Comptabilisation des achats et des dettes

Quand les dettes sont-elles comptabilisées ?

La comptabilisation des dettes est le résultat du concept de comptabilité d'exercice. Les entités
doivent enregistrer et comptabiliser les dettes au moment où elles ont l'obligation de payer les biens
ou les services acquis au montant convenu par contrat ou par facture.

+ Dettes et charges à payer

Les dettes fournisseurs et les charges à payer sont toutes deux des dettes à court terme. Toutefois, la
différence entre eux est que les charges à payer n'ont pas été facturées, alors que les dettes ont été
facturées. Les charges à payer peuvent ne pas avoir été facturées, soit parce qu'il s'agit d'une dépense
régulière qui ne nécessite pas de facturation (par exemple, les salaires), soit parce que l'entité n'a pas
reçu de facture du créancier ou du fournisseur.

+ Passifs contractuels

Pour en savoir plus sur la comptabilisation des passifs contractuels, vous pouvez accéder au "Guide
d'application MAM - Audit des contrats à long terme" dans le dernier pack MAM sur IntoMazars.

Enregistrement des transactions de dépenses et de dettes

Les décisions économiques étant fondées sur leurs rapports financiers, les entités doivent analyser,
enregistrer et résumer leurs transactions. Lors de l'analyse des transactions, les comptables doivent
d'abord déterminer si une transaction spécifique est valide, autorisée et concerne l'entité, afin de
définir si une telle transaction peut être enregistrée. En outre, les comptables doivent déterminer
quels comptes particuliers seront affectés et de quelle manière (augmentation ou diminution).

L'écriture typique pour les transactions de dépenses et de dettes est présentée ci-dessous :

Exemples de transactions et d'écritures au journal :

Transaction 1 : Le 11 février 20X1, la société ABC a payé des droits d'enregistrement et de licence
pour l'entreprise d'un montant de 200.

Date Particularités Débit Crédit

11-02-20X1 Frais de licence 200.00
Argent liquide 200.00

Opération 2 : le 9 mars 20X1, la société ABC a acheté des fournitures de bureau pour un montant de
100.

Date Particularités Débit Crédit

09-03-20X1 Fournitures de bureau 100.00
Comptes à payer 100.00
Cycle des achats et des dettes

Bien que les entités puissent suivre des processus internes différents et que certaines puissent utiliser
des méthodes électroniques, l'organigramme ci-dessous représente le processus commercial type
dans le cycle des achats et des dettes.

Le processus commence généralement par la création d'une demande d'achat par un employé, qui est
ensuite transmise au service des achats pour générer un bon de commande. Souvent, dans le cadre
du contrôle interne de l'entité, les employés ne sont autorisés à acheter qu'auprès de fournisseurs
agréés.

Une fois l'accord conclu avec le fournisseur agréé et la réception des marchandises commandées,
l'entité émet un rapport de réception. Ce rapport doit être rapproché du bon de commande et
envoyé au service de la comptabilité fournisseurs pour qu'il vérifie la concordance entre les
marchandises reçues et la facture du fournisseur, puis qu'il enregistre l'écriture correspondante dans
le journal. Enfin, le paiement sera traité par le service financier.

Documents d'appui :

Demande d'achat - décrit le produit nécessaire et la quantité requise.

Bon de commande - indique le produit à acheter, la quantité à commander et le prix que l'entité est
prête à payer.
Rapport de réception - présente tous les détails relatifs à la livraison. Par exemple, le nom et la
quantité de chaque article reçu, la date et l'heure de réception et l'état de chaque article. Il convient
de noter que, selon le processus du fournisseur, un bon de livraison peut être joint à l'envoi, qui doit
fournir la liste et la quantité des articles inclus dans la livraison.
Les documents ci-dessus ne sont que des exemples ; d'autres rapports peuvent être inclus, en
fonction du processus et des exigences internes de l'entité.

Passons maintenant en revue les documents que les entités doivent conserver pour permettre aux
auditeurs d'effectuer leur travail.