintes et travailler de concert avec tous les autres
prestataires tout en gardant le sourire et la bonne
humeur ! Je recommande +++.
Cécile de Monvallier
Save Your Date Wedding Planner
ATAWA est réellement un prestataire de choix,
sérieux et réactif. Ils ont des solutions à chaque
problème et sont très PRO. Le chapiteau était juste
UNIQUE, MAGIQUE et MAGNIFIQUE. Je ferais de
nouveau appel à eux et je les recommande vivement.
Je pense que beaucoup de mes amis feront appel à
eux et je m' en réjouis car je pense que ce n 'est pas
une tâche facile. Merci grâce à vous c'était un jour
Parfait.
Delphine
 NOUS CONTACTER

Curieux ? Tentés de nous confier votre événement ?

Une question ?
Pour nous joindre, plusieurs solutions :

Par internet Par mail Par Whatsapp

Remplissez votre brief en ligne Écrivez-nous ici. Vous pouvez également
sur notre site pour commencer nous envoyer un message
à détailler votre projet à notre au 07 80 91 35 96.
équipe qui reviendra vers vous
très rapidement.
Par téléphone
Nos conseillers spécialisés
par région sont également
disponibles par téléphone.

Normandie • Hauts-de-France Ile-de-France • Centre

(+33) 03 74 09 83 62 (+33) 01 4 0 50 19 42

Bretagne • Pays de la Loire Grand-Est • Bourgogne

(+33) 02 57 64 07 94 (+33) 03 52 74 06 68

Suisse
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Nouvelle-Aquitaine
(+33) 05 35 54 59 88
Auvergne-Rhône-Alpes
(+33) 04 28 29 61 35
Provence-Alpes- Côte d’A zur
Corse
(+33) 04 84 49 62 64
Occitanie
(+33) 05 82 95 39 28

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 TABLEAU DES PRESTATAIRES

Nom Heure Validation du montage / Jour et heure

Test réalisé Commentaire
du prestataire d'arrivée prévue de la livraison du démontage

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