Guide d’achat : Factures fournisseurs

FACTURES FOURNISSEURS
GUIDE D’ACHAT

15 clés essentielles pour choisir votre

prestataire de solution de dématérialisation
des factures fournisseurs
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POURQUOI CE GUIDE D’ACHAT ?

Vous souhaitez automatiser le traitement de vos factures fournisseurs ? Il y a beaucoup d’acteurs
sur le marché avec beaucoup de solutions différentes... Alors, quelles questions devez-vous poser
aux fournisseurs potentiels pour trouver la solution adaptée à vos besoins ?

Esker vous présente dans ce guide les 15 questions essentielles à poser à un fournisseur potentiel - ainsi que les réponses que vous
pouvez espérer - afin de faciliter votre prise de décision et de faire de votre projet une réussite.

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POURQUOI DÉMATÉRIALISER LE TRAITEMENT

DE VOS FACTURES FOURNISSEURS ?
Les entreprises dont les processus sont manuels ont une marge d’action limitée pour réduire leurs coûts de traitement,
augmenter la productivité, éviter le paiement de factures en double et bénéficier de remises pour paiements anticipés.
Vos prévisions budgétaires, vos relations fournisseurs, la productivité de vos employés et même vos efforts de
conformité peuvent être pénalisés par votre manque d’automatisation du traitement des factures fournisseurs. Les
symptômes d’un processus de traitement des factures fournisseurs peu performant sont :

x2
Contrôle et Insatisfaction des Pertes de remises Cycles longs Clôtures Règlements
visibilité limités fournisseurs et de fournisseurs et de réconciliation imprécises des factures
sur l’ensemble l’équipe comptabilité pénalités de retard et de paiement et complexes en double
du processus fournisseurs

Une étude* réalisée par le Groupe Aberdeen a démontré que le coût du traitement manuel d’une facture peut aller jusqu’à 16,67€ depuis
la réception de la facture, en passant par le workflow de validation, jusqu’à sa comptabilisation. Cependant, pour les entreprises les plus
performantes, qui ont investi dans des solutions de dématérialisation, le coût moyen par facture est seulement de 3,34€**.

Les retours d’expérience des clients Esker démontrent que la dématérialisation des factures fournisseurs peut aider les entreprises à :
§ Accélérer le temps de traitement des factures fournisseurs § Réduire de 40 à 60% les coûts du processus Purchase-to-Pay
jusqu’à 65% § Obtenir un retour sur investissement entre 3 et 6 mois
§ Réduire les coûts de traitement jusqu’à 60% § Bénéficier d’une visibilité à 100% sur chaque facture
§ Améliorer la fiabilité des données saisies jusqu’à 99%
* AP Invoice Management in a Networked Economy, May 2012. Aberdeen Group
** Taux utilisé : 1$ = 1€.
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15 QUESTIONS POUR DIFFÉRENCIER

LES PRESTATAIRES DE SOLUTIONS
DE DÉMATÉRIALISATION

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01
UN TRAITEMENT ÉLECTRONIQUE DE A À Z

“Nous aimerions supprimer au maximum les interventions manuelles chronophages dans

notre processus de traitement des factures fournisseurs. Votre solution permet-elle une
automatisation complète ?”

Le traitement des factures est plus efficace lorsque les interventions humaines et les tâches manuelles sont
minimisées. Le fournisseur doit vous proposer une solution qui vérifie automatiquement les données de la facture
(via des critères prédéfinis), la conformité avec les exigences et règles d’audit de votre entreprise et qui permette un
traitement entièrement électronique, sans intervention humaine.

Pourquoi Esker ?
Esker propose une solution pour dématérialiser chaque étape de votre processus de traitement des factures
fournisseurs – depuis la réception de l’original de la facture à la création de l’écriture comptable. La saisie
manuelle des données est ainsi supprimée et les coûts de main d’œuvre sont réduits de manière importante.
Esker traite et suit toutes les factures avec beaucoup de précision, de visibilité et d’efficacité. Les factures
sont archivées automatiquement au format électronique, supprimant ainsi le besoin d’un archivage manuel
et vous permettant d’avoir une archive toujours disponible.
Esker Anywhere, l’application mobile d’Esker, permet aux managers qui sont en déplacement de vérifier et
approuver les demandes d’achat et factures fournisseurs à tout moment.

RÉCEPTION & EXTRACTION VÉRIFICATION ARCHIVAGE RAPPORTS & PORTAIL

NUMÉRISATION & TRAITEMENT PISTE D’AUDIT FOURNISSEURS

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02
TABLEAUX DE BORD & INDICATEURS

“Il est important que nous puissions suivre de près notre activité. Votre solution permet-elle
de contrôler et d’avoir de la visibilité sur la performance de l’ensemble de notre processus de
traitement des factures fournisseurs ?”

Des tableaux de bords et indicateurs clés de performance doivent être conçus et livrés avec la solution pour vous
offrir de la visibilité en temps réel et des outils d’analyse. Ces moyens de contrôle et de gestion permettent à tous
les utilisateurs d’accéder aux informations nécessaires à leurs tâches quotidiennes, de mesurer leurs performances,
d’analyser les points à améliorer et d’allouer les ressources et mains d’œuvre nécessaires.

Pourquoi Esker ?
Les tableaux de bord Esker vous permettent de faciliter vos tâches quotidiennes, de mesurer les
performances, de détecter les incidents et identifier les opportunités dès leur apparition. Chaque action
devient ainsi plus pertinente et plus stratégique. Les tableaux de bord sont personnalisables, vous pouvez
ainsi choisir ce que vous souhaitez afficher pour chaque utilisateur ou profil.
Les utilisateurs des tableaux de bord Esker peuvent facilement voir le nombre de factures validées et en attente,
mesurer la performance long-terme, découvrir les capacités de leur équipe, analyser les tendances, etc.

1 25 20 7 8 2 4
Lots de factures Factures assignées Factures assignées Factures mises Factures à payer Factures en retard Factures en erreur
à découper au comptable aux approbateurs en attente

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03
PORTAIL FOURNISSEURS

“Comment améliorer la manière dont nous communiquons, interagissons et collaborons avec

nos fournisseurs et comment minimiser la charge de travail de nos équipes de comptabilité
fournisseurs ?”

Votre prestataire doit vous proposer une solution incluant un portail fournisseurs qui permette aux fournisseurs
d’accéder en temps réel aux informations concernant le statut de leurs factures. Ce portail permet ainsi le
renforcement de vos relations fournisseurs et l’augmentation de la productivité de vos équipes de comptabilité
fournisseurs. Les fournisseurs doivent pouvoir également soumettre leurs factures directement en ligne afin
d’accélérer le processus de traitement des factures fournisseurs.

Pourquoi Esker ?
Le portail fournisseurs d’Esker offre une ligne ouverte de communication et un ensemble de services qui
vous permettent ainsi qu’à vos fournisseurs d’améliorer le partage d’informations, d’accroître la performance
de la chaîne logistique et de faciliter la résolution des litiges. Vos fournisseurs peuvent discuter directement
depuis le portail avec votre équipe comptabilité pour clarifier des situations ou poser des questions, faciliter
la collaboration et améliorer la communication.
Les fournisseurs peuvent facilement et de manière sécurisée soumettre et suivre des factures en complète
autonomie. Votre équipe comptabilité fournisseurs manipule ainsi moins de papier, améliore la rapidité de
ses paiements et réduit son DPO (Days Payable Outstanding). Elle peut donc se concentrer sur des tâches à
plus forte valeur ajoutée, améliorer son efficacité et réduire ses coûts.

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04
CIRCUIT DE VALIDATION

“Pourquoi voudrais-je un circuit de validation en dehors de mon ERP ou de mon application

métier existante ?”

Il peut paraître plus simple de mettre en place une solution dont le circuit de validation des factures fournisseurs est
intégré dans l’ERP ou l’application métier existante, mais cela a en réalité de nombreux désavantages. Par exemple, le
fait de maintenir un circuit de validation dans chaque instance peut générer de l’inefficacité, des coûts additionnels et
des problèmes de cohérence avec le temps.
A l’inverse, choisir un fournisseur qui propose une solution externe offre la flexibilité de :
§ Assurer la continuité de l’activité malgré les mises à jour et les changements dans l’environnement informatique.
§ Être accessible à tout moment, depuis n’importe où, par des acheteurs externes et des responsables.
§ Donner un point d’accès unique aux données des factures pour les utilisateurs de l’ERP et les non-utilisateurs.
§ Réduire la complexité de la formation et favoriser l’adoption des utilisateurs.
§ Simplifier la mise en place pour des Centres de Services Partagés localement ou au niveau mondial.

Pourquoi Esker ?
Esker propose une solution qui fonctionne comme un module indépendant en dehors de l’ERP ou de
l’application métier. Vous pouvez ainsi déployer la solution dans différentes entités, même si elles ne
fonctionnent pas avec le même système d’informations. De plus, la solution Esker vous permet de définir
un nombre illimité de valideurs, qui peuvent se connecter à tout moment depuis n’importe où grâce à une
connexion web.

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05
CAPTURE DE DONNÉES PRÉCISE ET INTELLIGENTE

“Comment votre technologie de reconnaissance identifie précisément les contenus provenant

de différents formats de factures ? Devons-nous définir un modèle pour chaque type de
facture fournisseur ?”

Votre fournisseur doit vous fournir des outils intelligents d’analyse des données pour accélérer l’automatisation de
votre processus et vous permettre de traiter vos factures fournisseurs de manière précise et sécurisée, sans avoir
besoin de modèle prédéfini.
Afin d’automatiser de manière fiable le traitement des factures et de minimiser les interventions humaines, la
technologie de reconnaissance de la solution choisie doit être capable d’extraire précisément et intelligemment des
factures fournisseurs toutes les informations pertinentes, quel que soit le format de la facture (scan, e-mail, etc.). La
solution doit aussi pouvoir reconnaître précisément l’information souhaitée quand vous modifiez la reconnaissance
par défaut.

Pourquoi Esker ?
Avec Esker, des formats de factures différents pour un même fournisseur ou des factures de plusieurs
fournisseurs sont traitées facilement sans nécessité de modèle prédéfini.
Les technologies de Reconnaissance Optique des Caractères (OCR) et de "free-form" sont embarquées dans
la solution Esker, permettant ainsi de gérer simplement le contenu de différents types de factures.

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06
ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE

“Nous voulons archiver électroniquement nos factures afin de ne plus avoir des tonnes de
papier à stocker. Pourrons-nous accéder facilement à nos documents ?”

Votre fournisseur doit pouvoir archiver automatiquement vos factures au format électronique, vous permettant ainsi
de supprimer le temps passé à trier et archiver des documents papier.
De plus, les factures doivent être conservées en sécurité grâce à l’infrastructure du fournisseur et doivent être
accessibles à toute personne autorisée à tout moment et depuis n’importe où aussi longtemps que nécessaire.

Pourquoi Esker ?
Le puissant moteur de recherche multi-critères d’Esker vous permet de saisir un ou plusieurs critères de
recherche dans une interface web et votre facture est rapidement identifiée.
Les factures sont toujours accessibles par toute personne personne autorisée depuis n’importe où quand
nécessaire et chaque accès à des documents est sécurisé grâce à des polices de sécurité d’identification
avancées. Une sauvegarde de votre archive est toujours disponible et une copie au format digitale peut être
demandée.

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07
INTÉGRATION ERP

“Votre solution va-t-elle s’intégrer avec notre ERP/application métier ?”

Mettre en place une solution de dématérialisation de vos factures fournisseurs ne devrait pas exiger de coûts
supplémentaires liés à l’intégration avec votre système d’information. Si votre solution de dématérialisation des
factures fournisseurs n’est compatible avec votre système ERP qu’au prix de développements additionnels, la
rentabilité sera plus longue à obtenir, sans compter un Coût Total de Possession plus élevé.
Une solution de dématérialisation des factures fournisseurs optimale doit être compatible avec une large gamme de
systèmes ERP et doit être configurée pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise tout en s’intégrant
dans son infrastructure actuelle.

Pourquoi Esker ?
Avec Esker, les fonctionnalités de workflow sont indépendantes du système ERP, ce qui permet une
intégration flexible si vous devez vous connecter via plusieurs applications utilisées par différentes filiales ou
services au sein de votre entreprise.
Esker est compatible avec de nombreux ERPs (par exemple SAP, Microsoft Dynamics, Oracle E-Business
Suite, JD Edwards EnterpriseOne, etc.), des applications bureautiques, des produits "maison" ou encore
d’autres plateformes métier.

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08
LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS DANS LES
CENTRES DE SERVICES PARTAGÉS

“Nos fonctions comptables sont centralisées au sein d’un Centre de Services Partagés.
Pouvons-nous dématérialiser le traitement de nos factures fournisseurs dans ce contexte ?”

La mise en place d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs au sein d’un Centre de Services
Partagés doit apporter de nombreux bénéfices, parmi lesquels : des fonctionnalités de workflow avancées, la
traçabilité des factures, un protocole d’audit, un support mondial et multilingue, des fonctionnalités de reporting et de
gestion des files d’attentes. En mettant en œuvre la bonne solution de dématérialisation des factures fournisseurs,
vous pourrez à la fois réduire vos coûts, améliorer votre efficacité et les relations avec vos fournisseurs et surtout
gérer simplement le traitement des factures fournisseurs avec plusieurs ERP en place.

Pourquoi Esker ?
La solution de dématérialisation des factures fournisseurs d’Esker accompagne les entreprises ayant un
Centre de Services Partagés. Avec une prise en charge multilingue et une technologie de reconnaissance
sans modèle prédéfini, Esker supprime le casse-tête des factures fournisseurs provenant de plusieurs pays
avec des langues et mises en forme différentes.
Les fonctionnalités de workflow de la solution Esker sont complètement indépendantes de l’ERP, ce qui est
idéal pour les Centres de Services Partagés qui sont souvent confrontés à de multiples ERP utilisés au sein
des différentes entités et doivent traiter les factures issues de plusieurs systèmes distincts.
Grâce à ses fonctionnalités de suivi en temps réel et de reporting, la solution Esker offre une visibilité
constante sur les factures fournisseurs – ce qui est une attente importante de la part des responsables
financiers qui ont besoin de pouvoir mesurer facilement la productivité et l’efficacité d’un Centre de Services
Partagés.
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09
GARDEZ L’ŒIL SUR VOS DÉPENSES DU DÉBUT À LA FIN

“Proposez-vous une solution de dématérialisation de tout le cycle Purchase-to-Pay (P2P)

pour améliorer la gestion des dépenses ?”

Le traitement des factures fournisseurs basé sur du papier empêche les services de comptabilité fournisseurs de
gérer efficacement leur charge de travail, fait passer à côté de remises pour paiements anticipés et peut même
endommager les relations avec les fournisseurs en cas de paiements tardifs des factures. La conversion à la
fois des demandes d’achat et factures au format électronique permet de résoudre les problèmes de retards, de
manque de transparence, les erreurs et le manque de contrôle liés au traitement manuel. L’utilisation d’une solution
de dématérialisation pour tout le processus Purchase-to-Pay (P2P) permet d’améliorer la communication et la
collaboration entre les parties impliquées et contribue fortement aux bonnes relations avec les fournisseurs, tout en
gérant mieux le risque financier et la main d’œuvre.

Pourquoi Esker ?
La solution Esker optimise non seulement les achats indirects et les commandes de biens/services, mais elle
améliore également la visibilité et l’efficacité du processus de traitement des factures fournisseurs dans son
ensemble en vous permettant de :
§ Accélérer la création des demandes d’achat grâce à des formulaires en ligne
§ Bénéficier d’un circuit automatique de validation des demandes d’achat
§ Donner la possibilité aux demandeurs d’avoir un accès instantané aux items approuvés
§ Traiter les factures sans commande d’achat de la même manière que les factures avec commande
§ Bénéficier d’une transparence sur tout le processus de dépenses
§ Gérer la conformité avec votre budget
§ Améliorer la gestion de votre trésorerie
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10
SÉCURITÉ ET INTÉGRITÉ DE L’INFORMATION

“Comment pouvons-nous être sûrs que les documents de notre entreprise sont gérés et
stockés en toute sécurité ?”

Le fait d’héberger et de traiter les documents commerciaux et financiers d’autres sociétés soulève la question des
contrôles internes et des problèmes de sécurité. SSAE 16 et ISAE 3402 sont des normes internationales qui analysent
le niveau de contrôle des entreprises vis-à-vis des technologies de l’information et des processus associés.
La conformité avec ces normes indique que les processus, procédures et contrôles ont été évalués et testés de
manière formelle.

Pourquoi Esker ?
Esker est conforme aux normes SSAE 16 et ISAE 3402 Type 2 pour ses solutions de rv
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dématérialisation à la demande (suite à un audit indépendant réalisé par A-lign™ Security

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and Compliance Services). Les traitements Esker, les procédures et les contrôles ont été

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S E R V I C E O R G A N I Z AT I O N S

examinés et certifiés : la qualité et l’intégrité des processus de contrôles internes d’Esker SOC
auprès de ses clients ont été validés. Par ailleurs, les solutions Esker répondent aux rm aicpa.org/soc o

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exigences de contrôle interne mentionnées dans la loi Sarbanes-Oxley.

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11
UNE CONTINUITÉ DE L’ACTIVITÉ

“Nous ne pouvons pas risquer de prendre du retard dans nos processus de gestion
ou de perdre des informations cruciales. Vous engagez-vous à assurer une continuité
opérationnelle ?”

Les entreprises doivent s’assurer de la continuité de leur activité. Les documents de gestion essentiels doivent être
transmis dans les temps et une infrastructure de secours redondante toujours opérationnelle est impérative. Les
fonctionnalités essentielles à votre activité doivent être disponibles à tout moment pour vos clients et fournisseurs.

Pourquoi Esker ?
Chacune des plateformes de serveurs Esker utilise des technologies de cluster haute disponibilité, à même
de parer à toute défaillance matérielle. Les plateformes en Europe et aux États‑Unis, peuvent également jouer
le rôle de solution de secours l’une pour l’autre de telle sorte que vos documents seront dans tous les cas
traités en temps et en heure.
De plus, les centres de production Esker disposent d’une architecture solide garantissant la sécurité de vos
documents : transfert de données à l’aide d’un protocole sécurisé (SSL) identique à ceux utilisés pour les
transactions bancaires, baies de serveur sécurisées, contrôle de la température pour l’humidité et la pression,
infrastructure électrique avec générateurs de secours, mesures de prévention d’incendie et surveillance 7
jours sur 7, 24 heures sur 24 pour offrir un service international et une continuité opérationnelle.

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12
SaaS VS. EXTERNALISATION VS. MODE LICENCE

“Quelles sont les options afin de dématérialiser simplement et économiquement notre

processus de dématérialisation des factures fournisseurs ?”

Comprendre les avantages d’un logiciel d’automatisation suivant un modèle SaaS par rapport à un système
d’externalisation des processus de gestion (BPO) est la clé. Avec un modèle SaaS, vous conservez la propriété et la visibilité
des données, vous bénéficiez d’une flexibilité pour modifier les conditions commerciales, vous profitez d’une assurance
de sécurité et de confidentialité ainsi que d’un déploiement rapide et d’une véritable valeur pour votre investissement.
Certains problèmes se posent avec la mise en œuvre de l’externalisation, notamment : une incapacité à satisfaire les
niveaux de service, des problèmes contractuels obscurs, une évolution des exigences, des changements inattendus
ainsi qu’une dépendance vis-à-vis de l’externalisation des processus qui réduit la flexibilité. En outre, l’un des
inconvénients majeurs de l’externalisation concerne les risques de sécurité du point de vue de la communication et
de la confidentialité. Une solution en mode licence offre, quant à elle, les mêmes fonctionnalités que le SaaS mais
nécessite un système de maintenance permanent et des investissements en matériel et logiciel.

Pourquoi Esker ?
Esker offre à ses clients le choix d’implémenter la solution de dématérialisation des factures fournisseurs
en mode SaaS ou en mode licence. Avec un faible investissement initial, la plateforme SaaS d’Esker offre la
possibilité de mettre en place un traitement automatisé des factures fournisseurs rapidement et à moindre
coût, sans avoir besoin de créer ou d’élargir un réseau interne.
Basée sur Internet, l’approche SaaS permet à votre entreprise d’étendre la comptabilité fournisseurs et le
flux d’approbation au-delà de l’entreprise (notamment à des bureaux de filiales, des sites de fabrication et
d’autres lieux), avec la garantie d’une sécurité éprouvée et sans devoir ouvrir le pare-feu de l’entreprise. Plus
de 5 000 clients SaaS et 200 000 utilisateurs SaaS s’appuient sur les solutions Esker au niveau mondial pour
dématérialiser leurs processus de gestion.
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13
UNE SOLUTION COMPLÈTE QUI S’ÉTEND À D’AUTRES PROCESSUS
DE L’ENTREPRISE

“Aujourd’hui, nous voulons nous procurer une solution de dématérialisation des factures
fournisseurs, mais demain, nous aurons peut-être besoin d’automatiser d’autres processus
de l’entreprise. Pouvez-vous prendre en charge l’évolution de nos besoins ?”

Vous avez besoin d’un fournisseur capable de vous offrir une variété de solutions de dématérialisation éprouvées,
d’un fournisseur qui vous livrera la technologie, les produits, les solutions, les services et le support adaptés à
l’évolution de vos besoins. Votre fournisseur de solution de dématérialisation des factures fournisseurs doit être
capable de gérer l’intégralité de votre cycle d’exploitation et doit permettre de dématérialiser d’autres processus (par
exemple les commandes clients, les factures clients, les commandes d’achat, etc.).

Pourquoi Esker ?
Esker vous permet de contrôler tous vos
efforts d’amélioration du traitement de vos
processus documentaires sur une plateforme
mutualisée et collaborative qui permet de
couvrir tout le cycle d’exploitation. Avec les
solutions Esker, vous pouvez dématérialiser
et capturer n’importe quel document entrant Votre entreprise
(commandes clients, factures fourniseurs)
ou diffuser électroniquement n’importe
quel document sortant (factures clients,
commandes d’achat).

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14
UNE ÉQUIPE D’EXPERTS ET UNE MÉTHODOLOGIE DE PROJET

“Notre solution de dématérialisation sera-t-elle mise en place dans les temps et sans
dépasser le budget alloué?”

Afin de retirer le maximum de bénéfices en un minimum de temps, vous devez être fortement impliqués tôt dans le
planning et tout au long du projet. Un fournisseur de solution qualifié, doté d’une expérience de plusieurs années en
matière de mise en œuvre de solutions, comprendra l’importance du respect des délais et du budget.

Pourquoi Esker ?
Esker utilise une méthodologie agile qui repose sur des cycles de développement itératifs, qui s’adaptent aux
besoins des clients et améliorent la visibilité sur les processus en impliquant les clients, partenaires et toutes
les parties prenantes tout au long du projet. Cela permet d’atteindre le meilleur résultat possible pour chaque
phase de livraison de la solution dans un délai très réduit.
En opposition avec l’approche tunnel traditionnelle, la méthodologie agile permet de contextualiser les prises
de décision, d’investir les ressources dans les fonctionnalités à plus forte valeur ajoutée et de tester et utiliser
rapidement les fonctionnalités de la solution.
Avant-Ventes Projet

Développement Développement Développement

n°1 n°2 n°3

• Vision du produit MISE EN

PRODUCTION
• Définition du projet
• Plan de lancement initial
Liste des Retour utilisateur Retour utilisateur
• Accords contractuels
fonctionnalités n°1 + Liste des fonctionnalités n°2 + Liste des fonctionnalités n°3
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15
PRÉSENCE INTERNATIONALE

“Pouvez-vous prendre en charge nos nombreux sites et nos besoins multilingues ? En tant
qu’entreprise internationale, nous devons être sûrs que votre solution est flexible.”

Au vu du marché mondial actuel, vous avez besoin d’un fournisseur de solution présent à l’international et qui
prendra en charge vos besoins de dématérialisation dans le monde entier. Il devra vous proposer une prise en charge
multilingue (incluant le support complet des langues DBCS) et devra pouvoir vous présenter des références clients.

Pourquoi Esker ?
La société Esker est aujourd’hui présente sur la scène internationale.
La solution Esker propose une interface utilisateur en de nombreuses langues, supporte plus de 20 cultures
“out of the box” et fournit un support dans les langues locales dans de nombreux pays. La prise en charge
multilingue permet la lecture et le traitement de plus de 120 langues dont le support complet des langues
DBCS (ie. Chinois, Japonais, Coréen, Thaï, Vietnamien, etc.). La plateforme Esker on Demand permet une
mise en place de la solution rapide dans différents pays sans avoir besoin de prévoir plusieurs instances ou
une infrastructure plus large ou plus complexe.

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LA SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION
DES FACTURES FOURNISSEURS D’ESKER
Esker dématérialise votre processus de traitement des factures fournisseurs – depuis la réception de
l’original de la facture à la création de l’écriture comptable. Toutes les étapes du processus sont ainsi
simplifiées, optimisées et fiabilisées.

6 moyens d’améliorer le traitement des factures fournisseurs :

1. Avoir une visibilité sur les dépenses du début à la fin
2. Avoir un workflow indépendant de l’ERP
3. Supprimer les interventions manuelles
4. Traiter des factures internationales dans 120 langues
5. Supporter des initiatives globales avec des déploiements locaux
6. Capturer précisément les données, quels que soient les formats des factures

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FONCTIONNEMENT DE LA SOLUTION
RÉCEPTION & NUMÉRISATION
Qu’elles soient reçues localement ou
centralisées, les factures fournisseurs
sont scannées et immédiatement
envoyées à Esker pour traitement.
ARCHIVAGE
Les données de la facture sont
intégrées dans le système ERP et
une copie de l’original est attachée
et est accessible par n’importe quel
utilisateur autorisé.
EXTRACTION
La solution Esker trouve et extrait
de la facture fournisseur toutes
les données clés puis crée la pièce
correspondante dans l’ERP.
RAPPORTS & PISTE D’AUDIT
Les factures sont visibles et traçables
à chaque étape du traitement.
Les tableaux de bord et métriques
permettent à tous les utilisateurs
d’accéder aux informations nécessaires
à leurs tâches quotidiennes.
Guide d’achat Factures fournisseurs | 21
VÉRIFICATION & TRAITEMENT
Esker vous fournit les outils nécessaires
pour traiter des factures avec ou sans
commande d’achat et pour gérer le
bon à payer, tout en se conformant aux
exigences légales. Dans certains cas, des
processus entièrement automatisés (sans
intervention humaine) peuvent être mis
en place dans la mesure où les contrôles
automatiques sont passés avec succès.
PORTAIL FOURNISSEURS
Le portail est un espace collaboratif pour
les acheteurs et fournisseurs. Il permet
d’accéder en temps réel aux informations
de statuts des factures, d’améliorer
la performance de la logistique et
d’augmenter la productivité des équipes
de la comptabilité fournisseurs.
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RÉSULTATS OBTENUS PAR DES CLIENTS ESKER
§ Réduction du temps de traitement par facture de 4 minutes
§ ROI atteint en 8 mois
§ Economies de 18 000 $ par an grâce à la réduction du temps passé
sur des tâches manuelles
§ Taux de factures payées dans les délais de 95 %
§ Possibilité d’accéder aux factures de 8 500 fournisseurs internationaux
depuis une même plateforme électronique
Guide d’achat Factures fournisseurs | 22
Ce sont aujourd’hui les comptables qui
retirent le plus de bénéfices de l’utilisation
des solutions Esker avec des gains de
productivité, de traçabilité et surtout une
réduction d’un mois de notre processus de
traitement des Factures Fournisseurs.
Patrice Olivier — DSI — Bergère de France
La solution Esker a répondu à nos attentes
puisqu’elle est à la fois simple en termes
d’ergonomie et riche en possibilités.
Tableaux de bords personnalisés, tri
intelligent des factures, priorisation des
tâches, ... sont autant de fonctionnalités que
nous n’avions pas anticipées mais qui ont
changé le quotidien de nos équipes.
Thierry Pralong — Responsable comptabilité —
Groupe STX France
La facture est à tout moment disponible
sur la plateforme et rapidement accessible
par tous (DAF, DSI, Responsable
d’établissement). Et ceci sans investissement
matériel ni logiciel spécifique grâce au
SaaS : nous faisons tout avec nos propres
ordinateurs et scanners et avons accès à un
service de grande qualité à moindre coût.
Bruno Mortreuil — Directeur des systèmes
d’information — Groupe Ollandini
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A PROPOS D’ESKER
Esker est un des principaux éditeurs mondiaux de solutions de dématérialisation des documents en mode Cloud.
Parce que l’utilisation du papier pénalise encore trop les entreprises, Esker leur permet de dématérialiser le traitement de leurs
documents de gestion : commandes d’achats, factures fournisseurs, commandes clients, factures clients, réclamations clients…
Ses solutions logicielles sont adaptées à tous les environnements : géographiques, réglementaires, technologiques.
Les solutions d’Esker sont utilisées par plus de 11 000 clients dans le monde, des ETI aux grands groupes, parmi lesquels Arkadin,
le Groupe Bel, bioMérieux, Bayer, Direct Energie, Léa Nature, Sanofi, Staci, Vaillant Group, ou encore Whirlpool.

EN SAVOIR PLUS
Siège Social Mondial:
Siège Social U.S. :
Madison, Wisconsin
Lyon, France Pour plus d’informations, visitez notre site web
www.esker.fr

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