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SUPPORT DE
COURS EXCEL
AVANCE
EXCEL, le logiciel de calcul
Microsoft Excel est un logiciel tableur de la suite bureautique Microsoft Office, développée et
distribuée par l'éditeur Microsoft.
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Adresse :Ngor Almadies en face de la gendarmerie
Tél :00221 77 291 40 57 NINEA : 004509834 1V1 / RC : SN.DKR.2017. M.27849
Email : mgconsulting.afrique@gmail.com site : www.mgconsultingafrique.com
Séminaire Excel avancé juin 2021 Présenté par Dr Daouda DIOUF
CABINET MG CONSULTING (Renforcement de Capacités) TEL : +221 772914057
Il est destiné à fonctionner sur les plates-formes Microsoft Windows ou Mac OS X. Le logiciel
Excel intègre des fonctions de calcul numérique, de représentation graphique, d'analyse de
données (notamment de tableau croisé dynamique) et de programmation, laquelle utilise les
macros écrites dans le langage VBA (Visual Basic for Applications) qui est commun aux autres
logiciels de Microsoft Office. Depuis sa création au début des années 1980 mais surtout à partir
de sa version 5 (en 1993), Excel a connu un grand succès tant auprès du public que des
entreprises prenant une position très majoritaires face aux logiciels concurrents, tel Lotus 1-23.
Chaque fichier correspond à un classeur lequel contient des feuilles de calculs organisées.
Chaque feuille correspond à un tableau de lignes et de colonnes pouvant contenir des valeurs
(numériques ou non) ainsi que des formules permettant les calculs. Suivant les versions, les
classeurs peuvent aussi inclure les éléments de programmation que sont les macros. La première
version d'Excel est sortie en 1985.
Excel permet de faire des tableaux et d'automatiser leurs calculs. C'est un logiciel de calcul très
puissant. On dit que c'est un tableur. On distingue 2 types d'utilisation :
L'utiliation simple : on peut s'en servir pour créer un petit tableau de planning par exemple, ou
faire des calculs simples, stocker des informations diverses (par exemple établir la liste des
inscrits d'une association). On peut trier et filtrer les tableaux pour retrouver, comparer
facilement une information.
L'utilisation mathématique : des entreprises s'en servent pour des gros calculs de stock, de coûts,
de taxes ... Un service comptabilité par exemple peut s'en servir pour faire de gros calculs
automatisés et générer des graphiques détaillés.
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REFERENCES RELATIVES
Lors de la copie d'une formule faisant référence à une ligne ou/et une colonne, vers un autre
endroit, le numéro de ligne ou/et de colonne sera automatiquement incrémenté du nombre de
ligne ou/et de colonne distante de la cellule copiée.
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Si nous copions la formule de la cellule A9, dans les colonnes B9 et C9, c'est-à-dire sur la même
ligne la valeur de la colonne seule, sera incrémentée de A à B dans la cellule B9 et de A à C
dans la cellule C9. Par contre si nous copions cette même formule de la cellule A9 dans les
colonnes B11 et C11, les valeurs de la colonne et de la ligne seront incrémentées, soit : A2:A7
deviendra B4:B9 dans la cellule B11 et C4:C9 dans la cellule C11.
Nous avons dans ce cas des Références relatives, car ces références sont toujours incrémentées.
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Si nous modifions la formule contenue dans la cellule A9 en =SOMME (A$2:A$7), et que nous
copions cette formule de la cellule A9, dans les colonnes B11 et C11, la valeur de la colonne
sera incrémentée, mais en aucun cas la valeur de la ligne car celle-ci est précédée du signe $,
donc bloquée. La formule deviendra B$2:B$7 dans la cellule B11 et C$2:C$7 dans la cellule
C11, ce qui est juste.
Par contre si nous voulons copier la formule de la cellule A9 en C13, nous n'obtenons pas le
résultat souhaité, car nous totalisons les valeurs de la colonne C2 à C7 alors que nous voulions
le résultat de la cellule A2 à A7.
Cela signifie que nous devons bloquer également la valeur de la colonne dans la cellule A9 pour
avoir le résultat espéré. Pour effectuer ce blocage il suffit simplement de mettre le signe $ devant
la valeur des colonnes en A9. Cette fois le résultat de notre copie est satisfaisante (voir
cidessous).
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Nous avons maintenant des Références Absolues, car ces références ne seront jamais
incrémentées, grâce au signe $ lorsqu'il précède la valeur de la colonne et de la ligne.
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2) - Fonction SI()
Cette fonction est très utile, si nous souhaitons avoir un tableau qui ne contient pas trop de Zéro
au niveau de certaines formules, lorsque les cellules faisant parties de ces formules n'ont pas de
valeurs.
Cela s'avère même indispensable, lorsque nous effectuons une division avec une cellule vide,
car dans ce cas nous recevons une erreur dans la formule du genre #DIV/0! C'est normal car la
division par 0 n'est pas possible.
La syntaxe de cette fonction est : SI(Test_logique;Valeur si test VRAI;Valeur si test FAUX)
Dans l'exemple ci-dessous, nous avons dans la cellule B10 une formule avec la fonction SI().
Cette dernière nous évite d'avoir la valeur Zéro dans cette cellule mais également dans les
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cellules C10 à H10. Pour cela nous testons, SI la valeur contenue dans la cellule B4 est vide
(""). Si le test est vérifié nous mettrons dans la cellule B10, rien c'est-à-dire (""). Par contre si
la cellule B4 n'est pas vide, nous calculons alors la différence entre les sommes entrées et la
somme de sommes débitées soit SOMME(B3:B5)- SOMME(B6:B9). Pour le reste, comme
nous allons recopier cette formule dans les colonnes suivantes, il est préférable de bloquer le
numéro de ligne en mettant devant ces numéros de ligne le signe $ afin d'éviter que ces lignes
ne soient incrémentées (augmentées).
3) Fonction RECHERCHEV
La fonction Excel RECHERCHEV recherche une valeur dans la première colonne d'un tableau
puis renvoie la valeur d'une cellule qui se situe sur la même ligne que la valeur recherchée.
Utilisation :
Exemple : L'objectif ici est de rechercher des informations en fonction du numéro de dossier.
L'utilisateur doit pouvoir entrer le numéro de dossier dans la partie verte et voir ensuite le
résultat de sa recherche dans la partie bleue :
Dans "Valeur_cherchée", entrez la valeur à rechercher dans la première colonne du tableau (ici,
le numéro de dossier).
Dans "Table_matrice", entrez la plage de cellules qui contient les données du le tableau.
Dans "No_index_col", entrez le numéro de colonne du tableau qui contient le résultat à renvoyer
(ici, la colonne 2 pour la ville).
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4) La fonction SOMME.SI
La fonction Excel SOMME.SI permet d'effectuer une somme en tenant compte d'un critère.
Utilisation :
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Pour différencier les montants payés et impayés, il faudra vérifier si la date de paiement est
renseignée ou non.
Dans "Plage", entrez la plage de données dans laquelle le critère sera vérifié (il s'agit ici des
dates de paiement).
Dans "Critère", entrez le critère "" (pour indiquer que la date de paiement doit être vide).
Dans "Somme_plage", entrez la plage de données qui sera utilisée pour le calcul de la somme
(il s'agit ici des montants).
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DATE et HEURE
1) - Entrez la Date du Jour sans la saisir
Pour avoir directement la date du jour dans
une cellule, appuyez en même temps sur la
touche "Ctrl" et la touche ";" (Pointvirgule).
Pour avoir directement l'heure actuelle dans
une cellule, appuyez en même temps sur la
Sélectionnez la cellule dont on veut connaître la valeur numérique de la date, puis cliquez avec
un clic droit de la souris sur cette cellule, choisir dans le menu contextuel "Format de cellule".
Sélectionnez l'onglet "Nombre" et dans la zone "Catégorie" prendre la valeur Standard et
OK pour finir. Nous obtenons alors la valeur numérique correspondante à la date du 01/02/2006,
soit 38749.
3) - Différent format d'affichage d'une date
Cliquez sur "Format", puis "Cellule"; choisir dans la zone "Catégorie" la valeur
Personnalisée et entrez dans la zone Type les paramètres voulus selon la signification des
codes suivants
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Pour personnaliser le format d'une date, vous devez saisir la date dans une cellule (Ex:
19/01/2006 dans la cellule A1) puis cliquer sur "Format", puis "Cellule…".
Dans la boite de dialogue ci-dessus, il convient de cliquer sur l'onglet "Nombre", puis dans la
zone "Catégorie", cliquez sur "Personnalisée". Dans la zone "Type", vous devez saisir le
type de format que vous désirez. Dans notre exemple nous avons choisi "jjjj jj mmmm aaaa",
ce qui nous donnera: le jour, la date, le mois en texte complet et l'année en entier.
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AUTRE SOLUTION
Après avoir sélectionné
la cellule de départ,
cliquez avec le bouton
droit de la souris sur le
coté en bas à droite de
la cellule et étendre.
Relâcher la souris et
une fenêtre de dialogue
apparaît alors, où nous
pouvons choisir le type
d'incrémentation.
Choisissons par
exemple "Incrémenter
les Mois". En
continuant on obtient une incrémentation par
Mois.
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laquelle transformera sous forme de texte la date de votre naissance que vous mentionnerez
dans la cellule B4.
Dans la cellule B6, vous devez saisir, sans aucune erreur, la formule
=SI(B4="";"";SI(JOURSEM(A4;1)=1;"Dimanche";SI(JOURSEM(A4;1)=2;"Lundi";SI(
JOURSEM(A4;1)=3;"Mardi";SI(JOURSEM(A4;1)=4;"Mercredi";SI(JOURSEM(A4;1)=
5;"Jeudi";SI(JOURSEM( A4;1)=6;"Vendredi";"Samedi"))))))).
Vous devez voir apparaître dans la cellule B6, le jour correspondant à la date de votre naissance.
3) - Former une nouvelle date à partir d'une date de base
Imaginons que nous souhaitions, à partir de la date du jour créer une nouvelle date future ou
passée afin d'effectuer à partir de cette nouvelle date des calculs d'intérêts par exemple. Nous
allons tout d'abord créer une Date future en saisissant dans la cellule voulue (A6) la formule
ayant la syntaxe montrée sur l'image ci-après:
Nous aurons comme résultat la date du 02/05/2012. Nous allons à présent créer une Date
passée en saisissant dans la cellule voulue (A6) la formule ayant la syntaxe montrée sur l'image
ci-après:
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La création d’un tableau croisé dynamique s’effectue à partir de colonnes de données (voir
exemple ci-après). Ces données sources doivent être de même nature au sein d’une même colonne.
Les colonnes ne doivent contenir ni filtre, ni sous-totaux. La première ligne de chaque colonne
doit contenir une étiquette, qui correspondra à un nom de champ dans le tableau croisé
dynamique.
Création du tableau
Pour créer un tableau croisé dynamique, sélectionnez d’abord une cellule quelconque de la plage
des colonnes de données.
Puis affichez la fenêtre « Créer un tableau croisé dynamique » : sous l’onglet « Insertion », dans le
groupe « Tableaux », activez le bouton « TablCroiséDynamique » Dans cette fenêtre, indiquez :
- L’emplacement des données à analyser : vérifiez la plage de données, modifiez-la si
nécessaire (cliquez dans la zone, puis sélectionnez la plage des données à analyser).
- L’emplacement où sera créé le tableau croisé dynamique : cliquez dans la zone, puis
sélectionnez la première cellule de l’emplacement prévu pour le tableau.
Validez. Les « Outils de tableau croisé dynamique » se répartissent sur les deux onglets « Options
» et « Création ». Sur la feuille, apparaissent un espace réservé au tableau croisé dynamique, ainsi
que le volet « Liste de champs de tableau croisé dynamique » sur le côté droit. Volet « Liste de
champs de tableau croisé dynamique »
Le menu déroulant situé sur la barre de titre du volet propose : « Déplacer », « Taille » et «
Fermer ». Après avoir déplacé ou redimensionné le volet, terminez en appuyant sur la touche
Echap (Esc) pour que le curseur reprenne sa forme normale. Ce volet « Liste de champs »
s’affiche dès que le tableau est sélectionné.
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Si vous le fermez, pour l’afficher à nouveau : sélectionnez le tableau, puis sous l’onglet « Options
», dans le groupe « Afficher », activez le bouton « Liste des champs ». Sous sa barre de titre, un
bouton avec menu déroulant permet de disposer différemment les zones du volet. Par défaut, le
volet « Liste de champs de tableau croisé dynamique » affiche : - Dans sa partie supérieure, la
liste des champs de la source de données.
Dans l’exemple « Résultats concours » qui suit, il y a quatre champs : Centre, Année, Nbre
candidats et Nbre reçus.
- Dans sa partie inférieure, quatre zones : « Filtre du rapport » (i.e « Trier et filtrer des données), «
Etiquettes de colonnes », « Etiquettes de lignes » et « Valeurs ».
La constitution du tableau croisé dynamique dépend des champs qui ont été déposés dans ces trois
dernières zones, situées en bas du volet. Pour déposer un champ, cliquez-glissez sur son nom
présent (et case cochée) dans la « Liste de champs » jusque dans la zone souhaitée, dans la partie
inférieure du volet. Les valeurs concernant ce champ apparaissent dans le tableau croisé
dynamique.
Fonctions de synthèse
Une fois les champs déposés, il y a ajout automatique d’une ligne « Total général » et d’une
colonne « Total général », correspondant à la fonction de synthèse « Somme ». « Somme » peut
être remplacée par une autre fonction, en utilisant la fenêtre « Paramètres des champs de valeurs ».
Pour afficher cette fenêtre : dans la zone « Valeurs » du volet, cliquez sur le champ « Somme de…
» (ou bien : clic droit sur le nom ou sur une valeur du champ) > « Paramètres des champs de
valeurs ». Choisissez une nouvelle fonction de synthèse, et attribuez-lui le nom souhaité.
Exemple
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Création du tableau croisé dynamique
- Sélectionnez une cellule quelconque de la plage A3:D12, puis affichez la fenêtre « Créer un
tableau croisé dynamique » : sous l’onglet « Insertion », dans le groupe « Tableaux », activez le
bouton « TablCroiséDynamique»
- La plage A3:D12 des données sources a été sélectionnée par Excel (avec précision de la feuille de
la plage, et références absolues). Indiquez l’emplacement du tableau croisé dynamique (nouvelle
feuille ou feuille existante) :
cliquez dans la zone de saisie, et sélectionnez la première cellule de l’emplacement prévu pour le
tableau.
- Dépôt des champs (Cochez la case d’un champ, avant d’effectuer un cliqué-glissé sur ce champ)
Par cliqué-glissé, déposez le champ « Centre » de la « Liste de champs » jusque dans la zone «
Etiquettes de colonnes », dans la partie inférieure du volet. Déposez de même le champ « Année »
dans la zone « Etiquettes de lignes ». Déposez enfin le champ « Nbre reçus » dans la zone « Valeurs
». On obtient le tableau croisé dynamique suivant :
Changement de la fonction de synthèse
La dernière ligne contient les sous-totaux Somme du nombre de reçus par centre sur 3 ans, et elle
est terminée par le total final relatif à chaque centre. La dernière colonne totalise le nombre de
reçus par année, et elle est terminée par le total final pour les trois centres. Remplacez les totaux de
Somme par des totaux de Moyenne :
- Affichez la fenêtre « Paramètres des champs de valeurs » : dans la zone « Valeurs » en bas du
volet « Liste de champs », cliquez sur le champ « Somme de Nbre reçus » > « Paramètres des
champs de valeurs ».
- Sélectionnez la fonction « Moyenne » et attribuez le nom « Nbre moyen de reçus ». Validez.
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Double-cliquer sur le résultat d’une fonction de synthèse permet de connaître les détails du calcul
de cette valeur, les cellules concernées par le calcul effectué. L’affichage du tableau des détails
s’effectue sur une nouvelle feuille.
Exemple Dans le dernier tableau croisé dynamique, double-cliquez sur la cellule contenant la
moyenne sur les trois années des nombres de candidats reçus à Dakar (valeur 13). Une nouvelle
feuille est créée sur lequel est affiché le tableau suivant :
Des segments ou « slicers » peuvent être ajoutés au tableau croisé dynamique. Simples à créer (et à
supprimer), ils facilitent le filtrage des données. Pour insérer des segments sur le tableau :
- Sélectionnez une cellule quelconque du tableau croisé dynamique.
- Affichez la fenêtre « Insérer des segments » : sous l’onglet « Options », dans le groupe « Trier et
filtrer », activez le bouton « Insérer un segment ».
- Indiquez les champs sur lesquels vous souhaitez filtrer des données. Validez. Exemple Cliquez
sur le tableau croisé dynamique relatif à l’exemple précédent « Résultats concours», pour
sélectionner ce tableau, puis affichez la fenêtre « Insérer des segments ». Dans cette fenêtre, cochez
les cases Centre et Année. Validez.
Sur le segment Année, choisissez l’année 2008. Le tableau n’affiche plus que les résultats
concernant la seule année 2008. La feuille affiche les deux segments Centre et Année.
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Pour sélectionner plusieurs valeurs d’un segment, appuyez sur la touche Ctrl en cliquant sur les
valeurs. Pour modifier l’apparence d’un segment (style, nombre de colonnes, titre…),
sélectionnezle, puis utilisez les commandes de l’onglet « Options » des « Outils Segment » (qui ne
comprennent que cet onglet). Un segment peut agir sur plusieurs tableaux croisés dynamiques. Pour
associer un segment à plusieurs tableaux : après sélection, sous l’onglet « Options », dans le groupe
« Segment », activez le bouton « Connexion de tableau croisé dynamique ». Dans la fenêtre de
même nom, sélectionnez les tableaux à associer au segment. Validez. Pour supprimer un segment,
sélectionnezle puis appuyez sur la touche Suppr.
Cliquez-glissez sur le champ à ajouter de la zone « Liste de champs » jusque dans la zone souhaitée
(« Valeurs », « Etiquettes de lignes » ou « Etiquettes de colonnes »). L’ajout d’un champ de données
par exemple entraîne l’affichage de ce champ à côté du champ de lignes. Par défaut, la fonction de
synthèse est Somme. Une autre fonction peut être choisie (cf. § 1 « Fonctions de synthèse »).
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Tél :00221 77 291 40 57 NINEA : 004509834 1V1 / RC : SN.DKR.2017. M.27849
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Exemple : cliquez-glissez sur le champ « Nbre candidats » de la « Liste de champs » jusque dans la
zone « Valeurs ». Pour revenir au tableau précédent, décochez la case « Nbre candidats » de la zone
« Liste de champs ».
Pour actualiser le tableau croisé dynamique quand il y a eu modifications de ses données sources :
sous l’onglet « Options », dans le groupe « Données », cliquez sur le bouton « Actualiser ».
3. GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE
La procédure de création est similaire à celle d’un tableau croisé dynamique. Après validation, le
ruban affiche des «Outils de graphique croisé dynamique», répartis sur les quatre onglets :
«Création», « Disposition », « Mise en forme » et « Analyse » Sur l’écran, s’affichent :
- La « Liste de champs de tableau croisé dynamique »,
- Le « Volet Filtre de graphique croisé dynamique »,
: sous l’onglet « Insertion », dans le groupe « Tableaux », ouvrez le menu déroulant du bouton «
TablCroiséDynamique » > Graphique croisé dynamique.
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Les fonctionnalités des graphiques classiques s’appliquent aux graphiques croisés dynamiques. Les
fonctionnalités des tableaux croisés dynamiques étudiées précédemment, s’appliquent aux
graphiques croisés dynamiques, excepté la première fonctionnalité « Détails du calcul d’une valeur
». Il convient de revenir au tableau croisé dynamique pour en disposer.
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A. Première Macro
Il est possible d'automatiser certaines tâches en toute simplicité grâce à l'enregistreur de macros.
Dans le ruban Développeur, cliquer sur le bouton Enregistrer une macro,
Dans la boîte de dialogue nommer la macro : Macro1 par exemple, Dans
la liste déroulante, conserver Ce classeur pour enregistrer la macro,
Cliquer sur Ok pour démarrer l'enregistrement.
A partir de ce point, nous devons réaliser les actions strictement nécessaires car Excel nous
enregistre.
Pour prendre un exemple simple, nous allons automatiser les opérations suivantes :
-supprimer le contenu des colonnes A et C
-déplacer le contenu de la colonne B dans la colonne A -déplacer le contenu
de la colonne D dans la colonne C
C'est tout pour les actions. Nous devons immédiatement stopper l'enregistrement.
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Le bouton apparaît désormais dans la barre d'accès rapide, au-dessus du ruban, à côté des
boutons pour enregistrer, annuler et rétablir. Code VBA et modules
Voyons à quoi ressemble cette macro côté code.
Dans le ruban Développeur, cliquer sur le bouton Macros,
Dans la boîte de dialogue, sélectionner la macro Macro1 puis cliquer sur Modifier,
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Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
'
'
Columns("A:A").Select
Selection.ClearContents
Columns("C:C").Select
Selection.ClearContents
Columns("B:B").Select
Selection.Cut Destination:=Columns("A:A")
Columns("D:D").Select
Selection.Cut Destination:=Columns("C:C")
Columns("C:C").Select End Sub
Sub et End Sub délimitent le début et la fin de la macro, "Macro1" correspond au nom de
cette macro :
Sub Macro1() End
Sub
Nous allons modifier le nom de cette macro par quelque chose de plus parlant, remplacez
simplement
"Macro1" par "manipulations_des_colonnes" (le nom ne doit pas contenir d'espaces) :
Sub manipulations_des_colonnes ()
Le texte en vert (texte précédé d'une apostrophe) est un commentaire, il n'est pas pris en
compte à l'exécution du code :
'
' Macro1 Macro
'
'
Les commentaires sont très utiles pour s'y retrouver lorsque l'on a beaucoup de code ou
pour ne pas éxécuter certaines lignes de code sans pour autant les supprimer.
Sub manipulations_des_colonnes()
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'
'Mon premier commentaire !
'
Columns("A:A").Select
Selection.ClearContents
Columns("C:C").Select
Selection.ClearContents
Columns("B:B").Select
Selection.Cut Destination:=Columns("A:A")
Columns("D:D").Select
Selection.Cut Destination:=Columns("C:C")
Columns("C:C").Select End Sub
Maintenant, nous voulons que cette macro s'exécute en cliquant sur un bouton. Cliquez
sur (Développeur) Insérer > Bouton (Contrôles de formulaires) :
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Complétez
votre macro avec ceci :
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Sub selection()
'Sélection de la cellule A8
Range("A8").Select
End Sub
Vous pouvez tester cette macro en cliquant sur votre bouton de formulaire, la cellule A8
est alors sélectionnée.
Nous allons maintenant modifier cette macro pour sélectionner la cellule A8 de la
seconde feuille :
Sub selection()
'Activation de la feuille 2
Sheets("Feuil2").Activate
'Sélection de la cellule A8
Range("A8").Select
End Sub
Sub selection()
'Sélection des cellule A8 et C5
Range("A8, C5").Select
End Sub
Sub selection()
'Sélection des cellules de la plage "ma_plage"
Range("ma_plage").Select End
Sub
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Sélection de lignes :
Il est possible de sélectionner des lignes entières avec Range ou Rows (Rows étant
spécifique aux lignes). Sub selection()
'Sélection des lignes 2 à 6
Range("2:6").Select
End Sub
Sub selection()
'Sélection des lignes 2 à 6
Rows("2:6").Select
End Sub
Sélection de colonnes :
Tout comme pour les lignes, il est possible de sélectionner des colonnes entières avec
Range ou Columns (Columns étant spécifique aux colonnes).
Sub selection()
'Sélection des colonnes B à G
Range("B:G").Select
End Sub
Sub selection()
'Sélection des colonnes B à G
Columns("B:G").Select End
Sub
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