Les solutions pour classer et

traiter une facture fournisseur

Que vous soyez une petite ou grande entreprise, vous aviez déjà
peut-être reçu plusieurs factures fournisseurs. Rappelons qu’une
facture fournisseur est définie comme une facture liée à une
commande fournisseur. Elle présente, un en-tête et une ou de
nombreuses lignes pour des articles ou des services.

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manière efficace
C’est une facture fournisseur qui conclut la commande
fournisseur, l’accusé de réception des marchandises. Voici un
dossier qui vous fera découvrir des solutions qui vous aideront à
mettre un peu d’ordre dans vos factures. Souscription à une
assurance de voyage d’affaires.

Comment contrôler une facture

fournisseur ?
Sachez tout d’abord qu’une facture est un document juridique
obligatoire, et c’est pour cette raison qu’il est important d’y faire un
contrôle pour qu’elle ne comporte aucune erreur. Nombreux sont les
éléments que vous devez examiner pour valider une facture
fournisseur. Elle atteste du contrat commercial passé entre un
fournisseur t un client. En acceptant la facture, le client s’engage à
la régler à la date inscrite, c’est-à-dire à l’échéance.

En outre, concernant l’examen d’une facture fournisseur, vous

devez jeter un coup d’œil au niveau des conditions négociées avec e
fournisseur, sur les quantités facturées, le prix unitaire, les frais de
port, les éventuelles remises et les escomptes, ainsi que le délai de
paiement.
Comment classer ses factures
fournisseurs ?
La solution suivante convient plutôt aux petites entreprises qui
reçoivent souvent un nombre limité de factures fournisseurs comme
une centaine au plus par mois. Lors de la réception
des factures, celles-ci sont en général disposées dans un classeur
à anneaux dont à l’intérieur se trouvent des intercalaires mensuels
inversés qui permettent de séparer les factures.

Les factures sont rangées à l’intercalaire qui correspond au mois

d’émission par le fournisseur. Par exemple, les factures qui datent
du mois d’avril sont mises dans l’onglet avril.
Les factures sont également classées par ordre alphabétique à
l’intérieur de chaque intercalaire. Dans le cas où un intercalaire
contient deux factures d’un même fournisseur, les factures doivent
être classées par numéro. De ce fait, il sera beaucoup plus facile de
retrouver concerné en cas de réclamation par téléphone.

Les logiciels de
dématérialisation des factures
fournisseurs
La dématérialisation des factures fournisseurs offre de nombreux
avantages aux entreprises. Grâce à la gestion électronique de
documents ou GED, le traitement des flux comptables est simplifié.
De plus, la validation d’une facture nécessite régulièrement
l’intervention de plusieurs responsables d’une entreprise.

Par ailleurs, pour gagner en efficacité, en rapidité et en fluidité, le

logiciel utilisé pour le traitement des factures fournisseurs doit
disposer de fonctionnalités utiles telles que le LAD ou Lecteur
Automatique de Document et la RAD ou Reconnaissance
Automatique de Documents. Ainsi, la facture fournisseur
électronique sera automatiquement classée dans la pile "Facture à
traiter" des utilisateurs autorisés à contrôler ce document. Ce sera
de ce fait un véritable gain de temps pour la saisie des écritures
comptables.

Le second avantage de l’utilisation de logiciels de traitement de

factures fournisseurs c’est qu’il s’intègre au système d’information
existant de l’entreprise, et permet une interaction fluide avec les
programmes ou logiciels comptables, de consulter en quelques clics
les factures fournisseurs depuis un logiciel comptable,
d’automatiser le classement des factures générées.