Commençons par définir qu’est-ce qu’englobe le cycle des achats et des

fournisseurs. Celui-ci contient les achats au comptant et à crédit (fournisseurs) ainsi

que les passifs qui en résultent et finalement le remboursement de ceux-ci. Selon la
taille de l’entreprise, le cycle des achats contiendra plus ou moins d’étapes. En effet,
une petite entreprise contiendra, plus souvent qu’autrement, un seul secteur dans
lequel toutes les étapes seront contenues. Dans une grande entreprise, le
département de la réception et de l’approvisionnement seront souvent séparés du
reste pour favoriser l’efficacité et l’exactitude des opérations dans ces étapes. Nous
vous rappelons qu’une des tâches essentielles du gestionnaire en entreprise est de
mettre un système de contrôle interne efficace au sein de son entreprise.

Les postes principaux du cycle des achats et des fournisseurs sont, bien
évidemment, les achats, les fournisseurs mais aussi les rendus rabais sur achats, les
frais de livraisons et de transport et les dettes contractuelles.

Séparons maintenant les opérations pour mieux en définir le contrôle interne.

1)      Choix des fournisseurs

Toute entreprise se doit d’avoir une politique de contrôle interne et donc une politique
sur le choix des fournisseurs. On doit s’assurer que les fournisseurs que l’on choisit
sont les plus adaptés pour l’entreprise, qu’il est possible de respecter leur conditions
de remboursement et que ceux-ci peuvent fournir un approvisionnement de qualité.

Les risques de cette opération est donc qu’il y ait un défaut d’approvisionnement,
que les fournisseurs choisit ne soient pas concordants avec les objectifs de
l’entreprise ou que les fournisseurs causent des problèmes, légaux ou financiers à
l’entreprise.

Ainsi, une grande quantité de contrôles peuvent être pertinents dans le cadre du
contrôle interne du cycle des achats et des fournisseurs.

 Communication efficace et efficiente entre l’entreprise et les fournisseurs

 Suivi des problèmes avec le fournisseur
 Suivi de la situation financière et de la situation générale du fournisseur
 Approbation de la liste des fournisseurs
 Éliminer la dépendance économique envers les fournisseurs
 Limiter l’accès aux documents des fournisseurs et à la liste de ceux-ci

2)      Achats aux fournisseurs

Nous sommes maintenant rendus à l’étape des achats aux fournisseurs. Cette étape
englobe, comme vous pouvez vous en doutez,  les commandes aux fournisseurs et
tous les éléments orbitant autour du processus d’achat, comme la négociation des
quantités et des prix avec les fournisseurs ainsi que des rendus et rabais. On voudra
aussi procéder à l’enregistrement des bons de commandes et à faire la réception des
marchandises commandées.
 Les risques reliées aux achats sont multiples et la réalisation de certains d’entre eux
peuvent s’avérer très dangereux et dommageables pour l’entreprise si le contrôle
interne du cycle des achats et des fournisseurs n’est pas de qualité. On peut penser
à faire la réception d’une commande qui ne contient pas la bonne marchandise ou ne
pas commander les articles optimaux pour l’entreprise. Des erreurs au niveau des
prix et des quantités peuvent aussi se glisser dans le cycle des achats. On peut enfin
penser à la perte classique de documents d’achats ou au manque de suivi au niveau
des commandes d’achats.

Pour éviter que ces risques se réalisent, plusieurs contrôles peuvent être mis en
place au niveau des achats.

 Faire plusieurs vérifications des documents de commande

 Approuver les commandes (signatures, etc)
 Pré numéroter les bons de commandes
 Favoriser un système d’inventaire permanent
 Faire un suivi des commandes en cours

3)      Réception des commandes

La dernière étape du cycle des achats et des fournisseurs est la réception des stocks
et marchandises. On devra s’assurer que la marchandise reçue n’est pas
endommagée et qu’elle est prise en charge correctement dès son arrivée dans
l’entreprise. Des bons de réceptions doivent être remplis et on devra vérifier que les
quantités reçues ainsi que les prix sur le bon de réception correspondent aux
données présentes sur le bon de commande.  Enfin, on devra s’assurer de retourner
à l’expéditeur les marchandises non commandées et faire un suivi complet de la
réception et de la qualité des produits une fois qu’ils accomplissent leur tâche à
l’intérieur de l’entreprise.

Les risques au niveau de la réception des commandes vont du risque physique au

risque administratif. En effet, il y a des risques de problèmes dans le transfert,
comme le vol et la perte de biens. On peut aussi penser au fait que la commandes
reçues ne respectent pas celles commandées et au bons de réceptions soient
égarés ou qu’ils ne soient simplement jamais remplis.

Le contrôle interne du cycle des achats et des fournisseurs se doit donc d’être de
qualité. Au niveau de la réception des commandes à l’intérieur de l’entreprise, une
variété de contrôles peuvent être mis en place.

 Inspection des commandes à leur réception

 Remplir les bons de réception
 Apparier les bons de commandes et de réception
 Pré numérotation des bons de réceptions
 Prise en charge des stocks et stockage de ceux-ci à leur arrivée
 Procéder à des décomptes
 4)      Paiement des fournisseurs
Le paiement des fournisseurs est plutôt simple en soit et facile à comprendre. On
veut s’assurer de profiter des rendus rabais sur achats s’il y en a.  Les contrôles
suivants peuvent être mis en place dans cette dernière section du cycle des achats
et des ventes.

 Vérification des documents de paiement au fournisseur avant leur transfert

 Double signature pour les documents de paiements
 Pré numérotation des chèques.
 etc.
Ceci conclut les contrôles internes du cycle des achats et des fournisseurs. Certains
contrôles que nous proposons vous semblent peut-être évidents, mais vous serez
peut-être surpris de savoir que plusieurs entreprises manquent de contrôle interne
dans des sections extrêmement importantes et essentielles de l’entreprise, comme le
cycle de l’achat et des ventes par exemple.