Modèles sous Excel de facture

proforma

Comment réaliser une Facture Proforma?

Article rédigé par : BABACHEKHE Mohamed

Il est certain que nous ne connaissons pas les différentes factures qui peuvent exister
jusqu'à ce que nous nous retrouvions avec la nécessité d'en effectuer certaines. Nous
verrons quels types de factures existent et quand nous devons les utiliser.
Avant tout, ils ont tous leur caractère unique, ce qui signifie qu'ils sont destinés à une
chose précise. Tous les types de factures sont couverts par un programme de
facturation, qui vous permet de trier les différents types de factures.
On distingue différents types de factures :
 Facture régulière
 Facture simplifiée
 Facture de correction
 Facture récapitulative
 Facture pro forma
Dans l’article présent, nous allons s’intéresser précisément aux factures proforma,
puisqu’il est très fréquent qu'en tant qu'entreprise, nous recevions une facture pro forma
ou que nous devions en créer une. Découvrons de quoi il s'agit et comment remplir une
facture pro forma.
Que signifie une facture pro forma ?
Une facturation proforma est une facture provisoire que nous remettons au client et qui
précise les détails d'une activité commerciale future. Cette facture proforma n'a aucune
valeur commerciale, il s'agit simplement d'un document dans lequel les détails d'une
future facture finale seront spécifiés.
En bref, La facture proforma est un document intermédiaire que vous émettez afin que
votre client possède toutes les informations nécessaires sur les produits ou services que
vous allez facturer. Autrement dit, un document demandé par l'acheteur et délivré par
vous en tant que vendeur.
La facture proforma est analogue à un devis et est très utile à l'acheteur (votre client)
pour confirmer ses coordonnées et la transaction de vente.
Pourtant, dans celui-ci, nous inclurons un prix, une base et des taxes qui correspondent
aux conditions pour lesquelles nous facturons certains services. Comme on pourrait le
faire avec un budget, mais ce n'est pas le cas.
Qui délivre une facture pro forma ?
Ce type de facture est délivré par des exportateurs pour expliquer les conditions dans
lesquelles ils sont prêts à vendre leurs biens. Par ailleurs, en tant que vendeur, c'est
vous qui pouvez émettre des factures proforma. Ces documents seront la source de
votre contrat de vente.
À quelles fins une facture pro forma est-elle utilisée ?
La facturation pro forma n'a qu'un caractère purement informatif, elle ne fera donc pas
partie de la comptabilité de la société. Cela signifie que nous ne le déclarons pas et que
nous ne le réglons pas. Il permettra d'informer et de convenir des conditions de vente de
notre service ou produit à nos clients.
 Cependant, si vous avez des problèmes avec un client parce qu'il ne vous paie pas ou
parce que vous n'êtes pas d'accord avec lui, la facture proforma est juridiquement
valable et prouve qu'il y a eu une certaine indication par rapport à l'activité.
Comment distinguer un devis d'une facture pro forma ?

Un des documents que nous aurons sûrement rencontrés en tant qu'entreprise ou

freelance sont les devis. Les devis servent à informer un client potentiel du coût final de
nos services ou de la vente de biens.
Pour cette raison, faire un devis est essentiel, que nous exercions en tant que vendeur
ou consommateur, puisque nous voulons tous deux connaître le prix final à payer pour
acheter un produit ou un service.
En fait, à des fins pratiques, une facture pro forma est la même chose qu'un devis, mais
à des fins juridiques, ils ne sont pas validés de la même manière. Tout comme le devis
n'est pas valable à des fins juridiques, la facture proforma est valable. Cela revient au
même, à la seule différence que la facture proforma a une validité juridique, en tant que
document d'accréditation pour le déroulement d'une activité.
Que doit contenir une facture proforma ?
Modèle de facture pro-forma :
Nous pouvons inclure un grand nombre de données si nous établissons une facture pro
forma. Habituellement, nous ajoutons tous les champs requis dans une facture
classique, en précisant qu'il s'agit d'une facture pro-forma dans son en-tête. Dans une
facture pro-forma, on peut donc trouver les informations suivantes :
 En-tête spécifiant qu'il s'agit d'une facture pro forma;
 La date de délivrance;
 Données relatives au vendeur ainsi qu'au client potentiel, notamment le nom, l'adresse,
le numéro d'identification fiscale, le numéro de TVA intracommunautaire, etc;
 Désignation des biens/services, y compris le prix total (en tenant compte du transport et
d'autres coûts supplémentaires);
 Les impôts qui peuvent être applicables, tels que la TVA ou l'impôt sur le revenu;
 Toute autre information qui, à notre avis, est nécessaire ou importante;
Rappel : La facturation pro-forma est une facture prévisionnelle que nous remettons au
client, où nous spécifions les détails d'une activité commerciale.
En plus de ça, dans une facture pro-forma nous pouvons inclure une numérotation au
cas où nous voulons avoir le contrôle sur le nombre total de factures pro-forma émises,
mais elles ne seront jamais numérotées comme lorsque vous générez une facture
conventionnelle, et elles ne peuvent pas non plus les remplacer, puisqu'il s'agit de
factures, comme nous l'avons mentionné, sans les déclarer. Pour cette raison,
normalement, ils ne sont pas dénombrés.
Quels sont les cas dans lesquels une facture pro-forma est établie ?
Il est possible d'émettre une facture pro forma à plusieurs reprises. Le mieux est
d'émettre une facture pro forma lorsque le service que nous allons fournir a déjà été
convenu avec le client, ou lorsque le client a déjà passé la commande mais ne l'a pas
encore payée.
Un autre exemple dans lequel il peut être intéressant de faire un modèle pro-forma, se
présente lorsque nous devons effectuer des opérations à l'étranger, c'est-à-dire lorsqu'un
produit passe en douane, pour tenir compte de la valeur à payer.

Distinction entre la facture proforma et le bon de livraison

À la différence du bon de livraison, où la livraison ou la réception d'un produit ou d'un
service est accréditée, une facture pro forma est une facture provisoire que l'on remet au
client et où l'on précise les détails d'une activité commerciale future. Cette facture pro
forma n'a aucune valeur commerciale, il s'agit simplement d'un document dans lequel les
détails d'une future facture finale sont précisés.
Les caractéristiques de la facture pro forma
Ses caractéristiques sont assez proches de celles d'une facture commerciale. Il doit
contenir les informations minimales pour que l'échange commercial soit accepté par les
deux parties.
Peut-il être utilisé comme preuve de paiement ?
Absolument pas, cette facture pro-forma ne constitue pas une preuve de paiement et
n'est pas valable sur le plan de la fiscalité, on note à ce stade qu’avec la diversité des
impôts existants et la flexibilité de la législation fiscale, la fiscalité des entreprises est
l'une des principales préoccupations des entrepreneurs.
L’informatique au service de la comptabilité 
Les logiciels de facturation en nuage existant sur internet présentent un avantage
considérable pour gérer efficacement toutes les étapes du processus de budgétisation
ou de facturation.
Grâce à ce type de logiciel, la création d'une facture ou d'un devis pro-forma demande le
même effort que la création d'une facture ordinaire : presque rien !
Le moment venu, il vous suffit de saisir les informations relatives au produit ou au
service (quantité, prix...) et le logiciel s'occupe du reste : saisissez les coordonnées de
votre client, calculez les taxes et le total, ajoutez la date...
Et le plus important : après avoir terminé le projet ou envoyer le produit, vous pouvez
transformer le pro-forma en facture commerciale en un seul clic.
Imaginez le temps que vous pouvez gagner !
Expédition de factures pro forma 
Comme vous venez de le lire, il est très courant de faire des factures proforma dans le
commerce international, ce qui signifie dans la plupart des cas que la relation
commerciale se fait avec plusieurs kilomètres d'écart. C'est pourquoi il est d'usage
d'envoyer la facture pro forma et non de la remettre en main propre.
La majorité des logiciels de facturation ont la possibilité de créer le pro forma et de
l'envoyer par courrier, ou même de générer un PDF que vous pouvez télécharger et
envoyer à partir du support qui vous convient le mieux.
Si votre client accepte votre facture pro forma, vous pouvez la convertir en facture et la
délivrer au client pour paiement.
Exemple d’une facture pro forma 
FACTURE PROFORMA N°2016-0001
Nom de votre société
Adresse
Code Postal Ville
@
Téléphone
                                                                                                                                            
Nom Client
                                                                                                                     Adresse Client
                                                                                                                              CP Ville
                                                                                                                      N° TVA. Client
Titre de la facture                                                                                                          
Réalisée le [la date]
Référence Désignation Prix Unitaire HT TVA Montant HT
Ref001 Article 001
Ref002 Article 002
Ref003 Article 003
... ...
 
TOTAL HT
TVA 20%
TOTAL TTC
Net à payer
En votre aimable règlement par chèque à 30 jours en date de réception de votre facture.
www.votre site internet.com
SAS au capital de XXXX inscrite au RCS d’adresse XXXXX
N° TVA XXXXX. RC XXXXXX
IBAN XXXXXXXXXX / BIC XXXXXXXXX
Les factures pro forma sont très utiles lors de la réalisation de transactions de commerce
international. Pour ce type de relations commerciales, la transparence entre le client et
l'entreprise est essentielle pour que les opérations se déroulent conformément aux
conditions établies.
Il est par conséquent très utile de disposer d'un modèle indiquant les conditions de la
transaction, en ce qui concerne le prix du produit, les coûts de transport, les taxes
applicables, etc.
Par ailleurs, bien que la facture pro forma ne soit pas valable en matière fiscale, elle est
efficace dans le domaine juridique pour réclamer des dettes et des impayés, pour autant
que l'entreprise et le client aient clairement accepté les modalités en vigueur.